pemberian sertifikat kompetensi - lsp-userpln.co.idlsp-userpln.co.id/materi/01 pemberian sertifikat...

S O P

No.Dok. : SOP.BST.01/00 Tanggal : 01 April 2016 Halaman : 1 / 10 Edisi : 04

PEMBERIAN SERTIFIKAT KOMPETENSI

1 Tujuan : Melakukan pengendalian dan memastikan terlaksananya proses sertifikasi kompetensi sampai dengan pemberian sertifikasi kompetensi kepada peserta

2 Ruang lingkup : Meliputi prosedur permohonan uji kompetensi, evaluasi administrasi dan teknis, koordinasi rencana pelaksanaan uji kompetensi, pelaksanaan uji kompetensi, evaluasi dan keputusan uji kompetensi, sampai dengan pemberian sertifikat kompetensi.

3 Koordinator : Koordinator Bidang Sertifikasi Person dan Umum

4 Acuan : Manual Mutu LSP USER PLN

5 Prosedur : Pemberian Sertifikat Kompetensi

LANGKAH & PROSEDUR MEDIA & KELUARAN PENANGGUNG JAWAB

1. Menginformasikan prosedur pendaftaran uji kompetensi kepada unit PLN Instruksi kerja :

Surat menginformasikan/ menawarkan skema sertifikasi kompetensi (FM.BST/01/03.00) dan dilampiri form pendaftaran (FM.BST/01/01.00) dan form pernyataan memegang kode etik profesi (FM.BST/01/02.00), dan form asesmen mandiri (FM.BST/01/08.00)

Form permohonan sertifikasi kompetensi (FM.BST/01/01.00)

Form pernyataan memegang kode etik profesi (FM.BST/01/02.00)

Surat penawaran uji kompetensi (FM.BST/01/03.00)

form asesmen mandiri (FM.BST/01/08.00)

Koordinator Bidang Pelaksanaan Sertifikasi dan Umum

2. Menerima pendaftaran uji kompetensi dari unit PLN Instruksi kerja :

Menerima permohonan uji kompetensi dari perusahaan / unit PLN

Mencatat identitas surat berupa nomor, tanggal, perihal, asal surat dll yang

Form pengendalian uji kompetensi (FM.BST/01/04.00)

Form evaluasi


S O P



dianggap perlu pada form pengendalian uji kompetensi (FM.BST/01/04.00)

Memeriksa kelengkapan persyaratan calon peserta uji kompetensi berupa form pendaftaran, form kode etik profesi , dan asesmen mandiri dengan menggunakan form evaluasi kelengkapan administrasi (FM.BST/01/05.00)

Memeriksa kelengkapan persyaratan permohonan uji kompetensi terhadap persyaratan skema sertifikasi kompetensi menggunakan form evaluasi kelengkapan administrasi (FM.BST/01/05.00)

administrasi (FM.BST/01/05.00)

3. Mengkoordinasikan rencana pelaksanaan uji kompetensi dengan Penguji dan pelaksana monitor & administrasi uji Instruksi kerja :

Menetapkan tanggal pelaksanaan uji kompetensi, tempat pelaksanaan uji kompetensi dan merencanakan calon penguji dan pelaksana monitor & administrasi uji kompetensi, dicatat pada form pengendalian uji kompetensi (FM.BST/01/04.00)

Berkoordinasi dengan calon penguji untuk memastikan kebisaannya menjadi penguji pada tanggal yang direncanakan

Berkoordinasi dengan calon pelaksana monitor & administrasi uji untuk memastikan kebisaannya menjadi pelaksana monitor & administrasi uji pada tanggal yang direncanakan

Form pengendalian uji kompetensi (FM.BST/01/04.00)


4. Menunjuk penguji dan pelaksana monitor & administrasi uji untuk melaksanakan uji kompetensi dan administrasi pengujian

Instruksi kerja :


S O P



mengirimkan surat penugasan sebagai penguji serta kode etik penguji menggunakan form (FM.BST/01/06.00)

mengirimkan surat penugasan sebagai pelaksana monitor dan administrasi uji kompetensi dan kode etik pelaksana monitor dan administrasi uji menggunakan form (FM.BST/01/07.00)

Form surat penugasan penguji dan kode etik penguji (FM.BST/01/06.00)

Form surat penugasan pelaksana monitor & administrasi uji dan kode etik pelaksana monitor & administrasi uji (FM.BST/01/07.00)

5. Mempersiapkan pelaksanaan uji dengan mengundang peserta uji dan TUK untuk menyiapkan sarana dan prasarana uji kompetensi

