PENGARUH STAKEHOLDERS DALAM

PENGEMBANGAN TEKNOLOGI INFORMASI

• Keberhasilan penerapan teknologi informasi di dalam sebuahperusahaan tidak dapat dilepaskan dari pengaruh orang-orang yangberada di sekitarnya. Mereka yang disebut sebagai stakeholders inimerupakan orang-orang yang memiliki kepentingan baik secaralangsung maupun tidak langsung terhadap pengembanganteknologi informasi di perusahaan.

• Secara umum ada tujuh kelompok stakeholders yang dimaksud:pengguna, pemerintah, industri (manufaktur), pelanggan,karyawan, pesaing, dan pemasok.

Pendahuluan

Stakeholder Teknologi Informasi

Stakeholders dalam "Information

System Development"

• Dilihat dari keberadaannya relatif terhadap perusahaan,ketujuh stakeholder teknologi informasi (Earl, 1989)dapat diklasifikasikan menjadi dua jenis:

1) Stakeholders yang berada di dalam perusahaan, ataumerupakan bagian internal dari perusahaan, yaitupemakai (users) dan karyawan (employees); dan

2) Stakeholders yang merupakan komponen eksternaldari perusahaan, yaitu pemerintah (government),industri pembuat teknologi (manufacturers),pelanggan (customers), pesaing (competitors), danpemasok (suppliers).

Stakeholder Teknologi Informasi

• Para manajer merupakan orang-orang yang paling diuntungkan dengan keberadaanteknologi informasi. Disamping sebagai alat pembantu dalam proses pengambilankeputusan, teknologi informasi merupakan sarana komunikasi yang efisien dan efektifbagi mereka. Yang perlu diperhatikan dalam pengembangan teknologi informasiadalah kenyataan bahwa setiap perusahaan memiliki kebutuhannya masing-masing,yang sangat berbeda dengan perusahaan sejenis lainnya. Lebih jauh lagi, setiapmanajer memiliki kekhasannya masing-masing dalam proses pengambilan keputusan.Hal inilah yang harus dipahami bagi para praktisi manajemen teknologi informasi agardapat membangun sebuah sistem yang tidak hanya unggul dalam kecepatan danketepatan saja, melainkan yang relevan atau sesuai dengan kebutuhan perusahaanyang bersangkutan.

• Sebagai contoh dapat dilihat bagaimana pola pengambilan keputusan yang berbedaantara manajemen puncak pada badan usaha-badan usaha milik negara yangbiasanya lebih menekankan pada pencapaian misi usaha yang dicanangkanpemerintah, dengan manajemen puncak pada perusahaan swasta yang lebihmemfokuskan diri pada peningkatan profitabilitas perusahaan. Mau tidak mau, sukatidak suka, perancangan teknologi informasi pun harus dapat disesuaikan dengankeadaan tersebut agar dapat menjamin tingkat efektivitas proses implementasi.

BUSINESS USERS

• Tidak dapat dipungkiri bahwa pemakaian teknologi informasi secara optimum seringkalimerubah kebiasan bekerja para karyawan. Sesuai dengan hakekat keberadaan teknologiinformasi sebagai alat bantu dalam meningkatkan kinerja sumber daya manusia, segalapermasalahan yang dihadapi dalam segala usaha pengenalan dan penerapan teknologitersebut harus selalu dikomunikasikan dengan para karyawan.

• Manajemen harus jeli dan peka terhadap segala potensi negatif yang dapat ditimbulkankarena diimplementasikannya teknologi informasi. Contoh yang paling klasik adalah tidakproduktifnya karyawan pada jam-jam kerja karena banyak dari mereka yang melakukanbrowsing di internet untuk keperluan-keperluan yang tidak berhubungan dengan tugassehari-hari. Contoh lainnya adalah tidak dipersiapkannya mereka dalam memanfaatkanteknologi baru yang diperkenalkan perusahaan sehingga keberadaan teknologi informasibukannya semakin meningkatkan performa mereka, melainkan justru menurunkan mutupekerjaan mereka (lebih lambat, lebih mahal, dan lebih buruk).

