PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI SEKOLAH PADA SMK MUHAMMADIYAH WATUKELIR SUKOHARJO

BERBASIS CLIENT SERVER

Naskah Publikasi

disusun oleh

Anton Kurniawan

07.11.1790

kepada

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM

YOGYAKARTA 2012

Design of School Administrative Information System of Muhammadiyah Watukelir Sukoharjo Vocational High School on Client Server Based

Perancangan Sistem Informasi Administrasi Pada SMK Muhammadiyah Watukelir

Sukoharjo Berbasis Client Server

Anton Kurniawan

07.11.1790

Jurusan Teknik Informatika

STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT In the computer world, one medium that can be used for various needs is

computerized, a system in which data processing is used as a source of information that can be used as an appropriate decision makers.

SMK Muhammadiyah Watukelir Sukoharjo is one of the schools who want the

ease of data processing and reporting. The service has been done manually can be solved by the application program that can help speed up the process and can improve the quality of services to generate reports quickly, accurately, effectively and more efficiently. Designing information systems data processing school administration is designed to process data effectively and efficiently, in addition to optimizing the use of existing computer.

In this study, researchers tried to analyze these issues and as a result the school

administration information system can display the required reports more effectively..

Keywords: analysis, design, implementation, administration system

1. PENDAHULUAN

Pengolahan data administrasi dalam sebuah institusi pendidikan

merupakan kegiatan utama yang dilaksanakan secara periodik ataupun setiap

saat, data-data tersebut selalu berubah setiap bulan atau setiap tahun,

penambahan siswa, maupun perubahan kebijakan pemerintah menyebabkan

data-data tersebut selalu berubah. Sedangkan informasi dituntut untuk selalu

aktual, sehingga di butuhkan suatu sistem informasi yang bisa mengolah data-

data secara cepat dan efektif. SMK Muhammadiyah Watukelir Sukoharjo yang

terletak di desa Jatingarang kecamatan Weru kabupaten Sukoharjo merupakan

salah satu institusi pendidikan yang masih menggunakan sistem manual dalam

pengolahan data administrasi. Data-data tersebut dicatat secara manual di dalam

suatu buku induk maupun buku klafer. Dengan melihat dan mengamati sistem

yang sedang berjalan pada SMK Muhammadiyah Watukelir Sukoharjo,

membangun sistem aplikasi administrasi merupakan salah satu solusi

pengolahan data secara komputer, sehingga informasi yang dihasilkan akurat

dan tepat waktu.

Berdasarkan latar belakang masalah yang telah penyusun uraikan

diatas, maka penyusun dalam pembuatan aplikasi ini mengambil judul

“Perancangan Sistem Informasi Administrasi Sekolah Pada SMK

Muhammadiyah Watukelir Sukoharjo Berbasis Client Server”.

2. LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian Sistem, Informasi dan Sistem Informasi

Sistem adalah suatu kumpulan atau himpunan dari unsur atau variabel –

variabel yang saling teroganisasi, saling berinteraksi dan saling bergantung satu

sama lain. Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna

dan lebih berarti bagi yang menerimanya, Sistem informasi adalah suatu sistem

di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan

transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi

dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan –

laporan yang diperlukan.

Karakteristik sistem yang membedakan sistem satu dengan sistem lainnya

antara lain :

1. Batasan (boundary)

2. Lingkungan (environment)

3. Masukan (input)

4. Keluaran (output)

5. Komponen (component)

6. Penghubung (Interface)

7. Penyimpanan (storage)

3. ANALISIS & PERANCANGAN SISTEM

3.1 Analisis kelemahan sistem

Untuk mengetahui kelemahan dari sistem lama digunakan analisis PIECES (

Performance, Information, Economy, Control, Eficiency, Service).

3.2 Analisis kebutuhan sistem

3.2.1 Analisis fungsional sistem

a. Sistem dapat menampilkan fitur sesuai dengan hak akses.

b. Sistem dapat melakukan input, edit dan delete data.

c. Sistem dapat melakukan pencarian data.

d. Sistem dapat menampilkan laporan data-data administrasi sekolah.

e. Sistem menyediakan menu bantuan jika user mengalami kesulitan dalam

menjalankan program.

