BY :

A U L I A N A R I Z T I A N T I ( 1 3 5 3 0 1 0 0 0 1 )

R A F A E L L A A M A D E A M A T I T A P U T T Y ( 1 3 5 3 0 1 0 0 0 6 )

L A R A S S A L I N D R Y ( 1 3 5 3 0 1 0 0 1 0 )

R I S Y A O K T A R I A N A P U T R I ( 1 3 5 3 0 1 0 0 1 6 )

S1 HOSPITALIT I & PARIWISATA 2013

Penggunaan Sistem Teknologi Informasi untuk Mengembangkan Self Service

dalam Check-in Kamar Hotel

Abstrak

Tujuan dari penulisan Tugas Akhir ini adalah membuatsuatu program berbasis komputer khususnya untukSistem check, dengan menggunakan pemprogramanMicrosoft Visual Basic.Net 2008 berguna dalampengelolaan data pada Hotel. Dengan adanya analisis danperencanaan aplikasi sistem check in yang baru, makadiharapkan dapat meningkatkan kualitas sistem check-inyang efektif dan efisien.

Landasan Teori

Teori Umum

Teori ini menjelaskan suatu konsep aplikasi, konsep sistem, informasi,pengembangan sistem, perencanaan sistem informasi, metodologipengembangan sistem, analisis sistem, perancangan sistem, dan teknologibasis data.

Teori Khusus

1 Pengertian Check In

Check In adalah mendaftarkan (diri) / mendaftarkan masuk hotel (John M.Echols, 2000, h.109). Check In adalah proses pemesanan kamar di hotelyang dilakukan oleh tamu untuk menginap di hotel melalui bagianreception.

(lanjutan..)

2 Pengertian Self Service Technology (SST)

Self-Service Technology didefinisikan sebagai antar muka teknologi yangmemungkinkan konsumen untuk menghasilkan suatu jasa secara mandiri dariketerlibatan karyawan perusahaan. Penggunaan teknologi ini menjadi menarikbagi perusahaan penyedia jasa karena meningkatkan pelayanan operasional,meningkatkan efesiensi pelayanan, menyediakan manfaat lebih bagi konsumen,dan memperbanyak pilihan akses pelayanan.

3 Teknologi Basis Data

Menurut Date basis data dapatdianggap sebagai tempat untuk sekumpulanberkas data terkomputerisasi. Sistem basis data menurut Date pada dasarnyaadalah sistem terkomputerisasi yang tujuan utamanya adalah memeliharainformasi dan membuat informasi tersebut tersedia saat dibutuhkan (AbdulKadir, 2003, h.9).

4 DBMS (Database Management System)

DBMS adalah suatu program komputer yang digunakan untuk memasukkan,mengubah, menghapus, memanipulasi, dan memperoleh data/informasi denganpraktis dan efisien (Abdul Kadir, 2003, h.17).

(lanjutan..)

5 SQL (Structured Query Language)Merupakan bahasa pemrograman tingkat tinggi yang dipakai untukmembangun rutin program bagi basis data terelasi (rational database);dapat digunakan sebagai program pelacak data serta mampu memberikanfasilitas pelacakan informasi yang bervariasi (Wahana Komputer, 2002,h.421).Database SQL server merupakan database yang berbeda dengan databaseAccess. Daya tampung SQL server yang besar karena ditujukan untukaplikasi-aplikasi berskala besar. Kekurangan dari SQL server adalahharganya yang lebih mahal daripada Microsoft Access sehingga diperlukanbiaya yang lebih besar juga untuk implementasinya (Wahana Komputer,2006, h.7).

6 Microsoft VisioMicrofoft Visio adalah salah satu program yang dapat digunakan untukmembuat diagram. Visio menyediakan banyak fasilitas yang membantudalam pembuatan diagram untuk menggambarkan informasi dan sistemdari penjelasan dalam bentuk teks menjadi suatu diagram dalam bentukgambar.

Analisis Sistem

Tinjauan Organisasi Budget Hotel

Deskripsi Kerja Front Office Budget Hotel

Permasalahan yang Dihadapi

Permasalahan ini dilakukan berdasarkan permasalahan yang adabertujuan untuk memperbaiki sistem yang sedang berjalan yaitu :

1. Untuk menghindari kesalahan pengisian data, pihak hotel biasameminta tamu untuk mengisi data yang dibutuhkan pada kertas formyang sudah disediakan. Hal ini memang memperkecil kemungkinankesalahan pengisian data misalnya kesalahan pengejaan nama ataualamat, namun proses ini memakan waktu yang cukup lama selain itubanyak membuang kertas.

