pengelolaan arsip dinamis inaktif di unit...

130
PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT KEARSIPAN PUSAT PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN TEKNOLOGI MINYAK DAN GAS BUMI “LEMIGAS” SKRIPSI Diajukan pada Fakultas Adab dan Humaniora untuk Memenuhi Persyaratan Memperoleh Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP) Disusun oleh : Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA 1435 H/ 2014 M

Upload: nguyenlien

Post on 07-Mar-2019

223 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

Page 1: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT KEARSIPAN

PUSAT PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN TEKNOLOGI MINYAK

DAN GAS BUMI “LEMIGAS”

SKRIPSI

Diajukan pada Fakultas Adab dan Humaniora untuk Memenuhi Persyaratan

Memperoleh Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP)

Disusun oleh : Gema Pertiwi Syafrianti Putri

1110025000063

PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI

SYARIF HIDAYATULLAH

JAKARTA

1435 H/ 2014 M

Page 2: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN
Page 3: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN
Page 4: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN
Page 5: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

i

ABSTRAK

Nama : Gema Pertiwi Syafrianti Putri

Program Studi : Ilmu Perpustakaan

Judul : Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif di Unit Kearsipan Pusat Penelitian

dan Pengembangan Teknologi Minyak dan Gas Bumi “LEMIGAS”

Kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sumber informasi, dan

sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi untuk

menunjang proses kegiatan administrasi dan manajemen. Penelitian ini membahas

tentang pengelolaan arsip dinamis inaktif di unit kearsipan PPPTMGB“LEMIGAS”

bertujuan untuk mengetahui pengelolaan arsip inaktif di unit kearsipan dari tahap

pemindahan sampai tahap penyusutan arsip. Penelitian ini menggunakan pendekatan

kualitatif, menggunakan teknik wawancara dan observasi. Hasil penelitian ini

menunjukkan bahwa unit kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS” menemukan kendala

dalam pengelolaan arsip inaktifnya, yaitu kurangnya perhatian pimpinan, kurangnya

sumber daya manusia, serta kurangnya pelatihan atau sosialisasi tentang pengelolaan

arsip. Penelitian ini dimaksudkan untuk peningkatan efektivitas dan efisiensi

pengelolaan arsip khususnya di unit kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS”.

Kata kunci : Pengelolaan arsip, arsip dinamis inaktif, manajemen arsip inaktif

Page 6: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

ii

KATA PENGANTAR

Segala puji syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT yang telah

memberikan kekuatan iman dan islam, taufiq, dan hidayahNya, sehingga penulis

dapat menyelesaikan skripsi ini. Syukur dengan mengucap Alhamdulillah, dan

dengan usaha maksimal dan tekad serta dorongan yang kuat dari orangtua tercinta

dan saudara-saudaraku, akhirnya penulisan skripsi ini dapat terselesaikan dengan

baik, walaupun tentunya hambatan dan rintangan senantiasa menghampiri silih

berganti. Namun atas izin Allah SWT semua kesulitan dan hambatan dapat

diatasi.

Disadari sepenuhnya dengan kerendahan hati, bahwa penulisan skripsi ini

tidak terlepas dari berbagai unsur yang turut andil dengan rela berpartisipasi

dalam membantu proses penulisan skripsi ini dari awal hingga selesai. Maka

penulis ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada pihak-

pihak yang telah membantu dalam proses penyusunan skripsi ini, yaitu :

1. Bapak Dr. H. Abd. Wahid Hasyim, M.Ag selaku Dekan Fakultas Adab

dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

2. Bapak Pungki Purnomo, MLIS selaku ketua Jurusan Ilmu Perpustakaan

UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

3. Bapak Mukmin Suprayogi, M.Si selaku sekretaris Jurusan Ilmu

Perpustakaan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

4. Ibu Lilik Istiqoriyah, M.Hum sebagai pembimbing skripsi yang telah sabar

membimbing dan memberikan banyak masukan dan saran dalam

penulisan skripsi ini.

5. Seluruh Dosen Fakultas Adab dan Humaniora, khususnya Dosen Jurusan

ilmu Perpustakaan yang telah memberikan ilmunya kepada mahasiswa-

mahasiswi Jurusan Ilmu Perpustakaan.

Page 7: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

iii

6. Ibu Juariah, S.Ap selaku Pembimbing penulis di PPPTMGB “LEMIGAS”

yang telah memberikan informasi untuk penulisan skripsi ini.

7. Kedua Orangtuaku, Ayah dan Mama tercinta terima kasih untuk setiap

untaian doa, kasih sayang, perhatian, semangat, dan motivasi yang begitu

besar sehingga bisa menyelesaikan skripsi ini.

8. Adik-adikku tersayang (Tiara, Tika) terima kasih atas segala doa,

dukungan, canda tawa yang selalu hadir menemani penulis disela

peyelesaian skripsi ini.

9. Teman-teman seperjuanganku, Nur Afidah, Irmawati Azis, Dian Afrianti,

dan Intan Mayasari yang sering berbagi cerita dan saling memberikan

semangatnya satu sama lain.

10. Sahabat terbaik, partnerku selama 4 tahun ini Khariryan Arga yang

senantiasa ada untuk memberikan dukungan, melantunkan doa,

meluangkan waktu serta menawarkan segala macam bantuan terkait

penyelesaian skripsi ini.

11. Teman-teman JIP Angkatan 2010, khususnya IPI C Agista, Ludfia,

Rochmah, Winda, Nurun, Rinda, Vidi, Syifa, Aufa, Riko, Zulfikar, Lutfan,

Luki, Firly, Kibar, Azom, Oni, Tipung, Ajo, Aboy. Thanks ya sudah

memberikan supportnya!

12. Teman-teman Gramedia GandariaCity, Ka Novellino, Ka Foury, Ka Amel,

Ka Indah, Alfian, Rianti, yang selalu memberikan semangat dan tidak

bosan untuk mengingatkan untuk penyelesaian skripsi ini kepada penulis.

13. Seluruh staf Unit Kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS” atas segala bantuan

kepada penulis untuk melakukan wawancara yang berhubungan skripsi

ini.

14. Seluruh pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu telah

memberikan doa, dukungan dan menyemangati penulis dalam penulisan

skripsi ini.

Page 8: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

iv

Penulis menyadari bahwa penulisan skripsi ini belum mencapai ukuran

sempurna. Untuk kritik dan saran yang konstruktif dari pembaca sangat

penulis harapkan. Semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi perkembangan

Ilmu Perpustakaan khususnya dibagian kearsipan. Atas bantuan yang telah

diberikan, penulis mengucapkan terima kasih.

Jakarta, Agustus 2014

Penulis

Page 9: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

v

DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN

LEMBAR PERNYATAAN

ABSTRAK…………………………………………………………………….…...... i

KATA PENGANTAR……………………………………………………………... ii

DAFTAR ISI…………………………………………………………………….….. v

DAFTAR TABEL………………………………………………………………..... ix

DAFTAR GAMBAR…………………………………………………………….... x

DAFTAR LAMPIRAN…………………………………………………………..... xi

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah………………………………………..… 1

B. Pembatasan dan Perumusan Masalah…………......……….....….. 5

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian…………....…………….……….. 6

D. Metode Penelitian…………....……………………….………….. 8

E. Definisi Istilah............................................................................... 12

F. Sistematika Penulisan……………......………………...……...… 13

BAB II TINJAUAN LITERATUR

A. Pengertian Arsip……………………………………….………... 15

B. Siklus Hidup Arsip…………....………………………….……… 16

Page 10: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

vi

C. Manajemen Arsip………....………………………………….….. 19

1. Manajemen Arsip Inaktif…………..………….…………... 20

2. Sistem Pengelolaan Arsip Inaktif......................................... 21

2.1 Pemindahan.................................................................... 22

2.2 Penataan dan Penyimpanan............................................ 24

2.3 Pelayanan........................................................................ 25

2.4 Pemeliharaan................................................................... 27

2.5 Pemusnahan.................................................................... 30

D. Sistem Penyimpanan Arsip............................................................ 36

1. Sentralisasi............................................................................... 37

2. Desentralisasi........................................................................... 40

3. Kombinasi Sentralisasi dan Desentralisasi.............................. 42

E. Pusat Arsip……………………………………………….……... 43

F. Organisasi Kearsipan…………………..………………………... 45

G. Penelitian Terdahulu...................................................................... 47

BAB III GAMBARAN UMUM

A. Profil Organisasi…………..………………….……………..… 49

B. Organisasi Kearsipan........……………………….……………. 50

C. Profil Unit Kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS”......................... 52

D. Visi dan Misi……………..………………….………………… 53

E. Struktur Organisasi…..……………….……………………….. 54

Page 11: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

vii

F. Deskripsi Kerja Sub Persuratan dan Arsip PPPTMGB

“LEMIGAS................................................................................. 55

G. Sumber Daya manusia PPPTMGB “LEMIGAS”…………..…. 58

BAB IV PEMBAHASAN HASIL PENELITIAN

A. Prosedur Penelitian................................................................... 59

B. Profil Informan......................................................................... 60

C. Teknik Pengolahan Data.......................................................... 61

D. Hasil Penelitian dan Penjelasan................................................ 62

1. Pengelolaan Arsip Inaktif di Unit Kearsipan

PPPTMGB “LEMIGAS”.................................................. 62

1.1 Pemindahan................................................................. 63

1.2 Penataan dan Penyimpanan ........................................ 63

1.3 Penyusutan dan Pemusnahan...................................... 65

2. Sarana dan Prasarana......................................................... 66

2.1 Fasilitas Ruang Penyimpanan...................................... 66

2.2 Akses dan Temu Kembali............................................ 68

3. Kendala.............................................................................. 69

E. Analisis Hasil Penelitian............................................................ 76

BAB V PENUTUP

a. Kesimpulan…………………..………………………………... 87

Page 12: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

viii

b. Saran……………………………...……………………………. 88

DAFTAR PUSTAKA………………....……………....………………..……….... 90

LAMPIRAN

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

Page 13: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

ix

DAFTAR TABEL

Tabel 3.1 Rincian SDM................................................................... 58

Page 14: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

x

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Life Cycle of Records.............................................................. 18

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PPPTMGB “LEMIGAS”......................... 54

Gambar 3.2 Struktur Organisasi Bagian Tata Usaha................................... 54

Gambar 4.1 Sistem penomoran pada boks................................................... 66

Gambar 4.2 Daftar arsip simpan.................................................................. 68

Gambar 4.3 Lemari arsip listrik................................................................... 68

Gambar 4.4 Kode klasifikasi arsip berdasarkan masalah............................ 74

Gambar 4.5 Arsip yang diusulkan musnah.................................................. 75

Page 15: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

xi

DAFTAR LAMPIRAN

1. Lampiran 1 Surat pengajuan dosen pembimbing skripsi

2. Lampiran 2 Surat tugas menjadi dosen pembimbing skripsi

3. Lampiran 3 Surat izin penelitian skripsi

4. Lampiran 4 Contoh Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif

5. Lampiran 5 Contoh Daftar Arsip yang dipindahkan

6. Lampiran 6 Jadwal Retensi Arsip

7. Lampiran 7 Kode Klasifikasi Arsip Minyak dan Gas Bumi

8. Lampiran 8 Transkrip Wawancara

Page 16: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Kearsipan mempunyai peranan penting bagi kelancaran jalannya

organisasi yaitu sebagai pusat ingatan dan sumber informasi bagi setiap

organisasi dalam rangka melaksanakan segala kegiatan, baik pada kantor-

kantor Lembaga Negara, Swasta dan Perguruan Tinggi. Sumber informasi

tersebut nantinya akan dibutuhkan untuk menunjang berbagai kegiatan

organisasi seperti perencanaan, pengawasan, berkomunikasi serta reputasi

organisasi. Organisasi membutuhkan akses informasi yang penting, seperti

mendukung pengambilan keputusan, untuk tujuan operasional, sebagai

bukti kebijakan dan aktivitas organisasi, serta untuk mengontrol volume

informasi dan kemudahan operasional.1

Adalah mustahil suatu kantor dapat memberikan data dan informasi

yang baik, lengkap dan akurat, jika kantor tersebut tidak memelihara

kearsipan yang baik dan teratur sesuai dengan ketentuan-ketentuan

kearsipan yang telah ditetapkan oleh Pemerintah.2 Maka kearsipan

merupakan bagian pekerjaan kantor yang sangat penting, informasi tertulis

yang tepat harus tersedia apabila diperlukan agar kantor dapat memberikan

pelayanan yang efektif.

1 Jay Kennedy and Cherryl Schauder, Record Management : a guide to corporate record

keeping (Australia: Longman Australia, 1998) h.8 2 Basir Barthos, Manajemen Kearsipan (Jakarta : Bumi Aksara, 2012) h.5

Page 17: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

2

Mengingat arti pentingnya, Pemerintah Indonesia menaruh

perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan. Hal ini terbukti dengan

beberapa peraturan perundangan yang mengatur tentang kearsipan nasional.

Berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009

tentang Kearsipan menimbang bahwa arsip sebagai identitas dan jati diri

bangsa, serta sebagai memori, acuan, dan bahan pertanggungjawaban

dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara harus dikelola

dan diselamatkan oleh Negara. Penyelamatan informasi yang ada pada

arsip salah satunya dengan melaksanakan dan menyelenggarakan tata

kearsipan yang konsisten dan sistematis mulai dari penciptaan arsip sampai

dengan tiba waktu pemusnahannya.

Undang-undang tersebut membedakan arsip menurut fungsinya

yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang

dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan,

penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan

secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara dan disimpan

selama jangka waktu tertentu.3 Arsip dinamis berada di berbagai kantor,

baik kantor pemerintah, swasta, atau organisasi kemasyarakatan, karena

masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan

kegiatan administrasi lainnya. Arsip dinamis ini disebut record.4

3 Undang-undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan 4 Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan (Jakarta: Gramedia, 2003) h.3

Page 18: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

3

Oleh karena itu, arsip sebagai salah satu sumber informasi

membutuhkan suatu sistem pengelolaan (manajemen) yang tepat dalam

menciptakan efektivitas, efesiensi, dan produktivitas organisasi. Untuk

itulah dibutuhkan suatu manajemen arsip yang baik. Salah satu arsip yang

pengelolaannya penting untuk diperhatikan adalah arsip dinamis inaktif.

Dikatakan penting karena arsip dinamis inaktif adalah arsip dinamis yang

jarang digunakan, jarang digunakan disini berarti dalam keperluan aktivitas

bisnis sehari-hari namun keberadaannya harus tetap dipertahankan untuk

keperluan rujukan di masa mendatang atau memenuhi persyaratan retensi

sesuai dengan ketentuan undang-undang.5

Pusat Penelitian dan Pengembangan Teknologi Minyak dan Gas

Bumi “LEMIGAS” selanjutnya disebut PPPTMGB “LEMIGAS” adalah

salah satu Unit Pelaksana Teknis yang berada di bawah Badan Penelitian

Pengembangan Energi dan Sumber Daya Mineral sebagai lembaga

Pemerintah yang menyelenggarakan penelitian, pengembangan dan

pelayanan jasa teknologi minyak dan gas bumi nasional serta untuk

kepentingan industri. Tugasnya selain melaksanakan penerapan ilmu

pengetahuan dan teknologi, juga mengumpulkan, mengolah,

menginterprestasikan, menyimpan dan memperoleh kembali data dan

5 Sulistyo-Basuki, Manajemen Arsip Dinamis: Pengantar memahami dan mengelola

informasi dan dokumen (Jakarta: Gramedia Pustaka, 2003)

Page 19: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

4

informasi, menyusun peristilahan teknis di bidang Minyak dan Gas Bumi

serta memberikan pelayanan jasa teknologi dan konsultasi.6

Sehubungan dengan tugas tersebut maka PPPTMGB “LEMIGAS”

memegang peranan penting dalam rangka menjalankan proses

pembangunan khususnya di bidang penelitian. Hal tersebut menyebabkan

terciptanya arsip dalam jumlah besar seperti arsip rencana penelitian dan

pengembangan, pelaksanaan penelitian dan pengembangan, penyajian

informasi, layanan jasa litbang, pembinaan kelitbangan, serta pemantauan

dan evaluasi. Sehingga mengakibatkan adanya penumpukan arsip di

berbagai tempat, baik di unit kerja atau unit pengolah maupun di unit

kearsipan. Melihat kondisi yang terjadi sekarang di PPPTMGB

“LEMIGAS” banyak arsip inaktif yang masih tersimpan di masing-masing

unit kerja atau unit pengolah, selain dari pada itu unit kerja atau unit

pengolah memindahkan arsip inaktifnya ke unit kearsipan masih dalam

keadaan kacau, tidak adanya daftar pertelaan arsip yang dipindahkan, serta

kurangnya perhatian pimpinan terhadap pentingnya arsip. Akibatnya fungsi

arsip sebagai informasi, pusat ingatan, bahan bukti dan lain-lain belum

dapat dimanfaatkan semaksimal mungkin dalam rangka menunjang

kebijaksanaan manajemen dalam melaksanakan tugas dan fungsi

PPPTMGB “LEMIGAS”.