3.2.2 Analisis non-fungsional sistem

1. Kebutuhan perangkat keras.

• Processor : Intel Pentium Core 2 duo

• Memory : 2 GB (DDR3)

• Harddisk : Sata 240 GB.

• VGA 1 GB

• DVD ROM

• Monitor

• Mouse

• Keyboard

• Printer

2. Kebutuhan perangkat lunak.

• Windows XP Profesional

• Visual Basic 6.0

• SQL Server 2000

3. Kebutuhan pengguna

Dalam kebutuhan pembuatan dibutuhkan programmer dan

analis. Tugas analis adalah orang yang mempelajari masalah dan

kebutuhan untuk menentukan bagaimana orang, data, proses,

komunikasi dan teknologi informasi dapat meningkatkan pencapaian

bisnis. Tugas programmer adalah mengubah spesifikasi sistem yang

diberikan oleh analis sistem ke dalam instruksi yang bisa dijalankan

oleh komputer.

3.3 Analisis kelayakan sistem

Dalam pengembangan sistem yang abru ada beberapa hal dalam

keterkaitannya layak atau tidak sistem perencanaan pengembangan sistem

tersebut. Dalam penerapan dan pengembangan sistem yang baru ada beberapa

kelayakan yang harus dipertimbangkan sebagai bahan dalam melakukan

pengembangan sistem tersebut.

• Kelayakan teknis

Teknologi yang digunakan baik itu perangkat keras maupun perangkat

lunak sudah bisa di dapatkan dengan mudah di pasaran. Dari yang

sebelum – sebelumnya, sudah banyak yang menerapkan sistem

informasi administrasi sekolah di sekolah – sekolah tertentu. Dari uraian

tersebut maka dilihat dari kelayakan teknologi pengembangan dari

penggunaan sistem ini layak untuk dikerjakan.

• Kelayakan operasional

Sumber daya manusia untuk menjalankan sistem belum siap untuk

mengoperasikan sistem informasi administrasi sekolah ini karena sumber

daya manusia tersebut belum terbiasa menjalankan / mengoperasikan

aplikasi komputer Maka dari itu, perlu di adakan pelatihan dengan sumber

daya manusia tersebut.setelah diadakan pelatihan tersebut maka

diharapkan sumber daya manusia dapat mengoperasikan aplikasi

sebagaimana mestinya. Dari uraian tersebut maka dari segi kelayakan

operasional sistem ini dikatakan layak.

• Kelayakan hukum

Sistem perpustakaan yang dibuat tidak boleh melanggar peraturan yang

berlaku di Indonesia terutama dala hal perijinan pemakaian aplikasi

sistem. Dalam sistem perpustakaan ini perangkat lunak yang digunakan

bersifat legal dan tidak menyimpang dari ketentuan yang berlaku. Dari

uraian tersebut maka dari segi kelayakan hukum sistem administrasi

sekolah ini dikatakan layak.

• Kelayakan ekonomi

Analisis ekonomi ada dua komponen yaitu komponen biaya dan manfaat.

a. Komponen Biaya

1. Biaya yang berhubungan dengan pembuatan sistem informasi terdiri

dari:

• Biaya personil : gaji programmer, gaji analis sistem,

• Biaya dari pengadaan perangkat lunak dan perangkat keras.

Hardware dan software tidak disediakan oleh pembuat sistem.

2. Biaya yang berhubungan dengan penerapan sistem terdiri dari:

• Biaya variable : biaya pelatihan petugas, biaya konversi sistem

• Biaya tetap : biaya overhead (biaya pemakaian listrik).

b. Komponen Manfaat

Manfaat dari sistem informasi dapat diklasifikasikan dalam bentuk

keuntungan berwujud (tangible benefits) dan keuntungan tidak berwujud

(intangible benefits). Keuntungan berwujud merupakan keuntungan yang

berupa penghematan-penghematan atau peningkatan didalam

perusahaan yang dapat diukur secara kuantitas dalam bentuk nilai uang.