• Fenomena lain yang sering terjadi adalah penolakan para karyawan untuk merubahkebiasan mereka bekerja seharihari (fenomena “people do not like to change” atau “oldhabit is hard to die”), sehingga terkadang mereka mencari alasan-alasan lain untukmenutupi kemalasan mereka. Di sinilah dibutuhkan strategi pengenalan dan implementasiteknologi informasi agar dapat memenuhi target yang telah dicanangkan perusahaansehubungan dengan dibangunnya infrastruktur teknologi yang baru.

EMPLOYEES

• Pemerintah merupakan entiti negara yang antara lain bertugas untuk merancang danmengeluarkan peraturan-peraturan dan kebijakan-kebijakan agar setiap komponen dalamnegara dapat berfungsi dan berinteraksi dengan baik. Sehubungan dengan hal tersebut,pemerintah suatu negara berkewajiban menyusun strategi agar penerapan teknologi informasidi setiap perusahaan atau institusi lain di masyarakat tidak bertentangan dengan strateginasional secara umum dan prinsip-prinsip etika atau hukum internasional.

• Contohnya adalah bank sentral sebuah negara yang membutuhkan laporan-laporan berkala dariseluruh bank-bank yang ada di negara tersebut untuk keperluan kontrol. Agar setiap bank dapatmemberikan laporan yang sesuai dalam waktu yang telah ditargetkan setiap bulannya, tentusaja harus ada kesepakatan mengenai bentuk dan format laporan yang diinginkan. Dengan katalain, pengembangan teknologi informasi di masing-masing bank harus mengikuti standar-standar pengkodean yang telah ditetapkan pemerintah, yang dalam hal ini adalah bank sentralyang bersangkutan.

• Hak cipta intelektual terhadap karyakarya aplikasi dan perangkat lunak merupakan salah satuaspek yang harus dilindungi oleh pemerintah setempat. Secara tidak langsung, setiapperusahaan yang ingin membeli dan mengimplementasikan paket aplikasi tertentu harusmenghitung-hitung terlebih dahulu cost-benefit-nya. Resiko besar harus dihadapi perusahaanyang memutuskan untuk menggunakan perangkat lunak bajakan, karena dapat menghadapituntutan hukum di kemudian hari yang tidak mustahil akan dapat membuat perusahaan yangbersangkutan berada dalam kesulitan besar.

GOVERNMENT

• Adalah tujuan setiap perusahaan teknologi informasi agar produk-produk yang dihasilkandapat menguasai segmen pasar tertentu. Perang standar merupakan salah satu caradalam berkompetisi, dimana pemenangnya akan dapat “mengatur” standar internasionalyang dipakai secara internasional. Di sini perusahaan harus jeli dalam memilih danmenentukan standar teknologi informasi yang ingin dicapai.

• Di satu sisi teknologi yang dipilih harus memiliki standar internasional sehingga mudahdalam pengembangannya, terutama dalam hubungan interaksi antara komponen-komponen dalam multi-sistem, sementara di sisi lain teknologi tersebut harus memilikisiklus usia yang cukup panjang.

• Ketergantungan terhadap para produsen teknologi informasi merupakan suatu hal yangpatut dicermati. Kunci utamanya adalah terletak pada dukungan pelayanan yang merekamiliki (supports dan services) dan kemampuan perusahaan dalam mengadakan alihteknologi dari para vendor ke staf pada Divisi Teknologi Informasi misalnya.

• Namun mengingat bahwa hampir sebagian besar dari perusahaan memiliki bisnis utama(core business) yang bukan berorientasi pada pengembangan teknologi informasi, makakonsep hubungan kerja sama dengan para penyedia jasa teknologi informasi patutdijadikan pertimbangan strategis (strategic alliances). Contoh perang besar standar yangada dewasa ini adalah pada platform sistem informasi, antara sistem berbasis produk-produk Microsoft dengan sistem lain berbasis Unix.

MANUFACTURERS

• Pelanggan adalah sumber pemasukan (revenue) dari perusahaan yang secaratidak langsung akan menentukan mati hidupnya perusahaan. Dewasa ini,semakin hari para pelanggan semakin akrab dengan teknologi informasi. Hal iniwajar mengingat bahwa penggunaan teknologi informasi dalam segala aspekkehidupan merupakan salah satu ciri masyarakat global. Karena teknologi telahmenjadi bagian dalam kehidupan sehari-hari, terutama bagi mereka yang hidupdi kota-kota besar, maka tuntutan agar perusahaan-perusahaan yang berperandalam kehidupan mereka menyediakan fasilitas-fasilitas teknologi informasimerupakan hal yang wajar.

