pemerintah kabupaten bengkulu selatan dinas … · menyetujui surat perintah mengeluarkan barang...

5
PEME DINAS P PEMBE Jl. L TATA KE A. Latar Belakan Salah dukungan ta melalui peng Mengin menunjang o alkon tersebu Agar p maka diperl permintaan, alkon dan n gudang. ERINTAH KABUPATEN BEN PENGENDALIAN PENDUDUK, KE ERDAYAAN PEREMPUAN DAN P Letnan Tukiran No. 151 (07 email : dppkbpppa_bs2017@y Manna, 25 Januari 20 Kepada Yth. 1. 2. 3. 4. 5. 6. Sekretaris Dinas, Kabid KBK2K, Kabid Dalduk, Pen Kasubbag Keuang Bendahara Barang Para Kepala UPT D di.- Lingkungan Dinas Kabupaten Bengk SURAT EDARAN Nomor : 16/KPA.1-843.4/I/20 TENTANG ELOLA PERMINTAAN, PENYIMPANAN DA ALKON/NON ALKON ng satu upaya menjamin keberlangsung ata kelola alkon dan non alkon yang p gelolaan logistik sesuai standard yang ngat alkon dan non alkon memiliki nila operasional Program Kependudukan ut harus dikelola dengan baik. pengelolaan alkon dan non alkon d rlukan suatu tata kelola yang dap penyimpanan, dan pengeluaran s non alkon sehingga terjamin kelayaka NGKULU SELATAN ELUARGA BERENCANA, PERLINDUNGAN ANAK 739) 21141 – MANNA yahoo.com 017 nyuluhan dan Penggerakan , gan dan BMD, g/Pengurus Barang, Dinas PPKB, PP dan PA. s PPKB, PP dan PA kulu Selatan 017 AN PENGELUARAN gan pelayanan KB diperlukan profesional efektif dan efisien berlaku. ai yang sangat strategis dalam dan KB, maka alkon dan non dapat dilakukan dengan baik, pat dijadikan acuan dalam sampai dengan pengeluaran an persedian (buffer stock) di

Upload: vodiep

Post on 06-Mar-2019

226 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

PEMERINTAH KABUPATEN BENGKULU SELATANDINAS PENGENDALIAN PENDUDUK, KELUARGA BERENCANA,

PEMBERDAYAAN PEREMPUAN DAN PERLINDUNGAN ANAKJl. Letnan Tukiran No. 151 (0739) 21141 – MANNA

email : [email protected]

Manna, 25 Januari 2017

Kepada Yth.

1.2.3.4.5.6.

Sekretaris Dinas,Kabid KBK2K,Kabid Dalduk, Penyuluhan dan Penggerakan ,Kasubbag Keuangan dan BMD,Bendahara Barang/Pengurus Barang,Para Kepala UPT Dinas PPKB, PP dan PA.

di.-Lingkungan Dinas PPKB, PP dan PAKabupaten Bengkulu Selatan

SURAT EDARANNomor : 16/KPA.1-843.4/I/2017

TENTANG

TATA KELOLA PERMINTAAN, PENYIMPANAN DAN PENGELUARANALKON/NON ALKON

A. Latar BelakangSalah satu upaya menjamin keberlangsungan pelayanan KB diperlukan

dukungan tata kelola alkon dan non alkon yang profesional efektif dan efisienmelalui pengelolaan logistik sesuai standard yang berlaku.

Mengingat alkon dan non alkon memiliki nilai yang sangat strategis dalammenunjang operasional Program Kependudukan dan KB, maka alkon dan nonalkon tersebut harus dikelola dengan baik.

Agar pengelolaan alkon dan non alkon dapat dilakukan dengan baik,maka diperlukan suatu tata kelola yang dapat dijadikan acuan dalampermintaan, penyimpanan, dan pengeluaran sampai dengan pengeluaranalkon dan non alkon sehingga terjamin kelayakan persedian (buffer stock) digudang.

PEMERINTAH KABUPATEN BENGKULU SELATANDINAS PENGENDALIAN PENDUDUK, KELUARGA BERENCANA,

PEMBERDAYAAN PEREMPUAN DAN PERLINDUNGAN ANAKJl. Letnan Tukiran No. 151 (0739) 21141 – MANNA

email : [email protected]

Manna, 25 Januari 2017

Kepada Yth.

1.2.3.4.5.6.

