A. Seksi Penunjang Medis1. Unit Rekam Medis

Demi meningkatan mutu pelayanannya, Unit Rekam Medis melakukan evaluasi kinerja selama periode Januari-Oktober tahun 2013. Berikut ini adalah hasil evaluasi kinerja unit Rekam Medis periode Januari-Oktober tahun 2013.

Tabel 3.3. Evaluasi Kinerja Unit Rekam MedisPeriode Januari-Oktober Tahun 2013

Rekam Medis Analisa Masalah Kesimpulan Rencana tindak

lanjutMan Kompetensi dan

kepatuhan petugas kurang

Terdapat nomor rekam medis ganda, kesalahan data statistik dan kesulitan pengambilan berkas RM akibat petugas yang kurang teliti. Masukan angka.

Kurangnya tingkat kepatuhan petugas terhadap SPO dapat mengganggu kinerja RM. WASKAT, TELUSUR ORANGNYA

Diklat tentang Pedoman Penyelenggaraan Rekam Medis terhadap semua petugas Rekam Medis. Pembuatan TOR waskat supervisor dan melaksanakannya secara berkesinambungan.

Terdapat keluhan pasien terkait informasi yang diberikan petugas.

Petugas tidak memberikan informasi dengan lengkap dan jelas.

Diklat terkait service excellent .Waskat supervisor terkait pelaksanaan pencatatan buku operan saat pergantian shift.

Methode Belum adanya metode kerja yang baik dalam pendaftaran pasien baru dan pengelolaan berkas rekam medis.

Pengisian data identitas pasien baru tidak sesuai kartu identitas pasien. BUAT SK DR KA.RSBDT BAHWA SETIAP PASIEN YG INGIN MENDAFTAR WAJIB MELAMPIRKAN FOTOCOPY KTP.BRP KASUS YG DISEBABKAN O/ PASIEN YG “KRG JUJUR”

Masih ditemukan data pasien yang sama dengan identitas yang berbeda.

Pengadaan alat fotokopi untuk memudahkan proses pendataan pasien baru.

Masih terdapat 4.899 (32,3%) berkas yang belum disusutkan dan 950(27%) berkas yang belum dimusnahkan.

Penyusutan dan pemusnahan berkas rekam medis perlu dilakukan dengan lebih optimal.

Pengaturan metode kerja untuk proses penyusutan.

Material Tempat penyimpanan berkas RM yang kurang memadai.

Lemari penyimpanan berkas RM tidak mampu menampung berkas RM yang aktif dan adanya lemari yang agak macet.

Ruang kerja RM terlihat kurang rapi akibat penumpukan berkas rekam medis.

Melakukan perbaikan lemari dan melanjutkan proses retensi berkas RM.

Gudang penyimpanan berkas RM tidak mampu menampung berkas in aktif.

Berikut ini adalah resume kinerja bagian rekam medis periode Januari-Oktober 2013 tahun 2013 dan diprognosakan hingga bulan Desember Tahun 2013.

Tabel 3.4. Evaluasi Kinerja Unit Rekam MedisPeriode Januari-Oktober Tahun 2013

No Kategori Tahun 2012

Prognosa 2013

Peningkatan/ Penurunan Target

RKAPJml %

1

Jumlah Pasien R.Jalan 33.502 32.740 -762 -2,3%

5%

Poliklinik Kebidanan 18.806

17.518 -1.288 -6,9%

Poliklinik Anak 10.991

10.646 -345 -3,1%

Poliklinik THT 495 511 16 3,3%Poliklinik Umum 300 222 -78 -26,0%Poliklinik Bidan 22 18 -4 -18,2%

UGD 2.832 3.708 876 30,9%Nebulizer 56 118 62 110,0%

2

Jumlah Pasien Rawat Inap Ibu 1.480 1.364 -116 -7,8%

5%Ruang Anggrek 602 534 -68 -11,3%Ruang Melati 138 126 -12 -8,7%Ruang Mawar 307 229 -78 -25,3%