6 PPPTMGB “LEMIGAS”, 40 Tahun Lemigas Mengabdi 1965-2005 (Jakarta: PPPTMGB

“LEMIGAS”, 2005) h.20

Page 20: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

5

Berdasarkan alasan di atas penulis tertarik melakukan penelitian untuk

tugas akhir, maka peneliti mengambil judul ”PENGELOLAAN ARSIP

DINAMIS INAKTIF DI UNIT KEARSIPAN PUSAT PENELITIAN

DAN PENGEMBANGAN TEKNOLOGI MINYAK DAN GAS BUMI

“LEMIGAS””

B. Pembatasan dan Perumusan Masalah

1. Pembatasan Masalah

PPPTMGB “LEMIGAS” memiliki masalah dan kendala dalam

pengolahan arsip inaktifnya, kondisi tersebut ditandai dengan

penumpukkan arsip yang diterima pada proses pemindahan arsip inaktif

dari unit pengolah ke unit kearsipan yang belum sesuai dengan prosedur

pedoman tata persuratan arsip yang digunakan di unit kearsipan. Karena

itu dalam penelitian ini, masalah yang akan diteliti adalah : Bagaimana

pengelolaan arsip dinamis inaktif di PPPTMGB “LEMIGAS”?

Berdasarkan masalah yang dihadapi oleh PPPTMGB

“LEMIGAS” tersebut, pengelolaan arsip memerlukan pembenahan

segera. Mengingat permasalahan yang kompleks tersebut, peneliti

merasa perlu untuk membatasi permasalahan yang akan diteliti yaitu

pengelolaan arsip dinamis inaktif yang berbentuk dokumen tertulis.

Pembatasan masalah ini dimaksudkan agar penelitian yang akan

dilaksanakan tidak keluar dari pembahasan-pembahasan yang tidak

Page 21: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

6

diperlukan, sehingga lebih terarah dan terfokus pada pembahasan yang

semestinya.

2. Perumusan Masalah

Untuk mengetahui secara detail tentang pengelolaan arsip dinamis

inaktif di PPPTMGB “LEMIGAS”, peneliti perlu mengetahui upaya-

upaya apa saja yang telah dilakukan dan yang belum dilakukan oleh

lembaga tersebut dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif. Sehingga

rumusan masalah penelitian ini adalah :

a. Bagaimana pengelolaan arsip dinamis inaktif di PPPTMGB

“LEMIGAS”?

b. Sarana dan prasarana apa yang digunakan dalam penyimpanan

arsip dinamis inaktif?

c. Kendala apa yang dihadapi dalam pengelolaan arsip dinamis

inaktif di PPPTMGB “LEMIGAS”?

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian

Secara umum, tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui

secara jelas tentang pengelolaan arsip dinamis inaktif di Unit Kearsipan

PPPTMGB “LEMIGAS”. Untuk mencapai tujuan umum tersebut, perlu

penjelasan mengenai tujuan-tujuan spesifik dari penelitian, yaitu:

Page 22: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

7

a. Untuk mengetahui proses pengelolaan arsip dinamis inaktif yang ada

di PPPTMGB “LEMIGAS”, meliputi penyusutan dan penyimpanan

arsip dinamis inaktif.

b. Mengetahui sarana dan prasarana penyimpanan arsip dinamis inaktif

di lembaga tersebut.

c. Mengetahui kendala yang dihadapi dalam pengelolaan arsip dinamis

inaktif tersebut.

Manfaat yang diharapkan melalui penelitian ini adalah :

1. Bagi instansi

Sebagai bahan masukan kepada Unit Kearsipan di PPPTMGB

“LEMIGAS” untuk meningkatkan kualitas layanannya dalam

pengelolaan arsip dinamis inaktif.

2. Bagi keilmuan

Manfaat penelitian ini untuk keilmuan tentunya agar dapat menjadi

salah satu acuan dalam mengembangkan ilmu khususnya di bidang

pengelolaan arsip inaktif.

3. Bagi penulis

Penelitian ini tentunya dapat menambah wawasan dan ilmu

pengetahuan tentang pengelolaan arsip khususnya arsip dinamis

inaktif dan dapat memberikan manfaat di kemudian hari ketika

peneliti terjun langsung ke dunia kerja.

Page 23: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

8

D. Metode Penelitian

Dalam metode penelitian ini penulis akan mengemukakan hal-hal

yang meliputi: jenis dan pendekatan penelitian, sumber data, teknik

pengumpulan data, teknis analisis data.

1. Jenis dan Pendekatan Penelitian

Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif analisis yang

bertujuan untuk memperoleh informasi mengenai pengelolaan arsip

inaktif di PPPTMGB “LEMIGAS”. Penelitian deskriptif ini

bertujuan untuk menggambarkan secara sistematis, faktual, dan

akurat mengenai fakta-fakta, sifat-sifat serta hubungan yang

diselidiki.7 Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif.

Pendekatan kualitatif menghasilkan dan mengolah data yang

sifatnya deskriptif seperti transkripsi wawancara, observasi, dan

pengamatan lapangan, gambar, foto, rekaman video dan lain

sebagainya.8 Pendekatan ini peneliti pilih karena lebih mudah

apabila digunakan untuk mengungkap kenyataan yang sifatnya

ganda, menyajikan secara langsung antara peneliti dan informan.9

7 Mohammad Natsir, Metode Penelitian (Jakarta: Ghalia Indonesia, 2003), h. 54. 8 Fuad Hasan, Pendekatan Kualitatif Untuk Penelitian Prilaku Manusia (Jakarta: Lembaga

Pengembangan Sarana Pengukuran Psikologi (LPSP3) Universitas Indonesia, 2001), h. 22 9 Lexy J. Moleong, Metode Penelitian Kualitatif (Bandung: Remaja Rosdakarya, 2000),h.

5.

Page 24: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

9

2. Sumber Data

Sumber yang digunakan penulis untuk mendapatkan data atau

informasi dalam penelitian ini adalah :

a. Riset Kepustakaan (Library Research)

Riset kepustakaan peneliti lakukan dengan mempelajari buku-

buku, literatur-literatur, artikel-artikel, serta dokumen-dokumen

yang terdapat di unit kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS”,

bermaksud untuk mendapatkan gambaran tentang topik ini.

b. Penelitian Lapangan (Field Research)

Penelitian lapangan ini bertujuan untuk mendapatkan data-data

secara langsung dari objek penelitian. Untuk mendapatkan data-

data tersebut, penulis mengadakan observasi (pengamatan) di

lapangan serta wawancara dengan Kepala Sub Urusan

Persuratan dan Arsip serta staf fungsional arsip di Unit

Kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS”.

c. Sampel

Sampel dalam penelitian kualitatif bukan dinamakan responden,

tetapi sebagai nara sumber, atau partisipan, informan, teman,

dan guru dalam penelitian.10 Informan dalam penelitian ini yaitu

Kepala Sub Urusan Persuratan dan Arsip, Staf Fungsional

Umum, dan Staf Fungsional Arsiparis di Unit Kearsipan

PPPTMGB “LEMIGAS”.

10 Sugiyono , Memahami Penelitian Kualitatif ( Bandung: ALFABETA, 2007), h. 50.

Page 25: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

10

3. Teknik Pengumpulan Data

Dalam pelaksanaan penelitian ini, peneliti menggunakan beberapa

teknik untuk mempermudah pengumpulan data yang diperlukan.

Teknik-teknik ini digunakan secara akumulatif dan saling

melengkapi. Adapun beberapa teknik-teknik pengumpulan data

tersebut adalah :

a. Observasi, teknik ini dilakukan untuk melihat, mengamati

langsung aktivitas pengelolaan arsip pada aspek manajerial,

mengumpulkan fakta-fakta, pernyataan-pernyataan yang

merupakan hasil dari kenyataan untuk dibahas dalam hasil

penilitian. Objek dari observasi ini adalah Unit Kearsipan

PPPTMGB “LEMIGAS”.

b. Wawancara, teknik ini digunakan untuk memperjelas

permasalahan yang ada, khususnya yang berkaitan dengan

pengelolaan arsip dinamis inaktif di PPPTMGB “LEMIGAS”.

Bentuk wawancara yang digunakan adalah wawancara tidak

terstruktur. Wawancara tidak terstruktur merupakan pendekatan

yang optimal guna memperoleh data bila subjek sulit

mengekspresikan diri. Bila itu terjadi, maka pewawancara dapat

memodifikasi pertanyaan yang diajukan. Dengan wawancara

tidak terstruktur dimungkinkan data yang lebih mendalam yaitu

pertanyaan tambahan untuk mengurangi respon – respon yang

Page 26: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

11

tidak jelas, agar dapat diperoleh jawaban yang lebih khusus dan

lebih tepat.11

c. Dokumentasi, dilakukan untuk mencari data yang berupa

catatan, brosur, arsip, notulasi rapat, agenda sebagainya.12

4. Teknik Analisis Data

Teknik analisis data yang digunakaan adalah melalui pendekatan

deskriptif analisis,13 yaitu pendekatan dengan cara mendeskripsikan

atau menggambarkan data yang telah terkumpul sebagaimana

adanya dengan cara menyusun data, menjelaskan data, dan

menganalisa data. Setelah data diperoleh melalui wawancara

dengan para informan, maka selanjutnya percakapan yang direkam

dalam wawancara tersebut dicatat atau dibuatkan transkripnya,

untuk kemudian dianalisa.

Analisa ini merupakan proses penyederhanaan data ke dalam

bentuk bahasa yang mudah dibaca dan diinterprestasikan tanpa

mengurangi nilai ataupun isinya. Secara spesifik proses analisa data

yang dilakukan oleh peneliti dalam hal ini adalah berdasarkan

tahapan berikut ini :

a. Pengumpulan data penelitian melalui proses studi literatur,

observasi, dan wawancara.

11 Lexy J. Moleong. Metode Penilitian Kualitatif (Bandung: Remaja Rosdakarya, 2007), h.

190. 12 Suharsimi Arikunto. Prosedur Penelitian: Suatu Pendekatan Praktik, cet. 8. (Jakarta:

Rineka Cipta, 1992). h. 200. 13 S. Nasution, Metode Research (Jakarta: Bumi Aksara, 2002), h.24.

Page 27: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

12

b. Sebelum dianalisis secara matang, data hasil wawancara

dibuatkan transkrip (salinan dalam bentuk tulisan)

c. Analisis data secara matang

d. Penyederhanaan data hasil analisis kedalam bentuk yang mudah

dibaca dan di interprestasikan

e. Pembuatan laporan penelitian

E. Definisi Istilah

1. Arsip adalah simpanan surat-surat penting atau kumpulan warkat

yang disimpan seara teratur.

2. Arsip Dinamis Aktif adalah arsip yang dipergunakan secara

langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan

administrasi.

3. Arsip Dinamis Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya

telah menurun

4. Sistem Penyimpanan Arsip adalah pedoman atau ketentuan

mengenai pelaksanaan pengurusan surat dan naskah lain yang

disepakati oleh pihak-pihak pengambil keputusan didalam

organisasi untuk diterapkan pada sistem kearsipan suatu organisasi

5. Sentralisasi adalah penyimpanan arsip yang dipusatkan di satu unit

kerja khusus yang lazim disebut unit kearsipan

6. Desentralisasi adalah setiap unit kerja mengolah arsipnya masing-

masing.

Page 28: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

13

7. Jadwal Retensi Arsip adalah penentuan jangka waktu penyimpanan

arsip yang digunakan sebagai pedoman penyusutan arsip.

F. Sistematika Penulisan

Untuk mempermudah pembahasaan skripsi ini secara sistematis maka

penulis membagi menjadi kedalam lima(5) bab, sebagai berikut:

BAB I. PENDAHULUAN

Pada bab ini penulis mengemukakan tentang: Latar

Belakang, pembatasan masalah dan perumusan masalah,

tujuan penelitian, manfaat penelitian, metode penilitian,

serta sistematika penulisan.

BAB II. TINJAUAN LITERATUR

Bab ini membahas tentang pengertian sistem kearsipan,

siklus hidup arsip, manajemen arsip, sistem penyimpanan,

penyusutan dan pemusnahan arsip.

BAB III. GAMBARAN TENTANG UNIT KEARSIPAN PADA

PUSAT PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN

TEKNOLOGI MINYAK DAN GAS BUMI

“LEMIGAS”

Page 29: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

14

Bab ini akan membahas tentang : sejarah singkat PPPTMGB

“LEMIGAS”, profil organisasi kearsipan PPPTMGB

“LEMIGAS", visi dan misi, sumber daya manusia, tugas dan

fungsi kearsipan di PPPTMGB “LEMIGAS”.

BAB IV. PEMBAHASAN HASIL PENELITIAN

Bab ini merupakan hasil penelitian yang berisi tentang

pemindahan, penataan, penyimpanan arsip dinamis di Unit

Kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS”, sarana dan prasarana

penyimpanan arsip, serta penyusutan arsip dinamis pada

pusat arsip.

BAB V. PENUTUP

Bab ini berisi tentang kesimpulan dan saran yang diberikan

untuk bagian kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS”mengenai

pengelolaan arsip dinamis inaktif.

Page 30: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

15

BAB II

TINJAUAN LITERATUR

A. Pengertian Arsip

Menurut Widjaja arsip diartikan sebagai proses pengaturan dan

penyimpanan surat secara teratur sehingga setiap saat diperlukan dengan

mudah dan cepat diketahui.12 Sedangkan menurut Barthos arsip (record) yang

dalam bahasa indonesia ada yang menyebutkan sebagai “warkat”, pada

pokoknya dapat diberikan pengertian sebagai: setiap catatan tertulis baik dalam

bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai

suatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk

membantu daya ingat orang itu pula.13

Adapun pengertian arsip menurut Kamus Administrasi Perkantoran,

arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur karena mempunyai

suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Di

Indonesia pengertian arsip diatur dalam Undang-Undang Republik Indonesia

Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan pada pasal 1 ayat (2) yaitu: Arsip

adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media

sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat

dan diterima oleh lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,

12 A.W Widjaja, Administrasi Kearsipan: Suatu Pengantar. (Jakarta: Grafindo, 1993)h.8 13 Basir Barthos, Manajemen Kearsipan (Jakarta : Bumi Aksara, 2007) h.1

Page 31: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

16

organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan

bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Dari pengertian mengenai arsip tersebut dapat dilihat bahwa suatu arsip

mempunyai sisi pembahasan yang kompleks, yaitu arsip yang dilihat dari

keberadaannya, sebagai suatu dokumen yang mempunyai nilai tertentu bagi

instansi penciptanya karena mengandung data dan informasi, dan arsip yang

ditinjau dalam pengelolaannya, mulai dari penciptaan sampai dengan

pemusnahan arsip yang harus ditangani dengan baik jika ingin menghasilkan

suatu efektifitas dan efesiensi di dalam temu balik arsip itu sendiri. Untuk

mendapatkan pengelolaan yang baik dibutuhkan sebuah prosedur pengamanan

arsip. Prosedur tersebut meliputi tahapan dalam siklus hidup arsip.

B. Siklus Hidup Arsip

Siklus hidup arsip dinamis terdiri dari beberapa tahap yaitu tahap

penciptaan atau penerimaan dari luar organisasi (creation), tahap distribusi

(distribution), tahap penggunaan (use), tahap pemeliharaan (maintenance), dan

disposisi akhir (disposition).14 Berikut adalah gambar siklus hidup arsip.

14 Betty R. Ricks [et all], Information and Image Management : a record system approach

(USA: Western, 1992) h.14

Page 32: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

17

Gambar 2.1 : Life Cycle of Records15

Gambar diatas menjelaskan siklus hidup arsip dimulai dari kegiatan

penciptaan arsip berupa penulisan surat, memo, petunjuk (instruksi), formulir,

laporan, dan sebagainya. Arsip tersebut kemudian didistribusikan kepada

seseorang atau organisasi tertentu agar dapat digunakan untuk keperluan

tertentu seperti pelaksanaan operasional, dasar tindakan tertentu, pelaksanaan

fungsi dan peran-peran manajerial, sebagai alat pembuktian atau dokumentasi,

sebagai bahan pertimbangan untuk menjawab permasalahan atau memberikan

15Judith Read-Smith [et all], Records Management (USA:South Western, 2002)

Maintenance Store/File

Retrive Protect

Use Decision

Reference Inquires

Legal Requirements

Dispotition Transfer Retain

OR Destroy

Distribution Who gots the record?

Internal users External users

Creation (or receipt of record

from outside he business)

Page 33: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

18

tanggapan, sebagai referensi dan lain sebagainya. Kemudian arsip tersebut

dipelihara dan disimpan secara sistematis (simpan aktif). Setelah menurun

penggunaannya, arsip akan dipindahkan dan disimpan (simpan inaktif). Setelah

melewati masa simpan inaktif, arsip akan dimusnahkan atau disimpan

permanen.16

Berdasarkan siklus hidup arsip tersebut, arsip yang tercipta setiap tahap

dapat dikelompokkan menjadi tiga fase yaitu :17

1. Rekod Aktif

Yaitu rekod yang diciptakan dan digunakan secara terus menerus

untuk bisnis terkini dan dipelihara di tempat pembuatannya atau di

tempat penerimaannya. Rekod jenis ini disimpan dan diolah di unit

kerja masing-masing.

2. Rekod Semi-aktif

Yaitu rekod yang sudah jarang dibutuhkan untuk bisnis terkini.

Rekod jenis ini biasanya dirujuk beberapa bulan sekali atau setahun

sekali. Rekod ini dipindahkan dari unit kerja masing-masing ke

central file.

16 T.R Schellenberg, Modern Archives. (Universitas Washington, 1995)h.36 17 Derek Charman, The Corporate Archivist and Records Management. (London:Butterworth,

1991)h. 239

Page 34: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

19

3. Rekod Inaktif

Yaitu rekod semi-aktif yang frekuensi penggunaannya sudah

menurun tetapi harus tetap disimpan dan dipelihara untuk

memenuhi kebutuhan administratif, keuangan, hukum, sejarah, atau

pemerintahan. Rekod semi-aktif yang tidak lagi dibutuhkan

dipindahkan dari central file ke records center, inilah rekod inaktif.

