pengembangan aplikasi siap mobile - jasa raharja · sebagai acuan dalam mengajukan penawaran tender...

DOKUMEN TENDER /

RENCANA KERJA DAN SYARAT (RKS)

PENGEMBANGAN APLIKASI

SIAP MOBILE

Tim Pengadaan

Pengembangan Aplikasi SIAP Mobile

Tahun 2020

Halaman 1 dari 26

BAB I SYARAT UMUM & ADMINISTRASI

Dokumen Tender ini terdiri dari bagian yang tersebut dibawah ini dan berlaku sebagai acuan dalam mengajukan penawaran Tender Pengadaan Pengembangan Aplikasi SIAP Mobile.

PASAL 1 KETENTUAN DAN ISTILAH

1. Dokumen Tender terdiri dari :

a. Syarat-syarat umum & administrasi (BAB I) b. Spesifikasi teknis (BAB II) c. Metode evaluasi (BAB III) d. Berita Acara Pemberian Penjelasan dan lampirannya

2. Dokumen kontrak penyedia barang atau jasa terdiri dari :

a. Perjanjian Pelaksaaan Pekerjaan/kontrak kerja b. Dokumen Tender beserta berita acara penjelasan dan lampirannya. c. Surat penawaran dan lampiran-lampirannya. d. Pakta Integritas

Semua merupakan kesatuan yang tidak dapat dipisah-pisahkan.

3. Tim Pengadaan dan penyedia barang/jasa;

a. Tim Pengadaan adalah sekumpulan orang yang ditugaskan untuk melaksanakan Tender Pengadaan Pengembangan Aplikasi SIAP Mobile.

b. Penyedia barang/jasa adalah pihak yang akan diserahi tugas melaksanakan pengadaan seperti yang akan dijelaskan lebih lanjut dalam Dokumen Tender ini.

PASAL 2 PEMBERIAN PENJELASAN

1. Rapat pemberian penjelasan diadakan pada;

Hari : (akan diberitahukan melalui Undangan Tender) Tanggal : sda Jam : sda Tempat : sda 2. Pemberian Penjelasan akan dilaksanakan secara virtual yang akan diinfokan

kepada peserta perihal teknis pelaksanaannya pada undangan Tender.

Halaman 2 dari 26

3. Pada saat pemberian penjelasan harus dihadiri oleh Direktur penyedia barang / jasa, dalam hal tidak hadir dapat diwakilkan kepada pejabat perusahaan yang tercantum dalam struktur perusahaan atau perwakilan dengan membawa surat tugas mewakili yang ditandatangani di atas kertas berkop perusahaan dan dicap serta bermeterai secukupnya dan dilampiri foto copy KTP masing-masing.

4. Dari hasil rapat pemberian penjelasan dibuatkan berita acara penjelasan yang juga merupakan bagian dari dokumen Tender. berita acara penjelasan ini ditandatangani oleh wakil penyedia barang atau jasa yang ditunjuk.

5. Penandatanganan Berita Acara Penjelasan pada;

Hari : (setalah proses Penjelasan Pekerjaan berakhir) Tanggal : sda Jam : sda Tempat : sda

PASAL 3 TENDER

1. Tender diselenggarakan berdasarkan Keputusan Direksi PT Jasa Raharja nomor

KEP/90.3/2020 tanggal 30 April 2020 tentang Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang/Jasa.

2. Peserta Tender adalah penyedia barang/jasa yang merupakan badan usaha yang memiliki persyaratan sebagai berikut; a. Akte pendirian perusahaan dan perubahan terakhir (jika ada)*. b. NPWP dan Surat Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak (SPPKP)*. c. TDP yang masih berlaku*. d. Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP) non kecil dalam bidang/sub bidang

software/perangkat lunak yang masih berlaku*. e. SITU/Keterangan Domisili Perusahaan yang masih berlaku*. f. Laporan Keuangan Tahun 2019*. g. Daftar Tenaga Ahli beserta copy CV, Ijasah dan/atau sertifikat terkait. h. Daftar Pengalaman Pekerjaan i. Surat Dukungan Principal Indonesia. * berdasarkan dokumen perusahaan yang telah diupload / update pada

aplikasi Eprocurement PT Jasa Raharja. ( https://eprocurement.jasaraharja.co.id ).

3. Peserta Tender yang mengajukan penawaran harus telah; a. Diundang oleh Tim Pengadaan Pengembangan Aplikasi SIAP Mobile. b. Mempelajari dan memahami semua dokumen Tender c. Mengikuti rapat pemberian penjelasan (aanwijzing) d. Mengetahui semua prosedur Tender

4. Pemasukan penawaran akan dilaksanakan pada : Hari : (akan ditentukan pada saat aanwijzing) Tanggal : sda Dimulai jam : sda Ditutup jam : sda Tempat di : sda

http://www.eprocurement.jasaraharja.co.id/

Halaman 3 dari 26

Sesaat setelah ditutupnya pemasukan surat penawaran, apabila terdapat 3 (tiga) atau lebih calon penyedia barang/jasa memasukkan penawaran yang memenuhi syarat, maka akan dilanjutkan pembukaan surat penawaran. Apabila jumlah penawaran yang masuk ternyata kurang dari 3 (tiga), maka tidak akan diadakan pembukaan surat penawaran.

5. Penawaran yang datang setelah penutupan akan ditolak dan dinyatakan gugur.

PASAL 4 SURAT PENAWARAN DAN LAMPIRAN-LAMPIRAN

1. Pemasukan dan pembukaan dokumen penawaran ditetapkan dengan satu tahap;

2. Keseluruhan dokumen penawaran dimasukkan kedalam satu sampul, yang

mencakup semua persyaratan dan dokumen sesuai dengan permintaan yang ditentukan di dalam dokumen Tender, dan untuk penawaran harga dijilid tersendiri.

3. Dokumen penawaran mencakup surat penawaran yang dilengkapi persyaratan

administrasi, teknis, dan perhitungan harga yang ditanda-tangani oleh penyedia barang/jasa sebagaimana dipersyaratkan di dalam dokumen Tender/RKS;

4. Pada sampul luar ditulis nama paket pekerjaan, nama dan alamat peserta, serta

ditujukan kepada Tim Pengadaan Pengembangan Aplikasi SIAP Mobile dengan alamat yang ditentukan dalam dokumen Tender/RKS;

5. Harga penawaran dalam dokumen penawaran dicantumkan dengan jelas; 6. Dokumen penawaran bersifat rahasia sampai batas waktu pemasukan

penawaran berakhir; 7. Penawaran yang diterima diluar jadwal waktu yang telah ditetapkan dalam

dokumen pengadaan dinyatakan gugur. 8. Surat penawaran dan lampiran-lampirannya diserahkan kepada Tim Pengadaan

sebelum penutupan pemasukan penawaran. 9. Pemasukan dan pembukaan dokumen penawaran harus dihadiri oleh masing-

masing Direktur Penyedia Barang/Jasa, dalam hal tidak hadir dapat diwakilkan kepada pejabat perusahaan yang tercantum dalam struktur perusahaan dengan membawa surat kuasa yang ditandatangani diatas kertas berkop perusahaan, dicap perusahaan dan bermaterai secukupnya dan dilampiri foto copy KTP masing-masing.

