pemodelan sistem informasi administrasi · pdf fileseminar nasional teknologi informasi dan...

Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi 2015 (SENTIKA 2015) ISSN: 2089-9815

Yogyakarta, 28 Maret 2015

245

PEMODELAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI PENDISTRIBUSIAN KARTU

ASURANSI AKDA EXTRA

STUDI KASUS : PT. ASURANSI BHAKTI BHAYANGKARA JAKARTA

AGUS UMAR HAMDANI1, MUHAMMAD AROF FK2

1Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur

Jl. Ciledug Raya, Petukangan Utara, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan 12260

Telp. (021) 5853753 ext. 303, Fax. 5853489

Email : [email protected] 2Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur

Jl. Ciledug Raya, Petukangan Utara, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan 12260

Telp. (021) 5853753 ext. 303, Fax. 5853489

Email : [email protected]

ABSTRAK

PT. Asuransi Bhakti Bhayangkara merupakan perusahaan yang bergerak di bidang asuransi umum. Saat ini

masih ada banyak kendala dalam pengolahan data, di antaranya sering terjadi kesalahan dalam pencatatan

transaksi, kehilangan data, membutuhkan banyak waktu dalam proses pencarian data, dan tidak adanya

laporan keuangan. Oleh sebab itu, maka dibutuhkan sebuah sistem yang mampu untuk menangani

permasalahan diatas. Dalam penelitian ini, penulis menganalisis dan merancang sistem usulan menggunakan

tool Unified Modelling Language(UML), bahasa pemrograman menggunakan Microsoft Visual .Net, Database

menggunakan MySQL dan metodologi pengujian sistem menggunakan Black Box Testing.

Kata Kunci : Distribusi Kartu Asuransi, Sistem Informasi, Object-Oriented Analysis and Design(OOAD)

ABSTRACT

PT. Asuransi Bhakti Bhayangkara is a company in general insurance services. Currently, there are still many

problems in processing of data, such as: errors in recording many transactions, losing data, required a long

time to searching data and there are no monthly reports. For that, we required a system what is capable to

handling problems so that administrative services can be run effectively and eficiently. The purpose of the

research is build a system that capable to solve these problems. In this research, to analyze and design of system

use Object-Oriented Analysis and Design Methodology, programming language use Microsoft Visual .Net,

Database use MySQL and methodology to testing use Black Box Testing.

Keyword :Distribution of Insurance Card, Information System, Object-Oriented Analysis and Design(OOAD)

1. PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Perkembangan ilmu pengetahuan dan

teknologi yang semakin pesat di era modern sini,

telah menciptakan persaingan antar perusahaan

menjadi semakin berat. Sehingga menuntut

manajemen yang cepat, tepat, dan akurat dalam

memperoleh informasi yangberguna bagi

perkembangan usaha perusahaan tersebut. Sistem

pendistribusian asuransi yang terdapat pada PT.

Asuransi Bhakti Bhayangkara menggunakan system

yang masih dilakukan melalui pencatatan manual.

Dengan sistem yang terkomputerisasi tidak lalu

dapat melakukan pekerjaan dengan sempurna,

namun tingkat kesempurnaan yang dicapai oleh

sistem komputerisasi akan jauh lebih baik jika

dibandingkan dengan sistem yang masih dilakukan

melalui pencatatan manual. Keterbatasan yang ada

pada pencatatan manual dapat menimbulkan

berbagai hambatan diantaranya kesalahan dalam

mencatat, hilangnya data atau dokumen yang

terselip. Apabila kondisi ini dibiarkan berlarut-

larut, maka harapan untuk meningkatkan

produktivitas dan pendapatan perusahaan tidak

dapat dipenuhi. Hal tersebutlah yang mendasari

penulis untuk membuat dan merancang sebuah

sistem informasi yang diharapkan dapat

memberikan solusi dari permasalahan yang ada saat

ini.

