Pengelolaan Arsip Dinamis di PTKIN se-Jawa Tengah dan Daerah Istimewa

Yogyakarta

disampaikan pada Webinar Nasional Hasil Penelitian Bidang Kearsipan Forum Arsiparis IPB21 September 2021

Oleh: Istilamah Laili,S.SosArsiparis Muda IAIN Surakarta/UIN RM Said

❑ Arsip dalam suatu organisasi memiliki peranan penting untuk menentukan keberlangsungankegiatan dalam suatu organisasi. Menurut UU No. 43 Tahun 2009 dijelaskan arsip adalahkeseluruhan dari rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuaidengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima olehlembaga Negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,organisasi kemasyarakatan, dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,berbangsa dan bernegara.

❑ Perguruan tinggi wajib mengelola kearsipannya dengan baik dikarenakan arsip dapatdigunakan sebagai bukti otentik yang bersifat responsibilities dalam segala aktivitas dalammendukung Tri Dharma Perguruan Tinggi

❑ Perguruan tinggi keagaman Islam negeri (PTKIN) terutama yang berada di Jawa Tengah danYogyakarta pengelolaan arsip belum sepenuhnya sesuai dengan perundang-undangan.

LATAR BELAKANG MASALAH

❑ Di lingkungan PTKIN di wilayah Jawa Tengah dan Yogyakartabelum semua instrumen pengelolaan arsip dinamisdilaksanakan. Sebagian besar PTKIN baru melaksanakan tatanaskah dinas yang kegiatannya meliputi pembuatan,penerimaan, registrasi dan pendistribusian. Tiga instrumentlagi belum dilaksanakan oleh 4 PTKIN dan baru UIN SunanKalijaga yang sudah selangkah lebih maju yaitu sudahmelaksanakan 2 instrumen Dari hasil observasi awal dapatdiketahui belum ada PTKIN di Jawa Tengah dan Yogyakartayang sudah menerapkan 4 instrumen dalam pengelolaanarsip dinamis.

❑ Akibat yang ditimbulkan apabila pengelolaan arsip dinamistidak didukung adanya empat isntrumen dalam pengelolaanarsip dinamis sesuai amanat Undang-undang 43 tahun 2009tentang kearsipan di perguruan tinggi secara umum danPTKIN adalah:

1. Para pemangku kebijakan belum dapat menggunakan arsipsebagai alat untuk mewujudkan tata kelola organisasi yang baik (good governance)

2. Arsip belum digunakan secara sepenuhnya dalam mendukungakuntabilitas suatu organisasi

3. Pencipta arsip tidak terbiasa menghitung kerugian apabila 4 instrumen ini tidak diterapkan

4. Pemborosan ruangan karena penumpukan arsip.

1. Bagaimana pengelolaan arsip dinamis di PTKIN seJawa Tengah dan Yogyakarta?

2. Kendala apa saja yang dihadapi dalam pengelolaanarsip PTKIN se Jawa Tengah dan Daerah IstimewaYogyakarta?

RUMUSAN MASALAH

TUJUAN PENELITIAN

MANFAAT PENELITIAN

1. Bagi IAIN Surakarta dapat mengetahui

penyeleggaraan kearsipan sesuai kaidah -

kaidah kearsipan sehingga menjadi tertib arsip.

2. Dapat menjadi acuan pembentukan Lembaga

Kearsipan di IAIN Surakarta

3. Sebagai sumber penelitian dalam

mensukseskan tri darma perguruan tinggi

4. Memberi masukan untuk Kementerian Agama

Republik Indonesia dalam membuat regulasi

tentang lembaga kearsipan di lingkungan PTKIN

1. Mengetahui penyelenggaran

kearsipan khususnya

pengelolaan arsip dinamis

PTKIN se Jawa Tengah dan

Daerah Istimewa Yogyakarta.

2. Mengetahui kendala yang

dihadapi dalam pengelolaan

arsip dinamis PTKIN se Jawa

Tengah dan Daerah Istimewa

Yogyakarta.

Phase 2

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS PERGURUAN TINGGI

Gambar 1. Model Pengelolaan Arsip Dinamis Perguruan Tinggi

( ANRI No 24 tahun 2011: 14).