• Contohnya adalah dalam dunia pendidikan perguruan tinggi, dimana merekaakan memilih universitas yang paling tidak memilki fasilitas internet sebagaisalah satu alat dalam menjalankan kegiatan belajar mengajar maupunadministrasi perkuliahan. Contoh lain adalah perusahaan telepon genggam yangharus memiliki fungsi electronic mail pada produk-produk telepon yangditawarkan. Dengan mudahnya para pelanggan akan pindah ke perusahaan lainjika keinginan mereka akan suatu fasilitas teknologi tertentu tidak dapat dipenuhioleh perusahaan.

CUSTOMERS

• Salah seorang praktisi sistem informasi secara bergurau memberi julukan“Devil’s Advocate” bagi para konsultan yang berusaha meyakinkanmanajemen puncak perusahaan terhadap pentingnya teknologi informasi.

• Secara singkat yang ingin mereka katakan adalah: “Tidak apa-apa jikaperusahaan memutuskan untuk tidak akan memanfaatkan teknologiinformasi untuk kegiatannya sehari-hari. Namun yang harus diingat bahwahal tersebut tidak berlaku untuk para kompetitor mereka”. Artinya, dalammenentukan apakah sebuah perusahaan merasa perlu menginvestasikanuangnya untuk membangun infrastruktur teknologi informasi atau tidak,tidak hanya semata-mata berdasarkan analisa kebutuhan saja, namunharus dilihat pula hasil studi terhadap para kompetitor mereka.

• Harap diperhatikan bahwa para pesaing akan mencoba berbagai macamcara (terutama yang tidak terpikirkan oleh perusahaan-perusahaan lain)untuk dapat memenangkan persaingan, dan teknologi informasimerupakan salah satu senjata utama yang sangat ampuh di era globalisasiini.

COMPETITORS

• Stakeholder terakhir adalah para pemasok bahan-bahan mentahmaupun baku yang dibutuhkan perusahaan untuk menciptakanproduk-produk atau jasa-jasa yang ditawarkan. Di sini terlihat jelasposisi strategis para pemasok terhadap kelangsungan hidupperusahaan. Tidak sedikit para pemasok dewasa ini yang telahmelengkapi dirinya dengan teknologi informasi yang cukup canggihuntuk mempermudah kegiatan bisnis mereka.

• Bagi mereka, berhubungan dengan pelanggan yang memiliki teknologiinformasi yang sama akan sangat menguntungkan karena dapatmengurangi biaya-biaya operasional sehari-hari, seperti telepon,faksimili, transportasi, kurir, dan telekomunikasi. Melihat fenomena inijelas bahwa perusahaan harus dapat mengembangkan teknologiinformasinya jika ingin tetap mendapatkan pasokan bahan-bahanmentah dan baku dari rekanan bisnisnya.

SUPPLIERS

FUNGSI UTAMA DIVISI

TEKNOLOGI INFORMASI

• Memiliki divisi IT

• Menyerahkan ke pihak lain

• Tidak memiliki

Pengelolaan TI/SI pada perusahaan

• Pada umumnya, hampir setiap perusahaan modern memiliki sebuah divisikhusus yang bertanggung jawab terhadap asset teknologi informasi danpenggunaannya. Dilihat dari kacamata manajemen, terutama jika ditinjaudari perspektif finansial, peranan divisi teknologi informasi dapat dibagimenjadi empat kelas: cost center, profit center, service center, daninvestment center.

• Masing-masing kelas memiliki karakteristiknya masing-masing yang akanmembedakan dalam perlakuan yang diberikan manajemen terhadapnya.Klasifikasi yang sama dapat pula diberlakukan pada setiap jenis modulaplikasi atau infrastruktur teknologi informasi yang dimiliki perusahaan(technology portfolio) agar memudahkan manajemen dalam menilaiteknologi mana saja yang: menghasilkan pendapatan, merupakan investasijangka panjang perusahaan, menunjang pelayanan kepada pelanggan, danmerupakan bagian dari overhead sehari-hari. Sesuai dengan ilmu manajemendan bisnis yang ada, tentu saja untuk setiap kelas akan diterapkan perlakuankhusus sesuai dengan hakekatnya masing-masing.