Sedangkan keuntungan tidak berwujud merupakan keuntungan yang

sulit atau tidak mungkin diukur dalam bentuk satuan nilai uang.

4. Perancangan sistem

4.1 Perancangan proses

1. Flowchart

Gambar 1 Flowchart

2. Diagram Konteks

Gambar 2 Diagra Konteks

5. Implementasi dan Pembahasan

5.1 Pemrograman

1. Pembuatan database

Database berfungsi sebagai tempat penyimpanan data. Di dalam database

terdapat table, view, stored procedure dan trigger.

2. Pembuatan form / interface

Form adalah tempat membuat tampilan (user interface) untuk program

aplikasi.

3. Pembuatan tabel

Tabel adalah bagian pembentuk database yang berupa kumpulan record

sejenis yang mempunyai panjang elemen sama, atribut sama, tapi berbeda

data valuenya.

5.2 Tes program

1. Syntax error

2. Run time error

3. Logical error

• Instalasi sistem

Instalasi aplikasi merupakan langkah awal untuk melakukan pengujian sistem.

Namun sebelum proses instalasi dilakukan, ada beberapa hal yang perlu

dipersiapkan guna proses instalasi baik segi hardware maupun software

(system requirement).

• Tes sistem

• White box testing

White box testing adalah cara pengujian dengan melihat ke dalam modul

untuk meneliti kode – kode program yang ada, dan menganalisis apakah

ada kesalahan atau tidak. Jika ada modul yang menghasilkan output yang

tidak sesuai dengan proses bisnis yang dilakukan, maka baris – baris

program, variabel dan parameter yang terlibat pada unit tersebut akan dicek

satu persatu dan diperbaiki, kemudian di-compile ulang.

• Black box testing

Black box testing terfokus pada apakah unit program memenuhi kebutuhan

(requirement) yang disebutkan dalam spesifikasi. Pada black box testing,

cara pengujian hanya dilakukan dengan menjalankan atau mengeksekusi

unit atau modul, kemudian diamati apakah hasil dari unit itu sesuai dengan

proses yang diinginkan.

• Pelatihan

Personil merupakan faktor yang perlu dipertimbangkan dalam sistem

informasi. Personil akan dilatih terlebih dahulu dimaksudkan agar dalam

pelaksanaan operasi dapat berjalan lancar. Pada pelatihan difokuskan

dalam pengoperasian sistem, yaitu : mempersiapkan input, memproses

data, menampilkan laporan. Personil yang dilatih sebagai calon

pengoprasian sistem baru adalah petugas perpustakaan.

• Konversi sistem

Proses konversi sistem merupakan proses untuk meletakan sistem baru

supaya siap mulai untuk dapat digunakan adapun metode konversi sistem

yang di pakai adalah konversi parallel ( parallel convertion ). Konversi

parallel dilakukan dengan mengoperasikan sistem yang baru bersama-sama

dengan sistem yang lama selama suatu periode waktu tertentu. Tujuan

sistem ini di operasikan bersama-sama untuk meyakinkan apakah benar

sistem yang baru lebih baik dari pada sistem yang lama.

• Pemeliharaan

Pemeliharaan sistem pada aplikasi perpustakaan ini tergolong mudah,

karena sistem ini memang dirancang untuk digunakan oleh umum. Artinya

semua kalangan yang walaupun tanpa memiliki basic pemrograman

program, administrasi komputer, maupun ilmu komputer yang lebih, masih

dapat menggunakan program ini. Maintenance Syistem hanya difokuskan

pada pemback-upan file dan data dari database serta pengolahan data

secara berkala. Dengan cara demikian kita akan mendapatkan beberapa file

back-up sekaligus, serta dengan data yang sama pada kedua file atau

beberapa file yang telah terbentuk.

• Manual program

Manual program merupakan suatu petunjuk bagi pemakai dalam

penggunaan sistem yang diusulkan penulis.

1. Form login

Form login adalah form yang diproses pertama kali untuk menuju form

menu utama dalam sistem perpustakaan ini, form login berfungsi untuk

membatasi siapa saja yang dapat mengakses data – data yang ada

pada aplikasi.

