pengelolaan arsip di sub bagian …perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id commiti to user...

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user i

PENGELOLAAN ARSIP DI SUB BAGIAN ADMINISTRASI

PDAM SURAKARTA

TUGAS AKHIR

Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan

Vokasi Ahli Madya (A. Md.) Dalam Bidang

Manajemen Administrasi

Oleh :

MARHANIK

D1508104

PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2011


commit to user ii


commit to user iii


commit to user iv


commit to user v

MOTTO

Saya berniat baik , saya melakukan hal baik

kemudian saya menjadi orang baik

(Gede Prama)

Plan, Do, Patient and Pray

(Masoko)


commit to user vi

PERSEMBAHAN

Karya ini kupersembahkan untuk:

1. Ibu dan bapak ku tercinta.

2. Masoko & Mbak Anne serta si kecil Aira.

3. Mbak Asih & Mas Aris.

4. Adikku Enno.

5. (Pika, Mimut, Rinta dan simbah Yana).


commit to user vii

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas berkat,

rahmat dan karunia yang telah dilimpahkan-Nya kepada penulis sehingga dapat

menyelesaikan penulisan laporan pengamatan dengan judul Pengelolaan Arsip

Di Sub Bagian Administrasi PDAM

Penulis menyusun Tugas Akhir ini untuk memenuhi persyaratan dalam

memperoleh sebutan vokasi (A.md) program pendidikan Diploma III Manajemen

Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret

Surakarta.

Tugas Akhir ini dapat penulis selesaikan atas bantuan dan dukungan dari

berbagai pihak, untuk itu penulis mengucapkan terima kasih kepada:

1. Drs. Pramono, SU Dosen Pembimbing penulisan Tugas Akhir.

2. Ir. Singgih Tri Wibowo Direktur Utama PDAM Kota Surakarta yang telah

memberikan izin penulis melaksanakan magang.

3. Drs. Suharno Kepala Staff Personalia, Ibu Sri Redjeki Kepala Sub Bagian

Administrasi, Ibu Rusmiyatun&Ibu Yemmy Staff Ahli Administrasi dan

seluruh staff beserta karyawan PDAM Surakarta yang telah membantu

penunjang penyusunan Tugas Akhir.

4. Drs. Sudarto, Msi Dosen Penguji Tugas Akhir dan Ketua Program

Diploma III Manajemen Administrasi Universitas Sebelas Maret.

5. Kedua orang tua dan segenap keluarga tercinta atas doa dan dukungannya.


commit to user viii

Penulis menyadari bahwa penulisan Tugas Akhir ini masih jauh dari

kesempurnaan karena keterbatasan pengetahuan dan kurangnya pengalaman.

Kritik dan saran dari berbagai pihak yang bersifat membangun sangat penulis

harapkan. Penulis berharap Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi semua pihak.

Surakarta, 05 Juli 2011

Penulis


commit to user ix

DAFTAR ISI

HALAMAN

HALAMAN JUDUL ................................................................................ i

HALAMAN PERSETUJUAN ................................................................. ii

HALAMAN PENGESAHAN ................................................................. iii

HALAMAN PERNYATAAN ................................................................. iv

MOTTO .................................................................................................... v

PERSEMBAHAN .................................................................................... vi

KATA PENGANTAR .............................................................................. vi

DAFTAR ISI ............................................................................................ ix

DAFTAR GAMBAR ............................................................................... xi

DAFTAR TABEL .................................................................................... xii

DAFTAR BAGAN ................................................................................... xiii

ABSTRAK ................................................................................................ xiv

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah .............................................. 1

B. Perumusan Masalah ..................................................... 3

C. Tujuan Pengamatan ..................................................... 3

D. Manfaat Pengamatan ................................................... 4

BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN

A. Tinjauan Pustaka ......................................................... 5

1. Pengertian Pengelolaan Arsip ............................... 5

2. Fungsi Arsip ......................................................... 7

3. Tujuan Arsip ......................................................... 8

4. Tata Aliran Surat Masuk ....................................... 9

5. Tata Aliran Surat Penting Keluar ......................... 16

6. Tata Aliran Surat Biasa Keluar ............................. 17

7. Penyimpanan Arsip ............................................... 20

8. Asas Penyimpanan Arsip ...................................... 22

9. Penyusutan dan Pemusnahan Arsip ....................... 25


commit to user x

B. Metode Pengamatan ...................................................... 26

1. Lokasi Pengamatan .................................................. 26

2. Jenis Pengamatan ..................................................... 26

3. Sumber Data ............................................................ 26

4. Teknik Pengumpulan Data ...................................... 27

5. Teknik Analisa Data ................................................ 28

BAB III DESKRIPSI LEMBAGA

A. Visi.................................................................................. 30

B. Misi................................................................................. 30

C. Sejarah Berdiri dan Perkembangan PDAM Surakarta .. 30

D. Kondisi Eksisting .......................................................... 32

E. Struktur Organisasi dan Uraian Tugas .......................... 33

BAB IV HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN

A. Pengelolaan Arsip Di Sub Bagian Administrasi PDAM

Surakarta ........................................................................ 42

1. Pengurusan Surat Masuk dan Surat Keluar ............. 42

2. Penyimpanan Arsip .................................................. 53

3. Penggunaan Arsip .................................................... 53

4. Pemeliharaan Arsip .................................................. 54

5. Penyusutan Arsip ..................................................... 55

6. Pemusnahan Arsip ................................................... 56

7. Fasilitas Kearsipan .................................................. 57

8. Pegawai Kearsipan .................................................. 63

B. Hambatan-hambatan Dalam Pengelolaan Arsip PDAM

Surakarta ....................................................................... 64

BAB V PENUTUP

A. Kesimpulan ................................................................... 65

B. Saran ............................................................................. 66

Daftar Pustaka ............................................................................................ 67

Lampiran-lampiran


commit to user xi

DAFTAR GAMBAR

HALAMAN

Gambar 4.1 : Kartu Kendali Surat Masuk ...................................... 60

Gambar 4.2 : Kartu Kendali Surat Keluar ...................................... 61

Gambar 4.3 : Kartu Disposisi ......................................................... 62


commit to user xii

DAFTAR TABEL

HALAMAN

Tabel 4.1 : Jumlah Surat Masuk Bulan Januari-Maret .............. 47

Tabel 4.2 : Jumlah surat Keluar Bulan Januari-Maret ............... 50

Tabel 4.3 : Daftar Fasilitas Kearsipan ....................................... 63


commit to user xiii

DAFTAR BAGAN

HALAMAN

Bagan 2.1 : Proses Aliran Surat Masuk ...................................... 15

Bagan 2.2 : Proses Aliran Surat Keluar ...................................... 18

Bagan 3.1 : Bagan Organisasi PDAM Surakarta ........................ 41

Bagan 4.1 : Proses surat masuk PDAM Surakarta ..................... 46

Bagan 4.2 : Proses surat keluar PDAM Surakarta ...................... 49


commit to user xiv

ABSTRAK

MARHANIK, D1508104, PENGELOLAAN ARSIP DI SUB BAGIAN ADMINISTRASI PDAM SURAKARTA, Tugas Akhir, Program Studi DIII Manajemen Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta, 2011, 66 halaman.

Arsip mempunyai peranan penting bagi kelancaran kegiatan organisasi sebagai sumber informasi dan pusat ingatan. Namun, pada kenyataannya rendahnya apresiasi terhadap arsip menjadi masalah sehingga arsip tidak dikelola dengan baik. Tujuan dari pengamatan ini untuk mengetahui pengelolaan arsip serta hambatan apa saja yang dialami di kantor Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Surakarta.

Penulis mengambil lokasi pengamatan khususnya di kantor Sub Bagian Administrasi PDAM Surakarta. Jenis pengamatan menggunakan pendekatan deskriptif kualitatif dengan observasi berperan aktif. Sumber data yang diperoleh dari informan, lokasi pengamatan dan dokumen-dokumen yang mendukung. Teknik pengumpulan data yang dipergunakan adalah melalui wawancara, observasi serta studi pustaka.

Pengelolaan arsip di Sub Bagian Administrasi PDAM Surakarta menggunakan prinsip satu pintu dengan menggunakan asas penyimpanan desentralisasi. Pengurusan surat masuk dan surat keluar dicatat/diagendakan melalui kartu kendali masuk ataupun keluar. Penyimpanan arsip menggunakan sistem nomor, yaitu nomor kode klasifikasi yang digunakan seluruh lingkungan wilayah Jawa Tengah. Keperluan peminjaman arsip tidak memakai kartu peminjaman sehingga keberadaan arsip sulit dilacak. Kegiatan penyusutan arsip ditanggulangi dengan cara memindahkan arsip ke gudang arsip milik PDAM Surakarta, gudang tersebut dipakai untuk menampung seluruh arsip dari seluruh unit kerja.

Hambatan yang dihadapi adalah kurangnya pelayanan terhadap peminjaman arsip yang tanpa ada bukti tertulis sehingga keberadaan arsip sulit dilacak dan ditemukan kembali jika suatu saat diperlukan. Kurangnya fasilitas pendukung kearsipan berupa komputer yang penggunaanya harus bergantian dengan unit kerja lain. Kegiatan pemusnahan arsip di PDAM Surakarta selama ini belum pernah ada.


commit to user xv

ABSTRACT

MARHANIK, D1508104, ARCHIVES MANAGEMENT IN SUB-SECTION ADMINISTRATION PDAM SURAKARTA, End Task, DIII Studies Program Management Administration, Faculty of Social and Political Sciences, University of Surakarta Eleven March, 2011, 66 pages.

Archives have an important role for smooth operation of the organization as a source of information and memory center. However, in reality the low appreciation of the problem so that archival records are not managed properly. The purpose of these observations to determine the management of archives as well as any obstacles experienced in the office of Regional Water Company (PDAM) Surakarta.

The author takes the location of the observations, especially in the office of Sub-Division of Administration PDAM Surakarta. This type of observation using a qualitative descriptive approach to the observation of an active role. Source data obtained from informants, locations of observation and supporting documents. Data collection techniques used were interviews, observation and book study.

Management of archives in Subpart Administration PDAM Surakarta using the principle of one door by using the principle of decentralized storage. Handling incoming and outgoing mail is recorded / scheduled through the control card entry or exit. Archive storage system using numbers, ie the number of classification codes used throughout the neighborhood region of Central Java. Archival purposes does not use the card borrowing borrowing so difficult to trace the existence of archives. Events archive depreciation overcome by moving the archive into the archive warehouse owned by PDAM Surakarta, the warehouse used to house the entire archive of every part of the office / work units.

Barriers faced is the lack of service to the lending archives without any written evidence so difficult to trace the existence of archives and found again if a time is required. Lack of supporting facilities in the form of computer archives that use should be alternating with other work units. Records destruction activities in Surakarta PDAM had been unprecedented.


commit to user

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

Kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-

warkat penting mengenai kemajuan organisasi. Dari segi pengelolaan arsip

yang berfungsi sebagai inti dari sebuah kegiatan setiap organisasi dan

berguna membantu pimpinan untuk menentukan kebijaksanaan. Dalam

perkembangan dan kemajuan manajemen administrasi kantor hampir bisa

dipastikan segala sesuatunya sesuai tergantung kepada warkat/dokumen.

Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran organisasi, yaitu

sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan.

Arsip merupakan komponen penting dalam kehidupan, dari

kehidupan masa lalu kita melihat rentetan sejarah yang tertuang dalam arsip.

Begitu pula dengan kehidupan modern sekarang ini arsip tetap merupakan

komponen penting mengingat bahwa hidup ini tidak lepas dari kehadiran

arsip. Arti penting arsip antara lain ialah merupakan bukti otentik yang

menyangkut status, hak, kepemilikan serta peran dari suatu institusi.

Mengingat arti penting dari arsip tersebut di atas, maka sudah

selayaknya baik itu institusi apa pun bentuknya ataupun perseorangan wajib

untuk melaksanakan apa yang disebut pengelolaan. Prinsipnya pengelolaan

arsip harus dilakukan secara utuh. Ini berarti berkas-berkas tersebut ditata

berdasarkan mata kegiatan yang dilakukan secara utuh dari awal sampai

dengan selesai.

Pengelolaan yang demikian itu selain menjamin kemudahan dalam

proses penyimpanan dan temu balik, juga menjamin keutuhan informasi dari

suatu kegiatan. Seiring dengan perkembangan zaman serta kebutuhan

informasi (dan juga bukti) di zaman modern sekarang ini, ketersediaan arsip


commit to user

2

menjadi sesuatu yang sangat vital. Karena itulah penataan arsip yang

terkonsep dan sitematis dengan bertumpu pada fungsi organisasi, kegiatan,

serta kepentingan telah menjadi suatu keharusan. Lebih jauh lagi, pemahaman

serta kesadaran akan arti penting arsip merupakan nilai yang mutlak harus

ditumbuhkan.

