pelatihan dasar calon pegawai negeri sipil balai

24
PELATIHAN DASAR CALON PEGAWAI NEGERI SIPIL BALAI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PUPR WILAYAH IV BANDUNG BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI PEMBUATAN INFOGRAFIS PROSEDUR PENATAAN DOKUMEN DI SUBDIREKTORAT STANDARDISASI DAN KELEMBAGAAN DISUSUN OLEH: Nama : Fika Priskilla Nip : 199306212019032009 Jafung : Teknik Tata Bangunan dan Perumahan Ahli Pertama Unor : Direktorat Jenderal Cipta Karya BALAI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PUPR WILAYAH IV BANDUNG BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT TAHUN 2019

Upload: others

Post on 01-Oct-2021

10 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

Page 1: PELATIHAN DASAR CALON PEGAWAI NEGERI SIPIL BALAI

PELATIHAN DASAR CALON PEGAWAI NEGERI SIPIL

BALAI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PUPR WILAYAH IV BANDUNG

BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA

KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT

LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI

PEMBUATAN INFOGRAFIS PROSEDUR PENATAAN DOKUMEN DI

SUBDIREKTORAT STANDARDISASI DAN KELEMBAGAAN

DISUSUN OLEH:

Nama : Fika Priskilla

Nip : 199306212019032009

Jafung : Teknik Tata Bangunan dan Perumahan Ahli Pertama

Unor : Direktorat Jenderal Cipta Karya

BALAI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PUPR WILAYAH IV BANDUNG

BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA

KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT

TAHUN 2019

Page 2: PELATIHAN DASAR CALON PEGAWAI NEGERI SIPIL BALAI

PELATIHAN DASAR CALON PEGAWAI NEGERI SIPIL

BALAI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PUPR WILAYAH IV BANDUNG

BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA

KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT

LEMBAR PENGESAHAN

LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI

(PEMBUATAN INFOGRAFIS PROSEDUR PENATAAN DOKUMEN DI

SUBDIREKTORAT STANDARDISASI DAN KELEMBAGAAN)

Disusun Oleh:

FIKA PRISKILLA

199306212019032009

DISEMINARKAN PADA:

HARI : JUMAT

TANGGAL : 27 SEPTEMBER 2019

MENTOR COACH KEPALA BALAI DIKLAT PUPR WILAYAH IV BANDUNG

Ade Syaiful Rachman, ST, MT. NIP. 197512182001121002

Ir. Muazzin, MT NIP. 196312041991031001

Hasto A. Sapoetro, S.ST., M.T. NIP. 196307211992031003

KEPALA PUSDIKLAT MANAJEMEN DAN PENGEMBANGAN JABATAN FUNGSIONAL, BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA,

KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT

Ir. Moeh Adam, MM NIP. 196503031992031002

Page 3: PELATIHAN DASAR CALON PEGAWAI NEGERI SIPIL BALAI

iii

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa karena hanya atas tuntunan

dan rahmat-Nya sehigga penulis dapat menyelesaikan kegiatan aktualisasi dan laporan akhir aktualisasi

ini. Laporan ini merupakan output akhir dari kegiatan aktualisasi yang wajib dilakukan dalam mengikuti

kegiatan Pelatihan Dasar CPNS.

Dalam melaksanakan aktualisasi dan penyusunan laporan akhir ini, penulis mendapatkan banyak

bimbingan dan bantuan dari berbagai pihak. Untuk itu penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada:

1. Bapak Ade Syaiful Rachman, ST. MT selaku mentor yang membantu mengarahkan dan

membimbing penulis dalam menyusun dan melaksanakan aktualisasi.

2. Ibu Riche Noviasari, ST, M.Eng.Sc selaku co-mentor untuk bimbingan dan dukungan kepada

penulis dalam menyusun dan melaksanakan aktualisasi di tempat kerja.

3. Bapak Ir. Muazzin, MT selaku coach yang membimbing dan mengarahkan penulis dalam

mengarahkan penulis dalam menyusun dan melaksanakan aktualisasi.

4. Bapak Asep Wardiman, SH, M.Pd selaku penguji yang membantu dan membimbing penulis pada

seminar 1 maupun seminar 2 aktualisasi.

