pelaksanaan penyusutan berkas rekam medis …repository.unjaya.ac.id/2472/2/restiya ariyani...
TRANSCRIPT
i
PELAKSANAAN PENYUSUTAN BERKAS REKAM MEDIS
DIRST DR. SOEDJONO MAGELANG TAHUN 2017
KARYA TULIS ILMIAH
Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat Mencapai GelarAhli Madya
Rekam Medis dan Informasi Kesehatan
Stikes Jenderal Achmad Yani Yogyakarta
Disusun Oleh:
RESTIYA ARIYANI
1314027
PROGRAM STUDI
PEREKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN (D-3)
STIKES JENDERAL ACHMAD YANI
YOGYAKARTA
2017
iv
KATA PENGANTAR
Puji Syukur kami panjatkan ke hadirat Allah SWT yang telah
melimpahkan rahmat, hidayah, serta inayah-Nya sehingga peneliti dapat
menyusun karya tulis ilmiah dengan judul : “Pelaksanaan Penyusutan
Dokumen Rekam Medis di RST dr. Soedjono Magelang Tahun 2017”.Peneliti
menyadari bahwa penyusunan karya tulis ilmiah ini tidak akan terselesaikan
dengan baik tanpa dukungan dan bantuan dari berbagai pihak. Semoga karya tulis
ilmiah ini dapat diterima dan didukung pelaksanaannya.
Pada kesempatan ini peneliti mengucapkan terima kasih yang sebesar-
besarnya kepada berbagai pihak yang membantu dalam penyusunan karya tulis
ilmiah yaitu :
1. Kuswanto Hardjo, Dr., M.Kes. sebagai Ketua Stikes Jenderal Achmad Yani
Yogyakarta, serta sebagai pembimbing karya tulis ilmiahyang telah
membimbing dan mengarahkan dalam pembuatan karya tulis ilmiah ini.
2. Sis Wuryanto, A.Md PerKes., SKM., MPH sebagai Ketua Prodi Rekam Medis
dan Informasi Kesehatan (D-3)Stikes Jenderal Achmad Yani Yogyakarta, serta
sebagai dosen penguji yang telah memberikan masukan dan saran guna
memperbaiki karya tulis ilmiah ini untuk lebih baik lagi.
3. Staf dan dosen-dosen Stikes Jenderal Achmad Yani Yogyakarta yang telah
mendukungdan melancarkan mahasiswa dalam menyelesaikan karya tulis
ilmiah ini.
v
4. Dr. Rahmat Saptono, Sp.OG selaku Karumkit dr. Soedjono Magelang yang
telah nemberikan izin untuk melakukan penelitian.
5. Mayor CKM Mukti Wibowo, SKM sebagai pembimbing lahan yang telah
membimbing dan memberikan curahan pikirannya sehingga penelitian ini
dapat selesai sesuai yang direncanakan.
6. Seluruh staf dan pegawai Rekam Medis di RST dr. Soedjono Magelang yang
telah mendukung dan melancarkan kegiatan penelitian karya tulis ilmiah ini.
7. Ayah dan Ibu, kakak tersayang yang telah mendukung baik secara moril
maupun materiil untuk tercapainya penelitian ini, serta atas kesabarannya,
doanya yang tidak pernah telat dipanjatkan untuk kelancaran karya tulis ilmiah
ini.
8. Teman-teman Prodi Rekam Medis dan Informasi Kesehatan (D-3), Stikes
Jenderal Achmad Yani Yogyakarta atas kebersamaannya dan dukungannya
yang berarti bagi peneliti.
9. Serta semua pihak yang tidak bisa saya sebutkan satu persatu, yang telah
mendukung dan membantu dalam menyusun karya tulis ilmiah ini.
Peneliti menyadari bahwa karya tulis ilmiah ini jauh dari sempurna. Oleh
sebab itu peneliti sangat mengharapkan masukan dari berbagai pihak demi
kesempurnaan.
Yogyakarta,........