Berbagai arti penting dari arsip tersebut di atas penulis tertarik

untuk mengkaji lebih dalam lagi mengenai pengelolaan arsip yang dijalankan

di Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Surakarta. Pengamatan khususnya

dilakukan di kantor Sub Bagian Administrasi yang mempunyai wewenang

untuk menangani arsip surat, baik surat masuk maupun surat keluar.

Kepengurusan arsip surat di kantor tersebut menggunakan prinsip

satu pintu. Sistem penyimpanan arsip sendiri menggunakan sistem

desentralisasi, yang berarti setiap sub bagian dari kantor diberi wewenang

sendiri untuk melaksanakan pengelolaan arsip di kantor unit kerja masing-

masing.

Di kantor Sub Bagian Administrasi telah menggunakan fasilitas

komputer untuk mengagendakan surat dan mencetak kartu kendali serta kartu

disposisi. Penggunaan komputer ini mempercepat kepengurusan surat dan

penemuan balik arsip menjadi lebih efisien. Hanya saja mengalami kendala

dalam penggunaan fasilitas kearsipan berupa komputer tersebut, komputer

yang sebagai salah satu fasilitas pendukung kearsipan dipakai juga oleh unit

kerja lain untuk menyelesaikan tugasnya. Ini menyebabkan harus bergantian

dalam penggunaannya.

Disamping itu prinsip dari kearsipan belum terlaksana secara utuh.

Hal ini terlihat dari belum pernah dilakukannya kegiatan pemusnahan arsip di

kantor tersebut. Hal ini mengakibatkan penumpukan arsip in-aktif yang masa

retensinya telah habis dan seharusnya dimusnahkan hanya disusutkan dengan

cara dipindah tempatkan ke gudang arsip milik PDAM. Di gudang tersebut

arsip dari seluruh unit kerja di kantor PDAM Surakarta bercampur jadi satu.


commit to user

3

Dari uraian yang dikemukakan tersebut di atas maka penulis

tertarik untuk mengkaji lebih dalam lagi mengenai pelaksanaan kearsipan di

PDAM Surakarta dengan mengambil judul PENGELOLAAN ARSIP DI

SUB BAGIAN ADMINISTRASI PDAM

B. RUMUSAN MASALAH

1. Bagaimanakah pengelolaan arsip di kantor Perusahaan Daerah Air

Minum (PDAM) Surakarta?

2. Apa sajakah hambatan yang dihadapi dalam kegiatan pengelolaan

kearsipan di kantor Perusahaa Daerah Air Minum (PDAM) Surakarta.

C. TUJUAN PENGAMATAN

1. Tujuan Operasional

a. Untuk mengetahui pengelolaan arsip di kantor Perusahaan Daerah

Air Minum Surakarta.

b. Untuk mengetahui hambatan-hambatan dalam proses pengelolaan

arsip di kantor Perusahaan Daerah Air Minum Surakarta.

2. Tujuan Fungsional

Agar hasil dari pengamatan ini dapat memberikan masukan dan

bermanfaat bagi kantor Perusahaan Daerah Air Minum Surakarta dalam

hal pengelolaan arsip.

3. Tujuan Individual

Pengamatan ini disusun untuk memenuhi syarat dalam dalam

memperoleh sebutan vokasi Ahli Madya (A. Md) pada Program Diploma

III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Universitas Sebelas Maret Surakarta.


commit to user

4

D. MANFAAT PENGAMATAN

1. Bagi Penulis

a. Untuk menambah wawasan dan pengetahuan khususnya di bidang

kearsipan.

b. Sebagai perbandingan antara teori kearsipan yang penulis terima di

bangku perkuliahan dengan kenyataan yang sebenarnya.

2. Bagi Perusahaan

Sebagai bahan pertimbangan terhadap pelaksanaan kegiatan

pengelolaan arsip di kantor Perusahaan Daerah Air Minum Surakarta.


commit to user

5

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN

A. TINJAUAN PUSTAKA

1. Pengertian Pengelolaan Arsip

Sebelum menguraikan lebih jauh mengenai pengertian pengelolaan

arsip penulis ingin mengemukakan terlebih dahulu arti dari pengelolaan itu

sendiri. Istilah pengelolaan dalam bahasa Inggris adalah management.

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, istilah pengelolaan adalah proses,

cara, perbuatan mengelola; proses melakukan kegiatan tertentu dengan

menggerakkan tenaga orang lain; proses yang membantu merumuskan

kebijaksanaan dan tujuan organisasi; proses yang memberikan pengawasan

pada semua hal yang terlibat dalam pelaksanaan kebijaksanaan.

Menurut Malayu S.P Hasibuan (2007: 2) adalah ilmu

dan seni mengatur proses pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-

sumber lainnya secara efektif dan efisien untuk mencapai suatu tujuan

Dari pengertian di atas penulis mengambil kesimpulan mengenai

pengertian pengelolaan adalah suatu proses melakukan kegiatan untuk

mencapai tujuan secara efektif dan efisien dengan menggunakan tenaga

orang lain.

Sedang arsip (record) yang dalam bahasa Indonesia ada yang

knya dapat diberikan pengertian

sebagai: setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan

yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subyek (pokok

persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu ingatan

orang (itu) pula. , 2007: 01)


commit to user

6

Definisi warkat di atas tidak jauh beda dengan yang dikemukakan

oleh The Liang Gie (2007, 115-118 warkat adalah setiap catatan

tertulis atau bergambar yang memuat keterangan mengenai suatu hal atau

peristiwa yang dibuat orang untuk membantu ingatan-

D suatu kumpulan warkat yang disimpan

secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali

Sedangkan menurut A.W Widyaja (1993, 8) mendefinisikan

teratur sehingga setiap saat diperlukan dengan mudah dan cepat

Berdasarkan Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang

Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan pasal 1, ayat a & b menetapkan

bahwa yang dimaksud dengan arsip adalah:

a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-Lembaga

Negara dan Badan-Badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun,

baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka

pelaksanaan kegiatan pemerintahan.

b. Naskah-Naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-Badan Swasta

dan atau perorangan, dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan

tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan

Berdasarkan berbagai definisi di atas penulis menyimpulkan bahwa

arsip adalah segala bentuk naskah yang mengandung keterangan-

keterangan yang berguna bagi pengguna melalui proses pengaturan dan

penyimpanan sehingga mudah dan cepat ditemukan bila sewaktu-waktu

diperlukan.


commit to user

7

Dari pengertian tersebut di atas mengenai pengelolaan dan arsip

penulis dapat mengambil kesimpulan pengelolaan arsip merupakan

penataan dan penyusunan kembali informasi dan fisik arsip yang frekuensi

kegunaannya sudah menurun berdasarkan kaedah-kaedah kearsipan

sehingga dapat ditemukan kembali sewaktu-waktu diperlukan dan mudah

dilakukan penyusutan.

Sedang menurut Zulkifly Amsyah (2005, 4) manajemen arsip

adalah pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian

dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan,

pemindahan dan pemusnahan.

2. Fungsi Arsip

a. Arsip dinamis

Yaitu arsip yang dipergunakan secara langsung dalam proses

perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan

pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam

penyelenggaraan Administrasi Negara ( UU No.7 Th 1971 )

Menurut Basir Barthos (2007, 12) arsip dinamis sebagai arsip

yang senantiasa masih berubah nilai dan artinya menurut

Sedang Ig. Wursanto (1989: 28 ) rsip dinamis yaitu arsip yang

masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran

sehari-hari. Arsip dinamis menurut fungsi dan kegunaannya dapat

dibedakan menjadi 3 macam :

Arsip aktif yaitu arsip yang masih sering dipergunakan bagi

kelangsungan kerja.

Arsip semi aktif yaitu arsip yang frekuensi penggunaannnya

sudah mulai menurun.


commit to user

8

b. Arsip Statis

Berdasarkan UU N Arsip Statis

yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk

perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada

umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari Administrasi

Negara.

Definisi yang tidak beda terlalu jauh dari pengertian di atas

dikemukakan oleh Ig. Wursanto (1991 Arsip statis yaitu arsip

yang tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan

perkantoran sehari-hari.

Sedangkan menurut Basir Barthos (2007: 12 ) Arsip statis

sebagai arsip yang sudah mencapai taraf nilai yang abadi khusus

sebagai bahan pertanggung jawaban Nasional/Pemerintahan.

3. Tujuan Kearsipan

Pada pasal 3 Undang-undang No.7 Tahun 1971 (Basir Barthos,

2007: 3) tujuan kearsipan ialah untuk menjamin keselamatan bahan

pertanggung jawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan

penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan

pertanggungj

Sedang tujuan pengelolaan arsip menurut A.W Widjaya (1993: 8)

adalah sebagai berikut:

a. Menyimpan surat dengan aman dan mudah selama diperlukan.

b. Menyiapkan surat setiap saat diperlukan.

c. Mengumpulkan bahan-bahan yang mempunyai sangkut-paut

dengan suatu masalah yang diperlukan sebagai pelengkap.


commit to user

9

4. Tata Aliran Surat Masuk

Menurut Ig. Wursanto (1991, 110) menyebutkan bahwa pada

dasarnya pengurusan dan pengendalian surat masuk dibagi menjadi 5

langkah, yaitu:

1. Penerimaan Surat

Surat-surat dinas yang datang/masuk diterima oleh Petugas

Penerima Surat. Menurut cara pengirimannya, penerimaan surat

dibedakan menjadi:

1) Surat yang diterima melalui Pos dan Telkom yang dapat dibedakan

menjadi 2 macam yaitu diantar oleh petugas pos dan diambil

sendiri oleh petugas dari kantor yang bersangkutan.

2) Surat yang diterima melalui pengantar surat, kurir atau caraka dari

kantor pengirim.

2. Penyortiran Surat

Penyortiran surat masuk adalah kegiatan memisahkan surat-surat

yang diterima dari kantor/instansi lain ke dalam kelompok atau golongan

yang telah ditentukan. Surat terlebih dahulu diklasifikasikan ke dalam

kelompok:

a. Surat dinas/bisnis

Surat yang berasal dari perorangan atau perusahaan yang ditujukan

kepada perusahaan atau pimpinan perusahaan yang bertindak

mewakili kepentingan perusahaan.

b. Surat Pribadi

Surat yang berasal dari perorangan atau organisasi yang ditujukan

kepada pimpinan selaku pribadi.


commit to user

10

Sedang menurut Ursula Ernawati (2004, 61) surat melalui beberapa

penyortiran. Penyortiran pertama/ First Sorting, pada tahap ini surat-surat

bisnis sudah dipisahkan dari surat-surat pribadi. Selanjutnya menyortir

surat-surat bisnis/dinas menrut sifat dan kepentingannya menjadi:

a. Surat Penting/mendesak

Surat yang memerlukan tindakan segera. Kadangkala si pengirim

Penting/urgent

tidak mencantumkannya. Pada umumnya surat-surat yang memakai

Spesial Mail Service (Surat Hantaran Khusus) adalah surat penting

karena biayanya lebih mahal dibandingkan dengan cara pengiriman

biasa.

b. Surat biasa

Surat yang mempunyai derajat kepentingan di bawah surat penting.

Biasanya diselesaikan setelah surat penting.

c. Surat rahasia

Surat yang hanya boleh dibuka oleh orang yang dituju. Bila isi

surat rahasia tersebar luas akan menimbulkan kerugian bagi pihak

yang dituju oleh surat tersebut.

Penyortiran kedua mengatur surat-surat pribadi menurut jenisnya,

biasanya dipisahkan menjadi 3 kelompok:

a. Surat-surat bisnis/dinas

Surat yang pada saat klasifikasi dan penyortiran pertama telah

dipisahkan dari surat-surat lainnya berikutnya diseleksi dan

dikelompokkan menurut jenis-jenisnya. Contoh: surat dari kantor

cabang, surat dari client, surat supplier.


commit to user

11

b. Surat pribadi

Ada 2 kemungkinan dalam menangani surat-surat pribadi untuk

pimpinan.

1) Surat pribadi yang sangat rahasia, tidak boleh dibuka oleh

siapa pun langsung diserahkan kepada pimpinan.

2) Surat pribadi untuk pimpinan yang memungkinkan petugas

kearsipan untuk membantu pimpinan untuk memprosesnya.

c. Bahan-bahan iklan

Surat-surat masuk yang berisikan iklan dapat dikenali dari

amplopmya yang bermacam-macam bentuk, ukuran dan warnanya.

Bahan-bahan advertensi diurus setelah memproses surat-surat

lainnya.

