PENGORGANISASIAN ASET PENGETAHUAN

(THE ORGANIZING OF KNOWLEDGE ASSETS)

Konsep Dasar Pengorganisasian• Pengorganisasian memiliki tiga macam

dimensi berikut.1. Organisasi itu sendiri memiliki suatu bentuk, suatu

konfigurasi yang melukiskan hierarki manajemen dan saluran-saluran komunikasi formal.

2. Melalui proses pengorganisasian, tugas-tugas dirumuskan, ditetapkan, dan pekerjaan individual distruktur.

3. Sebuah falsafah organisasi mempengaruhi upaya dengan apa koordisasi dicapai.

Proses Pengorganisasian• Secara konseptual, proses pengorganisasian menurut

Samuel C. Serto merupakan proses, dimana ditetapkan penggunaan teratur semua sumber daya dalam sistem manajemen yang ada

• Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam proses pengorganisasian, menurut Saul W. Gellerman, langkah pokok proses pengorganisasian.

1. Melaksanakan refleksi tentang rencana dan sasaran-sasaran.

2. Menetapkan tugas-tugas pokok.3. Membagi tugas-tugas pokok menjadi tugas-tugas bagian

(subtask).4. Mengalokasikan sumber-sumber daya dan petunjuk-

petunjuk untuk tugas-tugas tersebut.5. Mengevaluasi hasil-hasil dari strategi pengorganisaisan

yang diimplementasi.

Langkah Pokok Proses Pengorganisasian

Desain dan Struktur Organisasi Pengetahuan

Desain organisasi saat ini telah dipengaruhui oleh dua macam kekuatan pokok berikut :1. Setelah pengembangan historikal yang berlangsung secara lambat, ide tentang kekuatan yang terpaku pada rakyat telah mempengaruhi struktur organisasi.2. Kompleksitas teknologikal yang makin meningkat telah menyebabkan munculnya kompleksitas yang makin meningkat pada desain organisasi. Dahulu kala, pemimpin organisasi mengenal siapa di lingkungan organisasinya, dewasa ini hal tersebut tidak dimungkinkan lagi.

• Struktur organisasi akan menggambarkan identitas yang berorientasi manajemen pengetahuan, seperti manajemen pengetahuan spesialis, chief knowledge officer (CKO), senior manajer manajemen pengetahuan, atau asisten direktur/vice president dan identitas atau nama posisi lainnya

• Sesudah struktur ditetapkan, maka proses selanjutnya perancangan mekanisme koordinasi dan komunikasi unit manajemen pengetahuan dengan komponen dan unit-unit organisasi eksisting

Pada program ini didefinisikan sebagai berikut.• Unit atau komponen organisasi mana saja yang harus

menyatu ke unit manajemen pengatahuan ?.• Informasi apa saja yang dibutuhkan oleh manajemen

pengetahuan?• Unit mana saja yang menerima hasil pekerjaan unit

manajemen pengetahuan?• Bagaimana ekspektasi unit lain terhadap unit manajemen

pengetahuan dari laporannya?• Proses apa saja yang akan dilakukan oleh unit lainnya

terhadap hasil kerja unit manajemen pengetahuan dan laporan yang diterima mereka dan bagaimana umpan balik (feedback) terhadap unit manajemen pengetahuan?

Identifikasi Pengorganisasian Sistem Pengetahuan

Sistem manajemen pengetahuan dalam organisasi perlu diadakan identifikasi dengan langkah-langkah sebagai berikut:

a. Strategi Knowkdge Management. Dalam menentukan strategi manajemen pengetahuan (knowkdge management) mana yang sesuai dengan strategi organisasi untuk mencapai tujuan dan sasaran organisasi, digunakan kuesioner strategi manajemen pengetahuan.

b. RoadMap Knowledge. Berdasarkan kenyataan, dirasakan pentingnya klasifikasi dalam dunia knowledge, apalagi dalam knowkdge management, berbagai jenis klasifikasi selain hierarkis, klasifikasi pohon, paradigma dan facet.

• Perkembangan knowledge yang sangat cepat juga menimbulkan keterbatasan dalam penggunaan klasifikasi.

• sistem klasifikasi membutuhkan standardisasi dan definisi yang mapan sebelum bisa digunakan secara efektif dan efisien.

