peralatan dan perlengkapan arsipp
TRANSCRIPT
-
8/18/2019 Peralatan Dan Perlengkapan Arsipp
1/23
Bab 1
Pendahuluan
I.I Latar Belakang
Untuk dapat menata arsip dengan kecepatan tinggi dan sedikit kesalahan diperlukan
peralatan dan perlengkapan yang sanggup menjalankan fungsi setiap sistem dan metode
dengan sebaik-baiknya.Sekarang ini banyak perlatan dan perlengkapan kearsipan yang
tersedia dan diperjualbelikan. Sehingga kebutuhan peralatan dan perlengkapan kearsiapan
pada suatu kantor dapat dengan mudah dipenuhi sesuai kebutuhan, ukuran, jenis dan
harganya. Selain tersedia ditoko, perlatan dan perlengkapan kearsipan dapat juga dipesan
sesuai dengan spesifikasi yang diperlukan.
eberhasilan dari kegiatan manajemen kearsipan adalah juga secara langsung
dipengaruhi oleh peralatan yang dipergunakan untuk menyimpan arsip dan efisiensi
pemakaian peralatan tersebut.!alam pengadaan peralatan penyimpananhendaklah
diperhatikan benar bah"a peralatan yang dipilih dapat memenuhi kebutuhan yang
diinginkan.
Salah satu keuntungan dari penanganan arsip secara sentral #sentralisasi arsip$ adalah
dapat menyeragamkan peralatan yang dipergunakan dalamhal ukuran, kekuatan,
kapasitas, bentuk, dan desainnya. euntungan lain adalah dapat diaturnya temperature
yang diperlukan oleh sesuatu peralatan, khususnya peralatan yang dipergunakan bagi
penyimpanan arsip %ital dan penting.
I.II &umusan 'asalah
&umusan masalah dalam laporan ini meliputi (
- Bagaimana kriteria pemilihan Peralatan )- Bagaimana tipe peralatan penyimpan )
- Bagaimana Perlengkapan Penyimpanan #*iling Supplies$ )
I.III +ujuan dan manfaat
'akalah ini kami buat dengan tujuan sebagai pemenuhan mata kuliah 'anajemen
earsipan dan !okumentasi dan untuk menambah "a"asan pengetahuan bagi pembaca.
1
-
8/18/2019 Peralatan Dan Perlengkapan Arsipp
2/23
BAB II
PEMBAHASAN
A. Kriteria Pemilihan PeralatanSebelum memutuskan terhadap sesuatu peralatan yang akandiadakan atau dibeli,
beberapa kriteria perlu dipertimbangkan, yaitu(. Bentuk fisik dari arsip yang akan disimpan, hal ini untuk memastikan jenis dan
ukuran peralatan yang akan digunakan.
. *rekuensi penggunaan arsip, hal ini untuk memastikan jenis dan fasilitas lain dalam
peralatan yang akan digunakan. 'isalnya, arsip yang frekuensi penggunaannya
tinggi, maka sebaiknya menggunakan alat yang tanpa pintu, atau terbuka, sehingga
mudah dijangkau.
. Lama arsip disimpan difile aktif dan file in aktif, hal ini untuk memastikan jumlah
atau kepastian daya tampung peralatan arsip./. Lokasi dari fasilitas penyimpanan #sentralisasi dan desentralisasi$.
0. Besar ruangan yang disediakan untuk menyimpan dan kemungkinan untuk
perluasannya.
1. +ipe dan letak tempat penyimpanan untuk arsip inaktif.
2. Bentuk organisasi, untuk mempertimbangkan kemungkinan perkembangan jumlah
arsip yang akan disimpan.
3. +ingkat perlindungan terhadap arsip yang disimpan, hal ini untuk memastikan tingkat
jaminan keamanan alat yang akan digunakan.
B. Tipe Peralatan Penyimpanan
Peralatan yang dipergunakan bagi penyimpanan arsip yang berjumlah banyak dapat
dikelompokkan dalam #tiga$ jenis alat penyimpanan(
1. Alat Penyimpanan Tegak (Vertial !ile"
Peralatan tegak adalah jenis yang umum dipergunakan dalam kegiatan pengurusan
arsip. 4enis ini sering disebut dengan almari arsip #filing cabinet$. 5lmari arsip yang
standar dapat terdiri dari laci, laci, / laci, 0 laci, atau 1 laci. !e"asa ini banyak
tersedia almari arsip dari berbagai model, kualitas dan ukuran. 5da dua macam
almari arsip yaitu(- 5lmari arsip untuk diisi dengan folder biasa.
- 5lmari arsip untuk folder gantung yang mempuyai tempat untuk gantungan
folder.
- 5lmari arsip untuk folder biasa mempunyai penyekat.
