B A B II

TINJAUAN PUSTAKA

Sistem operasi memerlukan persediaan untuk menunjang kelancaran dan

efisiensi daiam proses produksi. Untuk mernpeTmudah pengertian mengenai

bagaimana melakukan efisiensi pemakaian bahan baku, maka terminologi yang

berhubungan dengan persediaan dan perencanaan kebutuhan persediaan akan

diuraikan definisinya satu per satu.

2.1 Persediaan

Persediaan adalah aktiva yang tersedia untuk dijua! dalam proses produksi,

dan atau dalam perjalanan, atau dalam bcntuk bahan. atau perlengkapan (supplies)

untuk digunakan dalam proses produksi (IAI, 1995; 142). Persediaan juga merupakan

sumber daya menganggur (idle resources) yang menunggu proses lebih lanjut berupa

kegiatan produksi pada sistem manufaktur, pemasaran distribusi, atau kegiatan

konsumsi pangan paUa sistem rumah tangra (Nasutinn. 1996.1). Narnun, secara

umum dapat dikatakan. bahwa persediaan adalah suatu istiiah yang lrienunjukkan

segala sesuatu atau sumber daya orgamsasi yang disimpan cialam rangka

mengantisipasi untuk dapat memenuhi permintaan. haik •nlernai maupun eksterna!

(Handoko, 1996:333).

Berdasarkan bentuknya. pcrsediaan ciigOiOngkan rriersiadi beberapa keiompok

sesuai dengan kategorinya. Dalam sisiern ir.arraiakmr. persediaaa ciibcuakan nienjacii

tiga bentiik (Handoko, 1996, 334 i •

1. Bahan baku : input awal dari proses transformasi menjadi produk jadi.

2. Barang setengah jadi : bentuk peralihan antara bahan baku dengan produk

setengahjadi.

3. Barang jadi : hasil akhir proses transformasi yang siap dipasarkan kepada

konsumen.

Dua jenis bentuk persediaan lain yang terdapat dalam sistem manufaktur

adalah (Handoko, 1996; 335):

1. Bahan penolong

Persediaan ini adaiah barang-barang yang diperlukan dalam proses produksi,

tidak merupakan bagian dari produk jadi, misalnya minyak pelumas, bahan bakar.

2. Komponen rakitan

Persediaan ini terdiri dari komponen-komponen yang diperoleh dari perusahaan

lain, dimana secara langsung dapat dirakit menjadi suatu produk.

Secara grafis, proses transformasi dari bentuk persediaan yang satu menjadi

bentuk persediaan yang lain dalam sistem manufaktur adaiah .

Gambar 2.1Proses Transformasi Produksi

Sumbcr : Handoko, T.Hani, Dosur-dasar manajemen produksi dcm operasi, BPFE-Yogyakana, 1996: 332

i i

Tersedianya persediaan yang ada dalam perusahaan ditimbulkan oleh 3

kondisi (Handoko, 1996; 335):

1. Mekanisme pemenuhan atas permintaan (transaction motive)

Permintaan akan suatu barang tidak akan dapat dipenuhi dengan segera bila

barang tersebut tidak tersedia sebelumnya, karena untuk mengadakan barang

dibutuhkan waktu, baik untuk pembuatannya ataupun untuk

mendatangkannya. Hal itn berarti bahwa adanya persediaan merupakan hal

yang sulit dihindarkan.

2. Adanya keinginan untuk meredam ketidakpastian {precautwnary /notive)

Ketidakpastian yang dimaksud adalah :

a. Adanya permintaan yang bervariasi dan tidak pasti dalam jumlah maupun

waktu kedatangan.

b. Waktu pembuatan yang cenderung konstan antara satu produk dengan

produk yang lain.

c. Lead time yang cendemng tidak pasti karena berbagai faktor yang tidak

dapat dikendalikan sepenuhnya.

Ketidakpastian ini dapat diredam dengan persediaan pe'.gaman {safety stock)

yang akan digunakan jika permintaan melebihi peramalan, produksi iebih

rendah dari rencana atau lead time lebih panjang dari yang diperkirakan

semula.

3. Keinginan untuk melakukan spekulasi {specnlative motivej yang bertujuan

untuk mendapatkan keuntungan besar dari kenaikan harga barang di masa

mendatang.

11

Sedangkan alasan-alasan yang mendasari perusahaan untuk menyediakan

persediaan adalah:

1. Dibutuhkan waktu untuk menyelesaikan operasi produksi dan untuk

memindahkan produk dari suatu tingkat proses ke tingkat proses lainnya

yang disebut persediaan dalam proses dan pemindahan

2. Alasan organisasi, untuk memungkinkan saru unit atau bagian membuat

jadwal operasinya secara bebas, tidak tergantung dari yang lainnya.

Persediaan merupakan salah satu unsur yang paling aktif dalam operasi

perusahaan yang secara terus-menerus diperoleh, diubah dan kemudian dijual

kembali. Oleh sebab itu, ketersediaan persediaan yang mencukupi akan menjamin

kelancaran operasi perusahaan karena faktor waktu (waktu henti) antara proses yang

satu dengan proses berikutnya dapat diminimumkan, bahkan dihilangkan sama sekali.

