pengadaan karyawan
TRANSCRIPT
Modul 3Pengadaan dan Perekrutan Karyawan
TIK :Mahasiswa mampu memahami proses penggunaan Karyawan
Peran sumber daya manusia dalam menentukan keberhasilan organisasi tidak dapat
diabaikan, meskipun dewasa ini berada di era teknologi canggih. Sumber daya
manusia dapat bertahan karena memiliki kompetensi manajerial, yaitu kemampuan
untuk merumuskan visi dan strategi perusahaan serta kemampuan untuk
memperoleh dan mengarahkan sumber daya-sumber daya lain dalam rangka
mewujudkan visi dan menerapkan strategi perusahaan (Lado et. al., 1992).
Pengadaan pegawai meliputi penarikan, seleksi dan penempatan. Rekrutmen pada
dasarnya merupakan aktivitas untuk mencari dan memperoleh pekerjaan yang
terdapat di dalam organisasi. Pelamar harus memenuhi kualifikasi yang telah
ditetapkan sehingga manajemen sumber daya manusia memiliki alternatif pilihan
yang layak. Setelah kumpulan pelamar sesuai telah diperoleh, maka aktivitas
selanjutnya yang perlu dilakukan adalah seleksi, yaitu memilih calon yang paling
berkualitas diantara para pelamar. Aktivitas berikutnya adalah penempatan pelamar
yang terpilih di posisi masing-masing.
Pengertian Pengadaan
Pengadaan (procurement) adalah fungsi operasional pertama MSDM. Pengadaan
karyawan merupakan masalah penting, sulit dan kompleks karena untuk
mendapatkan dan menempatkan orang-orang yang kompeten, serasi, serta efektif
tidaklah semudah membeli dan menempatkan mesin. Karyawan adalah asset utama
perusahaan yang menjadi perencana dan pelaku aktif dari setiap aktivitas organisasi.
Mereka mempunyai pikiran, perasaan, keinginan, status dan latar belakang
pendidikan, usia, dan jenis kelamin yang heterogen yang di bawa ke dalam
organisasi perusahaan. Karyawan bukan mesin, uang dan material yang sifatnya
pasif dan dapat dikuasai serta diatur sepenuhnya dalam mendukung tercapainya
tujuan perusahaan. Karyawan yang cakap, mampu, dan terampil belum menjamin
produktivitas keja yang baik, kalau moral kerja dan kedisiplinannya rendah. Mereka
baru bermanfaat dan mendukung terwujudnya tujuan perusahaan jika mereka
berkeinginan tinggi untuk berprestasi. Karyawan yang kurang mampu, kurang cakap,
dan tidak terampil mengakibatkanpekerjaan tidak selesai tepat pada waktunya.
Islahulben, SE. MM. MSDM 1
Pengadaan SDM adalah proses pencarian dan ‘pemikatan’ para calon
karyawan (pelamar). (Handoko, 2000). Dari definisi di atas, dapat disimpulkan
bahwa pengadaan SDM adalah proses pengumpulan calon pemegang jabatan yang
sesuai dengan rencana SDM untuk menduduki suatu jabatan atau pekerjaan
tertentu.
Hal-hal yang perlu direncanakan dalam pengadaan SDM, antara lain sebagai berikut
1. Penentuan jumlah dan kualitas SDM yang akan diperlukan.
2. Sumber calon karyawan dan cara-cara penarikannya.
3. Dasar, sistem, metode, dan tingkat-tingkat seleksi yang akan dilakukan.
4. Kualifikasi-kualifikasi dan prosedur seleksi yang akan dilakukan.
5. Cara-cara penempatan calon pegawai yang akan dilakukan.
Adapun pilihan-pilihan strategis dalam melaksanakan pengadaan pegawai adalah
sebagai berikut :
1. Apakah perlu dipertimbangkan masalah “Affirmative Action”.
2. Apakah organisasi akan “memakai” tenaga baru atau “membeli” tenaga
profesional yang sudah matang.
3. Bagaimana strategi pembiayaan untuk pengadaan dan seleksi pegawai baru.
4. Apakah organisasi mempertimbangkan kepedulian sosial.
5. Apakah strategi tentang pengadaan dan seleksi perlu menggunakan teknologi
tinggi guna menjamin obyektivitas.
6. Apakah pilihan organisasi dalam pelaksanaan pengadaan.
Penarikan adalah kegiatan mencari dan mempengaruhi tenaga kerja agar mau
melamar lowongan pekerjaan yang masih kosong di perusahaan.
Islahulben, SE. MM. MSDM 2
Ada dua macam pengadaan, yaitu :
1. Pengadaan internal, yakni karyawan yang mengisi lowongan jabatan yang
lowong, ditarik dari karyawan yang telah ada dalam organisasi. Penarikan
dilakukan dengan cara “mutasi atau transfer”, baik sifatnya vertikal (promosi-
demosi) maupun horizontal (rotasi).
Kebaikan dan keburukan pengadaan internal ini adalah sebagai berikut :
a. Kebaikan :
- Biaya-biaya penarikan relatif lebih kecil;
- Prilaku karyawannya telah diketahui;
- Karyawannya telah berpengalaman;
- Orientasi dan induksi tidak diperlukan lagi;
- Karyawan yang cakap ada kesempatan untuk promosi;
- Memotivasi semangat kerja karyawan;
- Loyalitas dan kedisiplinan karyawan lebih baik.
b. Keburukan :
- Masalah pengisian lowongan tidak terselesaikan, karena mutasi akan
menimbulkan lowongan yang kosong kembali;
- Pelaksanaan sistem kerja hanya tetap begitu-begitu saja;
- Kewibawaan pejabat yang dipromosikan relatif kurang;
- Promosinya sering didasarkan atas nepotisme.
