I. AUDIT OPERASIONAL KEGIATAN KEUANGAN

A. PENDAHULUAN

Kegiatan keuangan meliputi kegiatan pencarian dana dan penggunaan dana tersebut secara ekonomis, efisien dan efektif. Adapun sumber-sumber keuangan tersebut antara lain dapat berasal dari hasil penjualan barang atau jasa secara tunai, penerimaan angsuran atau pelunasan piutang, pengambilan pinjaman dan penerimaan lainnya. Sedangkan penggunaan sumber-sumber keuangan tersebut antara lain dapat berupa pengeluaran untuk pembelian barang dan jasa, pelunasan utang, pemberian pinjaman, investasi dalam surat-surat berharga, pembayaran gaji/upah pegawai dan pengeluaran-pengeluaran lainnya.

Dalam melaksanakan kegiatan-kegiatan tersebut perlu ada sistem pengendalian yang memadai, karena dalam kegiatan keuangan sangat mudah dijadikan objek berbagai tindakan penggelapan atau penyelewengan. Semua aktivitas dan keuangan di dalam suatu perusahaan dicerminkan dalam bentuk informasi keuangan, yaitu suatu informasi mengenai arus uang di dalam suatu perusahaan.

1. Penggalian sumber daya keuangan antara lain berasal dari :a. Hasil penjualan barang atau jasa secara tunai,b. Penerimaan angsuran atau pelunasan piutang,c. Pengambilan pinjaman dan penerimaan lainnya, dan lain sebagainya.

Penggunaan sumber-sumber keuangan:a. Pembelian barang atau jasa,b. Pelunasan utang,c. Pemberian pinjaman,d. Investasi dalam surat-surat berharga,e. Pembayaran gaji/upah pegawai,f. Pengeluaran-pengeluaran lainnya.

B. TUJUAN KEGIATAN KEUANGANTujuan kegiatan keuangan adalah penggalian sumber-sumber keuangan, menyimpan sumber-sumber keuangan, dan penggunaan sumber-sumber keuangan tersebut secara ekonomis, efisien dan efektif.

C. ASPEK DALAM KEGIATAN KEUANGANSecara garis besar aspek-aspek kegiatan keuangan yang akan dibahas dalam bagian audit operasional atas kegiatan keuangan yaitu:1. Pengelolaan kas

Membahas mengenai pengertian kas, komposisi kas, sumber-sumber kas, penerimaan kas, pengurusan kas, penyimpanan kas dan pengeluaran kas.

2. Pengelolaan piutangMembahas mengenai timbulnya piutang usaha, administrasi piutang, disposisi piutang, aspek-aspek kebijakan yang menyangkut piutang dan piutang lain-lain.

3. Pengelolaan utangMembahas mengenai timbulnya utang, keabsahan utang, pengelolaan lebih lanjut mengenai utang, dan pelunasan utang.

4. Kegiatan pembayaran gaji/upahMembahas mengenai hubungan kegiatan pembayaran gaji/upah dengan bagian personalia, sumber data mengenai gaji, penyiapan daftar gaji, dan pelaksanaan pembayaran gaji dan upah.

5. Kegiatan investasi dalam surat-surat berhargaMembahas mengenai bentuk investasi dalam surat-surat berharga, wewenang pembelian/penjualan surat-surat berharga, serta pencatatan dan audit fisik atas surat-surat berharga.

D. AUDIT OPERASIONAL TERHADAP PENGELOLAAN KAS

Dari sudut pengendalian, kegiatan pengelolaan kas perlu mendapatkan perhatian khusus karena kas mempunyai karakteristik yang unik sebagai berikut :

1. Sangat mudah dipindahtangankan;2. Sangat mudah untuk diselewengkan.

Berdasarkan alasan-alasan tersebut diatas, maka kegiatan pengendalian kas mendapat perhatian utama dari audit internal kegiatan keuangan.

Proses Bisnis Pengeloaan Kas Perusahaan

a. Penerimaan KasPerusahaan memperoleh kas terutama dari kegiatan bisnis yang dilakukan. Kegiatan perusahaan yang merupakan sumber kas antara lain :

a) Penjualan tunaib) Hasil penagihan piutangc) Modal yang disetor pemilikd) Utange) Penjualan Marketable Securities

b. Penyimpanan dan Pengadminstrasian KasPerusahaan perlu melindungi dan menjaga keberadaan fisik kas antara lain dengan cara menyediakan brankas atau melakukan penyetoran ke bank secara berkala. Untuk meminimalkan resiko kehilangan kas, sat ini sebagian besar transaksi bisnis telah melibatkan fasilitas transfer dana melalui bank.Untuk ketertiban administrasi kas maka pencatatan terhadap penerimaan dan pengeluaran kas harus dilakukan secara akurat dan akuntable.

c. Pengeluaran KasKegiatan pengeluaran kas harus diatur sedemikian rupa sehingga dapat dipertanggungjawabkan. Pengeluaran kas perusahaan digunakan untuk membayar :

1) Pembelian barang secara tunai2) Beban Operasi3) Angsuran Utang

4) Dividen5) Pajak6) Bunga7) Pembelian Marketable Security8) Investasi

Gambaran Kegiatan Pengelolaan Kas

Tujuan Kegiatan Pengelolaan KasKarena kas adalah aktiva yang sangat mudah dipindahkan dan paling mudah diselewengkan maka kegiatan pengelolaan kas ini bertujuan untuk melindungi dan mengendalikan kas perusahaan secara memadai.

Titik Kritis atas Pengendalian KasTitik kritis pengendalian kas perusahaan terjadi pada saat :a. Perusahaan menerima kas.b. Perusahaan menyimpan dan mengadministrasikan kas.c. Perusahaan mengeluarkan kas.

Risiko yang dihadapiResiko yang dihadapi dalam kegiatan pengelolaan kas antara lain adalah :

a. Kas yang diterima tidak sesuai dengan jumlah yang seharusnyab. Kesalahan administrasi dan penyimpanan kasc. Pengeluaran kas yang tidak tepat sasaran

Resiko diatas dapat terjadi pada masing-masing proses bisnis pengelolaan kas, baik saat penerimaan, penyimpanan maupun saat pengeluaran kas. Secara lebih rinci resiko tersebut dapat dijabarkan dalam tabel sebagai berikut :

Risiko yang dihadapi Pengendalian yang diperlukan

Kas yang diterima tidak sesuai dengan jumlah yang seharusnya

1. Pertanggungjawaban atas penerimaan kas harus dilakukan secepatnya

2. Penetapan dasar pertanggungjawaban harus dihubungkan dengan kegiatannya

3. Pemisahan fungsi antara fungsi penerimaan, pencatatan, otorisasi dan pengawasan penerimaan kas

4. Kegiatan penerimaan kas sedapat mungkin dipisahkan dari kegiatan pengeluaran kas

5. Penyusunan anggaran sebagai dasar untuk memperkirakan jumlah kas yang akan diterima

Kesalahan administrasi dan penyimpanan kas 1. Perlindungan kas secara fisik harus memadai, misalnya dibuatnya brankas

2. Penerimaan-penerimaan kas hendaknya disetorkan secara utuh dan dengan segera ke bank atau tempat penyimpanan yang ditentukan

3. Jumlah kas yang tersedia harus dibatasi sampai suatu jumlah maksimum yang benar-benar diperlukan untuk membiayai kegiatan sehari-hari

4. Memanfaatkan potensi-potensi yang ada untuk memperoleh pendapatan dengan jalan mendepositokan dana yang menganggur

5. Pengarsipan seluruh bukti penerimaan dan pengeluaran kas

6. Pencatatan atas kas harus dilakukan segera setelah kas diterima maupun dikeluarkan

Pengeluaran kas yang tidak tepat sasaran 1. Pemisahan fungsi, antara bagian pencatatan dan bagian pengeluaran kas

2. Kecukupan dokumentasi untuk melakukan pembayaran-pembayaran

3. Penggunaan dana kas kecil4. Pengendalian atas penandatanganan cek5. Penggunaan cek-cek atas nama6. Kegiatan pengeluaran kas sedapat mungkin

dipisahkan dari kegiatan penerimaan kas

Pengendalian proses penerimaan kas merupakan hal yang penting dikarenakan :