Hal inilah yang mendasari pentingnya manajemen persediaan dalam suatu

perusahaan. Persediaan dapat diminimumkan dengan mengadakan perencanaan

produksi yang iebih baik dan organisasi bagian produksi yang lebih efisien.

Mengingat banyaknya biaya yang terkait dengan persediaan, maka

pengendalian persediaan merupakan langkah penting dalam manajemen persediaan

untuk melakukan perhitungan berupa jumlaih optimal tingkat persediaan yang harus

ada serta waktu pemesanan kembali. Pengaturan dan pengawasan terhadap material,

barang dalam proses dan barang jadi merupakan bagian penting dalam sistem

produksi. Salah satu tujuan pokok dalam manajemen persediaan adalah untuk

mencari biaya yang optimal untuk pengadaan persediaan karena tingkat persediaan

(bahan baku, barang dalam proses dan barang jadi) yang terlalu besar akan

mengakibatkan tingginya biaya produksi yarig akan dibebankan pada barang jadi.

Biaya-biaya yang terkait dengan persediaan tersebut meliputi (Handoko,

1996;336):

1. Biaya penyimpanan (holding cost atau carrying cost)

Biaya-biaya yang bervariasi secara langsung dengan kuantitas persediaan. Biaya

penyimpanan per periode akan semakin besar apabila kuantitas bahan yang

dipesan semakin banyak, atau rata-rata persediaan semakin tmggi. Biaya-biaya

yang termasuk sebagai biaya penyimpanan adalah :

a. Biaya fasilitas-fasilitas penyimpanati temiasuk penerangan, pemanas atau

pendingin.

b. Biaya modal (opportunity cost ofcapital) yaitu alternatif pendapatan atas dana

yang diinvestasikan dalam persediaan.

c. Biaya keusangan

d. Biaya perbitungan fisik.

e. Biaya asuransi persediaan.

f. Biaya pajak persediaan.

g. Biaya pencurian, pengrusakan, aiau perampokan.

h. Biaya penanganan persediaan

Biaya-biaya ini variabel bila bervariasi dengan tingkat persediaan. Bila biaya

fasilitas penyimpanan (gudang) tidak variabel, tetapi tetap, maka tidak

dimasukkan dalam biaya penyimpanan per unit. Biaya penyimpanan persediaan

13

biasanya berkisar antara 12%-40% dari harga barang. Untuk perusahaan

manufaktur biasanya biaya penyimpanan rata-rata secara konsisten sekitar 25%.

2. Biaya pemesanan atau pembelian (ordering cost atau procurement cost)

Biaya yang berhubungan dengan pemesanan dan pengadaan bahan, meliputi:

a. Pernrosesan pesanan dan biaya ekspedisi

b. Upah

c. Biaya telepon

d. Pengeluaran surat menyurat

e. Biaya pengepakan dan penimbangan

f. Biaya pemeriksaan (inspeksi) penerimaan

g. Biaya pengiriman ke gudang

h. Biaya hutang lancar, dll

Secara normal, biaya per pesanan ( di luar biaya bahan dan potongan kuantitas )

tidak naik bila kuantitas pesanan bertambah besar. Tetapi, bila semakin banyak

komponen yang dipesan setiap kali pesan, jumlah pesanan per periode tumn,

maka biaya pemesanan total akan turun. Ini berarti, biaya pemesanan total per

periode (tahunan) adalah sama dengan jur.Jah pesanan yang dilakukan setiap

periode dikalikan biaya yang harus dikeluarkan setiap kali pesan.

2.2 Metode Pengendalian Persediaan

1 Metode pengendalian persediaan tradisional

Metode ini secara formal diperkenalkan oleh Wilson pada tahun 1929 dengan

mencoba mencari jawaban atas 3 pertanyaan dasar

14

a. Berapa jumlah barang yang harus dipesan untuk setiap kali pemesanan

(economic order quantity-EOQ)

b. Kapan saat pemesanan harus dilakukan (reorder point)

c. Berapa j umlah cadangan pengaman yang diperi ukan (safety stock)

Metode ini menggunakan matematika dan statistik sebagai alat bantu utama

daiam memecahkan masalah kuantitatif dalam sistem persedian.

2. Metode perencanaan kebutuhan material (nuiterial requirentent planning-

MRP)

MRP diperkenalkan pertama kali pada tahun 1960-an oleh Joseph Orlicky dari

J.I Case Company (McLeod, 1998,489) dan kemudian dikembangkan menjadi

MRP II pada tahun 1983 oleh Oliver Wight dan George Plossl, yang semula

Materia! Requirement Planmng diubah menjadi Manufacturing Resource

/7a«Hing(McLeod,1998;490)

MRP merupakan strategi material proaktif, orientasi ke depan dan

mengidentifikasikan materi yang diperlukari dan jumlah serla tanggal

diperlukannva. Dalam be'; jrapa lahun ini. MRP telah menggantikan sistem

persediaan tradisionai karena walaupun sistem persediaan tradisiona! lebih

sederhana. namun menimbulkan hai yang tidak inenguntungkan, seperti biaya

pcrsediaan yang tmggi dan pengiriman barang yang tidak lepat waktu

(Rang.kuti.i9'-?5;j4i;. N.4RP bersifai komputer onented yang terdiri dari

sekumpuian prosedur, aturan-aturan keputusan dan seperangkat mekanisme

peucatata'i \ang dstyncan^ unruk snerwabafka;) jadwal mduk produksi

1.5

Selanjutnya, MRP II (Material Resource Planning) berupaya untuk

mengintegrasikan semua proses dalam sistem manufaktur yang berhubungan

dengan manajemen matenul (McLeod, 1998;490).