• Beckman (1999) meringkas perspektif teknologi untuk knowledge management adalah sebagai berikut:– Knowledge repository, pada umumnya berupa database.– Direktori sumber.– Direktori sumber daya pembelajaran.– Groupware.– Ditambah dengan “business modef’ yang dipengaruhi unsur:– arsitektur TI;– platform TI (hardware);– komunikasi;– inteface;– Software;– user support.

Model Pengorganisasian Pengetahuan• tiga alasan utama organisasi mengembangkan

manajemen pengetahuan• meminimalkan risiko, • meningkatkan efisiensi, • inovasi.

Perkembangan Alasan Organisasi Mengembangkan KM

Karakteristik Organisasi Pengelolaan Pengetahuan

Karakteristik Struktur :• Tidak bersifat birokratis, prosedur administratif terhadap substansi

knowledge berada pada level yang minimal.• Unit-unit berbentuk sel-sel yang menyebar di berbagai unit, tetapi tetap

terkoordinasi.• Tidak hierarkis, sehingga kesan hubungan atau proses atasan bawahan

sebaiknya tidak ada.

Karakteristik Personil Pengelola Pengetahuan• Seorang pemimpin yang dapat bersikap profesional dan egaliter, bukan

birokrat• Wawasan yang luas atau seorang generalis.• Memiliki profesional networking yang luas, baik diinternal perusahaan

maupun di luar perusahaan.• Komunikatif, yaitu mampu melakukan komunikasi dan koordinasi secara

virtual dan tatap muka.• Fasilitator, yaitu mampu memfasilitasi berbagai pihak dalam berbagi

knowledge, berkolaborasi dan belajar.

Posisi-Posisi dalam Organisasi KM

• Berbagai penamaan posisi dalam organisasi manajemen pengetahuan dan fungsinya dijelaskan bahwa chief knowkdge officer (Leitch & Rosen, 2001) adalah pimpinan tertinggi pengelolaan knowledge dalam suatu perusahaan, yang bertanggung jawab untuk:– menciptakan visi pengelolaan knowkdge;– mensosialisasikan dan menjual konsep dan inisiatif manajemen

pengetahuan serta membagikan visi kepada manajemen senior– mendapatkan buy-in dan advokasi dari manajemen senior;– melakukan mentoring inisiatif manajemen pengetahuan kepada

manajemen senior dan pihak-pihak lainnya; dan– menyampaikan manfaat-manfaat manajemen pengetahuan yang

memberikan kontribusi signifikan terhadap keberhasilan perusahaan.

• Sedangkan di Telkom, ditemukan ada posisi assistant vice president (AVP) dan senior officer

• Assistant Vice President Knowkdge Management (AVP KM) • Operation, yang bertugas membantu AVP KM• Senior Officer Knowledge Management Systems

Development• Beberapa posisi lainnya diidentifikasi oleh Liebowitz (2003)

melalui penelitian yang dilakukannya di beberapa lembaga pemerintahan di Amerika Serikat. :– Knowledge Management Officer, – Knowledge Steward, – Knowledge Retention Managers,– Knowledge Management Working Group, – dan Knowledge Management Research.

Tugas dan Fungsi Unit KM

• Fungsi pengelolaan perubahan,• Fungsi pengelolaan expert, • Fungsi pengoperasian berbagai forum

knowledge sharing,• Fungsi performansi dan pengembangan.

Distribusi Peran dan Penyelarasan dalam Organisasi

• Unit teknostruktur, yaitu unit yang berfungsi dalam bidang perencanaan dan pengendalian, secara umum berperan sebagai pengelola knowledge sesuai dengan disiplin knowledge dan fungsinya di bidang perencanaan, serta perancangan dan pengendalian performansi perusahaan.

• Unit pengelola infrastruktur dan produk; mengelola knowledge yang berkaitan dengan operasi dan pemeliharaan, rekayasa, pengembangan infrastruktur dan produk, serta bertanggung jawab untuk menyediakan expert untuk knowledge'yang dibutuhkan unit itu sendiri. menyangkut pengelolaan infrastruktur).

• Unit sales and distribulion berperan sebagai pengelola knowledge yang berhubungan dengan pemasaran dan pelayanan serta penyediaan expert-nya.

• Unit pengelola keuangan berperan sebagai pengelola knowledge dan penyedia expert untuk hal-hal yang berkaitan dengan masalah keuangan, yang meliputi akunting, financial management, serta financial report dan interpretasinya.