pengelolaan sistem informasi dan data berbasis tik 2011 4

PENGELOLAAN SISTEM INFORMASI DAN DATA BERBASIS TIK

KERANGKA ACUAN KEGIATAN (TERM OF REFERENCE) PENGELOLAAN SISTEM INFORMASI DAN DATA BERBASIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI

KEMENTERIAN NEGARA PENDIDIKAN NASIONAL UNIT ORGANISASI UNIVERSITAS SRIWIJAYA PROGRAM PENINGKATAN FASILITAS DAN PEMANFAATAN

TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI DALAM

PROSES PENDIDIKAN SASARAN PROGRAM TERCIPTANYA LULUSAN YANG MEMILIKI

KOMPETENSI YANG RELEVAN DENGAN KEBUTUHAN

STAKEHOLDERS SERTA MAMPU BERSAING SECARA GLOBAL.

USULAN SBK KEGIATAN PENINGKATAN DAN PENGEMBANGAN SISTEM

INFORMASI AKADEMIK BERBASIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI

SUB-KEGIATAN PENGELOLAAN SISTEM INFORMASI DAN DATA BERBASIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI

I. Latar Belakang

A. Dasar Hukum Penyusunan standar biaya khusus merupakan salah satu implementasi atas perundangan dan peraturan yang telah ditetapkan, antara lain: 1. Undang-Undang Nomor: 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional; 2. UU Nomor 17 Tahun 2003, tentang Keuangan Negara;

3. Keputusan Presiden RI Nomor 105/M Tahun 2007 tentang Penetapan Rektor Universitas Sriwijaya Periode 2007-2011;

4. Peraturan Pemerintah Nomor 21 Tahun 2004, tentang Penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Kementerian Negara/Lembaga

5. SK Menteri Keuangan Nomor:190/KMK.05/2009, tanggal 26 Mei 2009 tentang Penetapan Universitas Sriwijaya pada Departemen Pendidikan Nasional sebagai Instansi Pemerintah yang menerapkan Pengelolaan Keuangan Badan Layanan Umum;

B. Gambaran Umum

Guna mempercepat pengembangan dan implementasi teknologi informasi dan komunikasi dilingkungan Unsri, pada April 2008 Rektor Unsri membentuk sebuah Tim dengan sebutan Tim Pengembangan TIK yang diberi tugas dan wewenang untuk melaksanakan kegiatan pengembangan dan implementasi TIK, dengan target