10. Penyedia barang / jasa diwajibkan mengajukan Surat Penawaran dengan format

yang tidak ditentukan secara khusus, minimal menyangkut : a. Nama Direktur atau Pimpinan Perusahaan dan alamat Perusahaan b. Nilai total harga penawaran c. Jangka waktu pelaksanaan dan pemeliharaan d. Perincian spesifikasi / ruang lingkup pekerjaan yang ditawarkan

Halaman 4 dari 26

e. Harga yang tercantum dalam surat penawaran bersifat lumpsum fixed price dan termasuk pajak-pajak yang menjadi kewajiban.

11. Penyedia barang atau jasa diwajibkan upload dokumen penawaran berupa Surat Penawaran Harga yang telah di scan dengan bentuk file PDF ke e-procurement Jasa Raharja sesuai dengan waktu yang telah ditentukan oleh Tim Pengadaan.

12. Surat penawaran harus dibuat diatas kertas berkop nama perusahaan serta

harus ditanda tangani oleh Direktur atau Pimpinan Perusahaan atau Pejabat yang berwenang dalam perusahaan tersebut dan dicap perusahaan dengan menyebutkan nama jelas.

13. Surat penawaran dibuat rangkap 2 (dua) lengkap dengan lampiran-lampirannya

dan surat penawaran yang asli bermeterai dan cap perusahaan. Surat penawaran termasuk lampiran lampirannya dijilid menjadi satu buku kemudian dimasukkan kedalam sampul surat penawaran yang tertutup.

14. Urutan penjilidan buku dokumen penawaran sbb :

Data Administrasi a. Dokumen kualifikasi b. Copy Surat Jaminan Penawaran (aslinya diserahkan kepada panitia) c. Surat Dukungan Principle Indonesia d. Surat Dukungan Tenaga Ahli (jika tenaga ahli diperoleh dari principle) Data Teknis a. Proposal teknis b. Spesifikasi Teknis c. Daftar tenaga ahli beserta copy CV, ijasah dan/atau sertifikasinya d. Daftar pengalaman perusahaan pada pekerjaan sejenis 3 tahun terakhir

(disertai copy kontrak)

Data Harga Penawaran a. Surat penawaran harga sesuai spesifikasi dan ruang lingkup pekerjaan b. Menyampaikan jangka waktu pelaksanaan dan pemliharaan c. Perincian harga sesuai Bill of Quantity (BoQ)

PT/CV............................ Alamat : ..........................

Dokumen Penawaran

Pengadaan Pengembangan Aplikasi SIAP Mobile

Kepada :

Tim Pengadaan Pengembangan Aplikasi SIAP Mobile

Jln. HR. Rasuna Said Kav. C2

Kuningan – Jakarta Selatan

Halaman 5 dari 26

15. Jaminan penawaran dari Bank Pemerintah/Swasta atau Perusahaan Asuransi

Umum berdasarkan Peraturan Menteri Keuangan No. 124/PMK.010/2008 tanggal 3 September 2008, asli diserahkan kepada Tim Pengadaan.

16. Bagi penyedia barang/jasa yang mengundurkan diri setelah penunjukan

pemenang, maka jaminan penawaran akan dicairkan dan menjadi milik PT Jasa Raharja.

17. Dalam Tender ini akan dilakukan evaluasi secara Sistem Nilai (merit point

system). 18. Surat penawaran harga harus bersifat lumpsum fixed price dan termasuk pajak

pajak yang menjadi kewajibannya. 19. Surat penawaran harus diserahkan kepada tim pengadaan sampai batas waktu

yang telah ditentukan setelah mengisi daftar hadir. 20. Jaminan penawaran ditetapkan senilai 1% s.d 3% dari jumlah harga penawaran

dari bank pemerintah / swasta atau perusahaan asuransi yang mempunyai program surety bond dan akan diberikan tanda terima oleh Tim Pengadaan dengan syarat sbb:

a. Jaminan penawaran ditujukan kepada Tim Pengadaan Pengembangan Aplikasi SIAP Mobile, Jl. HR. Rasuna Said Kav.C-2 Jakarta Selatan 12920, masa berlaku jaminan penawaran minimal selama 90 (Sembilan puluh) hari kalender.

b. Mencantumkan nilai premi atau service charge dalam surat jaminan penawaran

c. Jaminan penawaran tersebut akan dikembalikan setelah penyedia barang/jasa menyerahkan jaminan pelaksanaan dan kontrak ditandatangani.

d. Bagi penyedia barang/jasa yang menang dalam Tender ini, selanjutnya membuat jaminan pelaksanaan sebesar 5 % dari nilai kontrak.

21. Surat penawaran dianggap tidak sah/gugur apabila;

a. Penawaran yang disampaikan oleh penyedia barang/jasa yang tidak diundang dalam Tender ini.

b. Tidak ditandatangani oleh peserta atau tidak distempel perusahaan yang bersangkutan (dalam hal kekurangan ini, dapat dipenuhi pada saat pembukaan Tender). Namun apabila pada saat itu tidak dapat dipenuhi, maka penawaran ybs. dinyatakan gugur.

c. Tidak jelas besarnya jumlah penawaran dengan angka dan dengan huruf.

d. Tidak mencantumkan jumlah penawaran dengan angka maupun dengan huruf.

e. Melakukan upload dokumen penawaran harga dalam e-procurement tetapi tidak hadir dalam pemasukan dan pembukaan penawaran.

Halaman 6 dari 26

22. Apabila harga penawaran yang tercantum dalam angka tidak sesuai dengan yang terbilang dalam huruf, maka yang dipakai adalah nilai yang paling sesuai dengan dokumen-dokumen pendukungnya.

PASAL 5 PEMBUKAAN PENAWARAN

1. Pembukaan penawaran dilakukan tim pengadaan pada waktu yang telah

ditentukan. 2. Sebagai unsur pemeriksaan 2 (dua) wakil dari peserta lelang mendampingi tim

pengadaan dalam pemeriksaan surat penawaran yang masuk. Keputusan sah atau tidaknya suatu penawaran berada ditangan tim pengadaan.

3. Atas pembukaan sampul dan penetapan sah atau tidaknya surat penawaran,

harga-harga penawaran dan lain-lain peristiwa pada penyelenggaraan Tender dibuat berita acara pembukaan surat penawaran yang ditandatangani oleh tim pengadaan dan seluruh wakil peserta.

4. Berdasarkan evaluasi penawaran, Tim Pengadaan segera menetapkan nominasi

calon pemenang dari peserta yang memasukkan penawaran yang paling menguntungkan, dalam arti: penawaran secara teknis yang baik dengan harga yang dapat dipertanggung jawabkan.

5. Dalam hal terdapat dua atau lebih penawaran dengan harga terendah sama dan

secara teknis baik serta memiliki kecakapan dan kemampuan relatif sama, maka Tim Pengadaan meminta kepada peserta tersebut untuk mengajukan penawaran harga baru dan dituangkan dalam Berita Acara.

PASAL 6

HAK SANGGAH Untuk menjamin adanya transparansi dan perlakukan yang sama dalam Pengadaan Pengembangan Aplikasi SIAP Mobile, maka pihak yang kalah berhak mengajukan sanggahan, dengan ketentuan : 1. Sanggahan hanya berkaitan dengan kesesuaian pelaksanaan Tender dengan

prosedur atau tata cara Tender yang tercantum dalam dokumen Tender.

2. Sanggahan hanya dilayani apabila pihak penyanggah telah menyetorkan uang jaminan sanggahan sebesar nilai jaminan penawaran dan disertai bukti-bukti yang kuat kepada tim pengadaan.