Ruang Cempaka 433 475 42 9,7%

3

Jumlah Pasien Rawat Inap Anak 14 30 16 114%

5%Ruang Edelweis 2 12 10 500%Ruang Flamboyan 12 18 6 50%

4 Jumlah Pasien Rujukan 345 299 -46 -13,4%  

5

Tindakan di Unit OK/VK 1.296 1.184 -112 -8,6%

5%

Partus 526 517 -9 -1,7%Forceps 1 - -1 -100,0%Vakum 91 55 -36 -39,3%

SC 433 358 -75 -17,4%Lain-lain 47 38 -9 -18,3%

DC 198 216 18 9,1%

6

BOR (pasien dalam & TDC) 59,91 60,41 % 0,8%

 ALOS 2,91 3,12 hari 7,2%TOI 1,95 2,05 hari 5,1%BTO 52,8 52,8 kali 0,0%

7BOR (pasien dalam) 54,25 43,79 % -19,3%

 ALOS 3,31 2,82 hari -14,8%TOI 2,79 3,7 hari 32,6%

BTO 44,92 41,68 kali -7,2%

8

BOR (pasien anak) 1,19 5,84 % 390,8%

 ALOS 1,14 2,46 hari 115,8%TOI 119,89 39,69 hari -66,9%BTO 2,25 6,5 kali 188,9%

9

BOR Tiap R. Perawatan (pasien dalam)          

Anggrek 67,27 50,71

%

-24,6%

 Melati 64,42 55,49 -13,9%Mawar 46,11 30,53 -33,8%

Cempaka 43,16 43,03 -0,3%10 Rata-rata KLPCM 0,15% 0,34%

 126,7%  

11 Rata-rata KLPCM IC 0,30% 4,38% 1360,0%  12 Status RM Ganda 14 16   11,00%  

Kesimpulan :a. Kurangnya ketelitian petugas dalam melakukan pendaftaran,

pengambilan berkas rekam medis, pengambilan data dapat menimbulkan kesalahan.

b. Kurangnya pemberian informasi kepada pasien dapat menimbulkan keluhan pasien. Tidak adanya waskat supervisor terkait pelaksanaan pencatatan buku operan jaga.

c. Masih ditemukan berkas rekam medis ganda akibat adanya data pasien yang sama dengan identitas yang berbeda.

d. Bertambahnya berkas rekam medis pasien baru tidak sebanding dengan jumlah berkas RM yang disusutkan mengakibatkan semakin menumpuknya berkas RM di ruang kerja.

e. Terdapat penurunan jumlah pasien baik rawat jalan (2,3%), rawat inap (7,8%), rujukan bidan (13,4%), dan jumlah tindakan di OK/VK (8,6%).

f. Terdapat peningkatan jumlah pasien perawatan anak sebesar 16 pasien (114%).

Rencana Tindak Lanjut :a. Membuat TOR waskat PJ Rekam Medis terkait pelaksanan SPO dan

melaksanakannya secara berkesinambungan.b. Diklat tentang Pedoman Penyelenggaraan Rekam Medis dan service

excellent. c. Mengajukan pengadaan mesin fotokopi di ruang pendaftaran.d. Membuat metode kerja yang lebih optimal untuk melanjutkan proses

penyusutan. e. Pemberian reward dan punishment terkait pelaksanaan SPO

pelayanan.

2. Unit Laboratorium

Unit laboratorium adalah sebuah unit penunjang pelayanan yang selama ini belum dikelola sendiri oleh manajemen RS Bersalin Duren Tiga. Sejak 1 Januari 2011 pengelolaan dilakukan oleh staf keuangan/akunting-pelayanan medis dan para dokter sebagai penyandang dananya. Sesuai dengan perjanjian antara manajemen RS Bersalin Duren Tiga dengan para dokter pengelola laboratorium, maka pengelolaan laboratorium akan diserahkan ke manajemen RS pada tanggal 1 Januari 2014. Berikut ini adalah hasil evaluasi kinerja laboratorium tahun 2013.

Tabel 3.5. Evaluasi Kinerja Unit LaboratoriumPeriode Januari-Oktober Tahun 2013

ANALISA MASALAH KESIMPULAN RENCANA DAN TINDAK LANJUT

Man Pengadaan SDM 1. Karyawan laboratorium menyatakan persetujuannya menjadi karyawan RS.