PENGEMBANGAN APLIKASI SISTEM INFORMASI DATA AKADEMIK DI UPT PUSKOM UNSRI 2010 – 4/5

waktu kurang dari 2 (dua) tahun. Saat ini, Tim Pengembangan TIK bersama-sama dengan UPT Puskom telah melaksanakan tugas yang diemban dengan fokus kegiatan pada Pengembangan Infrastruktur jaringan dan Sistem Informasi. Dari segi layanan informasi, saat ini telah dilakukan updating pada situs resmi Unsri yang beralamat di: http://www.unsri.ac.id, perubahan terhadap mail server Unsri dan implementasi SIMAK dengan registrasi dan KHS online. Pengembangan website Unsri ini kedepan harus dapat diikuti oleh Fakultas, Lembaga dan Unit-Unit yang berada dilingkungan Unsri sehingga tersusun sebuah sistem layanan informasi yang akurat, efisien, akuntabel dan transparan. Peningkatan sistem layanan berbasis TIK ini akan diterapkan pada semua sistem layanan mulai dari layanan akademik, keuangan, aset dan lainnya dan diharapkan pada awal semester depan seluruh tenaga akademik Unsri sudah memiliki email account dari mail server Unsri dan sebagian mahasiswa juga mendapat email account masing-masing, terutama bagi mahasiswa angkatan 2008, dan setiap Fakultas, PPS, Lembaga dan Unit-Unit dilingkungan Unsri memiliki website sendiri yang memiliki link dengan website Unsri. Perubahan-perubahan tersebut diharapkan dapat mendorong seluruh Unit Kerja dilingkungan Unsri dapat bekerja dengan lebih baik dan efisien, namun demikian langkah pengembangan ini tidak akan menghapuskan peran dan fungsi UPT Puskom sebagai pusat pengolahan data dan layanan informasi sebagaimana yang diemban saat ini. Dalam 5 tahun terakhir peran UPT Puskom sebagai sentra pengolahan data akademik seperti: pengolahan KRS, KPRS, DPNA, KHS dan Transkrip Nilai dengan berbagai alasan dan pertimbangan mulai dikurangi. Secara menyeluruh pembuatan Transkrip nilai dari seluruh Program Studi yang ada dilingkungan Unsri tidak lagi dilaksanakan di UPT Puskom, beberapa Fakultas seperti Fakultas Ekonomi dan Fakultas Ilmu Komputer bahkan telah melaksanakan pengolahan data akadmik mereka secara mandiri. Namun demikian, sebagian besar Program Studi dan Fakultas masih mempercayakan pengolahan data akademik ini ke UPT Puskom. Proses pengolahan KRS, KPRS, DPNA dan KHS melibatkan beberapa unsur, antara lain: mahasiswa; dosen; program Studi/jurusan/fakultas; dan UPT Puskom yang satu sama lain terikat dalam rantai kerja yang tidak terpisahkan. Keterlambatan salah satu unsur dalam melaksanakan proses ini akan mengakibatkan penambahan waktu penyelesaian proses, bahkan dapat menghambat penyelesain proses. UPT Puskom sebagai bagian akhir dan sekaligus merupakan awal dari kegiatan pengolahan data ini kerap dituding menjadi penyebab lambatnya proses yang dilakukan dan selalu dianggap sebagai tempat yang paling rawan dalam

penyimpangan data. Penyempurnaan aplikasi, sistem dan komitmen bersama adalah kunci sukses untuk memperbaiki dan meningkatkan layanan.

C. Keterkaitan Program dengan Kegiatan Kegiatan peningkatan dan pengembangan sistem informasi akademik berbasis teknologi informasi dan komunikasi, dengan sub kegiatan pengembangan aplikasi sistem informasi data akademik di upt puskom merupakan bagian dari program


peningkatan fasilitas dan pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi dalam proses pendidikan, dengan indikator kinerja utama, antara lain: 1. Terwujudnya pengembangan aplikasi sistem informasi akademik, manual, dan

POS pelaksanaan layanan informasi akademik di UPT Puskom. 2. Tersedianya peraturan dan pedoman sistem layanan informasi akademik.

II. KEGIATAN YANG DILAKSANAKAN

A. Uraian Kegiatan dan Keluaran Pengembangan aplikasi sistem informasi data akademik ini merupakan salah satu sub kegiatan dari program peningkatan fasilitas dan pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi dalam proses pendidikan yang telah diterapkan di Universitas Sriwijaya. Kegiatan ini dilaksanakan dengan sasaran memperkuat tatakelola dan meningkatkan mutu layanan administrasi akademik. Dalam

pelaksanaan kegiatan ini, keluaran yang dihasilkan adalah terwujudnya pengembangan aplikasi sistem informasi akademik, tersusunnya manual yang berisi peraturan dan tatacara pelaksanaan sistem informasi akademik, berikut dengan POS yang mengatur pelaksanaan layanan tersebut.

B. Indikator Kinerja

Untuk mengukur tingkat keberhasilan kegiatan ini, beberapa Indikator Kinerja yang akan digunakan antara lain adalah: 1. Terwujudnya penyempurnaan aplikasi sistem informasi akademik. 2. Terwujudnya manual, dan POS sistem layanan informasi akademik. 3. Tersedianya informasi akademik yang lengkap, akurat, dan tepat waktu. 4. Terselenggaranya proses penerbitan KHS, dan Transkrip Nilai yang akurat dan

tepat waktu.

