PENYUSUTAN ARSIP

• AGUS BUCHORI• Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Kab. Lamongan•

TUJUAN PEMBELAJARAN :

Setelah mengikuti mata pelatihan ini peserta diharapkan dapat memahami prosedur dan teknik Penyusutan Arsip

1. Tahap Kegiatan untuk menyelesaikan suatu aktifitas

2. Metode langkah demi langkah secara pasti dalam memecahkan suatu masalah

1. Cara (kepandaian) membuat atau melakukan sesuatu yang berhubungan dengan seni

2. Metode atau sistem mengerjakan sesuatu

Pengertian:

Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara:a. Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan,b. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku,c. Menyerahkan arsip statis ke Lembaga

Kearsipan.

DAUR HIDUP ARSIP

PENCIPTAAN

PENGGUNAAAN

PEMELIHARAAN

PENYUSUTAN

MUSNAH

SIMPAN KEMBALI

STATIS/DISERAHKAN

DASAR HUKUM PENYUSUTAN

UU NO. 43 / 2009 PASAL 47 s/d 55

PP NO 28 / 2012

SE Ka ANRI : SE. nomor 01/1981

SE Ka ANRI : SE nomor 02 /1983

JRA yang disahkan

UU 8 / 1997 ttg Dokumen Perusahaan

MENGGUNAKANJRA

TANPA MENGGUNAKAN

JRA

SE KA ANRI

NOMOR SE/01/1981

Adalah sebuah Daftar yang memuat jenis arsip dan jangka waktu simpan ( Retensi ) arsip pada

masa aktif maupun inaktif, serta penentuan nasib akhir arsip (musnah, permanen, review, vital)

JADUAL RETENSI ARSIP(RECORD RETENTION SCHEDULE)

A. Fungsi : 1. Sebagai alat/sarana penyelamatan Arsip

2. Sebagai alat penyusutan Arsip

3. Ketentuan Hukum yang mengikat instansi dalam pengetahuan Arsip secara terpadu.

B. R. Lingkup : 1. Deskripsi/series Arsip/jenis Arsip

2. Jangka simpan :- Aktif

- Inaktif3. Disposisi / ket. nasib

akhir(vital/permanen/

musnah/review)

NO JENIS ARSIPJANGKA SIMPAN

KETAKTIF INAKTIF

1. Formasi PegawaiA. Usulan dari Unit erjaB. Usulan permintaan alokasiC. SK Penetapan Formasi

1 Th stl Th Angr2 Th stl Th Angr 2 Th stl Th Angr

2 Tahun 2 Tahun 2 Tahun

MusnahMusnahMusnah

2. Penerimaan Pegawaia. Proses Peneraimaan, meliputi- Pengumuman- Seleksi Administrasi- Pemanggilan Peserta Test- Pelaksanaan Ujian Tertulis- Keputusan Hasil Ujian- Wawancara / Litsus- Penetapan Tahap Akhirb. Lamaran yang ditolakc. Biodata dan LJK hasil seleksi

2 Th stl th anggaran

1 th stl th angg1 th stl SK CPNS

terbit

2 Tahun Musnah

PENILAIAN Penilaian arsip : analisa informasi thd

sekelompok arsip untuk menentukan nilai guna dan jangka simpan arsip.

Metode :Analisis fungsionalAnalisis IsiAnalisis konteksAnalisis kegunaanAnalisis biaya

NILAI GUNA ARSIP1. Nilaiguna Primer :

a. Administratif (tanggung jawab kedinasan)b. Fiskal (tanggung jawab keuangan)c. Hukum (tanggung jawab kewenangan)d. Ilmiah Teknologi (tanggung jawab intelektual)

2. Nilaiguna Sekunder :a. Informational

1) Organisasi / lembaga2) Tempat3) Fenomena

b. EvidentialSejarah / bukti keberadaan

1. PEMERIKSAAN

3. PENATAAN FISIK

4. PELAKSANAAN

BERITA ACARADAFTAR ARSIP

2. PENDAFTARAN

2. PENDAFTARAN

Siapkan daftar arsip yang akan dipindahkan;

Buat Daftar Arsip (minimal rangkap 2) yang akan dipindahkan dengan mendaftar arsip yang telah habis jangka simpan.

Informasi daftar arsip : Judul Series, Tahun, Volume, Kondisi, Penataan

Contoh Daftar Arsip Yang Dipindahkan

No Judul Serie Arsip Tahun Jumlah Kondisi Penataan Ket

1

2.

Cuti (Cuti tahunan, bersalin, besar)Berkas Pegawai/peroranganAtas nama:1. ……….2. ………..