5. Teman-teman Latsar CPNS PUPR Balai Diklat Bandung batch II yang selalu menyemangati,

memberikan masukan dan informasi dalam menyusun laporan.

Penulis menyadari bahwa dalam kegiatan aktualisasi maupun laporan akhir yang dibuat ini masih

jauh dari kata sempurna dan oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang membnagun

dari pembaca. Penulis juga mengharapkan agar inovasi yang telah dibuat dan dilaksanakan dalam

aktualisasi ini dapat dilanjutkan sehingga tujuan jangka panjang dari aktualisasi ini dapat tercapai.

Jakarta, 25 September 2019

Penulis

Page 4: PELATIHAN DASAR CALON PEGAWAI NEGERI SIPIL BALAI

iv

….………………………………………………………………………… 1

...…...….………………………………………………………………………… 1

…….………………………………………………………………………… 1

..……………………………………………………………… 3

…………………………………………………………………… 3

….………..……………..................…………………………………………………………… 3

…...………………………………………………………………… 2

…………….………………………………………………………………………… 4

….…….……………………………………………………………………… 4

….…...…………………………………………………………… 5

….…….………………………………………………………… 8

...…………………………………………………………… 9

……..…………………………………………………………… 9

….……..…………………………………………………………… 9

…….…………………………………………………………… 10

…...…………………………………………………… 12

….………………………...…………………………………………………… 13

….………………………......…………………………………………………………… 14

………………… .………………………………………………………………………… 14

………………...........……………………………………………………………………… 15

…………….…………………………………………………………………… 15

………………...........…………………………………………………………………… 15

DAFTAR ISI

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

1.2 Tujuan Aktualisasi

1.3 Ruang Lingkup Aktualisasi

BAB II RENCANA AKTUALISASI

2.1 Penetapan Isu yang Diangkat

2.2 Isu

2.3 Dampak Isu

2.4 Gagasan Solusi Isu

2.5 Matriks Rencana Aktualisasi

2.6 Timeline Realisasi Aktualisasi

BAB III REALISASI AKTUALISASI

3.1 Capaian Kegiatan Aktualisasi

3.1.1 Mencari Referensi

3.1.2 Pembuatan Infografis

3.1.3 Sosialisasi dan Pengaplikasian

3.1.4 Evaluasi

3.2 Kendala

3.3 Strategi

BAB IV PENUTUP

4.1 Manfaat

4.2 Kesimpulan

4.3 Saran

Page 5: PELATIHAN DASAR CALON PEGAWAI NEGERI SIPIL BALAI

v

DAFTAR TABEL DAN GAMBAR

Tabel 1. Analisa Isu dengan Metode USG ................................................................................... 4

Tabel 2. Matriks Rancangan Kegiatan Aktualisasi ...................................................................... 5

Tabel 3. Timeline Realisasi Aktualisasi ....................................................................................... 8

Gambar 1. Foto Konsultasi dengan Mentor ................................................................................. 9

Gambar 2. Screenshot dan Foto Referensi ................................................................................ 10

Gambar 3. Infografis Prosedur Penataan Arsip ......................................................................... 11

Gambar 4. Foto Sosialisasi Infografis ....................................................................................... 13

Gambar 5. Foto Penerapan Infografis ........................................................................................ 14

Gambar 6. Foto Hasil Penerapan Infografis .............................................................................. 15

Page 6: PELATIHAN DASAR CALON PEGAWAI NEGERI SIPIL BALAI

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Dengan diterbitkanya UU No. 5 tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara (ASN) maka terjadi

perubahan nomenklatur sesuai pasal 63, 64, dan 65 mengenai perubahan Diklat Prajabatan menjadi

Pelatihan Dasar (Latsar) Calon Pegawai Negeri Sipil yang terintegrasi selama 1 (satu) tahun. Dalam

pelaksanaan diklat, terdapat 4 (empat) agenda utama guna membenetuk karakter PNS, yaitu:

a. Agenda Sikap Perilaku Bela Negara

b. Agenda Nilai-nilai Dasar PNS

c. Agenda Kedudukan dan Peran PNS dalam NKRI

d. Agenda Habituasi

Pada agenda habituasi, Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) sebagai peserta diwajibkan agar

dapat mengaktualisasikan bahan pembelajaran yang sudah didapat selama proses Pelatihan Dasar