1.2. Masalah

Berikut ini adalah masalah yang sering terjadi

pada sistem pendistribusian asuransi akda extra di

PT. Asuransi Bhakti Bhayangkara :

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]



246

a. Penyimpanan data yang kurang baik,

sehingga sering terjadi kehilangan data.

b. Sering terjadi kesalahan perhitungan dalam

transaksi keuangan.

c. Tidak ada rincian data pemesanan kartu

asuransi.

d. Belum tersedia laporan bulanan yang dapat

digunakan untuk membantu kepala divisi dalam

pengambilan keputusan.

1.3. Batasan Masalah

Agar tidak keluar dari topik yang dibahas,

maka penulis mambatasi ruang lingkup

permasalahan sebagai berikut :

a. Penelitian dilakukan pada proses bisnis dibagian

Kepala Divisi pemasaran Akda & Ashibara

yang meliputi proses menerima permintaan

kartu dari cabang/pemasar, proses pembuatan

berita acara, proses pengiriman barang, proses

perlunasan pembayaran sampai dengan

pembuatan laporan.

b. Meliputi proses pengembalian kartu asuransi

akibat tidak laku.

1.4. Tujuan

Tujuan penulisan dalam penelitian ini adalah

pembuatan aplikasi yang dapat membantu proses

pengolahan data, pengelolaan dan penyajian

informasi pendistribusian kartu akda extra di PT.

Asuransi Bhakti Bhayangkara dengan

menggunakan teknologi informasi.

2. LANDASAN TEORI

2.1 Pengertian Sistem Informasi

Sistem informasi(Ferdinand, 2007) adalah

suatu sistem dalam suatu organisasi yang

mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi

harian yang mendukung fungsi operasi organisasi

yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi

dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan

kepada pihak luar tertentu dengan informasi yang

diperlukan untuk pengambilan keputusan.

2.2 Pengertian Analisa dan Perancangan

Sistem Berorientasi Obyek

Konsep Unified Modelling Language (UML)

adalah sebuah bahasa yg telah menjadi standar

dalam industri untuk visualisasi, merancang dan

mendokumentasikan sistem piranti lunak. UML

menawarkan sebuah standar untuk merancang

model sebuah sistem. Dengan menggunakan UML

kita dapat membuat model untuk semua jenis

aplikasi piranti lunak, dimana aplikasi tersebut

dapat berjalan pada piranti keras, sistem operasi dan

jaringan apapun, serta ditulis dalam bahasa

pemrograman apapun(Yuni Sugiarti, 2013). Tetapi

karena UML juga menggunakan class dan

operation dalam konsep dasarnya, maka ia lebih

cocok untuk penulisan piranti lunak dalam bahasa -

bahasa berorientasi objek seperti C++, Java, C#

atau VB.NET.

Berikut ini adalah Langkah-langkah yang dipakai

dalam analisa berorientasi obyek(Joey F. George,

2006), antara lain :

a. Membuat daftar business process dari level

tertinggi untuk mendefinisikan aktivitas dan

proses yang mungkin muncul.

b. Mempetakan use case untuk setiap business

process untuk mendefinisikan dengan tepat

fungsional yang harus disediakan oleh sistem,

kemudian perhalus use case diagram dan

lengkapi dengan requirement, constraints dan

catatan-catatan lain.

c. Berdasarkan use case diagram, mulailah

membuat activity diagram.

d. Definisikan obyek - obyek level atas package

atau domain dan buatlah sequence untuk tiap

alir pekerjaan, jika sebuah use case memiliki

kemungkinan alir normal dan error, buat lagi

satu diagram untuk masing-masing alir.

e. Buatlah rancangan user interface model yang

menyediakan antarmuka bagi pengguna untuk

menjalankan skenario use case.

f. Berdasarkan model-model yang sudah ada,

buatlah class diagram. Setiap package atau

domain dipecah menjadi hirarki class lengkap

dengan atribut dan metodenya. Akan lebih

baik jika untuk setiap class dibuat unit test

untuk menguji fungsionalitas class dan

interaksi dengan class lain.

