pengambilan-keputusan-fkuii-naj.pdf

FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS ISLAM INDONESIA

JL. Kaliurang Km. 14,5 Sleman Yogyakarta 55584 Tel: 0274 - 898444 ext 2097 | Fax: + 2007 http://www.medicine.uii.ac.id/ | Email: [email protected] _________________________________________________________________________

_

Materi Elearning Ilmu Kesehatan Masyarakat (IKM)

Pengambilan Keputusan

dr. Nur Aisyah Jamil, M.Sc

Pendahuluan

“Arie sudah berketetapan di dalam hati, melalui shalat istikharah, dia pun

mantap untuk menikahi Ajeng, wanita yang dipilihnya untuk menjadi teman

hidupnya dan calon ibu bagi anak-anaknya”. Pernikahan adalah peristiwa besar

dalam kehidupan manusia. Menikah membutuhkan sebuah “keputusan” terutama

bagi yang akan menjalani. Keputusan kapan, dengan siapa dan dimana akan

menikah tentu harus dipikirkan matang jika mengharapkan kehidupan yang baik di

masa yang akan datang.

Dalam kehidupan berorganisasi (termasuk organisasi kesehatan,seperti

puskesmas, klinik, rumah sakit dan lain-lain), keputusan ini mutlak diperlukan

guna menunjang kelangsungan berorganisasi. Banyak contoh

organisasi/perusahaan yang gagal dan harus gulung tikar, karena salah dalam

pengambilan keputusan. Sebaliknya, tidak sedikit pula yang melejit

keuntungannya karena mengambil keputusan yang tepat. Dalam kehidupan

berorganisasi dijumpai dua jenis keputusan yang sering digunakan yaitu

keputusan terprogram dan keputusan tidak terprogram. Tabel berikut menjelaskan

tentang karakteristik tipe keputusan.

Tabel 1 Karakteristik Tipe Keputusan

Keputusan terprogram Keputusan tidak terprogram

Tipe problem Sering, berulang, rutin, ada kepastian hubungan sebab-akibat

Baru, tidak terstruktur, tidak ada kepastian hubungan sebab-akibat

Prosedur Tergantung kebijakan, peraturan, dan prosedur tetap(SOP)

Kebutuhan akan kreativitas, intuisi, toleransi untuk ambiguitas, kreatif problem solving

Contoh Prosedur rawat inap pasien Membeli peralatan laboratorium baru (Sumber : Ivancevich,Konopaske and Mattesson, 2008, Organizational Behavior and Management)

Proses Pengambilan Keputusan

Untuk dapat membuat sebuah keputusan yang baik, diperlukan sebuah

proses yang baik pula. Proses tersebut dimulai dari proses penetapan tujuan dan

menghitung performa, identifikasi dan definisi masalah, penetapan prioritas,

analisis penyebab, penentuan alternatif solusi, mengevaluasi alternatif solusi,

pemilihan solusi, implementasi dan follow up. Bagan berikut menggambarkan

proses pengambilan keputusan /decision making yang rasional.



_


Menetapkan tujuan

spesifik, menghitung

hasil

Identifikasi dan definisi

masalah

Menetapkan prioritas

Menganalisis penyebab

Menentukan alternative

solusi

Evaluasi alternative

solusi

Pemilihan solusi

Implementasi

Follow up

(Sumber : Ivancevich,Konopaske and Mattesson, 2008, Organizational Behavior and Management)

Gambar 1 Bagan Pengambilan Keputusan yang Rasional

1. Menetapkan tujuan spesifik, menghitung hasil

Organisasi yang telah memiliki tujuan yang jelas (performa yang

diharapkan), dan dapat segera menghitung hasil kerjanya, akan mudah

mengarahkan keputusannya. Seperti sebuah RS yang mempunyai tujuan

utama kepuasan pasien dengan pelayanan yang cepat, ramah dan

professional.

2. Identifikasi dan definisi masalah



_


Masalah adalah hal yang paling mendasari dari pengambilan keputusan.

Jadi bila tidak ada masalah, maka tidak perlu sebuah keputusan. Masalah

adalah gap antara idealita (tujuan yang ditetapkan) dengan realita (pencapaian

sekarang). Jenis masalah ada yang rutin, crisis dan opportunity/peluang.

