pelaksanaan penyusutan berkas rekam medis …repository.unjaya.ac.id/2472/2/restiya ariyani...

38
i PELAKSANAAN PENYUSUTAN BERKAS REKAM MEDIS DIRST DR. SOEDJONO MAGELANG TAHUN 2017 KARYA TULIS ILMIAH Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat Mencapai GelarAhli Madya Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Stikes Jenderal Achmad Yani Yogyakarta Disusun Oleh: RESTIYA ARIYANI 1314027 PROGRAM STUDI PEREKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN (D-3) STIKES JENDERAL ACHMAD YANI YOGYAKARTA 2017

Upload: hoanghanh

Post on 24-Jun-2019

295 views

Category:

Documents


9 download

TRANSCRIPT

i

PELAKSANAAN PENYUSUTAN BERKAS REKAM MEDIS

DIRST DR. SOEDJONO MAGELANG TAHUN 2017

KARYA TULIS ILMIAH

Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat Mencapai GelarAhli Madya

Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

Stikes Jenderal Achmad Yani Yogyakarta

Disusun Oleh:

RESTIYA ARIYANI

1314027

PROGRAM STUDI

PEREKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN (D-3)

STIKES JENDERAL ACHMAD YANI

YOGYAKARTA

2017

ii

iii

iv

KATA PENGANTAR

Puji Syukur kami panjatkan ke hadirat Allah SWT yang telah

melimpahkan rahmat, hidayah, serta inayah-Nya sehingga peneliti dapat

menyusun karya tulis ilmiah dengan judul : “Pelaksanaan Penyusutan

Dokumen Rekam Medis di RST dr. Soedjono Magelang Tahun 2017”.Peneliti

menyadari bahwa penyusunan karya tulis ilmiah ini tidak akan terselesaikan

dengan baik tanpa dukungan dan bantuan dari berbagai pihak. Semoga karya tulis

ilmiah ini dapat diterima dan didukung pelaksanaannya.

Pada kesempatan ini peneliti mengucapkan terima kasih yang sebesar-

besarnya kepada berbagai pihak yang membantu dalam penyusunan karya tulis

ilmiah yaitu :

1. Kuswanto Hardjo, Dr., M.Kes. sebagai Ketua Stikes Jenderal Achmad Yani

Yogyakarta, serta sebagai pembimbing karya tulis ilmiahyang telah

membimbing dan mengarahkan dalam pembuatan karya tulis ilmiah ini.

2. Sis Wuryanto, A.Md PerKes., SKM., MPH sebagai Ketua Prodi Rekam Medis

dan Informasi Kesehatan (D-3)Stikes Jenderal Achmad Yani Yogyakarta, serta

sebagai dosen penguji yang telah memberikan masukan dan saran guna

memperbaiki karya tulis ilmiah ini untuk lebih baik lagi.

3. Staf dan dosen-dosen Stikes Jenderal Achmad Yani Yogyakarta yang telah

mendukungdan melancarkan mahasiswa dalam menyelesaikan karya tulis

ilmiah ini.

v

4. Dr. Rahmat Saptono, Sp.OG selaku Karumkit dr. Soedjono Magelang yang

telah nemberikan izin untuk melakukan penelitian.

5. Mayor CKM Mukti Wibowo, SKM sebagai pembimbing lahan yang telah

membimbing dan memberikan curahan pikirannya sehingga penelitian ini

dapat selesai sesuai yang direncanakan.

6. Seluruh staf dan pegawai Rekam Medis di RST dr. Soedjono Magelang yang

telah mendukung dan melancarkan kegiatan penelitian karya tulis ilmiah ini.

7. Ayah dan Ibu, kakak tersayang yang telah mendukung baik secara moril

maupun materiil untuk tercapainya penelitian ini, serta atas kesabarannya,

doanya yang tidak pernah telat dipanjatkan untuk kelancaran karya tulis ilmiah

ini.

8. Teman-teman Prodi Rekam Medis dan Informasi Kesehatan (D-3), Stikes

Jenderal Achmad Yani Yogyakarta atas kebersamaannya dan dukungannya

yang berarti bagi peneliti.

9. Serta semua pihak yang tidak bisa saya sebutkan satu persatu, yang telah

mendukung dan membantu dalam menyusun karya tulis ilmiah ini.

Peneliti menyadari bahwa karya tulis ilmiah ini jauh dari sempurna. Oleh

sebab itu peneliti sangat mengharapkan masukan dari berbagai pihak demi

kesempurnaan.

Yogyakarta,........