2. Pengadaan eksternal, artinya untuk mengisi lowongan jabatan yang kosong di
tarik orang-orang dari luar organisasi, yaitu :
- Lembaga-lembaga pendidikan
Islahulben, SE. MM. MSDM 3
- Dinas Tenaga Kerja
- Pasar Tenaga Kerja (Umum)
- Nepotisme atau kawan-kawan pegawai
Penarikan tenaga kerja atau sumber daya manusia ini dilakukan melalui iklan pada
media massa, seperti pada surat kabar, radio, dan televisi. Kebaikan dan keburukan
pengadaan eksternal ini adalah sebagai berikut:
Kebaikan :
- Kesempatan untuk mendapatkan karyawan yang professional terbuka;
- Kemungkinan perubahan sistem kerja yang lebih baik ada;
- Pejabat baru akan berwibawa, jika ia cakap;
- Masalah jabatan yang lowong terisi dengan tidak menimbulkan kosongnya jabatan
lain.
Keburukan :
- Menurunkan semangat kerja karyawan lama, sebab kesempatan promosi tidak ada;
- Absensi dan turn over karyawan lama cenderung meningkat;
- Loyalitas dan solidaritas pejabat baru masih disangsikan;
- Orientasi dan induksi untuk pejabat baru harus dilakukan;
- Kedisiplinan dan kecakapan masih diragukan.
Seleksi adalah suatu kegiatan pemilihan dan penentuan pelamar yang diterima atau
yang ditolak untuk menjadi karyawan perusahaan itu.
Sistem seleksi dikenal atas :
Islahulben, SE. MM. MSDM 4
1. Succesive-Hurdles adalah sistem seleksi yang dilaksanakan berdasarkan urutan
testing yakni jika peserta tidak lulus pada suatu testing maka ia tidak boleh
mengikuti testing berikutnya dan pelamar tersebut dinyatakan lulus.
2. Compensatory-Approach adalah sistem seleksi yang dilakukan dimana peserta
mengikuti seluruh testing, kemudian dihitung nilai rata-rata hasil tesnya apakah
mencapai standar atau tidak peserta yang mencapai nilai standar dinyatakan
lulus, sedang peserta yang tidak mencapai standar dinyatakan gugur.
Seleksi ada tiga tingkat yang dikenal dengan seleksi tingkat pertama, seleksi tingkat
kedua, dan seleksi tingkat ketiga.
Seleksi tingkat pertama adalah seleksi yang dilakukan menurut prosedur yang telah
ditetapkan perusahaan yang bersangkutan dan jika lulus maka pelamar dinyatakan
diterima dengan status karyawan percobaan atau calon pegawai (capeg).
Seleksi tingkat kedua adalah seleksi yang dilakukan selama masa percobaan
(capeg) dengan cara mengamati dan menilai mental, perilaku, kedisiplinan, dan
kemampuan nyata calon karyawan dalam menyelesaikan tugas-tugasnya. Jika
seleksi tingkat kedua ini lulus maka calon pegawai tersebut mengikuti seleksi tingkat
ketiga. Seleksi tingkat ketiga adalah seleksi dengan mengikuti prajabatan atau
pelatihan, jika lulus maka calon karyawan (calon pegawai) diangkat menjadi pegawai
tetap.
Penempatan (Placement) adalah kegiatan untuk menempatkan orang-orang yang
telah lulus seleksi pada jabatan-jabatan tertentu sesuai dengan uraian pekerjaan dan
klasifikasi-klasifikasi pekerjaannya.
Pengadaan karyawan harus didasarkan pada prinsip: “Apa dan Siapa”
Apa
artinya kita harus terlebih dahulu menetapkan pekerjaan-pekerjaannya berdasarkan
uraian pekerjaan (jobdescription)
Siapa
artinya kita baru mencari orang-orang yang tepat untuk mendudukijabatan tersebut
sesuai spesifikasi pekerjaan (job specification).
Pengadaan karyawan berdasarkan siapa, kemudian baru apa, akan menimbulkan
mismanajemen dalam penempatannya. Penempatan karyawan yang jauh di
bawahkemampuannya ataupun diluar kemampuannya mengakibatkan moral kerja
Islahulben, SE. MM. MSDM 5
dan kedisiplinankaryawan rendah. Jadi, kita harus menugaskan seorang karyawan
sesuai dengan kemampuanyang dimilikinya dan memberikan pekerjaan yang
disenanginya.
Berdasarkan uraian diatas, kita mendapat gambaran bagaimana pentingnya
pengadaan karyawan.
Pengadaan adalah proses penarikan, seleksi, penempatan, orientasi, dan induksi
untuk mendapatkan karyawan yang efektif dan efisien membantu tercapainya tujuan
perusahaan.Perekrutan calon karyawan hendaknya dilakukan dengan baik, agar
karyawan yangditerima sesuai dengan kebutuhan pekerjaan yang akan dilakukan.
Analisis Pekerjaan (job analysis).
Dilakukan agar dapat mendesain organisasi serta menetapkan uraian pekerjaan,
spesifikasi pekerjaan, dan evaluasi pekerjaan. Merupakan kegiatan menganalisis
dan mendesain pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan, bagaimana
mengerjakannya, dan mengapa pekerjaan itu harus dikerjakan. Analisis pekerjaan
akan memberikan informasi tentang uraian pekerjaan, spesifikasi pekerjaan, dan
evaluasi pekerjaan bahkan dapat memperkirakan pengayaan atau perluasan
pekerjaan dan penyederhanaan pekerjaan pada masa yang akan datang.