3. Sanggahan harus diajukan dalam waktu selambat-lambatnya 2 (dua) hari

kalender mulai sejak diumumkan pemenang.

Halaman 7 dari 26

4. Tim pengadaan akan menyampaikan keputusan atas sanggahan tersebut selambat-lambatnya 14 (empat belas) hari kalender dari tanggal diterimanya pengajuan sanggahan.

5. Uang jaminan sanggahan tersebut dikembalikan kepada penyanggah apabila

sanggahannya terbukti benar secara hukum dan menjadi hak Jasa Raharja apabila sanggahannya tidak terbukti secara hukum.

PASAL 7 PENARIKAN DIRI

1. Penarikan diri sebagai peserta hanya dapat dilakukan sebelum acara pembukaan

surat penawaran dimulai dengan menyampaikan surat pemberitahuan kepada tim pengadaan. Dalam hal tidak menyampaikan surat pemberitahuan maka peserta akan dikenakan sanksi dimasukan dalam daftar hitam (blacklist).

2. Penarikan diri setelah pembukaan surat penawaran mengakibatkan jaminan

penawaran yang telah diserahkan menjadi milik PT. Jasa Raharja.

3. Dalam hal pemenang pertama mengundurkan diri, maka pemenang urutan kedua ditunjuk untuk melaksanakan pengadaan, demikian seterusnya kepada pemenang ketiga.

4. Apabila pemenang yang ditunjuk tidak bersedia melaksanakan pekerjaan, maka jaminan penawaran para pemenang yang ditunjuk menjadi milik PT Jasa Raharja.

PASAL 8 TENDER ULANG

Tender atas Pengadaan Pengembangan Aplikasi SIAP Mobile ini dinyatakan diulang, apabila terdapat kondisi sebagai berikut : 1. Jumlah calon peserta Tender yang mendaftar dan memenuhi persyaratan

administrasi kurang dari 3 (tiga) peserta.

2. Tidak ada peserta yang menyampaikan dokumen penawaran atau tidak ada penawaran yang memenuhi persyaratan teknis dan administrasi sesuai ketentuan dalam dokumen RKS.

3. Jika hasil evaluasi Tim Pengadaan menunjukan bahwa penawaran yang

memenuhi persyaratan administrasi dan tehnis sebagaimana yang ditentukan didalam dokumen pengadaan berjumlah kurang dari 3 (tiga) penawar.

4. Tidak ada penawaran yang harga penawarannya dibawah atau sama dengan

dana (nilai pagu) yang tersedia. 5. Terdapat sanggahan dari peserta Tender yang ternyata dapat dibuktikan

kebenarannya

Halaman 8 dari 26

6. Dalam evaluasi penawaran ditemukan indikasi atau bukti terjadinya persaingan

tidak sehat. 7. Pemenang pertama, kedua dan seterusnya tidak bersedia ditunjuk sebagai

pelaksana pekerjaan. 8. Dalam pelaksanaan Tender terdapat indikasi atau bukti terjadinya pelanggaran

atas prinsip dasar, etika dan/atau norma pengadaan barang/jasa,

PASAL 9

PEMUTUSAN HUBUNGAN KERJA 1. Tanpa mengurangi hak-hak yang dimiliki oleh PT Jasa Raharja, apabila penyedia

barang/jasa lalai dan tidak bertindak menurut ketentuan yang tercantum dalam Perjanjian Pelaksanaan Pekerjaan atau perintah dari PT Jasa Raharja, maka PT Jasa Raharja dapat memutuskan hubungan kerja dalam hal ini:

a. Tanpa alasan yang dapat diterima menangguhkan atau menunda sama sekali pelaksanaan pengadaan sebelum selesai.

b. Penyedia barang/jasa tidak dapat melanjutkan pengadaan dengan kesungguhan.

c. Penyedia barang/jasa menolak atau dengan tegas mengabaikan peringatan tertulis dari PT Jasa Raharja

2. Tanpa mengurangi hak-hak yang dimiliki oleh PT Jasa Raharja, apabila penyedia barang/Jasa setelah 3 (tiga) kali berturut-turut tidak mengindahkan peringatan peringatan tersebut atau dalam pelaksanaan selanjutnya melakukan kelalaian yang sama, maka PT Jasa Raharja tanpa mengurangi hak-hak lainnya dalam waktu 7 (tujuh) hari sejak pengulangan atau penerusan kelalaian dapat segera memutuskan Perjanjian Pelaksanaan Pekerjaan dengan penyedia barang/jasa secara tertulis.

PASAL 10 TEMPAT PERADILAN

1. Bilamana terjadi perselisihan mengenai hal-hal yang menyangkut pelaksanaan

pengadaan, maka hal ini akan diselesaikan dengan cara musyawarah, 2. Bilamana dengan cara musyawarah belum juga diperoleh kata sepakat, Maka

kedua belah pihak sepakat untuk memilih domisili Pengadilan yang tetap dan tidak berubah pada Pengadilan Negeri Jakarta Selatan.

Halaman 9 dari 26

PASAL 11 RISIKO UPAH DAN HARGA

Dalam pelaksanaan pengadaan ini fluktuasi upah, harga atau komponen lainnya yang terjadi selama masa Pengadaan Pengembangan Aplikasi SIAP Mobile ini menjadi risiko penyedia barang / jasa.

PASAL 12 PERATURAN PEMBAYARAN

Peraturan pembayaran untuk Pengadaan Pengembangan Aplikasi SIAP Mobile menggunakan sistem kontrak secara Lumpsum dan akan diatur kemudian sesuai dengan kesepakatan yang akan dituangkan dalam Perjanjian Pelaksanaan Pekerjaan.

PASAL 13 JAMINAN PELAKSANAAN

Pelaksana pekerjaan wajib menyerahkan Jaminan Pelaksanaan sebesar 5 % (lima perseratus) dari nilai pekerjaan yang ditetapkan oleh Bank Pemerintah/Swasta untuk jangka waktu minimal 8 (delapan) bulan.

PASAL 14 JANGKA WAKTU PENYELESAIAN PEKERJAAN DAN PEMELIHARAAN

Jangka waktu pekerjaan yang diberikan kepada penyedia barang/jasa untuk menyelesaikan seluruh Pengadaan Pengembangan Aplikasi SIAP Mobile dalam RKS ini adalah maksimal selama 8 (delapan) bulan dengan masa pemeliharaan selama 12 (dua belas) bulan dan agar dicantumkan dalam surat penawaran.

Halaman 10 dari 26

BAB II TEKNIS

A. Kegiatan yang akan dilaksanakan

1. ENGINE: Delivery engine kesisteman beserta lisensi terkait, guna mewujudkan aspek kesisteman SIAP Mobile Jasa Raharja “versi 2” yang merupakan pengembangan lanjutan dari SIAP Mobile versi 1 berbasi E-Desk Suite (worxcode) yang telah diterapkan secara nasional di lingkungan PT Jasa Raharja. Delivery di tahap pekerjaan ini mencakup: a. Delivery engine server berbasis E-Desk Suite (Worxcode) yang

mencakup berbagai modul / komponen yang dibutuhkan di sisi server, seperti:

FaceID/Fingerprint Recognition & Realtime Notification.

Interserver Digital Signing.

Global Content Indexer.

Global Address Book Supporting Team Structure & Distributed

Admin.

Integrated Digital Signature & Document Hashing.

Teamspace & Kedinasan Role Mapper.

Undangan/Memo.