Penyusun
vi
Daftar Isi
Halaman Judul ................................................................................................................. i
Halaman Pengesahan ...................................................................................................... ii
Halaman Pernyataan........................................................................................................ iii
Kata Pengantar ................................................................................................................ iv
Daftar Isi.......................................................................................................................... v
Daftar Tabel .................................................................................................................... vi
Daftar Gambar ................................................................................................................. vii
Daftar Singkatan.............................................................................................................. viii
Intisari ............................................................................................................................. ix
Abstrac ............................................................................................................................ x
BAB I PENDAHULUAN ............................................................................................... 1
A. Latar Belakang .................................................................................................... 1
B. Rumusan Masalah ............................................................................................... 2
C. Tujuan ................................................................................................................. 3
D. Manfaat ............................................................................................................... 3
E. Ruang Lingkup .................................................................................................... 4
F. Keaslian ............................................................................................................... 5
BAB II TINJAUAN PUSTAKA ..................................................................................... 7
A. Landasan Teori ................................................................................................... 7
1. Rumah Sakit ........................................................................................................ 7
2. Rekam Medis ........................................................................................................ 7
a. Pengertian Rekam Medis ................................................................................ 8
b. Tujuan Rekam Medis...................................................................................... 8
c. Kegunaan Rekam ........................................................................................... 9
3. Filing ................................................................................................................... 10
a. Pengertian Filing ........................................................................................... 10
b. Sistem Penyimpanan ...................................................................................... 10
c. Fungsi Pokok Bagian Filing .......................................................................... 10
d. Fungsi Bagian Filing ..................................................................................... 11
e. Formulir dan Catatan yang Digunakan di Unit Filing ................................... 11
4. Retensi Rekam Medis .......................................................................................... 11
5. Penyusutan Rekam Medis ................................................................................... 12
Rekam Medis Inaktif ........................................................................................... 13
6. Pemusnahan ......................................................................................................... 14
B. Kerangka Teori ................................................................................................... 15
BAB III METODE PENELITIAN ................................................................................. 18
A. Desain Penelitian ................................................................................................. 18
B. Lokasi dan Waktu Penelitian ............................................................................. 18
C. Teknik dan Instrumen Pengumpulan Data ......................................................... 20
D. Teknik Pemeriksaan Keabsahan Data ................................................................ 21
E. Metode Pengolahan dan Analisis Data .............................................................. 22
F. JalannyaPenelitian .............................................................................................. 23
G. Etika Penelitian .................................................................................................. 24
vii
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN ....................................................................... 27
A. Gambaran Umum Rumah Sakit ........................................................................... 27
1. Profil RST dr. Soedjono Magelang ................................................................ 27
2. Sejarah RST dr. Soedjono Magelang ............................................................. 28
3. Visi, Misi, Motto, dan Tujuan ........................................................................ 29
4. Struktur Organisasi Rekam Medis RST dr. Soedjono Magelang ................... 30
5. Struktur Organisasi dan Tugas RST dr. Soedjono Magelang ......................... 31
B. Hasil...................................................................................................................... 32
1. Mengetahui prosedur pemilahan berkas rekam medis di RST dr.
Soedjono Magelang Tahun 2017 .................................................................... 32
2. Mengetahui pelaksanaan proses penyusutan berkas rekam medis di
RST dr. Soedjono
3. Magelang Tahun 2017 .................................................................................... 33
4. Mengetahui sarana yang digunakan untuk pelaksanaan penyusutan
berkas rekam medis di RST dr. Soedjono Magelang Tahun 2017 ................. 34
5. Mengetahui hambatan dalam penyusutan berkas rekam medis di RST
dr. Soedjono Magelang Tahun 2017 .............................................................. 35
C. Pembahasan ......................................................................................................... 36