1. Penangguhan berarti memperbesar risiko terjadinya penyalahgunaan2. Pengecekan lebih baik dilakukan seawal mungkin daripada terlambat3. Terdapat kebutuhan untuk mengidentifikasikan saldo kas/bank pada suatu tanggal tertentu4. Pertanggungjawaban harus ditetapkan untuk semua jenis transaksi keuangan

Program Audit

Proses Bisnis Tujuan Audit Program Audit

Proses Penerimaan Kas

Untuk memastikan adanya pertanggungjawaban atas setiap penerimaan kas

Pastikan bahwa semua penerimaan kas telah jelas diketahui sumbernya dari mana

Untuk mengetahui bahwa penerimaan kas telah sesuai dengan kegiatan penyebabnya

Telusuri apakah pertanggung jawaban penerimaan kas telah sesuai dengan kegiatan yang menyebabkannya

Untuk memastikan adanya pemisahan fungsi antara fungsi penerimaan, pencatatan, otorisasi dan pengawasan

Pastikan telah ada pemisahan fungsi antara fungsi penerimaan, pencatatan, otorisasi dan pengawasan penerimaan kas

Untuk memastikan bahwa kegiatan penerimaan kas terpisah dari kegiatan pengeluaran kas

Telusuri apakah kegiatan penerimaan kas terpisah dari kegiatan pengeluaran kas

Untuk membuktikan telah disusunnya anggaran sebagai dasar untuk memperkirakan jumlah kas yang akan diterima

Selidiki apakah telah ada anggaran penerimaan kas, jika ada bandingkan antara anggaran dengan realisasinya, hitung dan analisa selisihnya

Proses Penyimpanan dan pengadministrasian Kas

Untuk mengetahui apakah perlindungan kas secara fisik telah memadai

Selidiki apakah perlindungan kas secara fisik telah memadai, misalnya: tersedianya brankas atau tempat penyimpanan kas lainnya yang aman

Pastikan adanya pembatasan akses terhadap kas, dimana hanya orang tertentu saja yang mengetahui kombinasi kode untuk membuka brankas

Untuk mengetahui apakah telah ada mekanisme pembatasan persediaan uang kas yang ada di bendaharawan

Pelajari apakah kas yang tersedia pada bendahara telah dibatasi sampai suatu jumlah maksimum yang benar-benar diperlukan untuk membiayai kegiatan operasi perusahaan

Pastikan bahwa mekanisme penerimaan kas telah mengharuskan agar kas segera disetorkan ke bank

Untuk memastikan telah ada pemanfaatan uang kas untuk memperoleh tambahan pendapatan

Selidiki adakah upaya pemanfaatan dana kas yang menganggur untuk memperoleh tambahan pendapatan (misalnya dengan didepositokan atau berinvestasi pada surat berharga)

Untuk mengetahui adanya aturan mengenai uang jaminan kasir

Selidiki apakah ada aturan mengenai uang jaminan kasir yang diterapkan perusahaan

Untuk memastikan adanya pengendalian yang memadai terhadap dokumen – dokumen transaksi

Pastikan setiap transaksi baik pengeluaran maupun penerimaan kas telah didukung dengan dokumen yang sah

Selidiki apakah seluruh bukti transaksi baik pengeluaran maupun penerimaan kas telah diarsipkan dengan baik

Untuk memastikan rekonsiliasi saldo bank telah dilakukan setiap periode

Pastikan telah dilakukan rekonsiliasi saldo bank secara periodik

Untuk mengetahui keakuratan jumlah dan keberadaan uang kas

Lakukan observasi fisik atas jumlah kas secara mendadak, lihat kesesuaian antara jumlah fisik dengan catatan perusahaan, telusuri selisihnya

Untuk memastikan bahwa penyelenggaraan catatan pembukuan telah mutakhir dan pelaporan dilakukan tepat waktu

Pastikan Penyelenggaraan catatan pembukuan telah mutakhir dan pelaporan dilakukan dengan segera

Untuk mamastikan bahwa setiap transaksi yang melibatkan kas telah dicatat dengan benar

Selidiki apakah jurnal penerimaan dan pengeluaran kas telah dicatat dengan benar posisi debet dan kreditnya

Proses Pengeluaran Kas

Untuk memastikan telah ada pemisahan fungsi, antara bagian pencatatan dan bagian pengeluaran kas

Pastikan telah ada pemisahan fungsi, antara bagian pencatatan dan bagian pengeluaran kas

Untuk mengetahui apakah pendokumentasian pembayaran kas telah memadai

Pastikan bahwa setiap pengeluaran kas telah didukung dengan dokumen yang kuat (misalnya kwitansi, nota dll)

Untuk mengetahui apakah telah ada mekanisme penggunaan dana kas kecil dalam perusahaan

Selidiki apakah telah ada mekanisme penerapan sistem dana kas kecil di perusahaan

Untuk mengetahui sejauh mana pengendalian perusahaan atas cek-cek yang dikeluarkan

Pastikan bahwa semua cek yang beredar telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang

Pastikan bahwa penggunaan cek telah ada prenumbered nya dan pengeluaran cek telah urut sesuai nomornya

Untuk mengetahui penggunaan cek-cek atas nama oleh perusahaan

Selidiki apakah pengeluaran cek telah menggunakan jenis cek atas nama bukan atas tunjuk

Untuk memastikan bahwa pengeluaran kas telah sesuai dengan kegiatan yang dianggarkan

Dapatkan anggaran pengeluaran kas perusahaan, bandingkan antara pengeluaran aktual dengan anggarannya, telusuri jika ada selisih

E. AUDIT TERHADAP KEGIATAN KEUANGAN - PIUTANG

Pendahuluan

A/R Ledger Data

Paid A/R Records

Delete Paid

Receivable

Paid Receivables

File

2A/R Records to Delete

Payments

Statements

Customer

Prepare Statements

New A/R

Billed Orders

A/R Records

1

Add New A/R

Provide General Data Ledger

Piutang merupakan tagihan kepada pihak ketiga di masa yang akan datang pada saat jatuh tempo yang timbul dari penyerahan barang atau jasa (piutang usaha), maupun tagihan kepada pegawai dan pejabat perusahaan sendiri (piutang lain-lain). Pengelolaan piutang usaha tidak terlepas dari kegiatan penjualan kredit perusahaan, karena dari proses inilah piutang usaha muncul. Suatu perusahaan cenderung melakukan penjualan kredit dibanding penjualan tunai karena penjualan kredit umumnya mempunyai dua kelebihan. Pertama, untuk meningkatkan angka penjualan, dan kedua, untuk membina hubungan yang baik dengan pelanggan.

Secara sederhana, suatu sistem piutang usaha tergambar dalam diagram berikut ini:

Keterangan:

1. Billing

2. Maintain General ledger

Batasan Pembahasan

Pada dasarnya fokus pembahasan kegiatan pengelolaan utang perusahaan yang akan dijabarkan adalah tentang administrasi piutang oleh bagian piutang usaha dan buku besar (untuk berbagai perusahaan disebut bagian akuntansi dan keuangan), tetapi karena pengelolaan piutang didasari atas kegiatan pemasaran/penjualan, pembahasan mengenai timbulnya piutang usaha tidak dapat kami tinggalkan. Sehingga pembahasan penelolaan ini dibagi menjdai tiga kelompok besar: (i) Timbulnya piutang; (ii) Administrasi piutang; dan (iii) Pembayaran piutang.

Piutang prusahaan ada berbagai macam, tetapi sebagian besar piutang perusahaan adalah timbul dari kegiatan penjualan yang tergolong ke dalam piutang usaha. Pengelolaan piutang usaha dari kegiatan penjualan inilah yang akan menjadi fokus pembahasan kami.

Statement Records Account Receivable

File

Tujuan Kegiatan

Tujuan kegiatan pengelolaan piutang adalah sebagai berikut:

1. Memastikan bahwa piutang usaha timbul atas kegiatan penjualan yang telah mendapat otorisasi dan persetujuan kredit, serta dokumentasinya lengkap.

Tujuan ini dilakukan terutama oleh Bagian Kredit dan Bagian Penjualan seperti yang telah dibahas sebelumnya pada audit atas kegiatan pemasaran. Bagian penjualan umumnya memperoleh komisi berdasarkan seberapa banyak produk yang berhasil dijual oleh bagian tersebut, sehingga cenderung melakukan penjualan yang besar tanpa memperhatikan kelayakan pemberian kredit. Untuk mengatasinya perlu adanya otorisasi pemberian kredit dari Bagian Kredit. Selain itu, uji kelayakan pemberian kredit ini juga bertujuan untuk menjaga agar piutang perusahaan dapat ditagih.

