pengantar kearsipan digital - pdf.nsc.ac.idpdf.nsc.ac.id/1-pengantar kearsipan...

18
PENGANTAR KEARSIPAN DIGITAL EVADA EL UMMAH KHOIRO, S.AB., M.AB HAJAR CHERRY PUSPALILLAH, S.AB., M.AB

Upload: vuongquynh

Post on 28-Aug-2018

289 views

Category:

Documents


11 download

TRANSCRIPT

Page 1: Pengantar kearsipan digital - pdf.nsc.ac.idpdf.nsc.ac.id/1-Pengantar Kearsipan Digital-20170918115054.pdf · Setelah mengikuti mata kuliah ini, ... langkah-langkah merancang sistem

PENGANTAR

KEARSIPAN DIGITAL

EVADA EL UMMAH KHOIRO, S.AB., M.AB

HAJAR CHERRY PUSPALILLAH, S.AB., M.AB

Page 2: Pengantar kearsipan digital - pdf.nsc.ac.idpdf.nsc.ac.id/1-Pengantar Kearsipan Digital-20170918115054.pdf · Setelah mengikuti mata kuliah ini, ... langkah-langkah merancang sistem

TENTANG MK MANAJEMEN KEARSIPAN 2

• SKS : 2 SKS

• Semester : 5 (lima)

• Dosen Pengampu : Evada El Ummah Khoiro, S.AB., M.AB.

• Capaian Pembelajaran:

Setelah mengikuti mata kuliah ini, diharapkan mahasiswa dapat memahamilangkah-langkah merancang sistem arsip, penataan dan penemuan kembaliarsip, dan merancang sistem arsip

Page 3: Pengantar kearsipan digital - pdf.nsc.ac.idpdf.nsc.ac.id/1-Pengantar Kearsipan Digital-20170918115054.pdf · Setelah mengikuti mata kuliah ini, ... langkah-langkah merancang sistem

METODE KULIAHMETODE

Perkuliahan dilakukan dalam bentuk Ceramah, Tanya jawab, presentasi, diskusi, tugas, dan praktek.

Tugas Mahasiswa

Tugas individu dan pembahasan

Penilaian Acuan Patokan (PAP)

Page 4: Pengantar kearsipan digital - pdf.nsc.ac.idpdf.nsc.ac.id/1-Pengantar Kearsipan Digital-20170918115054.pdf · Setelah mengikuti mata kuliah ini, ... langkah-langkah merancang sistem

KOMPONEN PENILAIAN

• UTS 30%

• UAS 30%

• Keaktifan 10%

a. Kerapian

b. Etika

c. Empati

• Praktek 10%

• Absen 10%

• Tugas 10%

100%

Page 5: Pengantar kearsipan digital - pdf.nsc.ac.idpdf.nsc.ac.id/1-Pengantar Kearsipan Digital-20170918115054.pdf · Setelah mengikuti mata kuliah ini, ... langkah-langkah merancang sistem

KearsipanTeknologi

Informasi & Komunikasi

Otomasi Pengelolaan Arsip

Arsip Elektronik

PENGELOLAAN ARSIP BERBASIS TIK

TITIK TEMU ANTARA TEKNOLOGI INFORMASI DAN KEARSIPAN

Page 6: Pengantar kearsipan digital - pdf.nsc.ac.idpdf.nsc.ac.id/1-Pengantar Kearsipan Digital-20170918115054.pdf · Setelah mengikuti mata kuliah ini, ... langkah-langkah merancang sistem

PERKEMBANGAN TEKNOLOGI INFORMASI

Mainframe

Personal Computer

( PC )

Client/Server( LAN )

Internet

Page 7: Pengantar kearsipan digital - pdf.nsc.ac.idpdf.nsc.ac.id/1-Pengantar Kearsipan Digital-20170918115054.pdf · Setelah mengikuti mata kuliah ini, ... langkah-langkah merancang sistem

Mengapa komputer dipakai?

Andal, terutama untuk proses yangberulang-ulang

Ketepatan

Daya tampung datayang besar

Kecepatan

Page 8: Pengantar kearsipan digital - pdf.nsc.ac.idpdf.nsc.ac.id/1-Pengantar Kearsipan Digital-20170918115054.pdf · Setelah mengikuti mata kuliah ini, ... langkah-langkah merancang sistem

PENGELOLAAN ARSIP

BERBASIS TIKMANUAL /

TRADISIONAL

Arsip

Non-elektronik

Arsip

Non-elektronik

Arsip Elektronik

PENERAPANTEKNOLOGI INFORMASI

DALAM PENGELOLAAN ARSIP

Page 9: Pengantar kearsipan digital - pdf.nsc.ac.idpdf.nsc.ac.id/1-Pengantar Kearsipan Digital-20170918115054.pdf · Setelah mengikuti mata kuliah ini, ... langkah-langkah merancang sistem

PERBEDAAN KOMPONEN KEARSIPAN KONVENSIONAL DAN ELEKTRONIK

Komponen Kearsipan Konvensional Kearsipan Elektronik

Kabinet Berupa rak atau lemari arsip yang dibuat secara fisik

Berupa kabinet virtual yang dibuat dengan database

Map Berupa map fisik untuk menyimpan lembaran arsip

Berupa map virtual atau folder untuk menyimpan file dokumen

Arsip Lembaran-lembaran surat hard copy

Lembara-lembaran surat yang sudah di transfer ke dalam file

gambar/teks

Page 10: Pengantar kearsipan digital - pdf.nsc.ac.idpdf.nsc.ac.id/1-Pengantar Kearsipan Digital-20170918115054.pdf · Setelah mengikuti mata kuliah ini, ... langkah-langkah merancang sistem

MENGAPA PENGELOLAAN ARSIP

BERBASIS TIK DIPERLUKAN

Kita hidup didalam lingkungan teknologi: kartu‐kartu identitas dengan barcode untuk bertransaksi dengan bank (ATM) atau perpustakaan; e‐tiket bus, kereta api, atau kapal terbang, dsb.

