1

PENYUSUNAN DOKUMEN PENGADAAN PENYUSUNAN DOKUMEN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAHBARANG/JASA PEMERINTAH

Berdasarkan Keppres No. 80 Tahun 2003 tentang Pedoman

Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

2

PENGERTIAN, JENIS, URGENSI, DAN PENGERTIAN, JENIS, URGENSI, DAN TEKNIK PENYUSUNAN DOKUMEN TEKNIK PENYUSUNAN DOKUMEN

PENGADAANPENGADAAN

1. Jenis Dokumen Pengadaan

a. Dokumen Pengadaan Barang/Jasa Pemborongan/Jasa Lainnya- Dokumen pemilihan penyedia- Dokumen pasca/prakualifikasi

b. Dokumen Pengadaan Jasa Konsultansi- Dokumen pemilihan penyedia- Dokumen prakualifikasi

3

2. Urgensi penyusunan dokumen pemilihan penyedia Menjadi dasar dalam pelaksanaan dalam pelelangan sampai

pelaksanaan kontrak Kesalahan dokumen akan berakibat fatal Belum ada standar dokumen yang berlaku secara nasional

3. Informasi yang diperlukan dalam penyusunan dokumen Peraturan perundang-undangan yang diterapkan Jenis kontrak Sumber dana Metoda pengadaan Nilai kontrak Standar-standar Nasional Indonesia dll.

4. Ketentuan Pokok Dokumen pengadaan disiapkan panitia/pejabat pengadaan dan

disahkan pengguna barang/jasa Isi harus lengkap dan jelas, serta tidak menimbulkan penafsiran

jamak (multi tafsir) Perubahan (adendum) dokumen diperkenankan sepanjang tidak

bertentangan dengan ketentuan perundang-undangan yang berlaku

4

6. Isi Dokumen Pemilihan Penyedia (format isi dokumen disesuaikan dengan kebutuhan, dapat dituangkan

dalam bentuk Bab-bab atau Pasal-pasal)

a. Pengumuman

b. Undangan kepada penyedia barang/jasa

c. Instruksi Kepada Peserta Pengadaan

d. Bentuk Penawaran dan Perjanjian

e. Syarat-syarat Kontrak

f. Data Kontrak

g. Spesifikasi Teknis

h. Daftar Kuantitas dan Harga

5

A. PengumumanPengumuman memuat : lingkup pekerjaan, persyaratan peserta, waktu dan tempat pengambilan dan pemasukan dokumen, serta penanggung jawab kegiatan pengadaan

B. Undangan : tempat, tanggal, hari, dan waktu untuk

memperoleh dokumen dan keterangan lainnya; tempat, hari, tanggal, dan waktu pemberian

penjelasan; tempat, hari, tanggal, dan waktu penyampaian

dokumen penawaran; alamat tujuan pengiriman dokumen penawaran; jadual pelaksanaan pengadaan sampai dengan

penunjukan pemenang.

6

C. Instruksi Kepada Penawar1) Instruksi Umum Lingkup pekerjaan Sumber dana Persyaratan dan kualifikasi penyedia barang/jasa Jumlah dokumen penawaran Peninjauan lokasi (kalau diperlukan)

2) Uraian Dokumen Isi dokumen Penjelasan isi dokumen Perubahan isi dokumen (batas akhir waktu adendum,

pernyataan bahwa dokumen adendum bagian dari dokumen pemilihan penyedia, serta kewajiban menyampaikan dokumen adendum)

3) Penyiapan Penawaran Persyaratan bahasa yang digunakan Penulisan harga penawaran (penawaran untuk seluruh

pekerjaan, kewajiban untuk mengisi harga satuan, perlakuan terhadap harga yang dicantumkan nol, mata uang penawaran dan cara pembayaran, masa berlaku penawaran, surat jaminan penawaran, serta bentuk penawaran alternatif

7

Ketentuan Surat Jaminan Penawaran

Nilai jaminan ditentukan secara nominal antara 1% s.d 3% dari HPS;

Contoh :Nilai HPS suatu pekerjaan misalkan sebesar Rp. 1.000.000.000,-Panitia pengadaan, menetapkan besarnya jaminan penawaran, misalkan sebesar 2% dariHPS.Ini berarti penyedia barang/jasa harus menyampaikan jaminan penawaran senilaiRp. 20.000.000,- (berapapun harga penawaran yang disampaikan untuk pekerjaan tersebut)