Gambar 3 Form Login

2. Form Menu Utama

Form Menu Utama merupakan lingkup kerja seorang user.

Gambar 4 Form Menu Utama

3. Form Data User

Form ini digunakan untuk menginputkan, menyimpan, merubah, dan

menghapus data petugas.

Gambar 5 Form Data User

4. Form Data Siswa

Form ini digunakan untuk menginputkan, menyimpan, merubah,

menghapus, menambah data anggota/siswa.

Gambar 6 Form Data Anggota

5. Form Data Karyawan

Form ini digunakan untuk menginputkan, menyimpan, merubah,

menghapus, menambah data karyawan.

Gambar 7 Form Data Karyawan

6. Form Data Kelas

Form ini digunakan untuk menginputkan, menyimpan, merubah,

menghapus, menambah data kelas.

Gambar 8 Form Data kelas

7. Form Data Ekskul

Form ini digunakan untuk menginputkan, menyimpan, merubah,

menghapus, menambah data ekstrakulikuler.

Gambar 9 Form Data Ekskul

6. Penutup 6.1 Kesimpulan

Untuk membuat Sistem Informasi Administrasi Skolah dilakukan dengan

tahap identifikasi, analisis, perancangan, implementasi, uji coba dan

pemeliharaan.

Dengan selesainya seluruh kegiatan penelitian, analisis sistem, perancangan

program, hingga tahap implementasi sistem administrasi sekolah pada SMK

Muhammadiyah Sukoharjo, maka secara garis besar penulis dapat menarik

kesimpulan sebagai berikut :

• Pembuatan sistem informasi administrasi sekolah dapat mengefisienkan

kinerja staff administrasi sekolah untuk melakukan pengolahan data

administrasi sekolah

• Menghemat penggunaan waktu dan tenaga untuk pengolahan data.

• Meminimalkan resiko kehilangan data atau informasi.

6.2 Saran

Dengan mengamati langsung sistem penogolahan data administrasi sekolah

SMK Muhammadiyah Watukelir Sukoharjo, maka dalam penyusunan Skripsi ini

penulis memberikan saran antara lain sebagai berikut:

1. Penerapan sistem komputerisasi dalam pengolahan data administrasi

sekolah pada SMK Muhammadiyah Watukelir Sukoharjo merupakan saran

atau rekomendasi untuk diterapkan. Hal ini penulis sarankan mengingat

sistem komputerisasi akan lebih praktis dan cepat serta tingkat kevalidannya

terpercaya untuk menyajikan informasi kepada pengguna informasi.

2. Terdapat beberapa kelebihan dengan adanya sistem komputerisasi pada

SMK Muhammadiyah Watukelir Sukoharjo, antara lain: a. Seluruh data yang berkaitan dengan keadministrasian sekolah baik

bagian Sarana Prasarana, Kesiswaan, Kepegawaian, Akademik serta

Administrasi Keuangan Siswa dan Karyawan dapat diakses melalui

komputer, tidak lagi dengan cara membuka berkas yang tersimpan dalam

almari.

b. Sistem pencatatan, pengubahan dan penghapusan data akan lebih

praktis.

DAFTAR PUSTAKA

Arief, M Rudyanto. 2005. Pemrograman Basis Data menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft SQL Server 2000. Yogyakarta: Andi Yogyakarta.

Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi

Yogyakarta. Anonim. 2002. Panduan Praktis Pemrograman Visual Basic 6.0 Tingkat lanjut.

Semarang: Andi

Jogiyanto, H M. 1989. Analisis & Desain. Yogyakarta:Andi Yogyakarta.

Kusrini. 2006. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta: Andi

Yogyakarta. Mangkulo, Hengky Alexander. 2003. Aplikasi Database menggunakan ADO VB 6.0 dan

SQL Server 2000. Surabaya: Elex Media Komputindo. Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL.

Yogyakarta : Andi Yogyakarta. Tim. 2009. Pedoman Penyusunan Proposal dan laporan Skripsi. Edisi 2009. S1 Sistem

Informatika & Teknik Informatika STMIK Amikom Yogyakarta.