PENGEMBANGAN SISTEM BASIS DATA PEMINJAMAN KENDARAAN

OPERASIONAL BERBASIS WEB PADA PT. LATIVI MEDIAKARYA

Anggarani Wulandari

Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia

Muhamad Hafil Adiputra Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia

dan

R.M.Lazendra Visanto K. W Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia

Abstrak

Tujuan dari penelitian ini adalah melakukan pengembangan sistem berbasis web terhadap sistem peminjaman kendaraan operasional yang telah berjalan di PT. Lativi Mediakarya. Sistem ini mencatat setiap proses yang ada mulai dari order kendaraan, pemberian kendaraan kepada karyawan, hingga pembuatan laporan penggunaan kendaraan serta laporan pengisian bahan bakar. Metodologi penelitian yang digunakan adalah metode penemuan fakta(fact finding) yang dilakukan dengan studi langsung ke lapangan (perusahaan bersangkutan), analisis terhadap masalah yang dihadapi, yaitu masalah pemeriksaan ketersediaan kendaraan operasional, pembuatan laporan penggunaan kendaraan operasional dan laporan pengisian bahan bakar, dengan melakukan perancangan DFD, ERD, dan normalisasi serta merancang tampilan untuk membuat program aplikasi. Hasil yang dicapai adalah terbentuknya suatu sistem yang terkomputerisasi dan terintegrasi sehingga mempermudah koordinator dalam melakukan pemesanan dan juga mempermudah carpool dalam pemberian kendaraan operasional dan driver serta pembuatan laporan kepada carpool dan finance. Simpulan yang diperoleh adalah aplikasi ini menyediakan fitur-fitur yang dibutuhkan oleh perusahaan, seperti pemberian informasi ketersediaan kendaraan operasional, pemberian kendaraan

dan driver sesuai permintaan, dan pembuatan laporan peminjaman kendaraan operasional beserta laporan pengisian BBM.

Kata kunci: pengembangan,basis data,website,sistem

1. Pendahuluan

Saat ini teknologi berkembang sangat pesat, perusahaan-perusahaan baik

kecil maupun besar sudah mulai melakukan perubahan, seperti komputerisasi

terhadap sistem perusahaannya dengan tujuan agar dapat bersaing di zaman yang

maju ini.Dengan pesatnya perkembangan teknologi, setiap perusahaan yang ada

dituntut untuk lebih siap menghadapi situasi yang ada dengan memanfaatkan

seluruh sumber daya dan informasi yang terdapat pada perusahaan dengan

semaksimal mungkin untuk meningkatkan nilai perusahaan dan memiliki nilai

lebih dibandingkan para pesaingnya.

Salah satu permasalahan yang dihadapi di tvOne adalah peminjaman

kendaraan operasional yang masih menggunakan cara manual, yaitu dengan cara

mencatat nomer plat kendaraan operasional baik ketika datang maupun keluar.

Sulitnya mendapatkan informasi yang jelas dan lengkap mengenai kendaraan

operasional dan sulitnya mengetahui ketersediaan kendaraan juga menjadi masalah

bagi perusahaan.

Berdasarkan masalah-masalah tersebut diatas, maka penggunaan sebuah

aplikasi terkomputerisasi dan terintegrasi diharapkan dapat mengatasi masalah

yang ada. Berkenaan dengan hal tersebut maka penulis berinisiatif untuk

menciptakan sebuah rancangan basis data peminjaman kendaraan operasional yang

sesuai dengan proses bisnis yang berjalan pada pengembangan sistem basis data

peminjaman kendaraan operasional berbasis web pada PT. Lativi Mediakarya. Hal

ini dilakukan mempermudah peminjaman kendaraan operasional sehingga dapat

mengefisiensikan biaya dan waktu.

Penelitian ini dilakukan dengan melakukan pengembangan sistem basis data

peminjaman kendaraan operasional berbasis web berserta implementasi program

dengan batasan masalah:

1. Merancang basis data yang dibutuhkan pada cakupan internal pada PT. Lativi

Mediakarya.

2. Dapat melakukan pemesanan kendaraan operasional secara terkomputerisasi

dan terintegrasi.

3. Carpool dan financedapat mengetahui data-data yang berisi riwayat pemesanan

kendaraan operasional yang telah dilakukan oleh koordinator.