Kebanyakan manajer berkutat pada masalah rutin dan penyelesaian

konflik,sehingga peluang jarang didapatkan. Cara untuk mengidentifikasi

masalah adalah dengan melakukan survey (data primer), brainstorming dan

analisis sistem. Braistorming adalah mengumpulkan banyak pendapat dalam

sebuah kelompok tanpa ada diskusi secara kritis.

Analisis sistem merupakan cara untuk mengidentifikasi dan menganalisis

masalah yang terdiri dari input, proses, output, outcome dan dampak. Analisis

input terdiri dari (7M+I) yaitu orang/Man, dana/Money, bahan/Material,

peralatan/Machines, teknologi,cara/Methods, pasar/Market, waktu/Minute dan

informasi. Analisis proses meliputi proses plan, do, check dan action (PDCA).

Analisis output adalah indikator kinerja yang dapat diukur langsung, seperti

SPM Puskesmas. Analisis outcome contohnya adalah status gizi, Angka

Kematian Ibu (AKI) dan Angka Kematian Bayi (AKB). Sedangkan analisis

dampak adalah lebih luas lagi dan jangka panjang seperti kepuasan dan

angka harapan hidup (AHH). Faktor lingkungan ditambahkan pada sistem

terbuka.

Input Organizing Evaluating

Actuating

Process Out

come

Out

put

Feedback

ENVIRONMENT

Planning



_


Gambar 2 Analisis Sistem Terbuka

3. Menetapkan prioritas

Seberapa pentingkah masalah yang dihadapi, memerlukan analisis

tersendiri. Ivancevich,Konopaske and Mattesson (2008) menyatakan beberapa

faktor berikut menentukan penting-tidaknya sebuah masalah. Faktor urgency

(lebih terkait waktu, segera ditangani) , faktor dampak (impact factor –

seberapa besar dampak dari masalah tersebut) dan faktor kecenderungan

tumbuh (growth tendency-trend masa yang akan datang).

Beberapa metode berikut ini digunakan dalam memprioritaskan masalah.

Metode scoring yang sering digunakan adalah metode PAHO, Hanlon, CARL

dan Pareto. Disamping metode scoring, juga dapat digunakan metode non

scoring seperti Delphi, Delbeque dan NGT. Metode lain dalam membuat

prioritas masalah adalah kecenderungan/trend.

a. PAHO(Pan America Health Organization)

PAHO menitik beratkan masalah kesehatan berdasarkan prevalensi

penyakit yang menunjukkan besarnya masalah ,

kenaikan/meningkatnya prevalensi (rate of increase), keinginan

masyarakat mengatasi masalah(degree of unmeet need), keuntungan

sosial(social benefit)yang diperoleh jika masalah tersebut teratasi,

teknologi yang tersedia(technical feasibility), dan sumber daya yang

tersedia(resource availibility) . Penentuan bobot masing-masing

komponen ditentukan oleh tim ahli(5-8 orang). Formulanya adalah :

Bobot Masalah = Keterangan : M=Magnitude/besarnya masalah (0 sd 10) S=Severity/tigkat keparahan (0 sd 10) V=Vulnerability/social benefit, technical feasibility dan resource availibility(0 sd 10) C=Community Concern(0 sd 10)

b. Hanlon

Metode Hanlon memiliki kemiripan kriteria dengan metode PAHO

hanya berbeda dalam hal pembobotan. Kriteria pada metode Hanlon



_


adalah, besar masalah yang didapatkan dari data kuantitatif, misal

prevalensi penyakit tertetu, besar kerugian,dan sebagainya. Kriteria

kedua adalah tingkat kegawatan yang mengandung unsur subyektif,

merupakan kecenderungan penyebaran dan tingkat keganasan suatu

penyakit/masalah kesehatan. Kriteria ketiga adalah kemudahan

penanggulangan yang juga bersifat subyektif. Kemudahan

penanggulangan dilihat dari ketersediaan sumber daya

(tenaga,obat,alat kesehatan, biaya, fasilitas , dan lain-lain) dan

teknologi. Kriteria keempat adalah PEARL faktor yang merupakan

singkatan dari propriate (sesuai), economic (murah), acceptability

(diterima), resources (SD), legality (hukum/etika). Penentuan bobot

masing-masing komponen ditentukan oleh tim ahli (5-8 orang). Formula

Hanlon adalah sebagai berikut :

Bobot Masalah =

Keterangan : A= Besar Masalah (0-10) B= Berat/tingkat kegawatan (0-20) C= Kemudahan Penanggulangan (0-10) D= Pearl faktor (0 atau 1)

c. CARL

CARL merupakan sigkatan dari Capability, Assessibility, Readiness,

dan Leverage. Capability merupakan kemampuan sumber daya, dana,

alat dan sebagainya. Assessibility adalah kemudahan untuk diatasi

mudah/ tidak. Readiness merupakan kesiapan dari sumber daya

manusia, motivasi, kompetensi, kesiapan sasaran/masyarakat.