2. Dokter Penanggungjawab belum ada.

1. Pengadaan karyawan masih dalam proses rekrutmen.

2. Penanggungjawab laboratorium masih harus dicari.

1. Pembuatan kontrak kerja karyawan.

2. Mencari dokter Spesialis Patologi Klinik sebagai penanggungjawab.

Metode Pengalihan penggelolaan

Pengelolaan oleh staf laboratorium.

Perlunya penanggungjawab pengelolaan.

Penyerahan tugas kepada Kasie penunjang medis.

Material Pengalihan asset dan Akutansi/keu

Pengelolaan oleh staf laboratorium.

Perlunya penanggungjawab asset

Penyerahan asset kepada kasubag umum dan keuangan kpd kasubag keuangan & Akt.

Berikut ini adalah evaluasi kinerja Unit Laboratorium RS Bersalin Duren Tiga periode Januari-Oktober 2013 dan diprognosakan hingga bulan Desember Tahun 2013.

Tabel 3.6. Perbandingan Jumlah Pasien Laboratorium RS Bersalin Duren Tiga Periode Januari-Desember Tahun 2012 dan 2013

No Bulan 2012 20131 Januari 674 5742 Februari 591 4633 Maret 618 5264 April 563 5425 Mei 602 6216 Juni 618 5387 Juli 574 5038 Agustus 556 5959 September 598 506

10 Oktober 613 56111 Nopember 541 54312 Desember 687 543

Total 7235 6515Selisih -720

Prosentase -10%

Keterangan :Jumlah pasien laboratorium bulan November dan Desember tahun 2013 diprognosakan berdasarkan dari data jumlah pasien laboratorium selama periode Januari – Oktober 2013

Diagram 3.1. Perbandingan Jumlah Pasien Laboratorium RS Bersalin Duren Tiga Periode Januari-Desember

Tahun 2012 dan 2013

Berdasarkan tabel dan diagram di atas diketahui bahwa perbandingan jumlah pasien laboratorium tahun 2013 dengan tahun 2012 mengalami penurunan sebanyak 720 pasien. Penurunan jumlah pasien tersebut seiring dengan adanya penurunan jumlah pasien RS Bersalin Duren Tiga pada tahun ini.

Kesimpulan :a. Pengadaan karyawan dalam proses rekrutmen.b. Belum adanya penanggungjawab laboratorium.c. Perlu dilakukan penyerahan seluruh asset dan Akutansi/keuangan

serta tugas pengelolaan laboratorium kepada manajemen RS.

Rencana Tindak Lanjut :a. Pembuatan kontrak kerja karyawan.b. Mencari dokter patologi klinik sebagai penanggungjawab laboratorium.

c. Serah terima tugas dan asset serta akunting/keuangannya kepada staf RS.

3. Unit FisioterapiKlinik Fisioterapi di Rumah Sakit Bersalin Duren Tiga mulai dibuka bulan Februari tahun 2012 dengan melakukan kerjasama dengan pihak ketiga.Berikut ini adalah tabel perbandingan jumlah pasien fisioterapi dengan penggunaan nebulizer di Rumah Sakit Bersalin Duren Tiga periode Januari-Oktober 2013 dan diprognosakan hingga bulan Desember Tahun 2013.

Tabel 3.7. Perbandingan Jumlah Pasien Fisioterapi dan Penggunaan Nebulizer RS Bersalin Duren Tiga Periode Januari-

Desember Tahun 2012 dan 2013

Bulan Fisioterapi NebulizerFisio 2012 Fisio 2013 Nebu 2012 Nebu 2013

Januari 0 4 0 4Februari 56 23 17 3Maret 32 19 16 9April 21 17 10 4Mei 10 12 0 9Juni 51 8 2 14Juli 34 39 0 17Agustus 18 7 0 18September 23 41 1 13Oktober 22 8 0 7Nopember 24 18 2 10Desember 5 18 6 10

Total 296 214 54 118Selisih -82 64

Prosentase -27,7% 118,5%

Keterangan :Jumlah pasien Fisioterapi dan Nebulizer bulan November dan Desember tahun 2013 diprognosakan berdasarkan dari data jumlah pasien Fisioterapi dan Nebulizer selama periode Januari – Oktober 2013.