Dikeluarkan oleh bank umum/perusahaan asuransi;

Besar jaminan dicantumkan dalam angka dan huruf;

Penulisan nama pengguna/pekerjaan yang dijamin = nama pengguna/pekerjaan yang akan diadakan;

Ketentuan pengembalian jaminan penawaran;

Ketentuan penyitaan jaminan penawaran

8

4) Bentuk dan Penandatanganan Penawaran Dokumen penawaran terdiri dari : 1 asli dan beberapa copy

dimana setiap halaman/koreksi atas kesalahan harus diparaf oleh orang yang sama dengan yang menandatangani surat penawaran;

Surat penawaran ditandatangani oleh direktur utama/penerima kuasa yang namanya tercantum dalam akte pendirian atau perubahannya/kepala cabang/wakil dari konsorsium utama.

5) Pemasukan Penawaran Tata cara penyegelan dan penyampulan Penandaan sampul: “asli” dan “copy”, “data administrasi dan

teknis”, dan “data harga penawaran”; Batas akhir pemasukan, memuat tanggal, hari, dan waktu

pemasukan terakhir; Perlakuan terhadap penawaran yang terlambat; Larangan post bidding.

9

6) Pembukaan Penawaran dan Evaluasi prosedur pembukaan penawaran, termasuk pembuatan

berita acara; Kerahasian proses Klarifikasi dokumen penawaran klarifikasi tidak

dimaksudkan untuk mencari/menawarkan/

mengijinkan perubahan harga/substansi

penawaran

Pemeriksaan kelengkapan dokumen penawaran Koreksi aritmatik Konversi ke dalam mata uang tunggal Sistem evaluasi penawaran : kriteria, formulasi, dan tata

cara evaluasi, serta penilaian preferensi harga

10

7) Penetapan Pemenang Pengadaan Kriteria pemenang Wewenang pengguna barang/jasa untuk menerima dan menolak

penawaran Pengumuman pemenang Syarat penandatanganan kontrak Surat jaminan pelaksanaan

0 - 50 Jt > 50 jt 0 - 50 Jt > 50 jt> 80% HPS TJ TJ TJ 5% x NPM< 80% HPS TJ TJ TJ 5% x 80% x HPS

JK : Jasa KonsultansiJP/B/JL : Jasa Pemborongan/Barang/Jasa LainnyaTJ : Tanpa Jaminan

Jenis PengadaanJP/B/JL

Nilai Penawaran Yang Menang

(NPM)JK

8. Data LelangData/penjelasan untuk melengkapi Instruksi Kepada Penawar : uraian pekerjaan, nama pengguna barang/jasa, direksi teknik, peralatan utama yang diperlukan, jumlah copy dokumen penawaran yang disampaikan, pekerjaan yang disubkontrakkan

11

D. Syarat-syarat Umum Kontrak Definisi Penerapan Spesifikasi teknis Jaminan dari penyedia dari tuntutan pihak lain dalam penggunaan

barang/jasa yang telah ada hak patennya Jaminan pelaksanaan Cara pembayaran Harga Perintah perubahan Perubahan kontrak Pengalihan pekerjaan Sub kontraktor Keterlambatan pelaksanaan Pertanggungan Ketentuan cidera janji Perlindungan pekerja Aspek lingkungan Keadaan darurat (force majeur) Kewajiban para pihak dalam hal terjadi kegagalan bangunan (khusus

untuk jasa pemborongan) Pemutusan kontrak Penyelesaian perselisihan Pajak dan pungutan lainnya

12

E. Syarat-syarat Khusus Kontrak Ketentuan yang bersifat khusus atau spesifik Sifatnya melengkapi, mengubah atau menambah ketentuan di

dalam syarat-syarat umum kontrak. Hal-hal yang termuat dalam syarat-syarat khusus kontrak :

– Penjelasan mengenai hubungannya dengan syarat-syaratumum kontrak

– Syarat kontrak yang lebih spesifik/rinci sebagaikelengkapan pasal-pasal dalam syarat umum kontrak

– Perubahan dan/atau penambahan pasal-pasal yangtercantum dalam syarat-syarat umum kontrak.