4enis alat penyimpanan tegak lain adalah rak arsip terbuka #open shelf file$
2
-
8/18/2019 Peralatan Dan Perlengkapan Arsipp
3/23
Perhitungan yang keliru hendaklah dihindarkan bilamana membeli lemari
arsip. 5lmari arsip tersedia dalam berbagai mutu. !unia bisnis sudah membuktikan
bah"a perlengkapan dengan mutu terbaik adalah yang paling ekonomis karena tahan
lama dan biasanya dapat menampung berat 16 sampai 26 pon. Laci-laci hendaknya
mempunyai penahan yang dapat membantu menahan laci bilamana ditarik penuh
keluar. Sebagai tambahan, laci-laci hendaknya dapatdidorong tarik seolah-olah diberi
roda sehingga mereka dapat dibuka dan ditutup dengan tenaga yang kecil. erangka
dari almari arsip hendaknya dibuat kuat untuk menahan tarikan dan dorongan.5lmari arsip baja banyak tersedia dalam berbagai "arna, sehingga tidak sukar
memilih "arna yang sesuai dengan "arna ruangan kantor. Banyak perusahaan
menggunakan almari arsip yang dibuat khusus tahan api untuk melindungi dokumen-
dokumen penting. 4uga tersedia almari-almari arsip yang terdiri dari 0 laci yang kira-
kira ukurannya sama dengan almari arsip / laci yang biasa.!e"asa ini kebanyakan yang dipakai adalah almari arsip yang berisi map #folder$
gantung.Bila laci-laci almari arsip folder biasa tidak diisi sampai batas kapasitasnya,
maka penyekat menahan dokumen agar tetap berdiri tegak tanpa harus bersandar ke
dinding belakang laci. Biasanya penyekat ini dapat digeser sesuai keprluan.
!isamping itu terdapat juga peralatan penyimpanan dalam bentuk kotak-kotak yang
dibuat dalam berbagai ukuran bagi penempatan kartu-kartu ukuran 0 inci 7 inci atau
1 inci 7 / inci, cek, kartu punch, kuitansi, dokumen hukum. Untuk blue print, peta,
gambar konstruksi dan bahan-bahan yang berukuran besar lainnya, biasanya disimpan
dialmari dengan cara tergantung seperti baju pada hanger. !isamping itu tentu saja
terdapat almari arsip yang sesuai untuk ukuran berbagai dokumen yang standar.
3
-
8/18/2019 Peralatan Dan Perlengkapan Arsipp
4/23
*ile blueprintmembantu petugas melokalisir setiap gambar dari sekian banyak gambar dengan cepat
8ontoh almari arsip
!emi fleksibilitas, terdapat pemisah yang digunakan untuk mengubah ukuran
laci agar sesuai dengan keinginan. Untuk memenuhi kebutuhan yang lebih tepat,
diperlukan almari arsip dalam berbagai ukuran dan susunan. Untuk almari dengan
satu atau dua laci ditempatkan dekat meja kerja petugas, almari dengan tiga laci
dipergunakan untuk membentuk pojokan. 5lmari dengan empat atau lima laci
dipergunakan untuk kepeluan biasa. !an almari arsip yang lebih dari satu baris laci,
dipergunakan sebagai dinding pemisah ruangan.5lmari arsip transfer dapat dibuat lebih sederhana karena dokumen tidak aktif
yang disimpan disitu jarang dipergunakan. Untuk itu peralatan yang murah dapat
dipakai, seperti yang dibuat dari bahan fiberboard atau metal, atau gabungan
keduanya. 5da almari arsip yang bermodel laci dan ada yang model terbuka atasnya
seperti kotak biasa.
4
-
8/18/2019 Peralatan Dan Perlengkapan Arsipp
5/23
&ak arsip terbuka #open shelf file$
+empat penyimpanan dokumen yang masih banyak dipergunakan de"asa
ini adalah map ordner. 'ap ordner dapat dipergunakan untuk penyimpanan surat,
formulir, dan laporan. ebanyakan kuitansi disimpan pada map ordner. 9ang penting
disini adalah map ordner tersebut harus dimodifikasi sesuai dengan sistem
penyimpanan yang dipergunakan.
'odel lain dari jenis file tegak #%ertical file$ yang juga sering
dipergunakan dalam kegiatan manajemen kearsipan adalah rak arsip terbuka #open
shelf file$. :alaupun model ini sangat menghemat tempat, dimana raknya dapat
dibuat mulai dari lantai sampai loteng, dan dapat menyimpan arsip secara efisien,
peralatan ini hanya sesuai bagi penyimpanan arsip yang berada dalam map atau kotak
secara bersama-sama. Pemakaian rak kurang tepat untuk arsip yang sering dipakai
dan disimpan lembar per lembar.
5
-
8/18/2019 Peralatan Dan Perlengkapan Arsipp
6/23
*ile tegak berputar #%ertical rotary file$
Beberapa model dari file tegak berputar #%ertical rotary file$ juga sudah
banyak terdapat dipasaran. Lantai yang diperlukan untuk tempat file ini dapat
menampung lebih banyak arsip dibanding dengan file-file standar lainnya. arenadapat berputar maka penemuan kembali dapat dilakukan dengan cepat dan mudah.
*ile %ertical sering kali dipergunakan untuk penyimpanan arsip inaktif, yaitu
dengan peralatan dan tempat yang berbiaya rendah. !isitu arsip-arsip dimasukkan
dalam kotak-kotak karton dan ditempatkan di dalam rak-rak yang berdiri setinggi
lantai sampai langit-langit ruang. otak karton tersebut memindahkan arsip dari
tempat penyimpanan berbiaya tinggi ke tempat penyimpanan yang berbiaya rendah.
#. Alat Penyimpanan Menyamping ($ateral !ile"
:alaupun sebenernya arsip diletakkan juga secara %ertical, tetapi peralatan ini
tetap saja disebut file lateral, karena letak map-mapnya menyamping laci. !engan
demikian file ini lebih menghemat tempat dibanding dengan file kabinet.