2.3 Pengertian Black-Box Testing

Adalah pengujian yang dilakukan untuk

mengetahui kesalahan fungsionalitas fitur pada

sebuah aplikasi. Sebelum melakukan pengujian

black-box yang harus diperlukan adalah membuat

daftar kebutuhan fungsional dan non-fungsional

untuk mengetahui fitur-fitur mana yang akan diuji.

Salahsatu bentuk pengujian black-box adalah

pengujian validasi yang bertujuan untuk memeriksa

apakah setiap fitur yang ada keluarannya sesuai

dengan yang diinginkan(Nindhra, 2012).

2.4 Pengertian Distribusi

Menurut Nirwan Sembiring(Nirwan

Sembiring, 1991), “distribusi adalah penyaluran

barang dari suatu tempat ke tempat lainnya atau

dari produsen ke konsumen untuk dimanfaatkan”.

Sedangkan menurut Kotler dan Amstrong(Kotler

and Amstrong, 2000:73), distribusi adalah aktivitas

perusahaan agar produk/jasa mudah didapatkan

oleh konsumen sasarannya”.

3. METODOLOGI PENELITIAN

Adapun metodologi yang digunakan dalam

penelitian ini, antara lain :

3.1. Pengamatan(Observasi)

Kegiatan ini ini dilakukan dengan mengamati

langsung prosedur kerja yang dilaksanakan bagian

administrasi sehingga dapat diperoleh gambaran



247

mengenai pelaksanaan prosedur sistem, serta untuk

mengetahui sejauh mana informasi yang

dibutuhkan.

3.2. Wawancara

Kegiatan ini dilakukan dalam rangka

mendapatkan informasi – informasi dalam bentuk

tanya jawab kepada orang yang terlibat secara

langsung ke dalam sistem administrasi disana.

3.3. Studi Pustaka

Yaitu mempelajari dari berbagai referensi

yang terkait dengan rancangan sistem dan

pembuatan sistem.

3.4. Analisis Sistem

Yaitu kegiatan yang dilakukan pada tahap ini

yaitu menganalisis, mempelajari dan mengetahui

apa yang dikerjakan oleh sistem yang ada saat ini

dan siapa saja yang terlibat di dalamnya. Untuk

menganalisis sistem berjalan, penulis menggunakan

tool Activity Diagram.

3.5. Perancangan Sistem

Yaitu merancang/memodelkan sistem secara

rinci berdasarkan hasil analisis dari sistem berjalan

sehingga menghasilkan model baru yang akan

diusulkan disertai dengan rancangan database dan

rancangan aplikasi/program.

3.6. Implementasi Sistem

Yaitu tahap kelanjutan dari kegiatan

perancangan sistem. Wujud dari hasil implementasi

ini nantinya adalah sebuah sistem yang siap untuk

diuji dan digunakan.

3.7. Pengujian Sistem

Yaitu suatu kegiatan yang bertujuan untuk

menemukan kesalahan-kesalahan atau kekurangan-

kekurangan pada sistem yang dibuat. Pengujian ini

dimaksudkan untuk mengetahui sistem yang dibuat

sudah memenuhi kriteria yang sesuai dengan tujuan

perancangan sistem tersebut. Di dalam pengujian

sistem ini, penulis menggunakan metode Black Box

Testing.

4. PEMBAHASAN

4.1. Ulasan Singkat Organisasi

PT. Asuransi Bhakti Bhayangkara berdiri pada

tanggal 1 Juli 1987 dan berkantor di Jl.

Sisingamangaraja No. 37 Kebayoran Baru, Jakarta

Selatan dengan berpedoman bahwa anggaran dasar

PT. Asuransi Bhakti Bhayangkara dicatat oleh Akta

Notaris Muhammad Said Tadjoeding, S.H. pada

tanggal 1 Juli 1987 yang bertepatan dengan Hari

Bhayangkara yang mempunyai visi dan misi

menjadi perusahaan asuransi umum menengah yang

sehat.