1. Analisis Pekerjaan.
Adalah informasi tertulis mengenai pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan dalam
suatu perushaan agar mencapai tujuan yang dicapai. Manfaat analisis pekerjaan
akan memberikan informasi tentang aktifitas pekerjaan, standar pekerjaan, konteks
pekerjaan, persyaratan personalia, ( personnel requirment ), perilaku manusia dan
lat-alat yang akan dipergunakan.
2. Langkah – Langkah Analisis Pekerjaan
Proses dalam menganalisis pekerjaan melalui langkah – langkah sebagai berikut:
a. Menentukan penggunaan hasil informasi analisis pekerjaan.
Artinya Penganalisis harus mengetahui secara jelas apa kegunaan hasil
informasi analisis pekerjaannya. Sebab hasil itu akan digunakan untuk
menentukan jenis data yang akan dikumpulkan dan teknik pengumpulan
datanya. Informasi hasil analisis pekerjaan dipergunakan untuk menetapkan
job description, job specification, dan job evaluation dalam pengadaan
pegawai.
b. Mengumpulkan informasi tentang latar belakang.
Artinya penganalisis harus mengumpulkan dan mengkualifikasikan data,
meninjau informasi latar belakang seperti bagan informasi, bagan proses, dan
Islahulben, SE. MM. MSDM 6
uraian pekerjaan. Pengumpulan data dilakukan dengan metode penelitian
deskriptif analisis, survei, sensus, dan sampel, sedangkan teknik
pengumpulan data dapat dengan cara wawancara, observasi, kuisioner dan
angket. Data yang terkumpul dikualifikasikan, dianalisis, dan diaplikasikan
kepada masa depan.
c. Menyeleksi muwakal ( orang yang akan diserahi )jabatan yang akan
dinalisis.
Penganalisis harus memilih beberapa muwakal jabatan untuk dianalisis. Ini
dilakukan untuk menghemat biaya dan waktu jika banyak pekerjaan yang
akan dianalisis.
d. Mengumpulkan informasi analisis pekerjaan.
Penganalisis mengadakan analisis pekerjaan secara aktual dengan
menghimpun data tentang aktivitas pekerjaan, perilaku kaaryawan yang
diperlukan, kondisi kerja, dan syarat-syarat personel yang akan
melaksanakan pekerjaan.
e. Meninjau informasi dengan pihak-pihak yang berkepentingan.
Analisis pekerjaan menyediakan informasi tentang hakikat dan fungsi
pekerjaan. Informasi hendaknya diversifikasikan dengan pekerja yang akan
melaksanakan pekerjaan itu serta atasan langsung karyawan bersangkutan.
Dengan memverifikasi informasi itu akan membantu untuk menentukan
kebenarannya dan melengkapinya secara faktual serta dipahami dengan
mudah oleh semua pihak yang berkepentingan. Ini juga akan membantu
perolehan penerimaan seseorang atas data analisis pekerjaan yang telah
dihimpun dengan memberikan kesempatan bagi orang tersebut untuk
memodifikasi uraian tentang aktivitas yang akan dilaksanakannya.
f. Menyusun uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan.
Penganalisis pekerjaan kemudian menyusun uraian pekerjaan, uraian
jabatan, dan evaluasi pekerjaan.
g. Meramalkan/memperhitungkan perkembangan perusahaan.
Penganalisis harus juga memperhitungkan/meramalkan perkembangan
uraian pekerjaan, perluasan pekerjaan, apakah dikemudian hari diperlukan
pengayaan pekerjaan, perluasan pekerjaan, dan penyederhanaan pekerjaan
dalam perusahaan. Hal ini perlu guna mengetahui kemampuan karyawan
untuk masa kini dan masa depan supaya mereka dapat tetap melaksanakan
pekerjaan walaupun ada pemakaian teknikrat canggih dan reorganisasi
perusahaan.
3. Penggunaan Informasi Analisis Pekerjaan
Islahulben, SE. MM. MSDM 7
Analisis pekerjaan selain menghasilkan job description, job specification, dan
job evaluation juga berguna untuk hal-hal berikut:
Perekrutan dan seleksi (Recruitment and selection)
Analisis pekerjaan memberikan informasi tentang uraian pekerjaan dan
syarat-syarat karyawan yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan.
Merupakan dasar seleksi untuk memutuskan jenis orang yang perlu direkrut
dan diangkat.
Kompensasi (Compensation)
Informasi analisis pekerjaan memberikan pemahaman yang jelas tentang
latar belakang (pendidikan, usia, pengalaman, dll) orang yang akan
menduduki jabatan itu, sehingga perusahaan dapat menentukan gajinya.
Evaluasi jabatan (job evaluation)
Informasi analisis pekerjaan memberikan pemahaman tentang
berat/ringannya pekerjaan, besar/kecilnya resiko yang dihadapi,
sulit/mudahnya mendapatkan personil. Dengan demikian perusahaan dapat
menetapkan gaji pada posisi jabatan tersebut.
Penilaian prestasi kerja (Performance Appraisal)
Adalah upaya membandingkan pretasi aktual pegawai dengan prestasi kerja
yang diharapkan darinya.
Latihan (Training)
Informasi analisis pekerjaan dilakukan untuk merangsang program latihan
dan pengembangan. Uraian pekerjaan, perlengkapan, dan jenis ketrampilan
pekerja digunakan bahan pembantu dalam pengembangan program-program
latihan.
Promosi dan Pemindahan
Informasi analisis pekerjaan akan digunakan untuk membnatu menentukan
promosi ataupun pemindahan keryawan.
Organisasi
Informasi jabatan yang diperoleh dari analisis pekerjaan seringkali
memberikan petunjuk bahwa organisasi yang ada perlu diperbaiki.