Penyusun

vi

Daftar Isi

Halaman Judul ................................................................................................................. i

Halaman Pengesahan ...................................................................................................... ii

Halaman Pernyataan........................................................................................................ iii

Kata Pengantar ................................................................................................................ iv

Daftar Isi.......................................................................................................................... v

Daftar Tabel .................................................................................................................... vi

Daftar Gambar ................................................................................................................. vii

Daftar Singkatan.............................................................................................................. viii

Intisari ............................................................................................................................. ix

Abstrac ............................................................................................................................ x

BAB I PENDAHULUAN ............................................................................................... 1

A. Latar Belakang .................................................................................................... 1

B. Rumusan Masalah ............................................................................................... 2

C. Tujuan ................................................................................................................. 3

D. Manfaat ............................................................................................................... 3

E. Ruang Lingkup .................................................................................................... 4

F. Keaslian ............................................................................................................... 5

BAB II TINJAUAN PUSTAKA ..................................................................................... 7

A. Landasan Teori ................................................................................................... 7

1. Rumah Sakit ........................................................................................................ 7

2. Rekam Medis ........................................................................................................ 7

a. Pengertian Rekam Medis ................................................................................ 8

b. Tujuan Rekam Medis...................................................................................... 8

c. Kegunaan Rekam ........................................................................................... 9

3. Filing ................................................................................................................... 10

a. Pengertian Filing ........................................................................................... 10

b. Sistem Penyimpanan ...................................................................................... 10

c. Fungsi Pokok Bagian Filing .......................................................................... 10

d. Fungsi Bagian Filing ..................................................................................... 11

e. Formulir dan Catatan yang Digunakan di Unit Filing ................................... 11

4. Retensi Rekam Medis .......................................................................................... 11

5. Penyusutan Rekam Medis ................................................................................... 12

Rekam Medis Inaktif ........................................................................................... 13

6. Pemusnahan ......................................................................................................... 14

B. Kerangka Teori ................................................................................................... 15

BAB III METODE PENELITIAN ................................................................................. 18

A. Desain Penelitian ................................................................................................. 18

B. Lokasi dan Waktu Penelitian ............................................................................. 18

C. Teknik dan Instrumen Pengumpulan Data ......................................................... 20

D. Teknik Pemeriksaan Keabsahan Data ................................................................ 21

E. Metode Pengolahan dan Analisis Data .............................................................. 22

F. JalannyaPenelitian .............................................................................................. 23

G. Etika Penelitian .................................................................................................. 24

vii

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN ....................................................................... 27

A. Gambaran Umum Rumah Sakit ........................................................................... 27

1. Profil RST dr. Soedjono Magelang ................................................................ 27

2. Sejarah RST dr. Soedjono Magelang ............................................................. 28

3. Visi, Misi, Motto, dan Tujuan ........................................................................ 29

4. Struktur Organisasi Rekam Medis RST dr. Soedjono Magelang ................... 30

5. Struktur Organisasi dan Tugas RST dr. Soedjono Magelang ......................... 31

B. Hasil...................................................................................................................... 32

1. Mengetahui prosedur pemilahan berkas rekam medis di RST dr.

Soedjono Magelang Tahun 2017 .................................................................... 32

2. Mengetahui pelaksanaan proses penyusutan berkas rekam medis di

RST dr. Soedjono

3. Magelang Tahun 2017 .................................................................................... 33

4. Mengetahui sarana yang digunakan untuk pelaksanaan penyusutan

berkas rekam medis di RST dr. Soedjono Magelang Tahun 2017 ................. 34

5. Mengetahui hambatan dalam penyusutan berkas rekam medis di RST

dr. Soedjono Magelang Tahun 2017 .............................................................. 35

C. Pembahasan ......................................................................................................... 36

1. Mengetahui prosedur pemilahan berkas rekam medis di RST dr.

Soedjono Magelang Tahun 2017 .................................................................... 37

2. Mengetahui pelaksanaan proses penyusutan berkas rekam medis di

RST dr. Soedjono Magelang .......................................................................... 37

3. Mengetahui sarana yang digunakan untuk pelaksanaan penyusutan

berkas rekam medis di RST dr. Soedjono Magelang Tahun 2017 ................ 37

4. Mengetahui hambatan dalam penyusutan berkas rekam medis di RST

dr. Soedjono Magelang Tahun 2017 .............................................................. 38

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN .......................................................................... 39

A. Kesimpulan .......................................................................................................... 39

B. Saran ..................................................................................................................... 39

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN

viii

DAFTAR TABEL

Tabel 2.1 Jadwal Retensi Berkas Rekam Medis ............................................... 13

ix

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Kerangka Teori Pelaksanaan Penyusutan Berkas Rekam Medis.............16

Gambar 4.1 Struktur Organisasi Rekam Medis RST dr. Soedjono Magelang..............30

Gambar 4.2 Strukutr Organisasi dan Tugas RST dr. Soedjono Magelang...................31

x

PELAKSANAAN PENYUSUTAN BERKASREKAM MEDIS

DI RST DR. SOEDJONO MAGELANG TAHUN 2017

Oleh:

Restiya Ariyani1, Kuswanto Hardjo

2

INTISARI

Latar Belakang.bulan Mei 2017 di RST dr.Soedjono Magelang penyusutan

belum sepenuhnya dilaksanakan, sehingga terdapat berkas inaktif yang

menumpuk di ruang penyimpanan berkas rekam medis inaktif, Pada bulan

Oktober tahun 2016 RST dr. Soedjono mulai melaksanakan penyusutan berkas

rekam medis tapi belum sepenuhnya dilaksanakan.Hal tersebut dikarenakan waktu

yang kurang memadai sehingga menghambat petugas untuk melaksanakan

penyusutan, dan keterbatasan sumber daya manusia di bagian filing.