Pedoman Penyelenggaraan Kearsipan di

Lingkungan Perguruan Tinggi adalah

pengelolaan arsip dinamis di lingkungan

Perguruan Tinggi yang meliputi

perancangan sistem kearsipan, penciptaan

arsip, penggunaan dan pemeliharaan arsip

dan penyusutan arsip.

Faktor-faktor yang menentukan keberhasilan pengelolaan arsip secara

umum ada tiga faktor menurut A.W. Widjaya (1986: 103), yaitu:

a) Sistem penyimpanan arsip,

b) Fasilitas kearsipan yang memenuhi syarat,

c) Petugas kearsipan.

Selain ketiga faktor tersebut, dalam pengelolaan arsip sebaiknya juga

memperhatikan lingkungan kerja kearsipan karena lingkungan sangat

penting untuk pemeliharaan arsip yang disimpan.

Penelitian ini merupakan penelitian lapangan (field research) yang bertujuan untuk

menggambarkan fakta tentang pengelolaan arsip dinamis di PTKIN se-Jawa Tengah

dan DIY.

Penelitian ini dilakukan dengan pendekatan deskriptif kualitatif

Dalam penelitian ini yang dikaji adalah pengelolaan arsip dinamis di PTKIN se Jawa

Tengah dan DIY dengan mengambil sampel IAIN Surakarta, IAIN Kudus,IAIN

Salatiga, UIN Walisongo dan UIN Sunan Kalijaga. Sebagai informan di dalam

penelitian ini adalah arsiparis dan orang yang yang berhubungan dengan arsip di

masing-masing perguruan tinggi tersebut.

METODOLOGI PENELITIAN

Teknik pengumpulan data dilakukan dengan cara

observasi,wawancara dan dokumentasi

Tekhnik analisis data dengan Langkah-langkah reduksi

data, display data, dan kesimpulan dan verivikasi data

Hasil Penelitian dan Pembahasan

PERANCANGAN SISTEM DI 5 PTKINNo PTKIN TND Klasfisikasi

ArsipJRA SKAAA Ket.

1. IAIN Kudus Ada Ada draf Draf

2. IAIN Surakarta Ada draft draft draft

3 UIN Walisongo Draf Draf Draf Draf

4 UIN Sunan Kalijaga Ada Ada

5 IAIN Salatiga Tidakada

Tidak ada Tidakada

Tidak ada

TATA NASKAH DINAS PTKIN SE-JAWA DAN DIY

Tabel 2 No Instansi Ada Tidak

Ada

Regulasi Keterangan (Rujukan yang

dipakai)

1 IAIN Surakarta v Peraturan Rektor IAIN Surakarta

Nomor 411 tahun 2016

UU No 43 Tahun 2009

KMA No 8 Tahun 2016

KMA No 9 Tahun 2016

Perka ANRI No 2 Tahun 2014

2 IAIN Kudus v Keputusan Rektor No 850 Tahun

2019

UU No 43 Tahun 2009

KMA No 8 Tahun 2016

KMA No 9 Tahun 2016

Perka ANRI No 2 Tahun 2014

3 UIN Sunan

Kalijaga

v SK Rektor UIN Sunan Kalijaga

Nomor 237.1 Tahun 2014.