2.3 DefmisiMRP

Terdapat beberapa macam defmisi dari sistem MRP. Menurut Rangkuti, MRP

merupakan suatu sistem perencanaan dan penjadwalan kebutuhan materiai untuk

produksi yang memerlukan beberapa tahapan atau proses, atau fase, atau suatu

rencana produksi untuk sejumlah produk jadi yang diterjemahkan ke bahan mentah

(komponen) yang dibutuhkan dengan menggunakan waktu tenggang, sehingga dapat

ditentukan kapan dan berapa banyak yang dipesan untuk masing-masing komponen

suatu produk yang akan dibuat.(Rangkuti, 1996; 140)

Menurut Chase dan Aquilano, IvIRP adalah sistem yang menciptakan jadwal

yang mengidentifikasikan komponen-komponen khusus dan bahan baku yang

diperiukan untuk menghasilkan produk akhir perusahaan, jumlah sesungguhnya yang

diperlukan, tanggal pesanan bahan baku dilakukan dan diterima atau diselesaikan

dalam sikius produksi.(Chase,199' ;594)

Menurut Roger G. Schroeder, ada tiga perbedaan pandangan dari sistem MRP

yang digambarkan sebagai berikut: •

1. Sistem pengendalian persediaan

Sistem MRP adalah sistem pengendalian persediaan dimana melepaskan hasil

produksi dan membeli pesanan pada kuantitas yang tepat pada waktu yang tepat

untuk mendukungjadwai induk.

2. Sistem pengendalian produksi dan persediaan.

Sistem MRP adalah sistem informasi yang digunakan untuk merencanakan dan

mengontrol persediaan dan kapasitas pada perusahaan manufaktur. Hasil dari

pesanan akan diperiksa untuk melihat apakah kapasitas itu cukup memadai. Jika

kapasitas itu tidak cukup, maka kapasitas atau jadwal induk yang akan diubah.

Sistem ini mempunyai putaran arus balik antara pesanan dan jadwal induk untuk

menyesuaikan kapasitas yang memadai. Hasil dari sistem MRP ini disebut

closed-lvop system, yang mengontrol persediaan dan kapasitas.

Munculnya beraneka-ragam definisi tentang sistem MRP ini karena definisi-

definisi tersebut di atas digambarkan atau diuraikan sesuai dengan sudut pandang

masing-masing penulis. Namun dari definisi-definisi tersebut di atas, semuanya

mempunyai inti yang sama yaitu, bahwa MRP adalah merupakan suatu sistem

penjadwalan kebutuhan bahan baku berdasarkan tahap waktu untuk operasi produksi.

2.4 Pentingnya MRP

Perkembangan komputer telah mengurangi peran manajemen tradisional

karena kompu' zx mampu menangani serta mengolah informasi dalam volume besar

dengan kecepatan yang tinggi. Komputer juga mampu menyeleksi, memperbaiki,

babkan menghilangkan beberapa teknik tradisional yang sulit dipraktekkan, misalnya

untuk menentukan tingkat persediaan optimal untuk komponen yang mempunyai sifat

dependent.

Daiam upaya untuk memecahkan permasalahan apa, berapa banyak dan kapan

suatu barang dibutuhkan dan dipesan, terdapat 2 cara yang sangat berbeda

(Schroeder, 1993;630), yakni sistem tradisional dengan titik pemesanan kembali

{reorder point) dan perencanaan kebutuhan matenal (material reguirementplanning-

MRP). Reorder point sangat sesuai untuk mengelola jenis-jenis tertentu dan dapat

memecahkan problem kebutuhan barang. Falsafah yang digunakan dalam reurder

point adalah bahwa persediaan harus diisi kembali ketika persediaan tersebut telah

berada pada tingkat yang rendah. Sedangkan, MRP memesan sejumlah barang atau

persediaan sesuai dengan jadwal produksi. Oieh sebab itu, apabila tidak ada

kebutuhan untuk produksi, maka tidak akan ada pembelian barang walaupun

persediaan telah berada pada tingkat terendah. Perbandingan anatara sistem MRP

dengan sistem tradisional (reorderpoint) dapat dilihat pada tabel 2.1 berikut ini.