F. Daftar Kuantitas dan Harga Jenis pekerjaan yang akan diadakan; Volume dan satuan ukuran pekerjaan; Kolom harga satuan pekerjaan (diisi oleh penawar); Kolom jumlah harga (diisi oleh penawar); Pajak (diisi oleh penawar); Total harga yang merupakan besarnya penawaran (diisi oleh

penawar).

13

G. Spesifikasi Teknis dan Gambar

Barang atau bahan yang dipersyaratkan tidak mengarah pada merk atau produk tertentu, kecuali untuk suku cadang/komponen produk tertentu;

Tidak menutup penggunaan produksi dalam negeri;Menggunakan standar nasional (SNI) dan dalam hal belum ada

standar dalam negeri baru menggunakan standar internasional; Gambar-gambar disain harus lengkap dan jelas; Kriteria kinerja produk yang diinginkan; Syarat-syarat bahan yang dipergunakan

H. Bentuk-bentuk Surat1) Bentuk surat penawaran

Nilai total harga penawaran dalam angka dan huruf Masa berlaku penawaran; Lamanya waktu penyelesaian pekerjaan; Besarnya nilai jaminan penawaran; Kesanggupan memenuhi persyaratan yang ditentukan; dan Ditandatangani oleh yang berwenang di atas materai dan

bertanggal.

14

2) Bentuk kontrak Tanggal mulai berlakunya kontrak; Nama dan alamat para pihak; Nama paket yang diperjanjikan; Harga kontrak dalam angka dan huruf; Pernyataan bahwa kata dan ungkapan yang terdapat dalam

syarat-syarat umum dan syarat-syarat khusus kontrak telah ditafsirkan sama oleh kedua belah pihak;

Kesanggupan memperbaiki kerusakan pekerjaan yang akan dilaksanakan;

Kesanggupan pengguna barang/jasa untuk membayar kepada penyedia sesuai dengan jumlah harga kontrak;

Ditandatangani oleh kedua belah pihak di atas materai.

15

3) Bentuk surat jaminan penawaran;Nama dan alamat pengguna, penyedia, dan pihak

penjamin;Nama paket pekerjaan yang diadakan/dijamin;Besar jumlah jaminan penawaran dalam angka dan huruf;Pernyataan pihak penjamin bahwa jaminan penawaran

dapat dicairkan dengan segera sesuai dengan ketentuanyang berlaku;

Masa berlaku jaminan penawaran;Batas akhir waktu pengajuan tuntutan pencairan surat

jaminan penawaran oleh pengguna barang/jasa kepadapihak penjamin;

Ditandatangani oleh pihak penjamin.

16

4) Bentuk surat jaminan pelaksanaan

Nama dan alamat pengguna barang/jasa, penyedia barang/jasa, dan pihak penjamin;

Nama peket kontrak yang dijamin; Besar jumlah jaminan pelaksanaan dalam angka dan

huruf; Kewajiban pihak penjamin untuk mencairkan surat jaminan

pelaksanaan dengan segera kepada pihak pengguna barang/jasa sesuai dengan ketentuan yang berlaku;

Masa berlaku jaminan pelaksanaan; Ditandatangani oleh pihak penjamin.

17

5) Bentuk surat jaminan uang muka Nama dan alamat pengguna barang/jasa, penyedia

barang/jasa, dan pihak penjamin; Nama peket kontrak yang dijamin; Nilai jaminan uang muka dalam angka dan huruf; Pernyataan pihak penjamin bahwa jaminan uang muka

dapat dicairkan dengan segera sesuai dengan ketentuan yang berlaku;

Masa berlaku jaminan uang muka; Ditandatangani oleh pihak penjamin;

18

7. Khusus untuk Pengadaan Jasa Konsultansi:

Isi Dokumen Pemilihan Penyedia Jasa Konsultansi

a. Pengumuman

b. Undangan kepada penyedia jasa

c. Kerangka Acuan Kerja/Terms of References;

d. Rencana Kerja dan Syarat (RKS);

e. Konsep kontrak

19

A. Pengumuman dan Undangan Pada dasarnya sama dengan dokumen pemilihan penyedia jasa pemborongan/barang/jasa lainnya

B. Kerangka Acuan Kerja (KAK) Sebagai acuan dan informasi dalam rangka menyiapkan kelengkapan administrasi, usulan teknis dan penawaran harga Sebagai acuan :- Dalam evaluasi usulan, klarifikasi dan

negosiasi dengan konsultan terpilih- Dasar pembuatan kontrak- Evaluasi hasil kerja konsultan