Pendahuluan

peranan divisi teknologi informasi dari

perspektif finansial

• Fungsi teknologi informasi yang paling dominan di perusahaan-perusahaan Indonesiaadalah sebagai cost center. Hal ini bukan merupakan suatu hal yang aneh mengingattahap awal evolusi teknologi informasi di perusahaan adalah sebagai alat otomatisasi,menggantikan proses manual menjadi otomatis, dengan tujuan efisiensi. Keberadaanteknologi informasi di dalam perusahaan yang bersangkutan adalah untuk menekanbiaya overhead sebesar-besarnya, sehingga berdampak terhadap penurunan total costsyang harus dikeluarkan, atau secara tidak langsung meningkatkan profit perusahaan(profit = revenue - cost).

• Namun, untuk keperluan tersebut, perusahaan pun berusaha untuk seminimummungkin melakukan investasi terhadap teknologi informasi yang ada. Mengapa? Karenapada dasarnya, teknologi informasi memiliki porsi tersendiri dalam struktur overheadcosts. Di samping itu, perusahaan yang menganggap teknologi informasi sebagai sesuatuhal yang tidak lebih dari untuk keperluan administratsi saja, akan melakukan kontrolketat terhadap segala jenis biaya terkait, untuk keperluan yang lebih strategis. Tidakdapat dipungkiri bahwa secara langsung maupun tidak langsung, investasi terhadapteknologi informasi akan memiliki pengaruh pada strategi penentuan harga produk ataujasa yang ditawarkan kepada pelanggan. Harga produk atau jasa yang mahal (karenacustomers harus ‘mensubsidi’ teknologi informasi internal perusahaan) akanmengurangi daya kompetitif perusahaan yang bersangkutan.

COST CENTER

• Berlawanan dengan fungsi divisi teknologi informasi sebagai cost center, pada beberapa perusahaan,peranan teknologi informasi justru diarahkan menjadi profit center, atau suatu entiti yang dapatmenyumbangkan keuntungan finansial terhadap perusahaan. Keuntungan dalam arti kata bahwakeberadaan teknologi informasi memiliki potensi tertentu untuk menghasilkan revenue pada tingkattertentu. Contohnya adalah suatu perusahaan keuangan yang memiliki fasilitas simulasi bursa efek(trading floor) untuk keperluan internal.

• Dalam operasional sehari-hari, fasilitas ini dapat dipinjamkan ke perusahaan-perusahaan lain yangtidak memiliki, karena tergolong cukup mahal untuk membangun infrastruktur teknologinya.Perusahaan-perusahaan harus membayar sejumlah biaya untuk keperluan peminjaman fasilitassimulasi, yang notabene akan menjadi sumber penghasilan bagi perusahaan keuangan tersebut.

• Contoh lainnya adalah suatu perusahaan yang memiliki divisi teknologi informasi dengan fasilitasmultimedia canggih. Jika utilisasi fasilitas untuk keperluan internal perusahaan tergolong rendah,maka sumber daya yang ada tersebut dapat ditawarkan kepada perusahaan lain dalam bentuk-bentukkerja sama, seperti: pembuatan aplikasi multimedia, perancangan homepage perusahaan,pengembangan perangkat lunak computer based training.

PROFIT CENTER

• Divisi teknologi informasi sebagai suatu pusat investasi (investment center) memiliki arti bahwaperusahaan memposisikan divisi tersebut sebagai lembaga litbang, atau penelitian danpengembangan. Sebagai layaknya lembaga litbang yang lain, perusahaan memberikan investasikhusus bagi divisi yang bersangkutan, untuk mengasilkan produkproduk baru yang dapat memberikankeunggulan kompetitif (competitive advantage) bagi perusahaan di masa-masa mendatang. Strukturorganisasi divisi teknologi ini biasanya berdasarkan portfolio program atau proyek yang dicanangkan.Target untuk menyelesaikan suatu proyek pembuatan produk tertentu biasanya berkisar antara 3-5tahun, atau bahkan ada yang sampai sepuluh tahun.