Tujuan penelitian. Mengetahui pelaksanaan penyusutan berkas rekam medis di

RST dr.Soedjono Magelang Tahun 2017

Metode penelitian. Jenis penelitian ini adalah deskriptif dengan pendekatan

kualitatif. Subjek penelitian ini adalah tiga petugas filing dan kepala bagian rekam

medis sebagai triagulasi. Objek penelitian ini adalah berkas rekam medis, rak

penyimpanan, ruang penyimpanan, kebijakan rekam medis, metode pengumpulan

data dengan wawancara, observasi, studi dokumentasi.

Hasil penelitian.Pelaksanaan penyusutan berkas rekam medis belum dilakukan

secara rutin di karena kan tenaga kerja untuk penyusutan dokumen rekam medis

yang belum ada karena jumlah petugas filing yang masih terbatas.

Kata Kunci : penyusutan berkas rekam medis

1Mahasiswa DIII RMIK STIKES Jenderal Achmad Yani Yogyakarta

2Dosen STIKES Jenderal Achmad Yani Yogyakarta

xi

IMPLEMENTATION DEPRECIATION MEDICAL RECORD FILE IN

RST DR. SOEDJONO MAGELANG 2017

Oleh:

Restiya Ariyani1, Kuswanto Hardjo

2

ABSTRACT

Background.May 2017 at RST dr. Soedjono Magelang depreciation has not been

fully implemented, so there are inactive files that accumulate in the storage room

of inactive medical record files, In October 2016 RST dr. Soedjono began to

depreciate the medical records file but not yet fully implemented. This is due to

inadequate time that hinders the officers to implement depreciation, and limited

human resources in the filing.

Research Purpose.Know the implementation of medical record file depreciation

in RST dr.Soedjono Magelang Year 2017

Research methods.The type of this research is descriptive with qualitative

approach. The subjects of this study were three filing officers and head of medical

record as triagulation. The object of this research is medical record file, storage

rack, storage room, medical record policy, data collection method by interview,

observation, documentation study.

Result.Implementation of the shrinkage of medical record files has not been done

routinely because the workforce for the depreciation of medical records

documents that do not exist because of the number of filing officers are still

limited.

Keywords:Depreciation of medical record files

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Rumah sakit merupakan bagian integral dari suatu organisasi sosial dan

kesehatan dengan fungsi menyediakan pelayanan paripurna (komprehensif),

penyembuhan penyakit (kuratif), dan pencegahan penyakit (preventif) kepada

masyarakat. Rumah sakit juga merupakan pusat pelatihan bagi tenaga kesehatan

dan pusat penelitian medik (World Health Organization). Berdasarkan Undang-

Undang RI No. 44 Tahun 2009 tentang rumah sakit, yang dimaksudkan dengan

rumah sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan

pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna, yang menyediakan pelayanan

rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat

Dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat dibutuhkan berkas rekam

medis yang berfungsi sebagai pendokumentasian kesehatan pasien yang harus

dijaga oleh bagian rekam medis. Berdasarkan Permenkes No

269/MENKES/PER/III/2008 tentang rekam medis, rekam medis adalah berkas

yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan,

pengobatan, tindakan, dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.

Rekam medis adalah keterangan, baik yang tertulis maupun yang terekam tentang

identitas, anamnesis, pemeriksaan fisik, laboratorium, diagnosis, segala

pelayanan, dan tindakan medis yang diberikan kepada pasien, dan tentang

2

pengobatan, baik rawat inap, rawat jalan, maupun pengobatan melalui pelayanan

gawat darurat.

Rekam medis ada dua jenis yaitu rekam medis aktif dan rekam medis inaktif.

Rekam medis aktif adalah rekam medis yang masih digunakan untuk pasien saat

berkunjung berobat ke rumah sakit tersebut, sedangkan rekam medis inaktif

adalah rekam medis yang telah mencapai waktu tertentu 5 tahun tidak pernah

digunakan lagi karena pasiennya tidak pernah berkunjung lagi ke rumah sakit

tersebut. Sistem penyusutan berkas rekam medis boleh disimpan lebih lama dari

angka tahun yang ditentukan, namun apabila kapasitas ruang filing sudah padat

maka perlu dilakukan pemusnahan berkas rekam medis yang sudah inaktif agar

rak lebih longgar. Rak yang terlalu padat dapat mempersulit dan memperlambat

proses penyimpanan dan pencarian kembali dokumen rekam medis. Selain itu,

penyimpanan yang padat akan menyebabkan dokumen rekam medis menjadi tidak

rapi, kusut, dan menjadi rusak atau robek (Sudra, 2014). Penyusutan berkas

rekam medis adalah suatu proses pemindahan berkas rekam medis dari aktif ke

inaktif, di mana berkas rekam medis nantinya disortir satu-satu untuk mengetahui

sejauh mana berkas rekam medis tersebut mempunyai nilai guna dan tidak

mempunyai nilai guna. Penyusutan berkas rekam medis juga bisa dilakukan jika

berkas rekam medis sudah rusak atau tidak dapat terbaca (Rustiyanto dan Rahayu,

2011).

Berdasarkan studi pendahuluanpada bulan Mei 2017 di RST dr.Soedjono

Magelang penyusutan belum sepenuhnya dilaksanakan,sehingga terdapat berkas

inaktif yang menumpuk di ruang penyimpanan berkas rekam medis inaktif, Pada

3

bulan Oktober tahun 2016 RST dr. Soedjono mulai melaksanakan penyusutan

berkas rekam medis tapi belum sepenuhnya dilaksanakan. Hal tersebut

dikarenakan waktu yang kurang memadai sehingga menghambat petugas untuk

melaksanakan penyusutan, dan keterbatasan sumber daya manusia di bagian

filing.