1. Mengetahui prosedur pemilahan berkas rekam medis di RST dr.
Soedjono Magelang Tahun 2017 .................................................................... 37
2. Mengetahui pelaksanaan proses penyusutan berkas rekam medis di
RST dr. Soedjono Magelang .......................................................................... 37
3. Mengetahui sarana yang digunakan untuk pelaksanaan penyusutan
berkas rekam medis di RST dr. Soedjono Magelang Tahun 2017 ................ 37
4. Mengetahui hambatan dalam penyusutan berkas rekam medis di RST
dr. Soedjono Magelang Tahun 2017 .............................................................. 38
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN .......................................................................... 39
A. Kesimpulan .......................................................................................................... 39
B. Saran ..................................................................................................................... 39
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
viii
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1 Jadwal Retensi Berkas Rekam Medis ............................................... 13
ix
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Kerangka Teori Pelaksanaan Penyusutan Berkas Rekam Medis.............16
Gambar 4.1 Struktur Organisasi Rekam Medis RST dr. Soedjono Magelang..............30
Gambar 4.2 Strukutr Organisasi dan Tugas RST dr. Soedjono Magelang...................31
x
PELAKSANAAN PENYUSUTAN BERKASREKAM MEDIS
DI RST DR. SOEDJONO MAGELANG TAHUN 2017
Oleh:
Restiya Ariyani1, Kuswanto Hardjo
2
INTISARI
Latar Belakang.bulan Mei 2017 di RST dr.Soedjono Magelang penyusutan
belum sepenuhnya dilaksanakan, sehingga terdapat berkas inaktif yang
menumpuk di ruang penyimpanan berkas rekam medis inaktif, Pada bulan
Oktober tahun 2016 RST dr. Soedjono mulai melaksanakan penyusutan berkas
rekam medis tapi belum sepenuhnya dilaksanakan.Hal tersebut dikarenakan waktu
yang kurang memadai sehingga menghambat petugas untuk melaksanakan
penyusutan, dan keterbatasan sumber daya manusia di bagian filing.
Tujuan penelitian. Mengetahui pelaksanaan penyusutan berkas rekam medis di
RST dr.Soedjono Magelang Tahun 2017
Metode penelitian. Jenis penelitian ini adalah deskriptif dengan pendekatan
kualitatif. Subjek penelitian ini adalah tiga petugas filing dan kepala bagian rekam
medis sebagai triagulasi. Objek penelitian ini adalah berkas rekam medis, rak
penyimpanan, ruang penyimpanan, kebijakan rekam medis, metode pengumpulan
data dengan wawancara, observasi, studi dokumentasi.
Hasil penelitian.Pelaksanaan penyusutan berkas rekam medis belum dilakukan
secara rutin di karena kan tenaga kerja untuk penyusutan dokumen rekam medis
yang belum ada karena jumlah petugas filing yang masih terbatas.
Kata Kunci : penyusutan berkas rekam medis
1Mahasiswa DIII RMIK STIKES Jenderal Achmad Yani Yogyakarta
2Dosen STIKES Jenderal Achmad Yani Yogyakarta
xi
IMPLEMENTATION DEPRECIATION MEDICAL RECORD FILE IN
RST DR. SOEDJONO MAGELANG 2017
Oleh:
Restiya Ariyani1, Kuswanto Hardjo
2
ABSTRACT
Background.May 2017 at RST dr. Soedjono Magelang depreciation has not been
fully implemented, so there are inactive files that accumulate in the storage room
of inactive medical record files, In October 2016 RST dr. Soedjono began to
depreciate the medical records file but not yet fully implemented. This is due to
inadequate time that hinders the officers to implement depreciation, and limited
human resources in the filing.
Research Purpose.Know the implementation of medical record file depreciation
in RST dr.Soedjono Magelang Year 2017
Research methods.The type of this research is descriptive with qualitative
approach. The subjects of this study were three filing officers and head of medical
record as triagulation. The object of this research is medical record file, storage
rack, storage room, medical record policy, data collection method by interview,
observation, documentation study.
Result.Implementation of the shrinkage of medical record files has not been done
routinely because the workforce for the depreciation of medical records
documents that do not exist because of the number of filing officers are still
limited.
Keywords:Depreciation of medical record files
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Rumah sakit merupakan bagian integral dari suatu organisasi sosial dan
kesehatan dengan fungsi menyediakan pelayanan paripurna (komprehensif),
penyembuhan penyakit (kuratif), dan pencegahan penyakit (preventif) kepada
masyarakat. Rumah sakit juga merupakan pusat pelatihan bagi tenaga kesehatan
dan pusat penelitian medik (World Health Organization). Berdasarkan Undang-
Undang RI No. 44 Tahun 2009 tentang rumah sakit, yang dimaksudkan dengan
rumah sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan
pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna, yang menyediakan pelayanan
rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat
Dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat dibutuhkan berkas rekam
medis yang berfungsi sebagai pendokumentasian kesehatan pasien yang harus
dijaga oleh bagian rekam medis. Berdasarkan Permenkes No
269/MENKES/PER/III/2008 tentang rekam medis, rekam medis adalah berkas
yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan,
pengobatan, tindakan, dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.