3. Pembukaan Surat

Pembukaan surat ialah kegiatan membuka dan mengeluarkan surat

dari dalam sampul atau dari dalam amplop untuk diadakan pemrosesan

lebih lanjut.

Dalam pembukaan surat perlu diperhatikan beberapa petunjuk

sebagai berikut:

Sebelum surat dibuka harus diteliti lebih dahulu apakah semua surat

yang diterima itu benar-benar untuk instansi yang bersangkutan dan

apakah semua surat-surat tersebut benar-benar boleh dibuka. Misal

dengan tanda Pribadi untuk surat pribadi pada sampul surat dan

untuk surat rahasia diberi tanda Rahasia atau Khusus pada salah

satu sudut sampul.

Bukalah sampul surat bagian atas lebar (bagian lebar sampul) dari

salah satu sisi, kiri atau kanan dengan hati-hati.


commit to user

12

Dalam membuka sampul hendaknya diusahakan jangan sampai surat

atau isi sampul terpotong.

Mengeluarkan surat dengan hati-hati jangan sampai rusak atau robek.

Apabila isi sampul terpaksa sobek atau rusak karena sesuatu hal,

direkatkan kembali surat tersebut dengan memakai pita plastik

(transparan tissue tape).

Selama surat masih dalam proses sampul surat harus disatukan

(diklip) dengan surat berikut lampirannya dengan susunan dari atas

ke bawah sebagai berikut:

Paling atas adalah surat

Di bawahnya lampiran (kalau ada)

Paling bawah adalah sampul atau amplop surat.

Amplop surat dapat dibuka dengan 2 cara yaitu:

a) Dengan cara menyobek bagian pinggir (sisi kanan, kiri atas

atau bawah) dari sampul surat. Apabila tidak dalam keadaan

terpaksa sebaiknya cara ini tidak dilakukan karena dipandang

tidak etis dan menunjukkan cara kerja yang tidak baik.

b) Dengan menggunakan alat pembuka pembuka amplop. Alat

yang dipergunakan untuk membuka amplop bermacam-macam

tergantung pada kemampuan kantor untuk menyediakan

misalnya: pisau biasa, pisau silet mesin pembuka amplop

manual/tangan atau hand envelope opener, mesin pembuka

amplop listrik atau automatic mail opener yang dapat

membuka amplop sekaligus menyusunnya dengan kemampuan

500 amplop per menit.

4. Pencatatan Surat

Setiap kantor niscaya mengikuti suatu prosedur tertentu untuk

mengawasi lalu lintas surat masuk dan surat keluar. Menurut Zulkifly

Amsyah (2005, 53-61) ada 3 (tiga) prosedur yang umum digunakan:


commit to user

13

1. Prosedur Buku Agenda

a. Buku Agenda

Halaman-halaman buku ini berisi kolom-kolom keterangan

(data) dari surat yang dicatat. Buku agenda juga dipakai sebagai

alat bantu untuk mencari surat yang tersimpan dalam file.

Walaupun dalam buku agenda tidak tercamtum nomor file buku ini

memang sering dipergunakan untuk referensi pertama mencari

surat terutama petunjuk tanggal surat diterima ataupun nomor surat

dan lain-lain. Hubungan erat antara buku agenda dengan file

penyimpanan surat adalah karena file penyimpanan surat masih

sering menggunakan sistem filing kronologis yang juga merupakan

susunan dari catatan surat masuk pada buku agenda atau surat

keluar pada buku verbal maka surat yang disimpan dengan sistem

kronologis dapat ditemukan.

b. Buku Ekspedisi

Buku ekspedisi digunakan sebagai tanda bukti penerimaan,

pengiriman atau pendistribusian surat atau barang. Data yang

dicatat disini lebih sedikit daripada buku agenda, yaitu nomor surat,

tujuan surat, isi surat dan paraf penerima. Di dalam unit kerja

biasanya mempunyai buku ekspedisi.

2. Prosedur Kartu Kendali

Pada prosedur pencatatan dan pendistribusian surat masuk

mempergunakan Kartu Kendali, surat digolongkan ke dalam surat

penting, surat biasa dan surat rahasia.

Dengan kartu kendali, penemuan informasi suatu surat lebih mudah

dibanding dengan menggunakan Buku Agenda. Sebab Kartu Kendali

disusun sistematis di dalam kotak, sedang Buku Agenda disusun secara

kronologis.


commit to user

14

3. Prosedur Tata Naskah

Yaitu prosedur Tata Naskah yang lazim disingkat prosedur Takah

adalah suatu kegiatan administrasi dalam memelihara dan menyusun

data-data dari semua tulisan mengenai segi-segi tertentu dari sesuatu

persoalan pokok secara kronologis dalam sebuah berkas.

Secara mudah dapat dikatakan bahwa Takah itu adalah suatu map

jepit (snelchekter-map) yang berisi surat untuk diedarkan kepada

pengolah-pengolah yang berwewenang terhadap pengolahan surat

bersangkutan.

5. Pengarahan Surat

1) Surat-surat yang telah digolongkan ke dalam surat penting oleh

pencatat dalam kartu kendali rangkap tiga. Kolom-kolom dalam

kartu kendali semua diisi oleh pencatat kecuali kolom kepada

karena pencatat tidak dapat mengetahui kepada siapa surat-surat

tersebut akan diteruskan.

2) Surat-surat berikut tiga kartu kendali disampaikan kepada

pengarah surat.

3) Pengarah surat mengadakan pemeriksaan, apakah pengisian

kolom-kolom sudah benar.

4) Setelah dianggap benar kemudian pengarah mengisi kolom

kepada dengan menuliskan nama pejabat atau unit kerja yang

akan menerima surat-surat tersebut.

5) Surat-surat berikut dua kartu kendali (kartu kendali II dan III)

oleh pengarah disampaikan kepada pejabat pengolah surat-surat

tersebut melalui pengantar surat. Kartu kendali I tetap berada di

tangan pengarah surat masuk untuk diarsip sebagai alat kontrol.


commit to user

15

Kartu kendali I dikumpulkan dan setelah satu tahun dijilid dan

berfungsi sebagai buku agenda.

6) Kartu kendali II dan III oleh pengolah diparaf sebagai bukti

bahwa surat-surat sudah diterima. Kartu kendali II dikembalikan

kepada pengarah untuk disimpan sehingga kartu kendali II ini

dapat berfungsi sebagai ekspedisi. Selanjutnya kartu kendali II

diserahkan kepada penata arsip.

Bagan 2.1 Proses tata aliran surat masuk

UNIT KEARSIPAN PENGOLAH

PENERIMA PENCATAT PENGARAH P. ARSIP

Keterangan:

a : amplop berisi surat 2 : kartu kendali warna hijau

b : surat 3 : kartu kendali warna merah

1 : kartu kendali warna putih

b

1

2

3

1

2

2

2

3

3

2 2

a


commit to user

16

5. Tata Aliran Surat Penting Keluar

Menurut Sutarto (1980, 237) mengemukakan proses tata aliran

surat penting sebagai berikut:

1. Mencatat Surat Keluar

Untuk surat keluar yang akan dikirim keluar dicatat pada Kartu

Kendali rangkap 3. Surat yang telah ditandatangani oleh Pimpinan

Pengolah dicatat Petugas Pengolah yang bersangkutan. Cara-cara

pencatatannya tidak berbeda dengan pencatatan surat masuk.

2. Penyampaian

Setelah surat dicatat pada Kartu Kendali rangkap 3, maka surat

keluar bersama-sama dengan Kartu Kendali I dan II disampaikan

kepada Unit Kearsipan untuk distempel dan aslinya dikirim.

Kartu Kendali I berwarna putih diserahkan kepada

pengarah/pengendali.

Arsip surat dicap jam dan tanggal keberangkatannya atau

pengirimannya di bagian belakang arsip surat.

Kemudian arsip surat bersama-sama dengan Kartu Kendali

berwarna hijau disampaikan kepada Pengolah.

Oleh Pengolah Kartu Kendali II berwarna hijau tersebut diparaf

dan dikembalikan kepada Pengarah dan selanjutnya diserahkan

kepada Penata Arsip untuk disimpan sebagai pengganti arsip surat

disimpan oleh Pengolah.


commit to user

17

6. Tata Aliran Surat Biasa Keluar

Proses surat biasa keluar menurut Sutarto (1980, 242) adalah:

1. Pencatatan

Seperti halnya surat penting keluar, pencatatan surat biasa keluar

juga dilakukan oleh Pengolah yang bersangkutan pada Lembar

Pengantar Surat Biasa rangkap 2.

2. Penyampaian

Setelah dicatat, surat beserta arsip surat dan kedua Lembar

Pengantar surat Biasa disampaikan kepada Unit Kearsipan untuk

diberi stempel.

Setelah surat aslinya dikirim, arsip surat distempel jam dan tanggal

pengirimannya.

Selanjutnya arsip surat dan Lembar Pengantar Surat Biasa II

disampaikan kepada Unit Pengolah untuk disimpan dan Lembar

Pengantar Surat Biasa I disimpan pada Unit Kearsipan pada

pencatatat.


commit to user

18

Bagan 2.2 Proses tata aliran surat keluar

PENGOLAH

UNIT KEARSIPAN

PENCATAT PENGARAH P. ARSIP

Keterangan:

a : arsip surat 1 : kartu kendali warna putih

b : surat asli yang akan dikirim 2 : kartu kendali warna merah

d : amplop berisi surat yang akan dikirim 3 : kartu kendali warna hijau

b a

b

a

a

a

1 2

3

2

3

3

1 2 3

2 2

d


commit to user

19

7. Penyimpanan Arsip

Salah satu ciri yang harus ada pada arsip adalah warkat-warkat itu

mempunyai nilai atau kegunaan tertentu. Berbagai nilai guna dapat

disingkat menjadi ALFRED (Santen, 1995) yaitu:

a. Administrative value (nilai administrasi); keberadaan arsip

dipertahankan karena nilai administrasinya dibutuhkan oleh

perusahaan.

b. Legal value (nilai hukum); keberadaan arsip dipertahankan karena

nilai hukum yang terkandung di dalamnya.

c. Fiscal value (nilai di bidang keuangan); keberadaan arsip

dipertahankan karena nilai fiskal yang terkandung di dalamnya.

d. Research Value (nilai penelitian); keberadaan arsip dipertahankan

karena nilai riset di dalamnya.

e. Educational Value (nilai pendidikan); keberadaan arsip

dipertahankan karena nilai pendidikan yang terkandung di

dalamnya.

f. Documentary Value (nilai dokumentasi); keberadaaan arsip

dipertahankan karena nilai dokumentasi yang terkandung di

dalamnya.

Sedang menurut Badri Munir Sukoco (2008, 86) nilai guna arsip

dibagi menjadi 2 yaitu:

1) Nilai guna primer, yang didasarkan pada kegunaan bagi kepentingan

lembaga pencipta arsip. Ada beberapa nilai guna primer bagi suatu

organisasi, antara lain:


commit to user

20

1. Nilai guna administrasi yaitu dokumen inaktif yang digunakan

dalam menentukan policy organisasi memiliki nilai guna

administratif.

2. Nilai guna fiskal, berupa nilai guna dokumen yang menyangkut

penggunaan uang untuk audit atau operasional.

3. Nilai guna hukum, berupa nilai guna dokumen bagi organisasi

menyangkut kepentingan hukum.

4. Nilai guna historis, berupa nilai guna dokumen yang disimpan

bukan karena kepentingan bisnis melainkan karena kepentingan

historis yang merekam sebuah peristiwa yang bertautan dengan

suatu kegiatan.

2) Nilai guna sekunder, merupakan nilai arsip yang didasarkan pada

kegunaan arsip bagi kepentingan umum di luar lembaga pencipta

arsip. Ada 2 nilai guna yang termasuk di dalamnya:

1. Nilai guna kebuktian mengenai bagaimana organisasi atau

perusahaan didirikan, dikembangkan, diatur serta pelaksanaan

fungsi dan kegiatannya.

2. Nilai guna informasional menyangkut informasi untuk

kepentingan penelitian dan kesejarahan tanpa dikaitkan dengan

organisasi penciptanya. Informasi yang digunakan merupakan

informasi tentang orang, tempat, benda, fenomena, masalah dan

sejenisnya.