4. User dapat melihat jumlah kendaraan operasional.

5. Koordinator dan Carpool dapat membatalkan pemesanan.

6. Koordinator dapat mengetahui laporan pemesanan booking perhari yang telah

di verifikasi oleh carpool.

7. Carpool dapat merubah data-data dalam sistem.

8. Carpool dan Finance dapat mengetahui laporan bulanan dan laporan harian

yang mencakup biaya pembelian bahan bakar dan keluar masuknya kendaraan

operasional

Penelitian ini mempunyai tujuan dan manfaat. Tujuan dari penelitian ini adalah:

1. Mendata setiap kejadian pada kendaraan, seperti: pengembalian kendaraan, dan

pengisian bensin.

2. Memberikan data–data pemesanan yang dapat dilihat oleh divisi keuangan dan

carpool, seperti : pemesanan kendaraan operasional.

3. Memberikan data ketersediaan kendaraan operasional yang dapat dilihat oleh

semua user.

4. Mengubah sistem menjadi terkomputerisasi dan terintegrasi.

Manfaat yang diperoleh dari penelitian ini adalah:

1. Mempermudah koordinator dalam melakukan proses pemesanan kendaraan

operasional.

2. Memudahkan carpool dalam mengakses data-data, seperti: ketersediaan

kendaraan operasional, pemakaian kendaraan operasional, pengembalian

kendaraan operasional.

3. Menghemat biaya karena mengurangi penggunaan kertas.

4. Mengurangi kemungkinan kesalahan kerja yang disebabkan oleh human error,

seperti: kehilangan data.

2. Metedologi

Metode yang digunakan dalam skripsi ini berupa:

1. Metode Analisis

Ada 2 cara dalam mengumpulkan data dan informasi, yaitu:

i.

ii.

2. Meto

Meto

adala

Studi Kepu

Metode

buku, artik

Studi Lapa

Metode

pihak yang

ode Perancan

ode peranca

ah langkah-l

ustakaan

e penelitian

el, skripsi, d

angan

e yang digun

g terkait dala

ngan

ngan pada d

langkah DBL

yang dilak

dan sumber –

nakan adalah

am pembuata

database ya

LC:

kukan adala

– sumber lain

h melakukan

an sistem unt

ng dgunaka

ah dengan c

nnya.

n wawancara

tuk PT. Lati

an adalah D

cara mempe

a terhadap pi

vi Mediakar

BLC, beriku

elajari

hak –

rya.

ut ini

i. Perancangan Konseptual

ii. Perancangan Logikal

iii. Perancangan Fisikal

iv. Perancangan Aplikasi

v. Implementasi

2.1 Perancangan Konseptual

Perancangan database konseptual merupakan proses membangun sebuah

rancangan informasi yang digunakan dalam suatu perusahaan. Model data dibuat

dengan menggunakan informasi yang didokumentasikan dalam spesifikasi

kebutuhan pengguna.

Langkah-langkah dalam perancangan database konseptual terdiri dari

1. Identifikasi tipe entity.

2. Idetifikasi tipe relationship.

3. Identifikasi atribut dengan tipe entity.

4. Identifikasi domain atribut.

5. Menentukan candidate key dan primary key dari atribut.

6. Validasi model konseptual terhadap transaksi user.

2.2 Perancangan Logikal

Perancangan basis data logikal merupakan proses pembentukan model

informasi yang digunakan oleh perusahaan berdasarkan model data spesifik, tetapi

tidak tergantung dengan DBMS dengan kebutuhan fisikal lainnya.

Langkah penting dalam merancang basis data secara logikal adalah membuat

dan memvalidasi model data logikal untuk setiap view dan bagian-bagiannya

adalah:

1. Menghilangkan fitur yang tidak kompatibel

2. Berikan relasi untuk lokal model data logikal.

3. Validasi relasi menggunakan normalisasi.

4. Menentukan kendala integrity.

5. Data model lokal logikal.

2.3 Perancangan Fisikal

Untuk perancangan basis data fisikal kita harus melakukan pembuatan

deskripsi implementasi dari basis data di secondary storage. Berikut ini adalah

langkah-langkah yang dibutuhkan dalam perancangan basis data fisikal:

1. Merancang relasi dasar.

2. Analisis transaksi.

3. Memperkirakan kapasitas penyimpanan yang dibutuhkan.

4. Merancang tampilan user.

5. Merancang mekanisme keamanan.

2.4 Perancangan Aplikasi

Pada perancangan aplikasi didalamnya terdapat struktur menu dan STD

(State Transaction Diagram). State Transaction Diagram merupakan diagram

yang menjelaskan aliran dari satu state ke state lainnya pada sebuah aplikasi.