Work Progress Monitor.

Productivity Analytics.

Cascade Filing & Dynamic Edesk Shift Repository.

Document & Content Replicator.

b. Akses pengguna tambahan – sebanyak 500 pengguna E-Desk Suite (Worxcode), yang dapat digunakan baik untuk front-end berbasis web, dan aplikasi mobile.

2. SERVICES: a. Penyusunan rancang bangun sistem yang ditawarkan yang mencakup:

aspek enhancement terhadap proses kerja, integrasi keseluruhan, serta arsitekturan keseluruhan yang terkait di dalamnya.

b. Setup, kustomisasi dan delivery sistem yang ditawarkan secara keseluruhan agar dapat digunakan di lingkungan Jasa Raharja.

c. Pelaksanaan deployment yang mencakup: user acceptance test, penerapan ke production system, training (train the trainer) secara berkesinambungan.

3. SUPPORT: Dukungan pemeliharaan paska-implementasi selama 12 bulan, secara remote (termasuk di dalamnya: 3 bulan onsite, dalam rentang waktu jam kerja antara 08.00 – 16.00 di hari kerja, Senin hingga Jumat).

B. Ruang Lingkup Pekerjaan Ruang lingkup pekerjaan Pengadaan pengembangan Aplikasi SIAP Mobile yang dimaksud berikut instalasinya dan mengintegrasikannya dengan sistem yang telah dimiliki oleh PT. Jasa Raharja, adalah sebagai berikut :

Halaman 11 dari 26

Halaman 12 dari 26

C. Rincian Umum DELIVERABLES I:

1. PENERAPAN DIGITAL SIGNATURE SURAT RELASI Pengaplikasian Digital Signature pada Surat Relasi akan disesuaikan dengan protokol pemrosesan digital signature dari perusahaan pihak ketiga, dengan gambaran awal integrasi yang direncanakan sebagai berikut: a. Surat Relasi yang memerlukan final approval akan dinotifikasikan

secara realtime ke mobile device pejabat berwenang untuk mendapatkan persetujuan akhir.

b. Identifikasi approver terakhir akan dilakukan menggunakan Fingerprint dan/atau FaceId, sesuai dengan fasilitas yang tersedia di masing masing device.

c. Surat Relasi yang telah mendapatkan persetujuan akhir dimaksud selanjutnya akan dituangkan ke dalam bentuk PDF, untuk selanjutnya PDF dimaksud akan dikirimkan ke sistem pihak ketiga, untuk mendapatkan pengesahan digital signature.

d. Informasi terkait pihak yang menandatagani berkas dimaksud akan dikirimkan pula, agar sistem dapat memprosesnya.

e. Selanjutnya pemrosesan Surat Relasi di lingkungan Jasa Raharja dapat berjalan seperti biasa.

f. Berdasarkan PDF dan informasi pemberi persetujuan akhir yang diberikan, sistem digital signature akan memproses untuk berkas dimaksud, dan kemudian mengembalikan return value (berupa url link atau PDF yang akan mereferensikan url dimana berkas yang telah di sign secara digital dimaksud tersimpan).

g. Sistem akan mencatat return value dimaksud dan kemudian merekamnya dalam record berkas keluar terkait.

h. Sistem juga akan menghasilakn QR code yang dapat digunakan untuk mengidentifikasikan referensi digital terhadap berkasi fisik yang dicetak tersebut.

i. Selanjutnya, jika penerima eksternal dari berkas Surat Relasi yang diterima dari Jasa Raharja, ingin mengecek kembali keabsahan berkas yang diterimanya, maka dapat mengaksesnya menggunakan acuan url link / QR-code yang tersedia dimaksud.

Halaman 13 dari 26

j. Dalam konteks khusus dimana digital signature belum perlu digunakan, disediakan pula opsi untuk memilih penandatanganan berkas tidak menggunakan digital signature.

k. Sekiranya terdapat revisi yang perlu dilakukan terhadap berkas yang telah dikirimkan sebelumnya, maka mekanisme revisi dimaksud seyogianya tersedia, sehingga berkas yang telah diberi digital signature sebelumnya dapat digantikan dengan berkas revisi yang diberi digital signature. Aspek ini seyogianya dieksplorasi sekiranya dimungkinkan atau tidaknya untuk dapat diwujudkan berbasiskan services yang disediakan.

2. PENERAPAN DOCUMENT-SIGNATURE (AUTHENTICITY CONTROL / HASH-CODE) UNTUK NOTA DINAS DAN SURAT DINAS Pengaplikasian Document Hash Code pada Nota Dinas dan Surat Dinas: a. Nota Dinas atau Surat Dinas yang telah disetujui oleh final approver

akan diberikan hashcode yang memastikan unique key yang mencirikan signature dari konten berkas dimaksud.

b. Selanjutnya berkas akan diproses di dalam sistem SIAP Mobile seperti biasa.

c. Di sisi penerima, penerima akan menerima berkas beserta catatan status apakah document-signature (hash-code) dari pesan yang diterimanya bersesuaian dengan document-signature (hash-code) dari pesan yang dikirimkan. Hal ini guna memastikan bahwa isi dari pesan yang dikirimkan di dalam lingkungan internal Jasa Raharja bersesuaian.

3. SETIAP BERKAS YANG DICETAK AKAN MENAMPILKAN QR CODE TERKAIT YANG DAPAT DIGUNAKAN UNTUK ME-REFER KEMBALI TERHADAP PEREKAMAN DIGITAL YANG BERADA DI DALAM SISTEM. a. QR Code dimaksud dibubuhi saat berkas dicetak. b. Selanjutnya pengguna akan dapat menggunakan QR code dimaksud

melalui perangkat mobile nya untuk dapat melihat kembali berkas dimaksud seperti tercatat di dalam sistem.

4. NOTIFIKASI DAN AKSES LANGSUNG KE DOKUMEN SECARA REALTIME a. Notifikasi terkait berbagai aspek pekerjaan, seperti : persetujuan

dokumen, berkas yang telah terlambat diproses sehingga memerlukan perhatian segera, todo yang perlu ditindaklanjuti, dll, akan disampaikan secara realtime ke perangkat mobile maupun browser terkait.

b. Link yang tersedia akan memungkinkan berkas dimaksud untuk dapat diakses dan dibuka secara langsung pula.

c. Notifikasi realtime pada awalnya diterapkan melalui sistem email. Untuk kemudian – jika infrastruktur yang dibutuhkan telah terbentuk -- digantikan dengan mekanisme realtime mobile notification.

Halaman 14 dari 26

DELIVERABLES II:

5. PENAMBAHAN FITUR KERJA TIM, LENGKAP DENGAN MEKANISME REGISTRASI & PENGADMINISTRASIANNYA a. Penataan tatanan struktur tim akan dapat dilakukan oleh administrator

melalui panel pengadministrasian struktur tim. b. Setiap Tim yang didaftarkan dimaksud, akan memiliki panel kerjanya

tersendiri untu tim tersebut. c. Melalui tatanan ini, struktur tim akan dibuat terpisah dari panel

pengeloaan struktur organisasi, sehingga akan semakin memudahkan pengadministrasiannya ke depan, dikarenakan tidak tercampur antara struktur keorganisasian dan struktur tim.

d. Setiap tim akan memiliki role dan kewenangan nya sesuai ketetapan yang diberikan.

e. Berbasis role dan kewenangan ini, setiap tim akan dapat melakukan pemrosesan terhadap berkas kerja tim dimaksud.