Menurut Ig.Wursanto ( 1995, 49) dewasa ini dikenal ada 5 sistem

penyimpanan arsip, yaitu:

a. Sistem abjad (alphabetical filling system), sistem penyimpanan

dan penemuan kembali arsip berdasarkan abjad.


commit to user

21

b. Sistem pokok soal (subject filling system), sistem ini semua

naskah/dokumen disusun dan dikelompokkan berdasarkan

pokok soal/masalah.

c. Sistem nomor/angka (numerical filling system), sistem ini yang

dijadikan kode surat adalah nomor yang ditetapkan sendiri oleh

unit organisasi yang bersangkutan.

d. Sistem wilayah/daerah (geographical filling system), sistem ini

susunan arsip diatur berdasarkan judul nama wilayah/daerah.

e. Sistem tanggal (chronological filling system), sistem ini arsip

disusun berdasarkan waktu, seperti tahun, bulan dan tanggal.

8. Asas Penyimpanan Arsip

Menurut Ig. Wursanto (1991, 172) dalam penyelenggaraan

penyimpanan arsip dikenal 3 macam asas yaitu:

a. Asas Sentralisasi

Penyimpanan warkat yang dipusatkan (central filling) pada

unit tertentu. Jadi penyimpanan warkat pada setiap unit yang ada

dalam organisasi (kantor) dipusatkan pada unit tertentu.

Sedang keuntungan dan kelemahan penyimpanan warkat

dengan menggunakan asas sentralisasi dikemukakan oleh Zulkifly

Amsyah (2005, 16) keuntungannya adalah:

Ruang dan peralatan arsip dapat dihemat.

Petugas dapat mengkonsentrasikan diri khusus pada pekerjaan

kearsipan.

Kantor hanya menyimpan 1 (satu) arsip, duplikasinya dapat

dimusnahkan.


commit to user

22

Sistem penyimpanan dari berbagai macam arsip dapat

diseragamkan.

Sedangkan beberapa kelemahan dalam asas sentralisasi adalah:

Sentralisasi hanya efisien dan efektif untuk organisasi yang

kecil.

Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu sistem

penyimpanan yang seragam.

Unit kerja yang memerlukan arisp akan memerlukan waktu

lebih lama untuk memperoleh arsip yang diperlukan.

b. Asas Desentralisasi

Penyelenggaraan penyimpanan warkat dengan memberikan

kewenangan kepada tiap-tiap unit satuan kerja untuk mengurus

warkat sendiri-sendiri. Dalam hal demikian unit kearsipan secara

sentral dalam bentuk apapun tidak ada. Sebaliknya di masing-

masing unit satuan kerja dipasang unit kearsipan bertugas

menyelenggarakan kegiatan kearsipan di unit satuan masing-

masing.

Keuntungan penyimpanan warkat menggunakan asas

desentralisasi ialah:

Pengelolaan arsip yang dilakukan sesuai kebutuhan unit kerja

masing-masing.

Keperluan akan arsip mudah terpenuhi karena berada pada unit

kerja tersendiri.

Penanganan arsip lebih mudah dilakukan karena arsip sudah

dikenal baik.

Sedangkan kerugian menggunakan asas desentralisasi antara lain:

Penyimpanan arsip tersebar di berbagai lokasi dan dapat

menimbulkan duplikasi yang tersimpan.


commit to user

23

Kantor harus menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip di

setiap unit kerja sehingga penghematan pemakaian peralatan

sukar dijalankan.

Penataran dan latihan kearsipan perlu diadakan karena petugas-

petugas pada umumnya bertugas rangkap dan tidak mempunyai

latar belakang pendidikan kearsipan.

Kegiatan pemusnahan arsip harus dilakukan setiap unit kerja

dan ini merupakan pemborosan.

c. Asas Campuran/Kombinasi

Asas campuran merupakan asas kombinasi antara

sentralisasi dengan desentralisasi (Ig. Wursanto, 1991: 174).

Tujuan penyimpanan warkat dengan asas campuran ini adalah

untuk mengatasi kekurangan-kekurangan yang terdapat dalam

asas sentralisasi dan asas desentralisasi. Dalam asas campuran

ini terdapat dua pola kombinasi:

1) Sebagian besar unit satuan kerja menyelenggarakan

penyimpanan warkatnya sendiri-sendiri dan hanya

sebagian kecil unit satuan kerja yang

menyelenggarakan penyimpanan warkatnya secara

sentralisasi (dipusatkan).

2) Sebagian unit kerja menyelenggarakan penyimpanan

warkatnya secara sentral (dipusatkan) dan hanya

sebagian kecil yang menyelenggarakan penyimpanan

warkatnya secara desentralisasi.

9. Penyusutan dan Pemusnahan Arsip

Penyusutan arsip adalah termasuk kegiatan yang harus dilakukan dalam

pengelolaan kearsipan. Dalam pasal 2 Peraturan No.34 tahun 1979


commit to user

24

disebutkan penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan

cara :

1. Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan

dalam lingkungan lembaga-lembaga Negara atau Badan-Badan

Pemerintah masing-masing.

2. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku.

3. Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan kepada Arsip Nasional.

Sedang menurut Sulistyo Basuki (2003, 320) menyebutkan metode

pemusnahan arsip meliputi metode pencacahan, pembakaran,

pemusnahan kimiawi dan pembuburan.

Pencacahan

Pencacahan merupakan metode pemusnahan dokumen dan mikro

yang paling sering digunakan di Indonesia. Alat pencacah ini dalam

bahasa Inggris disebut shredder, sebuah gawai mekanis yang

menggunakan berbagai metode untuk memotong, menarik,

merobek kertas menjadi potongan-potongan kecil. Jenis pencacah

lain ialah disintegrator, menggunakan pemotong berputar sehingga

menghasilkan potongan dokumen berupa partikel kecil-kecil. Jenis

ini paling cocok untuk pengamanan tingkat tinggi. Ada pula mesin

pencacah yang dapat memotong kertas datar maupun gumpalan

kertas.

Pembakaran

Metode pembakaran merupakan metode yang telah lama dikenal,

bahkan dahulu merupakan metode paling populer. Metode ini

pernah dianggap sebagai metode paling aman namun pengalaman

di lapangan menunjukkan bahwa dokumen yang dibakar seringkali

terlempar dari api pembakaran sehingga mungkin saja ada


commit to user

25

dokumen rahasia dapat diketahui oleh lawan. Disamping itu

potongan kertas yang tak terbakar seluruhnya, masih dapat dibaca,

biayanya relatif mahal dan kini metode ini dianggap tidak

bersahabat dengan lingkungan.

Pemusnahan Kimiawi

Pemusnahan kimiawi adalah pemusnahan dokumen dengan

menggunakan bahan kimia guna melunakkan kertas dan

melenyapkan tulisan. Metode ini mencakup menghancur-lumatkan

arsip dinamis in-aktif termasuk mirofilm.

Pembuburan

Pembuburan atau pulping merupakan metode pemusnahan

dokumen rahasia yang ekonomis, aman, bersih, nyaman dan tak

terulangkan. Dokumen yang akan dimusnahkan dicampur dengan

air kemudian dicacah lalu dialirkan melalui saringan. Hasil

pembuburan berupa residu kemudian dipompa ke hydraexcator

yang memeras air sehingga hasilnya adalah lapisan bubur.

Untuk dapat melakukan penyusutan dan pemusnahan diperlukan

adanya Jadwal Retensi Arsip. Berdasarkan petunjuk yang dikeluarkan

oleh Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia pada tanggal 10

Jadwal Retensi Arsip adalah suatu

daftar yang memuat kebijaksanaan seberapa jauh sekelompok arsip

disimpan atau dimusnahkan. Jadwal retensi mempunyai tujuan untuk:

Penyisihan arsip-arsip dengan tepat bagi arsip-arsip yang tidak

memiliki jangka waktu simpan lama.

Penyimpanan sementara arsip-arsip yang tidak diperlukan lagi bagi

kepentingan administrasi.

Pemeliharaan arsip-arsip yang bernilai permanen.


commit to user

26

B. METODE PENGAMATAN

1. Lokasi Pengamatan

Mengambil lokasi pengamatan di kantor Perusahaan Daerah Air Minum

Surakarta yang berlokasi di Jl. LU Adi Sucipto No.143 Surakarta. Pengamatan

difokuskan pada kantor Sub Bagian Administrasi yang mempunyai wewenang

dalam pengurusan surat masuk dan surat keluar. Pemilihan lokasi ini bukan

tanpa maksud, karena di lokasi tersebut sesuai dengan judul dan permasalahan

yang dikaji oleh penulis.

2. Jenis Pengamatan

Jenis pengamatan yang dilakukan oleh penulis menggunakan pendekatan

deskriptif dengan observasi berperan aktif. Bersifat deskriptif yaitu jenis

pengamatan yang dimaksudkan untuk memberikan gambaran tentang

pengelolaan arsip di PDAM kota Surakarta. Berperan aktif maksudnya penulis

tidak hanya diam mengamati akan tetapi ikut serta dalam kegiatan pengelolaan

arsip yang memungkinkan penulis lebih fleksibel dalam pengumpulan data,

analisa masalah dan menyimpulkan hal-hal yang perlu dipertanyakan.

3. Sumber Data

1. Narasumber/Informan

Beberapa orang ahli yang oleh penulis dianggap berwenang dalam suatu

masalah. Pemilihan informan ini menggunakan teknik purposife sampling yaitu

pemilihan sampel diarahkan pada sumber data yang dipandang memiliki data

penting yang berkaitan dengan permasalahan yang sedang diteliti (HB. Sutopo,

2002, 43). Bertindak sebagai informan adalah:

a) Staf ahli administrasi

b) Petugas pelaksana kearsipan yang lain.


commit to user

27

2. Lokasi

Lokasi pengamatan berlangsung di kantor Perusahaan Daerah Air Minum

(PDAM) Surakarta khususnya pada kantor Sub Bagian Administrasi yang

mempunyai wewewang pengurusan surat masuk dan surat keluar. Penulis ikut

serta secara langsung mengamati pengelolaan arsip di bagian kantor ini.

3. Dokumen/arsip

Dokumen atau arsip yang di dalamnya terdapat mengenai hal-hal yang

mendukung serta terkait dengan pengelolaan arsip yang diperoleh dari Sub

Bagian Administrasi sebagai referensi untuk mengumpulkan data.

4. Teknik Pengumpulan Data

a. Wawancara

Cara untuk mengumpulkan data dengan mengajukan pertanyaan

langsung kepada informan atau orang autoritas (ahli yang berwenang

dalam suatu masalah). Penulis menggunakan teknik wawancara tak

terstruktur.

b. Observasi

Suatu pengamatan langsung suatu objek yang akan diteliti dalam

kurun waktu tertentu bertujuan untuk mendapatkan gambaran mengenai

objek pengamatan. Observasi dilakukan untuk mengamati langsung

bagaimana pengelolaan arsip dilaksanakan.

c. Studi Pustaka

Dalam metode ini pengumpulan data dilakukan dengan cara

mempelajari buku-buku yang mendukung termasuk literatur tentang

penulisan dan hal-hal yang mendukung.


commit to user

28

5. Teknik Analisa Data

Adapun dalam pengamatan ini menggunakan teknik analisa data kualitatif.

Menurut H.B Sutopo (2002: 87) menjelaskan proses analisis data dilakukan

sejak awal bersamaan dengan proses pengumpulan data. Proses analisis data

yang berupa deskripsi kalimat dikumpulkan lewat observasi, wawancara,

mencatat dokumen dan lain-lain yang kemudian disusun secara teratur tetap

merupakan kata susunan kalimat yang sangat besar jumlahnya sebelum siap

digunakan dalam analisis akhir. Sebelum proses analisis akhir dilakukan

adalah perlunya pengaturan data yang disesuaikan dengan cara analisisnya.


commit to user

29

BAB III

DESKRIPSI LEMBAGA

A. VISI

Menjadi salah satu PDAM yang terbaik di bidang air minum dan air

limbah melalui pengelolaan yang berwawasan lingkungan.

B. MISI

1. Memberikan layanan air minum dan air limbah kepada masyarakat

secara berkesinambungan dengan mengutamakan kepuasan pelanggan.

2. Meningkatkan kontribusi perusahaan pada Pendapatan Asli Daerah

(PAD).

3. Meningkatkan profesionalisme Sumber Daya Manusia.

4. Melestarikan sumber air.

C. SEJARAH BERDIRI DAN PERKEMBANGAN PDAM

SURAKARTA

Air minum Surakarta terbangun pada tahun 1929 oleh Paku

Buwono X pada saat thedakan pada tahun 1925 di masa penjajahan

Belanda masih berlangsung. Belanda yang berkuasa pada saat itu

mengemukakan masalah sumber-sumber air bersih yang diperkirakan

dapat memenuhi kebutuhan air bersih di Surakarta. Pembahasan awal

masalah ini dimulai dari pembicaraan kedua belah pihak dari pemerintahan

Belanda dan pemerintahan yang ada di Surakarta. Pembicaraan ini

menghasilkan kesepakatan kerjasama pengadaan air bersih antar keduanya.


commit to user

30

Kemudian pelaksanaan pembangunan diserahkan kepada NV Hoogdruk

Water Leiding Hoofplaats Surakarta en Omstreken.