(Latsar), khususnya agenda 2 dan 3. Agenda 2 yaitu Nilai-Nilai Dasar PNS yang merupakan nilai-nilai

positif berkaitan dengan ANEKA (akuntabilitas, nasionalisme, etika publik, komitmen mutu dan anti

korupsi), sedangkan Agenda 3 yaitu Kedudukan dan Peran PNS dalam NKRI berhubungan dengan konsep

Pelayanan Publik, Manajemen ASN dan Whole of Government.

Masa OJT penulis dilakukan di Subdirektorat Standardisasi dan Kelembagaan, Direktorat

Pengembangan Sistem Penyediaan Air Minum, di bawah Direktorat Jenderal Cipta Karya. Dalam rangka

mendukung tercapainya tugas pokok dan fungsi Subdirektorat Standardisasi dan Kelembagaan, Dalam

upaya penerapan budaya paperless, Subdit Standardisasi dan Kelembagaan sudah mengoptimalkan

penggunaan teknologi penyimpanan dokumen. Maka dari itu, penulis melihat dokumen-dokumen

hardcopy bisa lebih dioptimalkan lagi penggunaannya dengan menyortir dokumen-dokumen yang masih

harus disimpan dalam bentuk hardcopy dan dokumen-dokumen yang bisa disimpan dalam bentuk

softcopy saja. Di samping itu, kaitannya dengan substansial organisasi adalah bentuk dukungan

pencapaian tugas dan fungsi organisasi secara umum karena kerapihan dan kenyamanan bekerja adalah

sekian di antara beberapa hal yang dapat membantu pengoptimalan kondisi kerja. Dengan kondisi kerja

yang lebih optimal, diharapkan bisa memotivasi untuk terus mencapai komitmen mutu yang lebih baik.

1.2 Tujuan Aktualisasi

Secara umum aktualisasi ini bertujuan untuk menilai kemampuan peserta pelatihan dalam

menyusun dan menyajikan rancangan aktualisasi berdasarkan konsepsi pembelajaran yang sesuai dengan

Page 7: PELATIHAN DASAR CALON PEGAWAI NEGERI SIPIL BALAI

2

sikap perilaku bela negara, nilai-nilai dasar PNS dan kedudukan serta peran PNS dalam NKRI melalui

proses internalisasi dan pembiasaan diri di tempat kerja untuk pembentukan karakter PNS yang

berintegritas dan profesional.

Tujuan dari perancangan aktualisasi ini secara khusus adalah :

a. Mengoptimalkan penggunaan kembali kertas untuk draft.

b. Penataan dokumen hardcopy agar lebih mengefisienkan ruang penyimpanan.

1.3 Ruang Lingkup Aktualisasi

a. Lingkup kegiatan pelaksanaan aktualisasi mengacu pada rancangan aktualisasi.

b. Habituasi dilaksanakan selama 30 hari kerja, mulai tanggal 13 Agustus 2019 sampai dengan 23

September 2019.

c. Pihak yang terlibat pelaksanaan habituasi adalah mentor, coach, dan staf di unit kerja.

d. Habituasi dilaksanakan di Sub Direktorat Standardisasi dan Kelembagaan, Direktorat

Pengembangan Sistem Penyediaan Air Minum, Direktorat Jenderal Cipta Karya, Kementerian

PUPR.

e. Dilaksanakan untuk memenuhi tujuan yang telah disebutkan di atas.

Page 8: PELATIHAN DASAR CALON PEGAWAI NEGERI SIPIL BALAI

3

BAB II

RENCANA AKTUALISASI

2.1 Penetapan Isu yang Diangkat

Selama melaksanakan On The Job Training pada Subdit Standardisasi dan Kelembagaan

Direktorat Pengembangan Sistem Penyediaan Air Minum, Ditjen Cipta Karya, Kementerian PUPR

selama lebih kurang 1,5 bulan, ditemukan beberapa isu yang menjadi perhatian untuk segera diatasi.