Keabsahan penjualan juga ditentukan oleh lengkapnya dokumen-dokumen penjualan. Dokumen seperti pesanan pelanggan, pesanan penjualan, faktur, bill of leading, dan slip pengepakan harus terdokumentasi lengkap.

2. Memastikan bahwa faktur (invoice) telah akurat.

Dasar pencatatan penjualan adalah saat adanya perpindahan hak dari penjual ke pembeli. Tetapi biasanya penjualan ini dicatat saat faktur dikirim ke pelanggan. Dengan demikian faktur sangat mempunyai peranan yang penting dalam pencatatan piutang usaha. Suatu faktur harus mencakup nomor faktur, data pembeli, data pesanan pelanggan, nama produk, jumlah yang dipesan, jumlah yang dikirim, termasuk harga satuan dan totalnya.

3. Memastikan bahwa administrasi piutang usaha telah dilakukan dengan tepat.

Administrasi di sini maksudnya adalah kegiatan penyelenggaraan pencatatan, pemutakhiran, dan pelaporan piutang usaha.

4. Memastikan usaha-usaha penagihan piutang oleh perusahaan telah dilakukan dengan optimal.

Upaya penagihan sebenarnya dimulai dari pengiriman faktur yang dilakukan oleh perusahaan. Setelah itu upaya penagihan yang dilakukan adalah melalui pengiriman monthly statement yang dikirimkan tiap bulan kepada pelanggan. Monthly Statement ini menunjukkan posisi utang pelanggan kepada perusahaan berikut tanggal jatuh temponya. Selain sebagai alat monitoring, tujuan dari Monthly Statement ini agar pelanggan dapat melunasi utang tepat pada waktunya. Apabila sampai pada jatuh tempo pelanggan belum melunasi hutangnya, penagihan yang lebih intens harus dilakukan. Tetapi ,biasanya terdapat beberapa debitur yang gagal melunasi hutang akibat kebangkrutan, menghilangnya debitur, dan sebagainya yang menyebabkan perusahan terpaksa menghapus piutang tersebut. Tindakan ini harus dilakukan berdasarkan persetujuan dari pejabat yang berwenang, tetapi usaha penagihan masih tetap harus dilakukan sejauh memungkinkan.

Proses Bisnis

Pengelolaan utang meliputi tiga tahap penting yaitu menyangkut timbulnya piutang, administrasi piutang, dan menyangkut pelunasan piutang.

1. Timbulnya Piutang Usaha

Seperti yang telah dibahas sebelumnya, piutang usaha umumnya timbul atas kegiatan penjualan kredit suatu perusahaan. Seperti yang sudah dibahas dalam audit kegiatan pemasaran, piutang usaha muncul atas kegiatan penjualan kredit. Secara ringkas prosesnya sebagai berikut:

Penerimaan pesanan pelanggan oleh Bagian Pemasaran/ Penjualan;

Bagian Pemasaran selanjutnya akan memprosesnya menjadi pesanan penjualan, salah satu tembusannya adalah ke Bagian Kredit untuk memperoleh persetujuan kredit. Hasil persetujuan kredit akan dikembalikan ke Bagian Penjualan yang akan mendasari pengiriman salinan pesanan penjualan lainnya ke berbagai bagian.

Bagian penjualan mengirim salinan pesanan penjualan berikut salinan surat pengeluaran barang ke bagian gudang. Kemudian Bagian Gudang mengirim barang berikut salinan surat pengeluaran barang ke Bagian Pengiriman.

Selain menerima barang dan salinan surat pengeluaran barang dari Bagian Gudang, Bagian Pengiriman juga menerima salinan slip pengepakan dan dokumen pengiriman dari Bagian Pennjualan. Semua dokumen-dokumen tersebut digunakan untuk memverifikasi kebenaran pesanan. Kemudian Bagian Pengiriman menyiapkan bill of lading dan menyampaikan salinan slip pengiriman ke Bagian Penagihan yang menginformasikan bahwa pesanan pelanggan sudah dipenuhi dan dikirim.

Bagian Penagihan menerima faktur, dan salinan file pesanan pesanan penjualan dari Bagian Penjualan. Atas dasar dokumen tersebut dan slip pengiriman dari Bagian Pengiriman menunjukkan bahwa berakhirnya peristiwa transaksi ekonomi dan merupakan saat di mana pelanggan sudah dapat ditagih.

2. Administrasi Piutang Usaha

Administrasi piutang usaha dilakukan oleh tiga bagian utama, yaitu Bagian Penagihan, Bagian Piutang Usaha, dan Bagian Buku Besar umum (James Hall).

a. Bagian Penagihan;

Setelah mengirim faktur ke pelanggan, Bagian Penagihan akan melakukan pembukuan sebagai berikut:

Mencatat penjualan pada jurnal penjualan;

Mengirim salinan buku besar pesanan penjualan ke Bagian Piutang Usaha;

Mengirim dokumen pengeluaran barang ke Bagian Pengendalian Pesediaan;

Jurnal penjualan adalah jurnal khusus yang mencatat transaksi penjualan. Setiap faktur penjualan dicatat dalam jurnal sebagai item yang terpisah,. Pada akhir periode, akan disiapkan voucher journal yang akan diserahkan ke Bagian Buku Besar Umum.

b. Bagian Piutang Dagang;

Bagian Piutang Dagang akan membukukan dari salinan buku besar pesanan penjualan ke buku besar pembantu piutang dagang. Setiap pelanggan akan mempunyai record pada buku besar pembantu piutang dagang. Secara berkala, petugas akan merangkum saldo setiap akun menjadi satu, dan mengirimkannya ke Bagian Buku Besar Umum.

Setiap bulan, Bagian Piutang Dagang juga akan mengirim monthly statement kepada setiap pelanggan atas saldo piuatang masing-masing pelanggan.

c. Bagian Buku Besar umum;

Pada saat penutupan periode pemrosesan, Bagian Buku Besar Umum telah menerima voucher journal dari Bagian Penagihan dan Pengendalian Persediaan, dan ikhtisar akun dari Bagian Piutang Dagang.

Di samping itu kegiatan administrasi piutang usaha juga termasuk penyisihan piutang tak tertagih juga analisis rasio piutang.

3. Berkurang Atau Terhapusnya Piutang Usaha

Berkurang atau terhapusnya piutang dapat disebabkan oleh hal-hal sebagai berikut:

a. Adanya pelunasan piutang

Proses bisnis pelunasan piutang ini secara sederhana adalah sebagai berikut:

Cek dan Remittance Advice diterima dari pelanggan oleh Bagian Penerimaan Dokumen. Cek akan dikirim ke kasir pada Bagian Penerimaan Kas, dan Remmittance Advice akan dikirim ke Bagian piutang Dagang.

Cek yang diterima oleh kasir dicatat pada jurnal penerimaan kas dan langsung disetor ke Bank.

Remittance Advice yang diterima Bagian Piutang Dagang akan digunakan untuk mengurangi saldo akun pelanggan sebesar nilai pembayaran.

Bagian Peneriman Kas dan Departemen Piutang Dagang mengirimkan rangkuman informasi tersebut ke Bagian Buku Besar Umum.

b. Adanya Retur Penjualan

Karena beberapa faktor pelanggan mungkin saja akan mengembalikan barang yang sudah dibelinya. Terhadap adanya retur penjualan ini, perusahaan melakukan prosedur sebagai berikut:

Bagian Penerimaan Barang akan menghitung, memeriksa, dan menyiapkan slip retur barang atas barang yang dikembalikan. Kemudian menyerahkn barang tersebut ke gudang berikut slip returnya, salinan slip akan dikirim ke Bagian Penjualan.

Atas slip tersebut, Bagian Penjualan selanjutnya menyiapkan memo kredit, dan mengirimkannya ke Bagian Kredit.

Bagian kredit lalu akan mengevaluasinya dan memberikan persetujuan serta mengembalikannya ke Bagian Penjualan untuk diteruskan ke Bagian Penagihan.

Bagian penagihan menerima memo kredit dan mencatatnya dalam jurnal penjualan sebagai entry kontra, lalu meneruskannya ke Bagian Pengendalian Persediaan dan Bagian Piutang Dagang.