Pemerkayaan Pekerjaan (Job Enrichment)
Informasi analisis pekerjaan dapat digunakan untuk memperkaya pekerjaan
pada suatu jabatan tetentu.
Penyederhanaan Pekerjaan (Work Simplication)
Informasi analisis pekerjaan digunakan untuk penyederhanaan atau
spesialisasi pekerjaan.
Penempatan (Placement)
Islahulben, SE. MM. MSDM 8
Informasi analisis pekerjaan digunakan untuk menempatkan para karyawan
pada pekerjaan-pekerjaan yang sesuai dengan ketrampilannya agar mereka
bekerja secara efektif.
Peramalan dan Perekrutan
Informasi analisis pekerjaan digunakan untuk peramalan dan perekrutan
tenaga kerja yang akan dibutuhkan perusahaan.
Orientasi dan Induksi
Informasi analisis pekerjaan digunakan untuk orientasi dan induksi bagi
karyawan baru mengenai sejarah perusahaan, hak dan kewajibannya,
menginduksi, dll.
C. Uraian Pekerjaan.
Uraian pekerjaan (Job Description) dan uraian jabatan (job position) disusun
berdasarkan informasi yang telah dihasilkan oleh analisis pekerjaan. Biasa
digunakan untuk tenaga kerja operasional, sedangkan uraian jabatan
digunakan untuk tenaga kerja manajerial. Keduanya harus ditetapkan secara
jelas untuk setiap jabatan, supaya pejabat tersebut mengetahui tugas
dantanggung jawab yang harus dilakukan. Uraian pekerjaan akan
memberikan ketegasan dan standar tugas yang harus dicapai ole seorang
pejabat yang memegang jabatan tersebut. Uraian pekerjaan menjadi dasar
untuk menetapkan spesifikasi pekerjaan dan evaluasi pekerjaan bagi pejabat
yang memegang jabatan itu. Uraian pekerjaan adalah informasi tertulis yang
menguraikan tugas dan tanggung jawab, kondisi, pkerjaan, hubungan
pekerjaan, dan aspek-aspek pekerjaan pada suatu jabatan tertentu dalam
organisasi. Urarian pekerjaan menguraikan hal-hal sebagai berikut:
1. Identifikasi pekerjaan atau jabatan, yakni memberikan nama jabatan,
seperti rektor, dekan, dosen, dan kabag administrasi.
2. Hubungan tugas dan tanggung jawab, yakni perincian tugas dan tanggung
jawab secara nyata diuraikan secara terpisah agar jelas diketahui. Rumusan
hubungan hendaknya menunjukan hubungan antara pejabat dengan orang
lain didalam maupun diluar organisasi.
3. Standar wewenang dan pekerjaan, yakni kewenangan dan prestasi yang
harus dicapai oleh setiap pejabat harus jelas.
4. Syarat kerja harus diuraikan dengan jelas, seperti alat-alat, mesin-mesin,
dan bahan baku yang akan dipergunakan untuk melakukan pekerjaan
tersebut.
5. Ringkasan pekerjaan atau jabatan, hendaknya menguraikan bentuk umum
Islahulben, SE. MM. MSDM 9
pekerjaan dengan hanya mencantumkan fungsi-fungsi dan aktivitas
utamanya.
6. Penjelasan tentang jabatan dibawah dan diatasnya, yaitu harus dijelaskan
jabatan dari mana si petugas dipromosi dan ke jabatan mana si petugas akan
dipromosikan.
D. Spesifikasi Pekerjaan
Spesifikasi pekerjaan ( job spesification ) disusun berdasarkan uraian
pekerjaan dengan menjawab pertanyaan tentang ciri, karakteristik,
pendidikan, pengalaman, dan yang lainya dari orang yang akan
melaksanakan pekerjaan tersebut. Spesifikasi pekerjaan adalah uraian
pesyaratan kualitas minimum orang yang bisa diterima agar dapat
menjalankan satu jabatan dengan baik dan kompeten. Pada umumnya
spesifikasi pekerjaan memberikan uraian informasi mengenai hal-hal sebagai
berikut:
1. Tingkat pendidikan pekerja
2. Jenis kelamin pekerja
3. Keadaan fisik pekerja
4. Pengetahuan dan kecakapan pekerja
5. Batas umur pekerja
6. Nikah atau belum
7. Minat Pekerja
8. Emosi dan temperamen pekerja
9. Pengalaman pekerja
Spesifikasi bagi setiap pekerjaan tidaklah sama karena spesifikasi disusun
dari uraian pekerjaan sedangkan uraian pekerjaan dari tiap-tiap perusahaan
tidaklah sama, misalnya ada perusahaan yang membutuhkan tinggi badan,
pakai kaca mata atau tidak, serta cantik atau tidak.
Contoh spesifikasi pekerjaan
PERUSAHAAN CV TIMOR SEJATI
Spesifikasi Pekerjaan
Nama Jabatan : Kepala Bagian Komputer
Kode Jabatan : R-239
Tanggal : 2 Oktober 1980
Islahulben, SE. MM. MSDM 10
Penyusun : Andi Andika
Departemen : Divisi Administrasi
Lokasi : Fatululi 22 Kupang
Pendidikan : Akademi komputer, menguasai komputer, mempunyai
ketrampilan dalam menggunakan komputer, dan program komputer.
Pengalaman : 3 tahun bekerja di bidang komputer
Persyaratan fisik : Kesehatan baik untuk melakukan pekerjaan dan
mempunyai stamina serta daya tahan cukup kuat untuk melaksanakan tugas-
tugas berat.