UU No 43 Tahun 2009

KMA No 8 Tahun 2016

KMA No 9 Tahun 2016

Perka ANRI No 2 Tahun 2014

4 UIN Walisongo v SK Rektor UIN Walisongo S.K REKTOR NOMOR 07/2018

TGL 3 JANUARI 2018

KKA: S.K NOMOR 08 TAHUN

2018

JRA: S.K NMR 09 TAHUN 2018

SKKAAD: S.K NMR 10 TAHUN

2018

TERTANGGAL 3 JANUARI 2018

DATA ARSIPARIS PTKIN SE-JAWA TENGAH DAN DIYN

oPerguruan Tinggi Jumlah Nama Arsiparis Jabatan

1 IAIN Surakarta 1 Istilamah Laili, S.Sos.2 IAIN Kudus 1 Triana Ratnasari,

A.Md, S.PdArsiparis Muda

3 UIN SunanKalijaga 1 Wahyu Setiyaningsih,SH

Arsiparis Muda

4 UIN Walisongo 4 Mudjianto, SE

NajmuddinSholeh

Jamzuri

ZaenalMuttaqin

Arsiparis Pertama

Arsiparis Pertama

5 IAIN Salatiga 2 Anni Purwanti

Argo Rosbiyantoro

Arsiparis Pelaksana

Arsiparis Pelaksana

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS IAIN KUDUS

Tahap Penciptaan ArsipPengelolaan arsip dinamis di IAIN Kudus dilakukan oleh bagian tatausaha dan rumah tangga. Penciptaan arsip diawali dengan adanyasurat masuk atau surat keluar. Pengelolaan surat masuk dan keluarpada prinsipnya dijalankan melalui Subbag TU, Humas dan RumahTangga. Arsip masuk akan dimasukkan atau di data di dalam SistemInformasi Kearsipan yang disebut dengan SKE (Sistem KearsipanElektronik). SKE berfungsi untuk mengatur arsip masuk, keluar dankeberadaan perjalanan arsip ke tempat penyimpanan arsip.

Penggunaan dan Pemeliharaan

Penggunaan dan pemeliharaan arsip dilakukan dengan proses awal yaitu memberkaskan surat

yang ada. Proses memberkaskan arsip merupakan awal mula dari mudah tidaknya nanti arsip

untuk ditemukan dan digunakan. Memberkasan arsip atau proses penyimpanan agar mudah

ditemukembalikan maka perlu didasarkan pada satu standar. Standar yang dipake biasanya

klasifikasi arsip. Klasifikasi arsip yang menjadi pedoman ke dua bagi arsiparis.

Pengklasifikasian arsip di IAIN Kudus menggunakan klasifikasi yang telah ditetapkan denganSurat

Keputusan Rektor No 850 Tahun 2019 tentang Klasifikasi Arsip dan Kode Penandatangan Surat

Intritut Agama Islam Negeri Kudus. Kode klasifikasi ini sangat berkaitan dengan tujuan arsip masuk

dan penataan arsip. Oleh karena itu, jika klasifikasi yang digunakan arsip masuk tentang hubungan

relasional antar lembaga adalah HM yang mana nanti arsip masuk tersebut akan diberkaskan di

Umum Rumah Tangga dan Humas.

Penanganan pemberkasan arsip pun berlaku untuk surat keluar. Surat yang akan dikeluarkan oleh

unit maka perlu dicetak sebanyak dua, yaitu satu untuk diberikan kepada alamat yang dituju, dan

yang lainnya diberkaskan

Peminjaman arsip di IAIN Kudus belum ada prosedur secara tertulis. Hal ini sejalan dengan yang

disampaikan oleh arsiparis IAIN Kudus di mana SOP peminjaman arsip baru dibuat draftnya

Proses peminjaman masih banyak yang tidak menggunakan administrasi, misalnya belum adanya

buku pinjam arsip atau system peminjaman arsip. Sehingga tidak ada aturan berapa lama pinjaman

harus dipatuhi sampa bagaimana jika sebuah arsip tidak dikembalikan.

Di IAIN Kudus untuk pemeliharaan arsip belum dilaksanakan, namun direncanakan akan

dilaksanakan fumigasi arsip. Untuk kondisi ruangan baik dari segi pencahayaan dan pengaturan

suhu ruangan belum dilaksanakan secara maksimal hal ini terjadi karena pendingin dan lampu

dimatikan ketika jam kerja berakhir. Jadi pencahayaan dan pengaturan suhu tidak dilakukan

selama 24 jam.

Penyusutan

Penyusutan di IAIN Kudus sampai saat ini baru sebatas sentralisasi penyimpanan

arsip inaktif di depo arsip. Jadwal retensi arsip masih dalam bentuk draft maka

penyusutan belum dapat dilakukan.

Kendala Pengelolaan Arsip Dinamis

Kendala yang dihadapi dalam pengelolaan arsip dinamis di Kudus antara lain:

1.Sumber daya manusia yang masih kurang. Arsiparis di IAIN Kudus hanya 1 orang yang

memiliki pendidikan formal tentang kearsipan. Di tiap unit pengolah pembuat arsip adalah tenaga

administrasi.