Sekretaris Dinas,Kabid KBK2K,Kabid Dalduk, Penyuluhan dan Penggerakan ,Kasubbag Keuangan dan BMD,Bendahara Barang/Pengurus Barang,Para Kepala UPT Dinas PPKB, PP dan PA.

di.-Lingkungan Dinas PPKB, PP dan PAKabupaten Bengkulu Selatan

SURAT EDARANNomor : 16/KPA.1-843.4/I/2017

TENTANG

TATA KELOLA PERMINTAAN, PENYIMPANAN DAN PENGELUARANALKON/NON ALKON

A. Latar BelakangSalah satu upaya menjamin keberlangsungan pelayanan KB diperlukan

dukungan tata kelola alkon dan non alkon yang profesional efektif dan efisienmelalui pengelolaan logistik sesuai standard yang berlaku.

Mengingat alkon dan non alkon memiliki nilai yang sangat strategis dalammenunjang operasional Program Kependudukan dan KB, maka alkon dan nonalkon tersebut harus dikelola dengan baik.

Agar pengelolaan alkon dan non alkon dapat dilakukan dengan baik,maka diperlukan suatu tata kelola yang dapat dijadikan acuan dalampermintaan, penyimpanan, dan pengeluaran sampai dengan pengeluaranalkon dan non alkon sehingga terjamin kelayakan persedian (buffer stock) digudang.

PEMERINTAH KABUPATEN BENGKULU SELATANDINAS PENGENDALIAN PENDUDUK, KELUARGA BERENCANA,

PEMBERDAYAAN PEREMPUAN DAN PERLINDUNGAN ANAKJl. Letnan Tukiran No. 151 (0739) 21141 – MANNA

email : [email protected]

Manna, 25 Januari 2017

Kepada Yth.

1.2.3.4.5.6.

Sekretaris Dinas,Kabid KBK2K,Kabid Dalduk, Penyuluhan dan Penggerakan ,Kasubbag Keuangan dan BMD,Bendahara Barang/Pengurus Barang,Para Kepala UPT Dinas PPKB, PP dan PA.

di.-Lingkungan Dinas PPKB, PP dan PAKabupaten Bengkulu Selatan

SURAT EDARANNomor : 16/KPA.1-843.4/I/2017

TENTANG

TATA KELOLA PERMINTAAN, PENYIMPANAN DAN PENGELUARANALKON/NON ALKON

A. Latar BelakangSalah satu upaya menjamin keberlangsungan pelayanan KB diperlukan

dukungan tata kelola alkon dan non alkon yang profesional efektif dan efisienmelalui pengelolaan logistik sesuai standard yang berlaku.

Mengingat alkon dan non alkon memiliki nilai yang sangat strategis dalammenunjang operasional Program Kependudukan dan KB, maka alkon dan nonalkon tersebut harus dikelola dengan baik.

Agar pengelolaan alkon dan non alkon dapat dilakukan dengan baik,maka diperlukan suatu tata kelola yang dapat dijadikan acuan dalampermintaan, penyimpanan, dan pengeluaran sampai dengan pengeluaranalkon dan non alkon sehingga terjamin kelayakan persedian (buffer stock) digudang.

PEMERINTAH KABUPATEN BENGKULU SELATANDINAS PENGENDALIAN PENDUDUK, KELUARGA BERENCANA,

PEMBERDAYAAN PEREMPUAN DAN PERLINDUNGAN ANAKJl. Letnan Tukiran No. 151 (0739) 21141 – MANNA

email : [email protected]

Manna, 25 Januari 2017

Kepada Yth.

1.2.3.4.5.6.

Sekretaris Dinas,Kabid KBK2K,Kabid Dalduk, Penyuluhan dan Penggerakan ,Kasubbag Keuangan dan BMD,Bendahara Barang/Pengurus Barang,Para Kepala UPT Dinas PPKB, PP dan PA.

di.-Lingkungan Dinas PPKB, PP dan PAKabupaten Bengkulu Selatan

SURAT EDARANNomor : 16/KPA.1-843.4/I/2017

TENTANG

TATA KELOLA PERMINTAAN, PENYIMPANAN DAN PENGELUARANALKON/NON ALKON

A. Latar BelakangSalah satu upaya menjamin keberlangsungan pelayanan KB diperlukan

dukungan tata kelola alkon dan non alkon yang profesional efektif dan efisienmelalui pengelolaan logistik sesuai standard yang berlaku.

Mengingat alkon dan non alkon memiliki nilai yang sangat strategis dalammenunjang operasional Program Kependudukan dan KB, maka alkon dan nonalkon tersebut harus dikelola dengan baik.

Agar pengelolaan alkon dan non alkon dapat dilakukan dengan baik,maka diperlukan suatu tata kelola yang dapat dijadikan acuan dalampermintaan, penyimpanan, dan pengeluaran sampai dengan pengeluaranalkon dan non alkon sehingga terjamin kelayakan persedian (buffer stock) digudang.