Penyimpanan arsip dalam laci akan lebih mempercepat penemuan daripada
penyimpanan dalam kotak karton dirak terbuka. !isamping itu file lateral tertutup dan
dapat dikunci, dan lagi pula bentuknya lebih ber%ariasi dibanding dengan rak terbuka.
*ile Lateral
%. Alat Penyimpanan Berat & Elektrik (P'er !ile"
:alaupun bukan model baru, penggunaan file elektrik berkembang pesat
diberbagai kantor. ;arga dari file ini lebih mahal dibandingkan file-file model lain.
!engan mempergunakan file-file ini, penggunaan tenaga manusia dalam pengurusan
6
-
8/18/2019 Peralatan Dan Perlengkapan Arsipp
7/23
arsip atau manajemen kearsipan dapat dikurangi. !an hal itu dapat menutupi besarnya
biaya yang dikeluarkan untuk membeli peralatan.Bila ingin mempergunakan file elektrik, faktor-faktor berikut sangat perlu
untuk dipertimbangkan (
a. 5pakah fondasi lantai cukup kuat untuk menampung berat dari file tersebut) b. Bila instalasi file jenis ini dibuat permanen, maka perlu pertimbangan akan
keperluan pengembangan ruangan yang cukup di masa depan.
c. 5pakah peralatan yang digerakkan dengan listrik tersebut dapat juga digerakkan
dengan tangan #tanpa listrik$)
d. 5pakah peralatan dan ruangan dapat melindungi dan mengamankan arsip-arsip
yang disimpan)
e. 5pakah ser%is dapat dilakukan dengan mudah dengan lokasi yang dekat)
*ile elektrik terdiri dari #tiga$ model dasar (- *ile kartu yaitu file yang khusus dibuat untuk menyimpan kartu atau formulir
dengan ukuran tertentu.
- *ile struktural yaitu file untuk semua jenis dan ukuran formulir atau arsip.
- *ile mobil #bergerak$, yaitu file yang dapat bergerak yang terletak diatas semacam
rel yang memudahkan gerakan kedepan dan kebelakang.
*ile kartu banyak dipergunakan untuk menyimpan informasi mengenai
langganan, misalnya kartu pasien dirumah sakit atau dokter praktek. +enaga listrik
dipergunakan untuk memutar tempat file hingga bagian file yang diinginkan dekat
kepada petugas sehingga mudah mencari arsip yang diperlukan.
*ile kartu elektrik
7
-
8/18/2019 Peralatan Dan Perlengkapan Arsipp
8/23
*ile struktural khusus dipergunakan untuk menyimpan semua jenis arsip, tidak
hanya satu bentuk arsip seperti pada file kartu. 'odel baru dari file jenis ini
dilengkapi semacam mata listrik, dan dengan menekan sebuah tombol, lokasi kotak
yang diinginkan dapat diketahui. Suatu alat penemuan kembali kemudian bekerja
menghubungi kotak penyimpanan dan mengirimkannya kepada petugas. *ile
struktural dibuat khusus untuk dipergunakan bagi keperluan-keperluan tertentu dari
kegiatan manajemen kearsipan.
*ile struktual
Untuk kelompok arsip yang sering diperlukan, dapat menggunakan file mobil
yang elektrik, sedang kelompok arsip-arsip lainnya cukup menggunakan file yang
digerakkan dengan tangan. *ile mobil dapat menghemat pemakaian ruangan. 'ereka
terletak diatas semacam rel yang memudahkan gerakan kedepan dan ke belakang,
sehingga dapat dibuat gang diantara #dua$ rak untuk tempat berdiri petugas yang
sedang mencari informasi.
). Alat Penyimpanan *nt+k ,'r-Pr'e//ing0
Peralatan untuk menyimpan media magnetic sangat ber%ariasi, hampir sama
juga dengan peralatan untuk arsip kertas.
8
-
8/18/2019 Peralatan Dan Perlengkapan Arsipp
9/23
*ile mobil elektrik
*loppy disk dan kartu magnetic sering disimpan didalam kotak yang dipesan
khusus dengan disain yang sesuai dengan kepeluan pada pabrik-pabrik peralatan pada
umumnya. Peralatan ini berada diatas meja para petugas operator pada "aktu
dipergunakan.
. Alat Penyimpanan *nt+k Meia K'mp+ter
5da #dua$ macam media informasi yang merupakan hasil dari pekerjaan
computer, yaitu media computer dan cetakan computer #print out$. 4umlah media
computer yang terus berkembang banyak disuatu pusat computer merupakan masalah
yang perlu diatasi oleh setiap badan. 'enghadapi begitu banyak media computer
yang perlu disimpan dan dapat dicari dengan cepat bilamana diperlukan, banyak badan yang mempergunakan peralatan rak mobil otomatis. !engan menekan suatu
tombol, seorang petugas dapat menggerakan sederekan rak yang berisi media
computer, sehingga diperoleh suatu gang diantara rak-rak untuk menemukan media
yang dicari. 'edia bersangkutan mempunyai nomor sebagai pengenal #identitas$.