Selanjutnya rekod ini disimpan hingga masa retensinya tiba dan

selanjutnya dinilai apakah dipindahkan ke Arsip Nasional atau

dimusnahkan.

C. Manajemen Arsip

Definisi Manajemen arsip menurut Read-Smith et all yaitu

“Pengendalian sistematis terhadap semua rekod, mulai dari penciptaan atau

penerimaan, dan selanjutnya pemrosesan, distribusi, organisasi, penyimpanan,

dan temu kembali, hingga disposisi akhir.”18 Manajemen arsip merupakan

salah satu fungsi dalam setiap kegiatan organisasi. Pada dasarnya manajemen

kearsipan melaksanakan fungsi-fungsi seluruh siklus hidup arsip, yang

mencangkup proses penciptaan, pendistribusian, penggunaan arsip,

penyimpanan arsip aktif, pemindahan arsip, penyimpanan arsip inaktif,

18 Judith Read-Smith [et all], Records Management (USA:South Western, 2002) h. 121

Page 35: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

20

pemusnahan, penyimpanan secara permanen.19 Tujuan akhir manajemen

kearsipan ialah untuk menyederhanakan jenis dan volume arsip serta

mendayagunakan penggunaan arsip bagi peningkatan kinerja dan

profesionalitas institusi atau lembaga dengan biaya yang efektif dan efisien.20

Menurut Sauki manajemen kearsipan sangat diperlukan, yaitu :21

1. Sebagai pusat ingatan kolektif instansi (corporate memory)

2. Sebagai penyedia data/informasi bagi pengambilan keputusan

(decision making)

3. Sebagai bahan pendukung proses pengadilan (litigation support)

4. Penyusutan berkas kerja

1. Manajemen Arsip Inaktif

Manajemen arsip inaktif menurut ANRI adalah “Pengelolaan arsip

inaktif di pusat arsip menggunakan sistem pengelolaan yang paling tepat

sehingga mampu mencapai tujuan dan memenuhi prinsip-prinsip pengelolaan

arsip.”22 Pusat arsip adalah tempat dimana pengelolaan atau penataan arsip

inaktif diperlukan untuk kepentingan temu balik arsip sehingga pengelolaan

fisik dan informasinya dapat dilakukan secara optimal.

19 Patricia E. Wallace [et all], Records Management Intregated Information Systems (New Jersey: Prantice Hall, 1992)h. 2

20 Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan (Jakarta: Gramedia, 2007) h. 78 21 Sauki Hadiwardoyo, Manajemen Kearsipan : Sebuah Pengantar (Fakultas Sastra

Universitas Gadjah Mada, 1999)h.6 22 Arsip Nasional Republik Indonesia, Manajemen Arsip Inaktif (Jakarta, 2002) h.7

Page 36: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

21

Manajemen arsip inaktif dalam Modul Manajemen Arsip Dinamis yang

disusun oleh ANRI dapat diartikan sebagai pengelolaan arsip inaktif yang

melibatkan berbagai unsur diantaranya sumber daya manusia, peralatan dan

sistem yang ada untuk mencapai tujuan.23

2. Sistem Pengelolaan Arsip Inaktif

Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012

tentang pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009, arsip inaktif

adalah arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya untuk penyelenggaraan

administrasi sudah menurun. Arsip yang sudah jarang digunakan tersebut,

keberadaannya harus tetap dipertahankan untuk keperluan rujukan atau

memenuhi persyaratan retensi sesuai dengan ketentuan undang-undang. Arsip

tersebut harus mengalami proses penyusutan, seperti yang dimaksud dalam

Peraturan Pemerintah RI Nomor 28 Tahun 2012, harus dipindahkan dari unit

kerja ke unit kearsipan sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip secara teratur dan

tetap.

Arsip inaktif perlu dikelola secara profesional sehingga akan berdaya guna

bagi organisasi. Adapun prosedur pengelolaan arsip inaktif menurut ANRI

meliputi :24

23Arsip Nasional Republik Indonesia, Manajemen Arsip Dinamis (Jakarta, 2001) h.98 24Arsip Nasional Republik Indonesia, Manajemen Arsip Inaktif (Jakarta, 2002) h.9

Page 37: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

22

2.1 Pemindahan

Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan

Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan pada pasal 56

menyebutkan kegiatan penyusutan arsip meliputi :(a) pemindahan arsip

inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan; (b) pemusnahan arsip yang

telah habis retensinya dan tidak memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai

dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; dan (c) penyerahan arsip

statis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan.

Waktu pemindahan arsip inaktif dari unit kerja ke unit kearsipan harus

ditentukan oleh garis haluan (policy) instansi yang bersangkutan, jadi

bukan ditentukan oleh masing-masing unit pengolah. Ada arsip yang harus

dipindahkan secara berkala, misalnya pada akhir tahun anggaran, dan ada

pula yang dipindahkan secara terus menerus, artinya pemindahan dilakukan

begitu arsip telah menjadi inaktif.

Pemindahan arsip-arsip inaktif dari unit kerja (central file) ke pusat

arsip. Langkah-langkah dalam pemindahan meliputi :

a. Menentukan kapan suatu arsip dapat dipindah

Ini terkait dengan masalah penilaian arsip, yang telah dituangkan dalam

Jadwal Retensi Arsip yang memuat periode pemindahan arsip secara

Page 38: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

23

berkelanjutan. Menurut Sulistyo-Basuki lazimnya hal ini dilakukan

pada akhir tahun anggaran yang jatuh pada tanggal 31 Maret.25

b. Menentukan arsip yang akan dipindah

Kegiatan ini dilaksanakan berdasarkan JRA yang ada, tugas yang

dilakukan oleh arsiparis cukup menyeleksi arsip-arsip yang akan

dipindahkan berdasarkan JRA tersebut. Hasil dari penyeleksian ini akan

dibuat daftar arsip yang akan dipindahkan, yang harus disampaikan ke

pimpinan yang berwenang untuk memperoleh persetujuan.

c. Menyiapkan arsip yang akan dipindah

Menurut Read-Smith et all persiapan arsip yang akan dipindahkan

termasuk melengkapi formulir yang dibutuhkan serta penataan ke

dalam boks.26 Setelah pimpinan menyetujui, maka arsiparis membuat

formulir atau daftar mengenai keterangan tentang : nama series arsip,

deskripsinya, tahun, retensi, dan nomor boks. Arsip yang telah didaftar

tersebut kemudian ditata didalam boks dengan ketentuan tetap

mempertahankan penataan aslinya.

d. Penyiapan ruang simpan

Pusat arsip harus senantiasa menyediakan ruang dan sarana

penyimpanan arsip, agar tidak terjadi suatu arsip yang telah dipindah ke

pusat arsip namun tidak tersedia ruangan penyimpanannya.

25Sulistyo-Basuki, Manajemen Arsip Dinamis (Jakarta: Gramedia, 2003)h.304 26Judith Read-Smith[et all], Records Management(USA:South Western, 2002)

Page 39: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

24

e. Penerimaan arsip

Arsip yang baru dipindahkan dari central file ke record center, terlebih

dahulu harus diperiksa kelengkapan, kondisi, kesesuaiannya dengan

daftar, sehingga tidak menimbulkan kesalahpahaman di waktu-waktu

mendatang, serta membuat berita acara arsip pindah yang dilampiri

daftarnya.

2.2 Penataan dan penyimpanan

yaitu prosedur penataan dan penyimpanan melalui tahapan-tahapan :

a. Pemeriksaan

Kegiatan ini adalah kontrol awal yang dilakukan dalam penyimpanan

arsip. Pemeriksaan ini meliputi apakah arsip tersebut sudah benar-benar

inaktif, kemudian diperiksa seriesnya. Series rekod adalah kumpulan

arsip yang berkaitan yang biasanya digunakan dan disimpan sebagai

satu kesatuan dan dapat dinilai sebagai satu kesatuan untuk

memutuskan periode retensi arsipnya.27

b. Pendeskripsian berdasarkan series arsip

Pendeskripsian harus memperhatikan hubungan antara arsip yang

berasal dari unit kerja satu dengan yang lainnya, sehingga kegiatan

deskripsi ini adalah pengetahuan atas seluruh koleksi arsip yang

dimiliki organisasi.

27Judith Read-Smith[et all], Records Management(USA:South Western, 2002) h.135

Page 40: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

25

c. Sortir dilakukan untuk pengelompokan antara arsip dan non arsip,

sekelompok arsip dan lain-lain. Non-arsip disini antara lain buku-buku,

majalah, koran-koran, amplop-amplop, blanko-blanko/formulir-

formulir kosong, dan sebagainya.28

d. Pentaan arsip dalam boks

Setiap boks hendaknyahanya berisi satu series arsip saja atau dengan

series yang berdekatan dengan jadwal retensi yang sama. Setelah arsip

dimasukkan kedalam boks, boks tersebut diberi nomor sesuai dengan

nomor urut atau lokasi penyimpanannya.

e. Pembuatan Daftar Pertelaan Arsip (DPA) yaitu istilah untuk penamaan

finding aids (alat bantu penemuan arsip) berupa daftar dengan kolom-

kolom, kode, series dan deskripsi arsip, tahun, jalan masuk, nomor

boks, retensi dan keterangan.29

2.3 Pelayanan

Pelayanan dapat berupa peminjaman arsip atau pemberian informasi

yang terkandung dalam arsip. Prosedur pelayanan meliputi :

a. Permintaan

28 Basir Barthos, Manajemen Kearsipan (Jakarta:Bumi Aksara, 2007)h.91 29Arsip Nasional Republik Indonesia, Manajemen Arsip Inaktif (Jakarta, 2002)h.23

Page 41: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

26

Permintaan penggunaan arsip sebaiknya disiapkan formulir permintaan

dan dapat berfungsi sebagai alat pemesan rekod. Informasi yang harus

diberikan pengguna kepada arsiparis adalah sebagai berikut :30

1. Nomor boks (yang ditentukan oleh pusat arsip dinamis inaktif dan

dicatat pada formulir transfer arsip dinamis)

2. Judul folder atau deskripsinya

3. Nama, bagian, lokasi, dan nomor telepon peminta arsip dinamis

4. Perkiraan waktu peminjaman dan waktu pengembalian dapat dicatat

pada formulir.

b. Pencarian

Pencarian arsip dilakukan melalui Daftar Pertelaan Arsip. Series yang

ada dalam daftar akan merujuk pada boks yang menunjukkan lokasi

penyimpanan arsip.

c. Pengambilan arsip

Sebelum arsip diambil, terlebih dahulu menuliskan kata OUT atau

KELUAR pada out indicator (tanda keluarnya arsip) yang didalamnya

berisi minimal tanggal pengambilan, siapa yang meminjam, arsip apa

saja yang dipinjam, dan waktu pengembaliannya.

d. Pencatatan

Mencatat arsip yang akan dipinjam baik berupa buku atau formulir atau

sarana lainnya. Pencatatan tersebut bisa manual ataupun ke dalam

30Sulistyo-Basuki, Manajemen Arsip Dinamis. (Jakarta:Gramedia, 2003)h.305

Page 42: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

27

sistem komputer. Menurut Sulistyo-Basuki, dalam sistem manual,

berkas arsip dinamis inaktif yang dipinjam untuk menggunakan

formulir rangkap empat. Lembar pertama disimpan si pemakai, lembar

kedua dimasukkan kedalam berkas yang dipinjam untuk mengenali

peminjamannya, lembar ketiga disimpan pada boks kartu keluar dan

lembar keempat disimpan pada boks yang disusun menurut tanggal

harus kembali. 31

e. Pengendalian

Pengendalian ini dilakukan untuk mengamankan arsip fisik maupun

informasinya, sehingga dapat dimonitor sejauh mana arsip beredar.

f. Penyimpanan kembali

Setelah arsip yang dipinjam dikembalikan, maka penandaan pada

sarana peminjaman bahwa arsip yang bersangkutan telah kembali untuk

disimpan ditempat semula.

2.4 Pemeliharaan

Kegiatan pemeliharaan arsip adalah kegiatan perawatan dan

pengamanan arsip guna menjamin kelestarian informasi yang terkandung

di dalam arsip. Tujuannya agar arsip senantiasa terpelihara dengan baik,

utuh, dan aman, terhindar dari segala kemungkinan dan resiko yang

31Sulistyo-Basuki, Manajemen Arsip Dinamis. (Jakarta:Gramedia, 2003) h.307

Page 43: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

28

merugikan, antara lain kerusakan dan kehilangan.32 Pengaruh yang dapat

merusak arsip dan cara penanggulangannya :

a. Pengaruh yang dapat merusak arsip

1) Pengaruh biologis

Didaerah tropis kerusakan arsip disebabkan oleh faktor biologis,

seperti :

a) Jamur

Jamur akan membusukkan selulosa kertas sehingga kertas/arsip

menjadi kuning, coklat, atau bintik-bintik hitam. Jamur

biasanya tumbuh di ruang penyimpanan yang terlalu gelap dan

lembab.

b) Serangga

Serangga biasanya membangun sarang dibelakang tumpukan

arsip, rak, laci, dan sebagainya, terutama pada tempat yang

kurang penerangan.

2) Pengaruh kimiawi

Zat-zat yang terkandung di udara dalam ruangan penyimpanan

arsip, seperti gas asidek, dan tinta, melalui proses reaksi kimia

dengan bahan kertas/arsip akan menyebabkan kerusakan.

3) Pengaruh fisik arsip

32 Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral. Pedoman Tata Persuratan Dinas dan

Kerasipan (Jakarta, 2006) h.166

Page 44: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

29

Pada umumnya kondisi fisik arsip tidak sama, tergantung dari jenis

dan mutu bahan yang dipakai. Kondisi tersebut umumnya sangat

terpengaruh oleh derajat panas dan kadar kelembaban udara yang

tidak stabil dalam ruangan penyimpanan arsip sehingga

menyebabkan daya tahan arsip menurun.

4) Pengaruh debu

Di daerah tropis, debu tidak dapat dihindari walaupun berbagai

saringan telah dipasang. Keadaan ini menyebabkan arsip menjadi

kotor.

5) Pengaruh air

Apabila terkena air akibat banjir atau akibat lain, arsip akan

menjadi kotor, mudah sobek, berkerut-kerut, serta tinta tulisannya

luntur.

b. Penanggulangan

Penanggulangan faktor pengaruh yang dapat merusak arsip diusahakan

beberapa cara yaitu:

1) Cara perawatan dari kerusakan oleh biologis dilakukan oleh

fumigasi, baik terhadap gedung/ruangan maupun terhadap arsip itu

sendiri, dengan menggunakan zat kimia, antara lain, DDT atau gas

hydrocyanic. Untuk menghindari jamur, zat kimia yang digunakan

adalah Fymol Vopur, selain itu ruangan penyimpanan arsip diberi

Page 45: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

30

penerangan, ventilasi udara perlu diatur, serta kelembaban udara

harus terjaga dengan baik.

2) Ruangan arsip sebaiknya menggunakan sistem pendingin dengan

suhu 22-25 derajat celcius dengan kelembaban 45-55 %.

3) Cara membersihkan arsip dari kotoran debu yang baik dan benar

adalah membuka bungkus atau bundel di dalam ruangan yang

bersih yang dilengkapi alat pemercik udara dan saluran udara untuk

menyerap debu-debu dipermukaan kertas.

4) Untuk mengatasi kotoran atau kerusakan karena pengaruh air,

diperlukan seorang ahli

2.5 Pemusnahan

Kegiatan pemusnahan terdapat pada tahap penyusutan arsip, kegiatan

ini untuk mengurangi volume arsip sehingga arsip yang sudah habis masa

retensinya dapat dipisahkan agar dapat mengurangi penggunaan tempat.

Berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009

tentang Kearsipan, penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip

dengan cara memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit

Kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan

penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.

Tahapan yang perlu dilaksanakan adalah :

a. Penyeleksian

Page 46: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

31

Langkah-langkah umum pelaksanaan penyeleksian menurut

Sedarmayanti,33 adalah:

1. Menyiangi, yaitu memilih atau mengambil yang tidak berguna,

agar arsip berkurang.

2. Menyiapkan peralatan untuk menampung arsip yang akan

disusutkan.

3. Membuat catatan atau daftar tentang arsip yang akan disusutkan.

b. Pelaksanaan pemusnahan

Menurut Barthos pelaksanaan pemusnahan arsip adalah tindakan atau

kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang sudah berakhir

fungsinya serta yang tidak memiliki nilai guna. Penghancuran tersebut

harus dilaksanakan secara total, yaitu dengan cara membakar habis,

dicacah atau dengan cara lain sehingga tidak dapat lagi dikenal baik isi

maupun bentuknya.34

Tata cara pelaksanaan pemusnahan arsip yaitu :

1. Instansi membuat daftar arsip yang akan dimusnahkan

2. Daftar tersebut harus mendapat persetujuan dari Arsip Nasional

3. Membuat berita acara pemusnahan arsip

4. Mengadakan pengawasan pada waktu pemusnahan arsip

33Sedarmayanti, Tata kearsipan dengan memanfaatkan teknologi modern. (Bandung:Mandar

Maju, 2003)h.107 34Basir Barthos, Manajemen Kearsipan.(Jakarta:Bumi Aksara, 2007)h.105

Page 47: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

32

Adapun cara-cara penyusutan arsip telah diatur pada Surat Edaran

Kepala Arsip Nasional RI Nomor : SE/01/1981 tentang Penanganan Arsip

Inaktif Sebagai Pelaksanaan Ketentuan Peralihan Peraturan Pemerintah

Tentang Penyusutan Arsip. Cara-cara penyusutan arsip tersebut adalah sebagai

berikut:

1. Pendaftaran arsip inakif, melalui kegiatan sebagai berikut:

a. Pendaftaran berupa pengumpulan data melalui survei terhadap arsip-

arsip inaktif yang ada dalam tanggung jawab bagian

b. Survei dilaksanakan oleh petugas

c. Membuat Daftar Ikhtisar Arsip yang merupakan ikhtisar dari seluruh

data yang terkumpul sebagai hasil survei. Daftar tersebut merupakan

daftar kelompok/berkas arsip.

d. Daftar Ikhtisar selanjutnya digunakan untuk menyusun rencana

penanganan dan penataan kembali arsip inaktif.