Leverage merupakan pengaruh masalah yg satu terhadap yg lain.

Formula CARL adalah :

Bobot Masalah = Keterangan : C=Capability (0 sd 10) A= Assessibility (0 sd 10)



_


R= Readiness(0 sd 10) L= Leverage (0 sd 10)

d. Pareto

Pareto merupakan sebuah diagram (dapat diaplikasikan di SPSS)

yang menggambarkan besar masalah. Prinsip pareto adalah

menyelesaikan akar permasalahan/root of causes bukan gejala//

symptoms. Aturan Pareto adalah 80% masalah disebabkan oleh 20%

penyebab. Contohnya 80% kejadian keterlambatan disebabkan oleh

20% penyebab yang ada, 80% pendapatan rumah sakit berasal dari

20% unit yang ada.

Gambar 3 diagram pareto

e. Delphi

Delphi merupakan teknik memprioritaskan masalah secara non

scoring yang melibatkan para ahli untuk dimintai ide dan solusi

pemecahan masalah. Langkah pertama adalah identifikasi masalah

yang akan diselesaikan oleh tim, kemudian kuisioner yang berisi daftar

masalah tersebut dikirim ke beberapa ahli. Setelah mendapat masukan

dari para ahli, tim merangkum semua pendapat ahli untuk kemudian

dikirim kembali ke ahli. Tahap selanjutnya adalah ahli meranking/

membuat skala prioritas penyelesaian masalah.

f. Delbeque



_


Delbeque merupakan teknik memprioritaskan masalah secara non

scoring yang meminta pendapat beberapa ahli secara voting. Sebuah

forum (6 sd 8 orang) yang berisikan tim ahli membuat peringkat

masalah dari daftar masalah yang disediakan di papan. Cara penentuan

peringkat adalah secara voting tertutup .Hasil voting tahap pertama

dipaparkan di papan, kemudian dilakukan voting kedua untuk

menentukan prioritas masalah. Pada teknik delbeque tidak ada diskusi.

Kelemahan dari teknik ini adalah penentuan siapa yang berhak menjadi

anggota tim ahli, lebih bersifat subyektif, dan pengambilan keputusan

lebih berdasar pada konsesus dari interes/kepentingan yang ada, bukan

fakta permasalahan itu sendiri.

g. Nominal Group Technique(NGT)

NGT merupakan merupakan teknik memprioritaskan masalah secara

non scoring yang meminta pendapat beberapa ahli .Pada NGT memiliki

ciri komunikasi noverbal dan verbal. Sebuah forum (6 sd 8 orang) yang

berisikan tim ahli membuat peringkat masalah dari daftar masalah yang

disediakan di papan. Masing-masing ahli menentukan peringkat

masalah tanpa diskusi/comment. Hasil pendapat masing-masing ahli

kemudian dirangkum dan didiskusikan menjadi beberapa kriteria

permasalahan (sudah dipersempit/diklasifikasikan). Tahap terakhir

adalah dilakukan voting untuk menentukan prioritas masalah. Metode ini

mirip dengan delbeque, hanya saja NGT menggunakan diskusi.

h. Kecenderungan/Trend

Priorias masalah berikut tidak memerlukan banyak analisis, karena

hanya mempertimbangkan kecenderungan/trend baik local, regional dan

internasional. Contohnya adalah HAM, people centre, komitmen global,

safe motherhood, komitmen nasional dan sebagainya.

4. Menganalisis penyebab

Masalah yang timbul terkadang tidak diketahui penyebabnya. Hal ini

membutuhkan analisis mendalam untuk menemukan hubungan kausal (cause-

effect) dari sebuah masalah. Sekali lagi, diperlukan data penunjang yang

shahih untuk membuat diagram analisis masalah. Beberapa teknik berikut

dapat digunakan dalam menganalisis penyebab yaitu diagram ishikawa (fish

bone analysis), metode pohon masalah (root cause analysis).