Bagian Pengendalian Persediaan dan Bagian Pengendalian akan menyesuaikan catatan persediaan dan piutang dagang pelanggan.

c. Penghapusan piutang tak tertagih

Hal terpenting dlam proses bisnis penghapusan piutang tak tertagih ini adalah bahwa penghapusan ini telah mendapat otorisasi dari pejabat yang berwenang, di samping itu usaha penagihan masih tetap harus dilakukan sejauh memungkinkan.

Titik Kritis

Titik kritis yang terjadi dalam pengelolaan piutang ini dapat diidentifikasikan sebagai berikut:

1. Pemberian otorisasi dan persetujuan kredit yang mendasari terjadinya piutang usaha2. Pembuatan dan pengiriman faktur yang mendasari pencatatan piutang usaha.3. Pencatatan dan pelaporan piutang sebagai bentuk administrasi piutang.4. Prosedur penagihan dan otorisasi atas penghapusan piutang tak tertagih.

Tujuan Proses Bisnis, Risiko, dan Pengendalian yang Diperlukan

1. Memastikan bahwa piutang usaha timbul atas kegiatan penjualan yang telah mendapat otorisasi dan persetujuan kredit, serta dokumentasinya lengkap

Risiko yang dihadapi Pengendalian yang diperlukanPiutang dengan tingkat ketertagihan rendah

Penjualan harus disetujui oleh Bagian Kredit, setelah melakukan analisis pelanggan dan batasan pemberian kredit.Piutang hanya berdasar pesanan atas pelanggan yang disetujui oleh pihak yang berwenang.

Piutang fiktif Setiap penjualan harus lengkap dokumentasinya.

2. Memastikan bahwa faktur (invoice) telah akurat

Risiko yang dihadapi Pengendalian yang diperlukanNilai piutang dalam faktur yang tidak sesuai, atau kepada pelanggan yang keliru. Hal ini dapat memperusak hubungan dengan pelanggan

Faktur yang dikirim kepada pelanggan dilakukan setelah pengiriman dilakukan dengan mencocokkan slip pengiriman dan salinan file pesanan penjualan. Baik nilai maupun nama pelanggan dan alamatnya harus sesuai.

3. Memastikan bahwa administrasi piutang usaha telah dilakukan dengan tepat

Risiko yang dihadapi Pengendalian yang diperlukanKesalahan dalam memasukkan data ketika memperbarui piutang usaha.

Pengendalian edit entri data.Rekonsiliasi buku pembantu pitang usaha dengan buku besar, laporan bulanan ke pelanggan.

Kehilangan data atau modifikasi tidak sah Prosedur cadangan dan pemulihan dari bencana, serta pengendalian akses

Kesalahan dalam penetapan cadangan piutang tak tertagih

Pemutakhiran aging schedule

Rasio perputaran piutang dan likuiditas (current ratio) yang terlalu rendah,

Analisis rasio perputaran piutang usaha dan likuiditas secara terkomputerisasi (early warning)

4. Memastikan usaha-usaha penagihan piutang oleh perusahaan telah dilakukan dengan optimal

Risiko yang dihadapi Pengendalian yang diperlukanPenerimaan piutang yang telah lewat tanggal jatuh tempo serta penghapusan piutang usaha akibat tidak dapat ditagih

Pengiriman monthly report, sehingga pelanggan tahu posisi dan jatuh tempo hutangnya.Penagihan yang lebih intens terhadap utang-utang yang sudah jatuh tempo.Upaya penagihan yang tetap dilakukan walaupun piutang sudah dihapuskan.

Factoring atas piutang terutama untuk piutang-piutang yang ketertagihannya rendah

Program Audit

No Tujuan Audit Program Audit

1 Memastikan bahwa piutang usaha timbul atas kegiatan penjualan yang sah, yang telah mendapat otorisasi dan persetujuan kredit, serta dokumentasinya lengkap.

1. Baca dan observasi anggaran dasar perusahaan, apakah: ada pemisahan tugas bagian penjualan

dan bagian otorisasi kredit. Prosedur penanganan timbulnya utang

menggunakan dokumentasi yang lengkap.

2. Teliti apakah kebijakan-kebijakan yang berkenaan dengan pemberian kredit dinilai kembali secara periodik.

3. Bandingkan posisi piutang usaha per pelanggan dengan daftar pelanggan yang memperoleh batas kredit, untuk melihat: Apakah ada pemberian piutang usaha

yang tidak mempunyai batas kredit. Apakah ada pelanggan yang piutangnya

melebihi batas kredit yang diberikan.

2 Memastikan bahwa faktur (invoice) telah akurat

1. Observasi pengiriman faktur, pastikan faktur yang dikirim kepada pelanggan dilakukan setelah pengiriman dilakukan.

2. Observasi apakah ada pencocokkan faktur dengan slip pengiriman dan salinan file pesanan penjualan.

3 Memastikan bahwa administrasi piutang usaha telah dilakukan dengan tepat

a. Berkaitan dengan pencatatan dan pelaporan

1. Observasi pencatatan piutang perusahaan atas penjualan kredit, apakah setiap pencatatan oleh bagian-bagian yang terlibat (Bagian penagihan, bagian piutang usaha, dan buku besar umum), dilakukan dengan segera setelah dokumen yang mendasari diterima dan sesuai dengan proses bisnis

perusahaan.Observasi pula pencatatan pengurangan piutang terhadap kegiatan retur penjualan.

2. Periksa daftar saldo piutang dan cocokkan jumlahnya dengan saldo menurut kartu piutang, buku besar, dan buku pembantu.Konfirmasikan nilai piutang per pelanggan berdasarkan data pelanggan dan nilai piutang dalam buku besar pembantu piutang.

3. Teliti adanya piutang kepada anak-anak perusahaan atau perusahaan afiliasi dan pisahkan dari piutang biasa.

4. Teliti perkiraan-perkiraan piutang pada cabang-cabang perusahaan untuk menentukan bahwa tidak terdapat pembukuan dua kali.

5. Tentukan adanya piutang-piutang yang dipakai sebagai jaminan sesuai dengan perjanjian/ kontrak yang berhubungan dengan itu dan pisahkan dari piutang lainnya.

b. Berkaitan dengan pencadangan piutang tak tertagih

1. Teliti kewajaran jumlah penyisihan piutang tak tertagih berdasarkan aging schedule.

c. Berkaitan dengan rasio piutang 1. Minta/ hitung berapa rasio kecepatan peredaran rata-rata dan jangka waktu kredit rata-rata piutang. Apabila melewati batas atau devisasi nya besar, teliti sebabnya.

d. Administrasi keamanan data Periksa apakah kemanan data piutang perusahaan sudah memadai, seperti adanya metode back up dan pengendalian akses ke catatan piutang.

4 Memastikan usaha-usaha penagihan piutang oleh perusahaan telah dilakukan dengan optimal

1. Pastikan monthly statement telah dikirim tiap bulan.

2. Pastikan perusahaan menagih yang lebih intens terhadap utang-utang yang sudah jatuh tempo.

3. Pastikan penagihan yang tetap dilakukan walaupun piutang sudah dihapuskan sejauh memungkinkan, termasuk negosiasi ulang.

4. Periksa piutang yang difaktoring kan, apa

analisis cost benefit nya sudah tepat.

Invoices dataSupplier

New payables data

Received purchases file

Paid supplier data

Payables records to delete

Payment data

Receipt data

Received purchases

Incurred obligations

Make supplier payments

Delete paid payables

Account payable fileSet up supplier payables records

1

2

Payables Ledger dataProvide general ledger data

3

Supplier invoices

Supplier statement

Paid payables records

Invoice and statement file

F. AUDIT TERHADAP KEGIATAN KEUANGAN - UTANG

Pendahuluan

Setiap perusahaan pada umumnya melakukan pembelian bahan baku langsung, bahan baku tidak langsung, peralatan, dan sebagainya secara kredit sehingga menimbulkan utang bagi perusahaan. Pada saat kewajiban ini dibayar maka kegiatan utang akan berhubungan dengan prosedur pengeluaran kas.

Pengelolaan utang melibatkan berbagai kegiatan. Pertama berkaitan dengan kegiatan yang mendasari timbulnya utang yaitu bagaimana mengendalikan jumlah utang dan menentukan keabsahannya. Yang kedua, berhubungan dengan pengadministrasian utang-utang yang ada. Kegiatan berikutnya menyangkut prosedur pelunasan utang.