Rekam medis adalah keterangan, baik yang tertulis maupun yang terekam tentang
identitas, anamnesis, pemeriksaan fisik, laboratorium, diagnosis, segala
pelayanan, dan tindakan medis yang diberikan kepada pasien, dan tentang
2
pengobatan, baik rawat inap, rawat jalan, maupun pengobatan melalui pelayanan
gawat darurat.
Rekam medis ada dua jenis yaitu rekam medis aktif dan rekam medis inaktif.
Rekam medis aktif adalah rekam medis yang masih digunakan untuk pasien saat
berkunjung berobat ke rumah sakit tersebut, sedangkan rekam medis inaktif
adalah rekam medis yang telah mencapai waktu tertentu 5 tahun tidak pernah
digunakan lagi karena pasiennya tidak pernah berkunjung lagi ke rumah sakit
tersebut. Sistem penyusutan berkas rekam medis boleh disimpan lebih lama dari
angka tahun yang ditentukan, namun apabila kapasitas ruang filing sudah padat
maka perlu dilakukan pemusnahan berkas rekam medis yang sudah inaktif agar
rak lebih longgar. Rak yang terlalu padat dapat mempersulit dan memperlambat
proses penyimpanan dan pencarian kembali dokumen rekam medis. Selain itu,
penyimpanan yang padat akan menyebabkan dokumen rekam medis menjadi tidak
rapi, kusut, dan menjadi rusak atau robek (Sudra, 2014). Penyusutan berkas
rekam medis adalah suatu proses pemindahan berkas rekam medis dari aktif ke
inaktif, di mana berkas rekam medis nantinya disortir satu-satu untuk mengetahui
sejauh mana berkas rekam medis tersebut mempunyai nilai guna dan tidak
mempunyai nilai guna. Penyusutan berkas rekam medis juga bisa dilakukan jika
berkas rekam medis sudah rusak atau tidak dapat terbaca (Rustiyanto dan Rahayu,
2011).
Berdasarkan studi pendahuluanpada bulan Mei 2017 di RST dr.Soedjono
Magelang penyusutan belum sepenuhnya dilaksanakan,sehingga terdapat berkas
inaktif yang menumpuk di ruang penyimpanan berkas rekam medis inaktif, Pada
3
bulan Oktober tahun 2016 RST dr. Soedjono mulai melaksanakan penyusutan
berkas rekam medis tapi belum sepenuhnya dilaksanakan. Hal tersebut
dikarenakan waktu yang kurang memadai sehingga menghambat petugas untuk
melaksanakan penyusutan, dan keterbatasan sumber daya manusia di bagian
filing.
Berdasarkan latar belakang diatas peneliti tertarik untuk melakukan penelitian
lebih mendalam terhadap”Pelaksanaan Penyusutan Berkas Sistem Rekam
Medis di RST dr. Soedjono MagelangTahun 2017’’.
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah di atas, maka perumusan masalah yang ingin
penulis kemukakan adalah “Bagaimana pelaksanaan penyusutan berkas rekam
medis di RST dr. Soedjono Magelang Tahun 2017”.
C. Tujuan Penelitian
1. Tujuan Umum
Mengetahui pelaksanaan penyusutan berkas rekam medis di RST dr. Soedjono
Magelang Tahun 2017?
2. Tujuan Khusus
a. Mengetahui prosedur pemilahan berkas rekam medis di RST dr. Soedjono
Magelang Tahun 2017
b. Mengetahui pelaksanaan proses penyusutan berkas rekam medis di RST dr.