6. PENGADMINISTRASIAN MASA AKTIF KERJA TIM & TEAMSPACE TERKAIT a. Sebuah tim akan memiliki rentang masa aktifnya. b. Tim dimaksud juga akan memiliki team space (ruang kerja digital untuk

tim) terkait untuk menyimpan berkas berkas kerjanya. c. Seluruh aspek berkas dan dokumen terkait tim dimaksud dapat

disimpan di dalam team space dimaksud.

7. INTEGRASI MEKANISME KERJA TIM DENGAN MEKANISME EDESK DAN FORM KEDINASAN KESELURUHAN a. Jika berkas kerja yang berasal dari tim dikirimkan untuk persetujuan

atau disposisi lebih lanjut, maka berkas tim dimaksud akan mengalir secara terintegrasi melalui Edesk dan mekanisme kerja digital yang telah tersedia di dalam sistem saat ini.

b. Di dalam Edesk dimaksud, berkas kerja yang diproses akan dibedakan antara yang bersifat pemrosesan berbasis role keorganisasian dan yang berbasiskan role dalam tim.

c. Dengan demikian, pemrosesan berkas akan dapat dilakukan dari panel kerja yang sama, baik untuk aspek pengolahan oleh tim maupun berbasiskan struktur keorganisasian.

8. PENERAPAN ADVANCED EDITOR PADA FORMULIR KEDINASAN

Halaman 15 dari 26

Berkas kerja Nota Dinas, Surat Dinas, Surat Relasi akan dilengkapi dengan advanced rich web editor yang memungkinkan fungsi editing yang lebih advanced — terutama terkait aspek pembuatan tabel dan sub bullet points.

9. PENULISAN KETERANGAN NAMA PIC YANG DIBERI DISPOSISI SAAT MEMILIH DISPOSISI Saat disposisi diberikan, nama dari PIC yang diberi diposisi dituliskan, untuk memudahkan membedakan setiap PIC ketika memberikan disposisi lebih dari satu orang.

10. PENAMBAHAN KEMAMPUAN UNTUK MEREFERENSI BERKAS YANG PERNAH DIBUAT/DITERIMA OLEH COMPOSER a. Formulir Kedinasan ditambahkan kemampuan untuk dapat dicompose,

dengan menyertakan link referensi terhadap berkas yang pernah dibuat dan/atau yang pernah diterima oleh composer.

b. Dengan demikian reference link bukan hanya dapat dibuat terhadap berkas yang diterima, namun juga dapat mengarah pada berkas-berkas yang pernah diterima oleh composer.

c. Guna memudahkan melihat reference link beserta lampiran terkait, kiranya reference link dieksplorasi lokasi penempatannya, agar semakin mudah digunakan.

11. SHARED RESOURCE AKAN MENJADI MEKANISME YANG OTOMATIS DIBERLAKUKAN SAAT PENGGUNA MENGCOMPOSE BERKAS KERJANYA. a. Saat ini, berkas kerja yang dicompose akan mengikuti hirarki

organisasi jika seseorang di set didalam hirarki sistem sebagai staff dengan role tertentu.

b. Namun jika staff dimaksud memiliki privilege shared, maka jenjang approvalnya akan dapat dipilih.

c. Jika status priviledge staff tidak dimaksukka dalam tatanan role keorganisasian, sistem secara default akan menggunakan privilige shared staff sebagai default.

d. Sekiranya yang berlaku adalah tatanan shared-staff, maka Admin akan dapat mengubahnya ke depan menjadi menjadi non-shared staff.

12. COMPOSER DAPAT MENSUBMIT KLASIFIKASI MASALAH, SEHINGGA TIDAK HARUS MENUNGGU DILAKUKAN OLEH SEKRETARIS SETELAH PROSES APPROVAL TUNTAS DILAKUKAN a. Untuk berkas yang dibuat, composer dapat menginput klasifikasi

masalah terkait. b. Dengan demikian, pengklasifikasian berkas dimaksud tidak selalu

harus dilakukan oleh Sekretaris setelah proses persetujuan akhir diberikan.

c. Hal ini akan mempercepat proses pengaliran kerja lebih baik lagi. d. Tabel definisi berkas kerja yang klasifikasinya dapat diisi oleh

pengguna secara langsung, dapat disetup oleh Admin Sistem. e. Jika klasifikasi masalah tidak diisi, maka berkas akan mengalir melalui

Sekretaris terlebih dahulu, untuk diberi kode klasifikasi, baru kemudian akan dapat dikirimkan ke tujuan.

Halaman 16 dari 26

13. FORMULIR SURAT UNDANGAN / EVENT a. Akan tersedia fitur Surat Undangan yang akan menyediakan format

undangan secara universal, yang akan dapat digunakan untuk berbagai keperluan.

b. Surat Undangan ini akan berisikan format yang mencakup Tanggal, Tempat, Jam, Agenda terkait undangan/event dimaksud.

c. Undangan dimaksud dapat ditujukan kepada penerima internal mau pun eksternal.

14. PENDISTRIBUSIAN SURAT UNDANGAN / EVENT a. Oleh penerima internal berkas dimaksud akan dapat diterima melalui

Edesk nya. b. Oleh penerima external, berkas dimaksud akan dapat diterima melalui

Email nya. c. Sekiranya diperlukan untuk mengabari unit Umum terkait undangan

dimaksud, maka disediakan fasilitas untuk memasukkan unit Umum di dalam pesan tersebut.

d. Undangan yang diterima melalui Edesk akan dapat diintegrasikan dengan Calendar di mobile.

15. PERUBAHAN JADWAL SURAT UNDANGAN / EVENT a. Sekiranya terdapat perubahan jadwal, maka Sekretaris dari Loker

bersangkutan akan dapat melakukan perubahan terhadap informasi terkait waktu/lokasi kegiatan/event dimaksud dan membroadcast informasi perubahan dimaksud kepada partisipan terkait.

b. Sekiranya berkas yang disiapkan melibatkan pihak umum, maka pihak umum terkait juga akan secara otomatis diberikan notifikasi perubahan terkait.

c. Perubahan jadwal dimaksud juga akan dapat diintegrasikan dengan Calendar yang dapat diakses pula oleh Sekretaris loker bersangkutan.

d. Untuk tingkatan Direksi, Sekper kiranya dapat pula mengakses kalendar terkait aktivitas undangan yang melibatkan partisipasi Direksi.

16. PENAMBAHAN FITUR MEMO a. SIAP Mobile akan dilengkapi fitur Memo yang akan memungkinkan

berkas memo untuk dapat dibuat, selanjutnya dapat dikirimkan dari role ke role, tanpa memerlukan proses approval.

b. Hal ini akan berguna dalam konteks dimana berkas atau informasi atau status update terhadap hasil kegiatan akan disampaikan kepada pihak-pihak terkait di linkungan internal, yang tidak memerlukan approval dalam proses penyampaiannya.

c. Fitur memo ini akan dapat digunakan oleh pengguna yang terdaftar di dalam SIAP Mobile.

d. Fitur memo juga mendukung fungsi melalui, dimana berkas dimaksud dapat ditujukan kepada penerima akhir, melalui misalnya pimpinannya.