8etakan komputer yang berukuran besar biasanya disimpan pada folder-folder
yang sesuai dan diletakkan didalam rak-rak almari. Untuk memperkecil rak, cetakan
komputer yang berukuran besar dapat difotokopi menjadi ukuran kecil, misalnya
ukuran kuarto.
2. Alat Penyimpanan Vi/ible
5lat penyimpanan jenis ini yang banyak dipergunakan adalah jenis
karde7.arde7 terbuat dari metal dalam bentuk almari kecil dengan laci-laci tipis
yang banyak. artu-kartu informasi dimasukkan dalam holder yang berada dalam
9
-
8/18/2019 Peralatan Dan Perlengkapan Arsipp
10/23
laci sedemikian sehingga pinggir ba"ah dari kartu dapat terlihat #%isible$. Pada
pinggir ba"ah tersebut dicantumkan kata tangkap informasi bersangkutan. !engan
menarik laci, informasi dapat dicari dengan cepat.
Penyimpanan %isible sering dipergunakan untuk informasi yang diperlukan
dengan cepat, misalnya untuk in%entaris, kartu penjualan dan pembelian, data
karya"an, dan lain-lain.
3. Perlengkapan Penyimpanan (!iling S+pplie/"
Selain peralatan utama untuk penyimpanan arsip perlu juga disediakan perlengkapan-
perlengkapan dalam penyimpanan arsip.
1. Penyekat
Penyekat adalah lembaran yang dapat dibuat dari karton atau tripleks yang
digunakan sebagai pembatas dari arsip-arsip yang disimpan. 5rsip ini umumnya dalam
bentuk kartu-kartu , sehingga tidak perlu dimasukkan dalam map. !an pada penyekat ini
ditempatkan label yang bersikan kata tangkap sebagai penunjuk #guide$ sesuai dengan
sistem penyimpanan yang dipergunakan. +ujuan dari penunjuk atau guide yang terdapat
pada penyekat adalah sama pada semua sistem, yaitu membimbing mata dalam
menemukan dan menyimpan dokumen. Penyekat tersedia dalam berbagai ukuran dan
bentuk, bahkan untuk sistem-sistem khusus seperti dokumen sidik jari, kartu-kartu rumah
sakit, dan file asuransi. Penyekat yang terbuat dari karton manila harganya tidak mahal
dan digunakan pada file transfer atau lainnya yang penggunaannya sedikit. +etapi
bilamana dokumen yang di file agak berat, maka hendaklah penyekat dibuat dari kayu
press. ayu atau pressboard tersebut cukup kaku dan tahan lama sebagai bahan penopang
pada laci folder biasa #bukan folder gantung$. Penyekat dibuat dengan tempat label #tab$
yang letaknya ber%ariasi untuk berbagai macam system penyimpanan. Pada kasus-kasus
tertentu tempat guide #tab$dibuat dari bahan yang sama seperti penyekat, dengan kata
tangkap tercetak atau dengan tempat untuk label, sedang lainnya terdapat tempat untuk
menyiapakan kata tangkap baik dengan atau tanpa sampul kertas plastic. +ab model sisip
#diselipkan$ dibuat dari bermacam jenis bahan dan ditempelkan pada penyekat dengan
berbagai cara. +ab-tab tersebut hendaklah dilengketkan dengan benar sehingga tidak
menggores atau melukai tangan petugas file atau kertas dokumen. 5da tab-tab yang
dipasang miring agar mudah kelihatan, bahkan ada tab yang kata tangkap labelnya besar-
besar.
10
-
8/18/2019 Peralatan Dan Perlengkapan Arsipp
11/23
#. Map (4'ler"
*older dapat diperoleh dalam berbagai model dan bahan. 4umlah dan jenis
dokumen yang di file, serta cara pemuatan didalamnya hendaknya dijadikan pedoman
dalam menentukan pilihan. *older karton manila dalam pemakaian biasa mempunyai
berat yang bermacam-macam. 5dalah mungkin memiliki folder tersebut dengan
pinggiran yang rata atau dengan tab diberbagai posisi. Bagian atas folder biasanya dibuat
kuat karena sering terjadi tarikan-tarikan. *older-folder biasanya berlipat dibagian ba"ahuntuk memungkinkan membesar. Sebagaimana perkembangan jumlah dokumen, lipatan
baru dapat dibuat sepanjang dasar folder agar dasar folder lebih besar.
*older gantung yang diletakkan menggantung pada tempat gantungan yang
terdapat pada kedua pinggir laci file biasa, menyimpan dokumen agar tetap bersih dan
rata, dapat dimuat banyak, dan tidak memerlukan penyekat sebagaimana pada folder
biasa #map letak$ yang hanya terletak berdiri pada lantai laci. Untuk file sistem rak
terbuka dipergunakan folder-folder dan guide-guide khusus yang biasanya mempunyai
tab #tonjolan$ yang terletak dipinggiran dan bukan seperti biasa terletak diatas.