Berdasarkan tabel di atas diketahui bahwa perbandingan jumlah pasien fisioterapi periode Januari-Desember tahun 2013 dengan tahun 2012 mengalami penurunan 82 pasien(27,7%). Perbandingan jumlah penggunaan nebulizer di UGD periode Januari-Desember tahun 2013 dengan tahun 2012 mengalami kenaikan sebesar 64 tindakan (118,5%).

Berikut ini adalah grafik perbandingan pemberi surat pengantar ke klinik fisioterapi RS Bersalin Duren Tiga periode Januari-Oktober tahun 2012 dan tahun 2013.

Diagram 3.2. Perbandingan Pemberi Surat Pengantar Ke Klinik Fisioterapi RS Bersalin Duren Tiga Periode Januari-Oktober Tahun

2012 dan 2013Diagram 3.2. Perbandingan pemberi surat pengantar ke klinik fisioterapi RS Bersalin Duren Tiga periode Januari-Oktober tahun 2012 dan tahun 2013.

Berikut ini adalah grafik perbandingan dokter spesialis obsgyn dan dokter spesialis anak yang memberikan surat pengantar ke klinik fisioterapi RS Bersalin Duren Tiga periode Januari-Oktober tahun 2012 dan tahun 2013.

Diagram 3.3. Perbandingan Dokter Spesialis Kebidanan dan Anak yang Memberikan Surat Pengantar Ke Klinik Fisioterapi RS

Bersalin Duren Tiga Periode Januari-Oktober Tahun 2012 dan 2013

Diagram 3.3. Perbandingan dokter spesialis obsgyn dan dokter spesialis anak yang memberikan surat pengantar ke klinik fisioterapi RS Bersalin Duren Tiga periode Januari-Oktober tahun 2012 dan tahun 2013.

Dari grafik tersebut di atas, tampak bahwa dokter spesialis obsgyn memberikan andil terbesar dalam memberikan rujukan pasien ke klinik fioterapi pada tahun 2012 sebesar 64% dan pada tahun 2013 sebesar

79%. Hanya ada 4 dari 9 orang dokter obsgyn yang memberikan pengantar yaitu dr.Chandra, dr.Fachruddin, dr.Frizar dan dr.Laksmi. Dokter anak yang memberikan pengantar hanya dr.Melina, dr.Budiyanto, dr.Srie Enggar, dr.Hesti(resign) dan dr.Dyah. Selain dokter obsgyn dan anak yang sudah disebutkan di atas, dokter UGD juga memberikan pengantar pasien ke klinik fisioterapi.

Berikut ini adalah tabel perbandingan jenis diagnose pasien fisioterapi periode Januari-Oktober 2012 dan tahun 2013.

Tabel 3.8. Perbandingan jenis Diagnosa Pasien Fisioterapi RS Bersalin Duren Tiga Periode Januari-Oktober Tahun 2012 dan 2013

NO DIAGNOSA 2012 20131 Infertilitas 48 392 Adnexitis 40 743 Kista 0 174 PID 30 45 Tuba Non Patent 10 06 Hidrosalphing 20 57 Odem 0 128 Mialgia 8 09 ISPA 54 13

10 Asma Bronchiale 7 111 Sinusitis 6 012 Backpain 4 513 Vertigo 3 014 Torticolis 11 015 Tension Headache 0 216 Flat Foot 0 117 Arthralgia 0 118 Bell's Palsy 1 319 Spasme Otot 2 120 Sulit menelan 1 0

Kesimpulan :

a. Penurunan jumlah pasien RS mempengaruhi penurunan jumlah pasien klinik fisioterapi.

b. Masih rendahnya peran serta dokter praktik dalam mengembangkan klinik fisioterapi.

c. Jenis kasus kebidanan dan gangguan saluran pernapasan lebih banyak dibandingkan dengan kasus lainnya.

Rencana Tindak Lanjut :a. Perlunya resosialisasi yang berkesinambungan oleh bagian pemasaran

kepada dokter praktik terkait keberadaan klinik fisioterapi. b. Perlu dilakukan upaya pemasaran untuk menjaring kasus-kasus dari

luar RSc. Perlu kajian mengenai keberadaan penyelenggaraan pelayanan ini.