Instruksi kerja :

Mengirimkan surat undangan untuk mengikuti uji kompetensi(FM.BST/01/12.00)

Menerbitkan surat ke tempat uji kompetensi (TUK) untuk mempersiapkan sarana dan prasarana pelaksanaan uji kompetensi (FM.BST/01/13.00)

surat undangan uji kompetensi (FM.BST/01/12.00)

surat ke tempat uji kompetensi (TUK) untuk persiapan sarana prasarana (FM.BST/01/13.00)

Koordinator Bidang Pelaksanaan Sertifikasi Person dan Umum

6. Penguji melaksanakan kaji ulang permohonan semua calon peserta

Instruksi kerja :

Penguji menandatangani pernyataan untuk memegang rahasia (FM.BST/01/06.00)

Melakukan kaji ulang permohonan uji kompetensi beserta bukti pendukungnya yang meliputi memeriksa kesesuaian bukti pendukung dengan kompetensi yang akan diujikan dengan kriteria memenuhi Valid, Asli, Terkini, dan Memadai) dengan

Form surat penugasan penguji dan kode etik penguji (FM.BST/01/06.00)

Form permohonan sertifikasi kompetensi (FM.BST/01/01.00)

Penguji

S O P



menggunakan form (FM.BST/01/01.00)

Merekomendasikan hasil kaji ulang permohonan uji kompetensi calon peserta uji kompetensi untuk melanjutkan mengikuti uji kompetensi menggunakan form (FM.BST/01/01.00)

Melakukan evaluasi asesmen mandiri seluruh peserta uji kompetensi (FM.BST/01/08.00)

Merekomendasikan hasil evaluasi asesmen mandiri dengan menggunakan form (FM.BST/01/08.00)

form asesmen mandiri (FM.BST/01/08.00)

7. Memberikan penjelasan tentang asesmen dan mengkonfirmasi tujuan asesmen kepada asesi

Instruksi kerja :

menjelaskan proses dan hasil asesmen

menjelaskan tentang SKKNI / unit / standar kompetensi

mengkonfirmasi tujuan asesmen konsekuensinya kepada calon peserta menggunakan ceklist formulir konsultasi pra asesmen (FM.BST/01/09)

Formulir konsultasi pra asesmen (FM.BST/01/09)

Penguji

8. Menjelaskan dan mengkonfirmasi rencana asesmen kepada peserta uji

Instruksi kerja :

Penguji menjelaskan pendekatan asesmen

Penguji menyiapkan dan menjelaskan rencana asesmen meliputi bukti dan jenis bukti, metode asesmen, perangkat asesmen, sarana asesmen

Penguji mengindetifikasi dan menetapkan penyesuaian yang diperlukan (jika ada) baik karena karakteristik peserta maupun karena kebutuhan industri

Penguji melaksanakan pengkajian rencana asesmen meliputi prinsip-prinsip asesmen dan aturan-aturan bukti

Penguji mengorganisasikan rencana asesmen meliputi :

Penguji

S O P



- pengaturan sumber daya asesmen - pengaturan dukungan spesialis jika ada - pengaturan personil yang terlibat - Rekaman dan laporan

Penguji menjelaskan hal-hal yang terkait dengan asesmen seperti:

- tata tertib asesmen, - Keselamatan kerja / K3 di tempat uji - uji kompetensi ulang - pengajuan banding - kerahasiaan data dan informasi menggunakan form ceklist (FM.BST/01/09)

Penguji menyusun rencana asesmen menggunakan form (FM.BST/01/10.00) yang ditandatangani bersama oleh penguji dan peserta uji serta diverifikasi oleh perwakilan LSP ( Kepala LSP USER PLN atau yang ditunjuk)

Formulir konsultasi pra asesmen (FM.BST/01/09)

Formulir rencana asemen (FM.BST/01/10.00)

9. Menyetujui rencana asesmen yang telah dibuat

Instruksi kerja :

Penguji menjelaskan cara pengisian formulir persetujuan asesmen menggunakan form persetujuan asesmen (FM.BST/01/11.00)

Peserta uji menjawab pertanyaan-pertanyaan di dalam formulir persetujuan asesmen dan membubuhkan tandatangan di kolom yang telah tersedia

Penguji membubuhkan tandatangan di kolom yang telah tersedia

Formulir persetujuan asesmen (FM.BST/01/11.00)