%. Pen+n5+k (6+ie"
Penunjuk mempunyai fungsi ( sebagai tanda untuk membimbing dan melihat
cepat kepada tempat-tempat yang diinginkan di dalam file. Penunjukkan terdiri dari
11
-
8/18/2019 Peralatan Dan Perlengkapan Arsipp
12/23
tempat label #tab$ yang menjorok ke atas dibuat dalam berbagai bentuk, yang disebut
tonjolan.Bilamana tonjolan dibuat sepanjang seperlima dari panjang pinggiran atas, maka
disebut tonjolan penunjuk seperlima. 5kan disebut tonjolan penunjuk sepertiga bilamana
tonjolan menempati sepertiga dari panjang pinggiran atas, dan disebut tonjolan penunjuk
setengah bilamana tonjolan menempati separuh dari panjang pinggiran atas. Pinggiran
atas adalah pinggiran atas dari map atau penyekat.Letak tonjolan diberbagai tempat sepanjang pinggiran atas penyekat atau map
disebut posisi. Posisi-posisi ini disebut berdasarkan letak mereka dilihat dari kiri ke
kanan. +onjolan seperlima berada pada pinggir atas pinggir atas paling kiri disebut
tonjolan seperlima posisi pertama. Bilamana tonjolan sepertiga berada pada pinggir atas
tengah disebut tonjolan sepertiga posisi tengah. Penunjuk disebut berada pada
-
8/18/2019 Peralatan Dan Perlengkapan Arsipp
13/23
4udul yang terdapat pada tonjolan disebut dengan kata tangkap. Untuk membantu
kata tangkap baik berupa huruf abjad, nama maupun subjek haruslah dibuat sesingkat
mungkin sehingga dapat dibaca dengan mudah dan cepat. Umumnya terdapat penunjuk
dengan kata tangkap tunggal dan pasangan.
Sebagaimana disebutkan pada istilahnya, kata-tangkap tunggal berarti bah"a
hanya terdapat satu huruf atau satu kombinasi huruf pada tiap tonjolan. !an disebut kata-
tangkap pasangan bilamana kata-tangkap tersebut menunjuk pengertian mulai huruf ini
sampai dengan huruf itu atau mulai kata ini sampai dengan kata itu.
Pada kata tangkap pasangan, kata-tangkap tidak hanya menunjuk dari mana file
dimulai, tetapi juga sampai dimana file berakhir.
adang-kadang kata tangkap pasangan ditulis pada satu baris dengan dipisahkan
oleh strip-datar #hyphen$, seperti misalnya 5-5L, 5L>-5LL,. 5dakalanya ditulis satu
diatas dan satunya diba"ah.ata tangkap tunggal mempunyai keuntungan mudah
diperluas, karena tambahan penunjuk dapat disisipkan disembarang tempat dimana
subdi%isi mungkin dipergunakan. ata-tangkap tunggal juga mudah dibaca dan sering
mudah diperluas dengan huruf pasangan #berangkai$ pada tonjolan.ata-tangkap pasangan mempunyai keuntungan dapat memperlihatkan
keseluruhan abjad yang dicakup oleh penunjuk. Pada kata-tangkap tunggal petugas harus
melihat penunjuk yang satu dan berikutnya untuk memastikan folder apa yang berada
diantaranya.
Laci file %ertical yang biasa #standar$ yang berukuran dalam kira-kira 1 inci,
mempunyai kapasitas maksimum 0.666 lembar kertas dokumen, termasuk penunjuk dan
folder-folder yang perlu. +etapi kapasitas tersebut tidak perlu dicapai di dalam praktek.
Untuk memperoleh efisiensi, kapasitas maksimum sebaiknya /.666 lembar. 4umlah yang
umum dari penunjuk didalam sebuah laci file sebaiknya berada antara 6 dan /6 buah.
;al ini akan membuat distribusi surat yang layak, dan alat-alat penopang. ebutuhan-
kebutuhan kantor dengan sendirinya menentukan jumlah penunjuk yang dipergunakan.
ata tangkap mungkin dibuat dikantor bersangkutan, atau penunjuk alfabetis tercetak
dapat diperoleh dengan pembelian. Penunjuk-penunjuk tercetak ini dibuat dalam berbagai
huruf dari alphabet dari suatu set 0 penunjuk untuk kantor kecil sampai suatu set dari
66.666 penunjuk untuk kantor-kantor besar.
13
-
8/18/2019 Peralatan Dan Perlengkapan Arsipp
14/23
ata tangkap
. Perlengkapan $ain
Perlengkapan lainnya diantaranya adalah label, yaitu sejenis stiker yang dipakaiuntuk membuat kode kemudian stiker itu ditempelkan pada bagian-bagian tertentu.
2. Alat Bant+ Kear/ipan
Label-label untuk laci, penyekat, dan folder tersedia dalam berbagai model.
'ereka tersedia dalam bentuk tercetak atau kosong, sudah dengan lem dan tidak.
Bermacam "arna tersedia untuk keperluan penggolongan dan pengelompokkan.Untuk
memudahkan persiapan, label-label tersebut digulung dalam bentuk rol didalam bungkus
khusus yang sesuai dengan rol mesin tulis.
Sesudah diketik, label-label tersebut tinggal diputus-putus sesuai dengan garis
putus yang ada. Sebagai tambahan "arna label, dibuatkan tanda-tanda ber"arna yang
dapat ditempatkan didalam berbagai posisi sebagai pembimbing mata kepada informasi-
informasi yang tepat. 'ereka mungkin tersedia dalam bentuk yang tetap atau dapat
diubah-ubah terbuat dari kertas, plastic atau metal.