Tabel 2.1Perbandingan MRP dan Sistem Reorder Point

Keterangan

- Permintaan- Falsafah pemesanan- Ramalan

- Konsep pengendalian- Tujuan

- Lot sizing- Bentuk permintaan- Tipe persediaan

MRP

BergantungKebutuhanDidasarkan pada jadwalinduk produksiPengendalian semua itemMemenuhi kebutuhanproduksiDiskretLumpy. dapat diperkirakanBaban baku dan setengahjadi

Reorderpoint

Tidak bergantungPemesanan kembaliDidasarkan pada nformasipermintaan yang laluSistem ABCMemenuhi kebutuhanpara pelangganSistem EOQRandornBahan baku dan barang jadi

Suinber: Schroeder,Roger G.,Operations Management:Decision Making in theoperations function, McGraw-Hill, 1993

MRP dapat mengatasi masalah-masalah kompleks dalam perseditan yang

memproduksi banyak produk. Masalah yang ditimbulkannya antara lain kebingungan

inefisiensi, pelayanan yang tidak memuaskan konsumen,dll. MRP lebih kompleks

pengelolaannya, namun akan menghasilkan banyak keuntungan seperti mengurangi

biaya gabungannya (inventory holding cost) karena biaya ini hanya sebesar materi

dan komponen yang dibutuhkan (Rangkuti, 1996; 141)

Penentuan kebutuhan material yang pasti dalam proses produksi akan

meminimalkan kerugian yang timbul dalam kaitannya dengan persediaan. Dengan

menggunakan pendekatan MRP untuk melakukan penjadwalan produksi, maka

perusahaan akan dapat mennetukan secara tepat perencanaan tanggai penyelesaian

pekerjaan yang realistis, pekerjaan dapat selesai tepat pada waktunya, janji kepada

konsumen dapat ditepati dan waktu tenggang pemesanan dapat dikurangi.

2.5 Tujuan dan Sasaran MRP

Tujuan utama sistem MRP adalah merancang suatu sistem yang mampu

menghasilkan informasi untuk melakukan aksi yang tepat (pembatalan pesanan,

pesan ulang, penjadwalan ulang). Aksi ini sekaligus merupakan pegangan untuk

melakukan pembelian atau produksi yang merupakan keputusan baru, atau

merupakan perbaikan atas keputusan yang lalu. Kondisi tersebut dapat

dimungkinkan karena kemarapuan sistem MRP yang menjadi ciri utamanya, yaitu:

/. Mampu menentukan kebutuhan pada saat yang tepat kapan suatu pekerjaan harus

selesai (atau materiai harus tersedia) untuk memenuhi permintaan atas produk

' akhir yang sudah direncanakan da'am jadwal induk produksi (master productum

schedule)

19

2. Pembentukan kebutuhan minimal setiap item. Dengan diketahuinya kebutuhan

akhir, MRP ciapat menentukan secara tepat sistem penjadwalan (pnoritas) untuk

memenuhi semua kebutuhan minima] setiap itetn.

3. Menentukan pelaksanaan rencana pemesanan yang akan memberikan indikasi

kapan pemesanan atau pembatalan pemesanan harus dilakukan. Pemesanan perlu

dilakukan lewat pembelian atau dibuat di pabrik sendiri.

4. Menentukan penjadwalan uiang atau pembatalan atas jadwal yang sudah

direncanakan. Apabila kapasitas yang ada tidak mampu memenuhi pesanan yang

dijadwalkan pada waktu yang diinginkan, maka MRP dapat memberikan indikasi

untuk melakukan rencana penjadwalan ulang (jika mungkin) dengan menentukan

prioritas pesanan yang reaiistik. Jika penjadwalan uiang ini masih tidak

memungkinkan untuk memenuhi pesanan, maka pembatalan atas suatu pesanan

harus dilakukan.

Dalam suatu sistem manufaktur, ada dua hal yang menjadi permasaiahan

utama, yaitu:

1. Apa yang dapat dibuat dengan kapasitas yang dipunyai (dengan kata lain

bagaimana jadwal induk produksi harus dibuat ?)

2. Barang apa yang harus dibuat atau berapa jumlah yang harus diproduksi ?

Keberhasiian suatu sistem tnanufaktiar sangat tergantung pada kemampuannya

mengontroi aliran bahan baku yang tepat, di suatu tempat yang tepat, pada saat yang

tepat untuk memenuhi jadwal pengiriman kepada konsumen (dengan lead time

sebagai pembatas), menekan jumlah persediaan seminimum mungkin, memelihara

20

tingkat pembebanan atas pekerjaan dan mesin dan pada akhimya untuk mencapai

efisiensi produksi yang optimum.

Sasaran utama dikernbangkannya sistem MRP (Rangkuti, 1996; 141), adalah .

1. Pengurangan j umlah persediaan (inventury reductwri)

MRP mampu menentukan berapa banyak komponen yang dibutuhkan dan kapan

dibutuhkannya sehingga MRP membantu manajer dalam menyediakan informasi

mengenai komponen yang dibutuhkan. Dengan cara demikian, maka biaya

kelebihan persediaan termasuk biaya pemesanan dan biaya penyimpanan dapat

dihindari.

2. Pengurangan produksi dan tenggang waktu pengiriman {rednction in production

and delivery lead time)

MRP mampu mengidentifikasikan jumlah material yang dibutuhkan, waktunya,

ketersediaan, perolehannya dan waktu produksi agar dapat diselesaikan sesuai

dengan pesanan.

3. Komitmen yang realistis

Janji untuk memenuhi pengiriman barang dapat memberi kepuasan lebih kepada

konsumen dengan cara menentukan berapa lama suatu produk akan diselesaikan

dan kapan akan diseraiikan kepada pelanggan.