17. ENHANCEMENT TERHADAP MEKANISME PENDISTRIBUSIAN & AKSES SURAT DAN SURAT EDARAN a. Surat dan Surat Edaran seperti biasa akan dapat dijutkan kepada

alamat tujuan, sesuai pengalamatan yang diberikan. b. Sekiranya setelah diterima, Surat atau Surat Edaran akan diedarkan

lebih lanjut ke seluruh loker di lokasi kerja terkait, maka pimpinan akan

Halaman 17 dari 26

dapat mendisposisikan Surat Edaran tersebut kepada Sekretaris pimpinan dimaksud.

c. Selanjutnya Sekretaris lokasi kerja terkait akan dapat mempublish Surat Edaran dimaksud agar dapat diakses oleh seluruh member loker terkait.

d. Surat Edaran dan Surat yang diedarkan di lokasi kerja dimaksud selanjutnya akan dapat diakses oleh pengguna melalui panel edaran yang disediakan.

DELIVERABLES III:

18. PANEL MONITORING STATUS PEKERJAAN a. SIAP Mobile akan memiliki panel monitoring yang memungkinkan

status dari berbagai berkas kerja kedinasanyang yang diproses, memerlukan approval, atau sedang didisposisikan, dapat dipantau perkembangannya dari suatu panel monitoring terpadu.

b. SIAP Mobile juga akan memiliki mekanisme digital monitoring (digital assistant) terkait, dimana setiap harinya jika ada berkas-berkas yang telah melewati rentang waktu target pemrosesan normalnya, maka hal dimaksud akan secara proaktif dialert kepada pengguna oleh digital assistant terkait, untuk dapat ditindaklanjuti.

19. DOKUMEN KERJA AKAN MEMILIKI SLA YANG TERKAIT DENGAN TIPE URGENSI BERKAS DIMAKSUD a. Untuk setiap berkas kerja yang tersimpan Edesk, sistem akan

mengolahnya berdasarkan tipe urgensi pemrosesan dari berkas dimaksud. Jenis urgensi berkas tersebut misalnya: Biasa, Penting, Rahasia.

b. Terhadap setiap tipe urgensi berkas dimaksud, akan diterapkan SLA terkait pemrosesannya.

c. Pengukuran SLA tersebut diukur berdasarkan rentang waktu kerja normal, dan lokasi tempat Edesk berada, yang mencakup: WIB, WITA, WIT.

20. BERKAS DI MEJA KERJA AKAN BERUBAH WARNA JIKA BERKAS TELAH MELEWATI BATAS SLA PEMROSESAN NORMAL NYA, AKAN DIWARNAI BERBEDA PULA JIKA BERSTATUS URGENT, SERTA BERKAS DI MEJA KERJA AKAN DAPAT DITAMPILKAN DALAM FORMAT LIST

Halaman 18 dari 26

a. Jika berkas kerja yang berada di Edesk telah melewati batas waktu normal rentang pemrosesannya, maka berkas di meja kerja tersebut akan diwarnai khusus.

b. Selain itu di panel monitoring nya akan ditampilkan pula bahwa berkas tersebut dalam kondisi telah melewati rentang waktu pemrosesannya.

c. Hal yang sama diberlakukan pula pada berkas disposisi yang memiliki batas waktu pelaksanaannya.

d. Dalam konteks dimana berkas bersifat urgent, maka berkas dimaksud akan diwarnai khusus, sehingga memudahkan pengguna mengetahui adanya berkas urgent di meja kerja digital mereka.

e. Untuk memudahkan melihat tampilan atribut berkas secara lebih lengkap, disediakan opsi agar pengguna dapat menampilkan berkas di meja kerjanya dalam bentuk list pula.

21. WORK HISTORY + PRODUCTIVITY ANALYTICS a. Data terkait historis pemrosesan akan dapat digunakan untuk

mencatat runutan historis pemrosesan, juga akan menganalisa roduktivitas dari setiap meja kerja.

b. Untuk setiap berkas yang diproses melalui SIAP mobile, saat berkas mengalir dari meja kerja digital ke meja kerja digital lain, serta saat telah selesai diproses, sistem akan mencatat penghitungan rentang waktu pengerjaan dan pemrosesan dimaksud.

c. Hal hal seperti: saat berkas diterima, saat berkas selesai, jumlah steps pemrosesan yang terjadii, serta rata rata waktu yang dibutuhkan untuk memproses berkas akan dicatatkan.

d. Dengan demikian, maka akan tersedia gambaran volume serta retang waktu rata rata setiap pemrosesan, yang memberikan gambaran terkait workload dan kinerja terkait dimaksud.

22. PANEL MONITORING STATUS, PROGRESS DAN PRODUKTIVITAS KERJA a. Kepala Unit Kerja atau Kepala Direktorat dan Sekretariat Perusahaan

akan dapat memantau produktivitas dari organisasinya. b. Hal hal yang dapat dipantau antara lain: workload/beban kerja,

produktivitas serta lead time pemrosesan untuk setiap berkas yang diproses.

c. Laporan produktivitas ini akan dapat pula diakses oleh masing masing meja kerja, serta Sekretaris terkait locker dimaksud.

23. ALERT DAN REMINDER STATUS, PENYELESAIAN PEKERJAAN & PENGIRIMAN LAPORAN YANG DISUBSKRIPSI — OLEH DIGITAL ASSISTANT a. Sekiranya produktivitas kerja telah melampaui SLA yang ditetapkan

untuk pekerjaan dimaksud, maka sistem akan mengirimkan alert dan reminder secara proaktif.

b. Hal yang sama diterapkan pula pada berkas disposisi yang memiliki target tanggal penyelesaian.

c. Seluruh informasi dimaksud akan dicatat oleh sistem dan akan terekam dalam historis pemrosesan.

d. Mekanisme digital assistant yg sama dimaksud juga dapat digunakan untuk memungkinkan pengguna melakukan subskripsi terhadap jenis laporan-laporan yang tersedia.

Halaman 19 dari 26

e. Berbasiskan hal dimaksud, digital assistant akan mencatat jenis-jenis laporan yang disubkripsi oleh masing-masing pengguna.

f. Data subkripsi dimaksud akan dapat digunakan pula oleh tim Teknologi Informasi untuk mengetahu jenis-jenis laporan yang banyak digunakan.

g. Berbasiskan subkripsi dimasud, secara periodik, Digital Assitant akan mengirimkan URL/link terhadap laporan dimaksud, melalui meja kerja digital masing-masing role yang melakukan subscribe.

h. Notifikasi terhadap hal dimaksud juga dapat dikirimkan melalui panel notifikasi terpadu, atau sekiranya notifikasi email digunakan, melalui link yang dikirimkan melalui email terkait pengguna dimaksud.

DELIVERABLES IV:

24. CASCADE FILING REPOSITORY a. Guna mengupayakan skalabilitas dan performansi yang terus prima,

serta memastikan bahwa setiap data yang tersimpan dapat mudah dan cepat dibackup dan direstore kembalimaka akan diterapkan mekanisme penyimpanan yang bersifat cascade.

b. Selain itu, berkas-berkas yang tersimpan di Edesk yang telah berstatus complete akan disimpan di dalam repository terpisah dari berkas yang masih dalam proses aktif.

c. Dengan demikian, mekanisme penyimpanan data, kecepatan backup restore, akan dapat ditata kelola dengan semakin baik lagi, terlebih mengantisipasi volume pemrosesan di dalam SIAP Mobile yang terus tumbuh semakin tinggi.