2.5 Implementasi

Perangkat keras yang dibutuhkan untuk menjalankan aplikasi web

berbasiskan sistem basis data pada PT. Lativi Mediakarya, yaitu dengan

menggunakan spesifikasi minimum adalah sebagai berikut:

a. Server

1. Processor Pentium 4 1,8Ghz

2. Ram 512MB

3. Graphic card 64 MB

4. Harddisk 40GB

5. Standar keyboard and optical mouse

6. Monitor

7. Windows XP orhigher

b. Client

1. Processor Pentium 4 1,6Ghz

2. Graphic card 64MB

3. Hardisk 40GB

4. RAM 256MB

5. Standar keyboard and optical mouse

6. Monitor

7. Windows XP orhigher

Spesifikasi Software

Selain piranti keras, juga diperlukan piranti lunaknya agar dapat menjalankan

aplikasi web berbasis basis data pada PT. Lativi Mediakarya. Spesifikasi

software ini meliputi kebutuhan piranti lunak minimal pada server dan client

kebutuhan tersebut antara lain:

1. Piranti lunak server

Piranti lunak atau software yang minimal dibutuhkan untuk dapat melakukan

instalasi web berbasiskan sistem basis data pada PT. Lativi Mediakarya

adalah windows XP, XAMPP, phpMyAdmin, dan browser internet seperti

Mozilla firefox atau internet explorer, selain itu untuk keamanan server

diberikan pula softwareantivirus seperti Norton antivirus atau Smadav

antivirus.

2. Piranti lunak client

Piranti lunak yang minimal dibutuhkan untuk mengoperasikan sistem web

berbasiskan sistem basis data pada PT. Lativi Mediakarya oleh client adalah

Windows XP, Internet Explorer, Mozilla Firefox, Software antivirus.

2.6 Evaluasi

Dalam melakukan evaluasi, dilakukan rapat yang dihadiri oleh supervisor

carpool dan manager IT. Setelah dirapatkan, maka dilakukan wawancara terhadap

supervisor dan manager.

3. Simpulan

Berdasarkan hasil pengembangan sistem basis data pada PT.Lativi

Mediakarya,maka dapat diambil beberapa simpulan sebagai berikut:

1. Aplikasi ini mempermudah coordinator untuk melakukan order kendaraan

dan driver, dikarenakan peminjaman kendaraan operasional dapat dilakukan

secara terkomputerasi dan terintegrasi.

2. Aplikasi ini dibuat secara terkomputerisasi dan terintegrasi, sehingga

mengurangi human error, seperti kehilangan form peminjaman, kesalahan

informasi ketersediaan kendaraan,

3. Memudahkan carpool dalam mengelola data peminjaman kendaraan

operasional dan driver.

4. Memudahkan carpool dan finance mendapatkan data-data transaksi, seperti :

data transaksi peminjaman kendaraan operasional dan data transaksi

pengisian BBM.

DAFTAR PUSTAKA

Connolly, T.M., and Begg, C.E. (2005).Database systems: a practical approach to

design, implementation, and management. (4th edition).Addison-Wesley.

Connolly, T.M., and Begg, C.E. (2010).Database systems: a practical ppproach to

design, implementation, and management. (5th edition). Boston: Pearson

Education International.

Fariz Arwan. 2010. Pengertian Apache. Diperoleh 09-29-2011 dari

http://duniakamu.wordpress.com/2010/02/22/pengertian-apache/.

Indrajani. (2009). Sistem Basis Data dalam Paket Five In One. Jakarta: Elex Media

Komputindo.

Kai Seidler. 2011. XAMPP. Diperoleh 09-29-2011 dari

http://www.apachefriends.org/en/xampp.html.

Welling, Luke, Thomson, Laura. (2001). PHP and MySQL web development. Addison

Weasley Longman.