2. Penataan kembali arsip inaktif, meliputi kegiatan sebagai berikut :

a. Arsip Kacau

Arsip ini adalah arsip yang penataannya dalam keadaan kacau dan tidak

dapat disusun kembali seperti pada waktu aktifnya. Penanganannya

yaitu :

Page 48: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

33

(1) Dikelompokkan dan diatur kembali dengan menerapkan asas asal-

usul, sehingga arsip-arsip itu merupakan suatu kesatuan/kelompok

yang diatur tanpa melepaskan ikatan dari sumber asalnya, yaitu unit

yang menciptakannya.

(2) Memilah arsip dari non arsip (seperti amplop, map, blanko-blanko

formulir dan sebagainya) dan duplikasi yang berlebihan.

(3) Bahan-bahan non arsip dapat dimusnahkan, sedangkan arsipnya :

(a) dikelompokkan menurut unit kerja

(b) berkas arsip dibungkus dan dicatat pada kartu

(c) kartu catatan disusun dan diberi nomor urut

(d) berkas-berkas arsip dimasukkan ke dalam boks arsip yang

diberi label/etiket yang memuat keterangan tentang berkas-

berkas yang termuat pada kartu catatan dari berkas yang

bersangkutan.

(e) dibuat Daftar Pertelaan Arsip Sementara

(4) Daftar Pertelaan Arsip Sementara baru dapat digunakan sebagai

pengendalian fisik dan belum dapat berfungsi untuk pengendalian

informasi arsip.

(5) Atas dasar daftar pertelaan tersebut, instansi :

(a) belum dapat melaksanakan pemusnahan arsip menurut

ketentuan yang berlaku

(b) dapat menyerahkan arsipnya kepada Arsip Nasional

Page 49: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

34

(c) dapat sementara menyimpan arsipnya dalam keadaan yang lebih

teratur

(6) Atas dasar Daftar Pertelaan Arsip dan Daftar Waktu Penyimpanan

Arsip itu, instansi :

(a) dapat menentukan jangka waktu penyimpanan arsipnya sesuai

dengan kebutuhan masing-masing.

(b) Dapat memusnahkan arsipnya sesuai dengan ketentuan yang

berlaku

(c) Dapat menyerahkan arsipnya kepada Arsip Daerah sesuai

dengan ketentuan yang berlaku.

b. Arsip Teratur

Arsip inkatif yang semasa aktifnya ditata berdasarkan suatu sistem

tertentu dan masih utuh penataannya, ditangani sebagai berikut :

(1) Diperiksa kembali penataannya berdasarkan sistem yang digunakan

(2) Ditertibkan pengaturan fisiknya agar penemuan kembalinya dapat

lancar

(3) Arsip yang tidak diperlukan lagi oleh instansi, dipilah dan disiapkan

daftar pertelaannya untuk dimusnahkan sesuai dengan ketetuan

yang berlaku.

Page 50: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

35

(4) Arsip yang masih diperlukan dan akan disimpan oleh instansi,

ditentukan jangka waktu penyimpanannya dalam Daftar Waktu

Penyimpanan Arsip.

(5) Bila waktu penyimpanan berakhir, dibuat Daftar Pertelaan Arsip

baik untuk keperluan pemusnahan ataupun penyerahan pada unit

kearsipan

3. Pemusnahanan arsip inaktif

a. Bahan-bahan non arsip dan duplikasi yang berlebihan dapat langsung

dimusnahkan dengan sepengetahuan Pimpinan Instansi.

b. Arsip-arsip yang tidak diperlukan dapat dimusnahkan dengan ketentuan

sebagai berikut :

1) Untuk arsip yang menyangkut keuangan, terlebih dahulu perlu

mendengar pertimbangan Ketua Badan Pemeriksa Keuangan

2) Untuk arsip yang menyangkut kepegawaian terlebih dahulu perlu

mendengar pertimbangan Kepala Badan Administrasi Kepegawaian

Negara

3) Untuk arsip yang menyangkut material dan pemilikan perlu

memperhatian ketentuan-ketentuan yang berlaku untuk itu.

c. Pemusnahan arsip dilakukan secara total sehingga tidak dapat dikenal

baik isi maupun bentuknya, serta disaksikan oleh dua orang pejabat dari

bidang hukum dan atau bidang pengawasan instansi. Pemusnahan

Page 51: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

36

dilakukan dengan membuat Daftar Pertelaan Arsip yang akan

dimusnahkan dan Berita Acara pemusnahan Arsip.

Manfaat penyusutan yang konsisten dan sesuai prosedur dapat

menghemat ruang penyimpanan, peralatan kearsipan, tenaga, waktu,

dan biaya operasional.

D. Sistem Penyimpanan Arsip

Sistem penyimpanan arsip adalah pedoman atau ketentuan mengenai

pelaksanaan pengurusan surat dan naskah lain yang disepakati oleh pihak-

pihak pengambil keputusan didalam organisasi untuk diterapkan pada sistem

kearsipan suatu organisasi. Sistem penyimpanan yang ditetapkan akan

bergantung kepada besar kecilnya organisasi, banyak sedikitnya naskah yang

harus diurus, sumber daya manusia, keuangan, dan peralatan yang dimiliki.35

Penyimpanan dan penataan adalah kegiatan mengatur dan menyusun arsip

dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis menyimpan serta merawat arsip

untuk digunakan secara aman dan ekonomis.36 Penyimpanan dan penataan

mempergunakan suatu sistem tertentu yang memungkinkan penemuan kembali

dengan mudah apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali.

35 Yohannes Suraja. Manajemen Kearsipan (Malang: Dioma, 2006) 36 Verawati, Analisis Pengelolaan Arsip Media Audiovisual Bidang Produksi Acara Pada

Lembaga Penyiaran Publik (Medan:Universitas Sumatera Utara, 2010)h.8

Page 52: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

37

Tujuan penyimpanan arsip menurut Widjaja yaitu :37

1. Menyimpan bahan-bahan arsip atau dokumen yang masih mempunyai nilai

pakai yang sewaktu-waktu diperlukan bagi pemecahan suatu persoalan atau

proses pekerjaan.

2. Menyimpan bahan-bahan arsip atau dokumen dengan suatu sistem tertentu

sehingga apabila diperlukan dengan cepat ditemukan kembali.

3. Menjaga dan memelihara fisik arsip atau dokumen agar terhindar dari

kemungkinan rusak, terbakar, atau hilang.

Sistem penyimpanan arsip tersebut terdiri dari sentralisasi, desentralisasi

dan gabungan (sentralisasi dan desentralisasi). Masing-masing jenis sistem

penyimpanan tersebut mempunyai kelemahan dan kelebihan tersendiri, seperti

berikut :38

1. Sentralisasi

Sentralisasi berarti penyimpanan arsip yang dipusatkan di satu unit

kerja khusus yang lazim disebut unit kearsipan. Dengan sentralisasi arsip

37 A.W. Widjaja, Administrasi Kearsipan.(Jakarta: Grafindo,1993)h.104 38 Zulkifli Amsyah. Manajemen Kearsipan (Jakarta: Gramedia, 2003) h.50

Page 53: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

38

maka semua surat-surat kantor yang selesai diproses akan disimpan di

unit kearsipan.Sentralisasi arsip yang murni dewasa ini agak sukar

diterapkan, sebab banyak jenis arsip yang sukar dipisahkan dari suatu

unit kerja yang menangani pengolahannya, misalnya kwitansi, laporan,

dan lain-lain.39 Sistem penyimpanan arsip secara sentral ini hanya

efisisen dan efektif bila dilaksanakan pada kantor kecil. sistem

sentralisasi dapat diterapkan pada arsip tertentu. Adapun tingkatan dalam

sistem sentralisasi yang dimaksud ialah :40

1. Semua atau sebagian besar arsip dikelola oleh staf dari Unit

Kearsipan tersebut dan diawasi oleh staf dari pusat.

2. Semua arsip untuk kepentingan umum disimpan terpusat, sedangkan

yang murni untuk kepentingan departemen disimpan oleh departemen

yang bersangkutan.

3. Semua arsip (tanpa kecuali) disimpan dalam suatu tempat.

Sistem penyimpanan sentralisasi mempunyai keuntungan dan kerugian.

Adapun keuntungan dari sistem penyimpanan sentralisasi adalah sebagai

berikut :41

1. Ruang dan peralatan arsip dapat dihemat

39 Zulkifli Amsyah. Manajemen Kearsipan (Jakarta: Gramedia, 2003) h. 50 40 Laksmi, Fuad Gani, Budiantoro. Manajemen Perkantoran Modern(Jakarta: Fakultas Ilmu

Pengetahuan Budaya (FIB) UI, 2007) h. 49 41 Ibid., h.50

Page 54: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

39

2. Petugas dapat mengonsentrasikan diri khusus pada pekerjaan

kearsipan

3. Kantor hanya menyimpan satu arsip, duplikasinya dapat dimusnahkan

4. Sistem penyimpanan dari berbagai macam arsip dapat diseragamkan.

5. Struktur organisasi menjadi luwes

6. Penyebaran beban dikantor lebih baik sehingga dapat menghemat

biaya pelaksanaan pekerjaan

7. Memberikan kemungkinan bagi pelaksanaan pengkajian biaya dan

analaisis kantor

8. Memungkinkan membuat program pelatihan untuk mengebangkan

pekerjaan

9. Spesialisasi pekerjaan dapat dikembangkan (petugas arsip ahli)

10. Kemungkinan untuk lebih memperketat pengawasan arsip

11. Tugas manajemen kantor naik kedudukannya karena tanggung jawab

yang lebih besar untuk semua pekerjaan kantor.

Sedangkan kerugian dari sistem penyimpanan secara sentralisasi adalah :42

1. Sentralisasi arsip hanya efisisen dan efektif untuk organisasi yang

kecil

42 Laksmi, Fuad Gani, Budiantoro. Manajemen Perkantoran. h. 51

Page 55: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

40

2. Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu sistem

penyimpanan yang seragam

3. Unit kerja yang memerlukan arsip akan memakan waktu lebih lama

untuk memperoleh arsip yang diperlukan

4. Biaya pengawasan ditambahkan kepada biaya kantor keseluruhan

5. Pengelolaan formulir, arsip, dan bahan kantor oleh orang yang

mungkin tidak tahu penggunannya.

6. Departemen akan tertekan karena paksaan peraturan yang sama bagi

seluruh organisasi

7. Tugas dalam organisasi mungkin dilaksanakan bukan dalam urutan

kepentingan tetapi berdasarkan urutan penerimaan.

8. Kerahasiaan arsip dan informasi tidak terjamin jika ditempatkan pada

tempat yang terpusat.

2. Desentralisasi

Sistem penyimpanan desentralisasi setiap unit kerja mengolah

arsipnya masing-masing. Sistem penyimpanan (filling system) yang

digunakan masing-masing unit kerja tergantung kepada ketentuan kantor

yang bersangkutan. Kalau ada ketentuannya, setiap unit kerja harus

tunduk kepada ketentuan tersebut. Kalau belum ada ketentuannya, unit

kerja bebas menyelenggarakan kearsipannya sesuai dengan kemauan

masing-masing. Untuk organisasi yang besar dengan ruang kantor yang

Page 56: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

41

terpisahkan letaknya, sistem penyimpanan arsip secara desentralisasi

sangat sesuai digunakan. Semua kegiatan kearsipan, mulai dari

pencatatan, penyimpanan, peminjaman, pengawasan, pemindahan, dan

pemusnahan dilaksanakan oleh unit masing-masing dan di tempat unit

kerja masing-masing.43

Sistem penyimpanan desentralisasi ini juga mempunyai keuntungan dan

kerugian. Keuntungan sistem penyimpanan arsip secara desentralisasi

adalah :44

1. Pengolahan arsip dapat dilakukan sesuai kebutuhan unit kerja

masing-masing

2. Keperluan akan arsip mudah terpenuhi, Karena berada pada unit kerja

sendiri

3. Penanganan arsip lebih mudah dilakukan, karena arsipnya sudah

dikenal baik.

4. Tugas dilaksanakan oleh pejabat yang paling sesuai dengan prasyarat.

5. Efesiensi waktu lebih tinggi.

6. Pekerjaan diselesaikan berdasarkan urutan kepentingan satuan kantor

7. Kerahasiaan pekerjaan kantor terjaga.

8. Efektivitas perencanaan dan pengawasan dapat ditingkatkan.

43 Zulkifli Amsyah. Manajemen Kearsipan (Jakarta: Gramedia, 2003) h. 56 44 Ibid

Page 57: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

42

Semua kerugian dari sistem penyimpanan secara desentralisasi adalah :

1. Penyimpanan arsip tersebar di berbagai lokasi, dan dapat

menimbulkan duplikasi arsip yang disimpan

2. Kantor harus menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip disetiap

unit kerja, sehingga penghematan pemakaian peralatan dan

perlengkapan sukar dijalankan.

3. Penataran dan latihan kerasipan perlu diadakan karena petugas-

patugas umumnya bertugas rangkap dan tidak mempunyai latar

belakang pendidikan kearsipan.

4. Kegiatan pemusnahan arsip harus dilakukan unit kerja, dan ini

merupakan pemborosan.

3. Kombinasi Sentralisasi dan Desentralisasi

Kelemahan dari kedua sistem penyimpanan arsip, baik sentralisasi

maupun desentralisasi, dapat diatasi dengan mengombinasikan kedua

sistem tersebut. Sistem penyimpanan ini dapat disebut sebagai kombinasi

sentralisasi dan desentralisasi arsip.Penanganan arsip secara kombinasi

yaitu sebagai berikut : arsip yang masih aktif digunakan (active file)

dikelola di unit kerja masing-masing pengolah, dan arsip yang sudah

kurang digunakan atau disebut arsip inaktif dikelola di unit kearsipan.

Page 58: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

43

Dengan demikian penyimpanan arsip aktif dilakukan dengan sistem

desentralisasi sedangkan arsip inaktif disimpan dengan sistem

sentralisasi.

Pemindahan arsip dan prosedurnya harus dilakukan dengan sebaik-

baiknya sesuai dengan jadwal retensi yang telah disusun. Unit kearsipan

juga melakukan pemusnahan arsip yang sudah tidak diperlukan lagi

dengan panduan jadwal retensi. Sebelum dimusnahkan, arsip tersebut

dipilih dan diteliti, apakah memang sudah perlu dimusnahkan atau masih

mempunyai nilai-nilai tertentu bagi kepentingan nasional untuk dikirim

ke Arsip Nasional sebagai arsip statis.

E. Pusat Arsip

Menurut Barthos pada dasarnya setiap lembaga Negara atau Badan

Pemerintahan mempunyai satu bagian arsip yang tugasnya mengelola arsip

dinamis.Ruang lingkup bagian arsip disamping mengarahkan dan

mengendalikan arsip aktif juga menyimpan dan mengelola arsip-arsip inaktif

yang berasal dari unit-unit pengolah (satuan kerja) dalam lingkungan

Lembaga Negara atau Badan Pemerintahan masing-masing.45 Pusat arsip

menurut Read-Smith et all yaitu arsip inaktif atau inactive record adalah

45 Basir Barthos, Manajemen Kearsipan. (Jakarta:Bumi Aksara, 2007)h.14

Page 59: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

44

arsip yang tidak harus tersedia tetapi yang harus disimpan untuk tujuan

hukum, fiskal, atau sejarah.46

Pusat arsip adalah tempat penimpanan arsip inaktif sebagai fasilitas

yang didesain untuk arsip inaktif.47

Berkaitan dengan hal ini, ANRI mengatakan bahwa dalam mengelola

arsip inaktif hal penting harus diperhatikan adalah :48

a. Mengurangi volume arsip dinamis yang disimpan di unit-unit kerja

b. Melakukan kontrol terhadap pemindahan arsip aktif yang sudah

memasuki masa aktif

c. Menghemat tempat dan biaya penyimpanan arsip aktif

d. Mewujudkan sistem yang efisien untuk penemuan kembali arsip

inaktif apabila diperlukan untuk pengambilan keputusan

e. Menentukan program pemikrofilman arsip inaktif (apabila

diperlukan)

f. Memelihara keamanan secara menyeluruh bagi arsip dinamis yang

ada dalam suatu organisasi.

46 Judith Read-Smith[et all], Records Management(USA:South Western, 2002)h. 147 47 Ricks, Swafford dan Gow.Informations and image management, a records system approach

(USA:South-Western, 1992)h.147 48 Arsip Nasional Republik Indonesia, Manajemen Arsip Inaktif (Jakarta, 2002)h.9

Page 60: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

45

F. Organisasi Kearsipan

1. Lembaga Kearsipan

Adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di

bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan.49 Di Indonesia,

lembaga yang bertugas menjamin pemeliharaan arsip sebagai bahan

pertanggungjawaban nasional dan sebagai bahan bukti sejarah perjuangan

bangsa serta menyelenggarakan pengembangan dan pembinaan seluruh

kearsipan nasional adalah Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).