Berdasarkan latar belakang diatas peneliti tertarik untuk melakukan penelitian

lebih mendalam terhadap”Pelaksanaan Penyusutan Berkas Sistem Rekam

Medis di RST dr. Soedjono MagelangTahun 2017’’.

B. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah di atas, maka perumusan masalah yang ingin

penulis kemukakan adalah “Bagaimana pelaksanaan penyusutan berkas rekam

medis di RST dr. Soedjono Magelang Tahun 2017”.

C. Tujuan Penelitian

1. Tujuan Umum

Mengetahui pelaksanaan penyusutan berkas rekam medis di RST dr. Soedjono

Magelang Tahun 2017?

2. Tujuan Khusus

a. Mengetahui prosedur pemilahan berkas rekam medis di RST dr. Soedjono

Magelang Tahun 2017

b. Mengetahui pelaksanaan proses penyusutan berkas rekam medis di RST dr.

Soedjono Magelang Tahun 2017

4

c. Mengetahui sarana yang digunakan untuk pelaksanaan penyusutan berkas

rekam medis di RST dr. Soedjono Magelang Tahun 2017

d. Mengetahui hambatan dalam penyusutan berkas rekam medis di RST dr.

Soedjono Magelang Tahun 2017

D. Manfaat Penelitian

1. Bagi Rumah Sakit

Sebagai bahan evaluasi untuk rumah sakit dalam pelaksanaan penyusutan

berkas rekam medis.

2. Bagi Peneliti

Menambah pengetahuan, pengalaman, dan wawasan sehingga peneliti

memperoleh pemahaman yang dipelajari di kampus dengan apa yang dijumpai

di lapangan kerja mengenai dunia kerja rekam medis dan informasi kesehatan.

3. Bagi Perguruan Tinggi

Sebagai bahan pertimbangan dan panduan untuk mahasiswa yang akan datang

khususnya mahasiswa rekam medis.

4. Bagi Peneliti Lain

Penelitian ini diharapkan dapat digunakan sebagai referensi dasar untuk

mengembangkan penelitian lain yang sesuai.

5

E. Ruang Lingkup

Ruang lingkup penelitian ini adalah sebagai beikut :

1. Lingkup Keilmuan:Rekam medis dan informasi kesehatan

2. Lingkup Materi : Manajemen dan Informasi Kesehatan khususnya Sistem

Penyusutan BRM.

3. Lingkup Lokasi: Bagian filing di RST dr. Soedjono Magelang Tahun 2017.

4. Lingkup Metode: Jenis penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif,

dengan cara observasi dan wawancara.

5. Lingkup Objek:BRM (Berkas Rekam Medis)

6. Lingkup Waktu: Tahun 2017

F. Keaslian Penelitian

1. Hani Prastikaningsih (2016), dengan Judul “Tinjauan Pelaksanaan Sistem

Penyusutan Dokumen Rekam Medis di RSUD DR. Soehadi Prijonegoro

Sragen“

Hasil penelitian Hani Pratikaningsih mengetahui pelaksanaan pemilahan

dokumen rekam medis yang masih belum sesuai dengan standar operasional

prosedur dan teori yang sudah ditetapkan. Pelaksanaan pemindahan dokumen

rekam medis inaktif hanya dimasukkan didalam kardus dan dokumen rekam

medis inaktif dan aktif masih dijadikan satu ruangan.

Persamaan penelitian ini adalah metode yang digunakan yaitu observasi dan

wawancara, penelitian tersebut meneliti tentang penyusutan berkas rekam

medis, dan variabel yang diteliti. Perbedaan Hani Prastikaningsih (2016) :

6

Rumah Sakit yang digunakan adalah RSUD DR. Soehadi Prijonegoro Sragen

pada tahun 2016, sedangkan penelitian ini pada tahun 2017 di RST dr.

Soedjono Magelang

2. Dewi Rahayu (2012), dengan judul “Tinjauan Pelaksanaan Penyusutan Berkas

Rekam Medis Inaktif di Siloam Hospitals Kebon Jeruk” tahun 2012.

Hasil penelitian Dewi Rahayu mengetahui pelaksanaan rekam medis inaktif

belum berjalan dengan baik. Karena Siloam Hospitals Kebon Jeruk yang

belum mempunyai ruangan khusus rekam medis inaktif, petugas memindahkan

rekam medis inaktif di ruangan yang terdapat rekam medis aktif.

Persamaan penelitian ini adalah metode yang digunakan yaitu observasi dan

wawancara, penelitian tersebut meneliti tentang penyusutan berkas rekam

medis, dan variabel yang diteliti. Perbedaan Dewi Rahayu (2012) : Rumah

Sakit yang digunakan adalah Siloam Hospitals pada tahun 2012, sedangkan

penelitian ini dilaksanakan pada tahun 2017 di RST dr. Soedjono Magelang.