Pada tahun 1942 ketika terjadi perang Asia Timur Raya, Jepang

mengambil alih penjajahan Belanda atas Indonesia. Pada masa penjajahan

Jepang seluruh aset dari peninggalan pemerintahan Belanda dengan

sendirinya menjadi milik pemerintahan Jepang. Termasuk aset PDAM

.

Pada masa penjajahan Jepang usaha pemeliharaan air tidak mendapat

perhatian sama sekali, kondisi ini tentu berdampak buruk bagi perusahaan.

Beberapa fasilitas yang ada pun mengalami kerusakan karena tidak adanya

usaha pemeliharaan. Dalam sejarah perkembangan kodisi terburuk PDAM

dialami pada masa penjajahan Jepang.

Sesudah Proklamasi Kemerdekaan pada tanggal 17 Agustus 1945,

pengambilan alih seluruh aset yang ada di Indonesia termasuk aset

perusahaan air ini. Nama antor

Air Minum Surakarta (KAMS). Pada tanggal 9 April 1960 pengelolaan

dialihkan kepada Dinas Penghasilan Daerah Kotamadya II Surakarta.

Namun usaha untuk memperluas dan mengembangkan jaringan tidak

berjalan dengan lancar maka dikeluarkan SK Walikotamadya Dati II

Surakarta tentang pendirian Perusahaan Derah Air Minum Surakarta,

tanggal 16 Juli 1976 PDAM Surakarta resmi berdiri.

Berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 3 tahun 1977 tanggal 21

Mei 1977 status dari Seksi Air Minum pada Dinas Pendapatan Daerah

ditingkatkan menjadi Perusahaan Daerah Air Minum Kodya Dati II

Surakarta. Pada tanggal 16 Januari 2004 telah ditetapkan Peraturan Daerah

Kota Surakarta No.1 tahun 2004 tentang Perubahan atas Peraturan Daerah

Nomor 3 tahun 1977.


commit to user

31

D. KONDISI EKSISTING

Kapasitas pelayanan air minum di Surakarta yang pada tahun 2009

sebesar 831,49 l/det, untuk melayani 54.828 sambungan rumah atau ±

57,23% dari total penduduk Surakarta, berasal dari air baku mata air

Cokrotulung sebesar 387 l/det, dari 26 buah sumur dalam dengaan

kapasitas sebesar 362,24 l/det dan dari IPA Jurug 82,25 l/det (kap.

Terpasang 100 l/det).

Kapasitas Reservoir yang ada sebesar 9.640 m3, hanya mampu

melayani pada jam puncak 2,97 jam dari standart 4,8 jam atau 38,12%.

Sehingga pada jam-jam puncak kawasan Selatan pelayanan dan sebagian

kawasan Utara tekanan airnya tidak dapat menerima air.

E. STRUKTUR ORGANISASI & URAIAN TUGAS

1. Organisasi Pelaksana Perusahaan

Merupakan organisasi opersional perusahaan yang dipimpin oleh

seorang Kepala Bidang yang berkedudukan di bawah dan bertanggung

jawab kepada Direktur Umum atau Direktur Teknik.

Organisasai Pelaksana Perusahaan terdiri dari:

a. Direktur Umum membawahi:

1) Bidang Langganan terdiri dari:

a) Seksi Hubungan Langganan

b) Seksi Data Langganan

c) Seksi Rekening Langganan

2) Bidang Keuangan terdiri dari:

a) Seksi Anggaran


commit to user

32

b) Seksi Pembukuan

c) Seksi Kas

3) Bidang Aset terdiri dari:

a) Seksi Perawatan Aset

b) Seksi Pengendalian Aset

c) Seksi Kolam Renang Tirtomoyo

b. Direktur Teknik membawahi:

1) Bidang Produksi terdiri dari:

a) Seksi Perencanaan Produksi

b) Seksi Instalasi Produksi

c) Seksi Sumber Air

2) Bidang Distribusi terdiri dari:

a) Seksi Perencanaan Distribusi

b) Seksi Instalasi Distribusi

c) Seksi Meter Air

3) Bidang Limbah Cair teridiri dari:

a) Seksi Perncanaan Limbah Cair

b) Seksi Instalasi Limbah Cair

c) Seksi Pengolahan Limbah Cair


commit to user

33

Uraian Tugas

1) Bidang Langganan mempunyai tugas sebagai berikut:

a. Melaksanakan administrasi bidang Langganan.

b. Melaksanakan penyusunan program dan rencana kerja Bidang

Langganan.

c. Melaksanakan pembinaan organisasi dan tata laksana Seksi

Hubungan Langganan, Seksi Data Langganan dan Seksi Rekening

Langganan.

d. Melaksanakan penyusunan pedoman dan petunjuk teknis Seksi

Hubungan Langganan, Seksi Data Langganan dan Seksi Rekening

Langganan.

e. Mengawasi dan mengevaluasi kegiatan Seksi Hubungan

Langganan, Seksi Data Langganan dan Seksi Rekening Langganan.

f. Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja lain.

2) Bidang Keuangan mempunyai tugas sebagai berikut:

a) Melaksanakan administrasi Bidang Keuangan.

b) Melaksanakan penyusunan program dan rencana kerja Bidang

Keuangan.

c) Melaksanakan pembinaan organisasi dan tata laksana Seksi

Anggaran, Seksi Pembukuan dan Seksi Kas.

d) Melaksanakan penyusunan pedoman dan petunjuk teknis Seksi

Anggaran, Seksi Pembukuan dan seksi Kas.

e) Mengawasi dan mengevaluasi kegiatan Seksi Anggaran, seksi

Pembukuan dan Seksi Kas.


commit to user

34

f) Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja lain.

3) Bidang Aset mempunyai tugas sebagai berikut:

a) Melaksanakan administrasi Bidang Aset.


Aset.


Perawatan, Seksi Pengendalian Aset dan Seksi Kolam Renang

Tirtomoyo.

d) Melaksanakan penyusunan pedoman dan petunjuk teknis Seksi Perawatan, Seksi Pengendalian Aset dan Seksi Kolam Renang Tirtomoyo.

e) Mengawasi dan mengevaluasi kegiatan Seksi Perawatan, Seksi Pengendalian Aset dan Seksi Kolam Renang Tirtomoyo.


4) Bidang Produksi mempunyai tugas sebagai berikut:

a) Melaksanakan administrasi Bidang Produksi.


Produksi.


Perencanaan Produksi, Seksi instalasi Produsi dan Seksi Sumber

Air.


Perencanaan Produksi, Seksi instalasi Produsi dan Seksi Sumber

Air.

e) Mengawasi dan mengevaluasi kegiatan Seksi Perencanaan

Produksi, Seksi Instalasi Produsi dan Seksi Sumber Air.


commit to user

35


5) Bidang Distribusi mempunyai tugas sebagai berikut:

a) Melaksanakan administrasi Bidang Produksi.


Produksi.


Perencanaan Distribusi, Seksi Instalasi Distribusi dan Seksi Meter

Air.


Perencanaan Distribusi, Seksi Instalasi Distribusi dan Seksi Meter

Air.

e) Mengawasi dan mengevaluasi kegiatan Seksi Perencanaan

Distribusi, Seksi Instalasi Distribusi dan Seksi Meter Air.


6) Bidang Limbah Cair mempunyai tugas sebagai berikut:

a) Melaksanakan administrasi Bidang Limbah Cair.


Limbah Cair.


Perencanaan Limbah Cair, Seksi Instalasi Limbah Cair dan Seksi

Pengolahan Limbah Cair.


Perencanaan Limbah Cair, Seksi Instalasi Limbah Cair dan Seksi

Pengolahan Limbah Cair.


commit to user

36

e) Mengawasi dan mengevaluasi kegiatan Seksi Perencanaan Limbah

Cair, Seksi Instalasi Limbah Cair dan Seksi Pengolahan Limbah

Cair.


2. Sekretariat Perusahaan

Merupakan unsur staf yang dipimpin oleh seorang Sekretaris

Perusahaan yang berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab

kepada Direktur Utama.

Sekretariat Perusahaan terdiri dari:

a) Sub Bagian Administrasi

b) Sub Bagian Rumah Tangga

c) Sub Bagian Kepegawaian

Uraian Tugas

Sekretariat Perusahaan mempunyai tugas sebagai berikut:

a) Melaksanakan administrasi Sekretariat Perusahaan.

b) Melaksanakan penyusunan program dan rencana kerja Sekretariat

Perusahaan

c) Melaksanakan pembinaan organisasi dan tata laksana Sub Bagian

Administrasi, sub Bagian Rumah Tangga dan Sub Bagian

Kepegawaian.

d) Melaksanakan penyusunan pedoman dan petunjuk teknis Sub Bagian

Administrasi, sub Bagian Rumah Tangga dan Sub Bagian

Kepegawaian.


commit to user

37

e) Mengawasi dan mengevaluasi kegiatan Sub Bagian Administrasi, Sub

Bagian Rumah Tangga dan Sub Bagian Kepegawaian.


3. Organisasi Teknis Perusahaan

Merupakan organisasi teknis operasional perusahaan yang berada di

bawah dan bertanggung jawab kepada Direktur Utama.

Organisasi Teknis Perusahaan terdiri dari:

a. Inspektorat Perusahaan terdiri dari:

1) Inspektorat Perusahaan Bidang Administrasi dan Keuangan

2) Inspektorat Perusahaan Bidang Teknik

b. Penelitian dan Pengembangan Perusahaan terdiri dari:

1) Penelitian dan Pengembangan Perusahaan Bidang Administrasi

dan Keuangan

2) Penelitian dan Pengembangan Peusahaan Bidang Teknik

c. Unit terdiri dari:

1) Unit Hukum, Kelembagaan dan Kerjasama

2) Unit Teknologi Sistem Informasi

3) Unit Laboratorium

Uraian Tugas

1. Inspektorat Perusahaan mempunyai tugas sebagai berikut:

a. Melaksanakan administrasi Inspektorat Perusahaan.


commit to user

38

b. Melaksanakan penyusunan program dan rencana kerja Inspektorat

Perusahaan.

c. Melaksanakan pembinaan organisasi dan tata laksana Inspektorat

Perusahaan Bidang Administrasi&Keuangan dan Inspektorat

Perusahaan Bidang Teknik.

d. Melaksanakan penyusunan pedoman dan petunjuk teknis

Inspektorat Perusahaan Bidang Administrasi&Keuangan dan

Inspektorat Perusahaan Bidang Teknik.

e. Mengawasi dan mengevaluasi kegiatan. Inspektorat Perusahaan

Bidang Administrasi&Keuangan dan Inspektorat Perusahaan

Bidang Teknik.


2. Penelitian dan Pengembangan Perusahaan mempunyai tugas:

a. Melaksanakan administrasi Penelitian dan Pengembangan

Perusahaan.

b. Melaksanakan penyusunan program dan rencana kerja Penelitian

dan Pengembangan Perusahaan.

c. Melaksanakan pembinaan organisasi dan tata laksana Penelitian

dan Pengembangan Perusahaan Bidang Administrasi&Keuangan

dan Penelitian dan Pengembangan perusahaan Bidang Teknik.

d. Melaksanakan penyusunan pedoman dan petunjuk teknis Penelitian

dan Pengembangan Perusahaan Bidang Administrasi&Keuangan

dan penelitian dan Pengembangan perusahaan Bidang Teknik.

e. Mengawasi dan mengevaluasi kegiatan Penelitian dan

Pengembangan Perusahaan Bidang Administrasi&Keuangan dan

penelitian dan Pengembangan perusahaan Bidang Teknik.


commit to user

39


3. Unit Hukum, Kelembagaan dan Kerjasama mempunyai tugas:

a. Melaksanakan administrasi Unit Hukum, Kelembagaan dan

Kerjasama.

b. Menyusun program dan rencana kerja Unit Hukum, Kelembagaan

dan Kerjasama.

c. Melaksanakan kegiatan hukum.

d. Melaksanakan kegiatan kelembagaan.

e. Melaksanakan kegiatan kerjasama.


4. Staf Ahli Perusahaan

Merupakan unsur perbantuan perusahaan yang berada di bawah dan

tanggung jawab langsung kepada Direktur Utama.

Staf ahli Perusahaan terdiri dari:

a. Staf Ahli Perusahaan Bidang Administrasi dan Keuangan.

b. Staf Ahli Perusahaan Bidang Teknik.