2. Kedisplinan dan kepatuhan dalam penerapan tata naskah dinas.

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DI IAIN SURAKARTA

Penciptaan arsip dilakukan ketika ada surat masuk yang diterima oleh pihakSubbagian Umum yang berkantor di gedung Rektorat dengan langkah :

1. Menerima2. Memilah surat3. Meregistrasi diinput melalui program excel dan scan surat4. Surat diberi lembar disposisi5. Kepala Biro AUAK ini yang akan mendisposisi atau mengarahkan surat

masuk tersebut kepada Rektor atau unit pengolah yang berada di gedung Rektorat, fakultas, lembaga dan atau unit yang ada dilingkungan IAIN Surakarta

Penggunaan dan Pemeliharaan

Secara umum peminjaman arsip dinamis di IAIN Surakarta masih belum dilakukan

pencatatan. Pemakai arsip (peminjam) langsung menghubungi unit penyimpan untuk

meminjam arsip dengan cara difotokopi. Untuk waktu yang dibutuhkan ketika melakukan

temu kembali arsip selama 5 menit. Ada beberapa unit pengolah yang sudah melakukan

alih media terhadap arsip yang disimpannya sehingga proses temu kembali dan

peminjaman arsip dapat dilakukan dengan cepat.

Pemeliharaan arsip di IAIN Surakarta yang sudah dilakukan adalah dengan membersihkan

arsip dari debu dan pengaturan suhu ruangan. Untuk suhu ruangan masih belum

dilaksanakan optimal karena pendingin ruangan hanya dinyalakan pada saat jam kerja.

Penyusutan

Penyusutan dilakukan baru dengan mendata dan Menyusun arsip in aktif serta menerima

pemindahan arsip dari unit pengolah lain.

Kendala Pengelolaan Arsip Dinamis

1. Sumber daya manusia kurang, IAIN Surakarta hanya memiliki 1 orang arsiparis.

2. Sarana dan prasarana sudah mencukupi

3. Sosialisasi pengelolaan arsip dinamis yang sesuai dengan prosedur yang berlaku

sangat kurang karena arsiparis hanya 1 orang

4. Pedoman klasifikasi, SKAA dan JRA belum ada

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DI IAIN SALATIGA

Arsip diciptakan berasal dari surat masuk baik internal maupun eksternal.

Surat masuk di IAIN Salatiga apabila ditujukan kepada pimpinan institut maka

terlebih dahulu diterima di bagian Hubungan Masyarakat. Surat masuk kemudian

di input dalam sistem surat masuk elektronik untuk dicetakkan disposisi surat.

Surat kemudian disampaikan kepada bagian Tata Usaha untuk diberi pengarahan

surat tersebut ditujukan kepada siapa karena tidak semua surat yang ditujukan

kepada Rektor harus disampaikan kepada yang berasngkutan. Ada beberapa

surat yang cukup diberikan kepada wakil rector 1,2 dan 3 atau kepala Biro atau

kepala bagian. Setelah surat dipastikan sudah ada disposisi dari pimpinan maka

kemudian didistribusikan kepada unit pengolah untuk dibuatkan balasan.

Pemeliharaan dan Penggunaan

Penggunaan arsip dilakukan berdasarkan kebiasaan yang dilakukan dalam keseharian.

Pihak-pihak yang boleh mengakses arsip adalah pegawai internal yang bertugas didalam

sub bagian, bagian atau unit tersebut. Peminjaman arsip di IAIN Salatiga dalam bentuk

fotokopi atau cetak langsung arsip yang sudah discan tersimpan dalam google drive.

Pemeliharaan arsip di IAIN Salatiga saat ini yang dilakukan baru sebatas memindai

(scan) dan menata arsip tecetak dalam map odner. Belum ada rencana untuk

pemeliharaan yang lain seperti fumigasi atau yang lain. Di depo arsi IAIN Salatiga yang

menyimpan arsip inaktif pemeliharaan yang dilakukan adalah menata arsip dan

membersihkan debu.