27

BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN

A. Gambaran Umum Rumah Sakit

1. Profil RST dr. Soedjono Magelang

RST dr. Soedjono Magelang sebagai badan pelaksana Kesdam

IV/Diponegoro mempunyai tugas pokok melaksanakan dukungan

kesehatan di setiap kegiatan apabila diperlukan dan pelayanan

kesehatan bagi Prajurit TNI AD, PNS beserta keluarganya, serta

sebagai Rumah Sakit Rujukan di wilayah Kodam IV dan

sekitarnya.RST dr. Soedjono Magelang tidak hanya secara khusus

melayani prajurit TNI AD, PNS beserta keluarganya, namun juga

melayani masyarakat umum di wilayah Magelang dan sekitarnya.

2. Sejarah RST dr.Soedjono Magelang

RST dr. Soedjono Magelang sebagai Rumah Sakit TNI-AD dan

pusat layanan rujukan kesehatan Angkatan Darat di wilayah Kodam

IV/ Diponegoro dalam perjalanannya telah banyak mengalami

perkembangan dan pencapaian yang cukup pesat. Sejak saat didirikan

sampai dengan tahun 1986 kondisi bangunan rumah sakit tidak banyak

mengalami perubahan ataupun penambahan bangunan. Kalaupun ada

sifatnya hanya pemeliharaan perbaikan bangunan yang ada. Namun

sejak 20 tahun terakhir tepatnya era tahun 2000 hingga sekarang, RST

dr. Soedjono Magelang telah mengalami perkembangan dan

pencapaian yang sangat pesat.

28

Tahun 2011 terdapat penambahan bangunan baru yaitu gedung ICU

dengan kapasitas 12 tempat tidur yang merupakan bantuan hibah dari

Pemerintah Provinsi Jawa Tengah yang pengoperasionalannya secara

resmi digunakan bulan April Tahun 2012, serta perbaikan ruang rawat

inap Taruna juga pada tahun 2012. Tahun 2013 hingga tahun 2014

telah diperbaikinya sarana dan prasarana pendukung pelayanan rumah

sakit, diantaranya pemasangan paving lap tenis, bangunan pagar lap

tenis, pengeramikan ruang dan dinding luar kantor staf, pengadaan

pintu kamar mandi ruang Edelweis, IGD, dan Dahlia, pengecatan

bertahap seluruh ruangan, pengeramikan dinding ruang HD,

pembangunan ruang tunggu poliklinik, pembangunan kantor PPBP-AD,

pembangunan tempat Laundry, penambahan AC (Air Conditioner),

pembuatan taman depan rumah sakit, dll. Semuanya bertujuan agar

pelayanan kesehatan yang diberikan di RST dr. Soedjono Magelang

dapat dilaksanakan secara maksimal.

29

3. Visi, Misi, Motto, dan Tujuan

RST dr.Soedjono Magelang mempunyai visi, misi, motto, dan tujuan

sebagai berikut:

a. Visi

Menjadi Rumah Sakit kebanggaan setiap prajurit.

b. Misi

1) Melaksanakan fungsi rujukan rumah sakit di jajaran Kodam IV/

Diponegoro

2) Meningkatkan mutu pelayanan spesialis sesuai dengan standar

RST dr. Soedjono Magelang.

3) Memiliki sumber daya manusia, sarana, dan prasarana yang

cukup memadai secara kualitas maupun kuantitas.

c. Motto

Senyum, Sapa, Sentuh, Sembuh (S4).

d. Tujuan

Terciptanya derajat kesehatan yang tinggi bagi prajurit TNI, PNS,

dan keluarganya, serta masyarakat pada umumnya

30

4. Struktur Organisasi Rekam Medis RST dr. Soedjono Magelang

Gambar 4.1 Struktur Organisasi Rekam Medis RST dr. Soedjono Magelang

Sumber :Instalasi Rekam Medis RST dr. Soedjono Magelang

KARUMKIT

WAKARUMKIT

KASI YANMED

KAUR MINKES KAUR REKAM MEDIS

Bagian Analisa &

Pelaporan

Bagian

Penyimpanan

Bagian

Pengolahan

Bagian

Pendaftaran

31

5. Struktur Organisasi dan Tugas RST dr. Soedjono Magelang

Gambar 4.2 Struktur Organisasi dan Tugas RST dr. Soedjono Magelang

Sumber :Instalasi Rekam Medis RST dr. Soedjono Magelang

32

B. Hasil

1. Mengetahui prosedur pemilahan berkas rekam medis di RST dr.

Soedjono Magelang Tahun 2017

Berdasarkan hasil wawancara dengan petugas filing bahwa

pemilahan berkas rekam medis berdasarkan tahun kunjungan terakhir

pasien berkunjung ke rumah sakit tersebut. Berkas rekam medis yang

akan dilakukan pemilahan dicatat di buku, tidak diinputkan ke dalam

komputer karena petugas merasa memang tidak menginputkan ke

komputer, Yaitu Responden A, Responden B, dan Triangulasi.

Berikut kutipan wawancara tersebut

“pemilahan berkas rekam medis dilakukan dengan melihat tahun

kunjungan terakhir pasien, biasanya 5 tahun sejak kunjungan terakhir.

Berkas tidak dicacat ke buku register jadi langsung ke rak inaktif.”