ANRI merupakan Lembaga Pemerintah Non Departemen yang

berkedudukan di Ibukota RI dan berada langsung serta bertanggung jawab

kepada Presiden.

2. Unit Pengolah

Satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung

jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan

arsip di lingkungannya (arsip aktif).50 Arsip aktif juga perlu diorganisir

dengan baik, biasanya berada pada masing-masing unit kerja dan tempat

penyimpanannya disebut central file. Unit-unit kerja inilah yang disebut

unit kerja pengolah.

3. Unit Kearsipan

49 Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan 50 Ibid

Page 61: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

46

Pembedaan fungsi arsip mengakibatkan pula perbedaan terhadap

penyelenggaraan pengorganisasiannya. Dalam Undang-Undang tentang

Kearsipan secara tegas dinyatakan bahwa pengelolaan arsip inaktif

dilaksanakan oleh unit kearsipan sebagaimana tertuang pada Peraturan

Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2012 tentang

Pedoman Pengelolaan Unit Kearsipan Pada Lembaga Negara yaitu unit

kearsipan adalah satuan kerja yang melekat pada pencipta arsip yang

memiliki tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan yang

meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam

suatu Sistem Kearsipan Nasional (SKN) yang didukung oleh sumber daya

manusia, prasarana, sarana, dan sumber daya lainnya. Pada pasal 6 ayat (2)

dalam peraturan tersebut, unit kearsipan mempunyai fungsi dan tugas ;

a. Pengelolaan arsip inaktif dari unit pengolah di lingkungannya

b. Koordinasi pembinaan daftar, pemberkasan dan pelaporan serta

penyerahan arsip terjaga

c. Pengolahan arsip dan penyajian arsip menjadi informasi dalam

kerangka Sistem Kearsipan Nasional (SKN) dan Sistem Informasi

Kearsipan Nasional (SIKN)

d. Pemusnahan arsip di lingkungan lembaganya

e. Penyerahan arsip statis oleh pimpinan pencipta arsip kepada ANRI

f. Pembinaan dan evaluasi dalam rangka penyelenggaraan kearsipan di

lingkungannya.

Page 62: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

47

Tugas Unit Kearsipan menurut Budi Martono yaitu :51

1. Melakukan pembinaan kearsipan dinamis pada seluruh jajaran

organisasi

2. Menyimpan, memelihara, dan menyajikan arsip inaktif yang berasal

dari unit kerja

3. Melakukan penyusutan dengan memusnahkan arsip yang tidak bernilai

guna

4. Menyerahkan arsip statis ke ANRI

5. Mengelola pusat arsip

Atas dasar pertimbangan ekonomis dan efisiensi maka arsip-arsip inaktif

harus dikelola dengan baik sesuai dengan peraturan dan tata kearsipan yang

ada sehingga pada saat dibutuhkan tidak akan sulit untuk ditemukan

kembali.

G. Penelitian Terdahulu

1. Pengelolaan Arsip Inaktif di Biro Keuangan Badan Pusat Statistik

(BPS), Zulfa Fiqriani, Skripsi, Universitas Indonesia, 2012

a. Membahas tentang pengelolaan arsip inaktif di Biro Keuangan

Badan Pusat Statistik (BPS).

51Budi Martono, Penyusutan dan Pengamanan arsip dalam manajemen kearsipan. (Jakarta:Pustaka Sinar Harapan, 1994) h.32

Page 63: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

48

b. Tujuannya mengetahui pengelolaan arsip inaktif di Bagian Arsip

Biro Keuangan Badan Pusat Statistik (BPS) mulai dari tahap

pemindahan ke bagian arsip sampai tahap penyusutan.

c. Penelitian ini menggunakan penelitian kualitatif dengan metode

studi kasus.

d. Objek penelitian ini adalah Biro Keuangan Badan Pusat Statistik

(BPS)

2. Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif Studi Kasus IAIN Mataram, Rika

Kurniawaty, Tesis, Universitas Indonesia, 2010

a. Membahas tentang pengelolaan arsip dinamis inaktif di unit-unit

kerja di IAIN Mataram

b. Bertujuan mengidentifikasi dan menganalisis pengelolaan arsip

dinamis inaktif di unit-unit kerja IAIN Mataram.

c. Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif, teknik penelitian

menggunakan wawancara dan observasi, sedangkan analisis data

menggunakan metode deskriptif.

d. Objek penelitian unit kerja IAIN Mataram

Page 64: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

49

BAB III

GAMBARAN UMUM

A. Profil Organisasi PPPTMGB “LEMIGAS”

Berdasarkan Peraturan Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral Nomor

0030 tanggal 20 Juli tahun 2005 tentang Organisasi dan Tata Kerja

Departemen Energi Sumber Daya Mineral pada bagian kelima pasal 643

PPPTMGB “LEMIGAS” mempunyai tugas menyelenggarakan penelitian dan

pengembangan teknologi kegiatan hulu dan hilir minyak dan gas bumi. Dalam

melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam pasal 643, PPPTMGB

“LEMIGAS” menyelenggarakan fungsi:

a. Perumusan pedoman dan prosedur kerja

b. Perumusan rencana dan program penelitian dan pengembangan teknologi

berbasis kinerja.

c. Penyelenggaraan penelitian dan pengembangan teknologi kegiatan hulu

dan hilir minyak dang ass bumi, serta pengelolaan sarana dan prasarana

penelitian dan pengembangan teknologi.

d. Pengelolaan kerja sama kemitraan penerapan hasil penelitian dan

pelayanan jassa teknologi surat kerja sama penggunaan sarana dan

prasarana penelitian dan pengembangan teknologi.

Page 65: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

50

e. Pengelolaan sistem informasi dan layanan informasi serta sosialisasi dan

dokumentasi hasil penelitian dan pengembangan teknologi.

f. Penanganan masalah hukum atas kekayaan intelektual, serta

pengembangan sistem mutu kelembagaan penelitian dan pengembangan

teknologi.

g. Pembinaan kelompok jabatan fungsional pusat.

h. Pengelolaan ketatausahaan, rumah tangga, administrasi keuangan, dan

kepegawaian pusat.

i. Evaluasi penyelenggaraan penelitian dan pengembangan teknologi di

bidang minyak dan gas bumi.

B. Organisasi Kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS”

Organisasi kearsipan sebagaimana tercantum dalam Peraturan Menteri

Energi dan Sumber Daya Mineral Nomor 052 tanggal 20 Oktober 2006 tentang

Pedoman Tata Persuratan Dinas dan Kearsipan Departemen Energi dan

Sumber Daya Mineral menyebutkan bahwa :

Organisasi kearsipan menunjukkan jenjang pengolahan, pengelolaan dan

penyelenggaraan kearsipan sehubungan dengan fungsi dan nilai guna arsip

terdiri dari :

Page 66: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

51

1. Unit Kearsipan III yaitu unit pengolah, sebagai unit pencipta arsip pada

semua tingkat sub unit. Penyelenggaraan kegiatan kearsipan dan unit

pengolah meliputi :

a. Menciptakan, menyeleksi, mengelompokkan, menata, dan menyimpan

arsip aktif.

b. Menilai dan memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit

kearsipan II.

c. Membuat daftar arsip yang akan diserahkan ke unit kearsipan II.

2. Unit kearsipan II yaitu unit kearsipan pada tingkat unit penyelenggaraan

kegiatan kearsipan di unit kearsipan II meliputi :

a. Menyeleksi, mengelompokkan, menata atau menyimpan arsip inaktif.

b. Membudayakan atau menggunakan arsip aktif sebagai penunjang

pelaksanaan tugas sehari-hari.

c. Menilai dan memindahkan arsip inaktif dari unit kearsipan II ke unit

kearsipan I.

d. Melaksanakan penyusutan arsip di unit kearsipan II dan;

e. Meningkatkan mutu penyelenggaraan kearsipan pada seluruh unit

pengolah di lingkungan unit kearsipan II.

3. Unit kearsipan I yaitu unit kearsipan pada tingkat unit utama,

penyelenggaraan kearsipan di unit kearsipan I meliputi :

a. Menyeleksi, mengelompokkan, menata, memelihara, dan menyimpan

arsip inaktif.

Page 67: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

52

b. Menyajikan data atau bahan informasi.

c. Melaksanakan penyusutan di unit kearsipan I

d. Melaksanakan mutu penyelenggaraan kearsipan pada seluruh init

kearsipan II dalam lingkungannya.

4. Unit kearsipan pusat Departemen, yaitu unit kearsipan untuk seluruh

lingkungan Departemen Energi dan Sumber Daya Mineral. Unit ini

berfungsi sebagai terminal yang mengatur penyerahan arsip statis kepada

Arsip Nasional republik Indonesia (ANRI). Penyelenggaraan kegiatan

kearsipan pusat Departemen meliputi :

a. Melaksanakan penataan arsip statis

b. Menyajikan data atau bahan informasi

c. Menilai dan memelihara arsip di unit kearsipan, arsip Departemen.

d. Meningkatkan mutu penyelenggaraan arsip statis ke ANRI

C. Profil Unit Kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS”

Unit Kearsipan di PPPTMGB “LEMIGAS” berada dibawah Bagian Tata

usaha, dan dipimpin oleh Kepala Urusan Persuratan dan Arsip. Tugas pokok

unit kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS” yang berfungsi sebagai Unit

Kearsipan II adalah melaksanakan penataan, penyimpanan, pemeliharaan,

penilaian, penyajian, penyusutan arsip serta meningkatkan mutu

Page 68: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

53

penyelenggaraan kearsipan untuk menyelenggarakan tugas tersebut, unit

kearsipan mempunyai fungsi sebagai berikut :

a. Menyediakan bahan informasi secara tepat, cepat, lengkap, dan

menyeluruh.

b. Menyediakan alat bukti pertanggungjawaban.

c. Menyediakan bahan penelitian, sumber ingatan organisasi dan

penunjang kegiatan lainnya.

d. Melayani permintaan arsip, baik dari unit kerja atau unit pengolah

maupun dari luar instansi.

D. Visi dan Misi

Unit kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS” mempunyai Visi dan Misi yaitu:

Visi :

menjadikan arsip sebagai bukti yang autentik, terpercaya, lengkap, terkini,

dapat diakses dengan cepat, tepat, dan aman.

Misi :

1. Memberdayakan setiap arsip sebagai tulang punggung manajemen

2. Menjadikan arsip sebagai bukti akuntabilitas kinerja pegawai

3. Menjadikan arsip sebagai bukti yang sah di pengadilan

4. Melestarikan arsip sebagai bahan bukti pertanggungjawaban organisasi

5. Menyediakan arsip dan memberikan akses kepada yang membutuhkan

untuk kepentingan penelitian, ilmu pengetahuan, sejarah, dll.

Page 69: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

54

E. Struktur Organisasi

Struktur organisasi PPPTMGB “LEMIGAS” dapat digambarkan

sebagai berikut :

Gambar 3.1 : Struktur Organisasi PPPTMGB “LEMIGAS”

Selanjutnya struktur Organisasi Bagian Tata Usaha PPPTMGB

“LEMIGAS”

Gambar 3.2 : Struktur Organisasi Bagian Tata Usaha PPPTMGB

“LEMIGAS”

Page 70: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

55

F. Deskripsi Kerja Urusan Persuratan dan Arsip PPPTMGB

“LEMIGAS”

Berikut adalah deskripsi kerja pada Urusan Persuratan dan Arsip

PPPTMBG “LEMIGAS” yang akan dibahas dari masing-masing bagian

secara singkat, diuraikan sebagai berikut :

1. Kepala Urusan Persuratan dan Arsip

Tugas :

Memiliki tanggung jawab terhadap kegiatan operasional di Urusan

Persuratan dan Arsip dan memastikan pengelolaan surat masuk dan surat

keluar dan kearsipan berjalan dengan baik sesuai dengan standar

operasional prosedur di Urusan Persuratan dan Arsip.

2. Penata Usaha Pemproses Persuratan Dinas

Tugas :

a) Pengelolaan arsip inaktif bidang afiliasi

b) Pemeliharaan arsip inaktif bidang afiliasi

c) Penomoran surat dinas bentuk khusus

3. Penata Usaha Surat Masuk

Tugas :

a) Pengelolaan arsip inaktif produk hukum

Page 71: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

56

b) Pemeliharaan arsip inaktif produk hukum

4. Penata Usaha Surat Keluar

Tugas :

a) Penomoran surat keluar BLM dan BLM 1

b) Pengelolaan arsip inaktif bidang sarana mutu

c) Pemeliharaan arsip inaktif bidang sarana mutu

5. Caraka Extern

Tugas :

a) Pengantar surat dinas bidang keuangan

b) Pengelolaan arsip inaktif keuangan

c) Pemeliharaan arsip inaktif keuangan

6. Caraka Intern

Tugas :

a) Pengantar surat dinas dan distribusi surat

b) Pengelolaan dan pemeliharaan arsip inaktif bidang eksplorasi

7. Penata Usaha Persuratan Dinas

Tugas :

a) Penomoran nota dinas BLM dan BLM 1 dan Legalisasi

Page 72: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

57

b) Pengelolaan arsip inaktif bidang program

c) Pemeliharaan arsip inaktif bidang program

8. Pengentry Data Surat Masuk dan Surat Keluar

Tugas :

a) Pemproses surat disposisi KAPUS

b) Penataan surat diposisi KAPUS

c) Pengelolaan dan pemeliharaan arsip inaktif kepegawaian

9. Arsiparis Pertama Bidang KP3T Proses

Tugas :

a) Pengelolaan arsip inaktif KP3T Proses

b) Pemeliharaan arsip inaktif KP3T Proses

10. Arsiparis Pertama Bidang Tata Usaha

Tugas :

a) Pengelolaan arsip inaktif bagian tata usaha

b) Pemeliharaan arsip inaktif bagian tata usaha

11. Arsiparis Penyelia

Tugas :

a) Pengelolaan arsip inakif bidang KP3T Eksploitasi

Page 73: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

58

b) Pemeliharaan arsip inaktif bidang KP3T Eksploitasi

G. Sumber Daya Manusia di Unit Kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS”

Unit Kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS” memiliki sumber daya tenaga

struktural yang mempunyai masing-masing latar belakang pendidikan yaitu :

1. Sarjana (S1) : 3 Orang

2. D3 : 1 Orang

3. SLTA : 6 Orang

Jumlah keseluruhan dari pegawai di unit kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS”

adalah 10 orang.

Tabel 3.1

Rincian SDM

No. Jabatan Jumlah Kualifikasi Pendidikan Keterangan

1. Fungsional Arsiparis 3 Orang S1, dan SLTA -S1 Jurusan

Manajemen Kearsipan

-SLTA, pelatihan

kearsipan dari ANRI

2. Fungsional Umum 7 Orang S1, D3, dan SLTA ---

Page 74: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

59

BAB IV

PEMBAHASAN HASIL PENELITIAN

Pada bab ini penulis akan memaparkan tentang hasil observasi dan

wawancara di lapangan terhadap pengelolaan arsip dinamis inaktif di unit

kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS” yang mencakup tentang pemeliharaan dan

penyusutan arsip, serta hambatan yang dihadapi ketika melaksanakan

pengelolaan arsip dinamis inaktif.

Mengawali penelitian ini penulis mengadakan observasi terlebih dahulu ke

PPPTMGB “LEMIGAS”, adapun hal-hal yang diamati penulis yaitu kegiatan

pemindahan arsip inaktif dari unit kerja ke unit kearsipan, serta pengolahan

arsip dari penyimpanan hingga penyusutan. Kemudian data diperoleh dengan

teknik wawancara terhadap pihak-pihak yang terkait subyek pokok studi, yang

kemudian hasilnya diproses, lalu disajikan dalam bab ini.

A. Prosedur Penelitian

Penelitian ini merupakan pendekatan kualitatif yang menghasilkan dan

mengolah data yang diperoleh melalui wawancara dan observasi serta

pengamatan lapangan yang penulis lakukan selama penelitian ini.

Page 75: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

60

B. Profil Informan

Dalam penelitian ini peneliti melakukan wawancara dan observasi di

PPPTMGB “LEMIGAS” dilakukan pada 3 orang informan yang dapat

memberikan informasi mengenai pelaksanaan kegiatan pengelolaan arsip

dinamis inaktif.

Sebelum membahas hasil penelitian, terlebih dahulu diperkenalkan profil

informan. Profil informan dicantumkan dalam bab ini dimaksudkan agar dapat

diketahui sekilas tentang latar belakang informan yang menjadi narasumber

dalam penelitian ini. Hal tersebut berhubungan dengan metodologi penelitian

yang telah dijelaskan pada bab sebelumnya, yang membutuhkan informan

untuk wawancara sebagai salah satu sumber data primer. Berikut ini biodata

singkat 3 (tiga) orang informan yang dapat memberikan informasi mengenai

pelaksanaan kegiatan pengelolaan arsip dinamis inaktif di PPPTMGB

“LEMIGAS”, diantaranya adalah :

1. Nama :Juariah, S.Ap

NIP :19610505 1982 03 2 001

Pendidikan :S1 Manajemen Kearsipan

Informan tersebut penulis pilih karena beliau selaku Kepala Sub

Persuratan dan Arsip ditempat penulis melakukan penelitian, serta

informan memiliki pengetahuan yang penulis butuhkan untuk

Page 76: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

61

menjelaskan kegiatan pengelolaan arsip, serta dapat menjawab

pertanyan yang penulis ajukan.

2. Nama : Warlan, S.Mn

NIP : 19601109 1989 03 1001

Pendidikan : S1 Manajemen

Informan ini penulis pilih karena memiliki jabatan fungsional arsiparis,

yaitu staf pelaksana pengelola arsip inaktif sehingga beliau dapat

mejelaskan kegiatan pengelolaan arsip inaktif secara terperinci.