25. GLOBAL CONTENT INDEXER a. Dikarenanakan data dan record akan tersimpan secara tersebar

(cascade), untuk menunjang terwujudnya mekanisme akses secara utuh, serta guna menunjang penerapan analytics dan smart digital assistant terpadu, untuk berbagai konteks kerja yang dilakukan, maka akan diterapkan global content indexer sebagai hub pencatatan dan pemrosesan dimaksud.

b. Melalui global content indexer ini maka tatanan informasi secara utuh akan dapat diakses oleh pengguna, meskipun filing repositori masing masing berkas bersifat tersebar.

c. Selain itu, pemrosesan analitik dan smart digital assistant yang bersifat terpadu juga akan dapat diterapkan.

Halaman 20 dari 26

26. PENCATATAN INFORMASI PENGIRIM PADA BERKAS KEDINASAN a. Informasi pengirim pada berkas kedinasan dituliskan sebagai Nama

Unit/Cabang pengirim atau Unit/Cabang Penerima, dan bukan

informasi penanda tangan/pendisposisi berkas dimaksud.

b. Jika diberikan disposisi, maka dicantumkan informasi nama PIC (Person In Charge) kepada disposisi diberikan, dan berasal dari siapa.

27. PENCARIAN BERKAS a. Pencarian berkas Surat/Nota Kedinasan dilakukan berdasarkan

informasi unit kerja pengirim. b. Pencarian berkas Disposisi dilakukan juga berdasarkan informasi unit

kerja pengirim.

28. PENGELOMPOKAN BERKAS YANG TELAH SELESAI DIPROSES DALAM TANANAN FOLDER & KLASIFIKASI a. Berkas yang telah selesai diproses dikelompokkan dalam folder sesuai

dengan Unit Kerja pengirim / pemroses berkas dimaksud. b. Berkas dimaksud juga dapat ditelusuri berdasarkan klasifikasi

masalahnya.

29. PENGADMINISTRASIAN SISTEM SECARA TERDISTRIBUSI (SUPERADMIN + LOCAL ADMIN) a. Di dalam SIAP Mobile ke depan, Super Admin tetap akan dapat

melakukan proses pengadministasian sistem secara menyeluruh. b. Namun Super Admin dimaksud juga akan memiliki kemampuan untuk

menunjuk Local Admin untuk setiap Locker. c. Dengan demikian, pengadministrasian sistem akan dapat dilakukan

secara parallel oleh beberapa local admin sekaligus, untuk locker yang menjadi tanggung jawabnya masing-masing.

d. Hal ini meningkatkan kecepatan serta akurasi kerja secara keseluruhan.

30. ENHANCEMENT TERHADAP MEKANISME DELEGASI Enhancement terhadap mekanisme pencatatan dan kontrol delegasi: a. Saat pejabat berwenang memberikan delegasi kepada pejabat yang

ditunjuk, sistem SIAP akan merekam penugasan delegasi dimaksud, termasuk masa berlakunya, dan masa berakhirnya.

b. Sistem juga akan merekam inputan terkait referensi/alasan mengapa delegasi dimaksud diberikan.

c. Selain itu sistem juga akan mencatat selama kurun dimana delegasi dimaksud diberikan, berkas-berkas apa saja yang pernah diproses oleh pejabat yang diberikan delegasi tersebut.

d. Hal ini memastikan bahwa terhadap pendelegasian yang diberikan, terdapat mekanisme kontrol melekat yang seksama.

31. SETTING DELEGASI OLEH HC (Human Capital) – DALAM KASUS KHUSUS a. Jika dikarenakan sesuatu hal pejabat yang bersangkutan tidak dapat

menjalankan tugasnya, namun belum melakukan delegasi, maka panel akses delegasi akan dapat diproses oleh Administrator HC yang ditujuk dan diberi kewenangan untuk melakukan pendelegasian terhadap berbagai rentang posisi dan jabatan dimaksud.

Halaman 21 dari 26

b. Pengajuan permohonan terhadap hal dimaksud dapat dilakukan oleh Sekretaris dari pejabat bersangkutan dengan menyertakan alasannya.

c. Pelaksanaannya dilakukan oleh Administrator HC bersangkutan.

32. PENGAJUAN PERMOHONAN SETTING DELEGASI KEPADA HC a. Sekretaris pejabat terkait dapat mengajukan permohonan untuk

dilakukan setting delegasi untuk jabatan tertentu. b. HC dapat menindalanjuti permohonan perubahan dimaksud, dan

menerapkannya ke dalam sistem. c. Sistem akan mencatat adanya permohonan dimaksud, sehingga

menjadi bagian dari pencatatan konteks pelaksanaan pendelegasian dimaksud secara utuh.

33. PENGAJUAN PERMOHONAN RESET INDEX DOKUMEN KEPADA SEKPER a. Permohonan untuk melakukan reset starting index dapat dilakukan

oleh Sekretaris masing masing Loker. b. Permohonan dimaksud selanjutnya dapat ditindaklanjuti oleh

Sekretariat Perusahaan. c. Seluruh aspek terkait dimaksud akan sepenuhnya tercatat di dalam

system.

34. KESIAPAN REPLIKASI DAN LOAD BALANCING UNTUK MENDUKUNG HIGH AVAILABILITY a. Di sisi back-end, sistem akan disipakan menuju high availability untuk

aspek mekanisme penyimpanan datanya, melalui mekanisme replikasi.

b. Dalam konteks dimaksud, sistem akan memiliki master dan slave nya, dimana penyimpanan data yang terjadi akan diterapkan pada master, untuk kemudian akan direplikasikan kepada slave nya.

c. Di sisi front-end sistem akan menerapkan kesiapan high availability dengan cara round robin, dimana request yang masuk akan secara DNS disebar terhadap dua front-end server yang berjalan secara parallel.

OTOMASI TAMBAHAN SELAMA MASA SUPPORT– Guna Peningkatan Operasional Excellence Yang Semakin Baik Lagi

Halaman 22 dari 26

35. PENYEDIAAN API SISTEM PENOMORAN SIAP-MOBILE UNTUK DAPAT DIAKSES OLEH DASI a. Terkait dengan proses pengalihan berkas yang dijalankan melalui

DASI, yang kiranya akan memerlukan nomor dokumen dari SIAP Mobile, SIAP akan menyediakan suatu API yang memungkinkan DASI untuk meminta nomor surat terkait pemindahan berkas antar cabang untuk di-generate, agar selanjutnya secara keseluruhan organisasi pencatatan terhadap aspek pengalihan dimaksud akan tercatat dengan terpadu pula.

b. Pencatatan dimaksud juga secara utuh akan menjadi bagian dari pengendalian penomoran yang ditata kelola oleh Sekretariat Perusahaan.

36. DISTRIBUSI NASKAH SK JABATAN DARI PIC (PERSON IN CHARGE) HC KE ADMIN SIAP MOBILE a. Sekiranya Divisi HC mengaluarkan SK berisikan tatanan terbaru

struktur keorganisasian, maka melalui SIAP Mobile PIC HC terkait akan dapat menyampaikan SK dimaksud ke Admin SIAP Mobile.

b. Admin SIAP Mobile dimaksud terdiri atas Super Admin dan Admin Local yang akan dapat menindaklanjuti dengan menerapkan perubahan dimaksud pada struktur tatatan keorganisasian yang ada di dalam SIAP Mobile.

c. Hal ini berlaku baik untuk perubahan atau penetapan yang terkait den struktur keorganisasian, mapun SK yang terkait dengan struktur Tim.

d. Dengan demikian, setiap perubahan terhadap tatanan organisasi akan dapat direspons dengan seksama, dan mengacu pada berkas acuan yang tertata kelola dengan seksama pula.

e. Sifat berkas yang dikirimkan seyogianya bersifat rahasia, dimana berkas dimaksud hanya dapat diakses dan dibaca oleh admin yang bersangkutan, dan tidak dapat diakses oleh pihak lain yang tidak ditujukan secara langsung.