Semakin tinggi pertumbuhan volume arsip elektronik dalam organisasi.

Semakin bervariasi jenis teknologi informasi yang digunakan oleh pegawai/stafseperti word processing, text retrieval, email, database.

Page 11: Pengantar kearsipan digital - pdf.nsc.ac.idpdf.nsc.ac.id/1-Pengantar Kearsipan Digital-20170918115054.pdf · Setelah mengikuti mata kuliah ini, ... langkah-langkah merancang sistem

MANFAAT PENGELOLAAN ARSIP

BERBASIS TIK

Penanganan arsip dinamis dan arsip statis dapat dikelola dari awal perencanaan/pembuatan naskah/dokumen.

Memenuhi tuntutan top management akan kecepatan danketepatan.

Memudahkan aksesibilitas dan menjamin akuntabilitas.

Menuju paperless society dan menghemat ruangan/sarana prasarana (dari gedung ke server) > ramah lingkungan.

Meningkatkan pelayanan umum/public service.

Page 12: Pengantar kearsipan digital - pdf.nsc.ac.idpdf.nsc.ac.id/1-Pengantar Kearsipan Digital-20170918115054.pdf · Setelah mengikuti mata kuliah ini, ... langkah-langkah merancang sistem

ARSIP (Item)

(Hardcopy / Softcopy/ Fax /

Email)

BERKAS

Unit Kerja

Tingkat Keamanan

(Security Level) &

Hak Akses (Access

Right)

PENGGUNA - JABATAN

Page 13: Pengantar kearsipan digital - pdf.nsc.ac.idpdf.nsc.ac.id/1-Pengantar Kearsipan Digital-20170918115054.pdf · Setelah mengikuti mata kuliah ini, ... langkah-langkah merancang sistem

RUANG PENYIMPANAN ARSIP

KONVENSIONAL

Page 14: Pengantar kearsipan digital - pdf.nsc.ac.idpdf.nsc.ac.id/1-Pengantar Kearsipan Digital-20170918115054.pdf · Setelah mengikuti mata kuliah ini, ... langkah-langkah merancang sistem

GOOGLE DRIVE

• Google Drive adalah layanan berbasis komputasi awan (Cloud) yang dapatdigunakan untuk membuat, membagi, mengolaborasikan, dan menyimpandata.

Drive memungkinkan pengguna mengunggah dan mengakses berbagai file seperti video, foto, Google Docs dan PDF.

File dapat diakses sewaktu-waktu, di rumah, kantor, atau bahkan saat berada jauh dariperangkat, dengan media penyimpanan berbasis Cloud ini. Drive juga bisa digunakan di komputer tablet dan ponsel bersistem operasi Android.

Tidak hanya itu, pengguna yang mengalami gangguan penglihatan pun dapat mengakses Drive menggunakan alat pembaca layar (screen reader).

Page 15: Pengantar kearsipan digital - pdf.nsc.ac.idpdf.nsc.ac.id/1-Pengantar Kearsipan Digital-20170918115054.pdf · Setelah mengikuti mata kuliah ini, ... langkah-langkah merancang sistem

JENIS ARSIP BERDASARKAN MEDIANYA

• Paper based records, conventional records, human readable records, hard copy (Informasinya terekam media kertas)

• Ex: teks (.doc, .exe, .ppt/ Google Document, Google Spreadsheet, Google Slide)

Arsip Berbasis Kertas (Tekstual)

• Gambar statis, citra bergerak, rekaman suara.

• Ex: Kaset video, film, VCD, cassete recording, dll

Arsip Lihat-Dengar (Audio Visual Record)

• Informasinya tertulis dalam bentuk grafik/foto metrik

• Ex: Chart, peta, maket, denah dll (.jpeg, .bmp, .png)

Arsip Kartografik dan Arsitektual

Page 16: Pengantar kearsipan digital - pdf.nsc.ac.idpdf.nsc.ac.id/1-Pengantar Kearsipan Digital-20170918115054.pdf · Setelah mengikuti mata kuliah ini, ... langkah-langkah merancang sistem

KEUNTUNGAN PENGGUNAAN GOOGLE

DRIVE

Memiliki space

penyimpanan yang besar

Media penyimpanan

virtual

File support

Edit file secara

simultan Akses di manapun dan

kapanpun

Secure sharing

feedback comments

Page 17: Pengantar kearsipan digital - pdf.nsc.ac.idpdf.nsc.ac.id/1-Pengantar Kearsipan Digital-20170918115054.pdf · Setelah mengikuti mata kuliah ini, ... langkah-langkah merancang sistem
Page 18: Pengantar kearsipan digital - pdf.nsc.ac.idpdf.nsc.ac.id/1-Pengantar Kearsipan Digital-20170918115054.pdf · Setelah mengikuti mata kuliah ini, ... langkah-langkah merancang sistem