3. Nama : Wiji, S. Ap

NIP : 19600724 1983 03 1002

Pendidikan :S1 Manajemen Kearsipan

Informan ini penulis pilih karena salah satu staf fungsional umum yang

bekerja cukup lama di Sub Persuratan dan Arsip, beliau memiliki

pengetahuan tentang pengelolaan arsip dinamis.

C. Teknik Pengolahan Data

Teknik yang penulis gunakan dalam pengolahan data dalam penelitian ini yaitu

melalui pendekatan deskriptif analisis yaitu menggambarkan data yang telah

terkumpul sebagaimana adanya ke dalam bentuk bahasa yang mudah dibaca

dan diinterprestasikan tanpa mengurangi nilai ataupun isinya.

Page 77: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

62

D. Hasil Penelitian dan Penjelasan

1. Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif

PPPTMGB “LEMIGAS” adalah salah satu unit pelaksana teknis yang

berada di bawah Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral (ESDM),

oleh karena itu tata pelaksanaan kegiatannya berdasarkan prosedur yang

telah ditetapkan oleh ESDM. Seperti penyusunan Jadwal Retensi Arsip

(yang terdapat dilampiran), meskipun dalam kegiatan pengelolaan arsip di

PPPTMGB “LEMIGAS” ada beberapa hal yang belum mengikuti prosedur

ESDM tersebut.

Untuk PPTMGB “LEMIGAS” pada dasarnya belum ada pengesahan

tertulis tentang adanya pusat arsip di PPPTMGB “LEMIGAS” ini karena

aktifitasnya merupakan salah satu tugas dan fungsi bagian tata usaha.

Namun untuk pengelolaan arsip inaktif di seluruh unit PPPTMGB

“LEMIGAS” ditempatkan pada gedung yang disebut pusat arsip Lemigas.

1.1 Pemindahan

Dalam tahap awal pengelolaan arsip inaktif yaitu dimulai dengan

pemindahan arsip inaktif dari unit kerja ke unit kearsipan. Kegiatan awal

pemindahan arsip inaktif di PPPTMGB “LEMIGAS” dilakukan dengan

menentukan arsip mana saja yang akan dipindahkan dari unit kerja.

Kegiatan tersebut dilakukan dengan cara mengidentifikasi jangka waktu

Page 78: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

63

arsip tersebut yang telah tercantum dalam jadwal retensi arsip (JRA) yang

digunakan oleh unit kerja.

Adapun proses pemindahan arsip inaktif yang ada di unit kearsipan

PPPTMGB “LEMIGAS” dapat dilihat dari wawancara berikut :

“Pemindahan arsip dari unit kerja kita terima, lalu proses seleksi mana yang arsip dan bukan arsip, setelah itu kita kelompokkan berdasarkan tahun dan masalah/subyeknya. Setelah itu dibuat Daftar Pertelaan Arsip, baru selanjutnya dimasukkan ke dalam dus untuk disusun di rak penyimpanan.” (Ibu Juariah)

Dari pernyataan tersebut, arsip yang diterima dari unit kerja diseleksi

kemudian dikelompokkan berdasarkan masalah oleh unit kearsipan. Dalam

organisasi kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS”, unit kearsipan memiliki

tugas untuk menyeleksi, mengelompokkan, menata atau menyimpan arsip

inaktif.

1.2 Penataan dan Penyimpanan

Unit kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS” menerapkan sistem

sentralisasi, jadi cukup tepat jika menggunakan klasifikasi berdasarkan

masalah.

“Arsip aktif dikelola oleh masing-masing unit, itupun kalau tenaganya tercukupi... kalau mereka (dari masing-masing unit) kewalahan menangani arsip yang sangat banyak, biasa arsiparis dari unit kearsipan yang membantu. Setelah arsip aktif menjadi inaktif, arsip inaktif dipindahkan ke unit kearsipan.”(Bapak Warlam)

Page 79: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

64

Dari pernyataan tersebut, proses pemindahan arsip inaktif dari unit

kerja ke unit kearsipan dibantu oleh arsiparis yang bertugas di unit

kearsipan, dikarenakan kurangnya tenaga pelaksana dalam menangani arsip

aktif, maka unit kerja meminta bantuan tenaga arsiparis unit kearsipan

untuk membantu proses transfer arsip inaktif.

Proses penyimpanan (penataan, sistem klasifikasi) yang digunakan

oleh unit kearsipan di PPPTMGB “LEMIGAS” yaitu: Arsip-arsip yang

telah melalui proses seleksi dari tahap pemindahan, tercipta

pengelompokkan arsip berdasarkan satu series ataupun berdekatan dengan

series lainnya, setiap folder arsip tersebut nantinya akan disimpan dalam

boks dengan subjek yang sama. Arsip tersebut dibuatkan Daftar Arsip

selanjutnya diproses dalam penataan, diawali dengan mendeskripsikan

arsip kedalam bentuk tulisan, untuk disusun berdasarkan unit kerja, dan

masalah/subyek. Setiap arsip dimasukkan kedalam boks, boks tersebut

diberi nomor sesuai nomor urutan/ lokasi penyimpanannya.

Berdasarkan observasi, berikut adalah contoh penomoran pada boks

di unit kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS”.

Page 80: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

65

Gambar 4.1 :Sistem Penomoran pada boks

Gambar tersebut merupakan contoh penomoran pada boks yaitu

diurutkan dari nomor doos, selanjutnya satuan kerja sebagai pencipta arsip

yaitu Urusan Pengembangan, kemudian tahun dan masalah/subyek. Disini

terjadi kesalahan dalam pembuatan label, yang dimaksud masalah disini

seharusnya adalah Kepegawaian, dan indeksnya yaitu berkas KP4

(Kegiatan Pelaksanaan Pembiayaan Penerimaan Pegawai).

Hal ini dijelaskan oleh salah satu informan yaitu :

“Sistem penomoran pada boks itu ada sedikit kesalahan, mungkin kalau yang baru melihat gak paham yaa..disini kita mengurutkan arsip per unit kerja, itu seperti Urusan Pengembangan, baru selanjutnya berdasarkan subjek/masalah, seharusnya dicantumkan masalah kepegawaian, dan indeksnya berkas KP4.”

1.3 Penyusutan dan Pemusnahan

Proses penyusutan arsip di unit kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS”

yaitu :

“Penyusutan arsip inaktif itu kita lakukan sesuai Jadwal Retensi Arsipnya, biasanya setelah masa simpannya habis, kita melakukan penilaian kembali tehadap nilai guna arsip tersebut apakah akan

Page 81: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

66

dimusnahkan atau diserahkan kepada ANRI menjadi arsip statis.” (Ibu Juariah)

Seleksi terhadap arsip yang retensinya telah ditentukan habis

dilaksanakan berdasarkan JRA maka perlu dibuat daftar yang kemudian

diajukan kepada panitia pemusnahan untuk diadakan penilaian kembali,

dari hasil penilaian ini kemungkinan akan menghasilkan suatu keputusan

arsip tersebut disimpan kembali untuk waktu tertentu, dimusnahkan atau

mungkin di serahkan ke Arsip Nasional RI karena bernilai guna sekunder

(memiliki kandungan informasi bersejarah)

“Pemusnahan arsip itu biasanya dihancurkan, tapi sebelumnya dinilai dulu, dilihat dari JRA kalau memang sudah tidak berguna lagi ya dimusnahkan, tapi harus ada persetujuan dari pimpinan terkait dan melakukan uji petik, selanjutnya dibuat berita acara pemusnahan arsip. “(Bapak Wiji)

2. Sarana dan Prasarana

2.1 Fasilitas Ruang Penyimpanan

Arsip-arsip inaktif yang tercipta di PPPTMGB “LEMIGAS” bermuara

di gedung tempat penyimpanan arsip. Bagi arsip yang masih aktif berada di

unit kerja, setelah frekuensi penggunaannya menurun, arsip tersebut

dipindahkan ke ruang penyimpanan unit kearsipan menjadi arsip inaktif.

Page 82: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

67

Gedung penyimpanan arsip ini adalah bangunan khusus untuk menyimpan

arsip-arsip inaktif dari semua bagian/bidang di PPPTMGB “LEMIGAS”.

Gedung tersebut berisi ruangan-ruangan penyimpanan arsip inaktif,

ruangan arsip yang diusulkan musnah, ruang administrasi umum, dan

ruangan pimpinan pengelola arsip inaktif. Gedung ini dilengkapi dengan

fasilitas AC dan sudah memperhatikan pengaturan penerapan suhu

kelembaban yang disarankan oleh ANRI yaitu untuk suatu tempat

penyimpanan arsip suhu kelembabannya tidak lebih dari 27º C dan

kelembabannya tidak lebih dari 60%.52 Alat pemadam api juga terlihat

tersedia di langit-langit gedung.

Pada setiap ruangan penyimpanan arsip terdapat beberapa fasilitas

peralatan yang tersedia, yaitu lemari arsip listrik, dan rak arsip sebagai

tempat penempatan boks-boks yang berisi arsip. Penempatannya sudah

dilakukan secara maksimal agar boks-boks tersebut dapat tertata dengan

rapi.

“...dari segi fasilitasnya sudah lengkap, gedungnya juga baru. Untuk penyimpanan arsipnya kita sudah pakai lemari listrik, jadi untuk keamanannya sudah cukup terjaga.”

52 Ibid, h.45

Page 83: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

68

Gambar 4.3 : Lemari Arsip Listrik

2.2 Akses dan Temu Kembali Arsip

Adapun sistem temu kembali arsip di PPPTMGB “LEMIGAS”

yaitu:

“Kalau temu kembali bisa langsung ke tempat penyimpanan, tapi ada buku yang mendata arsip yang disimpan, meskipun belum semua arsip terdata, karena keterbatasan tenaga.”(Bpk Wiji)

Page 84: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

69

Gambar 4.4 : Daftar Arsip Simpan

Gambar diatas merupakan daftar arsip simpan atau daftar pertelaan

arsip yaitu istilah untuk penamaan finding aids (alat bantu penemuan

arsip). Pada unit kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS” berisi nomor urut,

jenis arsip yang dapat diketahui berdasarkan klasifikasi masalah, indeks

untuk mempermudah dalam pencarian, tahun arsip, jumlah arsip, isi

ringkas biasanya diisi dengan nomor surat dan perihal, lokasi simpan dan

keterangan. Series yang ada dalam daftar akan merujuk pada boks yang

menunjukkan lokasi penyimpanan arsip.

3. Kendala Pengelolaan Arsip di Unit Kearsipan PPPTMGB

“LEMIGAS”

Unit kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS” menemukan hambatan dalam

hal pengelolaan arsip inaktifnya, pada saat observasi peneliti melihat

kendala-kendala yang ada seperti kurangnya sumber daya manusia yang

khusus menangani pengelolaan arsip inaktif, serta terlihat jelas sekali

bahwa arsip masih dianggap hal yang tidak penting oleh sebagian besar

orang.

Page 85: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

70

Berikut kendala-kendala yang dihadapi dalam pengelolaan arsip inaktif

di unit kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS” :

1. Kurangnya SDM yang mengelola arsip di PPPTMGB “LEMIGAS”

Ariparis yang ada di PPPTMGB “LEMIGAS” hanya ada 5

orang, dari 5 orang arsiparis hanya 2 arsiparis tingkat terampil, sisanya

adalah tingkat ahli, sementara yang dibutuhkan untuk menangani arsip

yang cukup banyak yang dihasilkan oleh PPPTMGB “LEMIGAS”

adalah arsiparis tingkat terampil, hal ini menjadi salah satu kendala

dalam pengelolaan arsip terkait kurangnya tenaga dari arsiparis.

Di unit kearsipan 3 orang arsiparis yang menangani arsip inaktif

juga terkadang diminta oleh unit kerja untuk menangani arsip aktif di

unit kerja. Arsiparis yang minim tentunya sangat menghambat kegiatan

pengelolaan arsip dinamis aktif maupun inaktif. Hal ini dapat dilihat

dari wawancara oleh informan, yaitu :

“sebenarnya tugas kami menangani arsip inaktif, Cuma karena tenaganya kurang jadi saya juga menangani arsip aktif, karena diminta sama bagian keuangan, jadi ya fleksibel aja... memang kerjaannya begitu, ya kita kerjain aja...”(Bapak Warlam)

Dari hasil observasi peneliti juga melihat bahwa kurangnya

wawasan serta keterampilan menyebabkan kurangya kinerja para staf

Page 86: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

71

administrasi untuk membantu pengelolaan arsip inaktif di unit

kearsipan. Dilihat dari pernyataan salah satu informan :

“…Disini kita kekurangan staf, karena nggak sesuai sama arsip yang ada… disamping kekurangan pegawai, dari segi kualitas juga sangat kurang. Mereka yang ada disini bukan yang memang latar belakang pendidikannya kearsipan. Jadi kurangnya pengetahuan terhadap pengelolaan arsip sangat mempengaruhi kinerja dan produktivitas dalam hal mengelola arsipnya…” (Ibu Juariah)

2. Kurangnya perhatian dari pimpinan terhadap pengembangan sistem

kearsipan

Dalam menetapkan kebijakan pimpinan mengutus pegawai-

pegawai tertentu, pegawai yang mengikuti diklat biasanya hanya PNS

(Pegawai Negeri Sipil), sementara untuk tenaga honorer tidak

diperbolehkan mengikuti diklat. Hal ini menjadi salah satu faktor yang

mengakibatkan kurangnya keterampilan dan pengetahuan para staf

pelaksana dalam proses pengelolaan arsip.

“Kalau menurut saya, banyak tenaga pelaksana yang belum mengikuti diklat/seminar karena pegawai honorer, yang biasa mengikuti seminar itu PNS, sementara PNS sendiri pengetahuannya masih minim tentang kearsipan. Alasannya kalau tenaga honorer diikut sertakan dalam diklat, nanti mereka yang pintar...” (Bapak Wiji)

Selain diklat, kurangnya perhatian pimpinan mengenai anggaran dan

perkembangan teknologi juga dirasakan oleh para staf pelaksana, yang

Page 87: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

72

tentunya dapat menghambat produktivitas dalam pengelolaan arsip.

Dari hasil observasi peneliti juga melihat kurangnya pengawasan serta

evaluasi secara berkala yang dilakukan oleh pimpinan.

“Kalo disini kendala banyak, kadang yang ngerti juga gak mau kerja, nuntut honor, selain itu juga kurangnya perhatian pimpinan seperti masalah anggaran, teknologi juga masih kurang. Bayangkan saja lemigas sebesar ini hanya memiliki 5 arsiparis, tentunya sangat kewalahan...” (BapakWarlam)

Hal tersebut bisa menghambat proses penanganan arsip inaktif

secara keseluruhan karena pada intinya arsip inaktif adalah arsip yang

penggunaannya telah menurun dan tetap disimpan sampai tiba masanya

disusutkan. Jika kurangnya tenaga pelaksana untuk melakukan

pemindahan arsip sampai proses pemusnahan serta tidak dilakukan

secara berkala maka akan mengakibatkan penumpukkan arsip seiring

dengan volume arsip yang terus bertambah.

Pada saat wawancara, informan menyatakan kurangnya

sosialisasi dari pimpinan dalam pengelolaan arsip. Hal itu juga menjadi

dampak kurangnya pengetahuan para staf pelaksana.

“kayaknya gak ada sih ya, kita langsung praktek atau pengarahan langsung dilapangan. Jadi spontan aja pengarahannya..”(Bapak Wiji)

Kurangnya perhatian pimpinan berdampak pada pengelolaan

arsip, sehingga menimbulkan masalah-masalah yang diakibatkan dari

Page 88: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

73

minimnya pengetahuan dan wawasan staf pelaksana. Hal ini dapat

dilihat pada saat pemindahan arsip inaktif tidak disertakan Berita Acara

pemindahan arsip, sementara hal itu termasuk salah satu dokumen yang

harus ada dalam proses pemindahan arsip. Selain itu, daftar arsip yang

dibuat oleh unit kerja terkadang tidak sesuai dengan fisik arsip yang

diterima oleh unit kearsipan.

“Daftar arsip memang dibuat, tapi kadang mereka bikinnya suka asal-asalan. Dan berita acara pemindahannya juga gak pernah dibuat...jadi kalau ada pemindahan arsip, kita kerja bakti lagi disini.” (Ibu Juariah)

Kurangnya pengetahuan membuat masalah saat penataan arsip,

pada label tidak dicantumkan nomor klasifikasi, serta kekeliruan pada

pengisian kolom masalah. Kode klasifikasi adalah suatu identitas

penuangan dari satu urusan/permasalahan unit organisasi, hal ini

bertujuan untuk mempermudah identifikasi surat dalam rangka

keseragaman dan tertib administrasi.53 Unit kearsiapan PPPTMGB

“LEMIGAS” menggunakan klasifikasi arsip berdasarkan masalah yang

terkandung dalam kegiatan dan unsur-unsur fungsi dari Kementerian

Energi dam Sumber Daya Mineral, terdiri dari:

53 Kementrian Energi dan Sumber Daya Mineral, Pedoman Tata Persuratan dan Kearsipan

(Jakarta, 2006) h.12

Page 89: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

74

Kode 0 Manajemen

Kode 1 Minyak dan Gas Bumi

Kode 2 Listrik dan Pemanfaatan Energi

Kode 3 Mineral, Batubara dan Panas Bumi

Kode 4 Geologi

Kode 5 Penelitian dan Pengembangan

Kode 6 Pendidikan dan Pelatihan

Kode 7 Kepegawaian

Kode 8 Keuangan

Kode 9 Perlengkapan

Dari pokok-pokok masalah diatas, diperkecil lagi menjadi sub masalah

serta uraian masalah. Berikut contoh kode klasifikasi berdasarkan

masalah :

Gambar 4.4 : Kode Klasifikasi Arsip Berdasarkan Masalah

Page 90: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

75

Gambar diatas adalah salah satu contoh kode klasifikasi arsip

dari Peraturan Menteri Energi Sumber Daya Mineral Nomor 052 Tahun

2006 Tentang Tata Persuratan Dinas dan Kearsipan Kementrian Energi

dan Sumber Daya Mineral. Peraturan tersebut dapat dijadikan acuan

oleh pihak unit kearsipan dalam sistem penataan arsipnya, selain itu

perlu adanya sosialisasi secara berkala atau mengikutsertakan staf

pelaksana dalam diklat tentang kearsipan.