Penguji dan peserta uji

10. Menyusun perangkat asesmen serta meninjau dan menguji alat asesmen Instruksi kerja :

Penguji menyusun perangkat asesmen dengan menggunakan formulir perangkat asesmen (FM.BST/01/14.00) dan disesuaikan dengan metode uji yang telah ditetapkan dalam masing-masing skema sertifikasi : - Daftar cek verifikasi bukti portofolio

Formulir perangkat asesmen (FM.BST/01/14.00) dan

Daftar cek verifikasi bukti portofolio (FM.BST/01/15.00)

Perangkat ceklist

Penguji

S O P



(FM.BST/01/15.00) - Perangkat ceklist laporan pihak

ketiga (FM.BST/01/16.00) - Ceklist observasi aktivitas riil di

tempat kerja / TUK (FM.BST/01/17.00)

- Perangkat asesmen observasi-demonstrasi (FM.BST/01/18.00)

- Daftar cek keterampilan dan pengetahuan persyaratan dasar dalam batasan variable/panduan penilaian (FM.BST/01/19.00)

- Perangkat asesmen pertanyaan tertulis untuk pengetahuan (FM.BST/01/20.00)

- Perangkat asesmen pertanyaan lisan untuk pengetahuan (FM.BST/01/21.00)

- Perangkat asesmen proyek kegiatan (FM.BST/01/22.00)

Penguji yang lain (peer asesor) meninjau dan menguji perangkat asemen menggunakan formulir validasi perangkat asesmen (FM.BST/01/23.00)

laporan pihak ketiga (FM.BST/01/16.00)

Ceklist observasi aktivitas riil di tempat kerja / TUK (FM.BST/01/17.00)

Perangkat asesmen observasi-demonstrasi (FM.BST/01/18.00)

Daftar cek keterampilan dan pengetahuan persyaratan dasar dalam batasan variable/panduan penilaian (FM.BST/01/19.00)

Perangkat asesmen pertanyaan tertulis untuk pengetahuan (FM.BST/01/20.00)

Perangkat asesmen pertanyaan lisan untuk pengetahuan (FM.BST/01/21.00)

Perangkat asesmen proyek kegiatan (FM.BST/01/22.00)

Formulir validasi perangkat asesmen (FM.BST/01/23.00)

11. Melaksanakan uji kompetensi Instruksi kerja :

Pelaksana monitor dan administrasi uji memastikan kesesuaian jumlah dan kebenaran peserta uji dengan melakukan absensi kepada calon peserta uji (FM.BST/01/24.00)

Pelaksana monitor dan administrasi uji melakukan absensi kepada penguji

Formulir daftar hadir peserta uji (FM.BST/01/24.00)

Formulir daftar hadir penguji (FM.BST/01/24.00)

Penguji dan Administrator LSPP-1 USER PLN

S O P



(FM.BST/01/24.00)

Pelaksana monitor dan administrasi uji menyiapkan dan mengumpulkan dokumen yang diperlukan selama pelaksanaan uji kompetensi

Penguji memastikan kelengkapan dan jumlah materi uji sudah sesuai dengan kebutuhan / jumlah peserta uji

Penguji melaksanakan asesmen kepada peserta uji dengan menggunakan panduan pelaksanaan asesmen dalam formulir ceklist pelaksanaan asesmen (FM.BST/01/25.00)

Penguji mengumpulkan bukti kompetensi peserta uji menggunakan form perangkat asesmen (FM.BST/01/14.00) dan disesuaikan dengan metode uji yang ditetapkan

Formulir pelaksanaan asesmen (FM.BST/01/25.00)

Formulir perangkat asesmen (FM.BST/01/14.00)

12. Merekomendasikan hasil pelaksanaan asesmen Instruksi kerja :

Penguji merekomendasikan hasil uji kompetensi peserta uji kompetensi menggunakan formulir pelaksanaan asesmen dan rekomendasi (FM.BST/01/26.00) serta memberikan tanda tangan dalam formulir tersebut

Formulir

pelaksanaan

asesmen dan

rekomendasi

(FM.BST/01/26.00)

Penguji

13. Memberikan umpan balik dan catatan asesmen

Instruksi kerja :

Penguji dan peserta uji masing-masing memberikan umpan balik dan catatan pelaksanaan asesmen menggunakan formulir umpan balik dan catatan asesmen (FM.BST/01/27.00) yang ditandatangani oleh penguji serta

Formulir umpan

balik dan catatan

asesmen

(FM.BST/01/27.00)