4.2. Proses Bisnis Sistem Berjalan

Adapun proses bisnis sistem berjalan

digambarkan dalam bentuk diagram

aktivitas(activity diagram) seperti berikut ini :

a. Activity Diagram Proses Permintaan Kartu

Asuransi

Gambar 1. Activity Diagram Permintaan Kartu

Asuransi

b. Activity Diagram Proses Penerimaan Kartu

Asuransi

Gambar 2. Activity Diagram Penerimaan

Kartu Asuransi

c. Activity Diagram Proses Pengiriman Kartu

Asuransi

Gambar 3. Activity Diagram Pengiriman Kartu

Asuransi

d. Activity Diagram Proses Pembayaran Kartu

Asuransi

Gambar 4. Activity Diagram Pembayaran Kartu

Asuransi



248

e. Activity Diagram Pembuatan Laporan

Penjualan Kartu Asuransi

Gambar 5. Activity Diagram Pembuatan Laporan


f. Activity Diagram Pembuatan Laporan

Pengiriman Kartu Asuransi

Gambar 6. Activity Diagram Pembuatan Laporan


4.3. Pemodelan Sistem

Dari hasil analisis proses bisnis dan kebutuhan

sistem, didapatkan model rancangan sistem usulan

yang digambarkan menggunakan Use Case

Diagram. Use Case Diagram adalah diagram yang

menggambarkan interaksi antara actor dengan

sistem yang dibuat. Adapun use case diagram

didalam sistem usulan ini terbagi menjadi 3 ( tiga)

bagian, yaitu : use case diagram file master, use

case diagram transaksi dan use case diagram

laporan. Adapun use case diagram dari sistem yang

diusulkan seperti dibawah ini :

Gambar 7. Use case diagram file master

Gambar 9. Use case diagram Transaksi

Gambar 10. Use Case Diagram Laporan

4.4. Pemodelan Data

Dari hasil pemodelan sistem diatas, maka

dibuatkan model data yang akan diusulkan. Penulis

memodelkan data menggunakan Class Diagram.

Class diagram adalah sebuah diagram yang

menggambarkan beberapa kelas serta paket-paket

yang ada dalam sistem/perangkat lunak yang

sedang kita gunakan. Adapun class diagram yang

terbentuk adalah sebagai berikut :



249

Gambar 11. Class diagram

4.5. Perancangan Graphical User Interface

Dari hasil pemodelan sistem diatas, maka akan

didapatkan rancangan Graphical User Interface

sebagai berikut :

a. Struktur Tampilan Menu Utama

Gambar 12. Struktur Tampilan Menu Utama

b. Rancangan Layar File Master

Adapun rancangan layar menu file master

adalah sebagai berikut :

Gambar 13. Rancangan Layar Entry Data

Kartu Asuransi

Gambar 14. Rancangan Layar Entry Data

Cabang/Pemasar

c. Rancangan Layar Transaksi Adapun rancangan layar menu transaksi adalah

sebagai berikut :

Gambar 15. Rancangan Layar Entry Pemesanan

Kartu Asuransi



250

Gambar 16. Rancangan Layar Cetak

Permintaan Kartu

Gambar 17. Rancangan Layar Entry

Berita Acara Penerimaan Kartu Asuransi

Gambar 18. Rancangan Layar Cetak Pengiriman

Kartu Asuransi

Gambar 20. Rancangan Layar

Cetak Pelunasan Kartu Asuransi

Gambar 21. Rancangan Layar Form Cetak

Pengembalian Kartu Asuransi

d. Rancangan Layar Laporan

Adapun rancangan layar menu laporan adalah

sebagai berikut :

Gambar 22. Rancangan Layar Form

Laporan Pemesanan Kartu Asuransi



251


Laporan Pengiriman Kartu Asuransi


Laporan Pembayaran Pelunasan


Entry Pengembalian Kartu Asuransi

e. Hasil Keluaran Program Adapun hasil keluaran dari program yang

diusulkan adalah sebagai berikut :