Isu tersebut diperoleh dengan teknik environmental scanning, yaitu sikap yang menunjukkan

kepedulian terhadap permasalahan atau isu yang ada dalam organisasi atau lingkungan sekitar sekaligus

bentuk kemampuan memetakan hubungan kausalitas.

2.2 Isu

Berdasarkan pengamatan ketika On Job Training di Subdit Standardisasi dan Kelembagaan

Direktorat Pengembangan Sistem Penyediaan Air Minum, Ditjen Cipta Karya, Kementerian PUPR

ditemukan beberapa isu yang akan dipecahkan sebagai berikut:

1. Kurang efektifnya fungsi petugas piket keamanan di lingkungan Direktorat PSPAM.

2. Peningkatan kerapihan dan kenyamanan ruangan Subdit Standardisasi dan Kelembagaan melalui

penataan penyimpanan dokumen.

3. Kurang efisiennya sinergitas data antar subdit di Direktorat Pengembangan Sistem Penyediaan Air

Minum.

Isu-isu tersebut kemudian dilakukan analisis tapisan isu dengan menggunakan metode Urgency,

Seriousness, Growth (USG) untuk menetapkan isu yang berkualitas dan mendapatkan core isu yang akan

dirumuskan solusi penyelesaiannya dengan menetapkan rentang penilaian (1-5) dari mulai sangat USG

sampai tidak USG. Penjelasan USG adalah sebagai berikut:

1. Urgency artinya seberapa mendesak suatu isu harus dibahas, dianalisis, dan ditindak lanjuti.

2. Seriousness artinya seberapa serius suatu isu harus dibahas dikaitkan dengan akibat yang akan

ditimbulkan.

3. Growth artinya seberapa besar kemungkinan memburuknya isu tersebut jika tidak ditangani

dengan segera.

Di bawah ini adalah tabel analisis USG untuk isu-isu yang ditemukan penulis selama pelaksanaan OJT.

Page 9: PELATIHAN DASAR CALON PEGAWAI NEGERI SIPIL BALAI

4

Tabel 1. Analisa Isu dengan Metode USG

No. Isu Urgency Seriousness Growth Total

1 Kurang efektifnya fungsi

petugas piket keamanan

di lingkungan Direktorat

PSPAM.

3 4 4 11

2 Peningkatan kerapihan

dan kenyamanan ruangan

Subdit Standardisasi dan

Kelembagaan melalui

penataan penyimpanan

dokumen.

4 5 4 13

3 Kurang efisiennya

sinergitas data antar

subdit di Direktorat

Pengembangan Sistem

Penyediaan Air Minum.

4 4 3 11

2.3 Dampak Isu

Berdasarkan hasil penilaian dengan metode USG terpilihlah nilai tertinggi untuk isu yang harus

segera diselesaikan, memiliki tingkat keseriusan permasalahan yang tinggi dan berpotensi untuk semakin

berkembang menjadi masalah yang lebih besar jika tidak diselesaikan, yaitu isu peningkatan kerapihan

dan kenyamanan ruangan Subdit Standardisasi dan Kelembagaan melalui penataan penyimpanan

dokumen. Dampak yang bisa terjadi dikarenakan isu ini pun sangat berkaitan dengan Manajemen ASN

yang menekankan tersedianya sumber daya yang unggul dan profesional guna membangun

profesionalitas birokrasi. Berikut dampak-dampak yang akan ditimbulkan apabila isu terhambatnya

produktivitas kinerja akibat ketidakteraturan penataan dokumen apabila tidak segera ditangani.

1. Penumpukan dokumen-dokumen yang sudah tidak terpakai.

2. Tidak efisiennya ruang penyimpanan dokumen.

3. Suasana saat bekerja tidak nyaman

4. Ketidakrapihan bisa menciptakan efek domino terhadap kebiasaan.

2.4 Gagasan Solusi Isu

Gagasan pemecahan isu yang diusulkan untuk penanganan isu yang telah dipilih yaitu pembuatan

infografis prosedur penataan dokumen.

Page 10: PELATIHAN DASAR CALON PEGAWAI NEGERI SIPIL BALAI

5

2.5 Matriks Rencana Aktualisasi

Adapun matriks rencana aktualisasi untuk menyelesaikan isu yang diangkat tercantum dalam tabel berikut.