C. Batasan Kegiatan

Kegiatan pengembangan sistem, metode dan materi pembelajaran berbasis teknologi informasi dan komunikasi diperlukan dalam mendukung terlaksananya implementasi sistem layanan akademik berbasis TIK. Kegiatan ini difokuskan pada penyempurnaan aplikasi sistem informasi akademik, penyusunan manual dan POS pelaksanaan sistem layanan penerbitan KHS guna mendukung terlaksananya implementasi sistem layanan akademik berbasis TIK.

III. MAKSUD DAN TUJUAN

A. Maksud Kegiatan

Kegiatan ini dilaksanakan dengan maksud memenuhi standar layanan minimum sistem layanan informasi akademik yang akan dipakai sebagai pedoman dalam implementasi sistem layanan akademik berbasis TIK.


B. Tujuan Kegiatan Tujuan kegiatan ini adalah menghasilkan penyempurnaan aplikasi sistem layanan penerbitan KHS, menyusun manual dan POS pelaksanaan sistem layanan penerbitan KHS.

IV. INDIKATOR KELUARAN, VOLUME, DAN SATUAN UKUR A. Indikator Keluaran

Indikator keluaran dari kegiatan ini adalah dihasilkannya penyempurnaan aplikasi, manual, pos sistem layanan penerbitan khs dan transkrip nilai, dengan target capaian peningkatan dan penguatan mutu layanan administrasi akademik.

B. Volume dan Satuan Ukur Kegiatan ini akan menghasilkan 1 (satu) keluaran dengan satuan ukur paket, dengan keluaran 1 paket kegiatan, dengan volume kegiatan sebanyak 2 kali.

V. CARA PELAKSANAAN KEGIATAN

A. Metode Pelaksanaan Pelaksanaan kegiatan ini dilakukan menggunakan metoda waterfall, dengan

beberapa tahapan pelaksanaan kegiatan sebagai berikut: 1. Survey pendahuluan 2. Analisis dan desain 3. Sosialisasi dan pelatihan 4. Implementasi 5. Evaluasi dan Pemeliharaan

B. Tahapan Pelaksanaan Kegiatan

Penyelenggaraan kegiatan ini dilaksanakan dengan tahapan sebagai berikut: 1. Persiapan,

Tahap persiapan ini mencakup analisis sistem berjalan, waktu proses, prosedur dan manual yang tersedia.

2. Pelaksanaan Tahap pelaksanaan kegiatan, mencakup pelaksanaan rancangan sistem, koding, dan implementasi. Penyusunan manual dan POS pelaksanaan sistem informasi akademik.

3. Monitoring Pemantauan dari hasil pelaksanaan dan debugging.

4. Evaluasi dan Pemeliharaan Pelaksanaan penilaian apakah keluaran dari sistem telah dapat menghasilkan

informasi yang dibutuh, apakah dokumen input telah memadai, dan melakukan

perbaikan-perbaikan agar informasi yang dihasilkan sesuai yang diinginkan.


VI. TEMPAT PELAKSANAAN KEGIATAN

Kegiatan penyempurnaan sistem informasi akademik, penyusunan manual, dan pos sistem informasi akademik ini akan dilaksanakan di UPT Puskom Unsri Inderalaya.

VII. PELAKSANA DAN PENANGGUNG JAWAB KEGIATAN

A. Pelaksana Kegiatan Pelaksana kegiatan ini adalah UPT Puskom/Tim Pengembangan TIK Unsri.

B. Penanggung Jawab Kegiatan Pejabat yang bertanggungjawab atas pelaksanaan kegiatan adalah Kepala UPT Puskom Unsri/Ketua Tim Pengembangan TIK Unsri.

C. Penerima Manfaat

Sivitas akademika dan karyawan yang terlibat dalam implementasi sistem layanan akademik berbasis TIK pada seluruh fakultas/unit yang ada dilingkungan Unsri.

VIII. JADUAL KEGIATAN A. Waktu Pelaksanaan Kegiatan

Waktu pelaksanaan kegiatan ini dilakukan pada akhir Januari 2011, dan akan

dilaksanakan selama 4 (empat) bulan, dengan pendanaan anggaran 2011.