Penyusutan

Penyusutan arsip di IAIN Salatiga telah dilaksanakan walaupun tidak ada panduan jadwal retensi arsip. Hal ini didasarkan hasil

wawancara terhadap Bapak argo selaku penerima arsip yang “dianggap” in aktif oleh unit-unit pengolah. Dikatakan “dianggap”

karena hal tersebut tidak ada panduan jelas, dan penilaian aktif dan in aktifnya arsip yang berdasarkan feelling dari petugas arsip.

Menurut Informan arsiparis IAIN Salatiga belum pernah melakukan penyusutan yang sesuai dengan prosedur yang ditetapkan

ANRI. Prosedur yang sesuai dengan ANRI disini adalah sesuai dengan tata lakasana pemusnahan arsip yang syaratnya antara lain

memiliki jadwal retensi arsip, persetujuan denga ANRI, berita acara pemusnahan dan lain-lain. Pemusnahan yang dilakukan di

IAIN Salatiga dalam bentuk pemusnahan dengan membakar arsip-arsip yang sekiranya sudah lama dan lapuk yang dianggap tidak

penting.

Kendala

a. Sumber daya manusia yang berkompetensi dalam bidang kearsipan yang masih kurang.

Saat ini IAIN Salatiga memiliki 2 orang arsiparis. Dua orang arsiparis ini adalah

pegawai yang mengajukan ujian inpasing menjadi arsiparis. Melihat latar belakang

arsiparis yang inpasing ini secara semangat mereka ada namun dukungan lembaga dan

penguasaan tentang dunia kearsipan masih kurang

b. Dukungan pemangku kebijakan yang kurang tentang tata kelola kearsipan.

c. Kampus yang lokasinya terpisah menjadi tiga tempat agak menyulitkan dalam

koordinasi antar unit, lembaga, kantor pusat dan fakultas yang ada di lingkungan IAIN

Salatiga.

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DI UIN WALISONGO

Tahap Penciptaan

di UIN Walisongo dilakukan dengan adanya surat masuk yang diterima disub bagian tata usaha pada bagian umum biro AUPK. Surat yang masukdiregrestrasikan di buku agenda yang ada di sub bagian tata usaha. Suratmasuk tempel lembar disposisi sesuai dengan tujuan surat.

Pengunaan dan Pemeliharaan

● Penyimpanan arsip dinamis ini dilakukan di unit

pengolah masing-masing, untuk peminjaman

langsung di unit pengolah. Peminjaman dalam

bentuk fotokopi

● Pemeliharaan arsip yang dilakukan sebatasmembersihkan, pengaturan pencahayaan dan suhuruangan.

PenyusutanJadwal Retensi Arsip di UIN Walisongo sudah ada persetujuan secara tertulis

dari ANRI, namun untuk pelaksanannya belum dapat dilaksanakan karena SK

Rektor sebagai turunan SK Kepala ANRI tersebut belum ditandatangani.

KENDALA YANG DIHADAPI1. Belum diterbitkannya Keputusan instrument pengelolaan dinamis

oleh Rektor2. Belum adanya koordinasi antar arsiparis

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DI UIN SUNAN KALIJAGA

Penciptaan arsip❑ UIN Sunan Kalijaga meliputi beberapa yaitu surat masuk, surat

keluar juga penciptaan arsip yang mendukung kinerja di dalamsivitas akademika, diantaranya arsip akademik, keuangan,kepegawaain. Penciptaan arsip di UIN Sunan Kalijagamenggunakanpedoman Tata NaskahDinas yang terbitdengan SKRektor no 237.1 Tahun 2014.

❑ Surat masuk di UIN Sunan Kalijaga pada dasarnya sudahdifasilitasi di dalam aplikasi website http://surat.uin-suka.ac.id/index.php/login.. Namun ternyata belum semuafakultas unit dan lembaga sudah melakukan proses denganfasilitas tersebut. Fakultas yang sudah menerapkan adalahPascasarjana dan Fakultas Scientek.