Rincian Server / Virtual-Machine yang dibutuhkan [Server/Virtual-Mchine diadakan oleh PT Jasa Raharja]

FUNGSIONAL SERVERS : 1 x Hub Server

Dual core (single core minimum).

16GB RAM (8 minimum)

100GB Harddrive.

Ubuntu 14.04 installed (atau versi yang lebih tinggi, sesuai desain akhir sesi desain).

Akses & koneksi ke internet guna keperluan akses & instalasi.

Port SFTP diaktifkan untuk dapat diakses dari remote selama masa pengembangan.

1 x External Gateway Server (Notif & Digital Sign)



100GB Harddrive.

Halaman 23 dari 26




Terhubung ke jaringan ke internet, guna transmisi dan pengiriman data/content untuk keperluan digital signature dan notifikasi.

1 x Directory + Analytics Server



100GB Harddrive.




Port untuk keperluan database yang digunakan dibuka, agar dapat diakses dari front end server terkait.

HIGH AVAILABILITY SERVERS

1 x Front End High Availability Server



100GB Harddrive.




1 x Database Replica / High Availability Server



100GB Harddrive.




D. Tenaga Ahli

1 orang Project Director - Pendidikan minimal S1 - Pengalaman kerja minimal 7 tahun

1 orang Senior Developer & Technical Lead - Pendidikan minimal S1 - Pengalaman kerja minimal 5 tahun

Halaman 24 dari 26

- Menguasai pemrograman berbasis web seperti : HTML, CSS, Javascript, JQuery, dan/atau menguasai pemrograman berbasis DotNet atau PHP.

2 orang Developer - Pendidikan minimal S1 - Pengalaman kerja minimal 3 tahun - Menguasai pemrograman berbasis web seperti : HTML, CSS, Javascript,

JQuery, dan/atau menguasai pemrograman berbasis DotNet atau PHP.

Halaman 25 dari 26

BAB III METODE EVALUASI TENDER

Metode evaluasi Tender Pengadaan Pengembangan Aplikasi SIAP Mobile menggunakan sistem nilai (merit point system), dengan memberikan nilai angka terhadap unsur unsur yang dinilai sesuai dengan kriteria yang ditetapkan.

Evaluasi Tender hanya diterapkan terhadap penawaran dari penyedia barang/jasa yang dinyatakan telah memenuhi persyaratan yang ditetapkan. Adapun faktor yang dievaluasi adalah dari segi administrasi, teknis dan harga penawaran.

Urutan proses penilaian pengadaan ini adalah sebagai berikut :

1. Evaluasi Administrasi : Setiap rekanan wajib menyampaikan persyaratan administrasi minimal terdiri dari:

a. Dokumen kualifikasi b. Copy Akte Pendirian dan Perubahan terakhir (jika ada)* c. Copy NPWP dan Surat Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak (SPPKP)* d. Copy Tanda Daftar Perusahaan (TDP) yang masih berlaku* e. Copy Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP) non kecil dalam bidang/sub

bidang software/perangkat lunak yang masih berlaku* f. Copy Ket. Domisili yang masih berlaku* g. Copy Laporan Keuangan Tahun 2019* h. Copy Surat Jaminan Penawaran (aslinya diserahkan kepada panitia) i. Surat Dukungan Principle Indonesia j. Surat Dukungan Tenaga Ahli (jika tenaga ahli disupport oleh Principle)

* Penilaian berdasarkan dokumen perusahaan yang telah diupload / update pada aplikasi Eprocurement PT Jasa Raharja ( https://eprocurement.jasaraharja.co.id ).

Seluruh persyaratan tersebut diatas, wajib dipenuhi oleh peserta Tender/ penyedia barang / jasa sebagai persyaratan untuk dapat diikut sertakan pada tahapan evaluasi selanjutnya. Apabila penyedia barang / jasa tidak dapat melengkapi seluruh persyaratan administrasi tersebut diatas, maka penawaran dari penyedia barang / jasa tersebut tidak diikutsertakan dalam evaluasi selanjutnya dan dinyatakan tidak memenuhi syarat.

2. Evaluasi Teknis (bobot 50%) : Evaluasi terhadap spesifikasi teknis hanya dilakukan terhadap penawaran dari penyedia barang/jasa yang dinyatakan memenuhi persyaratan administrasi (evaluasi administrasi). Adapun yang dinilai pada evaluasi teknis adalah sebagai berikut : a. Proposal Teknis 10% b. Kesesuaian Tenaga Ahli 20% c. Pengalaman Kerja Perusahaan yang sejenis 30%

(3 tahun terakhir) d. Spesifikasi Teknis 40%

1. a. b.

Proposal Teknis Solusi yang ditawarkan sesuai kebutuhan Solusi yang ditawarkan tidak sesuai dengan kebutuhan

Nilai 100 0

http://www.eprocurement.jasaraharja.co.id/

Halaman 26 dari 26

2. a.

b.

c.

Kesesuaian Tenaga Ahli Jumlah tenaga ahli, pengalaman dan Memiliki ijasah/sertifikat minimal yang disyaratkan Memiliki Ijasah/sertifikat tidak sesuai dengan yang disyaratkan namun berkaitan dengan bidang pekerjaan yang sama/sejenis Tidak ada daftar tenaga ahli

Nilai 100

50

0

3. a.

b.

c.

Pengalaman Pekerjaan Perusahaan Pernah mengerjakan pekerjaan yang sejenis 3 tahun terakhir sebanyak lebih dari 3 pekerjaan Pernah mengerjakan pekerjaan yang sejenis 3 tahun terakhir sebanyak kurang dari 3 pekerjaan Tidak memiliki pengalaman pekerjaan yang berkaitan

Nilai 100

50

0

4. a. b.

Spesifikasi Teknis Spesifikasi sesuai Spesifikasi tidak sesuai

Nilai 100 0

3. Evaluasi Harga (bobot 50%) : Evaluasi kewajaran harga penawaran dilakukan dengan membandingkan Harga Penawaran Peserta dengan harga rata-rata penawaran yang diajukan semua peserta, namun tidak lebih rendah 20% dari HPS yang telah ditetapkan oleh Tim Pengadaan dan tidak lebih tinggi dari HPS (Sub Bobot 40%).

Evaluasi kerendahan harga penawaran dilakukan dengan membandingkan antara harga penawaran dari peserta pengadaan yang dinilai dengan harga penawaran yang paling rendah dari semua penawaran yang masuk dan memenuhi syarat administrasi serta teknis, namun tidak lebih rendah 20% dari HPS yang telah ditetapkan oleh Tim Pengadaan dan tidak lebih tinggi dari HPS (Sub Bobot 60%).

Demikian Dokumen Tender ini dibuat sebagai acuan dalam mengajukan penawaran Tender Pengadaan Pengembangan Aplikasi SIAP Mobile. Jakarta, 18 Mei 2020

Tim Pengadaan Pengembangan Aplikasi SIAP Mobile Tri Haryanto Ketua Tim

pengembangan aplikasi siap mobile - jasa raharja · sebagai acuan dalam mengajukan penawaran tender...

Documents