B. Matriks Pelaksanaan Kegiatan Tahapan pelaksanaan dan jadual kegiatan disajikan dalam Tabel 1 berikut ini

Tabel 1. Tahapan Kegiatan dan jadual pelaksanaan

Tahap kegiatan

Tahun 2011 (Minggu ke)

Jan Februari Maret April

3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

Persiapan

Survey pendahuluan

Analisis sistem berjalan

Pelaksanaan

Rancangan sistem

Penyusunan POS

Monitoring

Evaluasi dan Pemeliharaan

IX. BIAYA

Penyelenggaraan Kegiatan ini mendapatkan pembiayaan dari sumber dana DIPA Universitas Sriwijaya tahun anggaran 2011 sebagaimana diuraikan dalam Petunjuk Operasional DIPA Universitas Sriwijaya tahun anggaran berjalan.Dana yang tersedia


dalam DIPA merupakan dana lumpsum dengan nilai sebesar Rp. 244.320.000,-, seperti disajikan dalam Tabel 2.

Dibuat di Inderalaya Pada tanggal: 28 Desember 2010 Penanggung Jawab Kegiatan

Hendra Marta Yudha NIP. 19600321 198703 1 003


Tabel 2. Rincian Belanja Kegiatan Pengembangan Aplikasi Sistem Informasi Akademik di UPT Puskom Unsri

KODE AKUN PENDAPATAN/RINCIAN TARGET PERHITUNGAN TAHUN 2011 SD/CP TA

2011 KET

VOLUME HARGA SATUAN JUMLAH BIAYA

1 2 3 4 5 = (3 x4) 6 7

UPT PUSKOM

PELAYANAN PUBLIK ATAU BIROKRASI

PENYUSUNAN/PENGUMPULAN/PENGOLAHAN/UPDATING/ANALISA

DATA DAN STATISTIK

4 Pengelolaan Sistem Informasi dan Data Berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi

521211 Belanja Bahan

Konsumsi rapat 192 OH Rp 30.000,- Rp 5.760.000

Dokumentasi: 1 Keg 1 KEG Rp 5.000.000,- Rp 5.000.000

Pembuatan Laporan 1 KEG Rp 4.000.000,- Rp 4.000.000

ATK dan bahan habis pakai 1 PAKET Rp 7.500.000,- Rp 7.500.000

521219 Belanja Barang Non-operasional Lainnya

Pembuatan Laporan 1 KEG Rp 4.000.000,- Rp 4.000.000

521213 Honorarium terkait output kegiatan

Pengarah 18 OB Rp 500.000 Rp 9.000.000

Penanggung Jawab 6 OB Rp 450.000 Rp 2.700.000

Ketua 6 OB Rp 400.000 Rp 2.400.000

Sekretaris 6 OB Rp 300.000 Rp 1.800.000

Anggota 444 OB Rp 300.000 Rp 133.200.000

System Analyst 160 OJ Rp 45.000 Rp 7.200.000

Database Developer 320 OJ Rp 35.000 Rp 11.200.000

Network Support 160 OJ Rp 35.000 Rp 5.600.000

Programmer 320 OJ Rp 30.000 Rp 9.600.000

Petugas entry data 12000 O/R Rp 2.500 Rp 30.000.000

Technical Support 80 OH Rp 67.000 Rp 5.360.000

Rp 244.320.000


Lampiran 2. Susunan Pelaksana Kegiatan

Pengarah : Badia Perizade Zulkifli Dahlan Penanggung Jawab : Hendra Marta Yudha Ketua : Revi Armansyah Sekretaris : Rusman Anggota : 1. Kamaruddin 2. Gagang Indrasmanto System Analyst : Saparudin Database Developer : 1. Parama Santati 2. Yadi UTama Network Support : Candra Setiawan Programmer : 1. Mukhlis 2. M. Fachrurrozi Technical Support : Rudiansyah Petugas Entry Data : 1. Maryati 2. Hendry 3. Ginta Erlangga 4. Susanti 5. Rusman 6. Yessi Irda Sari 7. Kamaruddin

pengelolaan sistem informasi dan data berbasis tik 2011 4

Documents