• Contoh dari perusahaan yang melakukan investasi litbang pada divisi teknologi informasinya adalahsebuah bank yang memiliki program untuk membuat “Mini ATM”, yaitu sebuah peralatan sepertikalkulator layar lebar yang dapat dibeli oleh para nasabah, dimana melalui peralatan tersebut, parapelanggan dapat melakukan beberapa transaksi-transaksi perbankan seperti credit transfer,memeriksa saldo Tabungan, membayar rekening listrik dan telepon, mengirimkan pesan kepadacustomer service, mencari informasi, dan lain sebagainya. Dengan memiliki alat komunikasi dantransaksi ini dikemudian hari, akan menambah keunggulan bank yang bersangkutan dibandingkandengan saingannya. Alasan mengapa harus dikerjakan oleh bagian divisi teknologi internal adalah agarteknologi yang bersangkutan tidak dapat ditiru oleh bankbank yang lain.

INVESTMENT CENTER

• Bagi perusahaan-perusahaan yang bergerak di bidang jasa, divisi teknologi informasibiasanya diposisikan sebagai suatu pusat pelayanan, atau service center. Dalamindustri jasa, filosofi yang dipergunakan adalah selalu meningkatkan kepuasanpelanggan dari segi pelayanan. Kalau bicara mengenai kepuasan pelayanan, berartiberusaha untuk memberikan fleksibilitas yang sebesar-besarnya kepada parapelanggan dalam arti bahwa dimana saja, kapan saja, dengan cara apa saja, pelanggandapat menikmati jasa yang ditawarkan perusahaan dengan tingkat convinience yangtinggi. Dengan kata lain, pelayanan yang diberikan harus lintas batas dan lintas waktu(time and space).

• Kalau bicara mengenai pelayanan lintas batas dan lintas waktu, berarti berhubungandengan teknologi informasi. Suatu perusahaan distribusi berusaha meningkatkanpelayanan kepada para pelanggan utamanya (principal) dengan cara memberikanfasilitas khusus untuk melihat profil geografis penjualan produk-produk mereka dipasar Indonesia. Dengan fasilitas ini mereka dapat melihat trend penjualan setiapproduk di seluruh lokasi mulai dari tingkat propinsi sampai ke outlet-outlet. Terhadaptipe pelanggan lainnya (outlet), perusahaan dapat memberikan fasilitas berupapemesanan (order) produk melalui internet dengan pengiriman barang tidak lebih dari24 jam dan service level yang tinggi (paling tidak 95%).

SERVICE CENTER

• Pertanyaan umum kemudian timbul. Apakah sebuah divisi teknlogi harusmemilih salah satu peran center yang dijelaskan di atas? Jawabannya adalahtidak selalu. Terkadang sebuah departemen teknologi informasi dapat berperansebagai cost center dan service center sekaligus, seperti yang biasa terjadi padaperusahaan pelayanan penerbangan.

• Perusahaan-perusahaan yang bergerak di bidang industri manufaktur biasanyamemperlakukan teknologi informasi sebagai investment center pada awalnya,untuk akhirnya menjadi profit center di masa mendatang.

• Untuk benar-benar mengetahui posisi teknologi informasi yang tepat bagisebuah perusahaan, sebuah assessment untuk merumuskan strategi teknologiinformasi yang sejalan dengan strategi bisnis dan manajemen perusahaanharus dilakukan sebelum langkah-langkah investasi dilakukan. Jika tidak,fenomene over investment atau under investment di bidang teknologiinformasi akan terjadi yang dapat menimbulkan dampak negatif bagiperusahaan dalam kurun waktu jangka pendek, menengah, dan panjang.

Simpulan

Pembentukan Dewan Perwakilan User

• Pada umumnya, sebuah divisi teknologi informasi di perusahaanterdiri dari para praktisi teknologi seperti system analyst, programmer,database administrator, dan lain sebagainya.

• Mereka dalam tugasnya sehari-hari bertanggung jawab untukmelayani permintaan para users akan kebutuhan informasi yang diolaholeh komponen-komponen teknologi informasi, seperti perangkatlunak dan perangkat keras.

• Sudah merupakan sebuah fenomena umum bahwa terjadi sebuah gapyang cukup besar antara para karyawan di divisi teknologi informasidengan para users sebagai pengguna. Perseteruan di antara merekayang cenderung saling menyalahkan menjadi permasalahan tersendiribagi sebuah organisasi.

• Ada sebuah usulan yang cukup baik untuk dipertimbangkan, yaitudengan melibatkan para user secara aktif ke dalam divisi teknologiinformasi, melalui pembentukan sebuah dewan perwakilan users.