Secara sederhana, suatu sistem utang usaha tergambar dalam diagram berikut ini:

Keterangan:

1. Purchasing

2. Receiving

3.Maintain general Ledger

Batasan Pembahasan

Pada dasarnya fokus pembahasan kegiatan pengelolaan utang perusahaan yang akan dijabarkan adalah tentang administrasi utang oleh bagian utang usaha, tetapi karena pengelolaan utang didasari atas kegiatan pembelian, pembahasan mengenai timbulnya utang usaha dari kegiatan pembelian tidak dapat kami tinggalkan.

Utang prusahaan ada berbagai macam, tetapi sebagian besar utang perusahaan adalah timbul dari kegiatan pembelian yang tergolong ke dalam utang usaha. Pengelolaan utang usaha dari kegiatan pembelian inilah yang akan menjadi fokus pembahasan kami.

Tujuan Kegiatan

Tujuan kegiatan pengelolaan utang adalah sebagai berikut:

1. Memastikan bahwa utang usaha timbul atas kegiatan pembelian yang telah mendapat otorisasi serta dokumentasinya lengkap.

Utang dapat timbul karena berbagai sebab, namun biasanya terjadi akibat aktivitas pembelian barang/ jasa oleh bagian pembelian. Pengendalian atas timbulnya utang diarahkan untuk memastikan bahwa kewajiban-kewajiban hanya timbul dalam batas-batas yang telah disetujui, baik jenis pengeluarannya maupun jumlah rupiahnya.

Dokumen-dokumen pembelian seperti pesanan pembelian, laporan penerimaan, dan faktur harus ada, lengkap, dan akurat.

2. Memastikan bahwa faktur (invoice) telah diterima dan akurat.

Dasar pencatatan utang pada dasarnya adalah setelah ada perpindahan hak. Tetapi biasanya perusahaan baru mencatat timbulnya utang setelah ada dokumen formal yang memiliki infomasi fnansial yaitu faktur pemasok. Jika perusahaan belum menerima faktur, perusahaan akan menunda pencatatan kewajiban hingga faktur tiba.

3. Memastikan bahwa administrasi utang usaha telah dilakukan dengan tepat.

Administrasi di sini maksudnya adalah kegiatan penyelenggaraan pencatatan, pemutakhiran, dan pelapoaran utang usaha.

4. Memastikan pelunasan utang dilakukan dalam waktu yang tepat.

Pelunasan utang setelah tanggal jatuh tempo memungkinkan perusahaan dikenai penalti, sehingga usaha-usaha pelunasan harus dilakukan sampai tanggal jatuh tempo.

Proses Bisnis

Pengelolaan utang meliputi tiga tahap penting yaitu menyangkut timbulnya utang, administrasi utang, dan menyangkut pelunasan utang.

1. Timbulnya Utang Usaha

Seperti yang telah dibahas sebelumnya, utang usaha umumnya timbul atas kegiatan pembelian kredit suatu perusahaan. Seperti yang sudah dibahas dalam audit kegiatan pembelian, secara ringkas prosesnya sebagai berikut:

Departemen pembelian menerima permintaan pembelian dan membuat pesanan pembelian. Salinan pesanan pembelian akan dikirim ke pengendali persediaan, bagian utang usaha, bagian penerimaan, dan pemasok.

Bagian penerimaan menerima barang dari pemasok, dan merekonsiliasikan dengan salinan kosong pesanan pembelian (blind copy). Lalu bagian penerimaan akan membuat laporan penerimaan dan mendistribusikannya ke bagian gudang, bagian pembelian, bagian pengendalian persediaan, dan ke bagian utang usaha.

Ketika faktur tiba, bagian utang usaha akan merekonsiliasikan dengan salinan permintaan pembelian, pesanan pembelian, dan laporan penerimaan. Faktur inilah yang dijadikan dasar pencatatan timbulnya utang usaha.

2. Administrasi Utang Usaha

Administrasi utang usaha dilakukan oleh dua bagian utama, yaitu Bagian Utang Usaha dan Bagian Buku Besar (James Hall).

a. Bagian Utang Usaha;

Ketika faktur diterima, bagian utang usaha akan merekonsiliasikan informasi fnansial dengan berbagai dokumen di file tunda yaitu salinan permintaan pembelian, pesanan pembelian, dan laporan penerimaan. Kemudian mencatatnya dalam jurnal pembelian serta mencatatnya ke rekening pemasok dalam buku besar pembantu utang usaha.

Jika perusahaan menggunakan metode biaya actual, bagian utang usaha akan mengirim salinan faktur pemasok ke bagian pengendalian persediaan. Jika biaya standar digunakan, tahap ini tidak perlu dilakukan.

Setelah mencatat kewajiban, bagiam utang usaha akan menstransfer dokumen sumber ke open accounts payable file. File ini diatur berdasarkan tanggal jatuh tempo pembayaran untuk memastikan bahwa utang usaha dibayar tanpa melewati tanggal jatuh tempo dan kehilangan diskon.

Kadang perusahaan menggunakan system voucher utang. Ada berbagai jenis voucher seperti cash basis-one time voucher, accrual basis-one time voucher (paling sering digunakan), dan built-up voucher. Dengan menggunakan voucher utang ini bagian utang usaha akan menggunakan cash disbursement voucher dan membuat voucher register. Nomor voucher register mencerminkan kewajiban utang usaha perusahaan. Penjumlahan dari berbagai voucher terbuka (belum dibayar) merupakan saldo utang usaha perusahaan, inilah sebagai pengganti buku pembantu utang usaha (ledgerless bookiping). Cash

disbursement voucher bersama dengan dokumen sumber pendukungnya disimpan dalam file vouchr utang dan juga disusun berdasar tanggal jatuh temponya.

b. Bagian Buku Besar umum;

Pada saat penutupan periode pemrosesan, Bagian Buku Besar Umum telah menerima voucher journal dari Bagian Utang Usaha dan sebuah ringkasan akun dari bagian pengendalian persediaan.

3. Berkurang Atau Terhapusnya Utang Usaha

Berkurang atau terhapusnya utang disebabkan oleh adanya pembayaran utang

Proses bisnis pelunasan utang ini secara sederhana adalah sebagai berikut:

a. Tiap hari bagian utang usaha akan melihat file voucher utang terbuka atau utang usaha untuk melihat utang yang telah jatuh tempo dan mengirim voucher serta dokumen pendukungnya ke bagian pengeluaran kas.

b. Bagian pengeluaran kas menerima paket voucher dan meninjau dokumen kelengkapan dan akurasi administratifnya, serta membuat cek dan memperbarui check register.

c. Cek tersebut dan dokumen pendukungnya msuk ke bagian pengeluaran kas, atau bendahara untuk ditandatangani. Cek akan dikirim ke pemasok,dan staf administrasi akan melampirkan salinan cek tersebut ke paket voucher dan menandai dokumen dalam voucher dengan tulisan sudah dibayar dan mengembalikan ke bagian utang usaha.

d. Bagian utang usaha akan mendebit rekening pemasok dalam buku pembantu utang usaha, atau menutup voucher terbuka dengan mencatat nomor cek dalam check register serta menyimpan paket voucher ke dalam file voucher tertutup.

e. Selanjutnya bagian buku besar akan menerima voucher jurnal pengeluaran kas dan ikhtisar akun dari bagian utang usaha.

Titik Kritis

Titik kritis yang terjadi dalam pengelolaan utang ini dapat diidentifikasikan sebagai berikut:

1. Pemberian otorisasi pembelian kredit yang mendasari terjadinya utang usaha.2. Penerimaan faktur yang mendasari pencatatan utang usaha.3. Pencatatan dan pelaporan utang sebagai bentuk administrasi utang.4. Pembayaran utang.

Tujuan Proses Bisnis, Risiko, dan Pengendalian yang Diperlukan

1. Memastikan bahwa utang usaha timbul atas kegiatan pembelian yang telah mendapat otorisasi, prosedurnya benar, serta dokumentasinya lengkap

Risiko yang dihadapi Pengendalian yang diperlukanTerdapat utang yang timbul tanpa otorisasi. Kewajiban yang timbul harus mendapatkan

otorisasi pejabat berwenang baik jenis pengeluaraupn maun rupiah.

Terdapat utang tanpa bukti yang cukup.Kedua hal ini dapat menyebabkan: Pengeluaran yang tidak terkait dengan kegiatan bisnis perusahaan atau fiktif.

Pembelian dilakukan atas dasar permintaan pembelian, pesanan pembelian, dan laporan penerimaan yang akurat.