Tabel 2. Matriks Rancangan Kegiatan Aktualisasi

NO KEGIATAN TAHAPAN

KEGIATAN

OUTPUT/HASIL

KEGIATAN

NILAI-NILAI

DASAR

KONTRIBUSI

TERHADAP VISI-

MISI

ORGANISASI

PENGUATAN

NILAI-NILAI

ORGANISASI

1 2 3 4 5 6 7

1 Mencari referensi

terkait penataan

dokumen di

lingkungan kantor

Konsultasi dengan

mentor terkait

rancangan

penataan

dokumen yang

diperlukan unit

kerja.

Mengumpulkan

beberapa bahan

referensi tentang

penataan

dokumen di

lingkungan

kantor.

Hasil notulensi

koordinasi

Data referensi

tentang

penataan

dokumen di

lingkungan

kantor

Nilai Etika Publik: berkoordinasi dengan atasan membutuhkan sikap sopan santun dan ramah, Nilai Nasionalisme: berdasarkan Pancasila sila ke-4 dalam pelaksanaan koordinasi dan diskusi dalam permusyawaratan, Nilai Komitmen Mutu: mempelajari referensi untuk penerapan agar mampu memberikan kualitas penerapan kegiatan yang berbasis inovasi.

Membantu agar

pembinaan sumber

daya manusia di

bidang

penyelenggaraan

sistem penyediaan

air minum berjalan

efektif dengan

menjaga tingkat

produktivitas kerja

Peningkatan Nilai Etika Akhlakul Karimah terkait etika berinteraksi dengan atasan, Profesional terkait menaati jalur kordinasi, serta Orientasi Misi dengan membantu tugas-fungsi organisasi yang berlandaskan pemikiran Visioner.

Page 11: PELATIHAN DASAR CALON PEGAWAI NEGERI SIPIL BALAI

6

2 Pembuatan infografis

prosedur penataan

dokumen

Konsultasi dengan

mentor.

Menyusun

prosedur penataan

dokumen dengan

mengacu pada

arahan mentor

dan bahan

referensi yang

telah

dikumpulkan.

Membuat

infografis

prosedur penataan

dokumen.

Hasil notulensi

koordinasi

Prosedur

penataan

dokumen

Nilai Etika Publik: berkoordinasi dengan atasan membutuhkan sikap sopan santun dan ramah, Nilai Nasionalisme: berdasarkan Pancasila sila ke-4 dalam pelaksanaan koordinasi dan diskusi dalam permusyawaratan, Nilai Akuntabilitas, menerapkan pengetahuan dari mentor dan referensi-referensi sebagai bentuk pertanggungjawaban keilmuan.

Membantu agar

pembinaan sumber

daya manusia di

bidang

penyelenggaraan

sistem penyediaan

air minum berjalan

efektif dengan

menjaga tingkat

produktivitas kerja

Peningkatan Nilai Etika Akhlakul Karimah terkait etika berinteraksi dengan atasan, Profesional terkait menaati jalur kordinasi, serta Orientasi Misi dengan membantu tugas-fungsi organisasi yang berlandaskan pemikiran Visioner.

3 Sosialisasi dan

pengaplikasian

prosedur penataan

dokumen di unit

kerja

Konsultasi dengan

mentor.

Proses sosialisasi

infografis

penataan

dokumen.

Proses

pengaplikasian

prosedur penataan

dokumen.

Hasil notulensi

koordinasi

Dokumentasi

kegiatan

Nilai Etika Publik: berkoordinasi dengan atasan membutuhkan sikap sopan santun dan ramah, Nilai Nasionalisme: berdasarkan Pancasila sila ke-4 dalam pelaksanaan

Membantu agar

pembinaan sumber

daya manusia di

bidang

penyelenggaraan

sistem penyediaan

air minum berjalan

efektif dengan

menjaga tingkat

produktivitas kerja

Peningkatan Nilai Etika Akhlakul Karimah terkait etika berinteraksi dengan atasan, Profesional terkait menaati jalur kordinasi, serta Orientasi Misi dengan membantu

Page 12: PELATIHAN DASAR CALON PEGAWAI NEGERI SIPIL BALAI

7

koordinasi dan diskusi dalam permusyawaratan, Nilai Akuntabilitas: adanya dokumentasi kegiatan sebagai wujud transparansi, Nilai Komitmen Mutu: berusaha tetap menjaga kualitas penerapan kegiatan dengan senantiasa melakukan mentoring sebelum kegiatan.

tugas-fungsi organisasi yang berlandaskan pemikiran Visioner.