_


Gambar 4 Diagram Ishikawa

(Sumber : UNICEF 1992 dengan sedikit modifikasi)

Gambar 5 Diagram akar masalah

5. Menentukan Alternatif Solusi

Sebelum keputusan diambil, hendaknya direncanakan beberapa solusi

alternatif yang mungkin dilakukan. Contoh: untuk meningkatkan cakupan balita

yang ditimbang di Posyandu tiap bulannya di wilayah kerja Puskesmas

Borobudur, maka alternatif solusi adalah perubahan tempat posyandu di



_


tempat wisata Borobudur (tempat ibu-ibu yang memiliki balita tersebut

bekerja), penyuluhan kepada ibu-ibu yang memiliki balita, pembuatan poster

dan lain-lain.

Analisis SWOT merupakan akronim dari Strength, Weakness, Opportunity

dan Threat. Analisis SWOT dapat digunakan tidak hanya untuk

mengidentifikasi permasalahan namun juga dapat membuat alternatif solusi

melalui strategi yang mengkombinasikan faktor kekuatan, kelemahan, peluang

dan ancaman. Analisis SWOT terdiri dari faktor internal yaitu : strength-

kekuatan dan weakness-kelemahan; dan faktor eksternal yaitu opportunity-

peluang dan threat-ancaman. Setelah dilakukan analisis internal dan eksternal,

maka dibuat matriks strategi (SO,ST,WO dan WT). Matriks ini terdiri atas item

sumber daya (tenaga, biaya, alat, obat, fasilitas kesehatan, peran pemerintah,

lintas sektor, ormas, masyarakat), lingkungan (fisik dan non fisik),

perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi.

Tabel 2 Matrik Analisis SWOT

O Daftar peluang yang ada

T Daftar ancaman yang ada

S Daftar kekuatan yang dimiliki

Strategi SO Strategi untuk mengoptimalkan kekuatan yang dimiliki dan memanfaatkan peluang yang ada

Strategi ST Strategi untuk mengoptimalkan kekuatan yang dimiliki dan mengatasi ancaman yang ada

W Daftar kelemahan yang dimiliki

Strategi WO Strategi untuk mengatasi kelemahan yang dimiliki dengan memanfaatkan peluang yang ada

Strategi WT Strategi untuk mengatasi kelemahan yang dimiliki dan meminimalisir ancaman yang ada

6. Mengevaluasi Alternatif solusi

Evaluasi alternatif solusi ini sangat dibutuhkan (jika perlu menggunakan

pihak ketiga untuk memberikan masukan, termasuk juga evidence dari

penelitian sebelumnya). Hubungan antara alternatif solusi dan hasil yang

diinginkan bergantung pada tiga kondisi berikut ini yaitu :



_


a. Kepastian, pengambil keputusan mengetahui peluang keberhasilan

masing-masing solusi alternatif

b. Ketidakpastian, pengambil keputusan sama sekali tidak mengetahui

peluang keberhasilan masing-masing solusi alternatif . Kondisi

ketidakpastian ini akan berkurang dengan mengumpulkan lebih

banyak informasi dan mempelajari situasi.

c. Risiko, pengambil keputusan memiliki beberapa perhitungan peluang

keberhasilan masing-masing solusi alternatif.

7. Pemilihan solusi

Pengambilan keputusan merupakan sebuah proses yang dinamis. Setelah

solusi dipilih, harus diimplementasikan dan di follow-up. Walaupun mustahil

mendapatkan solusi yang optimal, solusi yang memuaskan (sesuai standar

tujuan) sudah baik. Solusi terpilih kemudian dibuat plan of action (PoA). PoA

berisi kegiatan, tujuan dan target , sasaran populasi, biaya (besar dan sumber

pembiayaan), tempat, waktu, pelaksana(PJ) dan rencana penilaian.