2004

1940-2005

1 boks

1 boks

Baik

Baik

Subjek

Alfabat

3. PENATAAN FISIK

Bungkus arsip yang akan dipindahkan dalam kertas pembungkus/folder;

Arsip dlm pembungkus/folder juga ditata secara berurutan, jika nama orang ditata secara alfabetis, jika dasar penataannya numerik ditata secara kronologis;

Jaga agar penataan asli tidak dirubah;Beri nomor urut arsip pada pembungkus/folder yang

akan dipindahkan;Sesuaikan nomor urut pembungkus/folder dengan nomor

di daftar arsip yang dipindahkan.Masukkan arsip yang telah ditata dalam boksBeri nomor urut boks dengan memuat: nomor boks,

nomor-nomor arsip dalam boks

4. PELAKSANAAN

Siapkan berita acara pemindahan;Penandatanganan BA Pemindahan oleh pimp

unit pengolah dan unit kearsipanSerah terima arsip yang dipindahkan dengan

menyertakan: Daftar Arsip

1. Pemeriksaan

2. Pendaftaran

3. Pengaturan fisik

5. Persetujuan

6. Pengesahan

7. Pelaksanaan

1. Berita acara2. Daftar arsip3. Dilaksanakan secara total4. Disaksikan min. 2 pejabat bidang hukum

4. Pembentukan Panitia Pemusnahan

1. PEMERIKSAAN

Yaitu kegiatan untuk mengetahui apakah arsip inaktif yang tersimpan sudah habis masa simpannya atau belum

Teknik Pemeriksaan :1. Lihat JRA2. Periksa jangka simpan arsip dalam kolom Retensi

Inaktif di JRA. Sudah habis atau belum.3. Periksa kebenaran isi, kelengkapan informasi, dan

kemungkinan keterkaitan dengan arsip lain.4. Periksa ulang dan pastikan bahwa arsip benar-benar

telah habis masa simpan, tidak terkait dengan berkas lain, dan tidak bertentangan dengan peraturan perundangan lain.

5. Pisahkan arsip-arsip dari lokasi simpan.

2. PENDAFTARAN

Yaitu kegiatan mencatat dan mendata arsip-arsip yang akan dimusnahkan dalam daftar arsip musnah

Teknik pendaftaran : 1. Siapkan daftar arsip inaktif yang akan

dimusnahkan;2. Buat Daftar Arsip Inaktif (minimal rangkap 2)

yang akan dimusnahkan dengan mendaftar arsip yang telah habis jangka simpan.

3. Informasi daftar arsip usul musnah : Judul Series, Tahun, Volume, Kondisi, Penataan

Contoh Daftar Arsip Yang Dimusnahkan

No Judul Serie Arsip Tahun Jumlah Kondisi Penataan Ket

1

2.

3.

Cuti (Cuti tahunan, bersalin, besar)Berkas Pegawai/peroranganAtas nama:1. ……….2. ………..Berkas Lamaran Pegawai yang ditolak

2001

1940-2005

2002

1 boks

1 boks

1 boks

Baik

Baik

Baik

Subjek

Alfabet

alfabet

3. PENGATURAN FISIK ARSIP

Yaitu kegiatan pengaturan fisik arsip sesuai dengan daftar arsip yang akan dimusnahkan

4. PEMBENTUKAN PANITIA PEMUSNAHAN

Panitia pemusnahan dibentuk untuk pemusnahan arsip yang memiliki jangka simpan lebih dari 10 tahun.

Panitia minimal terdiri dari unit pengelola arsip, unit pencipta, unit hukum, unit pengawasan

5. PERSETUJUAN

Yaitu kegiatan mengajukan persetujuan pemusnahan arsip kepada instansi yang berwenang memberikan persetujuan dan pertimbangan dalam pemusnahan arsip.

Pengajuan persetujuan dan pertimbangan pemusnahan hanya dilakukan terhadap arsip yang memiki jangka simpan lebih dari 10 tahun (aktif dan inaktif)

Khusus untuk arsip kepegawaian harus mendapat pertimbangan BKN dan persetujuan ANRI

Yaitu pembuatan produk hukum internal instansi sebagai dasar untuk melakukan pemusnahan arsip.

6. Pengesahan

7. Pelaksanaan Pemusnahan

Yaitu kegiatan menghilangkan dan menghacurkan fisik dan informasi arsip, sehingga tak dapat dikenali lagi

Teknis Pemusnahan: dibuat bubur kertas, dibakar.

Pemusnahan disaksikan oleh unit pengawasan dan hukum

1. Pemeriksaan

2. Pendaftaran

3. Penataan fisik

4. Pemberitahuan ke Lembaga kearsipan

5. Penilaian Lembaga Kearsipan

6. Pelaksanaan

Berita acaraDaftar arsip