2. Berdasarkan masalah di atas, timbul masalah baru apabila hotelsedang ramai di kunjungi, akhirnya lobby akan semakin penuh dengantamu padahal tempat menunggu yang disediakan oleh budget hotelbiasanya sangat terbatas atau bahkan tidak ada sama sekali.

Alternatif Pemecahan Masalah

Adapun sistem yang akan di ajukanpenulis untuk dapat memperbaikikesalahan yang terjadi khususnyamasalah Check In Budget Hotel yaitu:tersedianya Aplikasi Self ServiceSistem Check In pada setiap outletfornt office.Aplikasi tersebut di buat denganmenggunakan bahasa pemrogramanMicfosoft Visual Basic 2008 danmenggunakan Microsoft SQL Server2005, juga printer untukmengeluarkan hard copy bukti checkin.Aplikasi ini diharapkan dapatmembantu budget hotel danmmeningkatkan proptness danefektivitas pelayanan pada para tamu.

Rancangan Aplikasi Check-in

Rancangan layar aplikasi self-service check in.

Form Biodata Tamu

Form Choose Room Type

Form pemilihan nomor kamar

Form transaction

Final Form

SWOT

Strenght

Dalam mengangani tamu yang sedangpeak season akan lebih mudah, cepatdan efisien saat check-in

Tidak menimbulkan antrian yangpanjang saat tamu ingin check-in

Mengurangi kesalahan data calon tamuyang akan menginap di hotel

Mengurangi pemakaian kertas, danlebih mengusung go green

Tamu dapat memilih kamar yang diinginkan, seperti Lantai danPemandangan dari luar kamar

SWOT

Weakness Memiliki koneksi internet yang

lancar, agar saat booking kamar,langsung terhubung ke pc FrontOffice

Me maintance pc untuk check-inagar tetap dalam kondisi yangdapat digunakan dan tidak slowsaat digunakan

Jika ada tamu yang masih belumterbiasa dengan teknologi, supayamembimbing penggunaannya

Pelatihan kepada karyawan FrontOffice agar dapat membantutamu yang kesulitan

Sistem bookingnya adalah first infirst out

SWOT

Opportunities Dapat meng-upgrade

sistem check in yang lebih cepat

Penambahan pc agar tidak terlalu panjang antriannya

Tamu banyak menyukai sistem ini, lalu berbondong- bondong dengan sistem yang baru

Hotel ini terkenal akan keunikan dan kecanggihan dari sistem check in

Threat Rentannya pencurian data dari

basis internet terkait room rate dan lainnya

Rentannya virus yang masuk dari basis internet dan membuat pc check in lemah dan lama beroperasi

Kesalahan manusia – saat tamu salah menekan tombol dan rumit di kembalikan ke keadaan semula

Daya listrik yang fluktuasi atau genset yang kekurangan daya saat mati lampu, dapat menghambat proses check-in kamar

SWOT

Kesimpulan

Sistem dapat menyimpan dan menampilkan data reservasi yang dimasukkan oleh pengguna secara online.

• Sistem dapat mendeteksi kesalahan yang dilakukan oleh pengguna dalam mengisi form regristrasi sehingga data yang masuk ke dalam sistem adalah data yang tepat sesuai dengan yang dibutuhkan oleh hotel • Sistem menyediakan form check-in yang terintegrasi dengan reservasi dimana data tidak perlu dimasukkan dua kali oleh staf sehingga proses check-in menjadi lebih cepat dan tepat • Sistem menyediakan form check-out yang terintegrasi dengan check-in dimana kalkulasi harga yang harus dibayar oleh pelanggan dapat otomatis ditampilkan sehingga mengurangi human error dalam perhitungan • Sistem menyediakan beberapa laporan yang dapat digunakan oleh manajemen hotel untuk mengetahui keadaan hotel (jumlah reservasi, ketersediaan kamar , daftar pembatalan reservasi, laporan pendapatan, dll.) dan merencanakan pengembangan ke depannya