Jumlah utang tidak sesuai dengan kualitas dan kuantitas barang yang dibeli utang dengan harga tidak layak dan syarat pembayaran memberatkan.

Pemasok dipilih secara kompetitif, pemasok dipilih yang capable berdasarkan daftar pemasok dan evaluasi pemasok secara berkala.

2. Memastikan bahwa faktur (invoice) telah akurat

Risiko yang dihadapi Pengendalian yang diperlukanNilai utang dalam faktur yang tidak sesuai atau salah tagihan.

Faktur yang diterima harus direkonsiliasikan dengan permintaan pembelian, pesanan pembelian, dan laporan penerimaan.

3. Memastikan bahwa administrasi utang usaha telah dilakukan dengan tepat

Risiko yang dihadapi Pengendalian yang diperlukanKesalahan dalam memasukkan data ketika memperbarui utang usaha serta utang tidak tersaji dan terklasifikasi dengan benar di neraca

Pengendalian edit entri data.Rekonsiliasi buku pembantu utang usaha dengan buku besar, laporan bulanan dari pelanggan.

Kehilangan data Prosedur cadangan dan pemulihan dari bencana, pengendalian

Rasio utang di luar batas kewajaran Analisis rasio utang usaha secara terkomputerisasi (early warning)

4. Memastikan pelunasan utang usaha telah dilakukan dengan optimal

Risiko yang dihadapi Pengendalian yang diperlukanPerusahaan tidak dapat memenuhi kewajiban utangnya saat jatuh tempo.

Perencanaan pelunasan utang dengan schedule pelunasan utang.

Perusahaan gagal memanfaatkan diskon atau membayar setelah tanggal jatuh tempo

Penyusunan voucher sesuai tanggal jatuh tempo dan pengecekan harian terhadap voucher ini.

Membayar faktur yang sama lebih dari sekali Faktur dibayar atas dokumen pendukung yang lengkap, dan setelah dibayar ditulis “telah dibayarkan”.

Program Audit

No Tujuan Audit Program Audit

1 Memastikan bahwa utang usaha timbul atas kegiatan pembelian yang telah mendapat otorisasi serta dokumentasinya lengkap

1. Baca dan observasi anggaran dasar perusahaan, apakah: Inisiatif pembelian terpisah dari bagian

pembelian. Prosedur penanganan timbulnya utang

menggunakan dokumentasi yang lengkap.

2. Teliti apakah kebijakan-kebijakan yang berkenaan dengan perolehan kredit dinilai kembali secara periodik.

3. Periksa dokumen PO dan PR, pastikan bahwa PO dibuat setelah PR diterbitkan dan disetujui oleh pejabat yang berwenang.

2 Memastikan bahwa faktur (invoice) telah akurat

1. Observasi penerimaan, pastikan faktur yang diterima telah direkonsiliasikan dengan permintaan pembelian, pesanan pembelian, dan laporan penerimaan.

3 Memastikan bahwa administrasi utang usaha telah dilakukan dengan tepat

a. Berkaitan dengan pencatatan dan pelaporan

1. Minta daftar saldo utang dan cocokkan jumlahnya dengan kartu utang, buku besar dan buku pembantu.

2. Cocokkan nilai utang per pelanggan, pastikan nilainya sama dengan monthly statement.

3. Cocokkan perubahan-perubahan/mutasi-mutasi pada perkiraan utang dengan bukti-buktinya. Seperti retur pembelian dengan nota debit serta pembayaran utang dengan bukti pengeluaran kas.

4. Teliti sebab-sebab adanya saldo utang yang sudah lama tidak dibayar

5. Perhatikan adanya penerimaan potongan-potongan harga, dan teliti ketepatan pembukuannya

6. Pisahkan utang-utang lainnya di luar utang usaha.

b. Berkaitan dengan rasio piutang Minta/ hitung berapa rasio utang, dan bandingkan dengan ketentuan perusahaan.

c. Administrasi keamanan data Periksa apakah kemanan data piutang perusahaan sudah memadai, seperti adanya metode back up dan pengendalian akses ke catatan piutang.

4 Memastikan pelunasan utang usaha telah dilakukan dengan optimal

Minta schedule pelunasan utang, lakukan pencocokan dengan alokasi dana pelunasan dan ketersediaan kas.

G. KEGIATAN PENGGAJIAN

Gambaran Umum Kegiatan Penggajian

a. Pengertian Gaji

Gaji adalah salah satu hal yang penting bagi setiap karyawan yang bekerja dalam suatu perusahaan, karena dengan gaji yang diperoleh seseorang dapat memenuhi kebutuhan hidupnya.Hasibuan (2002) menyatakan bahwa “Gaji adalah balas jasa yang dibayar secara periodik kepada karyawan tetap serta mempunyai jaminan yang pasti”. Pendapat lain dikemukakan oleh Handoko (1993), “Gaji adalah pemberian pembayaran finansial kepada karyawan sebagai balas jasa untuk pekerjaan yang dilaksanakan dan sebagai motivasi pelaksanaan kegiatan di waktu yang akan datang”. Selain pernyataan Hasibuan dan Handoko, ada pernyataan lainnya mengenai gaji dari Hariandja (2002), yaitu Gaji merupakan salah satu unsur yang penting yang dapat mempengaruhi kinerja karyawan, sebab gaji adalah alat untuk memenuhi berbagai kebutuhan pegawai, sehingga dengan gaji yang diberikan pegawai akan termotivasi untuk bekerja lebih giat.Teori yang lain dikemukakan oleh Sastro Hadiwiryo (1998), yaitu :Gaji dapat berperan dalam meningkatkan motivasi karyawan untuk bekerja lebih efektif, meningkatkan kinerja, meningkatkan produktivitas dalam perusahaan, serta mengimbangi kekurangan dan keterlibatan komitmen yang menjadi ciri angkatan kerja masa kini. Perusahaan yang tergolong modern, saat ini banyak mengaitkan gaji dengan kinerja.Pernyataan di atas juga didukung oleh pendapat Mathis dan Lackson (2002), “Gaji adalah suatu bentuk kompensasi yang dikaitkan dengan kinerja individu, kelompok ataupun kinerja organisasi”.

b. Peranan Gaji

Menurut Poerwono (1982) peranan gaji dapat ditinjau dari dua pihak, yaitu :

1) Aspek pemberi kerja (majikan) adalah managerGaji merupakan unsur pokok dalam menghitung biaya produksi dan komponen dalam menentukan harga pokok yang dapat menentukan kelangsungan hidup perusahaan. Apabila suatu perusahaan memberikan gaji terlalu tinggi maka, akan mengakibatkan harga pokok tinggi pula dan bila gaji yang diberikan terlalu rendah akan mengakibatkan perusahaan kesulitan mencari tenaga kerja.

2) Aspek penerima kerjaGaji merupakan penghasilan yang diterima oleh seseorang dan digunakan untuk memenuhi kebutuhannya. Gaji bukanlah merupakan satu - satunya motivasi karyawan dalam berprestasi, tetapi gaji merupakan salah satu motivasi penting yang ikut

mendorong karyawan untuk berprestasi, sehingga tinggi rendahnya gaji yang diberikan akan mempengaruhi kinerja dan kesetiaan karyawan

c. Fungsi Penggajian

Menurut Komaruddin (1995) fungsi gaji bukan hanya membantu manajer personalia dalam menentukan gaji yang adil dan layak saja, tetapi masih ada fungsi-fungsi yang lain, yaitu:1) Untuk menarik pekerja yang mempunyai kemampuan ke dalam organisasi2) Untuk mendorong pekerja agar menunjukkan prestasi yang tinggi3) Untuk memelihara prestasi pekerja selama periode yang panjang

d. Tujuan Penggajian

Menurut Hasibuan (2002) tujuan penggajian, antara lain :1) Ikatan kerja sama

Dengan pemberian gaji terjalinlah ikatan kerja sama formal antara majikan dengan karyawan. Karyawan harus mengerjakan tugas - tugasnya dengan baik, sedangkan pengusaha atau majikan wajib membayar gaji sesuai dengan perjanjian yang disepakati.

2) Kepuasan kerjaDengan balas jasa, karyawan akan dapat memenuhi kebutuhan - kebutuhan fisik,status sosial, dan egoistiknya sehingga memperoleh kepuasan kerja dari jabatannya.