3. Usulan pemusnahan arsip membutuhkan waktu yang lama

Pada saat observasi, peneliti melihat tumpukan arsip yang di

usulkan musnah kepada pimpinan terkait, namun menurut keterangan

salah satu informan, persetujuan usul musnah ke pimpinan

membutuhkan waktu yang cukup lama, sekitar 2-3 bulan.

Gambar 4.5 : Arsip yang diusulkan musnah

Gambar tersebut merupakan arsip-arsip yang telah di usulkan

musnah, namun belum mendapat persetujuan oleh pimpinan. Setelah

Page 91: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

76

mendapat persetujuan, arsip-arsip ini akandibubur oleh pihak

percetakan yang telah bekerjasama dengan unit kearsipan. Kegiatan

pemusnahan diatur oleh Peraturan Kepala ANRI Nomor 20 Tahun 2012

pasal 66 tentang Pedoman Pengelolaan Unit Kearsipan pada Lembaga

Negara, yaitu :

1. Dilakukan secara total sehingga fisik dan informasi arsip

musnah dan tidak dapat dikenali;

2. Disaksikan oleh sekurang-kurangnya 2 (dua) pejabat dari unit

hukum dan/atau pengawasan dari lingkungan pencipta arsip

yang bersangkutan; dan

3. Disertai penandatanganan berita acara yang memuat daftar arsip

yang dimusnahkan.

E. Analisis Hasil Penelitian

1. Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif

Arsip yang telah memasuki masa inaktif, telah melewati tahap proses

analisis yaitu diawali dengan analisis terhadap jenis, masalah, nilai guna,

dan tahun. Termasuk dalam proses analisis ini adalah penentuan jangka

simpan (retensi) arsip.

Page 92: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

77

1.1 Pemindahan

Pemindahan arsip inaktif pada umumnya dapat diartikan sebagai

kegiatan memindahkan arsip inaktif dari unit kerja ke unit kearsipan terkait

dengan tujuan efesiensi penggunaan ruang. Kegiatan pemindahan

dilakukan oleh unit kerja, yang bertugas menilai dan memindahkan arsip

inaktifnya ke unit kearsipan. Penelitian ini berusaha mengidentifikasi

bagaimana proses pengelolaan arsip dinamis inaktif, hal ini disebabkan

karena pada saat arsip berada pada posisi inaktif maka arsip akan melewati

tahapan yang menentukan apakah arsip tersebut akan disimpan permanen

atau dimusnahkan. Karena itu saat kondisi arsip berada pada masa inaktif

maka arsip perlu mendapatkan perhatian lebih dari unit yang bersangkutan

yaitu unit kearsipan.

Arsip inaktif yang dikelompokkan berdasarkan masalah memang

memudahkan temu kembali. Menurut Amsyah, sistem ini hanya efektif

digunakan pada sentralisasi arsip karena arsip yang berasal dari semua

bagian yang mempunyai subjek (kegiatan) masing-masing disimpan

disuatu tempat.54

Hal ini menjadi masalah bagi unit kearsipan karena peran unit kerja

yang memiliki tugas menilai dan memindahkan arsip sesuai dengan JRA

tidak berjalan sesuai prosedur yang sudah ditetapkan. Proses pemindahan

54Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan. (Jakarta : Gramedia, 2005) h.216

Page 93: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

78

arsip inaktif dari unit kerja ke unit kearsipan, arsip tersebut harus diperiksa

terlebih dahulu kelengkapan, kondisi, kesesuaiannya dengan daftar yang

ada, sehingga tidak menimbulkan kesalahpahaman diwaktu mendatang.

Dalam wawancara oleh beberapa informan, proses pemindahan arsip

inaktif tidak disertai oleh berita acara pemindahan, hanya ada daftar arsip

apa saja yang dipindahkan. Hal ini dapat dilihat melalui pernyataan dari

salah satu informan :

“Pemindahan arsip dari unit pengolah belum pernah ada Berita Acara, hanya ada Daftar Arsip apa saja yang dipindahkan. Berita Acara itu biasanya kalau ke pusat arsip ESDM yang di Pondok Ranji atau ke ANRI atau kalau pemusnahan arsip baru menggunakan Berita Acara.” (Bapak Wiji)

Pada proses transfer terdapat dua dokumen yaitu Berita Acara

Pemindahan Arsip dan Daftar Jenis Arsip yang diserahkan.55 Berita Acara

Pemindahan dapat menjadi bukti otentik atas kebenaran arsip-arsip apa saja

yang dipindahkan serta siapa yang bertanggung jawab menerima arsip

tersebut. Hal ini selaras dengan Barthos, persiapan yang perlu

diselenggarakan dalam pemindahan arsip adalah :56

a. Menyiapkan peralatan seperti : folder, boks, dan lain-lain

55Ibid, h.216

56 Basir Barthos, Manajemen Kearsipan. (Jakarta : Bumi Aksara, 2012) h.123

Page 94: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

79

b. Membuat daftar arsip-arsip yang akan dipindahkan yang berisi

tentang : nama unit pengolah yang memindahkan, pokok masalah,

jangka waktu penyimpanan berkas, tahun berkas yang

bersangkutan, jenis fisik arsip, jumlah berkas.

c. Mempersiapkan berita acara pemindahan arsip.

Setelah arsip-arsip itu diserahkan ke unit kearsipan, arsip tersebut

diperiksa terlebih dahulu kelengkapan berkas-berkasnya, kondisi fisiknya,

serta kesesuaian dengan daftarnya. Setelah proses pemindahan arsip

selesai, kemudian arsip masuk ke tahap penataan dan penyimpanan.

1.2 Penataan dan Penyimpanan

Penataan arsip diperlukan agar arsip dapat dicari dan ditemukan dengan

segera dari tempat penyimpanan. Kondisi dari sarana penyimpanan harus

dapat memastikan bahwa arsip-arsip tersebut terlindungi, mudah diakses,

dan dipelihara dengan pembiayaan yang efektif.57

Dari hasil observasi, peneliti juga tidak menemukan kode klasifikasi

yang dicantumkan pada label boks arsip. Kode klasifikasi tersebut

sebenarnya sudah diatur dalam Peraturan Menteri Energi dan Sumber Daya

Mineral Nomor 052 Tahun 2006 Tentang Tata Persuratan Dinas dan

Kearsipan Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral. Kode klaifikasi

57International Standar Organization ISO (15489-2). Information and Documentation, Record

Management. (2001) h. 18

Page 95: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

80

bertujuan untuk mempermudah identifikasi surat dalam rangka

keseragaman dan tertib administrasi.

Langkah selanjutnya yaitu menata boks dalam rak arsip. Boks-boks

tersebut disusun berdasarkan satuan kerja dari unit pencipta arsip, dan

ditata di rak sesuai dengan satuan kerja tersebut. Penataan juga

memerlukan adanya unsur sitematika, kerapian, keamanan, dan mudah

ditemukan kembali.58 Adapun sistem penataan arsip inaktif di unit

kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS” yaitu berdasarkan masalah, hal ini

dapat dilihat dari pernyataan informan sebagai berikut :

“...disini arsip disimpan berdasarkan masalah/subjek, itu ditempel di kardus-kardus yang berisiarsip untuk disusun dalam roll o’pack...” (Bapak Wiji)

Kegiatan penyimpanan memungkinkan pengambilan kumpulan arsip

dengan cepat bila diperlukan, untuk itu perlu adanya pola klasifikasi dan

sarana temu kembali. Adapun sarana yang digunakan untuk menyimpan

arsip inaktif di unit kearsipan adalah filling cabinet dan roll o’pack.

Sedangkan proses penyimpanan arsip harus melalui beberapa tindakan

tertentu untuk menjamin kecepatan dan ketelitian. Sistem penyimpanan

arsip di PPPTMGB “LEMIGAS” menerapkan sistem kombinasi

58Basir Barthos, Manajemen Kearsipan (Jakarta : Bumi Aksara, 2007) h.54

Page 96: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

81

sentralisasi dan desentralisasi. Sistem kombinasi ini menurut Amsyah,

arsip yang masih aktif dikelola oleh unit kerja masing-masing pengolah,

dan arsip yang sudah kurang dipergunakan atau disebut arsip inaktif

dikelola di sentral arsip.59 Dengan demikian arsip aktif yang berada

dimasing-masing unit kerja di PPPTMGB “LEMIGAS” dikelola secara

desentralisasi dan arsip yang sudah memasuki inaktif dikelola secara

sentralisasi di pusat arsip Lemigas.

“untuk penyimpanan arsip inaktif itu menggunakan sistem sentralisasi kalau disini…sedangkan untuk unit kerja menggunakan sistem desentralisasi.” (Ibu Juariah)

1.3 Penyusutan dan Pemusnahan

Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara

memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan,

pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna dan penyerahan arsip

statis kepada lembaga kearsipan.60

Dari hasil observasi, untuk melakukan proses penilaian dan penyusutan

arsip, PPPTMGB “LEMIGAS” membentuk panitia penilai arsip seperti

yang diatur pada Peraturan Kepala ANRI Nomor 20 Tahun 2012 tentang

59Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan. (Jakarta : Gramedia, 2003) h. 18 60Undang-Undang Republik Indonesia No 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

Page 97: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

82

Pedoman Pengelolaan Unit Kearsipan pada Lembaga Negara, tugas unit

kearsipan dalam pemusnahan arsip yaitu:

2. Melakukan penyusunan daftar arsip inaktif yang akan diusulkan

musnah;

3. Mengkoordinasikan pembentukan tim penilai arsip, yang akan

melakukan verifikasi dan penilaian terhadap daftar arsip inaktif

usul musnah;

4. Mengkomunikasikan daftar arsip inaktif usul musnah dengan

unit pengolah untuk dimintakan persetujuannya;

5. Menyiapkan rekomendasi arsip yang sudah memenuhi syarat

untuk dimusnahkan dan disampaikan melalui panitia penilai

arsip kepada pimpinan lembaga negara;

6. Mengkoordinasikan pelaksanaan pemusnahan dengan ANRI

dengan mempersiapkan surat permohonan persetujuan

pemusnahan dari pimpinan lembaga negara yang dilampiri:

a. Daftar arsip usul musnah; dan

b. Hasil rekomendasi dari panitia penilai arsip lembaga

Negara.

7. Berkoordinasi dengan unit hukum dan/atau pengawas internal

untuk menjadi saksi dalam pelaksanaan pemusnahan arsip;

Page 98: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

83

8. Menyiapkan daftar arsip musnah dan berita acara pemusnahan

arsip;

9. Menyiapkan pelaksanaan pemusnahan arsip;

10. Wajib menyimpan arsip yang tercipta dari pelaksanaan

pemusnahan arsip, yang terdiri dari:

a. Keputusan pembentukan panitia pemusnahan arsip;

b. Notulen rapat panitia pemusnahan arsip pada saat

melakukan penilaian;

c. Surat pertimbangan dari panitia penilai arsip kepada

pimpinan pencipta arsip yang menyatakan bahwa arsip yang

diusulkan musnah dan telah memenuhi syarat untuk

dimusnahkan;

d. Surat persetujuan dari pimpinan pencipta arsip;

e. Surat persetujuan dari Kepala ANRI untuk pemusnahan

arsip;

f. Keputusan pimpinan pencipta arsip tentang penetapan

pelaksanaan pemusnahan arsip;

g. Berita acara pemusnahan arsip; dan

h. Daftar arsip yang dimusnahkan.

Proses pemusnahan yang dilakukan oleh unit kearsipan, berdasarkan

hasil observasi, dilakukan setelah masa simpannya telah habis, kemudian

setelah dinilai kembali memang sudah tidak diperlukan maka akan

Page 99: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

84

dibuatkan surat pengusulan arsip musnah kepada pimpinan, setelah

disetujui oleh pimpinan terkait selanjutnya dibuatkan berita acara

pemusnahan arsip. Pelaksanaan pemusnahan segera dilaksanakan dengan

cara dibubur, setiap pelaksanaan pemusnahan harus disaksikan oleh

minimal 2 orang pejabat hukum.

2. Sarana dan Prasarana

2.1 Fasilitas Ruang Penyimpanan

Kondisi penyimpanan yang tepat memastikan bahwa arsip dilindungi,

dapat diakses, dan dikelola dengan pembiayaan yang efektif. Gedung

penyimpanan arsip inaktif adalah ruangan dengan spesifikasi tertentu untuk

menyimpan, memelihara, merawat serta mengelola arsip inaktif.61

Dari pernyataan diatas, juga didukung hasil observasi bahwa unit

kearsipan telah memiliki fasilitas yang memadai, gedung yang baru di

renovasi, serta lemari listrik untuk penyimpanan arsip. Menurut amsyah,

lemari elektrik dapat menghemat pemakaian ruangan. Mereka terletak

diatas semacam rel yang memudahkan gerakan ke depan dan ke belakang,

sehingga dapat dibuat jarak antara 2 rak untuk tempat berdiri petugas yang

sedang mencari informasi.62

61 Arsip Nasional Republik Indonesia, Manajemen Arsip Inaktif (Jakarta, 2002) h.43 62 Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan (Jakarta:Gramedia,2003) h.186

Page 100: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

85

Selain fasilitas yang memadai, unit kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS”

melakukan pemeliharan arsipnya secara berkala. Arsip harus terpelihara

dengan baik, utuh, dan aman, agar terhindar dari segala kemungkinan dan

resiko kerusakan dan kehilangan. Kegiatan pemeliharaan adalah perawatan

dan pengamanan arsip guna menjamin kelestarian informasi yang

terkandung didalam arsip tersebut.63 Pemeliharan arsip inaktif di unit

kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS” yaitu dengan melakukan fumigasi

setiap tahun sekali, selain itu juga pada boks-boks arsip diberikan kapur

barus untuk menghindari jamur dan serangga yang dapat merusak fisik

arsip, dan membersihkan debu-debu yang menempel pada boks arsip juga

sering dilakukan oleh para petugas kebersihan yang ada di unit kearsipan.

2.2 Akses dan Temu Kembali Arsip

Arsip dapat dikatakan berguna manakala dapat dengan cepat dan tepat

ditemukan bila dibutuhkan, untuk itulah pentingnya pengelompokkan

terhadap arsip-arsip tersebut agar dapat ditemukan dengan mudah untuk

mendukung kegiatan bisnis organisasi.64 Sedangkan menurut Kennedy,

63 Kementrian Energi dan Sumber Daya Mineral, Pedoman Tata Persuratan dan Kearsipan

(Jakarta, 2006) h.166 64International Standar Organization ISO (15489-1).Information and Documentation, Record

Management. (2001)

Page 101: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

86

akses berarti kemampuan dan hak pengguna untuk temu kembali arsip

dinamis yang mereka butuhkan.65

Dari pernyataan informan dapat ditarik kesimpulan bahwa pencarian

arsip dapat dilakukan melalui Daftar Arsip yang disimpan di unit kearsipan

tersebut, namun masih ada beberapa arsip yang belum tercantum di daftar

arsip. Dalam observasi, peneliti melihat bahwa Daftar Arsip tersebut hanya

disimpan oleh Kepala Urusan Persuratan dan Arsip, jadi jika pimpinan

tersebut sedang tidak hadir atau keluar ruangan, para staf sulit mencari

buku tersebut, yang akhirnya pencarian dilakukan langsung ke rak arsip

yang dibutuhkan atau secara manual.

Daftar arsip berupa daftar dengan kolom-kolom, kode, series dan

deskripsi arsip, tahun, jalan masuk, nomor boks, retensi dan keterangan.66

65Jay Kennedy and Cherryl Schauder, Records Management : a guide to corporate record

keeping (Australia : Longman, 1998) h.201 66 Arsip Nasional Republik Indonesia, Manajemen Arsip Inaktif (Jakarta, 2002) h.23

Page 102: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

87

BAB V

PENUTUP

Pada bab penutup ini penulis melakukan penarikan kesimpulan berdasarkan

analisis tentang pengelolaan arsip dinamis inaktif di unit kearsipan PPPTMGB

“LEMIGAS” dan penulis juga akan memberikan saran-saran yang diharapkan

agar dapat membantu meningkatkan kualitas unit kearsipan PPPTMGB

“LEMIGAS”.

A. Kesimpulan

Berdasarkan uraian, penjelasan, dan analisis sebagai hasil penelitian yang

terkait dengan pelaksanaan kegiatan pengelolaan arsip dinamis inaktif di

PPPTMGB “LEMIGAS”, maka penulis mengambil beberapa kesimpulan

sebagai berikut :

1. Studi ini menemukan bahwa sebenarnya PPPTMGB “LEMIGAS” telah

memiliki sarana dan prasarana yang cukup lengkap, namun dalam

melaksanakan pengelolaan arsip dinamis inaktifnya masih belum

optimal, dikarenakan kendala-kendala yang dihadapi.