Persyaratan mental : Jujur, inisiatif dan kreatif, dapat mengambil keputusan
secara cepat; mampu menganalisis dan membuat berbagai output informasi
yang bermutu tinggi.
Supervisi : Rentang kendali 3 – 9 orang lulusan SMTA. Mampu
berkomunikasi efektif Lisan maupun tetulis, vertikal dan horisontal dalam
perusahaan.
Kondisi kerja : Baik, 75% duduk diatas kurai yang nyaman, tenang, dan
dalam ruangan berAC.
Penganalisis pekerjaan perlu memperhitungkan: job content, job definition,
job depth, job enlargement, job enrichment, job range, job relationship, job
rotation, and job order technology.
Job content (isi pekerjaan) adalah bagian persoalan pertama dalam
mengorganisasi keputusan. Menyangkut penetapan persyaratan tugas atas
tiap-tiap pekerjaan dalam organisasi.
Job depth (kedalaman pekerjaan) menunjukan kepada jumlah pengendalian
yang dimiliki oleh seseorang untuk mengubah atau mempengaruhi pekerjaan
dan lingkungan sekelilingnya.
Job range (jajaran pekerjaan) menunjukan jumlah operasional yang dilakukan
oleh pemegang pekerjaan untuk menyelesaikan suatu tugas.
Job relationship (hubungan pekerjaan) menunjukan hubungan interpersonal
yang diperlukan atau yang dimungkinkan oleh suatu pekerjaan.
Job rotation (rotasi pekerjaan) sebuah bentuk latihan yang menyangkut
pemindahan seseorang karyawan dari satu pekerjaan kepada pekerjaan
lainnya. Disamping sasaran latihan, juga untuk mengurangi kebosanan.
Job order technology (teknologi pekerjaan menurut pesanan)adalah suatu
bentuk produksi dimana produk disesuaikan menurut spesifikasi pelanggan.
Islahulben, SE. MM. MSDM 11
E. Evaluasi Pekerjaan
Evaluasi pekerjaan (job evaluation) adalah menilai berat atau ringan, mudah
atau sukar, besar atau kecil resiko pekerjaan dan memberikan nama, ranking
( peringkat ), serta harga atau gaji suatu jabatan. Jika pekerjaan berat, sukar,
beresiko besar dan ranking (peringkat) jabatan semakin tinggi maka harga
atau gaji semakin besar, tetapi sebaliknya jika pekerjaan mudah, ringan,
resiko kecil, tanggung jawab kecil, dan ranking (peringkat) jabatan rendah,
maka harga atau gaji jabatannya semakin kecil.
F. Penyederhanaan Pekerjaan
Work-simplification is applying sense of finding the most economica use of
human effort, materials, machines, time and spaces so that easier and better
ways of doing work can be employed. (Penyederhanaan pekerjaan adalah
penggunaan logika untuk mencari penggunaan yang paling ekonomis dari
usaha manusia, materi, mesin-mesin, waktu, dan ruangan agar cara-cara
yang paling baik dan paling mudah dalam mengerjakan pekerjaan dapat
digunakan). Prinsip penyederhanaan pekerjaan ialah meniadakan
pemborosan pekerjaan dengan jalan penyederhanaan-penyederhanaan
pekerjaan secara mantap, menekankan usaha membuat setiap komponen
pekerjaan menjadi produktif melalui jalan penerapan akal sehat yang
terutama di bantu oleh partisipasi pengetahuan para pekerja.
Penyederhanaan pekerjaan atau simplifikasi pekerjaan mengakibatkan hal-
hal sebagai berikut:
1. Struktur organisasi pekerjaan semakin melebar
2. Pekerjaan-pekerjaan bisa menjadi terlalu terspesialisasi, sehingga
menimbulkan kebosanan yang pada gilirannya menyebabkan kesalahan-
kesalahan atau permintaan keluar.
3. Pekerjaan semakin produktif sehingga keuntungan ekonomis dari
spesialisasi akan di peroleh.
G. Pengayaan Pekerjaan
Pengayaan pekerjaan adalah perluasan pekerjaan dan tanggung jawab
secara vertikal yang akan dikerjakan seseorang pejabat dalam jabatannya.
Merupakan suatu perubahan yang direncanakan (planned-change) untuk
memberikan variasi yang lebih besar kepada seseorang karyawan yang
mempunyai pengetahuan dan ketrampilan lebih. Perluasan secara vertikal
Islahulben, SE. MM. MSDM 12
diterapkan untuk memberikan kepada karyawan kepuasan yang lebih besar
dan kesempatan bagi pengembangan pribadinya.
H. Persyaratan Pekerjaan
Persyaratan pekerjaan adalah persyaratan-persyaratan jabatan tentang
ketrampilan yang dikehendaki. Misalnya: sopir mempunyai SIM B Umum.
Usia tidak lebih dari 45 tahun, jujur, penyabar, dll. Setelah diketahui uraian
pekerjaan, spesifikasi pekerjaan, evaluasi pekerjaan, persyaratan pekerjaan,
dan lainya barulah dilakukan penarikan karyawan yang akan mengisi
lowongan-lowongan yang kosong dalam perusahaan tersebut. Pengadaan
(perekrutan) adalah proses penarikan, seleksi, penempatan, dan orientasi
serta induksi dengan maksud untuk memperoleh karyawan yang kompeten
sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
I. Proses atau Langkah-Langkah Pengadaan atau Perekrutan Karyawan
1. Peramalan Kebutuhan Tenaga Kerja
Peramalan kebutuhan tenaga kerja dimaksudkan agar jumlah kebutuhan
tenaga kerja masa kini dan masa depan sesuai dengan beban pekerjaan,
peramalan kebutuhan tenaga kerja didasarkan kepada informasi faktor
internal dan eksternal perusahaan.