3) Pengadaan efektifJika program gaji ditetapkan cukup besar, pengadaan karyawan yang qualified untuk perusahaan akan lebih mudah

4) MotivasiJika balas jasa yang diberikan cukup besar, manajer akan mudah memotivasi bawahannya.

5) Stabilitas karyawanDengan program kompensasi atas prinsip adil dan layak serta eksternal konsistensi yang kompentatif maka stabilitas karyawan lebih terjamin karena turnover relatif kecil.

6) DisiplinDengan pemberian balas jasa yang cukup besar maka disiplin karyawan semakin baik. Karyawan akan menyadari serta mentaati peraturan - peraturan yang berlaku.

7) Pengaruh serikat buruhDengan program kompensasi yang baik pengaruh serikat buruh dapat dihindarkan dan karyawan akan berkonsentrasi pada pekerjaannya.

8) Pengaruh pemerintahJika program gaji sesuai dengan undang - undang yang berlaku (seperti batas gaji minimum) maka intervensi pemerintah dapat dihindarkan.

http://jurnal-sdm.blogspot.com/2009/05/gaji-definisi-peranan-fungsi-dan tujuan.html

Proses Bisnis

Kegiatan penggajian dan pengupahan dalam perusahaan manufaktur pada dasarnya merupakan kerjasama antara fungsi kepegawaian/personalia, fungsi keuangan dan fungsi akuntansi. Fungsi kepegawaian/personalia bertanggung jawab dalam pengangkatan karyawan, penetapan jabatan, penetapan tarif gaji dan upah, promosi dan penurunan pangkat, mutasi karyawan, penghentian karyawan, dan penetapan berbagai tunjangan kesejahteraan karyawan serta penghitungan gaji dan upah karyawan. Fungsi keuangan bertanggung jawab atas pelaksanaan pembayaran gaji dan upah serta berbagai tunjangan kesejahteraan karyawan. Fungsi akuntansi bertanggung jawab atas pencatatan biaya tenaga kerja dan distribusi biaya tenaga kerja untuk kepentingan perhitungan harga pokok produk dan penyediaan informasi guna pengawasan biaya tenaga kerja (Mulyadi.2001.373). Dalam paper ini kelompok kami memberikan batasan (cut off) proses bisnis kegiatan penggajian terkait proses keuangan mulai pengelolaan data sumber perhitungan gaji/upah yang didapat dari bagian personalia sampai pembayarannya.

Kegiatan penggajian memerlukan perhatian khusus berdasarkan beberapa alasan sebagai berikut:

a. Gaji/upah biasanya merupakan bagian yang cukup besar dari seluruh biaya operasi perusahaan

b. Pengeluaran ini secara langsung menyangkut manusia yang berarti menyangkut faktor kemanusiaan

c. Gaji/upah berhubungan erat dengan semua aktivitas di dalam perusahaan serta usaha-usaha untuk mencapai pemanfaatan tenaga kerja yang efektif

d. Gaji/upah berhubungan erat dengan ketentuan yang mengatur batas gaji/upah minimum, jaminan sosial dan asuransi

Perhatian khusus diarahkan pada kecukupan pengendalian yang dilaksanakan yang mencakup:

a. Hubungan Penggajian/Pembayaran Upah dengan Bagian PersonaliaSebagaimana dijelaskan dalam kegiatan personalia, bagian personalia melaksanakan ruang lingkup aktivitas yang berhubungan dengan kegiatan kepegawaian. Catatan kepegawaian dari bagian personalia merupakan sumber data/referensi utama bagi kegiatan penggajian.

b. Sumber Data Mengenai Gaji.Oleh karena gaji hanya boleh dibayarkan kepada pegawai perusahaan, maka yang menjadi titik tolaknya adalah apakah orang yang bersangkutan benar-benar pegawai perusahaan yang berhak menerima gaji/upah. Hal ini merupakan tugas dari kegiatan personalia.Selain data kepegawaian dari bagian personalia, sumber data yang penting bagi penggajian adalah catatan waktu dari bagian produksi.

c. Penyiapan Daftar Gaji Aspek pokok penyiapan daftar gaji adalah hal-hal sebagai berikut: Rekapitulasi waktu kerja Penetapan tarif upah Pengalokasian gaji dan upah

Potongan gaji/upah, termasuk pajak. Penentuan gaji bersihRekapitulasi waktu kerja berhubungan dengan data jam kerja dari bagian produksi.

d. Pelaksanaan Pembayaran Gaji dan Upah

Siklus Penggajian

Departemen penggajian menerima tarif pembayaran dan data pemotongan gaji dari departemen personalia dan data jam kerja dari produksi. Staf administrasi di departemen ini melakukan pekerjaan berikut (Hall.James.A.2007.392):

1. Menyiapkan daftar gaji yang menunjukkan pembayaran bruto, pemotongan, pembayaran lembur, dan pembayaran bersih.

2. Memasukkan informasi di atas ke catatan penggajian karyawan.3. Menyiapkan cek gaji untuk karyawan4. Mengirim cek gaji ke pengeluaran kas dan salinan daftar gaji ke utang5. Menyimpan kartu waktu, formulir kegiatan personalia, dan salinan daftar gaji

Gambar Siklus Penggajian :

Kartu waktu

Personalia

Kegiatan personalia

Catatan karyawan

Kegiatan personalia

Kartu waktuCek Gaji Karyawan

Catatan pembayaran

Daftar Gaji

Rekonsiliasi, siapkan cek gaji dan bukukan ke catatan karyawan

Produksi

Pengeluaran kas

Utang usaha

6. Titik Kritis Kegiatan Penggajian

a. Penyusunan catatan kepegawaian yang dilakukan oleh bagian kepegawaian dan rekapitulasi waktu kerja dari bagian produksi.

b. Penyusunan rekapitulasi gaji/upah, perhitungan potongan gaji/upah, pajak dll.c. Pada saat pembayaran gaji/upah.

Pembahasan Proses bisnis

a. Tujuan Proses

- Penerimaan data dari bagian personalia terkait catatan pegawai dan rekapitulasi waktu kerja dari bagian produksi.

- Penyiapan Daftar Gaji.- Pelaksanaan Pembayaran Gaji dan Upah

b. Risiko dan Pengendalian yang Diperlukan

1. Penerimaan data dari bagian personalia terkait catatan pegawai dan rekapitulasi waktu kerja dari bagian produksi

Risiko Yang Dihadapi Pengendalian Yang DiperlukanTerdapat pegawai yang fiktif Rekonsiliasi nama pegawai dalam

catatan waktu dengan catatan kepegawaian

2. Penyiapan Daftar Gaji

Risiko Yang Dihadapi Pengendalian Yang Diperlukan

Terjadi kesalahan perhitungan gaji dan potongannya

Digunakan bantuan komputer untuk perhitungan gaji/upah bersih pegawaiMengadakan pengecekan ulang oleh pegawai yang berbeda dengan yang menghitung gaji

Terdapat Daftar Gaji/Upah pegawai yang seharusnya tidak dibayarkan

Daftar Gaji dibuat berdasarkan SK pengangkatan pegawai dan Catatan Waktu Kerja Bagian ProduksiAdanya supervisi atasan setelah pembuatan daftar gaji

3. Pelaksanaan Pembayaran Gaji dan Upah

Risiko Yang Dihadapi Pengendalian Yang Diperlukan

Pegawai bagian gaji/upah memanipulasi jumlah uang gaji/upah yang dibayarkan

Pemisahan fungsi antara fungsi pembuatan dokumen-dokumen pembayaran gaji/upah dan fungsi kas untuk membayar gaji/upah

Pelaksanaan pembayaran telah melewati jatuh tempo akibat terjadinya kesalahan prosedur

Menerapkan batas akhir pembayaran gaji /upah

Audit Program Penggajian

1. Penerimaan sumber-sumber data dari bagian personalia dan produksi.

Tujuan Audit Prosedur AuditUntuk mendeteksi adanya pegawai fiktif yang ada dalam catatan waktu dari bagian produksi

Pastikan ada rekonsiliasi nama pegawai dalam catatan waktu dengan catatan kepegawaian

2. Penyiapan Daftar Gaji

Tujuan Audit Prosedur AuditUntuk memastikan prosedur penyiapan daftar gaji telah dilakukan dengan benar.