Triangulasi

“berkas rekam medis dipilah tahun terakhir pasien berkunjung ke rumah sakit, berkas rekam medis pasien yang akan dilakukan pemilahan dicatat

di buku tidak diinputkan karena di rumah sakit tidak menginputkan”

Responden A

“berkas rekam medis dipilah berdasarkan tahun kunjungan terakhir

pasien. Data rekam medis yang sudah dipilah kemudian diregister atau

dicatat di buku penyusutan.”

Responden B

33

Berdasarkan kutipan di atas diperoleh informasi bahwa penyusutan

berkas rekam medis yang diterapkan di RST dr. Soedjono Magelang

saat ini bahwa pemilahan berkas rekam medis yaitu berkas rekam

medis yang telah 5 tahun dilihat dari tahun kunjungan terakhir dan

dokumen yang jarang dicari atau pasien lama tidak berkunjung

dipisahkan dari berkas rekam medis aktif. Selain itu berkas rekam

medis yang belum berusia 5 tahun dilihat dari kunjungan terakhir juga

sudah dilakukan pemilahan. Berkas rekam medis yang sudah habis

masa penyimpanan dipilah berdasarkan tahun kunjungan terakhir.

Berkas rekam medis yang sudah dilakukan pemilahan kemudian dicatat

di dalam buku penyusutan.

2. Mengetahui pelaksanaan proses penyusutan berkas rekam medis

di RST dr. Soedjono Magelang Tahun 2017

Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan dengan petugas

filing pelaksanaan penyusutan di RST dr. Soedjono Magelang yaitu

penyimpanan dipilihin satu-satu yang kunjungan terakhir pasien

berobat sehingga penyimpanan 5 tahun prosesnya, dengan kepala

instalasi rekam medis yaitu responden A, Responden B dan

Triangulasi. Berikut kutipan wawancara tersebut

Penyusutan dilaksanakan jadi bertahap tidak pada rak penyimpanan

itu tidak ditemukan berkas yang inaktif pasien yang 5 tahun tidak

melaksanakan pengobatan dia akan diambil untuk didata dan

ditempatkan rekam medis yang inaktif, jadi penyusutan tidak

dilakukan hanya 5 tahun sekali tetapi dalam kurun 5 tahun diadakan

bertahap

Responden A

34

Berdasarkan kutipan di atas diperoleh informasi bahwa

penyusutan berkas rekam medis yang diterapkan di RST dr. Soedjono

Magelang pada saat berkas telah inaktif atau pada berkas pasien yang

berobat atau kunjungan terakhir 5 tahun terakhir

3. Mengetahui sarana yang digunakan untuk pelaksanaan

penyusutan berkas rekam medis di RST dr. Soedjono Magelang

Tahun 2017

Berdasarkan hasil wawancara dengan petugas filing bahwa sarana

untuk penyusutan antara lain adalah tali rafia, straples, spidol, kertas,

untuk menyimpan berkas rekam medis inaktif, yaitu responden B,

Responden A, danTriangulasi. Berikut kutipan wawancara tersebut

Terutama tempat untuk menampung berkas inaktif itu

sendiri,kemudian streples, kertas HVS, Spidol, kardus, troli

Responden A

Penyusutan dipilihin satu-satu yang kunjangan terakhir pasien

berobat

Responden B

Penyusutan sesuai dengan penyimpanan 5 tahun prosesnya berkas

akan dipilih, setelah didata, setelah itu dilakukan pemusnahan

kemudian dilaksanakan cacah dengan pihak ketiga, pada saat

pencacah ada petugas mengawasi yang ikut terlibat proses

pemusnahan

Triangulasi

35

Berdasarkan kutipan di atas diperoleh informasi bahwa

penyusutan berkas rekam medis yang diterapkan di RST dr. Soedjono

Magelang dengan mempertimbangkan sarana dan prasarana yaitu troli

yang digunakan untuk mengantarkan berkas rekam medis serta tali

menali menggunakan rapiah.

4. Mengetahui hambatan dalam penyusutan berkas rekam medis di

RST dr. Soedjono Magelang Tahun 2017

Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan dengan petugas

filing dengan kepala instalasi rekam medis yaitu responden A,

Responden B, dan Triangulasi. Berikut kutipan wawancara tersebut

Paling rapiah to dek, jadi berkas rekam medis diikat itu pakai rapiah

terus dipindahin ke rak cuma itu aja alat nya dek

Responden B

Yang pertama sumber daya manusia kita yang kurang, petugas

filing hanya ditempatin 7 orang untuk aktivitas sehai-hari pelayanan

saja sudah kurang ditambah pekerjaan penyusutan sehingga kita

sudah pengajuan untuk menambah sumber daya manusia

Responden A

Mobil yang di pakai, troli karena poli yang terlalu jauh, tali menali,

dan tempat yang sudah tersedia

Triangulasi

36

Berdasarkan kutipan di atas diperoleh informasi bahwa penyusutan

berkas rekam medis yang diterapkan di RST dr. Soedjono Magelang

Tenaga kerja untuk penyusutan berkas rekam medis yang masih kurang

karena jumlah petugas filing yang masih terbatas. Hal ini dikarenakan

dengan seiring bertambahnya pasien yang mengakibatkan

bertambahnya berkas rekam medis. Sedangkan petugas filing masih ada

pekerjaan yang lain, akibatnya beban petugas filing juga bertambah

sehingga penyusutan berkas rekam medis kurang maksimal.