Penciptaan surat keluar dilakukan oleh masing-masing unit, fakultasataupun lembaga, yang mana sudah menggunakan aplikasi website.Demikian pembuatan Surat Keputusan dan Surat Tugas. Di UINpembuatan surat keputusan dan surat tugas dapat dilakukan oleh jawabRektor, surat tugas yang bertanggungjawab Dekan, Kepala Unit, Kepalalembaga Direktur pascasarjana. Pembuatan arsip berupa surat keputusanatau surat tugas dengan pertanggungjawaban Rektor

Penggunaan dan Pemeliharaan

UIN Sunan Kalijaga saat ini sedang menyusun peraturan tentang hak akses arsip yang dihasilkan . Hak

akses adalah siapa saja yang dapat melihat, meminjam dan menggandakan arsip yang disimpan oleh

UIN Sunan Kalijaga. Berdasarkan hasil wawancara dengan arsiparis UIN Sunan Kalijaga secara garis

besar SKKA ini berisi tentang:

1) Arsip tentang Keuangan yang berhak mengakses adalah bagian Keuangan, Wakil Rektor 2, Kepala Biro

2) Arsip Kepegawaian yang berhak akses adalah pemilik arsip (pegawai yang berangkutan) serta pimpinan

Pemeliharaan yang dilakukan oleh UIN Sunan Kalijaga saat ini baru sebatas membersihkan debu untuk

arsip tercetak. Arsip yang dalam bentuk file pemeliharaan dilakukan oleh PTIPD karena tersimpan

didalam database sehingga yang melakukan back up data secara periodic adalah pranata komputer..

Penyusutan

Jadwal retensi arsip (JRA) UIN Sunan Kalijaga saat ini masih menunggu hasil

penetapan dari kepala ANRI Jakarta. Bagian Kearsipan UIN Sunan Kalijaga

pernah melakukan penyusutan arsip pada tahun 2018 yang disusutkan adalah

Arsip Keuangan Tahun 2001 – 2007. Pelaksanaan penyusutan ini dilakukan

dengan dikonsultasikan dengan pihak ANRI.

Kendala Dalam Pengelolaan

1. Server masih menumpang dengan Sistem Informasi Akademik sehinggaapabila berbarengan dengan KRS/registrasi atau Ketika sistem informasiakademik bermasalah maka sstem surat juga berimbas

2. Sirkulasi dari aplikasi ke email pejabat kadang tidak realtime3. Resistensi pegawai tidak mau berubah dari pola ke pola baru4. Paradigma pimpinan bahwa setelah ada system maka bekerja 24 jam5. Untuk arsip konvensional masih kurangnya kesadaran tentang arti penting

arsip

Pembahasan

Penanganan arsip di Perguruan Tinggi Keagamaan Islam Negeri masih sangatberagam. Hal ini terjadi karena berbeda-bedanya kebijakan dan berimbas pada supportsystem yang ada. Di UIN Sunan Kalijaga penanganan arsip telah dimulai denganadanya system kearsipan yang dinamakan dengan “Sistem Informasi Surat dan ArsipDinamis” yang diberlakukan. Sistem ini dapat diakses lewat internet dengan alamathttp://surat.uin-suka.ac.id/index.php/login.

Berbeda dengan UIN Sunan Kalijaga, di IAIN Kudus system kearsipan menggunakanSistem kearsipan Elektronik. Sistem ini sebagai system yang mengordinir arsip-arsipyang ada di IAIN Kudus terutama dari penciptaan. System ini mengakomodirpengelolaan arsip. Namun demikian tidak semua perguruan tinggi dibawahkementerian agama mempunyai system informasi kearsipan. Satu misalnya adalahIAIN Surakarta. Pengelolaan arsip masih menggunakan proses manual darimencatat di buku agenda dan memantau secara person to person

● Proses penyusutan arsip yang perlu ada terlebih dahulu adalah jadwal retensi arsip (JRA). DiPTKIN Se Jateng dan DIY belum ada yang mempunyai jadwal retensi arsip. Di IAIN Kudus dandi UIN Sunan Kalijaga draf dari Jadwal Retensi arsip sudah dibuat. Pembuatan draf JRAmerujuk pada KMA No 120 Tahun 2013 dan Permenristekdikti No 23 Tahun 2018. Rencanadraf tersebut akan ditetapkan dengan surat keputusan rector pada tahun 2020.