Pastikan pembuatan daftar gaji dibuat berdasarkan SK pengangkatan pegawai dan Catatan Waktu Kerja Bagian ProduksiPastikan digunakan bantuan komputer untuk perhitungan gaji/upah bersih pegawaiPastikan diadakan pengecekan ulang oleh pegawai yang berbeda dengan yang menghitung gajiAdanya supervisi atasan setelah pembuatan daftar gaji

3. Pelaksanaan Pembayaran Gaji dan Upah

Tujuan Audit Prosedur AuditMenilai prosedur pembayaran gaji/upah Amati proses pembagian gaji,

pastikan ada pemisahan fungsi antara fungsi pembuatan dokumen dan fungsi kas yang membayar gaji/upah.

Menilai ketepatan waktu pembayaran gaji/upah kepada pegawai

Lakukan pengamatan terhadap ketepatan pembayaran gaji/upah kepada pegawai.Tanyakan kepada bagian gaji mengenai batas akhir pembayaran gaji/upah

H. KEGIATAN INVESTASI DALAM SURAT-SURAT BERHARGA

Tujuan Kegiatan

Investasi dalam surat berharga dapat dikelompokkan sebagai aktiva lancar (current asset) dan juga sebagai aktiva tidak lancar (noncurrent assets). Investasi dalam surat berharga yang digolongkan sebagai aktiva lancar disebut investasi dalam surat berharga jangka pendek, sedangkan yang digolongkan dalam aktiva tidak lancar disebut investasi dalam surat berharga secara permanen.

1. Investasi dalam Surat Berharga Jangka PendekInvestasi dalam surat berharga jangka pendek umumnya dengan maksud untuk membungakan kelebihan uang. Oleh karena itu ciri investasi dalam surat berharga jangka pendek adalah :a. Umur investasi dalam surat berharga biasanya satu tahun atau kurang.b. Sifat surat berharga mudah dicairkan menjadi uang.

Bentuk investasi ini adalah : surat berharga yang dikeluarkan oleh bank (misalnya tabungan, deposito berjangka, sertifikat deposito, dan lain-lain) dan surat berharga yang diperdagangkan dalam pasar modal yaitu berupa obligasi atau saham.Apabila investasi jangka pendek diperdagangkan dalam suatu pasar modal, maka ciri investasi jangka pendek yaitu mudah dicairkannya suatu surat berharga ditentukan oleh likuiditas surat berharga tersebut dalam pasar sekunder.

2. Investasi dalam Surat Berharga Jangka PanjangTujuan investasi jenis ini :

a. Untuk menguasai baik sebagian maupun sepenuhnya suatu anak perusahaanb. Untuk mendapatkan penghasilan yang relatif permanenc. Untuk mendapatkan hubungan usaha yang permanend. Untuk menciptakan dana khusus.

Investasi dalam surat berharga jangka panjang biasanya merupakan keputusan pimpinan perusahaan mengenai kebijakan usaha jangka panjang. Jadi perbedaan utama investasi dalam surat berharga jangka panjang dan pendek terdapat pada tujuan dilakukan investasi tersebut. Ada kalanya apa yang semula merupakan investasi jangka pendek mungkin dapat berubah menjadi investasi jangka pendek dan juga sebaliknya.

Proses Bisnis

1. Pengambilan Keputusan Terkait Investasi Dalam Surat Berharga

Seringkali sebuah perusahaan memiliki cadangan kas yang cukup besar. Atas kelebihan cadangan kas tersebut manajemen perusahaan dapat mengambil keputusan untuk menggunakan cadangan kas tersebut untuk melakukan investasi pada surat berharga. Sebagaimana telah dijelaskan di atas, ada dua investasi pada surat berharga, yaitu investasi

jangka pendek seperti deposito maupun investasi jangka panjang yang bertujuan untuk memperoleh penguasaan pada perusahaan lain. Terkait hal ini, diperlukan pertimbangan-pertimbangan tertentu yang tepat dari manajemen apakah akan menanamkan uangnya dalam investasi atau tidak.

2. Penyimpanan Surat-Surat Berharga

Surat-surat berharga yang dimiliki oleh perusahaan harus dijaga keamanannya dari orang yang tidak berhak. Caranya adalah dengan menyimpannnya dalam lemari besi atau dalam tempat terkunci dan harus berada dalam tanggung jawab seorang petugas yang ditunjuk oleh pejabat berwenang. Petugas penyimpan yang ditunjuk tidak dibenarkan ikut serta dalam transaksi surat berharga.

3. Pencatatan dan Pemeriksaan Fisik Atas Surat-Surat Berharga

Setiap transaksi yang menyangkut surat berharga harus dicatat secara terinci oleh bagian akuntansi, demikian pula terkait surat-surat berharga yang dimiliki.Pencatatan antara lain, meliputi :

a. Nama bank/perusahaan yang mengeluarkan surat berhargab. Nomor serinyac. Masa berlakunyad. Jumlah/nilainyae. Tanggal pengeluarannya

Pemeriksaan fisik secara periodik harus dilakukan oleh auditor intern atau pejabat yang ditunjuk, misalnya dengan melakukan rekonsiliasi atas surat-surat berharga yang ada dengan catatan di bagian akuntansi.

Titik Kritis

1. Pengambilan keputusan mengenai investasi 2. Penyimpanan surat berharga3. Pencatatan terkait transaksi surat-surat berharga

Pembahasan Proses Bisnis

Tujuan Proses

1. Memastikan bahwa keputusan investasi relevan untuk masa depan.2. Memastikan keamanan penyimpanan surat-surat berharga yang dimiliki oleh perusahaan.3. Memastikan bahwa nilai pada surat berharga tepat dan wajar & klasifikasi yang tepat

(pencatatan surat berharga dilakukan dengan tepat.)

Risiko dan Pengendalian

1. Memastikan bahwa keputusan investasi relevan untuk masa depan

2.

Memastikan keamanan surat-surat berharga yang dimiliki oleh perusahaan.

Risiko Yang Dihadapi Pengendalian Yang Diperlukan

Kehilangan data atas investasi surat-surat berharga

Prosedur cadangan dan pemulihan dari bencana, pengendalian akses

Pencurian dan penyalahgunaan surat-surat berharga oleh orang yang tidak berwenang

Pengendalian akses terhadap surat-surat berharga misal: disimpan dalam brankas, ruangan yang terkunci, dititipkan pada safe deposit bank.

3. Memastikan bahwa nilai pada surat berharga tepat dan wajar & klasifikasi yang tepat (pencatatan surat berharga dilakukan dengan tepat.)

Audit Kegiatan Investasi Surat Berharga

1. Memastikan bahwa keputusan investasi relevan untuk masa depan

Tujuan Audit Prosedur Audit

Menilai semua keputusan terkait investasi Teliti apakah setiap pembelian /penjualan

Risiko Yang Dihadapi Pengendalian Yang Diperlukan

Surat berharga yang dibeli tidak menguntungkan

Persetujuan / otorisasi pembelian / penjualan surat-surat berharga oleh pejabat yang berwenangAdanya analisis kelayakan investasi sebelum keputusan membeli surat berharga

Nilai surat berharga berfluktuatif Berinvestasi tidak hanya dalam satu surat berharga.

Risiko Yang Dihadapi Pengendalian Yang Diperlukan

Kesalahan dalam memasukkan data ketika mencatat surat-surat berharga.

Membuat catatan-catatan yang layak serta diadakannya pemeriksaan fisik maupun pencocokan dengan catatan yang dibuat.

dalam surat berharga surat-surat berharga telah mendapat persetujuan dari pejabat yang berwenang dan telah sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Pastikan apakah setiap pembelian surat-surat berharga telah dilakukan analisis kelayakan investasi

2. Memastikan keamanan surat-surat berharga yang dimiliki oleh perusahaan.

Tujuan Audit Prosedur AuditUntuk menguji keamanan data investasi pada surat berharga.

Amati penyimpanan surat berharga, pastikan ada prosedur cadangan dan pemulihan dari bencana, pengendalian akses.

Untuk menguji keamanan penyimpanan surat berharga.

Pastikan ada pengendalian akses terhadap surat-surat berharga.

3. Memastikan bahwa nilai pada surat berharga tepat dan wajar & klasifikasi yang tepat (pencatatan surat berharga dilakukan dengan tepat.)

Tujuan Audit Prosedur Audit

Untuk menilai pencatatan atas investasi pada surat berharga.

Pastikan dibuat catatan-catatan yang layak serta diadakannya pemeriksaan fisik maupun pencocokan dengan catatan yang dibuat.