B. Maksud dan Tujuan

1. Maksud

a) Terlaksananya permintaan, penyimpanan dan pengeluaran alkon dan nonalkon secara tertib, aman dan lancer taat azas sesuai standard tata kelolasehingga alkon dan non alkon dalam keadaan siap pakai;

b) Sebagai acuan dalam monitoring dan pengendalian permintaan danpengeluaran alkon dan non alkon.

2. Tujuan

a) Terlaksananya permintaan alkon dan non alkon sesuai ketentuanyang berlaku;

b) Terciptanya penyimpanan alkon dan non alkon sesuai dengan standardpenyimpanan;

c) Terkendalinya pengeluaran alkon dan non alkon sesuai tepat jenis, tepatwaktu, dan tepat sasaran.

C. Ketentuan Permintaan, Penyimpanan, dan Pengeluaran Alkon dan Non Alkon dilingkungan Dinas Pengendalian Penduduk, Keluarga Berencana,Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak Kabupaten BengkuluSelatan, sebagai berikut :

1) Permintaan adalah sejumlah alkon dan non alkon yang diminta(request system) pada suatu waktu tertentu. Permintaan berkaitan denganstok alkon dan non alkon yang ingin dipenuhi.

2) Permintaan (non request) berdasarkan atas rencana distribusi (rensi).3) Pengeluaran merupakan rangkaian kegiatan perpindahan alkon dan non

alkon dari gudang Dinas berdasarkan atas kebutuhan karena kondisi stockUPT Dinas sudah mencapai pada posisi minimum.

4) Pengiriman/penyaluran adalah kegiatan pengiriman alkon dan non alkonke UPT Dinas dan pelayanan berdasarkan pemesanan/ permintaan, tanpapermintaan (request, non request atau pull dan push system) dan ataudistribusi dinamis yang bersifat horizontal.

5) Push Distribution System adalah sistem distribusi yang dilakukanberdasarkan Dropping/Non Request.

6) Pull Distribution System adalah sistem distribusi yang dilakukanberdasarkan permintaan/request.

7) Lead Time adalah waktu yang diperhitungkan untuk prosespermintaan alkon dan non alkon mulai surat permintaan alkon dan nonalkon diproses sampai alkon dan non alkon tersebut diterima.

8) Penyimpanan adalah kegiatan penempatan, penataan, pencatatan, danpemeliharaan alkon dan non alkon di gudang.

9) Semua pihak terkait harus melakukan penghitungan minimum danmaksimum stock disesuaikan dengan sistem distribusi yang digunakan; PullDistribution System (Request System) atau Push Distribution System(Dropping).

10) Buffer Stock adalah tingkat ketersediaan suatu alkon dan non alkon untukwaktu tertentu.

11) First In First Out (FIFO) adalah proses pengeluaran alkon dan non alkonberdasarkan waktu, bila masuk pertama maka harus dikeluarkanlebih awal.

12) First to Expire Date, First Out (FEFO) adalah proses pengeluaran alkondan non alkon berdasarkan batas kadaluarsa, bila alkon dan non alkonyang batas kadaluarsanya lebih awal maka harus dikeluarkan lebih awal.

13) Pengeluaran alkon dan non alkon dari gudang harus dilakukan denganmenggunakan Surat Bukti Barang Keluar (SBBK) yang ditanda tangani olehBendahara Barang dan pengirim (ekpedisi), dasar penerbitan SBBK tersebutadalah SPMB yang dibuat berdasarkan rensi atau surat permintaanalkon dan non alkon dari provinsi/bagian/komponen serta memperhatikanperhitungan stock alkon/non alkon yang masih tersedia.

14) Formulir yang dipergunakan dalam permintaan dan penyaluran alkon dannon alkon adalah sebagai berikut :

a. Formulir permintaan alkon dan alkon ;b. Surat Perintah Mengeluarkan Barang (SPMB), merupakan dokumen

yang dipergunakan sebagai dasar untuk mengeluarkan alkon dan nonalkon dari gudang;

c. Berita Acara Penerimaan Barang (BAPB), Dokumen yang digunakansebagai dasar untuk mencatat ke dalam buku barang masuk ;

d. Surat Bukti Barang masuk (SBBM), Dokumen yang dibuat olehBendahara Barang sebagai tanda bahwa alkon dan non alkon telahditerima secara resmi;

e. Surat Bukti Barang Keluar (SBBK), Dokumen yang dibuat olehBendahara Barang sebagai bukti telah dikeluarkannya alkon dan nonalkon dari gudang;