20

Lanjutan…Kerangka Acuan Kerja (KAK)

1. Uraian pendahuluan: gambaran garis besar pekerjaan yang akan dilaksanakan, antara lain :

a. Latar belakangb. Maksud dan tujuanc. Lokasid. Asal sumber pendanaane. Nama dan organisasi pengguna barang/jasa

2. Data penunjang yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan : a. Data dasarb. Standar teknisc. Studi terdahulu yang pernah dilaksanakand. Peraturan perundang-undangan yang harus digunakan

21

Lanjutan…Kerangka Acuan Kerja (KAK)

3. Tujuan dan ruang lingkup pekerjaan, yang berisi gambaran mengenai:

a. Tujuan yang ingin dicapaib. Keluaran yang akan dihasilkan (Output)c. Keterkaitan antar kelauaran satu dengan yang lainnyad. Peralatan dan material yang disediakan pengguna

barang/jasa dan yang harus disediakan oleh konsultane. Perkiraan jangka waktu penyelesaian pekerjaanf. Kualifikasi dan jumlah tenaga ahli yang harus

disediakang. Perkiraan jumlah tenaga ahli/tenaga pendukung yang

diperlukan (person-month)h. Jadual setiap tahapan pelaksanaan pekerjaan.

PENGADAAN DGN EVALUASI PAGU ANGGARAN, JMLH TENAGA AHLI TIDAK DICANTUMKAN DLM

KAK/TOR

22

Lanjutan…Kerangka Acuan Kerja (KAK)

4. Jenis dan jumlah laporan yang disyaratkan, antara lain:a. Laporan pendahuluanb. Laporan bulananc. Laporan antarad. Laporan draft akhire. Laporan akhir

5. Ketentuan bahwa kegiatannya harus dilaksanakan di Indonesia, kecuali kegiatan tertentu yang belum mampu dilaksanakan di Indonesia.

6. Hal lain: a. Fasilitas yang disediakan pengguna untuk membantu

kelancaran tugas konsultanb. Persyaratan kerjasama dengan konsultan lain (apabila

diperlukan)c. Pedoman tentang pengumpulan data lapangan

23

C. Rencana Kerja dan Syarat (RKS)1) Petunjuk kepada konsultan :

Pendahuluan; Kelengkapan dokumen penawaran; Penyiapan usulan teknis dan usulan biaya; Pemasukan dan pembukaan usulan teknis dan biaya; Evaluasi usulan teknis dan biaya; Klarifikasi dan negosiasi; Penetapan/penunjukan pemenang; Penandatanganan kontrak; Kerahasiaan.

24

Lanjutan ...Rencana Kerja dan Syarat (RKS)

2) Usulan Teknis : Surat pengantar usulan teknis; Referensi perusahaan penyedia jasa konsultansi; Tanggapan atas KAK/TOR; Pendekatan dan metodologi serta rencana kerja untuk

pelaksanaan penugasan; Komposisi tim dan tugas masing-masing anggotanya; Daftar Riwayat Hidup tenaga ahli yang diusulkan; Jadual waktu penugasan tenaga ahli; Jadual waktu pelaksanaan pekerjaan; Data dan fasilitas yang harus disediakan oleh pengguna

jasa konsultansi.3) Usulan Biaya :

Surat pengantar usulan biaya; Ringkasan biaya yang diusulkan; Uraian biaya tiap kegiatan Uraian biaya langsung personil; Uraian biaya langsung non personil; Pengeluaran lainnya

25

Lanjutan ...Rencana Kerja dan Syarat (RKS)

4) Format Kontrak :(a) Bentuk kontrak

Pada intinya sama dengan dokumen pemilihan penyedia jasa pemborongan/barang/jasa lainnya

(b)Syarat-syarat umum kontrakPada intinya sama dengan dokumen pemilihan penyedia jasapemborongan/barang/jasa lainnya

(c)Syarat-syarat khusus kontrakMemuat informasi khusus yang terkait dengan hal-hal telah diatur dalam syarat-syaratumum kontrak.

(d) Lampiran kontrak• Penjelasan jasa yang akan dilaksanakan;• Pelaporan yang diperlukan;• Personil inti dan tenaga pendukung;• Jam kerja personil inti;• Kewajiban pengguna jasa;• Biaya dalam mata uang;• Format surat jaminan uang muka;