2. Kendala yang dihadapi PPPTMGB “LEMIGAS” dalam melakukan

pelaksanaan kegiatan pengelolaan arsip dinamis inaktif, studi ini

menemukan diantaranya adalah :

Page 103: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

88

a. Kurangnya perhatian pimpinan terhadap perkembangan kearsipan

b. Sumber daya manusia (SDM) yang ada di PPPTMGB “LEMIGAS”

tidak sesuai dengan latar belakang pendidikan kearsipan, kurangnya

pengetahuan tentang pengelolaan arsip, disamping jumlah arsip

yang ada di PPPTMGB “LEMIGAS” tidak sebanding dengan

kualitas para pegawai yang ada.

c. Kurangnya pelatihan untuk pegawai tentang tata cara pengelolaan

arsip dinamis inaktif.

B. Saran

Beberapa temuan studi diatas dengan berbagai kelebihan dan

kekurangannya, maka penulis merekomendasikan kepada PPPTMGB

“LEMIGAS” di bagian Unit Kearsipan dalam kegiatan pengelolaan arsip

dinamis inaktif adalah sebagai berikut :

1. PPPTMGB “LEMIGAS” perlu menambah staf pelaksana pengelolaan

arsip khususnya arsiparis tingkat terampil yang melaksanakan kegiatan

pengelolaan arsip. Hal itu akan sangat membatu PPPTMGB

“LEMIGAS” dalam pengelolaan arsipnya, mengingat jumlah arsip

yang dihasilkan sangat banyak, tidak sebanding dengan staf pelaksana

yang mengerti dalam hal pengelolaan arsip.

Page 104: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

89

2. Perlu dilakukan sosialisasi tentang pentingnya arsip sehingga seluruh

pihak dapat ikut menjaga keberadaan arsip dan memaksimalkan

penggunaan informasi yang terkandung didalam arsip tersebut.

3. Mengikut sertakan para staf pelaksana untuk diklat-diklat tentang

kearsipan, dalam rangka peningkatan kemampuan serta wawasan

mereka dalam pengelolaan arsip, juga sangat berguna bagi kepentingan

organisasi khususnya untuk pengelolaan arsip di unit kearsipan

tersebut.

Page 105: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

90

DAFTAR PUSTAKA

Arsip Nasional Republik Indonesia. Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta, 2001. ------------------------------------------. Manajemen Arsip Inaktif. Jakarta, 2002. A.W. Widjaja. Administrasi Kearsipan. Jakarta: Grafindo, 1993. Basir Barthos. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara, 2007. Budi Martono. Penyusutan dan Pengamanan Arsip dalam Manajemen Kearsipan.

Jakarta: Pustaka Sinar Harapan, 1994. Charman, Derek. The Corporate Archivist and Records Management. London:

Butterworth, 1991. Fuad Hasan. Pendekatan Kualitatif Untuk Penelitian Prilaku Manusia. Jakarta:

Lembaga Pengembangan Sarana Pengukuran Psikologi (LPSP3) Universitas Indonesia, 2001.

Kennedy, Jay & Cherryl Scauder. Record Management : a guide to corporate

records keeping. Australia: Longman Australia, 1998. Laksmi, Fuad Gani, Budiantoro. Manajemen Perkantoran Modern. Jakarta:

Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya (FIB) UI, 2007. Mohammad Natsir. Metode Penelitian. Jakarta: Ghalia Indonesia, 2003. Moleong, Lexy J. Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung: Remaja

Rosdakarya, 2007. Patricia E. Wallace [et all], Records Management Intregated Information

Systems. New Jersey: Prantice Hall, 1992. PPPTMGB “LEMIGAS”. 40 Tahun Lemigas Mengabdi 1965-2005. Jakarta:

PPPTMGB “LEMIGAS”, 2005. Read-Smith, Judith, Ginn, Marry Lea, Norman F. Kallaus. Records Management.

USA: South Western, 2002. Ricks, Betty R. Ann, Swafford J. Kay, Gow F. Information and Image

Management, a records system approach. USA: South-Western, 1992. Sauki Hadiwardoyo. Manajemen Kearsipan : Sebuah Pengantar. Fakultas Sastra

Universitas Gadjah Mada, 1999. Sedarmayanti. Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern.

Bandung: Mandar Maju, 2003.

Page 106: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

91

Sugiyono. Memahami Penelitian Kualitatif. Bandung: ALFABETA, 2007. Suharsimi Arikunto. Prosedur Penelitian: Suatu Pendekatan Praktik, cet. 8.

Jakarta: Rineka Cipta, 1992. Sulistyo-Basuki. Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta: Gramedia, 2003. S. Nasution. Metode Research. Jakarta: Bumi Aksara, 2002. T.R Schellenberg, Modern Archives. University Washington, 1995. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Verawati. Pengelolaan Arsip Media Audiovisual Bidang Produksi Acara Pada

Lembaga Penyiaran Publik. Medan: Universitas Sumatera Utara, 2010. Yohannes Suraja. Manajemen Kearsipan. Malang: Dioma, 2006. Zulkifli Amsyah. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Gramedia, 2003.

Page 107: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN
Page 108: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN
Page 109: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN
Page 110: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN
Page 111: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN
Page 112: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

STRUKTUR ORGANISASI PPPTMGB “LEMIGAS”

Page 113: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN
Page 114: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN
Page 115: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN
Page 116: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN
Page 117: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN
Page 118: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN
Page 119: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN
Page 120: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN
Page 121: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif

Unit Kerja :……………………

Pada hari ini …………. tanggal ………………….. tahun …………... dilaksanakan

pemidahan arsip inaktif dari unit kerja……………………..... ke Pusat Arsip, yang

melibatkan :

Nama :…………………………………………...

Jabatan :…………………………………………...

NIP :…………………………………………...

Unit Kerja :…………………………………………...

Dalam hal ini bertindak atas nama………………………………. Sebagai pihak yang

menyerahkan arsip, selanjutnya disebut sebagai Pihak I.

Nama :……………………………………………

Jabatan :……………………………………………

NIP :……………………………………………

Unit Kerja :……………………………………………

Dalam hal ini bertindak atas nama Pusat Arsip sebagai pihak yang menerima arsip,

selanjutnya disebut sebagai Pihak II.

Pihak I menyerahkan tanggungjawab dan wewenang pengelolaan arsip yang dimaksud

dalam daftar terlampir kepada Pihak II. Pihak II akan memberikan layanan arsip kepada

Pihak I.

Jakarta, …………………………….

Pihak I Pihak II

(………………………...) (…………………………)

Page 122: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

BERITA ACARA PEMINDAHAN ARSIP STATIS

Pada hari ini …………… tanggal ………….. bulan …………….... tahun …………...

kami yang bertanda tangan dibawah ini :

1. Nama :………………………………………………..

Jabatan :………………………………………………..

Dalam hal ini bertindak atas nama………………………………. (instansi yang

menyerahkan) untuk selanjutnya disebut sebagai Pihak Pertama.

2. Nama :…………………………………………………

Jabatan :…………………………………………………

Dalam hal ini bertindak atas nama Arsip Nasional Republik Indonesia untuk selanjutnya

disebut sebagai Pihak Kedua, menyatakan telah mengadakan serah terima arsip-arsip

seperti yang tercantum dalam Daftar Pertelaan Penyerahan Arsip untuk disimpad di Arsip

Nasional Republik Indonesia.

Yang Menerima Yang Menyerahkan

Pihak Kedua Pihak Pertama

(…………………………….) (……………………………..)

Arsip Nasional RI Instansi yang menyerahkan

Pihak I menyerahkan tanggungjawab dan wewenang pengelolaan arsip yang dimaksud

dalam daftar terlampir kepada Pihak II. Pihak II akan memberikan layanan arsip kepada

Pihak I.

Jakarta, …………………………….

Pihak I Pihak II

(………………………...) (…………………………)

Page 123: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

DAFTAR ARSIP YANG DIPINDAHKAN

UNIT KERJA :……………………………………………………………

PELAKSANA :…………………………………………………………....

PENANGGUNG JAWAB :…………………………………………………………....

No. JENIS/ SERIES ARSIP KURUN

WAKTU

JUMLAH SISTEM

PENATAAN

KETERANGAN

Page 124: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

TRANSKRIP WAWANCARA

Nama : Juariah, S.Ap

NIP : 19610505 1982 03 2 001

Jabatan : KepalaUrusanPersuratandanArsip

1. Apakah fungsi Unit Kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS”?

Untuk mengelola arsip inaktif di PPPTMGB “LEMIGAS” dari bidang

afiliasi, bidang program, bidang penyelenggaraan sarana penelitan dan

pengembangan, dan bagian tata usaha.

2. Kapan unit kearsipan didirikan dan apa dasar penyelenggaraannya?

Didirikannya itu ya semenjak PPPTMGB “LEMIGAS” berdiri, tahun 1965

3. Bagaimana status unit kearsipan dalam struktur organisasi, apakah sebagai

unit yang berdiri sendiri atau merupakan fungsi dari Bagian/Unit/Divisi

lain?

Status unit kearsipan dalam struktur itu dibawah bagian tata usaha, ini

merupakan tugas dan fungsi bagian tata usaha.

4. Apakah unit kearsipan memperoleh anggaran khusus?

Anggaran khusus ada, itu diatur sama urusan pengembangan sih

biasanya...

5. Berapa jumlah SDM yang ada dan apa latar belakang pendidikannya?

Fungsional arsiparis ada 3 termasuk saya, untuk fungsional umum ada 7

orang. Pendidikannya untuk fungsional arsiparis 2 orang S1 jurusan

manajemen, dan 1 orang lagi lulusan SMA. Kalau fungsional umum S1nya

1 orang lulusan manajemen juga, D3 1 orang, dan sisanya SMA.

Page 125: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

6. Siapa yang bertanggungjawab terhadap kepengurusan arsip?

Bagian tata usaha

7. Adakah sosialisasi mengenai pengelolaan arsip?

Sekjen ESDM/ Biro umum yang mengadakan sosialisasi, karena kan

mereka yang punya anggaran.

8. Kendala apa saja yang dihadapi dalam kepengurusan arsip?

Disini kita kekurangan staf, karena nggak sesuai sama arsip yang ada…

disamping kekurangan pegawai, dari segikualitas juga sangat kurang.

Mereka yang ada disinibukan yang memang latar belakang pendidikannya

kearsipan. Jadi kurangnya pengetahuan terhadap pengelolaan arsip sanga

tmempengaruhi kinerja dan produktivitas dalam hal mengelola arsipnya…

9. Apa upaya yang sedang dilakukan dalam mengatasi kendala tersebut?

Kita sekarang sedang melakukan digitalisasi arsip permanen, seperti

sejarah berdirinya lemigas, arsip-arsip penting. Jadi bisa diakses langsung

melalui computer, selain itu sistem pencariannya yang mudah.

Page 126: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

Nama : Warlam, S.Mn

NIP : 19601109 1989 03 1 001

Jabatan : Fungsional Arsiparis Muda

1. Bagaimanakah prosedur arsip inaktif?

Arsip aktif dikelola oleh masing-masing unit, itupun kalau tenaganya

tercukupi... kalau mereka (dari masing-masing unit) kewalahan menangani

arsip yang sangat banyak, biasanya arsiparis dari unit kearsipan yang

membantu. Setelah arsip aktif menjadi inaktif, arsip inaktif dipindahkan ke

unit kearsipan.

2. Bagaimana penciptaan arsip di Unit Kearsipan PPPTMGB “LEMIGAS”?

Dari arsip-arsip inaktif yang kita terima dari unit kerja

3. Apakah tugas unit kearsipan dalam proses pemindahan arsip dari Unit

Pengolah ke unit kearsipan?

Tugasnya mendata aja, arsip apa, tahun berapa, terus di catat untuk

kemudian disimpan disini.

4. Bagaimana proses pemindahan tersebut?

Arsip inaktif diseleksi dari unit kerja untuk dipindahkan ke unit kearsipan,

arsip ada dua jenis fasilitatif dan substantif dilihat dari JRAnya.

5. Apa yang dilakukan pada arsip yang dipindahkan?

Ditata berdasarkan masalah/subjek.

6. Adakah peraturan tertulis untuk arsip-arsip yang dipindahkan dari unit

pengolah?

Kan bisa dilihat dari JRA, kalau sesuai atau tidak tergantung penilaian

kembali, apakah arsip masih dibutuhkan atau tidak.

Page 127: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

7. Adakah sosialisasi mengenai pengelolaan arsip?

Kayaknya gak ada sih ya, kita langsung praktek atau pengarahan

langsung dilapangan. Jadi spontan aja pengarahannya..

8. Kendala apa yang dialami dalam proses pengelolaan arsip inaktif?

Kalau disini kendala banyak, kadang yang ngerti juga gak mau kerja,

nuntut honor, ada juga yang punya arsip (peneliti) mau menyimpan

arsipnya sendiri, selain itu juga kurangnya perhatian pimpinan seperti

masalah anggaran, teknologi juga masih kurang. Bayangkan saja lemigas

sebesar ini hanya memiliki 5 arsiparis, tentunya sangat kewalahan...dan

sebenarnya tugas kami menangani arsip inaktif, Cuma karena tenaganya

kurang jadi saya juga menangani arsip aktif, karena diminta sama bagian

keuangan, jadi ya fleksibel aja... memang kerjaannya begitu, ya kita

kerjain aja...

Page 128: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

Nama : Wiji, S.Ap

NIP : 19600724 1983 03 1 002

Jabatan : FungsionalUmum

1. Bagaimana sistem penyimpanan arsip di PPPTMGB “LEMIGAS”?

Disini arsip disimpan berdasarkan masalah/subjek, itu ditempel di kardus-

kardus yang berisi arsip untuk disusun dalam roll o’pack...

2. Bagaimana arsip dikelompokkan?

Dikelompokkan berdasarkan masalah, dan tahun. Misalnya tahun 2001,

masalah Surat Keputusan.

3. Siapa saja yang dapat mengakses arsip tersebut?

Para pegawai atau kelompok kerja yang ada dilingkungan PPPTMGB

“LEMIGAS”, mereka bisa pinjam atau photocopy sesuai keperluannya.

4. Bagaimana sistem dan proses penemuan kembalinya?

Kalau temu kembali bisa langsung ketempat penyimpanan, tapi ada buku

yang mendata arsip yang disimpan, meskipun belum semua arsip terdata,

karena keterbatasan tenaga.

5. Apakah ada kendala dalam proses penemuan kembali?

Kendalanya itu kan buku daftar arsip disimpan oleh pimpinan, dan kalau

pimpinan sedang keluar kita bingung nyari dimana bukunya. Karena yang

tau simpannya dimanakan hanya pimpinan. Jadi palingan kita cari

langsung ke rak penyimpanan...

6. Apakah yang dilakukan terhadap arsip yang masa penyimpanannya telah

habis?

Arsip yang telah habis masa penyimpanannya ya dimusnahkan, tapi

sebelumnya dinilai dulu dari JRA, dan harus ada persetujuan dari

pimpinan terkait serta melakukan uji petik, biasanya dibuatkan usul

Page 129: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

musnah terlebih dahulu, tapi biasanya proses persetujuannya juga lama

diprosesnya.

7. Kendala apa saja yang dihadapi dalam pengelolaan arsip inaktif?

Tentunya SDM, kan tidaksemuanya mau jadi arsiparis. Disini tenaga

administrasi yang membantu kegiatan arsiparis. Kita tingkat terampilnya

kurang...itu sih karena penerimaan pegawai sulit, minimal D3.

8. Apakah mengikuti diklat secara berkala?

Diklat belum ada lagi, ANRI penyelenggara tapi mungkin anggarannya

terbatas, tapi sih ANRI pasti ngadain 1 tahun sekali pasti ada.

9. Apa kendala yang dihadapi dalam pengelolaan arsip inaktif?

Kalau menurut saya, banyak tenaga pelaksana yang belum mengikuti

diklat/seminar karena pegawai honorer, yang biasa mengikuti seminar itu

PNS, sementara PNS sendiri pengetahuannya masih minim tentang

kearsipan. Alasannya kalau tenaga honorer diikutsertakan dalam diklat,

nanti mereka yang pintar...

Page 130: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI UNIT …repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/27525/1/GEMA... · Gema Pertiwi Syafrianti Putri 1110025000063 PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

RIWAYAT HIDUP

Peneliti dengan nama lengkap Gema Pertiwi

Syafrianti Putri lahir di Jakarta pada tanggal 04

September 1993, putri pertama dari Bapak Syafril

Chaniago dengan Ibu Susanti. Peneliti bertempat

tinggal di Jl. Hankam Cidodol Rt.004/011 No.24

Kebayoran Lama, Jakarta Selatan. Menyelesaikan

pendidikan dasar di SDN 013 Pagi Jakarta Selatan (tahun 2004). Kemudian

melanjutkan sekolah menengahnya di SMP PGRI 26 Jakarta Barat (tahun

2007) dan SMA Makarya 1 Jakarta (tahun 2010). Pada tahun 2010 melanjutkan

pendidikan pada program studi (S1) Jurusan Ilmu Perpustakaan pada Fakultas

Adab dan Humaniora di Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.

Menyelesaikan kuliahnya dengan menulis skripsi berjudul “Pengelolaan Arsip

Dinamis Inaktif di Unit Kearsipan Pusat Penelitian dan Pengembangan

Teknologi Minyak dan Gas Bumi “LEMIGAS””. Peneliti pernah menjalani

Praktek Kerja Lapangan di Perpustakaan Kementerian Hukum dan Ham

selama satu bulan pada tahun 2013.