Faktor Internal dan Eksternal Perusahaan adalah sebagai berikut:
a. Jumlah produksi.
b. Ramalan-ramalan usaha
c. Perluasan perusahaan
d. Perkembangan teknologi
e. Tingkat permintaan dan penawaran tenaga kerja / pasaran tenaga kerja
f. Perencanaan karier pegawai
2. Penarikan Tenaga Kerja
Penarikan (recruitment) adalah masalah penting dalam pengadaan tenaga
kerja. Penarikan tenaga kerja adalah (pelamar) dipengaruhi oleh hal-hal
sebagai berikut :
a. Balas jasa yang diberikan. Jika balas jasa besar maka pelamar banyak,
sebaliknya jika pelamar sedikit maka balas jasa kecil maka pelamar sedikit.
b. Status karyawan. Jika status karyawan tetap maka pelamar relatif banyak,
tetapi apabila status karyawan honorer, pelamar sedikit.
c. Kesempatan promosi. Jika kesempatan promosi terbuka lebar, jumlah
Islahulben, SE. MM. MSDM 13
pelamar banyak, begitu juga sebaliknya.
d. Job spesification. Jika spesifikasi pekerjaan sedikit, pelamar akan banyak,
begitu juga sebaliknya.
e. Metode penarikan. Jika penarikan terbuka luar melalui media massa maka
pelamar banyak , begitu juga sebaliknya, misalnya dengan iklan.
f. Soliditas perusahaan. Jika soliditas perusahaan cukup tinggi maka pelamar
banyak, begitu juga sebaliknya.
g. Peraturan perburuhan. Jika peraturan perburuhan longgar, pelamar banyak
begitu juga sebaliknya, misalnya usia tenaga kerja.
h. Penawaran tenaga kerja. Jika penawaran tenaga kerja banyak, pelamar
akan banyak, begitu juga sebaliknya, misalnya banyak penganggur.
Edwin B. Flippo.
Recruitmnet is the process of searching for porspective employees and
stimulating them to applay for job in the organizational. (Penarikan adalah
proses pencarian dan pemikatan para calon pegawai yang mampu bekerja
didalam organisasi).
Penarikan adalah usaha mencari dan mempengaruhi tenaga kerja, agar mau
melamar lowongan pekerjaan yang ada dalam suatu perusahaan.
Menurut pasal 1 UU No.14 Tahun 1969, tenaga kerja adalah tiap orang yang
mampu melakukan pekerjaan baik di dalam maupun di luar hubungan kerja,
guna menghasilkan barang atau jasa untuk memenuhi kebutuhan
masyarakat. Tenaga kerja harus memenuhi persyaratan peraturan
pemerintah, seperti batas usia tertentu. UU No. 14 Tahun 1969 dan peraturan
pelaksanaannya tidak boleh diadakan diskriminasi. Dalam pasal 4
dikemukakan bahwa tiap tenaga kerja berhak mendapat perlindungan atas
keselamatan, kesehatan, kesulitan, pemeliharaan moral kerja, serta
perlakuan yang sesuai dengan martabat manusia dan moral agama.
a. Kerja.
Kerja adalah sejumlah aktivitas fisik dan mental yang dilakukan seseorang
untuk mengerjakan suatu pekerjaan.
b. Buruh/Kuli
Buruh/Kuli adalah seorang pekerja harian atau honorer yang bekerja dibawah
perintah orang lain dan menerima balas jasa yang besarnya tertentu.
c. Karyawan/Pegawai
Karyawan/Pegawai adalah seseorang pekerja tetap yang bekerja di bawah
perintah orang lain dan mendapat kompensasi serta jaminan.
Islahulben, SE. MM. MSDM 14
Proses Penarikan Karyawan
Proses penarikan karayawan yang baik adalah sebagai berikut:
1) Penentuan Dasar Penarikan.
Dasar penarikan calon karyawan ditetapkan dahulu agar para pelamar yang
memasukan lamarannya sesuai dengan pekerjaan yang di minatinya. Dasar
penarikan harus berpedoman pada spesifikasi pekerjaan yang telah
ditentukan untuk menduduki jabatan tersebut. Job spesification harus di
uraikan secara rinci dan jelas agar pelamar mengetahui kualifikasi yang di
butuhkan, misal: batas usia, pendidikan, jenis kelamin, dan kesehatan.
2) Penentuan Sumber-Sumber Penarikan
Sumber penarikan calon karyawan bisa berasal dari sumber internal dan
sumber eksternal.
a). Sumber Internal: karyawan yang mengisi lowongan kerja yang lowong
diambil dengan cara memutasikan / memindahkan karyawan yang memenuhi
spesifikasi pekerjaan jabatan itu. Pemindahan karyawan bersifat vertikal
(promosi dan demosi) maupun horizontal.
Kebaikan-kebaikan sumber internal:
1. Meningkatkan moral kerja dan kedisiplinan karyawan, karena ada
kesempatan promosi.
2. Perilaku dan loyalitas karyawn semakin besar terhadap perusahaan.
3. Biaya penarikan relatif kecil, karena tidak perlu memasang iklan.
4. Waktu penarikan relatif singkat.
5. Orientasi dan induksi tidak diperlukan lagi.
6. Kestabilan karyawan semakin baik.
Kelemahan-kelemahan sumber internal:
1. Kewibawaan karyawan yang dipromosikan itu kurang.
2. Kurang membuka kesempatan sistem kerja baru dalam perusahaan.
b). Sumber Eksternal: Karyawan yang mengisi jabatan yang lowong
dilakukan penarikan dari sumber-sumber tenaga kerja diluar perusahaan.