Uraian Tugas

1. Staf Ahli Perusahaan Bidang Administrasi dan Keuangan mempunyai

tugas:

a. Melaksanakan analisa, evaluasi, kajian dan telaah bidang

administrasi dan keuangan.


commit to user

40

b. Memberikan pertimbangan, pandangan, pendapat, masukan dan

saran bidang administrasi dan keuangan.

c. Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja lain.

2. Staf Ahli Peusahaan Bidang Teknik mempunyai tugas:

a. Melaksanakan analisa, evaluasi, kajian dan telaah bidang teknik

perusahaan.

b. Memberikan pertimbangan, pandangan, pendapat, masukan dan

saran bidang teknik perusahaan.

c. Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja lain.


commit to user

41


commit to user

42

BAB IV

HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN

A. Pengelolaan Arsip di Sub Bagian Administrasi di PDAM Surakarta

Dalam uraian pembahasan mengenai pengelolaan arsip di PDAM

Surakarta akan diuraikan meliputi:

1. Pengurusan surat masuk dan surat keluar

Pengurusan surat masuk dan surat keluar di PDAM Surakarta

ditangani oleh unit tersendiri, yaitu Sub Bagian Administrasi. Sistem

pengurusan surat semacam ini dinamakan sistem satu pintu. Arsip yang

dikelola Sub Bagian Administrasi kebanyakan ialah arsip yang berupa

surat. Berdasarkan hasil wawancara dengan staff administrasi yang

mengatakan bahwa:

Surat dan dokumen yang dikelola antara lain surat undangan, surat permohonan bantuan, surat penawaran kerjasama, surat rencana kunjungan kerja, surat perjanjian, nota dinas, surat faximile, arsip notulen, arsip laporan-laporan bulanan, surat keputusan direksi, surat keputusan walikota, surat keputusan menteri, surat edaran dan lain sebagainya. Kebanyakan arsip di Administrasi di sini berupa surat- (wawancara dengan staff Administrasi PDAM Surakarta yaitu Ibu Rusmiyatun tanggal 18 Februari 2011)

Adapun prosedur pengurusan surat masuk dan surat keluar adalah

sebagai berikut:

a. Prosedur pengurusan surat masuk

Hal pertama yang dilakukan Sub Bagian Administrasi PDAM

Surakarta ialah penerimaan dan pencatatan arsip. Kegiatan

penerimaan arsip biasanya disertai dengan pencatatan terhadap arsip-

arsip yang diterima. Meskipun sudah ada ketentuan bahwa semua

surat harus diterima melalui prinsip satu pintu, tapi terkadang ada


commit to user

43

surat yang diterima sendiri secara langsung oleh unit kerja yang

bersangkutan. Apabila terjadi hal demikian maka unit kerja yang

bersangkutan yang menerima surat tersebut harus segera

memberitahu kepada unit kearsipan agar surat tersebut diproses

sesuai dengan prosedur yang berlaku. Berdasarkan hasil wawancara

dengan staff administrasi yang mengatakan bahwa:

sendiri. Apabila terjadi hal demikian maka unit kerja yang bersangkutan yang menerima surat tersebut harus segera memberitahu kepada unit kearsipan agar surat tersebut diproses sesuai dengan prosedur yang berlaku. (Wawancara dengan staff Ahli Administrasi yaitu Ibu Yemmy tanggal 1 Februari 2011).

Semua surat yang datang/masuk diterima oleh satpam baru

kemudian disampaikan ke Sub Bagian Administrasi untuk diproses

selanjutnya, namun terkadang ada juga kurir surat yang langsung

mengantarkan ke Sub Bagian Administrasi. Dalam pencatatannya

baik surat masuk maupun surat keluar akan dicatat dengan

menggunakan kartu kendali. Dengan adanya pencatatan ini

memperlancar proses pengurusan surat selanjutnya, selain itu juga

akan dapat diketahui berapa jumlah surat yang diterima atau

dihasilkan dalam suatu waktu.

Secara detailnya langkah-langkah yang dilakukan dalam

prosedur pengurusan surat masuk di Sub Bagian Administrasi

adalah:

1. Menerima naskah dinas atau surat yang diterima dari kantor atau

instansi lain baik melalui pengantar atau kurir, pos atau telkom.

2. Meneliti kebenaran alamat naskah/surat dinas tersebut baru

kemudian menandatangani surat pengantar dan satpam

mengantar surat tersebut ke Sub Bagian Administrasi.


commit to user

44

3. Semua surat diterima oleh Staff Administrasi (Bu Yemi) yang

kemudian melakukan penyotiran surat yaitu memisahkan surat-

surat yang diterima dari kantor/instansi lain ke dalam kelompok

atau golongan yang telah ditentukan. Apakah surat itu surat biasa

ataukah surat dinas yang bersifat biasa, penting, rahasia.

4. Membuka surat untuk mengeluarkan surat dari dalam amplop

surat dan kemudian dibaca isinya untuk mengetahui kepada siapa

surat tersebut disampaikan dan untuk mengkategorikan kode

klasifikasi atau kode masalah.

5. Setelah kode masalah diketahui, selanjutnya dilakukan

pencatatan pada Agenda surat masuk secara komputerisasi. Pada

Agenda surat masuk dilakukan pencatatan perihal kelengkapan

surat. Setelah dilakukan pencatatan dalam agenda surat masuk

kemudian dicetak menjadi 2 kartu kendali (kartu kendali merah

dan kartu kendali kuning) dan 1 kartu disposisi.

6. Baru kemudian Staff Administrasi menyerahkan surat kepada

sekretaris perusahaan dengan menyertakan kartu kendali dan

kartu disposisi untuk ditindak lanjuti. Semua surat yang masuk

harus diketahui oleh sekretaris perusahaan karena sekretaris

bertindak sebagai pengarah surat. Sekretaris perusahaan

mengetahui isi surat melalui kartu kendali untuk menentukan

apakah surat tersebut harus diajukan ke Direktur Umum,

Direktur Teknik, Direktur Utama dan selanjutnya mengisi kartu

disposisi dengan menuliskan pada kolom penjelasan. Untuk

menentukan kemana surat tersebut diajukan dilihat dari sifat

surat tersebut (penting atau biasa).

7. Tahap selanjutnya surat beserta kartu kendali dan kartu disposisi

diserahkan ke salah satu direksi untuk ditindak lanjuti

disposisinya, jika surat itu penting maka surat bisa langsung


commit to user

45

diserahkan ke Direktur Utama. Untuk surat yang bersifat tidak

segera atau tidak penting maka surat dapat diserahkan ke

Direktur Umum atau Direktur Teknik. Surat yang masih

memerlukan tidak lanjut Direktur Utama maka surat langsung di

distribusikan ke direktur utama, tapi jika surat tersebut sudah

tidak memerlukan tidak lanjut dari direktur utama maka cukup

sampai di direktur umum atau direktur teknik. Direksi akan

melakukan pendisposisian surat masuk dengan menuliskan

kalimat perintah di kolom laporan/informasi/tanggapan.

8. Apabila surat masuk telah mendapat tanggapan disposisinya dari

direksi maka surat dibawa ke Sub Bagian Administrasi lagi. Staff

Administrasi membaca tanggapan disposisi untuk ditindak lanjuti

sesuai disposisinya. Kartu kendali kuning ditinggal di Sub

Bagian Adiministrasi untuk dijadikan arsip. Kemudian surat asli

dan kartu kendali merah di distribusikan ke bagian yang yang

sesuai dengan disposisi dari direksi.

9. Setelah surat selesai ditindak lanjuti sesuai disposisi baru surat

asli diarsipkan di Sub Bagian Adminisrasi.

Setiap surat yang masuk di PDAM Surakarta semua akan

mengikuti langkah-langkah seperti yang telah dijelaskan di atas. Untuk

lebih jelasnya mengenai prosedur surat masuk di Sub Bagian

Administrasi, berikut gambar skema pengurusan surat masuk di PDAM

Surakarta:

Pengurusan surat masuk

Tata aliran surat masuk di PDAM dapat digambarkan melalui

bagan berikut ini:


commit to user

46

Bagan 4.1

Proses surat masuk PDAM Surakarta

Sub. Bag. Adm Sekretaris Perusahaan Direksi

Sumber: Sub. Bagian Administrasi

Berdasarkan pengamatan penulis berikut diperoleh data

jumlah surat masuk yang ditangani oleh Sub Bagian Administrasi

PDAM Surakarta mulai dari bulan Januari sampai Maret yang dapat

dilihat dari tabel di bawah ini:

Menerima

Menyortir

Mencatat

&

Mencetak kartu kendali dan

disposisi

Mendistribusikan surat sesuai disposisi

dari direksi.

Mengetahui surat

&

Mengarahkan surat

Menanggapi

&

Mengisi disposisi


commit to user

47

Tabel 4.1

Jumlah surat masuk sesuai bidang periode Januari-Maret

Tahun 2011

Kode Bidang Bulan

Januari Februari Maret

000 Umum 133 137 155

100 Pemerintahan 14 15 13

200 Politik - - -

300 Keamanan - - -

400 Kesejahteraan Masyarakat 25 20 22

500 Perekonomian 15 16 17

600 PU&Ketenagakerjaan 7 13 7

700 Pengawasan - - -

800 Pegawaian 22 23 32

900 Keuangan 13 6 12

Jumlah 229 230 258

Sumber: Sub Bagian Administrasi

Berdasarkan dari tabel di atas terlihat bahwa surat yang

paling banyak ditangani oleh Sub Bagian Administrasi PDAM

Surakarta adalah surat dari bidang Umum dan yang paling sedikit

adalah bidang PU(Pekerjaan Umum)&Ketenagakerjaan. Dari bulan

Januari hingga Maret jumlah surat masuk yang diterima dan

ditangani paling banyak yaitu pada bulan Maret.

b. Prosedur surat keluar.

Surat keluar merupakan surat yang diproduksi oleh PDAM

Surakarta yang ditujukan oleh berbagai pihak terkait, baik pihak

internal maupun eksternal untuk menjalin komunikasi dalam

mewujudkan kerjasama yang baik.


commit to user

48

Berdasarkan dari pengamatan dan wawancara diperoleh

kesimpulan bahwa langkah-langkah proses surat keluar di Sub

Bagian Administrasi PDAM Surakarta adalah sebagai berikut:

1. Pengetikan naskah surat yang disesuaikan dengan konsep surat

yang telah ditetapkan di kantor PDAM Surakarta. Hal ini

menjadikan proses pembuatan surat keluar dapat berjalan

dengan lancar dan cepat sebab telah ada konsep surat yang

ditetapkan.

2. Setelah diketik, diperiksa kemudian diserahkan kepada

pimpinan/pejabat berwenang. Setelahnya penandatanganan

surat oleh direksi (baik asli maupun tembusan) ditandatangani

dengan tanda tangan asli.

3. Surat yang berasal baik dari bagian-bagian lain maupun dari

Sub Bagian Administrasi sendiri sebelum dikirim diberikan ke

bagian Sub Bagian Administrasi untuk dicatat dalam agenda

surat keluar secara komputerisasi. Tetapi untuk mempercepat

jalannya proses surat keluar tersebut terlebih dahulu surat

dicatat dalam kartu kendali surat keluar. Surat diberikan nomor

urut atau nomor indeks serta pembubuhan cap dinas.

4. Surat digandakan dengan difotocopy untuk diarsipkan

kemudian yang asli akan dikirim.

5. Pengetikan atau penulisan alamat dan nomor pada sampul surat.

6. Pemeriksaan surat terlebih dahulu mengenai kelengkapan surat

meliputi alamat surat, nomor dan tanggal surat, tanda tangan,

cap atau stempel dinas serta jumlah lampiran jika ada sebelum

dimasukan ke dalam amplop.

7. Setelah surat dilipat, dimasukkan ke dalam amplop kemudian

ditutup dengan lem atau perekat.

8. Apabila surat akan dikirim lewat pos maka harus menempelkan

perangko dibagian atas amplop surat secukupnya tapi jika surat


commit to user

49

akan diantar sendiri oleh pihak PDAM Surakarta sendiri maka

amplop surat dilampirkan lembar pengantar.

9. Surat dikirim ke bagian atau instansi lain. Setiap surat yang

keluar di PDAM Surakarta semua akan mengikuti langkah-

langkah seperti yang telah dijelaskan di atas.

Tata aliran surat keluar di PDAM Surakarta dapat digambarkan

seperti bagan di bawah ini:

Bagan 4.2

Proses surat keluar PDAM Surakarta

Unit kerja internal

kantor PDAM Direksi

Sub Bagian

Administrasi


Jumlah surat keluar yang ditangani oleh Sub Bagian Administrasi

PDAM Surakarta periode bulan Januari hingga Maret tahun 2011 dapat

dilihat dari tabel di bawah ini:

Pengetikan naskah surat.