Tabel 3 Contoh Gann Chart (PoA)

No Kegiatan Tujuan dan

Target

Sasaran populasi

Biaya (besar

dan sumber)

Tempat Waktu Pelaksana Rencana Penilaian

Keterangan

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9

(Sumber : Biro Perencanaan Departemen Kesehatan RI dan Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas

Indonesia (2002), Perencanaan dan Penganggaran Terpadu(Integrated Health Planning and Budgetting), Penyusunan

Program Kesehatan(Modul 07) cit Sulaeman (2011))

8. Implementasi

Keputusan yang baik akan menjadi sia-sia oleh implementasi yang buruk.

Oleh karena implementasi ini melibatkan banyak pihak (SDM) maka, yang

palig penting adalah bagaimana menkomunikasikan keputusan tersebut agar

dapat diimplementasikan dengan baik oleh individu/kelompok tertentu.

9. Follow up

Manajemen yang efektif selalu melakukan pengukuran yang periodik

terhadap hasil yang di capai dibandingkan tujuan yang direncanakan. Penting

sekali untuk memdeteksi penyimpangan pada setiap fase agar dapat segera

diperbaiki.



_


Keputusan Adminitratif dan Intuitif

Pada kondisi tertentu, dimana terdapat tekanan waktu , informasi ,SDM yang

terbatas dan faktor lain sehingga membuat proses di atas tidak dapat dilakukan.

Oleh karena itu, beberapa contoh pengambilan keputusan berikut sering dilakukan

yaitu : administratif dan intuitif .

1. Keputusan secara administratif

Pengambil keputusan pada situasi kurang mendapat informasi yang

dibutuhkan dan keputusan terbaik tidak diketahui. Jadi pengambil keputusan akan

memilih solusi “cukup memuaskan” yang biasanya mendesak, terbatas dan cukup

baik.

2. Keputusan intuitif

Berdasarkan pengalaman, percaya diri, dan motivasi pengambil keputusan.

Prosesnya sering di bawah sadar dan sering terjadi karena : ketidakpastian dan

kerumitan dari sebuah masalah, tidak memiliki pengalaman, diburu waktu, dan

kesulitan menganalisis solusi alternatif. Pada kondisi chaos, perubahan yang

drastis dan situasi yang penuh tekanan juga menyebabkan banyak keputusan

yang diambil secara intuitif.

Faktor yang mempengaruhi pengambilan keputusan

Faktor berikut ini mempengaruhi pengambilan keputusan yaitu nilai,

kecenderungan terhadap risiko, tekanan mental dan kenaikan komitmen. Nilai

merupakan pedoman hidup seseorang. Nilai akan berpengaruh sejak dari

menetapkan tujuan, membuat solusi alternatif, pemilihan solusi, implementasi dan

evaluasi/konrol. Pengambil keputusan yang memiliki keberanian mengambil risiko

dan yang berhati-hati/tidak berani mengambil risiko akan menghasilkan keputusan

yang berbeda.

Keputusan Individu versus Kelompok

Keputusan mana yang lebih baik, individu atau kelompok. Keduanya baik

asal dilakukan pada saat yang tepat. Berikut ini adalah gambar hubungan metode

sumber keputusan dan kualitas hasil keputusan dan tabel pilihan metode

keputusan pada setiap tahap.



_



Gambar 6 Hubungan metode penggunaan sumber keputusan

terhadap kualitas keputusan

Tabel 4 Pilihan Keputusan Individu/Kelompok pada setiap tahap

Tahap Pilihan

Penetapan tujuan Kelompok lebih baik (pengetahuan lebih banyak)

Identifikasi penyebab dan membuat alternatif solusi

Peran individu dalam kelompok dapat memperluas wawasan

Evaluasi alternatif solusi Sudut pandang kelompok lebih baik

Pemilihan solusi

Kesepakatan bersama(konsensus) akan lebih baik (meminimalisir konflik / risiko kegagalan implementasi)

Implementasi dan Follow-up Biasanya peran ini diambil oleh sang manajer


Daftar Pustaka



_


1. Ivancevich JM, Konopaske R, Matteson, MT, Organizational Behavior and

Management, 8th ed, 2008, New York : Mc Graw Hill.

2. Shortell SM, Kaluzny, AD, Essentials of Healthcare Management,1997,

Philipines : Delmar Publisher.

3. Sulaeman, ES, Manajemen Kesehatan, Teori dan Praktik di Puskesmas, ed

2, 2011, Yogyakarta : Gadjah Mada University Press.

pengambilan-keputusan-fkuii-naj.pdf

Documents