Kebaikan-kebaikan sumber eksternal:
1. Kewibawaan pejabat relatif baik.
2. Kemungkinan membawa sistem kerja baru yang lebih baik.
Kelemahan-kelemahan sumber eksternal:
Islahulben, SE. MM. MSDM 15
1. Prestasi karyawan lama cenderung turun, karena tidak ada kesempatan
untuk promosi.
2. Biaya penarikan besar, karena iklan dan seleksi.
3. Waktu penarikan relatif lama.
4. Orientasi dan induksi harus dilakukan.
5. Turnover cenderung akan meningkat.
6. Perilaku dan loyalitasnya belum diketahui.
3). Metode-metode penarikan.
Metode Penarikan calon karyawan baru adalah ”metode tertutup dan metode
terbuka”
4). Kendala-kendala penarikan.
Kendala-kendala yang dihadapi setiap perusahaan tidaklah sama. Pada
umumnya kendala-kendala itu meliputi:
a) Kebijaksanaan-kebijaksanaan organisasi; kebijaksanaan organisasi yang
mempengaruhi penarikan karyawan adalah:
• Kebijaksanaan kompensasi dan kesejahteraan
• Kebijaksanaan promosi
• Kebijaksanaan status karyawan.
• Kebijaksanaan sumber tenaga kerja
b). Persyaratan jabatan.
c). Metode pelaksanaan penarikan
d). Kondisi pasar tenaga kerja
e). Solidaritas perusahaan
f). Kondisi-kondisi lingkungan eksternal
3. Seleksi Penerimaan Karyawan
a. Pentingnya seleksi.
Seleksi adalah usaha pertama yang dilakukan untuk memperoleh karyawan
yang berkualitas dan kompeten. Pengertian atau definisi seleksi yang
dikemukakan oleh beberapa para ahli antara lain:
1. Malayu Hasibuan ; Seleksi adalah kegiatan pemilihan dan penentuan
pelamar yang diterima atau ditolak untuk menjadi karyawan
perusahaan.seleksi ini didasarkan pada spesifikasi tertentu dari setiap
perusahaan bersangkutan.
2. Dale Yolder (1981 – p 291); Selection is the process by with candidates for
Islahulben, SE. MM. MSDM 16
employment are divided into two those who be affered employed and who will
not. (Seleksi adalah suatu proses ketika calon karyawan dibagi dua bagian,
yaitu yang akan diterima dan yang ditolak).
3. R.S. Dwivedi (1979 – p 236); The entire concept of selection and
placement has proved to be effective in reducing turnover. (Seluruh konsep
dari seleksi dan penempatan karyawan yang efektif dapat diharapkan
mengurangi tingkat perputaran atau keluar masuknya karyawan).
4. Mitton M. Mande ; The carefull selection and placement of employees to
make sure that they are physically, mentally and temperamentally fitted to the
jobs the are expected to do, to make sure that the new employees can
reasonally be expected to develop into desireable employees, and so that
there will be a minimum number of square pigs in round holes. (Seleksi atau
pemilihan yang cermat dan penempatan karyawan membuat mereka secara
fisik, mental dan temperamen sesuai dengan pekerjaan yang mereka
harapkan, membuat karyawan baru dapat berkembang sesuai keinginan
mereka sehingga akan memperkecil jumlah karyawan yang tidak pada
tempatnya).
5. James A. F. Stoner (1978 – p 497); The Selection process involved
evaluating and closing among job candidates. Application form resumes,
interview, and referance checks are commonly uses selection decrees.
(proses seleksi meliputi penilaian dan penetapan diantara calon-calon pengisi
jabatan. Aplikasi dari penilaian, wawancara, dan pengecekan referensi
adalah yang biasa digunakan dalam penetapan keputusan seleksi).
b. Kesimpulan: Seleksi setiap penerimaan karyawan dilakukan secara cermat,
jujur, dan obyektif supaya diperoleh karyawan yang qualified dan
penempatannya yang tepat sehingga pembinaan, pengembangan,
pengendalian, dan pengaturan karyawan relatif mudah dalam mencapai
sasaran yang diinginkan.
b. Dasar dan Tujuan Seleksi.
1. Dasar-dasar itu antara lain:
1). Kebijaksanaan perburuhan pemerintah
2). Job Specificatuion atau jabatan
3). Ekonomis, rasional, dan
4). Etika sosial
Islahulben, SE. MM. MSDM 17
2. Tujuan seleksi penerimaan karyawan.
Seleksi penerimaan karyawan baru bertujuan untuk mendapatkan hal-hal
sebagai berikut:
1) Karyawan yang qualified dan potensial.
2) Karyawan yang jujur dan berdisiplin.
3) Karyawan yang cakap dengan penempatannya yang tepat.
4) Karyawan yang terampil dan bersemangat dalam bekerja.
5) Karyawan yang memenuhi persyaratan undang-undang perburuhan.
6) Karyawan yang dapat bekerja sama baik secara vertikal maupun
horizontal.
7) Karyawan yang dinamis dan efektif.
8) Karyawan yang inovarif dan bertanggung jawab sepenuhnya.
9) Karyawan yang loyal dan berdedikasi tinggi.
10) Mengurangi tingkat absensi dan turnover karyawan.
11) Karyawan yang mudah dikembangkan pada masa depan.
12) Karyawan yang dapat bekerja secara mandiri.
13) Karyawan yang mempunyai perilaku dan budaya malu.
c. Penetapan Jumlah Karyawan.