Kurangnya tenaga sehingga menghambat petugas untuk

melaksanakan penyusutan dan jumlah pasien yang meningkat

Responden B

Sumber daya manusia yang kurang sehingga menghambat

pelaksanaan penyusutan berkas rekam medis dan waktu yang

kurang memungkinkan untuk petugas melaksanakan penyusutan

setiap hari

Triangulasi

37

C. Pembahasan

1. Mengetahui prosedur pemilahan berkas rekam medis di RST dr.

Soedjono Magelang Tahun 2017

Berdasarkan hasil wawancara dengan petugas filing pemilahan

berkas rekam medis di RST dr. Soedjono Magelang secara umum

pemilahan sudah sesuai dengan standar operasional prosedur, namun

dalam praktiknya masih ada kekurangan. Di RST dr. Soedjono

Magelang melakukan pemilahan berkas rekam medis berdasarkan tahun

kunjungan terakhir pasien. Hal ini tidak sesuai dengan standar

operasional prosedur rumah sakit dan teori yang sudah ada. Dalam

standar operasional prosedur disebut berkas rekam medis yang telah

berusia 5 tahun dilihat dari kunjungan terakhir dipisahkan dari berkas

rekam medis inaktif.

Menurut Permenkes No.269/MENKES/PER/III/2008 :

c) Pasal 8 ayat 1 :

Rekam medis pasien rawat inap di rumah sakit wajib disimpan

sekurang-kurangnya untuk jangka waktu 5 tahun terhitung dari

tanggal terakhir pasien berobat atau dipulangkan.

2. Mengetahui pelaksanaan proses penyusutan berkas rekam medis di

RST dr. Soedjono Magelang Tahun 2017.

Berdasarkan hasil wawancara petugas filing sistem penyimpanan

berkas rekam medis yang digunakan sudah menggunakan sistem

38

Terminal Digit Filing (TDF), tetapi penggunaannya berbeda karena

bukan menggunakan dua nomor digit, tetapi satu nomor digit yang

digunakan sebagai kunci pengambilan berkas rekam medis di rak

penyimpanan. Sistem pengelolaan rekam medis di RST dr. Soedjono

Magelang adalah sentralisasi, yaitu penyimpanan berkas rekam medis

rawat inap dan rawat jalan terpusat dalam satu lokasi dan satu dalam

satu berkas. Selain Terminal Digit Filing, juga digunakan sistem warna

penomoran berkas rekam medis agar mudah mengindentifikasi apabila

ada berkas rekam medis yang berada tidak pada rak penyimpanan yang

semestinya.

Untuk pelaksanaan penyusutan berkas rekam medis yang diterapkan

di RST dr. Soedjono Magelang pelaksanaan penyusutan sebelum

dilaksanakan harus ada rencana perencanaan dengan membuat Tim

Pemusnahan. Pemusnahan dilakukan pada berkas inaktif rawat inap

yang sudah disimpan sela 2 tahun dipilah supaya diketahui mana yang

harus disimpan mana yang harus dimusnahkan. Untuk lembar inaktif

rawat jalan akan dihancurkan.pada saat berkas telah inaktif atau pada

berkas pasien yang berobat atau kunjungan terakhir 5 tahun terakhir,

penyusutan tidak dilakukan hanya 5 tahun sekali tetapi dalam kurun 5

tahun diadakan secara bertahap. Namu belum ada petugas khusus yang

bertugas dalam pelaksanaan penyusutan berkas rekam medis. Hal ini

sesuai dengan protap, dimana unit yang terkait dalam penyusutan

berkas rekam medis adalah bagian penyimpan rekam medis

39

Menurut Rustiyanto dan Rahayu (2011), untuk kelompok umum

berkas aktif rawat inap 5 tahun, kemudian kelompok mata berkas aktif

rawat inap 5 tahun, kelompok jiwa aktif rawat inap 10 tahun, kelompok

orthopedi aktif 10 tahun, kelompok kusta aktif 15 tahun, kelompok

ketergantungan obat aktif 15 tahun, kelompok jantung aktif 10 tahun,

kelompok paru aktif 10 tahun

3. Mengetahui sarana yang digunakan untuk pelaksanaan

penyusutan berkas rekam medis di RST dr. Soedjono Magelang

Tahun 2017

Berdasarkan hasil wawancara dengan petugas filing sarana

pelaksanaan penyusutan tempat sudah tersedia tetapi masih perlu

menambah ruangan karena berkas inaktif yang semakin banyak

sehingga berkas masih ada yang di simpan di lantai.

Menurut Rustiyanto dan Rahayu, 2011, Memindahkan berkas rekam

medis inaktif dari rak file aktif ke rak file inaktif dengan cara memilah

pada rak file penyimpanan sesuai dengan tahun kunjungan.