Gambar 27. Keluaran Surat Permintaan Kartu

Asuransi

Gambar 28. Keluaran Bukti Pengiriman Kartu

Asuransi

Gambar 28. Keluaran Bukti Pengiriman Kartu

Asuransi

f. Script SQL untuk Keluaran Sistem

Berikut ini adalah beberapa script SQL untuk

pembuatan laporan di dalam implementasi sistem,

yaitu :

Gambar 29. Script SQL untuk Keluaran

Permintaan Kartu Asuransi



252


Pengiriman Kartu Asuransi


Laporan Pembayaran Kartu Asuransi

g. Hasil Pengujian Sistem

Pengujian terhadap sistem diawali dengan

presentasi prototipe dari aplikasi yang diusulkan

dan pemberian kuisioner kepada direktur

pemasaran khusus, bagian gudang dan beberapa

staf administrasi akda dan ashibara yang ada di PT.

Asuransi Bhakti Bhayangkara. Adapun pertanyaan

yang diajukan kepada responden adalah “apakah

sistem yang diusulkan ini sudah sesuai dengan

kebutuhan sistem yang ada di PT. Asuransi Bhakti

Bhayangkara dan layakkah untuk

diimplementasikan?”. Dari hasil pengujian

tersebut, didapatkan bahwa sebagian besar

responden berpendapat bahwa prototipe sistem

usulan ini sudah sesuai dengan kebutuhan sistem

yang ada pada PT. Asuransi Bhakti Bhayangkara

dan layak untuk diimplementasikan.

5. KESIMPULAN

5.1 Kesimpulan

Dari penelitian ini, maka penulis dapat

mengambil kesimpulan sebagai berikut :

a. Dengan adanya implementasi sistem usulan

ini, proses penyimpanan data menjadi lebih

baik dikarenakan setiap penyimpanan data

tersimpan ke dalam database sehingga

terjadinya kehilangan data dapat

diminimalkan.

b. Proses pencarian data menjadi lebih cepat

dengan adanya fasilitas pencarian di setiap

aplikasi.

c. Duplikasi data dapat dihindari dengan adanya

validasi data di setiap aplikasi.

d. Tersedianya laporan bulanan yang membantu

pimpinan untuk mengambil keputusan yang

terkait dengan pendistribusian kartu asuransi.

5.2 Saran

Saran -saran yang dapat penulis sampaikan

pada bagian administrasi proyek pada PT. Asuransi

Bhakti Bhayangkara untuk kemajuan sistem yang

akan datang adalah sebagai berikut :

a. Agar sistem usulan ini berfungsi dengan baik,

sebaiknya pelatihan atau training kepada staf

yang ada pada PT. Asuransi Bhakti

Bhayangkara.

b. Perlu diperhatikan pula spesifikasi hardware

dan sofware yang mampu mendukung

implementasi dari sistem usulan ini.

c. Perlunya memaintenance hardware dan

software untuk menunjang kelancaran dari

sistem yang baru.

d. Diperlukan audit sistem untuk mengetahui

apakah sistem yang diusulkan ini sudah sesuai

dengan kebutuhan atau belum.

PUSTAKA

Francis D.K. Ching, dkk. 2004.Interior Design

Illustrated.New Jersy:John Wiley and Sons Ltd.

Ferdinand, Jogiyanto.2007.Sistem Teknologi

Informasi. Edisi II. Yogyakarta: Andi Press.

Joey F. George.2006.Object-Oriented System

Analysis And Design. Nevada: Prestige

Wizzard.

Kotler, p and Amstrong, G.2000.Prinsip-prinsip

Pemasaran.Jakarta:Erlangga

Nidhra, Srinivas.2012. Black Box and White Box

Testing Techniques- A Literatur

Review.International Journal 2.

Nirwan Sembiring. 1991.Akuntansi SMA.Edisi

kedua.Jakarta:Erlangga

Yuni Sugiarti. 2013.Analisis Dan Perancangan

UML (Unified Modeling Language) Generated

VB.6. Yogyakarta : Graha Ilmu.

pemodelan sistem informasi administrasi · pdf fileseminar nasional teknologi informasi dan...

Documents