4. Meningkatkan etisiensi

Dengan menentukan berapa Iama suatu produk dapat diselesaikan, maka

diharapkan dapat ditentukan pula berana Iama suatu komponen yang digunakan

untuk membuat suatu produk dikerjakan dalam setiap lokasi produksi, sehingga

proses pengolahan di lokasi produksi tersebut dapat dilaksanakan tanpa

menunggu kiriman dari lokasi produksi yang lain. Kalaupun terjadi lead rime

diantara lokasi produksi tersebut, diusahakan semmirnai mungkm. Jadi. MRP

mampu menyediakan koordinasi yang erat antara berbagas macarn divisi kerja

[yvork centre) yang terlibat dalam proses produksi. Dengan demikian, produksi

dapat berjalan lebih efisien karena keterlibatan karyawan secara langsung dapat

dikurangi dan kegiatan interupsi produksi tanpa rencana dapat dikurangi. Dengan

MRP proses produksi dapat diatur secara rapi dan pada akhirnya akan

meningkatkan efisiensi.

2.6 Syarat dan Asumsi MRP

Agar MRP dapat berfungsi dan dapat dioperasskan dengan efisien, niaka ada

beberapa syarat dan asumsi yang harus dipenuhi, yaitu :

1. Tersedianya Master Production Schedule (N'IPS)

MPS adalah suatu rencana yang detail yang menetapkan jumiah dan waktu suatu

produk akhir harus tersedia.

2. Tcrsedianya struktur produk

Struktur produk tidak periu memuat semua item yang terlibat dalam pembuatan

suatu produk (apabila itemnya sar.gat banyak dan kompleks) tetapi struktur

produk harus mampu menggambarkan secara jelas langkah-langkah suatu produk

dibuat (proses produksi). Langkah-langkah tersebut dimulai uari bahan baku

sampai dengan produk jadi.

3. Tersedianya catatan tentang persediaan untuk semua item yang menyatakan

keadaan persediaan barang sekarang dan yang direncanakan.

22

4. Lead time untuk semua item diketahui. paling tidak dapat diperkirakan.

5. Setiap item persediaan selalu ada dalam pengendalian. Dalani proses manufaktur,

ini berarti kita mampu memonitor setiap tahapan proses yang diaiami setiap item.

6. Semua komponen untuk suatu perakitan harus tersedia pada saat suatu pesanan

untuk perakitan tersebut dilakukan.

7. Proses pembuatan suatu item mdependen terhadap proses pembuatan item lain.

Syarat dan asumsi-asumsi tersebut liarus diupayakan ada dengan melibatkan

pihak manajemen untuk memberikan informasi yang dibutuhkan agar sistem MRP

dapat diterapkan dengan baik. Namun kriteria utama untuk dapat diterapkannya MRP

yaitu adanya Master Production Schedule (MPS), karena MPS inilah yang

merupakan input utama yang menggerakkan sistem MRP. MPS ini dapat dikatakan

sebagai suatu acuan penyediaan informasi-informasi lain yang dibutuhkan oleh MRP.

Sistem MRP akan melaksanakan fungsinya sebagai pemesanan persediaan,

perencanaan prioritas dan perencanaan kebutuhan kapasitas dengan efisien, jika

MPS-nya reaiistis dan vaiid.

2.7 Input dan Output Sistem MRP

2.7.1 lnput Sistem MRP

Input atau masukan utama yang digunakan untuk keiancaran apiikasi sistem

MRP terdiri dari 3 masukan, yaitu :

1. Master Production Schedule (Jadwal Produksi Induk)

Pengembangan MPS yang bagus merupakan kunci utama di daiam perencanaan

dan pengendaiian manufaktur. Baik kapasitas maupun rnaterial yang produktif,

kedua-duanya harus tersedia sebelum proses produksi dimuiai. Perusahaan hams

menggunakan kedua sumber daya yang berharga ini secara efisien. TVtPS adalah

serangkaian kuantitas untuk setiap item yang akan diproduksi o!eh perusahaan

dalam jangka waktu tertentu, yang menunjukkan berapa banyak yang akan

diproduksi dan kapan diproduksi. Periode waktu dimana kuantitas item itu

ditunjukkan, menunjukkan bahwa kuantitas ini akan diselesaikan melalui operasi

final dala periode tersebut. Contoh dar: master schedule (jadwai induk)

ditunjukkan pada Tabel 2.2. Informasi yang terkandung di dalam muster schedule

ini dapat meliputi rencana untuk memproduksi item yang telah dipesan oleh

konsumen maupun rencana untuk memproduksi item berdasarkan ramalan

penjuaian.

Tabel 2.2Master Scheduie

Sumber: Dilworth,James B., Operaiums Munagemeni, McGraw-Hill, 1997

Tabel diatas menunjukkan rencana berdasarkan kerangka waktu, yang sama

dengan 1 minggu. Sebagai contoh, perusahaan merencanakan untuk

menyelesaikan perakitan akhir dari produk X sebesar 100 unit pada minggu ke 7,

100 unit pada minggu ke 10 dan 100 unit pada minggu ke 12.