14
-
8/18/2019 Peralatan Dan Perlengkapan Arsipp
15/23
Bilamana diperlukan pengamanan dokumen, maka berbagai jenis alat pengikat
mengelompokkan dokumen secara kompak dan menghindarkan goresan atau karat yang
umumnya dibuat oleh jepitan kertas, stapler, atau jenis pengikat biasa lainnya.Seandainya
diperlukan formulir yang tercetak, baik itu yang sudah standar seperti lembar penunjuk
silang maupun lain situasi-situasi khusus, telah tersedia atau dibuat khusus oleh
perusahaan-perusahaan peralatan filing.
+ak terhingga banyaknya perlengkapan yang disediakan untuk memperingan
pekerjaan-pekerjaan filing seperti ( kursi sandar untuk mengurangi kelelahan pada "aktu
memfile dilaci terba"ah? papan yang dapat digeser kesamping laci sebagai tempat
menaruh dokumen-dokumen sebelum difile di laci? bermacam-macam peralatan sortir
untuk mempercepat pengelompokkan pertama bahan-bahan sebelum penyimpanan
sesungguhnya? berbagai jenis talam dan standar.Perusahaan-perusahaan peralatan filing memiliki keterampilan, pengetahuan,
peralatan, dan keinginan untuk membantu. 'ereka akan bersenang hati menerima
pertanyaan-pertanyaan yang memerlukan saran-saran mereka, "alaupun perusahaan
bersangkutan bukan merupakan penjual langsung. !isarankan agar mempunyai
sedikitnya satu almari arsip diruang-ruang perkantoran.
2. 5lat Sortir
5lat sortir adalah yang digunakan memisahkan surat@"arkat yang diterima, diprosesdikirimkan dan disimpan kedalam folder masing-masing. 5lat sortir mempunyai beragam
bentuk dan bahan. 5da yang berbentuk rak, kotak bertingkat dan sebagainya.
3. Ardner
15
-
8/18/2019 Peralatan Dan Perlengkapan Arsipp
16/23
Ardner adalah map besar dengan ukuran punggung 0 cm yang didalamnya terdapat besi
penjepit. 5rsip akan disimpan didalam ordner terlebih dahulu dilubangi dengan
menggunakan perforator.
Ardner terbuat dari karton yang sangat tebal sehinggga cukup kuat jika diletakkan secara
lateral pada lemari arsip atau rak arsip. Ardner dapat memuat kurang lebih 066 lembar
arsip@surat.
7. 8+ang Ar/ip
&uang tempat penyimpanan arsip hendaklah selalu dalam keadaan bersih dan
kering agar arsip dapat aman dari berbagai jenis akibat kerusakan.Pengamanan #konser%asi$ arsip dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu
pencegahan sebelum terjadi kerusakaan #pre%enti%e$ dan perbaikan sesudah kerusakan
terjadi #restoration$.
!asar pikiran dari pencegahan adalah menciptakan lingkungan dimana musuh-
musuh bahan arsip seperti kutu buku, rayap, serangga, jamur, cahaya matahari, dan lain-
lain tidak dapat secara leluasa merusak fisik arsip.
Pencegahan dapat dilakukan dengan pengaturan temperature, kelembaban udara,
polusi, penyimpanan yang benar, pengaturan cahaya matahari, pengaturan penerangan
buatan #lampu$, pemeliharaan ruangan, dan fumigasi.Untuk restorasi arsip, dilakuakn
dengan berbagai jenis obat dan dilaminasi.Pengaturan udara ruang arsip yang terbaik adalah menggunakan 58 #air
conditioner $. 58 memang memerlukan biaya tinggi, tetapi bisnis yang berkembang pesat
de"asa ini sudah umum mempergunakan 58, dan mungkin saja bias menjalar masuk ke
ruang arsip.
+emperature ruang arsip yang ideal adalah antara 16 - 20 * dengan kelembaban
relati%e antara 06 C 16 D.
+empat arsip #almari arsip, rak, dan lain-lain$ yang berada bersama-sama dalam
satu ruangan dengan para karya"an sering kali sudah tertata dengan rapi, terutama
tempat arsip yang berada pada para sekretaris pribadi. +empat arsip pada front office
diberbagai kantor seperti pada bank, asuransi, hotel, dan lain-lain pun kebanyakan sudah
ditata dengan rapi dan menarik.
+etapi kebanyakan arsip pada bagian-bagian #desentralisasi$ di perkantoran masih
juga belum tertata rapi dan menariik. 5rsip-arsip disimpan didalam map-map ordner yang
disusun dirak-rak yang mencerminkan kesemra"utan dalam sistem penyimpanan dan
tidak pernah mendapat sentuhan seleksi antara arsip yang masih aktif dipergunakan dan
16
-
8/18/2019 Peralatan Dan Perlengkapan Arsipp
17/23
arsip yang sudah boleh dipindahkan ketempat lain sebagai arsip inaktif. 5rsip-arsip claim
dan kanasemen diperusahaan-perusahaan pelayaran sering bertambah banyak dari hari
kehari tanpa adanya perhatian untuk melaksanakan seleksi untuk keperluan pemindahan
arsip yang sudah inaktif.