4 Melakukan evaluasi

pelaksanaan kegiatan Melakukan

perbandingan

kondisi sebelum

dan setelah

Laporan

evaluasi hasil

penerapan

prosedur

penataan

dokumen

Nilai Akuntabilitas:

pertanggungjawaban

terhadap hasil

pelaksanaan

aktualisasi,

Nilai Komitmen

Mutu: mencari tahu

efektivitas kegiatan

agar komiten mutu

terjaga.

Membantu agar

pembinaan sumber

daya manusia di

bidang

penyelenggaraan

sistem penyediaan

air minum berjalan

efektif dengan

menjaga tingkat

produktivitas kerja

Peningkatan Nilai Etika Akhlakul Karimah terkait etika berinteraksi dengan atasan, Profesional terkait menaati jalur kordinasi, serta Orientasi Misi dengan membantu tugas-fungsi organisasi yang berlandaskan pemikiran Visioner.

Page 13: PELATIHAN DASAR CALON PEGAWAI NEGERI SIPIL BALAI

8

2.6 Timeline Realisasi Aktualisasi

Tabel 3. Timeline Realisasi Aktualisasi

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30

Ra

Ri

Ra

Ri

Ra

Ri

Ra

Ri

No.Hari ke-

Uraian Kegiatan

4

3

2

1

Evaluasi

Sosialisasi dan pengaplikasian

Pembuatan infografis

Mencari referensi

Page 14: PELATIHAN DASAR CALON PEGAWAI NEGERI SIPIL BALAI

9

BAB III

REALISASI AKTUALISASI

3.1 Capaian Kegiatan Aktualisasi

Dalam pelaksanaan aktualisasi, ada beberapa tahapan kegiatan yang dilakukan yaitu:

3.1.1 Mencari Referensi

a. Konsultasi dengan mentor terkait rancangan penataan dokumen yang diperlukan unit

kerja.

Dalam pelaksanaan kegiatan ini, penulis melakukan konsultasi dengan mentor untuk

mendapatkan gambaran penataan dokumen seperti apa yang dibutuhkan di lingkup Subdit

Standardisasi dan Kelembagaan.

Gambar 1. Foto Konsultasi dengan Mentor

Page 15: PELATIHAN DASAR CALON PEGAWAI NEGERI SIPIL BALAI

10

Nilai-nilai yang tercermin dalam kegiatan ini adalah:

Etika Publik: berkoordinasi dengan atasan membutuhkan sikap sopan santun dan ramah.

Nasionalisme: berdasarkan Pancasila sila ke-4 dalam pelaksanaan koordinasi dan diskusi

dalam permusyawaratan

b. Mengumpulkan beberapa bahan referensi tentang penataan dokumen di lingkungan

kantor.

Dalam pelaksanaan kegiatan ini, penulis mencari referensi terkait penataan dokumen dalam

bentuk peraturan mulai dari Undang-Undang, Perka Anri, Permen PUPR, dan SOP yang

diberlakukan di Bagian Administrasi Perkantoran, Subbagian Kearsipan, Biro Umum,

Sekretariat Jenderal.

Gambar 2. Screenshot dan Foto Referensi

Nilai-nilai yang tercermin dalam kegiatan ini adalah:

Komitmen Mutu: mempelajari referensi untuk penerapan agar mampu memberikan kualitas

penerapan kegiatan yang berbasis inovasi.

3.1.2 Pembuatan Infografis

a. Konsultasi dengan mentor.

Dalam pelaksanaan kegiatan ini, penulis melakukan konsultasi dengan mentor untuk

mendapatkan masukan terkait referensi yang akan dijadikan acuan.

Nilai-nilai yang tercermin dalam kegiatan ini adalah:

Etika Publik: berkoordinasi dengan atasan membutuhkan sikap sopan santun dan ramah.