4. Unit FarmasiBerikut ini adalah evaluasi kinerja Unit Farmasi RS Bersalin Duren Tiga periode Januari-Oktober 2013.

Tabel 3.9. Evaluasi Kinerja Unit Farmasi RS Bersalin Duren TigaJanuari – Oktober Tahun 2013

Analisa Masalah Kesimpulan Rencana dan Tindak Lanjut

MAN Ketelitian dan kepatuhan menjalankan SPO masih kurang

Terjadi 1 kali kesalahan penulisan nama pasien pada etiket obat pasien rawat jalan.

Kurang teliti dalam pengerjaan resep.

1. Pengawasan melekat oleh PJ Pelayanan farmasi, dengan cara menambahkan di uraian tugas PJ pelayanan farmasi untuk waskat berkesinambungan.

2. Pemberiaan reward dan punishment dari hasil pengawasan PJ

Terjadi 1 kali kesalahan meng input jumlah obat resep rawat jalan.Terjadi 1 kali kejadian pembelian alkes OK/VK tanpa persetujuan atasan.

Petugas tidak menjalankan SPO.

METHODE

Pelayanan Farmasi

Terjadi penurunan jumlah resep baik rawat jalan (7,7%) maupun rawat inap (1,8%).

Penurunan jumlah resep akibat penurunan jumlah pasien RS.

1. Waskat pelaksanaan pemberian informasi kepada dokter praktik terkait kekosongan obat, dengan cara menambahkan di kinerja harian PJ untuk waskat.

2. Menyusun formularium tepat waktu dan meminta komitmen dokter praktik utk menjalankan formularium yang sdh disepakati dan meminta Surat dari Kepala RS untuk tidak menambahkan obat diluar Formularium.

Terjadi peningkatan jumlah resep tidak terlayani sebesar 7,1 %.

Peningkatan jumlah resep tidak terlayani akibat kurangnya informasi ketersediaan obat.

Terjadi pemakaian obat di luar formularium baik rawat jalan (5%) maupun rawat inap (1,1%).

Pemakaian obat di luar formularium akibat penambahan obat oleh dokter setelah formularium berjalan.

Pengadaan Farmasi

TOR (turn over ratio) menurun.

Penurunan TOR sebesar 0.3 dan peningkatan persediaan 4.9%.

Mengevaluasi kembali buffer stock dan ROP oleh PJ Logistik Farmasi di awal tahun (trimester pertama).

Obat kadaluarsa jumlah dan nilainya menurun.

Obat kadaluarsa jumlahnya menurun sebanyak 25% dan nominalnya menurun sebesar 37%.

Mempertahankan kinerja.

Pendapatan Farmasi Mengalami peningkatan pendapatan 0.7%

Mengalami peningkatan pendapatan.

MATERIAL - - - -

K

Kesimpulan :a. Masih kurang ketelitian pekerjaan petugas farmasi dan kurang

mentaati SPO yang ada dalam mengerjakan pekerjaan.b. Menurunnya pelayanan resep di rawat jalan dan meningkatnya

pemakaian obat diluar formularium di pelayanan resep rawat jalan.c. Meningkatnya nilai persediaan farmasi karena belum dilaksanakannya

evaluasi kembali buffer stock dan ROP (Re Order Point) persediaan farmasi.

Rencana dan Tindak Lanjut :a. Untuk meningkatkan ketelitian dan meningkatkan ketaatan terhadap

SPO akan dilakukan pengawasan melekat oleh PJ farmasi dengan

menambahkan di uraian tugas PJ pelayanan farmasi untuk melakukan pengawasan secara berkesinambungan dan menambahkan di perjanjian kerjasama dengan karyawan bahwa akan mengurangi penilaian kinerja apabila terjadi kesalahan.

b. Untuk pelayanan farmasi akan dilakukan pengawasan oleh PJ farmasi dan masuk dalam kinerja harian PJ farmasi untuk memberikan informasi obat kosong sebelum dokter praktek dan memberikan informasi obat pengganti. Mengajukan formulir untuk formularium obat tepat waktu agar dokter lebih maksimal untuk mengisi formulir tersebut.

c. Evaluasi buffer stock dan ROP persediaan farmasi dua kali dalam setahun pada bulan Januari dan Juli dan evaluasinya akan dilaporkan kepada Kabid Yanmed untuk kemudian ditetapkan jumlah atau cara pengadaan stock bila memang hasil evaluasi mengatakan demikian.