Lain lagi dengan arsip cek bekas yang disimpan di bank-bank. 8ek bekas tersebut
ditempelkan pada halaman kasstukken-kasstukken #semacam buku berukuran besar
seperti halaman oran$ yang disusun secara kronologis #menurut urutan "aktu$. arena
berkembangnya jumlah cek bekas demikian pesat, maka masalah mencari kembali
#retrie%al$ menjadi sukar, terutama disebabkan oleh sistem penyimpanan kronologis yang
dipergunakan. !an ironisnya, cek bekas tersebut sesuai peraturan harus disimpan di file
inaktif sampai 0 tahun. Suatu penyimpanan yang hampir tidak mungkin dapat
ditemukan kembali, kendati dalam "aktu pencarian yang lama sekalipun.Untuk file inaktif dapat digunakan peralatan sederhana yaitu dalam boks-boks
yang ber%entilasi #lubang$ dan disusun dirak-rak almari terbuka.
&ak arsip inaktif
17
-
8/18/2019 Peralatan Dan Perlengkapan Arsipp
18/23
E. PE8S9NA$IA
Personil yang diperlukan untuk kegiatan manajemen kearsipan dipengaruhi oleh dua
faktor yaitu(
. Bentuk organisasi yang dipergunakan
. Besar kecilnya ukuran organisasi.
Pengorganisasian yang berdasarkan asas sentralisasi menghendaki personil
yang bekerja khusus untuk perkerjaan kearsipan saja, sedangkan pada asas
desentralisasi personil dapat melakukan pekerjaan lain disamping mengerjakan juga
pekerjaan kearsipan. ;al tersebut dalam contoh yangn nyata dapat kita lihat pada
petugas-petugas di pusat arsip suatu kantor dan sekertaris atau karya"an lain pada
tiap-tiap unit kerja desentralisasi.
Sebagaimana pernah dibahas sebelumnya bah"a kebanyakan kantor-kantor
#organisasi$ yang besar mempergunakan asas kombinasi desentralisasi sentralisasi
arsip. 'aksudnya adalah bah"a selama arsip masih aktif dipergunakan #disebut arsip
aktif$, maka arsip-arsip tersebut dikelola dan disimpan pada masing-masing unit kerja
yang berkepentingan dengan arsip bersangkutan. !an bila arsip sudah kurang banyak
dipergunakan #disebut arsip inaktif$, maka arsip-arsip tersebut dipindahkan ke pusat
arsip, yang biasanya berada diba"ah kesekretariat atau tata usaha pusat.
!ibandingkan dengan desentralisasi arsip, pada sentralisasi arsip dipergunakan
lebih banyak personil untuk mengerjakan pekerjaan manajemen kearsipan untuk
seantero kantor #organisasi$. Lama kelamaan personil ahli dan spesialis bidang
kearsipan yang dipekerjakan akan menimbulkan biaya tinggi.Pada organisasi kecil biasanya menganut asas sentralisasi arsip, pengelolaan
manajemen kearsipannya diba"ah tanggung ja"ab manajer administrasi kantor.
+etapi pelaksaan kegiatan sehari-sehari dikerjakan oleh seorang karya"an, biasanya
penanggung ja"ab penyimpanan #file clerk$. Semakin organisasi berkembang
menjadi besar, maka spesialisasi personil semakin diperlukan. +anggung ja"b
program memang masih berada pada manajer administrasi kantor, tetapi pelaksanaan
pekerjaan sehari-hari berada diba"ah tangguung ja"ab penga"as #file super%isor$,
dibantu oleh penanggung ja"ab penyimpaanan, penanggung ja"ab layanan, dan
personil-personil biasa. Penanggung ja"ab penyimpanan bertanggung ja"ab terhadap
masalah penyimpanan dan pencarian arsip. Penanggung ja"ab penyimpanan
melayani permintaan pelayanan arsip. Penanggung ja"ab pelayanan juga
18
-
8/18/2019 Peralatan Dan Perlengkapan Arsipp
19/23
bertanggung ja"ab terhadap pengembalian arsip. Personil biasa bertugas mengambil
arsip dan mengembalikannya ketempat penyimpanan.Pada organisasi yang sangat besar, terdapat seorang manajer arsip sebagai
pengganti manajer administrasi kantor, yang bertanggung ja"ab atas keseluruhan
pekerjaan manajemen arsip, sedangkan aspek teknisnya dipegang oleh masing-
masing penanggung ja"ab.
Untuk organisasi yang mengembangkan sistem pengolahan data #elektronik$
personil manajemen kearsipannya berkembang menjadi dekat dan intim dengan
pengolahan data dan jenis pekerjaan-pekerjaan otomatisasi #misalnya computer$,
terutama bilamana peralatan tersebut dipergunakan untuk pencarian informasi.
Perlindungan dan penyimpanan informasi yang direkam pada berbagai jenis peralatan
media magnetis yang dipergunakan dalam sistem pengolahan data #elektronik$
disuatu kantor adalah termasuk dalam penanggungja"ab kegiatan manajemen
kearsiapan.
!. KA8T* T*N:*K SI$AN6
Salah satu cara yang dapat digunakan untuk membantu menemukan arsip selain kartu
indeks adalah dengan menggunakan kartu tunjuk silang. artu tunjuk silang adalah
petunjuk yang terdapat pada tempat penyimpanan yang berfungsi untuk menunjukan
tempat #map$ dari suatu dokumen@arsip yang dicari pada tempat yang ditujukan. artu
tunjuk silang dapat dibuat dengan ukuran ,0 7 2,0 cm. 4ika suatu arsip mempunyai
lebih dari satu judul@caption@nama.