Pendahuluan

Departemen Teknologi Informasi

• Divisi Sistem Informasi berfungsi untuk menganalisa kebutuhan informasi dari sebuahperusahaan baik saat ini maupun di kemudian hari nanti (aspek demand dariinformasi). Secara prinsip ada dua jenis aktivitas yang harus dilakukan oleh divisi ini:

1. Business Supports – merupakan fungsi untuk selalu memonitor kebutuhanmanajemen perusahaan akan informasi sebagai penunjang dalam menjalankanaktivitas bisnis sehari-hari, mengevaluasi tingkat efektivitas penggunaan aplikasibisnis yang ada, dan mengusulkan aplikasi-aplikasi tambahan maupun perbaikanterhadap yang telah dimiliki, dan mendefinisikan kebutuhan-kebutuhan baru.

2. Information System Studies – merupakan suatu forum penelitian danpengembangan yang bertanggung jawab untuk selalu memantau perkembanganteknologi di industri dimana perusahaan tersebut beroperasi, terutama bagaimanapara kompetitor memanfaatkannya atau merencanakan strategi untukmemanfaatkannya. Secara berkala, forum ini akan mempresentasikan kepadamanajemen puncak kesempatan-kesempatan bisnis yang mungkin dilakukan dikemudian hari melalui implementasi perangkat teknologi informasi yang baru. Timini pula yang akan menjadi penasehat utama CIO dalam usaha mengembangkansistem informasi perusahaan.

Divisi Sistem Informasi

• Merupakan fungsi organisasi yang bertanggung jawab untukmenyediakan kebutuhan informasi dari manajemen (aspek supplydari informasi) dengan memanfaatkan teknologi informasi. Palingtidak harus ada tiga ahli di bidang ini:

1. Spesialisasi pada pengembangan infrastruktur teknologiinformasi beserta integrasi sistem (LAN, WAN, Intranet,Internet, dsb.)

2. Spesialisasi pada pengembangan perangkat lunak, termasuk didalamnya pembuatan aplikasi sendiri (software in-house andcustom development), perencanaan sistem basis data(database), aplikasi analisa (analyzer tools), dsb.

3. Spesialisasi pada implementasi paket-paket yang sudah jadi,seperti Oracle, SAP, BAAN, Peoplesoft, dan lain sebagainya.

Divisi Teknologi Informasi

Divisi Manajemen Informasi yang memiliki tugasutama untuk mengelola dan menjamin agarinformasi yang dibutuhkan users dapat dihasilkanoleh para supplier teknologi informasi dansebaliknya (para supplier menghasilkan informasiyang relevan dengan kebutuhan users).

Divisi Manajemen Informasi

• Berdasarkan tugas utama tersebut, paling tidak, harus ada tiga bagian dalamdivisi tersebut:

– Sebuah fungsi yang akan mengelola hubungan perusahaan dengan paravendor atau perusahaan lain sehubungan dengan teknologi yang di-outsource, termasuk di dalamnya membuat kontrak kerja danmemantaunya. Hal ini perlu dilakukan mengingat merekalah yang palingmengetahui komponen-komponen teknologi informasi yang dibangun didalam perusahaan.

– Support dan services merupakan suatu fungsi yang akan menjawab danmengatasi semua permasalahan teknis maupun manajemen yang dialamiselama menjalankan aktivitas sehari-hari.

– Bagian terakhir yang tidak kalah pentingnya adalah fungsi pelatihan danpengembangan untuk selalu meningkatkan kinerja SDM dengan caramemperbaiki tingkat keahlian dan kompetensi mereka. Agar seluruhaktivitas yang dilakukan memiliki kualitas yang baik, CIO akan dibantu olehseorang atau sebuah tim quality control and assurance.

Tiga Bagian Pendukung Divisi

Dimanakah letaknya ITC?

• ITC adalah kumpulan dari perwakilan stakeholders (users sisteminformasi, termasuk staf, manajer, direktur, komisaris, rekanan bisnis,pelanggan, dsb.) yang memiliki jadwal berkala untuk bertemu danmelakukan diskusi bersama, persis seperti fungsi MPR di Indonesia.