4. Mengetahui hambatan dalam penyusutan berkas rekam medis di

RST dr. Soedjono Magelang Tahun 2017

Berdasarkan hasil wawancara dengan petugas filing dan Kepala

Rekam Medis di RST dr. Soedjono Magelang, diketahui terdapat

hambatan–hambatan yang terjadi pada pelaksanaan penyusutan

dokumen rekam medis. Hambatan yang ditemukan antara lain :

40

a. Tenaga kerja untuk penyusutan berkas rekam medis yang belum ada

karena jumlah petugas filing masih terbatas. Pelaksanaan penyusutan

berkas rekam medis di RST dr. Soedjono Magelang Tahun 2017

belum ada petugas khusus yang melakukan penyusutan. Menurut

Sudra (2014), salah satu tugas pokok bagian filing dalam unit rekam

medis adalah menyusutkan berkas rekam medis sesuai dengan

ketentuan yang ditetapkan sarana pelayanan kesehatan.

b. Rak yang digunakan untuk menyimpan berkas rekam medis inaktif

rawat jalan belum ada karena digunakan untuk menyimpan berkas

rekam medis yang masih aktif. Menurut Rustiyanto, (2011) di dalam

memilih atau menentukan rak penyimpanan berkas rekam medis

juga harus memperhatikan struktur atau bentuk folder dari berkas

rekam medis yang akan disimpan, baik dari tinggi maupun lebar

berkas rekam medis.

c. Ruang tersendiri untuk menyimpan berkas rekam medis inaktif

rawat inap belum ada, sehingga masih dijadikan satu ruang dengan

berkas rekam medis yang masih aktif. Sedangkan untuk rawat jalan

masih ditempatkan di gudang. Menurut Rustiyanto ( 2011), ruang

penyimpan berkas rekam medis aktif dan inaktif sebaiknya

disendirikan, karena akan memudahkan petugas dalam mengambil

berkas rekam medis yang masih aktif dan akan mudah dalam

pemusnahan.

41

D. Keterbatasan Penelitian

1. Responden yang enggan untuk direkam saat melakukan wawancara

sehingga peneliti harus mencatat setiap point yang disampaikan oleh

responden.

2. Keterbatasan waktu yang dimiliki peneliti untuk melakukan

wawancara terhadap responden

42

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

1. Pelaksanaan pemilahan berkas rekam medis di RST dr. Soedjono

Magelang belum sesuai dengan standar operasional prosedur karena

lebih dari 5 tahun proses pemilahan. Hal tersebut dikarenakan

keterbatasan sumber daya manusia

2. Pelaksanaan penyusutan di RST dr. Soedjono berkas rekam medis

inaktif dipilih secara satu-satu dilihat dari kunjungan pasien dalam 5

tahun, tetapi penyusutan tidak dilakukan hanya 5 tahun sekali tetapi

dalam kurun 5 tahun diadakan secara bertahap.

3. Sarana yang dibutuhkan saat penyusutan pada rawat jalan adalah tali

raffia, streples, kertas HVS, Spidol, kardus, troli

4. Hambatan dalam pelaksanaan penyusutan berkas rekam medis antara

lain : Tenaga kerja untuk penyusutan berkas rekam medis yang

belum ada karena jumlah petugas filing yang masih terbatas, Rak

yang digunakan untuk menyimpan berkas rekam medis inaktif rawat

jalan dan rawat inap belum ada karena digunakan untuk menyimpan

rekam berkas medis yang masih aktif, Ruang untuk menyimpan

berkas rekam medis inaktif belum ada

B. Saran

1. Sebaiknya pelaksanaan penyusutan berkas rekam medis sesuai

dengan protap yang sudah ditentukan

43

2. Sebaiknya pelaksanaan penyusutan dilakukan secara rutin minimal

setahun sekali secara rutin sesaui dengan jenis penyakit pasien yang

terdapat di jadwal retensi.

3. Sebaiknya penambahan sumber daya manusia atau tenaga kerja di

bagian filing untuk kegiatan penyusutan berkas rekam medis dan ada

penambahan rak untuk berkas rekam medis inaktif yang telah

disusutkan agar tidak terjadi penumpukan berkas rekam medis

DAFTAR PUSTAKA

Arikunto, S. (2008). Prosedur Penelitian: Suatu Pendekatan Praktik. Jakarta: PT

Rineka Cipta

Budi, Savitri Citra. 2011. Manajemen Unit Kerja Rekam Medis. Yogyakarta :

quantum Sinergis Media

Bungin, B. (2009). Penelitian Kualitatif. Jakarta: Kencana

Hatta, Gemala. 2010. Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana

Pelayanan Kesehatan.Jakarta: Universitas Indonesia.

Ismainar, H. (2015). Manajemen Unit Kerja. Yogyakarta: Budi Utama

Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 269/Per/MENKES/2008

tentang Rekam Medis. Jakarta: Menteri Kesehatan Republik Indonesia

Notoatmodjo, S. (2010). Metodologi Penelitian Kesehatan. Jakarta: Rineka Cipta.

UU No 44 tahun 2009 Tentang Rumah Sakit Jakarta ; Indonesia

Rustiyanto, Ery. 2011. Manajemen Filing Rekam Medis dan Informasi Kesehatan.

Yogyakarta: Indonesia

Rustiyanto, E dan Warih. A.R. 2011. Manajemen Filing Dokumen Rekam Medis

dan Informasi Kesehatan. Yogyakarta: Politeknik Kesehatan Permata

Indonesia

Sugiyono. 2012. Memahami Penelitian Kualitatif. Bandung : CV Alfabeta

Sudra, R.I. (2014). Sistem Retensi Rekam Medis.

WHO. 2002.Medical Record Manual A Guide For Developing Countries.

Geneva: World Health Organization