Penandatangan surat.

Pemberian nomor

surat&stempel dan

pendistribusian surat


commit to user

50

Tabel 4.2

Jumlah surat keluar sesuai bidang periode Januari-Maret

Tahun 2011

Kode Bidang Bulan

Januari Februari Maret

000 Umum 81 98 94

100 Pemerintahan 19 20 26

200 Politik - - -

300 Keamanan - - -

400 Kesejahteraan Masyarakat - - -

500 Perekonomian 3 2 -

600 PU&Ketenagakerjaan 8 11 14

700 Pengawasan - - -

800 Pegawaian 28 54 47

900 Keuangan 1 - 1

Jumlah 152 185 182


Dari tabel di atas dilihat jumlah surat keluar dari bulan Januari hingga

Maret diketahui paling adalah bidang Umum dan paling banyak yang diciptakan

pada bulan Februari, paling sedikit yaitu bidang Keuangan, bidang Politik,

Keamanan, Kesejahteraan Masyarakat serta Pengawasan sama sekali tidak ada.

2. Penyimpanan Arsip

a. Asas Penyimpanan Arsip

Berdasarkan pengamatan yang penulis lakukan di Sub Bagian

Administrasi diperoleh kesimpulan bahwa asas penyimpanan arsip

yang diterapkan di PDAM Surakarta yaitu menggunakan asas

desentralisasi. Dengan menggunakan sistem ini setiap bagian atau unit

kerja diberi wewenang untuk melaksanakan penyimpanan arsip.


commit to user

51

Asas desentralisasi digunakan karena pengelolaan arsip dapat

dilakukan sesuai dengan kebutuhan unit kerja masing-masing sehingga

lebih menghemat waktu dan mudah terpenuhi karena pada lingkungan

kerja sendiri dan sudah dikenal dengan baik. Asas desentralisasi yang

digunakan di PDAM Surakarta meskipun lokasi antara bagian yang

satu dengan bagian yang lain terpisah namun masih dalam satu

gedung.

b. Sistem Penyimpanan Arsip

Sistem penyimpanan arsip di Sub Bagian Administrasi PDAM

Surakarta menggunakan sistem nomor. Nomor disini adalah kode

klasifikasi dari tiap-tiap masalah.

Dalam menyimpan arsip, sistem yang digunakan adalah sistem

nomor. Sistem kode klasifikasi tersebut disesuaikan dengan pola

klasifikasi masalah yang digunakan di seluruh wilayah Jawa Tengah.

Kode klasifikasi tersebut mencakup sepuluh (10) pokok masalah yang

diklasifikasikan menurut nomor, sebagai berikut :

000 Umum

100 Pemerintahan

200 Politik

300 Keamanan

400 Kesejahteraan

500 Perekonomian

600 Pekerjaan Umum dan Ketenagaan

700 Pengawasan

800 Kepegawaian

900 Keuangan

c. Prosedur Penyimpanan Arsip

Prosedur penyimpanan dalam kegiatan ini merupakan kegiatan

pengelolaan arsip sebelum arsip-arsip disimpan di Filling Cabinet


commit to user

52

dengan cara sistematis, sehingga arsip-arsip tersebut dapat dengan

mudah ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.

Prosedur penyimpanan arsip di Sub Bagian Administrasi PDAM

Surakarta sebagai berikut:

1) Menyortir arsip

Setelah surat/arsip diperoleh kepastian bahwa surat siap

untuk disimpan maka kegiatan yang dilakukan selanjutnya adalah

menyortir surat atau memisah-misahkan arsip. Arsip/surat

dikelompokkan menurut pokok masalah yang ada pada isi

arsip/surat. Pokok masalah tersebut dapat diketahui dalam kartu

kendali surat masuk.

2) Mengindeks

Mengindeks berarti mencocokan masalah yang terkandung

di dalam surat dengan masalah yang terdapat dalam kode

klasifikasi. Kode klasifikasi yang digunakan di Sub Bagian PDAM

Surakarta adalah kode klasifikasi yang berdasarkan dengan pokok

masalah yang ada di lingkungan kantor PDAM Surakarta.

Kode klasifikasi ini sangat penting karena sebagi alat

penentu dimana arsip disimpan, dimana letak arsip itu dalam

urutan hubungan masalahnya pada susunan seluruh arsip yang

disimpan. Kode klasifikasi dapat juga menunjukkan adanya tata

urutan yang sistematis masalah-masalah yang ada di dalam surat.

3) Penyimpanan Arsip

Setelah arsip dikelompokan menurut kode klasifikasi

selanjutnya arsip-arsip diurutkan kronologis berdasarkan tanggal

penerimaan. Hal ini bertujuan untuk memudahkan dalam hal

penemuan kembali arsip, baru kemudian dimasukkan ke dalam

setiap ordner atau box file. Setiap ordner atau box file ditulis kode

masalahnya. Sehingga jelas arsip-arsip apa saja yang terdapat pada

ordner tersebut.


commit to user

53

3. Penggunaan Arsip

Dalam pelaksanaan kegiatan organisasi, kadang memerlukan arsip

yang sudah lama disimpan untuk melaksanakan tugasnya. Terkadang

terdapat pegawai yang memerlukan arsip untuk kepentingan tertentu

sehingga mengharuskannya untuk meminjam arsip tersebut ke Sub Bagian

Administrasi.

Di Sub Bagian Administrasi untuk peminjaman tidak ada prosedur

peminjaman secara khusus. Pegawai yang ingin menggunakan arsip yang

masih aktif dan inaktif dapat dengan mudah menggunakannya tanpa harus

melalui ketentuan tertentu. Dalam peminjaman tidak disertai dengan bukti

peminjaman secara tertulis, tetapi secara lisan dengan menyebutkan arsip

yang akan dipinjam dan untuk lama peminjamanya juga tidak ditentukan.

Berdasarkan hasil wawancara dengan staff administrasi yang mengatakan

bahwa:

tidak disertai dengan bukti peminjaman secara tertulis, tetapi secara lisan dengan menyebutkan arsip yang akan dipinjam dan untuk lama peminjamanya juga tidak ditentukan, namun jika peminjaman terlalu lama dan arsip akan digunakan oleh penanggung jawab maka peminjam akan diminta untuk segera untuk mengembalikan arsip yang dipi (Wawancara dengan Ibu Yemi tanggal 1 Februari 2011).

Dengan demikian peminjaman arsip di Sub Bagian Administrasi

PDAM Surakarta ini belum baik. Tidak ada ketentuan tertentu dalam

peminjaman arsip dan dalam peminjaman arsip yang tanpa bukti tertulis

seperti kartu peminjaman merupakan suatu kelemahan karena hal ini

membuat tidak adanya bukti yang cukup kuat untuk mengurus arsip jika

terjadi kehilangan. Selain itu lama peminjaman arsip tidak akan ditentukan

sehingga pegawai yang meminjam arsip akan bersikap kurang disiplin.


commit to user

54

4. Pemeliharaan Arsip

Pemeliharaan arsip merupakan kegiatan yang dimaksudkan untuk

mengusahakan keselamatan arsip mulai dari cara menyimpan, mengambil

kembali, mengawasi, merawat, melindungi arsip dari berbagai faktor yang

dapat merusak dan memusnahkannya. Pemeliharaan arsip memiliki tujuan

menjaga keselamatan arsip agar arsip-arsip tersebut tidak rusak. Faktor-

faktor yang merusak arsip dapat berasal dari dalam arsip maupun luar

arsip. Faktor dari dalam yang merusak dari dalam arsip adalah bahan yang

digunakan untuk membuat arsip. Sedangkan faktor yang merusak arsip

dari luar arsip yaitu kelembaban udara, serangan serangga.

Kegiatan pemeliharaan arsip di Sub Bagian Administrasi meliputi:

a. Pemeliharaan fisik arsip

Pemeliharaan arsip fisik ini dapat berupa perawatan dan penjagaan

arsip dengan membersihkannya dari unsur debu yang menempel atau

anai-anai dan rayap. Bila ditemukan terdapat jamur arsip-arsip yang

lembab/basah dipisahkan dan dikeluarkan dari lemari penyimpanan

lalu dikeringkan dengan diangin-anginkan supaya tidak timbul jamur

pada kertas.

b. Pemeliharaan tempat penyimpanan arsip

Untuk menghindari kerusakan arsip dari serangga perusak

kertas maka tempat penyimpanan arsip yaitu filling cabinet dan

lemari arsip diberikan bahan-bahan pencegah serangga yaitu kapur

barus.

c. Menyimpan kebersihan ruang penyimpanan arsip.

Ruang arsip hendaknya senantiasa bersih dari debu. Dalam

menjaga kebersihan ruang penyimpanan dilakukan dengan cara lantai

disapu dan dipel, sedangkan untuk menjaga kebersihan meja kerja,

filling cabinet, lemari arsip, ordner dan peralatan lainnya dari debu

dengan menggunakan lap atau sulak.


commit to user

55

d. Pengaturan ruangan

Ruang penyimpanan arsip harus dijaga agar tidak lembab dan

harus terang. Di Sub Bagian Administrasi dalam mengatur

kelembaban udara dan untuk mengurangi banyak debu dengan

menggunakan AC. Selain berfungsi mengatur kelembaban udara A.C

juga membantu mengurangi banyaknya debu. Intensitas cahaya

matahari yang masuk ruangan penyimpanan arsip juga mendapat

perhatian dengan menggunakan penerangan dari lampu neon juga

cahaya matahari. Untuk menghindari jatuhnya sinar matahari secara

langsung ke tempat penyimpanan arsip jendela-jendela ruangan

dibuat menghadap ke utara sehingga tidak menghadap ke arah

datangnya matahari. Penerangan lampu digunakan saat malam hari

atau bila cuaca mendung. AC di ruangan tidak di hidupkan secara

terus-menerus, hanya saat jam-jam kerja.

5. Penyusutan Arsip

Penyusutan arsip merupakan salah satu dari kegiatan pengelolaan

arsip karena tidak selamanya arsip harus disimpan terus-menerus dalam

tempat penyimpanan. Kegiatan penyusutan arsip untuk memisahkan arsip

aktif dan arsip inaktif serta menyingkirkan arsip-arsip yang tidak berguna

berdasarkan jadwal retensi arsip. Pengurangan arsip diberlakukan untuk

arsip-arsip yang telah mencapai masa aktif atau daya simpan tertentu.

Berdasarkan wawancara diperoleh hasil sebagai berikut:

Rata-rata masa aktif dari arsip yang disimpan di kantor PDAM pada sub bagian administrasi adalah 5 tahun, akan tetapi untuk arsip seperti undangan 6 bulan saja sudah bisa disusut (wawancara dengan Ibu Yemmy Staff Ahli Administrasi tanggal 1 Februari 2011).

Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara

dipindahkan ke unit kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga

negara atau badan-badan pemerintah masing-masing. Tak jauh beda

dengan apa yang dilakukan oleh PDAM kota Surakarta hanya saja untuk


commit to user

56

menyusutkan arsip dengan cara memindahkan arsip dari ruang

penyimpanan yang berada di kantor ke gudang arsip yang berbeda lokasi.

Bila terjadi kekurangan tempat di lemari penyimpanan untuk

menyimpan arsip baru dan juga untuk menghindari penumpukan arsip,

pihak Sub Administrasi PDAM Surakarta akan memindahkan arsip

dengan daya simpan terlama dari dalam lemari penyimpanan untuk

dipindahkan ke gudang arsip yang berlokasi di Kleco. Di gudang tersebut

seluruh arsip dari unit kerja masing-masing bagian kantor PDAM

Surakarta bercampur jadi satu. Tidak terdapat pula upaya pemeliharaan

dan perawatan arsip-arsip di gudang terseut dikarenakan tidak ada

petugas khusus yang ditunjuk. Sehingga keadaan arsip-arsip disana

sangat kacau karena tidak ditata dengan baik.

6. Pemusnahan Arsip

Pemusnahan arsip berarti adalah aktivitas menghancurkan secara

fisik arsip yang telah habis nilai guna. Untuk dapat melaksanakan

pemusnahan arsip diperlukan adanya Jadwal Retensi. Jadwal retensi yaitu

suatu daftar yang memuat kebijaksanaan seberapa jauh sekelompok arsip

disimpan/dimusnahkan. Akan tetapi selama ini PDAM Surakarta belum

pernah sekalipun melakukan pemusnahan arsip. Berdasarkan hasil

wawancara:

Pemusnahan arsip lazim dilakukan bila retensi arsip inaktif atau nilai guna arsip sudah mencapai 5 tahun sudah bisa dilakukan pemusnahan, sebelumnya harus dibuatkan berita acara pemusnahan. Namun selama ini hal tersebut belum pernah dilakukan aktivitas pemusnahan (wawancara dengan Ibu Rusmiyatun Staf Ahli Administrasi tanggal 1 Februari 2011).