Metode penetapan jumlah karyawan dilakukan dengan metode nonilmiah dan
metode ilmiah. Penetapan karyawan yang dilakukan dengan metode
nonilmiah hanya didasarkan atas perkiraan-perkiraan saja bukan atas
perhitungan yang cermat dari volume pekerjaan dan standar prestasi kerja.
Sebaliknya penetapan karyawan yang dilakukan dengan metode ilmiah
didasarkan atas perhitungan dan analisis beban kerja (work load analysis)
serta standar prestasi kerja.
d. Cara Seleksi.
Ada dua cara/ metode seleksi yaitu metode nonilmiah dan metode ilmiah.
Metode ilmiah adalah seleksi yang dilaksanakan hanya didasarkan pada
perkiraan dan pengalaman saja tidak berpedoman pada uraian pekerjaan dan
job specification dari jabatan yang akan diisi. Sedangkan metode ilmiah
adalah seleksi yang didasarkan pada job specification ( ilmu pengetahuan )
dan kebutuhan nyata jabatan yang akan diisi dan berpedoman pada kriteria
dan standar-standar tertentu. Seleksi ilmiah hendaknya dilakukan dengan
cara-cara sebagai berikut:
Metode kerja yang jelas dan sistematis
Islahulben, SE. MM. MSDM 18
Berorientasi kepada prestasi kerja
Berorientasi kepada kebutuhan riil karyawan
Berdasarkan kepada job analysis dan ilmu sosial lainnya
Berpedoman pada undang-undang perburuhan
e. Kualifikasi Seleksi
Kualifikasi seleksi meliputi:
1. Umur
2. Keahlian
3. Kesehatan fisik
4. Pendidikan
5. Jenis kelamin
6. Tampang
7. Bakat
8. Temperamen
9. Karakter
10. Pengalaman kerja
11. Kerja sama
12. Kejujuran
13. Kedisiplinan
14. Inisiatif dan kreatif
f. Sistem dan prosedur seleksi
Sistem dan prosedur seleksi harus berasaskan efisiensi ( uang, waktu,
tenaga ) dan bertujuan untuk memperoleh karyawan yang terbaik dengan
penempatannya yang tepat. Sistim seleksi menurut Andrew F. Sikula adalah
Succesive-Hurdles dan Compensatory-Approach.
Succesive-Hurdles adalah sistem seleksi yang dilakukan berdasarkan urutan
testing ( jika pelamar tidak lulus testing maka tidak diperbolehkan mengikuti
testing berikutnya ). Compensatory-Approach adalah sistim seleksi yang
dilakukan dengan cara pelamar mengikuti seluruh testing lalu dihitung nilai
rata-rata apakah mencapai standar atau tidak.
Prosedur atau langkah-langkah pelaksanaan seleksi harus ditetapkan dengan
cermat dan sesuai dengan asas efisiensi untuk memperoleh karyawan yang
qualified dengan penempatan yang tepat.
g. Langkah-Langkah seleksi.
Islahulben, SE. MM. MSDM 19
Langkah-langkah seleksi meliputi hal-hal sebagai berikut:
1. Seleksi surat-surat lamaran
2. Pengisian blangko lamaran
3. Pemeriksaan referensi
4. Wawancara pendahuluan
5. Tes penerimaan
6. Tes psikologi
Jenis-jenis tes psikologi, antara lain:
Tes kecerdasan ( intelligence test ).
Tes kepribadian ( personality test )
Tes bakat ( aptitude test )
Tes minat ( interest test )
Tes prestasi
7. Tes kesehatan
8. Wawancara akhir atasan langsung
9. Memutuskan diterima atau ditolak
Pendekatan Seleksi
1. Successive Hurdles Selection Approach.
Succesive-Hurdles adalah sistem seleksi yang dilakukan berdasarkan urutan
testing (jika pelamar tidak lulus testing maka tidak diperbolehkan mengikuti
testing berikutnya ).
2. Compensatory Selection Approach.
Compensatory-Approach adalah sistem seleksi yang dilakukan dengan cara
pelamar mengikuti seluruh testing lalu dihitung nilai rata-rata apakah
mencapai standar atau tidak.
h. Tingkat-Tingkat Seleksi
Untuk mendapatkan karyawan yang berkualitas dan penempatan yang tepat
perlu dilakukan seleksi yang bertingkat-tingkat. Tingkat-tingkat seleksi yang
dilakukan oleh perusahaan ada 3 ( tiga ) tingkat, yaitu sebagai berikut:
1. Seleksi tingkat pertama
2. Seleksi tingkat kedua
3. Seleksi tingkat ketiga
i. Kendala-Kendala Seleksi
Kendala-kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan seleksi antara lain:
1. Tolok ukur
Islahulben, SE. MM. MSDM 20
2. Penyeleksi
3. Pelamar
4. Penempatan, Orientasi, dan Induksi Karyawan
a. Penempatan Karyawan
Penempatan ( placement ) didasarkan pada job description dan job
specification yang telah ditentukan dan berpedoman pada prinsip “
Penempatan orang-orang tepat pada tempat yang tepat dan penempatan
orang yang tepat untuk jabatan yang tepat.
b. Orientasi karyawan
Orientasi atau perkenalan bagi setiap karyawan baru dilaksanakan sebagai
pernyataan bahwa mereka diterima dengan tangan terbuka menjadi
karyawan yang akan bekerjasama dengan karyawan lain dalam perusahaan
tersebut. Orientasi bertujuan mengatasi keragu-raguan, kecanggungan, dan
timbul rasa percaya diri karyawan baru dalam melakukan pekerjaannya.
c. Induksi Karyawan
Induksi karyawan adalah kegiatan untuk mengubah perilaku karyawan baru
supaya menyesuaikan diri dengan tata tertib perusahaan
Islahulben, SE. MM. MSDM 21