• MPR merupakan sebuah forum yang terdiri dari CIO, Divisi TeknologiInformasi (DPR), dan perwakilan users. Dalam forum berkala ini,tugas utamanya adalah mengavaluasi kinerja sistem informasi yangada, disamping membahas perkembangannya di masa mendatang.

• Forum ini juga memiliki hak untuk meminta pertangungjawaban CIOsehubungan dengan tugasnya membangun sistem informasi yangmereka butuhkan. Walaupun tidak memiliki hubungan strukturalsecara formal, secara psikologis pertemuan ini efektif berpengaruhkepada CIO dan timnya (DPR).

ITC (INFORMATION TECHNOLOGY COUNCIL)

TUGAS UTAMA CHIEF INFORMATION OFFICER

• Keberadaan Chief Information Officer (CIO) untuk perusahaanyang sangat menggantungkan aktivitas bisnisnya sehari-hari padasistem informasi merupakan suatu keharusan.

• Hal ini cukup beralasan mengingat harus adanya orang yangmewakili sistem informasi dalam jajaran direksi. Tanpa adanyaperwakilan tersebut, akan mustahil pencapaian fungsi strategissistem informasi akan tercapai. Dan tanpa adanya fungsi strategisdari sistem informasi, perusahaan yang bersangkutan akanmengalami permasalahan yang sangat serius.

• Secara prinsip, ada lima tugas utama yang diemban oleh seorangCIO yang harus bertanggung jawab kepada pimpinan perusahaan(Chief Executive Officer atau Presiden Direktur).

Chief Information Officer (CIO)

• MEMAHAMI BISNIS

• MEMBANGUN CITRA DIVISI

• MENINGKATKAN MUTU PENGGUNAAN TEKNOLOGI

• MENCANANGKAN VISI TEKNOLOGI INFORMASI

• PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

lima Tugas Utama CIO

• Tugas pertama dan utama yang merupakan tanggung jawab eksekutif lain dalam jajaran direksiadalah mempelajari dan memahami secara menyeluruh dan mendetail bisnis yang digelutiperusahaan.

• Kalau dahulu manajemen inti cukup mempelajari semua komponen internal perusahaan (khususnyasehubungan dengan produk-produk atau jasajasa yang ditawarkan), saat ini hal tersebut tidaklahcukup. Persaingan yang begitu cepat dan lingkungan bisnis yang sangat dinamis mengharuskaneksekutif perusahaan untuk selalu memantau dan mempelajari aspek-aspek di luar perusahaan(eksternal) secara intens dan terus-menerus, terutama yang berkaitan dengan perilaku pasar(market) dan pelanggan. Setidak-tidaknya untuk dewasa ini ada tujuh cara yang terbukti efektifuntuk mempelajari hal internal dan eksternal perusahaan. Ketujuh cara tersebut adalah:

1) Memiliki armada SDM yang secara berkala mempelajari keadaan pasar dan komponeneksternal lainnya;

2) Mempelajari secara mendalam proses-proses penciptaan produk atau jasa yang ditawarkanperusahaan;

3) Mengundang bagian-bagian lain dalam perusahaan untuk berdiskusi secara berkala;

4) Menghadiri seminar-seminar yang berhubungan dengan industri terkait;

5) Membaca secara aktif publikasi-publikasi yang berkaitan dengan produk, jasa, dan industridimana perusahaan yang bersangkutan berada;

6) Menjadi anggota forum-forum bisnis maupun akademis terkait; dan

7) Menjalin komunikasi aktif dan konsisten dengan para manajer lini perusahaan.

MEMAHAMI BISNIS

• Tugas kedua yang menjadi tanggung jawab seorang CIO adalah membangunkredibitilitas direktorat sistem informasi yang dipimpinnya.

• Penggunaan sistem informasi secara strategis merupakan ciri perusahaan di masamendatang, bukan saat ini. Namun walau bagaimanapun juga, direktorat sisteminformasi yang ada harus dapat membuktikan bahwa aktivitias-aktivitas yang dilakukansaat ini adalah merupakan jalan atau jembatan menuju masa depan.

• Direktorat, departemen, atau divisi sistem informasi (atau teknologi informasi) harusmemiliki citra yang baik di mata fungsi-fungsi lain dalam perusahaan. Strategi yangpaling efektif adalah dengan cara membantu para SDM di dalam perusahaan untukmeningkatkan kinerjanya melalui utilisasi teknologi informasi, karena hal inilah yangmerupakan misi utama dari keberadaan sistem informasi di perusahaan.