15) Buku dan Kartu yang dipergunakan dalam pencatatan alkon dan non alkon :

a. Buku Barang Masuk (BBM), Buku yang dipergunakan untuk mencatatsetiap alkon dan non alkon yang diterima sebagai agenda untukpenomoran SBBM;

b. Buku Barang Keluar (BBK), Buku yang dipergunakan untuk mencatatsetiap alkon dan non alkon yang dikeluarkan dari gudang sebagaiagenda untuk penomoran SBBK;

c. Kartu Persediaan Barang, kartu yang dibuat per jenis barang untukmencatat dan mengetahui setiap penerimaan dan pengeluaran serta sisapesediaan akhir. Kartu Persediaan Barang ini merupakan kontrol bagiAtasan Langsung Bendahara Barang ;

d. Kartu Barang, Kartu yang dibuat per jenis alkon dan non alkon yangditempelkan pada barang yang bersangkutan, dipergunakanuntuk mencatat setiap penerimaan, pengeluaran serta sisa persediaanakhir.

D. Tata Kelola Permintaan dan Pengeluaran Alkon dan Non Alkon dilingkungan Dinas Pengendalian Penduduk, Keluarga Berencana,pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak Kabupaten BengkuluSelatan, sebagai berikut :

1. Request

a) Kepala Dinas selaku Pengguna Barang melalui Sekretarismenyetujui Surat Perintah Mengeluarkan Barang (SPMB) atas permintaandari Kabid Keluarga Berencana, Ketahanan dan Kesejahteraan Keluargamengetahui Kepala Sub Bagian Keuangan dan BMD selaku AtasanLangsung Bendahara Barang/Pegurus Barang. Dasar mengeluarkanSPMB adalah permintaan dari Kepala UPT Dinas kepada Kepala Dinasmelalui Kepala Bidang Keluarga Berencana, Ketahanan danKesejahteraan Keluarga atau perhitungan stock barang ;

b) SPMB dibuat dan ditandatangani oleh Kepala Bidang KeluargaBerencana, Ketahanan Dan Kesejahteraan Keluarga selaku pengguna dandistujui oleh Sekretaris Dinas untuk disampaikan kepada BendaharaBarang/Pengurus Barang, asli SPMB disampaikan kepada BendaharaBarang/Pengurus Barang dengan satu tembusan Bidang KeluargaBerencana, Ketahanan dan Kesejahteraan Keluarga selaku penggunabarang dan satu tembusan disampaikan kepada Sekretaris DinasCq. Kasubag Keuangan dan BMD, atas perintah mengeluarkanbarang tersebut Bendahara Barang/Pengurus Barang membuat danmenandatangani Surat Bukti Barang Keluar (SBBK) ;

c) Setiap penyerahan alkon dan non alkon dari gudang Dinas ke UPT Dinasharus disertai dengan Berita Acara Penyerahan dan Penerimaan alkon dannon alkon ;

d) Bendahara Barang/Pengurus Barang harus memberikan tembusan SBBKkepada atasan langsungnya sebagai bukti bahwa alkon dan non alkontelah diserahkan ke UPT Dinas, kepada :

o Kepala Sub Bagian Keuangan dan BMD selaku Atasan LangsungBendahara Barang/Pengurus Barang,

o Sekretaris Dinas untuk cross check, F/V/KB dan dilaporkan kepadaKepala Dinas.

2. Non Request

a) Berdasarkan Rencara Distribusi (rensi) dari Bidang KeluargaBerencana, Ketahanan Dan Kesejahteraan Keluarga, selanjutnya KabidKeluarga Berencana, Ketahanan dan Kesejahteraan Keluargamembuat Nota Dinas kepada Sekretaris Dinas untuk mendistribusikanalkon dan non alkon yang telah disetujui tersebut ;

b) Sekretaris cq Kasubag Keuangan dan BMD menandatangani SPMBdengan diketahui oleh Kabid Keluarga Berencana, Ketahanan danKesejahteraan Keluarga sebagai dasar pengeluaran alkon dan nonalkon ;

c) Bendahara Barang/Pengurus Barang atas dasar SPMBtersebut mengeluarkan/menyerahkan alkon dan non alkon kepada UPTDinas disertai dengan Surat Bukti Barang Keluar (SBBK).

Demikian untuk menjadi pedoman dan dilaksanakan.

KEPALA DINAS PENGENDALIANPENDUDUK, KB, PP DAN PA

KABUPATEN BENGKULU SELATAN

NOPIAN ANDUSTI, S.E.,M.TPembina Utama Muda Nip. 196711992031004

Tembusan :1. Yth. Bupati Bengkulu Selatan (sebagai laporan)2. Yth. Kepala Perwakilan BKKBN Provinsi Bengkulu3. Yth. Kepala BPKAD Kab. Bengkulu Selatan4. Yth. Inspektur Kabupaten Bengkulu Selatan