24

. Bill ofMatenak (Struktur produk)

Fi!e bill of matenals, juga disebut dengan fiie struktur produk, harus bensi

informasi yang mengidentitlkasikan semua kotnponen yang diperlukan untuk satu

dan sejumlah itern atau komponen akhir yang akan direncanakan meiaiui

penggunaan prograrn MRP. Bill of marerials untuk pemrosesan MRP harus lebih

dan sekedar suatu daftar yang berisi sernua bagian-bagian yang diperlukan; lebih

dari itu flie ini juga harus terstruktur untuk merefieksikan urut-urutan langkah

yang diperlukan untuk memproduksi suatu produk. Bill of matenals dapat

dipandang mempunyai serangkaian level, dimana setiap level menggambarkan

tahap dalam memproduksi item akhir. Level tertmggi, atau level nol, dan bill qf

matehals menggambarkan proses perakitan akhir atau produk akhir. Level

berikutnya di bawah menggambarkan bagian rakitan {sub assembhes) yang

digabimgkan untuk membuat proses perakitan terakhir. Level berikutnya lagi

menggambarkan bagian-bagian (parts) yang diperlukan untuk membuat sub

assemblies, dan level di bawahnya !agi mungkin menggambarkan bahan baku

untuk membuat bagian-bagian (parts) tersebut.

Untuk mendukung pemrosesan MRP, setiap komponen pada setiap level dari bili

of'materials harus mempunyai nomor parts yang umk untuk proses identifikasi.

Identifikasi mi memudahkan komputer untuk mencan parent item (ilem pada

levcl di atasnya) dan untuk menentukan semua komponen yang diperlukan untuk

membuatnya. Gambar 2.2 merupakan contoh dari product structure tree. Gambar

ini memmjukkan bahwa produk X terbuat dari 1 vaatparts A, 1 unit parts B dan 3

uniiparts C. Purts A terbuat dari 6 \xnil purts D dan 1 unil parts E dengan lcad

25

time 1 minggu. Sedangkan parts E terbuat dari 60 unit parts F dengan 'lead time 1

minggu. Parts D lead time-nya. 4 minggu dan parts F lead time-nya 3 mmggu.

Parts B mempunyai leudtime 3 minggu. Sementara ituy?ar/.s C terbuat dari 1 unit

parts S, 1 unit parts T dan 2 unit /%r/.y U dengan lead time 2 minggu. Parts S

terbuat dari 25 unit parts V dengan lead time 2 minggu. Lead time urituk parts T

adalah 3 minggu,_pa/ts U 3 minggu da&pans V juga 3 mmggu.

Gambar 2.2Product Structure Tree

Sumber : Dihvorth, James B.,Operatiom Management, McGraw-HilL 1997.

Data struktur produk disimpan sebagai data numerik supaya dapat diproses

dengan mudah oleh komputer. Biasanya struktur produk disimpan dalam

serangkaian smgle-level bill of materials, dimana berisi nomor tiap parts dan

3 Inventory Stutus f ile (Catatan Keadaan Sediaan)

Data dalara inv&iiory sialus Jile dapat berubah dengan cepat setiap kah program

MRP dijalankan Banyak mformasi pentmg yang disediakan MRP mengenai ltem

apa \ang harus dipesan. Derapa ban\ak \ang harus dipesan dan kapan pesanan

Tabel 2.3Inventorv Status !• ile

Sumber Dilworth, Jdines B , (/perahon-, Mu?iagcrnerii, McGravv-Hi'.i, 1 v9"

27

harus dilakukan; dikembangkan dalam inventory status file. isi dari fiie ini

berubah seiring dengan berjalannya program MRP. Tabel 2.2 memperlihatkan

contoh inventory statusjila.

Penjelasan dari istilah pada tabel 2.3 adalah sebagai berikut:

• Gross Requirements

Adalah kebutuhan kotor untuk suatu sistem MRP, yang terdin dari jumiah semua

kebutuhan item pada suatu periode waktu untuk produk akhir, sehingga

kebutuhan kotor akan menggambarkan jadwal produksi induk (MPS), tetapi untuk

dependent iiem, kebutahan kotor akan menunjukkan jumlah yang diperiukan

dalam tiap periode. Kebutuhan kotor daiam tiap periode sama dengan

perencanaan pengeiuaran pesanan {planned order releases) item yar.g berada pada

level yang lebih tinggi di atasnya, yang dikalikan dengan j umlah yang uiperlukan

oleh setiap item dengan level di atasnya tersebut.

• Scheduled Order Receipis

Adalah jadwal yang telah ditetapkan, dimana material yang sedang dipesan

diharapkan datang pada periode yang telah dijadwalkan.

• OnHand

Adalah jumlah unit yang diproyeksikan tersedia pada akhir tiap periode

berdasarkan pada saldo terkini, kebutuhan yang diproyeksikan dan penerimaan

yang dijadwalkan.