Soedjono Magelang Tahun 2017
4
c. Mengetahui sarana yang digunakan untuk pelaksanaan penyusutan berkas
rekam medis di RST dr. Soedjono Magelang Tahun 2017
d. Mengetahui hambatan dalam penyusutan berkas rekam medis di RST dr.
Soedjono Magelang Tahun 2017
D. Manfaat Penelitian
1. Bagi Rumah Sakit
Sebagai bahan evaluasi untuk rumah sakit dalam pelaksanaan penyusutan
berkas rekam medis.
2. Bagi Peneliti
Menambah pengetahuan, pengalaman, dan wawasan sehingga peneliti
memperoleh pemahaman yang dipelajari di kampus dengan apa yang dijumpai
di lapangan kerja mengenai dunia kerja rekam medis dan informasi kesehatan.
3. Bagi Perguruan Tinggi
Sebagai bahan pertimbangan dan panduan untuk mahasiswa yang akan datang
khususnya mahasiswa rekam medis.
4. Bagi Peneliti Lain
Penelitian ini diharapkan dapat digunakan sebagai referensi dasar untuk
mengembangkan penelitian lain yang sesuai.
5
E. Ruang Lingkup
Ruang lingkup penelitian ini adalah sebagai beikut :
1. Lingkup Keilmuan:Rekam medis dan informasi kesehatan
2. Lingkup Materi : Manajemen dan Informasi Kesehatan khususnya Sistem
Penyusutan BRM.
3. Lingkup Lokasi: Bagian filing di RST dr. Soedjono Magelang Tahun 2017.
4. Lingkup Metode: Jenis penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif,
dengan cara observasi dan wawancara.
5. Lingkup Objek:BRM (Berkas Rekam Medis)
6. Lingkup Waktu: Tahun 2017
F. Keaslian Penelitian
1. Hani Prastikaningsih (2016), dengan Judul “Tinjauan Pelaksanaan Sistem
Penyusutan Dokumen Rekam Medis di RSUD DR. Soehadi Prijonegoro
Sragen“
Hasil penelitian Hani Pratikaningsih mengetahui pelaksanaan pemilahan
dokumen rekam medis yang masih belum sesuai dengan standar operasional
prosedur dan teori yang sudah ditetapkan. Pelaksanaan pemindahan dokumen
rekam medis inaktif hanya dimasukkan didalam kardus dan dokumen rekam
medis inaktif dan aktif masih dijadikan satu ruangan.
Persamaan penelitian ini adalah metode yang digunakan yaitu observasi dan
wawancara, penelitian tersebut meneliti tentang penyusutan berkas rekam
medis, dan variabel yang diteliti. Perbedaan Hani Prastikaningsih (2016) :
6
Rumah Sakit yang digunakan adalah RSUD DR. Soehadi Prijonegoro Sragen
pada tahun 2016, sedangkan penelitian ini pada tahun 2017 di RST dr.
Soedjono Magelang
2. Dewi Rahayu (2012), dengan judul “Tinjauan Pelaksanaan Penyusutan Berkas
Rekam Medis Inaktif di Siloam Hospitals Kebon Jeruk” tahun 2012.
Hasil penelitian Dewi Rahayu mengetahui pelaksanaan rekam medis inaktif
belum berjalan dengan baik. Karena Siloam Hospitals Kebon Jeruk yang
belum mempunyai ruangan khusus rekam medis inaktif, petugas memindahkan
rekam medis inaktif di ruangan yang terdapat rekam medis aktif.
Persamaan penelitian ini adalah metode yang digunakan yaitu observasi dan
wawancara, penelitian tersebut meneliti tentang penyusutan berkas rekam
medis, dan variabel yang diteliti. Perbedaan Dewi Rahayu (2012) : Rumah
Sakit yang digunakan adalah Siloam Hospitals pada tahun 2012, sedangkan
penelitian ini dilaksanakan pada tahun 2017 di RST dr. Soedjono Magelang.