● Dengan tidak adanya JRA di masing-masing Perguruan tinggi, penanganan arsip di satuinstitusi menjadi beragam. Di IAIN Surakarta arsip yang telah melalui batas waktu, maka arsipditarik dan dicatat oleh arsiparis. Penarikan arsip oleh arsiparis, berarti memindahkan arsipdari unit pengolah ke bagian Umum. Pencatatan yang tidak strukturan dan tumpukan arsipyang ditarik arsiparis terlalu banyak, merupakan kendala yang dihadapi.

● Di IAIN Kudus tanpa adanya JRA, namun telah melakukan pemindahan arsip yang dianggapstatis ke depo arsip. Proses pemindahan ini terkadang ada yang disertai berita acara dandaftar arsip namun ada juga yang tidak. Perbaikan system yang demikian itu sudahdicanangkan agar pemindahan arsip harus dalam bentuk arsip teratur dan harus ada daftararsip.

KENDALA MEMBANGUN TERTIB ARSIP

● Paradigma yang berkembang di dalam masyarakat bahwa pengelolaanarsip adalah mengelola surat-menyurat. Dan yang lebih parah adalahkonsep pikir bahwa surat yang sudah terealisasikan sudah tidak penting

● Kedisplinan dan kepatuhan dalam penerapan tata naskah dinas. Hal iniseperti yang disampaikan arsiparis dari IAIN Kudus yang menyatakankurangnya kedisiplinan dan kepatuhan dalam penerapan Tata NaskahDinas. Hal ini bisa dipengaruhi dari kurangnya perhatian pimpinanuniversitas pada masalah tertib arsip. Hal ini menjadikan seolah-olahseorang arsiparis berjalan sendiri, padahal dalam satu universitas hanyamemiliki asset satu orang arsiparis.

● Kurangnya arsiparis yang berada di lembaga perguruan tinggi. Keberadaansatu arsiparis untuk mengkordinir semua arsip di satu perguruan tinggibukanlah hal yang ringan

● Kendala yang lain adalah tidak adanya respon dari kementerian agamaataupun institusi untuk membuat Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi(LKPT). Dalam undang-undang terdapat aturan perguruan tinggi untukmendirikan LKPT. Dengan tidak ada dukungan kementerian agama atauinstitusi secara langsung maka penanganan arsip di perguruan tinggiagama berjalan sangat lambat dalam hal ketertibannya.

KESIMPULAN1. PTKIN pada saat kami teliti belum ada yang sudah memiliki 4 instrumen pengelolaan arsip

dinamis. 2 PTKIN sudah memiliki 2 instrumen yaitu UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta dan IAINKudus (instrumen tata naskah dinas dan klasifikasi arsip). IAIN Surakarta baru memiliki satuintrumen yaitu tata naskah dinas. UIN Walisongo sudah memiliki 1 instrumen yaitu jadwalretensi arsip namun ketiga instrumen yang lain belum ada. Terakhir IAIN Salatiga belummemiliki instrumen tersebut sama sekali.

2. Untuk proses penggunaan dan pemeliharan semua PTKIN yang diteliti belum memiliki aturanyang tertulis terutama dalam penggunaan. Pemeliharaan arsip yang dilakukan saat ini adalahbaru tahap pembersihan dari debu. Semua PTKIN sudah melakukan pengalih media dengancara dipindai dalam bentuk file komputer. Pemindaian ini dilakukan untuk arsip yang terbarusaja sedangkan arsip yang lama masih disimpan dalam bentuk tercetak.

3. Kendala yang dihadapi dalam pengelolaan arsip dinamis di PTKIN se Jawa Tengah dan D.I.Yogyakarta adalah masalah summber daya manusia yang berkompetensi dalam bidangkearsipan yang masih kurang.

SARANSaran dan masukan kami sampaikan agar kedepannya pengelolaanarsip dinamis di PTKIN menjadi lebih baik. Saran yang kami berikanadalah:1. Penambahan rekrutmen sumber daya manusia dalam bidang

kearsipan2. Penambahan sarana dan prasarana dalam pengelolaan arsip

dinamis3. Penerapan teknologi informasi dalam pengelolaan arsip dinamis4. Sosialisasi peraturan-peraturan tentang kearsipan dari Kementerian

Agama untuk PTKIN lebih intensif dilaksanakan (BIMTEK)5. Adanya alokasi anggaran untuk penyelenggaraan workshop

kearsipan

TERIMA KASIH