28

[SR]t = Jadwal penerimaan pada periode t

[GR]t = Kebutuhan kotor pada periode t

• Net Requiremen(s

Merupakan jumlah kebutuhan yang sebenamya yang harus disediakan untuk

memenuhi kebutuhan item pada gross requiremenrs. Adapaun rumus untuk

menetapkan net requirements adalah sebagai berikut:

dimana : [NR]t - Kebutuhan bersih pada periode t

[GR]t = Kebutuhan kotor pada periode t

[SR]t = Jadwal penenmaan pada periode t

[OH]t-l = Persediaan di tangan pada periode t-1

• Planned Order Releases

Rencana pemesanan pada suatu tingkat, yang merupakan rencana kapan, dan

berapa banyak suatu item harus dipesan agar tersedia pada saat dibutuhkan untuk

memenuhi kebutuhan kotor pada tir.gkat tersebut. Rencana pemesanan pada suatu

level menentukan kebutuhan kotor pada tingkat di bawahnya. Ni'ai plunmd order

releases pada suatu penode sama dengan niiai mt requiremems untuk tiap

penode atau kerangka waktu (misal : mingguan) ditank mundur ke belakang

sebesar lead timc dari komponen tersebut. Misalnya : I.utd tirne untuk membuat

parts C adalah 2 minggu; jika jumlah net re.quirement\ dari parts C pada minggu

ke-6, makaplanned order rekases untuk parts C harus dibuat pada irmggu ke-4.

2.7.2 Output Sistem MRP

Rencana pemesanan merupakan output dari MRP yang dibuat atas dasar lead

time dari setiap komponen. Leadtime dari suatu item yang dibeii merupakan periode

antara pesanan dilakukan sampai barang diterima, sedangkan untuk produk yang

dibuat di pabrik sendiri, merapakan periode antara perintah item harus dibuat sampai

dengan seiesai diproses. Secara umum, output dari MRP adalah :

a. Memberikan catatan tentang pesanan penjadwalan yang harus dilakukan baik dari

pabrik sendiri maupun dari supplier.

b. Memberikan indikasi untuk penjadwalan ulang.

c. Memberikan indikasi untuk pembatalan atas pesanan.

d. Memberikan indikasi untuk keadaan persediaan.

Output dari MRP dapat pula disebut suatu aksi yang merupakan tindakan atas

pengendalian persediaan dan penjadwalan produksi.

2.8 Langkah-langkah Dasar Proses Pengolahan MRP

Adapun langkah-langkah mendasar pada proses MRP adalah sebagai berikut:

/. Netting

Netting adalah proses perhitungan untuk menetapkan jumiah kebutuhan bersih,

yang besarnya merupakan selisih antara kebutuhan kotor dengan keadaan

persediaan (yang ada dalam persediaan dan yang sedang dipesan). Data yang

diperlukan dalam proses kebutuhan bersih ini adaiah :

• Kebutuhan kotor untuk setiap periode

• Persediaan yang dimiiiki pada awal perencanaan

30

• Rencana penerimaan untuk setiap periode perencanaan.

Pengertian kebutuhan kotor dalam pembahasan di sini mempunyai makna

tersendin. Kebutuhan kotor merupakan jumlah dari produk akbir yang akan

dikonsumsi. Umumnya pengertian diatas dimaksudkan untuk permintaan yang

independent atau sering dijumpai pada produk akhir. Sedangkan untuk

permintaan yang dependent dimana biasanya dijumpai pada tingkat komponen

kebutuhan kotor yang dihitung berdasarkan ttem induk yang berada pada tingkat

diatasnya, biasanya juga dikalikan oleh kelipatan-kehpatan tertentu yang sesuai

dengan yang dibutuhkan. Jadi kebutuhan kotor untuk tingkat komponen

merupakan gabungan dari rencana penode dan jadwal kebutuhan kotor untuk

setiap periode.

2. Lotting

Besamya jumlah setiap pesanan yang dilakukan setiap periode tertentu seringkali

disebut Lot Sizing (ukuran kelompok). Ukuran kelompok ini diperlukan karena

pemenuhan kebutuhan barang jadi harus didukung oieh pemenu'nan kebutuhan

bahan baku, sehingga ukuran kelompok ini akan mcmpengaruhi pula kebutuhan

bahan untuk setiap tingkat bahan. Ada berbagai tekmk yang dapat digunakan

untuk menentukan keiompok, yaitu :

1. Economic Order Ouantily (E()Q)

Teknik ini meskipun tidak dimaksudkan untuk kondisi lingkungan MRP,

namun bila pemakai menghendaki, dapat dimasuklvan dalam sistem MRP.

Teknik EOQ ini didasarkan pada asumsi kontmuitas, tmgkat permintaan tetap,

sehingga EOQ ini dapat berjalan baik hanya biia permintaan aktuai mendekati

31

2. Lot For Lot{ LFL)

Lot For Lot adalah teknik yang paling umum. Teknik ini:

- menyediakan perencanaan pemesanan yang seialu sama dengan jumlah

kebutuhan bersih yang akan dipenuhi.

- meminimumkan carrying cosi

3. Leasi Tolal Cosi (LTC)

Teknik ini sangat dinamis karena menghitung kuantitas order dengan

membandingkan carrying cost dengan ordering cost dan berbagai macam ukuran

keiompok dan kemudian memilih kelompok mana yang jumiahnya hampir sama.