Williams, B.K. & Sawyer, C.S. diterjemahkan oleh Nur Wijayaning Rahayu & Th. Arie

Prabawati. (2007). Using Information Technology : Pengenalan Praktis Dunia

Komputer dan Komunikasi.(7thedition). Yogyakarta: ANDI.

Turban, E., Rainer, K. P. (2005). Introduction to Information Technology. Third Edition.

John Wiley & Sons, Inc, USA.

DEVELOPMENT of WEB BASED LOANING OPERATIONAL VEHICLE

SYSTEM at PT. LATIVI MEDIAKARYA

Anggarani Wulandari Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia

Muhamad Hafil Adiputra Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia

dan

R.M.Lazendra Visanto K. W Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia

Abstract

Intention of this research is to develop an ordering of system operational that have been used at PT. Lativi Mediakarya. This system notes every existing process like vehicle ordering, arrange vehicle gift to the employee, till making the report from the usage of vehicle and bunkering report. Research Methodologies that will be used is fact finding that conducted with survey directly to pertinent company, analysis to the problem, that is problem of vehicle availability inspection operational, report making the usage of operational vehicle and bunkering report, by using DFD, ERD, and normalization design and make storyboard for the design. The result will be an application system that computerized and integrated so it wil make the coordinator arranging the vehicle and driver gift to the employee more easier also this application will make a report for the carpool and finance. The conclusion are this application has features which needed by the company like giving an information about vehicle availability, giving the vehicle and driver, and making the report about ordering operational vehicle and bunkering.

Keyword: Development, database, website, system

1. Introduction

At this time, technology expands very fast, every companies either small or

big have started make a a change, like computerization to their company system

so they can compete in this era. With this growth, every existing company claimed

to be more make provision against situation that there is by exploit all resources

and information found on company with maximum to improve company value

and so they have more value compared to the other competitors.

One of problems that faced in tvOne is the ordering system still use manual

way, that is by noted license plate of operational vehicle either when come or exit.

The difficult its get clear and complete information hits operational vehicle and

difficulty to get an information aboutvehicle availability also come into questions

for company.

Based on this problem, then an application is computerized and integrated

expected can solve the existing problem. With this reference so the writers have

an initiation to create an ordering operational vehicle system at PT. Lativi

Mediakarya. This system will make the ordering operational vehicle more easier

so it will be more efficent than before.

This research is conducted by undertaking system development of ordering

vehicle operational and implementation the program with problem definition:

1. Design a database that required at internal coverage at PT. Lativi Mediakarya.

2. Conduct ordering of operational vehicle with computerized and integrated.

3. Carpool and finance can know containing data history of operational vehicle

ordering that has been conducted by coordinator.

4. User can see the amount of operational vehicle.

5. Coordinator and Carpool can cancel ordering.

6. Coordinator can know ordering daily booking report that verified by carpool.

7. Carpool can change the data in system.

8. Carpool and Finance can know monthly report and daily report that cover

expense of fuel purchasing and usage of the operational vehicle.

This research have a purposes and benefit. Intention of research this is the:

1. The program notes every occurence, like: vehicle return, and gasoline

admission filling.

2. The program give the ordering data which can be see by finance and carpool,

like : ordering of operational vehicle.

3. The program give visible data of operational vehicle availability by each other

user.

4. Alter the system becomes computerized and integrated.

2. Methodology

Method that used in this research have the shape of:

1. Analysis Method

There are 2 ways in collecting data and information, that is:

i. Study of Literature

This method do by studying book, article, skripsi, and other

source.

i. C

ii. L

iii. F

ii

2. Desig

DBLC

Conseptual D

Logical Desi

Fisical Desig

. Field study

Th

related in t

gn method

Design me

C:

Design

ign

gn

y

his method c

this system a

ethod at data

conduct by d

at PT. Lativi

abase that us

doing an inte

i Mediakary

sed is DBLC

erview to th

a.

C, Following

he people th

is steps

at

iv. Aplication Design

v. Implementation

2.1 Conseptual Design

Conceptual database design is proces development of an information design

that used in a company. Data model are made by using information which is

documented in the specification need by the user.