Nasionalisme: berdasarkan Pancasila sila ke-4 dalam pelaksanaan koordinasi dan diskusi

dalam permusyawaratan.

Page 16: PELATIHAN DASAR CALON PEGAWAI NEGERI SIPIL BALAI

11

b. Membuat Infografis Prosedur Penataan Arsip

Dalam pelaksanaan kegiatan ini, penulis melakukan penyusunan prosedur yang langsung

ditransformasikan ke dalam bentuk infografis berdasarkan referensi arahan mentor dan peraturan

yang berlaku dengan menyesuaikan pada kondisi lingkungan Subdirektorat Standardisasi dan

Kelembagaan. Prosedur yang awalnya direncanakan berjudul Prosedur Penataan Dokumen

kemudian diubah menjadi Prosedur Penataan Arsip dikarenakan mengacu pada referensi-

referensi yang tersedia, kemudian juga adanya tambahan terkait antisipasi penggunaan aplikasi

E-Arsip Kementerian PUPR.

Gambar 3. Infografis Prosedur Penataan Arsip

Page 17: PELATIHAN DASAR CALON PEGAWAI NEGERI SIPIL BALAI

12

Nilai-nilai yang tercermin dalam kegiatan ini adalah:

Akuntabilitas: menerapkan pengetahuan dari mentor dan referensi-referensi sebagai bentuk

pertanggungjawaban keilmuan.

Page 18: PELATIHAN DASAR CALON PEGAWAI NEGERI SIPIL BALAI

13

3.1.3 Sosialisasi dan Pengaplikasian

a. Konsultasi dengan mentor

Dalam pelaksanaan kegiatan ini, penulis melakukan konsultasi dengan mentor untuk

mendapatkan masukan terkait infografis prosedur yang telah dibuat.

Nilai-nilai yang tercermin dalam kegiatan ini adalah:

Etika Publik: berkoordinasi dengan atasan membutuhkan sikap sopan santun dan ramah.

Nasionalisme: berdasarkan Pancasila sila ke-4 dalam pelaksanaan koordinasi dan diskusi

dalam permusyawaratan.

b. Proses sosialisasi Infografis Penataan Arsip

Dalam pelaksanaan kegiatan ini, penulis melakukan sosialisasi terkait Infografis Penataan

Arsip guna memberikan penjelasan lebih lanjut dalam penerapan infografis tersebut.

Gambar 4. Foto Sosialisasi Infografis

Nilai-nilai yang tercermin dalam kegiatan ini adalah:

Etika Publik: berkoordinasi dengan lingkungan kerja membutuhkan sikap sopan santun dan

ramah.

Nasionalisme: berdasarkan Pancasila sila ke-4 dalam pelaksanaan koordinasi dan diskusi

dalam permusyawaratan.

c. Proses pengaplikasian

Dalam pelaksanaan kegiatan ini, penulis membantu melakukan penyusunan arsip untuk

memberikan contoh langsung pengaplikasian Infografis Penataan Arsip.

Page 19: PELATIHAN DASAR CALON PEGAWAI NEGERI SIPIL BALAI

14

Gambar 5. Foto Penerapan Infografis

Nilai-nilai yang tercermin dalam kegiatan ini adalah:

Akuntabilitas: pertanggungjawaban terhadap informasi yang telah diberikan.

3.1.4 Evaluasi

Dalam pelaksanaan kegiatan ini, penulis melakukan peninjauan terhadap dampak dari

aktualisasi yang telah dilakukan terhadap Subdirektorat Standardisasi dan Kelembagaan, Direktorat

PSPAM. Adanya Infografis Penataan Arsip ini cukup membantu dalam mengingatkan kembali sistem

penataan dokumen yang semestinya sehingga para stakeholder memiliki referensi yang mudah

dipahami untuk menata dokumennya.

Page 20: PELATIHAN DASAR CALON PEGAWAI NEGERI SIPIL BALAI

15

Gambar 6. Foto Hasil Penerapan Infografis

Nilai-nilai yang tercermin dalam kegiatan ini adalah sebagai berikut:

Akuntabilitas: pertanggungjawaban terhadap hasil aktualisasi.