Teknik ini juga merupakan teknik triul & error dalam mcnentukan ukuran

kelompok dimana kuantitas yang memiliki total cost per periode paling keci'i

itulah yang dipilih.

Dari ketiga teknik lot sizing inilah akan dipiiih teknik mana yang paiing

menguntungkan bagi perusahaan dari segi biaya persediaan.

32

3. Offsetlmg

Langkah ini bertujuan untuk menentukan saat yang tepat untuk melakukan

rencana petmesanan daiam rangka memenuhi kebutuhan bersih. Rencana

pemesanan diperoleh dengan cara mengurangkan saat awal tersedianya lot yang

diinginkan dengan besarnya lead time.

2.9 Faktor-faktor yang Mempengaruhi Tingkat Kesulitan Proses MRP

Setiap sistem selalu memiliki keterbatasan yang akan mempengaruhi tingkat

kesulitan setelah sistem tersebut dioperasikan. Faktor-faktor yang mempengaruhi

tingkat kesulitan proses MRP menurut Schroeder (1993;645) adalah .

1. Struktur produk

Struktur produk yang rumit dan banyak tingkatnya akan membuat perhitungan

MRP semakin kompleks. Struktur produk yang kompleks terutama ke arah

vertikal akan membuat proses MRP (proses netting, lotting, dan offsetting)

berulang-uiang dilakukan satu per satu dari atas ke bavvah serta tingkat dem:

tingkat dan periode derni periode. Khusus untuk proses lottmg, penentuan ukuran

\ot pada tingkat yang lebih bawah membutuhkan tekmk-teknik yang sangat sulit

(tmriti level lot size iechnique). Dengan demikian, semakin kompieks struktur

produk, nnaka perhitungan proses MRP semakin kompleks pula.

2. Ukuran lot

Teknik penentuan ukuran lol yang paiing baik dan paiing tepat bagi suatu

perusahaan adaiah persoalan yang suln karena sangat tergantung pada

a. Variasi dari kebutuhan, bask dan segi jumlah maupun penodenya

b. Lamanya horizon perencanaan.

c Ukuran penodenya (mingguan, bulanan, dll)

d. Perbandingan biaya pesan dengan biaya per unit.

3. Lead inve yang berbeda-beda

Salah satu data yang erat kaitannya dengan waktu adalah lead time yang akan

mempengaruhi proses offsetting. Suatu perakitan lidak dapat dilakukan apabila

komponen-komponen pembentuknya belum siap tersedia. Persoalannya inenjadi

seperli jaringan dimana perusahaan dihadapkan pada penentuan lintasan kritis,

saat paling awal atau paling lambat suatu komponen harus selesai.

4. Perubahan kebutuhan terhadap produk akhir dalam suatu horizon perencanaan.

Walaupun sistem MRP dirancang untuk peka terhadap perubahan-perubahan baik

perubahan dari luar (permintaan) maupun dari dalam (kapasitas), namun hal ini

bukan tidak menimbulkan masalah. Perubahan kebutuhan akan produk akhir tidak

hanya berpengaruh pada penentuan rencana pemesanan {timing), namun juga

akan mempengaruhi jumlah kebutuhan yang diinginkan sehingga harus

melakukan proses perhitungan ulang yang akan mengurangi efisiensi.

5. Komponen-komponen yang bersifat umum (commonality)

Komponen umum berarti komponen tersebut dibutuhkan oleh lebih dan satu

induk item. Komponen umum ini akan rnenimbulkan kesulitan pada proses

netting dan lotting. Proses lotting untuk komponen ini diperoleh dari semua induk

dengan terlebih dahulu menentukan rencana kebutuhan (waktu dan jumlah).

2.10 Implementasi Sistem MRP

Tidak semua penerapan sistem MRP berhasii dengan baik. Tingkat kemajuan

potensia! yang dapat direalisasi dan penerapan sistetn MRP tergantung pada

efektivitas dengan mana aktivitas produksi dan persediaan direncanakan dan

dikendalikan sebelum sistem MRP dikenalkan. Kesuksesan penerapan N4RP

membutuhkan :

• Perencanaan penerapan

© Dukungan komputer yang memadai

• Ketepatan data

9 Dukungan pihak manajemen

• Pengetahuan pemakai (Schroeder, 1993;646)

Masalah sistem maupun masalah manusia kedua-duanya harus dipecahkan

untuk kesuksesan penggunaan MRP. Keuntimgan-keuntungan yang diperoleh jika hal

tersebut di atas dilakukan, antara lain :

• Pengurangan persediaan

• Peningkatan pelayanan konsumen

• Peningkatan efisiensi

Semua badan usaha manufaktur dan jasa dapat memperoleh manfaat dari

MRP jika diterapkan dan dioperasikan dengan tepat, tenr.asuk badan usaha besar dan

kecil serta semua jenis industri.

Dengan penerapan sistem MRP, akan membantu '."nanaieinen dalam

melaksanakan perencanaan dan pengendalian produksi, yaitu dengan mempelaian

output yang dihasilkan MRP. Sistein MRP juga memungkinkan snanajemen uniuk

3B

memonitor kinerja dari perencana persediaan, pembeli, pabrik dan supplier sebaik

memonitor financial or cost performance.