Adapun hal-hal yang menyebabkan belum adanya kegiatan pemusnahan

arsip yaitu:

1. Tidak ada keberanian dari pegawai yang menangani arsip untuk

melaksanakan kegiatan pemusnahan arsip atas pertimbangan


commit to user

57

tertentu yaitu dikhawatirkan arsip-arsip tersebut masih akan

diperlukan dikemudian hari.

2. Pegawai yang menangani arsip bukan tenaga arsiparis yang

seutuhnya. Selama ini arsip dikelola oleh pegawai yang juga

menangani pekerjaan administratif lainnya sehingga tidak fokus

dalam hal pekerjaan kearsipan.

7. Fasilitas Kearsipan

Keberhasilan suatu pekerjaan tidak akan terlepas dari peranan sarana

dan prasarana yang menunjang. Demikian juga dengan pekerjaan kearsipan

yang juga membutuhkan fasilitas yang memadai untuk menunjang

pelaksaannya. Fasilitas kearsipan yang tesedia di Sub Bagian Administrasi

PDAM Surakarta adalah sebagai berikut:

a. Alat penerimaan surat

1) Baki surat

Baki surat digunakan untuk meletakan surat yang baru saja

diterima agar terpisah dengan surat yang sudah lama atau surat

yang telah selesai diproses.

2) Gunting, silet atau cutter

Gunting digunakan untuk membuka sampul surat agar rapi dan

tidak merusak isi surat.

3) Alat tulis

Merupakan alat atau fasilitas kearsipan yang diperlukan untuk

mencatat setiap kegiatan.

4) Meja kerja

Meja kerja ini digunakan untuk menulis kegiatan yang

berhubungan dengan kearsipan seperti surat yang masuk di kantor

maupun surat balasan untuk instansi yang lain.


commit to user

58

b. Alat penyimpanan arsip

Alat penyimpanan arsip yang ada di Sub Bagian Administrasi PDAM

Surakarta adalah sebagai berikut:

1) Stopmap (map)

adalah lipatan kertas karton atau manila yang dipergunakan

untuk menyimpan arsip. Stopmap mempunyai bentuk dan ukuran

yang bermacam-macam. Di Sub Bagian Administrasi PDAM

Surakarta menggunakan beberapa stopmap yaitu:

a) Stopmap biasa, sering disebut dengan stopmap folio karena

hanya dapat untuk menyimpan yang paling luas ukuran (21

cmx34cm). Kegunaan stopmap ini untuk menyimpan

sementara waktu.

b) Stopmap jepitan adalah stopmap yang memakai jepitan dari

logam untuk mengikat arsip dengan kuat sehingga tidak

mudah lepas.

c) Ordner adalah map besar terbuat dari karton tebal yang di

dalamnya terdapat penjepit arsip yang terbuat dari logam dan

dapat menampung warkat dalam jumlah banyak. Label untuk

tiap odner berbeda, pokok masalah ditulis pada bagian depan

di setiap ordner.

2) Sekat/guide

Adalah suatu pembatas atau petunjuk antara pokok masalah

dengan rincian atau sub-sub masalah.

3) Pelubang kertas/perforator

Alat yang digunakan untuk melubangi arsip yang akan disimpan di

dalam ordner.

4) Filling Cabinet

Filling cabinet adalah perabotan yang berbentuk persegi panjang

yang diletakkan secara vertikal atau berdiri yang digunakan untuk

menyimpan arsip. Filling cabinet ini terdiri dari laci-laci

susunannya mulai dari atas ke bawah.


commit to user

59

5) Lemari Penyimpanan Arsip model CRS Manual

CRS Manual merupakan lemari penyimpanan arsip yang disusun

sejajar di atas sebuah rel. Bagian bawah lemari menggunakan

roda sehingga mudah digeser.

c. Alat Pelaksana Korespondensi

Alat pelaksanaan korespodensi adalah alat yang digunakan untuk

melaksanakan korespodensi atau surat menyurat. Alat korespondensi

yang terdapat di Sub Bagian Administrasi:

1) Komputer

Komputer dipergunakan untuk menyimpan file-file surat dan

untuk mengetik surat-surat, laporan-laporan, buku agenda surat

masuk dan surat keluar dll. Komputer digunakan untuk

mendukung pekerjaan kantor agar lebih cepat dan menghemat

waktu.

2) Scanner

Perangkat yang digunakan untuk mengcopy data ke komputer.

3) Printer

Alat untuk mencetak kartu kendali dan kartu disposisi.

4) Mesin Ketik

Mesin ketik itu digunakan untuk mengisi atau mengetik formulir

atau berkas yang tidak bisa diisi atau diketik dengan komputer. Di

Sub Bagian Administrasi PDAM Surakarta terdapat 2 jenis mesin

ketik yaitu mesin ketik manual dan mesin ketik elektronik.

5) Stapler.

Alat yang digunakan untuk mengkaitkan surat dengan lembar

disposisi.

6) Remover

Remover berfungsi untuk mencabut staples.

7) Mesin fotocopy

Mesin fotocopy digunakan untuk menggandakan arsip-arsip.


commit to user

60

8) Faximile

Faximile digunakan sebagai alat komunikasi dan sebagai media

pengiriman produk surat. Biasanya surat yang dikirim melalui

faximile berupa surat yang bersifat segera atau penting.

9) Kartu Kendali

Kartu kendali adalah kartu untuk mencatat surat-surat yang masuk

atau keluar, pencatatan surat diperlukan untuk mempermudah

pengendalian. Disamping sebagai pencatat surat, kartu kendali

berfungsi juga sebagai penyampaian surat dan penemuan kembali

arsip. Kartu kendali yang digunakan ada 2 yaitu:

kartu kendali surat masuk digunakan untuk mencatat surat-

surat yang masuk.

Gambar 4.1

Kartu Kendali Surat Masuk

Index Kode Nomer Urut

Isi ringkas

Dari

Tanggal surat Nomer surat Lampiran

Pengolah Tanggal diteruskan Tanggal terima

Catatan

Sumber : Sub Bagian Administrasi PDAM Surakarta


commit to user

61

kartu kendali surat keluar digunakan untuk mencatat surat-

surat yang keluar.

Gambar 4.2

Kartu Kendali Surat Keluar

Index : Kode : Nomor Urut :

Isi ringkas :

Kepada :

Pengolah: Tgl. Surat: Lampiran :

Catatan :


10) Lembar Disposisi

Lembar disposisi adalah lembaran untuk menulis perintah dari

atasan kepada bawahan yang digunakan untuk menindak lanjuti

surat yang masuk:


commit to user

62

Gambar 4.3

Kartu disposisi


11) Stempel atau cap dinas

Stempel yang digunakan untuk menstempel surat-surat dinas

sebagai bukti resmi dari PDAM Surakarta dalam melaksanakan

kegiatan yang berhubungan dengan pihak lain.


commit to user

63

Tabel 4.3

Daftar fasililtas kearsipan

No Nama Fasilitas Jumlah

1 Meja kerja 2

2 Baki surat 2

3 Gunting 2

4 Silet/cutter 2

5 Pelubang kertas/perforator 2

6 Stappler 3

7 Komputer 1

8 Remover 1

9 Printer 1

10 Scanner 1

11 Faximile 1

12 Mesin ketik 2

13 Mesin fotocopy 2

14 Filling kabinet 2

15 Lemari penyimpanan model CRS 1

Jumlah 25


8. Pegawai kearsipan

Pegawai kearsipan haruslah seseorang yang mengetahui seluk

beluk dan mempunyai pengetahuan tentang kearsipan. Pegawai yang

menangani masalah kearsipan di Sub Bagian Administrasi kantor PDAM

Surakarta disebut dengan Staff Ahli Administrasi. Meski bukan tenaga

arsiparis yang sesungguhnya namun Staff Ahli tersebut sudah mendapat

pengetahuan dasar mengenai pengurusan arsip. Terdapat 5 pegawai staff

ahli administrasi akan tetapi hanya satu orang yang diberi wewenang


commit to user

64

untuk menangani arsip yaitu mengurusi surat masuk dan keluar hingga

penyimpanan arsip, sisanya bisa membantu bila diperlukan.

B. Hambatan-hambatan Dalam Pengelolaan Arsip di PDAM Surakarta.

Dari hasil wawancara dengan staff administrasi terdapat adanya

hambatan-hambatan yang dihadapi dalam kegiatan pengelolaan arsip pada sub

bagian administrasi di Kantor PDAM Surakarta. Kendala-kendala tersebut

antara lain :

1. Kurangnya pelayanan terhadap pengguna/peminjam arsip, karena tidak

ada aturan dalam peminjaman arsip dan tidak ada bukti tertulis (kartu

peminjaman) sehingga bila ada arsip yang hilang tidak ada cukup bukti.

Terkadang juga pengguna dapat secara langsung mencari arsip yang

dikehendakinya tanpa melalui perantara pihak petugas menyebabkan

keberadaan arsip sulit dilacak jika suatu saat diperlukan.

2. Fasilitas kearsipan berupa komputer yang dipakai untuk kegiatan

mengagendakan surat serta mencetak kartu kendali dan kartu disposisi

dipakai pula untuk kepentingan sub bagian lain dari kantor tersebut. Hal

tersebut menyebabkan penggunaan komputer harus bergantian.

3. Selama ini arsip dikelola oleh pegawai yang juga menangani pekerjaan

administratif lainya, sehingga pegawai tidak fokus dalam pengelolaan

arsip.


commit to user

65

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

A. KESIMPULAN

Berdasarkan hasil pengamatan yang dilakukan penulis di kantor Sub

Bagian Administrasi Perusahaan Daerah Air Minumn (PDAM) Surakarta

Bagian Admini

bahwa pengelolaan arsip yang dapat disimpulkan bahwa pengelolaan arsip disana

telah berjalan dengan cukup baik dan sesuai prosedur namun masih terbentur

beberapa hambatan dan kurangnya jumlah fasilitas kearsipan.

Penanganan surat baik surat masuk maupun surat keluar di Sub Bagian

Administrasi menggunakan prinsip satu pintu. Penanganan surat masuk mengikuti

prosedur berikut:

1. Surat diterima oleh Sub Bagian Administrasi kemudian dibuka dan dicek

kelengkapan surat.

2. Surat diagendakan dengan dibuatkan kartu kendali serta disposisi.

3. Kemudian didistribusikan ke Sekretaris Perusahaan guna diketahui dan

mengarahkan surat untuk diteruskan ke salah satu Direksi.

4. Pendisposisian surat yang selanjutnya didistribusikan sesuai isi disposisi.

Sedang untuk penanganan surat keluar sendiri dapat mengikuti prosedur

sebagai berikut:

1. Pembuatan naskah surat dari unit kerja internal yang ditandatangani

oleh pejabat berwenang.

2. Kemudian surat diketahui/ditandangani oleh Direksi.


commit to user

66

3. Surat diagendakan oleh Sub Bagian Administrasi untuk diberi nomor

surat dan dibubuhi stempel perusahaan.

4. Pendistribusian surat ke pihak internal perusahaan atau eksternal

perusahaan yang bisa dikirim melalui kurir atau lewat jasa pos.

Hambatan-hambatan yang ada dalam pengelolaan arsip yaitu kurangnya

jumlah dari fasilitas kearsipan yang mendukung demi tercapainya efisiensi

kerja. Pelayanan peminjaman arsip yang tanpa bukti kartu peminjaman

menyebabkan keberadaan arsip sulit dilacak kembali dan sikap kurang disiplin

dari si peminjam. Penumpukan arsip di gudang yang berantakan serta

terbengkalai akibat dari tidak adanya kegiatan pemusnahan.

B. SARAN

Berdasarkan kesimpulan di atas maka penulis menyampaikan beberapa

saran yang bisa dijadikan sebagai bahan pertimbangan untuk memperlancar

pengelolaan arsip yaitu:

1. Pelayanan peminjaman arsip kurang memadai, harusnya menggunakan

kartu peminjaman sebagai tanda bukti peminjaman selain itu juga dapat

mempermudah upaya pelacakan arsip.

2. Perlu adanya menambah fasilitas kearsipan berupa 1 PC komputer yang

digunakan oleh Staff Ahli Administrasi sendiri untuk mengagendakan

arsip agar penggunaannya tidak harus bergantian dengan unit kerja lain.

3. Melaksanakan kegiatan pemusnahan arsip sehingga arsip inaktif yang

menurut masa retensinya sudah habis dapat disingkirkan agar tidak terjadi

penumpukan arsip.

pengelolaan arsip di sub bagian …perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id commiti to user...

Documents