• Pemberian pendidikan dan pelatihan kepada para pengguna (users) sistem informasi,mulai dari staf sampai dengan manajer eksekutif, merupakan salah satu cara lain untukmeningkatkan citra divisi sistem informasi. Dengan menghasilkan “produk-produk” yangterbukti dapat membantu para karyawan dalam melaksanakan aktivitas perkerjaannyasehari-hari, divisi sisten informasi akan dengan mudah mendapatkan kepercayaan darifungsi-fungsi lain di organisasi untuk membawa mereka ke bentuk perusahaan masadepan.

MEMBANGUN CITRA DIVISI

• “Tak kenal maka tak sayang”, mungkin demikianlah kalimat yang cocokditujukan bagi para karyawan yang belum pernah dan takut menggunakankomputer. Melihat bahwa keberadaan teknologi informasi ditujukan untukmeningkatkan kualitas kinerja SDM (employees empowerment), seorang CIOmemiliki tugas untuk memasyarakatkan teknologi informasi agar dipergunakansecara aktif untuk para karyawan perusahaan.

• Selain pemberian program-program pelatihan (training) yang bersifat edukatif,diperlukan suatu strategi untuk membuat karyawan tertarik belajar lebih jauhdan memanfaatkan teknologi informasi yang ada. Caranya bisa beranekaragam, mulai dari yang bersifat hiburan (entertainment) – seperti melaluipermainan pada saat rekreasi perusahaan (company outing) – sampai denganyang sangat serius, seperti diadakannya workshop khusus. Tujuannya adalahagar para karyawan akrab dengan komputer (computer literate), sehinggaselain dapat meningkatkan kualitas kerja mereka, inovasi-inovasi baru berupaideide pengembangan di masa mendatang akan turut berpengaruh padapengembangan sistem informasi di perusahaan.

MENINGKATKAN MUTU PENGGUNAAN TEKNOLOGI

• Tugas selanjutnya bagi seorang CIO adalah untuk menentukan visi perusahaanmelalui pemanfaatan sistem informasi di masa mendatang.

• Seorang eksekutif senior yang baik, adalah yang selalu bersifat proaktif. Membantuperusahaan mencanangkan visinya di masa mendatang adalah salah satu contohsikap proaktif yang harus dimasyarakatkan di kalangan perusahaan.

• Visi pemanfaatan sistem informasi merupakan bagian integral yang tak terpisahkandari visi perusahaan secara umum. Melihat bahwa abad sekarang dan mendatangadalah era yang sangat bergantung kepada informasi, peranan CIO dalam melihatmasa depan perusahaan menempati posisi yang cukup dominan.

• Namun tugas CIO tidak hanya terbatas untuk merumuskan visi saja, namun yangbersangkutan harus dapat memasyarakatkan ide-ide yang ada ke seluruh jajaranmanajemen dan staf (create a vision). Apalah artinya sebuah visi yang bagus tapitidak ada seorang pun dari karyawan yang merasa perlu untuk mewujudkannya.Ada banyak teknik dan teori yang ditawarkan kepada manajemen untuk membantumerumuskan dan menjual visi kepada seluruh jajaran karyawan secara efektif. Halini sangat penting, karena visi merupakan akar dari seluruh aktivitas yang dilakukanoleh perusahaan dalam kegiatan bisnisnya setiap hari.

MENCANANGKAN VISI TEKNOLOGI INFORMASI

• Misi terakhir dari seorang CIO tentu saja membuat semua hal yangada di atas menjadi nyata, yaitu merencanakan danmengembangkan arsitektur sistem informasi perusahaan, yangterdiri dari komponen-komponen seperti software, hardware,brainware, proses dan prosedur, infrastruktur, standard, dan lainsebagainya.

• Secara berkesinambungan, seorang CIO harus dapat me-utilisasikan sistem informasi yang dimiliki perusahaan saat inisecara optimum, sejalan dengan rencana pengembangannya dimasa mendatang. Suatu kali seorang praktisi manajemenmengatakan bahwa seorang CIO yang baik akan dapat“memanusiakan” karyawannya dengan cara memanfaatkanteknologi informasi untuk membantunya melaksanakan aktivitaspekerjaan sehari-hari

PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI