Pengertian dan TujuanAudit Komunikasi

Debora Kristijanto 210110120044

Cut Meutia Karolina 210110120053

Dinni Nur’aini 210110120062

Nuri Shabrina 210110120075

Sarah Permata Aini 210110120079

Audit Komunikasi A-2012

Ruang Lingkup Pembahasan

Apa itu Audit Komunikasi?

Audit komunikasi

merupakan suatu kegiatan

yang menunjukkan

bagaimana proses

komunikasi dapat

diperiksa, dievaluasi, dan

diukur secara cermat dan

sistematis.

Pengukuran

dilaksanakan

bertujuan untuk

mengadakan

peningkatan

perbaikan dari

data

yang didapatkan.

Sejarah MunculnyaIstilah Audit Komunikasi?

Istilah audit komunikasi

dikenalkan oleh George

Odiorne melalui karya

klasik beliau, “An

Aplication of

Communication Audit”

yang terbit dalam jurnal

Personnel Phschology 7.

Ada 4 ciri

hakiki yang

menjadikan

audit

komunikasi

tidak popular

di akhir

dekade 1960-

an, yaitu :

Audit komunikasi bersifat

kompleks

Audit komunikasi memakan

waktu lama

Audit komunikasi menuntut

keahlian nonkomunikasi

Dampak audit komunikasi

mengerikan (penuh resiko)

Audit dan Pengertiannya

KBBI (Kamus Besar

Bahasa Indonesia):

Pemeriksaan

pembukuan tentang

keuangan (pabrik,

bank, dsb.) 2.

Pengujian efektivitas

keluar masuknya uang

dan penilaian

kewajaran laporan

yang dihasilkannya

American Accounting

Association:

Proses sistematik dalam

perolehan dan penilaian secara

objektif atas bukti-bukti

berkenaan dengan pernyataan

tentang tindakan-tindakan dan

peristiwa-peristiwa ekonomi

untuk menentukan tingkat

kecocokan antara pernyataan

tersebut dengan kriteria-

kriteria baku, serta

pengkomunikasian hasil-

hasilnya kepada pihak-pihak

pengguna yang berkepentingan.

Ciri-ciri Audit

Audit adalah sebuah proses

yang sistematik

Audit adalah perolehan dan

penilaian secara objektif atas

bukti-bukti

Audit adalah penentuan tingkat

kecocokan antara pernyataan

dengan kriteria yang mapan

Audit dilengkapi dengan

pengkomunikasian hasil-hasilnya

kepada semua pihak pengguna

yang berkepentingan

Definisi Audit Komunikasi

Howard Greenbaum “Sebuah

struktur konseptual dan

metodologis… (yang digunakan)

untuk pemeriksaan proses-proses

komunikasi di dalam organisasi”

Andre Harjana “kajian mendalam

dan menyeluruh tentang pelaksanaan

sistem komunikasi keorganisasian

yang mempunyai tujuan untuk

meningkatkan efektivitas organisasi”

audit

terbagi

menjadi

beberapa

bagian

Audit Pemasaran

Audit Organisasi

Audit Manajemen

Audit Komunikasi

Tujuan audit komunikasi

•Menentukan tujuan-tujuan dari jaringankomunikasi tercapai

•Untuk menyampaikan usulan-usulan perubahanyang berkaitan dengan kebijakan-kebijakankomunikasi dan kegiatan-kegiatan di dalam sistemkomunikasi

•Menemukan segala gangguan dan hambatankomunikasi

•Meningkatkan efektivitas organisasi

Syarat-syarat untuk MelakukanAudit Komunikasi

Kebijakan-kebijakanorganisasi

Kemampuanstafpersonalia

Tingkat perkembang-an organisasi

Objek Kajian Audit Komunikasi

1

• organisasi secarakeseluruhan (seperti divisiatau unit kerja)

2

• kegiatan komunikasi khusus(seperti kampanye danprogram-program pelatihan)

ALASAN DAN TUJUAN AUDIT KOMUNIKASI

Alasan Pokok: Eksekutif ingin

mengetahui bagaimana sistem

komunikasi yang sudah

ditetapkan bagi organisasinya

dilaksanakan untuk mengahadapi

situasi tertentu.

Tujuan Pokok: untuk meningkatkan

efektivitas sistem komunikasi organisasi

8 Tujuan Pokok Audit Komunikasi(Anthony Booth, 1988: 8-9)

1. Menentukan “lokasi” di mana kelebihan muatan informasi

(overload) ataupun kekurangan muatan informasi (underload)

terjadi.

2. Menilai kualitas informasi yang dikomunikasikan oleh

dan/atau kepada sumber-sumber informasi.

3. Mengukur kualitas hubungan-hubungan komunikasi.

4. Mengenali jaringan-jaringan yang aktif-operasional untuk

desas-desus (rumor), pesan-pesan sosial, dan pesan-pesan

kedinasan (job related);

5. Mengenali sumber-sumber kemacetan (bottlenecks) arus

informasi dan para penyaring informasi (gatekeepers) dengan

memperbandingkan peran-peran komunikasi dalam praktek,

6. Mengenali kategori-kategori dan contoh tentang

pengalaman-pengalaman dan peristiwa-peristiwa komunikasi

yang tergolong positif ataupun yang tergolong negatif.

7. Menggambarkan pola-pola komunikasi yang terjadi pada

tingkatan pribadi, kelompok, dan organisasi

8. Memberikan rekomendasi-rekomendasi tentang perubahan

ataupun perbaikan yang perlu dilakukan berkaitan dengan

sikap, perilaku, praktek-praktek kebiasaan, dan keterampilan

yang didasarkan atas hasil analisis Audit Komunikasi.

8 Tujuan Pokok Audit Komunikasi(Anthony Booth, 1988: 8-9) -Lanjutan

9 Alasan Pokok Penyelenggaraan Audit Komunikasi (Myron Emmanuel, 1985: 54)

1• Ingin mengetahui apakah program-program komunikasi

berjalan dengan baik;

2

• Ingin membuat diagnosis tentang masalah-masalah yang terjadi ataupun yang potensial dapat terjadi, danpeluang-peluang apa yang terbuang percuma;

3• Ingin melakukan evaluasi atas kebijakan-kebijakan baru

dan praktek-praktek komunikasi yang terjadi;

4

• Ingin memeriksa hubungan antara komunikasi dengantindakan-tindakan operasional lainnya- baik padatingkat organisasi maupun pada tingkat unit lokal;

9 Alasan Pokok Penyelenggaraan Audit Komunikasi(Myron Emmanuel, 1985: 54)-lanjutan

5

• Ingin menyusun anggaran belanja untuk kegiatan-kegiatankomunikasi;

6• Ingin menetapkan sebuah patok banding (branchmark);

7

• Ingin mengukur kemajuan atau perkembangan denganmenggunakan patok banding yang sudah ditetapkan;

8

• Ingin mengembangkan atau melakukan restrukturisasifungsi-fungsi komunikasi dalam organisasi;

9

• Ingin membangun landasan dan latar belakang gunapengembangan kebijakan dan perencanaan komunikasi baru.

SAAT TEPAT UNTUK PENYELENGGARAAN AUDIT KOMUNIKASI

Di AmerikaSerikat (Myron

Emmanuel, 1985:54):

Di Inggris(Anthony

Booth, 1988: 10)

Saat Tepat Penyelenggaraan Audit KomunikasiDi Amerika Serikat (Myron Emmanuel, 1985:54):

1. Bila eksekutif organisasi menyadari bahwa beberapa

programnya kehilangan kredibilitas, tetapi kesulitan

untuk mengetahui atau menemukan apa persoalan-

persoalannya secara pasti;

2. Bila muncul kebutuhan untuk mengevaluasi

kebijakan ataupun kebiasaan baru;

3. Bila eksekutif menganggap perlu melakukan

pengembangan ataupun restrukturasi organisasi

(termasuk fungsi organisasinya);

4. Bila eksekutif membutuhkan peraturan dan

ketentuan baru tentang komunikasi dan anggaran;

Saat Tepat Penyelenggaraan Audit KomunikasiDi Amerika Serikat (Myron Emmanuel, 1985:54):

-lanjutan

5. Sebelum eksekutif melakukan merger dengan

perusahaan lain atau akuisisi;

6. Sebelum pelaksanaan kepengurusan baru atau

pelaksanaan perubahan-perubahan;

7. Bila terjadi kerusuhan atau keresahan di kalangan

karyawan-gerakan ketidakpuasan dan mampetnya

komunikasi;

8. Bila kehidupan ekonomi dan bisnis merosot-termasuk

pemutusan hubungan kerja atau PHK;

9. Sebelum melakukan pemangkasan beberapa program

dan penghematan dana.

Saat Tepat Penyelenggaraan Audit KomunikasiInggris (Anthony Booth, 1988: 10):

1. Sebelum melakukan restrukturisasi atau rasionalisasi

perusahaan;

2. Sesudah melakukan restrukturisasi atau rasionalisasi

perusahaan;

3. Bila terdapat kebutuhan untuk meningkatkan motdaan alat-

alat komuivasi karyawan;

4. Bila tagihan telepon dan lain-lain tiba-tiba melonjak dan

dirasa terlalu tinggi;

5. Bila para konsumen dan pelanggan menemui kesulitan untuk

mengontak divisi penjualan;

6. Bila sedang mengembangkan rencana-rencana dan strategi-

strategi yang lebih panjang;

Saat Tepat Penyelenggaraan Audit KomunikasiInggris (Anthony Booth, 1988: 10):

-lanjutan

7. Bila terjadi perbedaan pandangan antara para manajer dan

karyawan tentang beberapa hal penting

8. Sebelum membuat keputusan penting tentang pengadaan alat-

alat baru;

9. Bila dinilai telah beredar terlalu banyak memo yang simpang

siur dan isinya tidak relevan;

10. Sesudah jumlah karyawan yang keluar-masuk (turnover)

dinilai terlalu tinggi;

11. Bila muncul persoalan-persoalan besar dalam komunikasi

organisasi;

12. Sudah tiba waktunya pemeriksaan rutin atas pelaksanaan

sistem komunikasi.

Contoh Kasus

Ketika terjadi demo oleh pegawai PT Patriot Parking yang menyebabkan areal parkir Bekasi Cyber Park (BCP) mengalamikemacetan total. Demo terjadi sebagai bentuk penolakan terhadappengelola perusahaan pada pertengahan Mei lalu, pegawaimeminta manajemen menjamin kesehatan, hapus diskriminasi, memperjelas kontrak kerja, dan hapus PHK sepihak. Sementara, Kepala Manajer Operasional PT. Patriot Parking, Hari Rizaldimenyatakan bahwa pegawai tersebut adalah mereka yang sudahtidak bekerja selama seminggu.

“Seharusnya mereka bicara terlebih dahulu dengan pihak manajer, jangan melakukan aksi yang seperti ini, mereka tidak pernahmembicarakan keluhannya dengan pihak manajemen” tegasnya.

(http://m.sindonews.com/read/864272/31/diperbudak-perusahaan-pegawai-parkir-demo-di-mal)

Dua cara dalam memahami audit komunikasi

Jika unsur pemeriksaan dan pengujian gejala dalam kerjakesisteman ditonjolkan:

• Audit komunikasi sebagai alat diagnosis dicetuskan oleh Gerald Goldhaber (1985, 1990). Tujuan audit sebagai suatudiagnosis lebih menekankan padamenjaga efektivitas daripadameningkatkan efektifitas.

Alat diagnosis (diagnostic

tools)

• Audit komunikasi sebagai riset evaluasi(OCE) umumnya dianut oleh Tom Daniels dan Barry Spiker (1994: 297-314), yang menyebutnya dengan istilah Organizational Communication Evaluation.

Riset Evaluasi(Organizational Communication

Evaluation)

Perbandingan Antara Efektivitas dan Efisiensiuntuk Audit Komunikasi

Efektivitas Efisiensi

Pengertian Umum

Mengerjakan hal-hal yang benar

Mencapai tingkat di atas pesaing

Membawa hasil

Menangani tantangan masa depan

Meningkatkan laba keuntungan

Mengoptimalkan penggunaan sumber daya

Perngertian Umum

Mengerjakan hal-hal secara benar

Mengurangi input atau meningkatkan output

Memecahkan masalah sekarang

Menangani tantangan masa kini

Menekan biaya

Mengamankan sumber daya

Khusus tentang Komunikasi Khusus tentang Komunikasi

Penerima/pemakai: penerima pesan vs

penerima yang dituju

Isi: yang diterima/tersalur vs yang dimaksudkan

Ketepatan waktu: sesuai jadwal vs menyimpang

jadwal

Media: saluran yang digunakan vs saluran yang

dimaksud

Format: struktur yang diterima vs yang dikirim

Sumber: orang yang melakukan vs bertanggung

jawab

Biaya: ongkos nyata vs biaya menurut rencana

anggaran

Waktu: waktu yang dibutuhkan vs yang

direncanakan untuk distrubusi informasi

Ketepatan: jumlah kesalahan pesan vs

kesalahan isi pesan minimum yang diperkirakan

Penangkapan pesan: tingkat kesulitan nyata

menurut daya tangkap khalayak vs tingkat

kesulitan menurut dugaan (

Manfaat Audit Komunikasi bagi Organisasi

Sumbangan Ilmiah dari Audit Komunikasi (ICA Communication

Audit, Gerald Goldhaber dan Donald Rogers, 1985: 325)

• Mengukur secara tepat arus informasi, isi pesan, dan sikap

mapupun persepsi penanggung jawab komunikasi tentang kedua

hal tersebut

• Memberikan data empiris yang akurat tentang sikap, persepsi,

dan perilaku komunikasi

• Menggunakan berbagai teknik pengukuran, dan kemungkinan

untuk penggunaan suatu gabungan antara berbagai teknik

pengukuran tersebutdalam pengumpulan data

• Membuat pengukuran komunikasi dalam jangka waktu panjang

dan berulang

• Menggunakan prosedur baku dalam penerapan alat-alat dan

dalam pengumpulan data maupun analisis data

Manfaat Audit Komunikasi bagi Organisasi-Lanjutan

• Memungkinkan penggunaan prosedur penerapan alat-alat dan

teknik-teknik khusus sebagai masukan bagi kebutuhan organisasi

klien tanpa mengorbankan prosedur baku untuk

memperbandingkan sistem-sistem organisasi

• Menggunakan tenaga ahli yang dididik dan dilatih secara

profesional, sehingga mempunyai pengetahuan, pengalaman, dan

kompetensi dalam melakukan audit komunikasi untuk membuat

rancangan audit dan memberikan pengarahan untuk

pelaksanaan

• Menggunakan program komputer untuk membuat analisis dan

laporan umpan balik bagi organisasi klien

• Melakukan perbandingan antara organisasi yang sejenis

berdasarkan data dan analisis tentang sikap, persepsi, dan

perilaku komunikasinya

Manfaat Manajerial dariAudit Komunikasi

• Untuk membandingkan status sistem komunikasiantara sebelum pengukuran dan sesudahpengukuran dilakukan guna menentukan damapakdari program-program komunikasi yang baru.

1.

• Untuk mengetahui dan mengukur dampak dariprogram-program yang sedang berlangsung, sebagaimana dituntut oleh semua organisasi yang baik

2.

• Untuk membandingkan data antara sebelum surveidan sesudah survei dilakukan guna menentukandampak dari inovasi-inovasi keorganisasian(restrukturisasi, penambahan komputer, program-program pengembangan organisasi)

3.

Manfaat Manajerial dariAudit Komunikasi -lanjutan

• Untuk mengetahui dan menentukan strukturorganisasi sebagai alat dari suatu organisasiyang sukses

4.

• Untuk mengetahui dan menentukan kelompok-kelompok kunci dalam kegiatan komunikasisebelum dilakukan restrukturisasi

5.

• Untuk mengetahui dan menentukan pos-pos biaya komunikasi yang penting (telepon, rapat, prangko, perjalanan udara),

6.

Untuk mengembangkan program-program pelatihan komunikasi yang baru guna mengatasipersoalan-persoalan yang ditemukan dalam audit komunikasi

7

Sumber Referensi

Hardjana, Andre. 2000. Audit Komunikasi: Teori danPraktek. Jakarta: Grasindo.

Sumber Rujukan Lain:http://m.sindonews.com/read/864272/31/diperbudak-perusahaan-pegawai-parkir-demo-di-mal