Steps in conceptual database design consist of

1. Identification entity type.

2. Identification relationship type.

3. Identification attribute with entity type.

4. Identification domain attribute.

5. Determine candidate key and primary key from the attribute.

6. Validation the conceptual model for the transaction.

2.2 Logical Design

Logical design is processes forming of information model that used by

company base specific data model, but is not irrespective DBMS with need other

fisical.

There are important step in designing data base in logikal that make and

validate logical design for every view and its part is:

1. Eliminate incompatible feature.

2. Give the relationship for local data model logikal.

3. Validation the relationship using normalization.

4. Determine constraint integrity.

5. Logikal local model Data.

2.3 Fisical Design

For fisical design we must make description implementation from database in

secondary storage. Following is steps that required in fisical design:

1. Design elementary relationship.

2. Transaction analysis.

3. Predict repository capacities required.

4. Design display user.

5. Design security mechanism.

2.4 Application Design

At application design existed menu structure and STD (State Transaction

Diagram) inside it. State Transaction Diagram is diagram that explain the behavior

from one state to other state at an application.

2.5 Implementation

Hardware that required to run web application system at PT. Lativi

Mediakarya, that is by using the minimum specification shall be as follows:

a. Server

1. Processor Pentium 4 1,8Ghz

2. RAM 512MB

3. Graphic card 64 MBs

4. Harddisk 40GB

5. 'keyboad' Standard optik and 'mouse'

6. Monitor

7. Windows XP or higher

b. Client

1. Processor Pentium 4 1,6Ghz

2. Graphic card 64MB

3. Hardisk 40GB

4. RAM 256MB

5. 'keyboad' Standard optik and 'mouse'

6. Monitor

7. Windows XP or higher

The specification of software

Besides hardware, We also needed all software to runs web application at PT.

Lativi Mediakarya. The specification of this software covers minimum software need

at server and need client referred for example:

1. Server Software

Software that required to be able to conduct installation the application

system at PT. Lativi Mediakarya is Windows XP, XAMPP, phpMyAdmin,

and internet browser like Mozilla firefox or internet explorer, in other hand for

the security server are given also software antivirus like Norton antivirus or

Smadav antivirus.

2. Client Software

Software that required to operate application system at PT. Lativi

Mediakarya for the client is Windows XP, Internet Explorer, Mozilla Firefox,

Software antivirus.

2.6 Evaluation

When we doing an evaluation, we doing a meeting that attended by supervisor

carpool and manager IT. After that, We interviewed the supervisor and manager.

3. Conclusion

Based on the evaluation system at PT.Lativi Mediakarya, we can take some

simpulans as follows:

1. This Application makes coordinator can order vehicle and driver more

easier, because of the ordering process operational vehicle already

computerized and integrated.

2. This application is made in computerized and integrated, so it will lessen

the human error, like losing the form, mistake about information of vehicle

availability.

3. This application facilitate carpool to managing the ordering vehicle

operational and driver.

4. Facilitate carpool and finance to gets transaction data, like : data of vehicle

loaning transaction operational and data of admission filling transaction

BBM.

Reference

Connolly, T.M., and Begg, C.E. (2005).Database systems: a practical approach to design,

implementation, and management. (4th edition).Addison-Wesley.

Connolly, T.M., and Begg, C.E. (2010).Database systems: a practical ppproach to design,

implementation, and management. (5th edition). Boston: Pearson Education

International.

Fariz Arwan. 2010. Pengertian Apache. Diperoleh 09-29-2011 dari

http://duniakamu.wordpress.com/2010/02/22/pengertian-apache/.

Indrajani. (2009). Sistem Basis Data dalam Paket Five In One. Jakarta: Elex Media

Komputindo.

Kai Seidler. 2011. XAMPP. Diperoleh 09-29-2011 dari

http://www.apachefriends.org/en/xampp.html.

Welling, Luke, Thomson, Laura. (2001). PHP and MySQL web development. Addison

Weasley Longman.

Williams, B.K. & Sawyer, C.S. diterjemahkan oleh Nur Wijayaning Rahayu & Th. Arie

Prabawati. (2007). Using Information Technology : Pengenalan Praktis Dunia

Komputer dan Komunikasi.(7thedition). Yogyakarta: ANDI.

Turban, E., Rainer, K. P. (2005). Introduction to Information Technology. Third Edition.

John Wiley & Sons, Inc, USA.