4oko "idodo sering dipanggil dengan 4oko"i. edua nama tersebut sama-sama populer,
maka dapat dibuatkan kartu tunjuk silangnya
Lim liem tek menjadi ;alim +edy. Surat-surat lim lim tek tidak dipindahkan ke surat-
surat ;alim +edy. ;al ini dapat dibuatkan kartu tunjuk silangnya.
Indeks bagian atas ( Lim, Lim +ek
Indeks bagian ba"ah ( +ed, ;alim
ode ( +e
19
-
8/18/2019 Peralatan Dan Perlengkapan Arsipp
20/23
6. $EMBA8 PIN:AM A8SIP
Lembar pinjam arsip #out slip$ adalah lembaran@formulir yang digunakan untuk mencatat
setiap peminjaman arsip. 5dapun keguanaan dari lembar pinjam arsip antara lain sebagai
berikut (
. Sebagai bahan bukti adanya peminjaman arsip
. Sebagai ingatan untuk mengetahui siapa dan kapan batas "aktu pengembalian arsip yang
dipinjam.
. Sebagai tanda bah"a arsip tersebut sedang dipinjam
/. 'encegah terjadinya kehilangan arsip karena peminjam yang tidak dikembalikan.
0. Sebagai dasar untuk melakukan penilaian suatu arsip.
Lembar pinjam arsip dibuat tiga rangkap, antara lain sebgai berikut (
. Lembar ke untuk ditempatkan pada tepat penyimpanan arsip yang dipinjam, sebagai
tanda bah"a arsip tersebut sedang dipinjam
. Lembar ke untuk peminjam arsip sebagi bukti peminjaman.
. Lembar ke untuk petugas arsip #arsiparis$ yang disimpan pada tickler file sebagai bahan
ingatan.
H. MAP PEN66ANTI (9*T !9$7E8"
4ika surat yang dipinjam tidak hanya satu surat, tetapi satu map yang berisikan
seluruhnya surat-surat, maka perlu dibuat satu map pengganti #out folder$dan
menempatkannya di tempat map yang telah dipinjam.
I. KA8T* IN7EKS
artu indeks adalah kartu yang berisi identitas suatu arsip@ "arkat yang disimpan,
gunanya sebagai alat bantu untuk meneukan arsip. artu indekss dapat dibuat dengan
ukuran ,0 7 2,0 cm. artu indeks mencatat tentang (
20
-
8/18/2019 Peralatan Dan Perlengkapan Arsipp
21/23
4udul@ caption
Eomor surat
;al surat
+anggal surat
ode surat
ode kartu indeks
BAB III
Pen+t+p
A. Ke/imp+lan
Penyelenggaraan kegiatan kearsipan suatu kantor tidak akan nerjalan dengan baik apabila
tidak didukung sarana yang memadai. sarana penanataan arsip adalah
peralatan@perlengkapan yang di pergunakan dalam menata atau menyimpan arsip. !alam
pengadaan sarana penataan arsip hendaklah di perhatikan benar bah"a peralatan yang di
pilih dapat memenuhi kenutuhan yang diinginkan. Setiap perusahaan yang baik selalu
memperhatikan kerapihan arsip, sebagai asset perusahaan. !ata atau arsip-arsip yang
dimiliki perusahaan merupakan document yang menjadi kekayaan perusahaan karena itu
arsip-arsip tersebut harus di jaga dan dilindungi secara baik oleh perusahaan. 5rsip-arsip
tersebut haruslah disimpan dengan baik menggunakan suatu system yang memudahkan
dalam penyimpanan dan menemukan kembali. egiatan penyimpanantersebutmembutuhkan perlengkapan dan peralatan arsip yang cukup dari segi jumlah
kualitas yang baik pula. ;al ini penting agar arsip-arsip tersebut terlindungi dari bahaya
yang dapat menyebabkan terjadinya kerusakan arsip, seperti bahaya banjir,kebakaran,
pencurian, dan sebagainya.
21
-
8/18/2019 Peralatan Dan Perlengkapan Arsipp
22/23
B. Saran
!alam memilih bahan dan alat kearsipan harus memenuhi kriteria sebagai berikut (
. Sesuai dengan ruang lingkup organisasi?. Sesuai dengan luas ruangan yang tersedia?
. Sesuai dengan bentuk dan ukuran arsip?
/. !apat menjamin keselamatan fisik arsip.!isetiap kantor tentu saja perlengkapan dan peralatan yang digunakanbermacam-macam
sehingga semakin besar kantor dan arsip yang dikelola,maka semakin banyak dan
beragam pula peralatan yang digunakan.
7a4tar p+/taka
Fulkifli 5msyah, 'anajemen earsipan. P+ Gramedia Pustaka Utama. 660. 4akarta.
5gus Sugiarto,Spd. +eguh :ahyono,Skom. 'anajemen earsipan 'odern. Penerbit Ga%a
'edia. 660. 4akarta.
5nggra"ati, !e"i 66. 'engelola Sistem earsipan Smk. Bandung. Penerbit 5&'I8A
Bandung.
>ndang &, Sri dkk 66H, 'odul 'engelola dan 'enjaga Sistem earsipan untuk S' dan
'ak, 4akarta ( >rlangga.
""".google.com.
22
-
8/18/2019 Peralatan Dan Perlengkapan Arsipp
23/23
23