Penguji

S O P



peserta uji

14. Melaksanakan kaji ulang asesmen Instruksi kerja :

Penguji melaksanakan kaji ulang asesmen menggunakan formulir kaji ulang asesmen (FM.BST/01/28.00) dan memberikan tanda tangan dalam formulir tersebut

Formulir

pelaksanaan

asesmen dan

rekomendasi

(FM.BST/01/28.00)

Penguji

15. Mencatat dan melaporkan hasil uji kompetensi (berita acara asesmen) Instruksi kerja :

Penguji memberikan kepada LSP laporan pelaksanaan uji kompetensi dengan menandatangani berita acara pelaksanaan uji kompetensi dengan menggunakan formulir (FM.BST/01/29.00) yang ditandatangani penguji dan perwakilan dari LSP

Penguji memberikan kepada LSP laporan rekomendasi hasil uji kompetensi dengan menandatangani laporan asesmen menggunakan formulir (FM.BST/01/39.00)

Administrator memberikan kepada lsp laporan pelaksanaan uji kompetensi dengan menandatangani laporan administrator atas hasil pelaksanaan uji kepada lsp menggunakan formulir (FM.BST/01/37.00)

Formulir berita

acara asesmen

(FM.BST/01/29.00)

Formulir Laporan

Asesmen

(FM.BST/01/39.00)

Formulir laporan

administrator atas

hasil pelaksanaan

uji kepada lsp

(FM.BST/01/37.00)

Penguji dan perwakilan LSP

16. Memverifikasi dokumen hasil pelaksanaan uji kompetensi berdasarkan standar / kriteria evaluasi Instruksi kerja :

Menerima laporan hasil uji kompetensi dari administrator

Memeriksa kelengkapan berkas setiap

Cek list pelaksanaan uji

Koordinator Bidang Sertifikasi

S O P



tahapan prosedur pelaksanaan uji kompetensi dengan menggunakan cek list pelaksanaan uji kompetensi (FM.BST/01/30.00)

(FM.BST/01/30.00)

17. Memverifikasi dan Memvalidasi hasil uji

kompetensi sesuai dengan manual mutu yang telah ditetapkan Instruksi kerja :

Menerima SK dari Kepala LSP untuk melakukan evaluasi hasil uji kompetensi secara adil dan tidak berpihak,

Memeriksa kebenaran data, proses kesimpulan dan alasan yang mendasari keputusan hasil uji kompetensi (FM.BST/01/31.00)

Memutuskan hasil uji kompetensi menggunakan form Berita Acara Keputusan Hasil Uji Kompetensi (FM.BST/01/32.00)

Formulir Dasar Keputusan Hasil Uji Kompetensi (FM.BST/01/31.00)

Formulir Berita Acara Keputusan Hasil Uji Kompetensi (FM.BST/01/32.00)

Tim Teknis

18. Menetapkan keputusan sertifikasi berdasarkan validasi hasil uji kompetensi Instruksi kerja :

Memeriksa dokumen rekomendasi hasil uji dan dokumen validasi hasil uji

Memutuskan hasil uji / menyetujui penerbitan sertifikat kompetensi (FM.BST/01/33.00)

FM persetujuan dan penerbitan sertifikat (FM.BST/01/33.00)

Kepala LSPP-1 USER PLN

19. Mencetak sertifikat kompetensi berdasarkan keputusan hasil uji kompetensi Instruksi kerja :

menyiapkan peralatan dan bahan untuk mencetak sertifikat

Sertiifikat dicetak sesuai dengan ketentuan form (FM.BST/01/34.00)

Form sertifikat (FM.BST/01/34.00)

Koordinator Bidang Pengembangan dan Pengendalian Mutu

S O P



Sertifikat ditandatangani oleh Kepala LSPP-1 PLN

Sertifikat dicopy dan scan untuk arsip hard copy dan soft copy

Data sertifikat di update ke data base untuk keperluan monitoring

Sertifikat diserahkan ke Bidang Sertifikasi kompetensi personel untuk didistribusikan

20. Mengirimkan / memberikan sertifikat kompetensi ke Perusahaan/Individu Pemohon Uji Kompetensi Instruksi kerja :

Membuat surat pengantar penyampaian sertifikat

Melampirkan form tanda terima dalam surat penyampaian sertifikat dengan form (FM.BST/01/35.00)

Mengkonfirmasi kepastian diterimanya sertifikat oleh individu atau perusahaan

Form tanda terima sertifikat (FM.BST/01/35.00)


pemberian sertifikat kompetensi - lsp-userpln.co.idlsp-userpln.co.id/materi/01 pemberian sertifikat...

Documents