Komitmen Mutu: adanya evaluasi dalam penerapan aktualisasi ini dapat meninjau seberapa

efektif aktualisasi yang telah dilakukan.

3.2 Kendala

1. Para stakeholder kesulitan untuk membagi waktu antara pekerjaan dan merapikan arsipnya.

2. Keterbatasan waktu untuk berkordinasi dengan mentor.

3.3 Strategi

1. Mengingatkan dan membantu proses penataan.

2. Mengoptimalkan teknologi untuk berdiskusi dengan mentor.

Page 21: PELATIHAN DASAR CALON PEGAWAI NEGERI SIPIL BALAI

16

BAB IV

PENUTUP

4.1 Manfaat

Jika dilihat kembali pada tujuan rancangan aktualisasi, maka manfaat yang didapatkan dari

adanya Infografis Penataan Arsip ini yaitu lebih efisiennya ruang penyimpanan arsip, sistem

penyimpanan arsip menjadi lebih teratur dan rapi, dan adanya antisipasi penggunaan aplikasi E-Arsip

Kementerian PUPR.

4.2 Kesimpulan

Kemudahan memahami informasi yang tersedia sangat membantu dalam kelancaran

pekerjaan, maka dari itu penyampaian prosedur dalam bentuk infografis merupakan hal yang efektif.

Pembuatan Infografis Penataan Arsip merupakan hal yang direkomendasikan untuk mengatasi core

issue yang didapatkan selama menjalani On Job Training dan seluruh kegiatan aktualisasi telah

dijalankan selama 30 hari kerja.

Keberlanjutan dari kegiatan aktualisasi ini adalah konsistensi penerapan sistem penataan arsip

dan penerapan aplikasi digital pengarsipan yaitu E-Arsip Kementerian PUPR.

4.3 Saran

1. Sebaiknya pengarahan mengenai tugas aktualisasi dilakukan pada awal masa OJT CPNS agar

sebelum kegiatan rancangan aktualisasi para CPNS sudah terfokus mencari isu dan gagasan

pemecahan isu.

2. Sebaiknya penerapan Infografis Penataan Arsip bisa terus dipantau agar terus berkelanjutan.

Page 22: PELATIHAN DASAR CALON PEGAWAI NEGERI SIPIL BALAI

DAFTAR PUSTAKA

Lembaga Administrasi Negara. (2015). Modul Pelatihan Dasar CPNS “Akuntabilitas”. Jakarta:

Lembaga Administrasi Negara.

Lembaga Administrasi Negara. (2015). Modul Pelatihan Dasar CPNS “Anti Korupsi”. Jakarta:

Lembaga Administrasi Negara.

Lembaga Administrasi Negara. (2015). Modul Pelatihan Dasar CPNS “Etika Publik”. Jakarta:

Lembaga Administrasi Negara.

Lembaga Administrasi Negara. (2015). Modul Pelatihan Dasar CPNS “Komitmen Mutu”. Jakarta:

Lembaga Administrasi Negara.

Lembaga Administrasi Negara. (2015). Modul Pelatihan Dasar CPNS “Nasionalisme”. Jakarta:

Lembaga Administrasi Negara.

Lembaga Administrasi Negara. (2017). Modul Pelatihan Dasar CPNS “Manajemen Aparatur Sipil

Negara”. Jakarta: Lembaga Administrasi Negara.

Lembaga Administrasi Negara. (2017). Modul Pelatihan Dasar CPNS “Pelayanan Publik”. Jakarta:

Lembaga Administrasi Negara.

Lembaga Administrasi Negara. (2017). Modul Pelatihan Dasar CPNS “Whole of Government”.

Jakarta: Lembaga Administrasi Negara.

Pusat Pengembangan Program dan Penyelenggaraan Diklat (2014). Kebijakan Pelatihan Dasar

Calon PNS (Diklat Terintegrasi Bagi CPNS). Lembaga Administrasi Negara Republik

Indonesia

Page 23: PELATIHAN DASAR CALON PEGAWAI NEGERI SIPIL BALAI

LAMPIRAN

Page 24: PELATIHAN DASAR CALON PEGAWAI NEGERI SIPIL BALAI