27
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
A. Gambaran Umum Rumah Sakit
1. Profil RST dr. Soedjono Magelang
RST dr. Soedjono Magelang sebagai badan pelaksana Kesdam
IV/Diponegoro mempunyai tugas pokok melaksanakan dukungan
kesehatan di setiap kegiatan apabila diperlukan dan pelayanan
kesehatan bagi Prajurit TNI AD, PNS beserta keluarganya, serta
sebagai Rumah Sakit Rujukan di wilayah Kodam IV dan
sekitarnya.RST dr. Soedjono Magelang tidak hanya secara khusus
melayani prajurit TNI AD, PNS beserta keluarganya, namun juga
melayani masyarakat umum di wilayah Magelang dan sekitarnya.
2. Sejarah RST dr.Soedjono Magelang
RST dr. Soedjono Magelang sebagai Rumah Sakit TNI-AD dan
pusat layanan rujukan kesehatan Angkatan Darat di wilayah Kodam
IV/ Diponegoro dalam perjalanannya telah banyak mengalami
perkembangan dan pencapaian yang cukup pesat. Sejak saat didirikan
sampai dengan tahun 1986 kondisi bangunan rumah sakit tidak banyak
mengalami perubahan ataupun penambahan bangunan. Kalaupun ada
sifatnya hanya pemeliharaan perbaikan bangunan yang ada. Namun
sejak 20 tahun terakhir tepatnya era tahun 2000 hingga sekarang, RST
dr. Soedjono Magelang telah mengalami perkembangan dan
pencapaian yang sangat pesat.
28
Tahun 2011 terdapat penambahan bangunan baru yaitu gedung ICU
dengan kapasitas 12 tempat tidur yang merupakan bantuan hibah dari
Pemerintah Provinsi Jawa Tengah yang pengoperasionalannya secara
resmi digunakan bulan April Tahun 2012, serta perbaikan ruang rawat
inap Taruna juga pada tahun 2012. Tahun 2013 hingga tahun 2014
telah diperbaikinya sarana dan prasarana pendukung pelayanan rumah
sakit, diantaranya pemasangan paving lap tenis, bangunan pagar lap
tenis, pengeramikan ruang dan dinding luar kantor staf, pengadaan
pintu kamar mandi ruang Edelweis, IGD, dan Dahlia, pengecatan
bertahap seluruh ruangan, pengeramikan dinding ruang HD,
pembangunan ruang tunggu poliklinik, pembangunan kantor PPBP-AD,
pembangunan tempat Laundry, penambahan AC (Air Conditioner),
pembuatan taman depan rumah sakit, dll. Semuanya bertujuan agar
pelayanan kesehatan yang diberikan di RST dr. Soedjono Magelang
dapat dilaksanakan secara maksimal.
29
3. Visi, Misi, Motto, dan Tujuan
RST dr.Soedjono Magelang mempunyai visi, misi, motto, dan tujuan
sebagai berikut:
a. Visi
Menjadi Rumah Sakit kebanggaan setiap prajurit.
b. Misi
1) Melaksanakan fungsi rujukan rumah sakit di jajaran Kodam IV/
Diponegoro
2) Meningkatkan mutu pelayanan spesialis sesuai dengan standar
RST dr. Soedjono Magelang.
3) Memiliki sumber daya manusia, sarana, dan prasarana yang
cukup memadai secara kualitas maupun kuantitas.
c. Motto
Senyum, Sapa, Sentuh, Sembuh (S4).
d. Tujuan
Terciptanya derajat kesehatan yang tinggi bagi prajurit TNI, PNS,
dan keluarganya, serta masyarakat pada umumnya
30
4. Struktur Organisasi Rekam Medis RST dr. Soedjono Magelang
Gambar 4.1 Struktur Organisasi Rekam Medis RST dr. Soedjono Magelang
Sumber :Instalasi Rekam Medis RST dr. Soedjono Magelang
KARUMKIT
WAKARUMKIT
KASI YANMED
KAUR MINKES KAUR REKAM MEDIS
Bagian Analisa &
Pelaporan
Bagian
Penyimpanan
Bagian
Pengolahan
Bagian
Pendaftaran
31
5. Struktur Organisasi dan Tugas RST dr. Soedjono Magelang
Gambar 4.2 Struktur Organisasi dan Tugas RST dr. Soedjono Magelang
Sumber :Instalasi Rekam Medis RST dr. Soedjono Magelang
32
B. Hasil
1. Mengetahui prosedur pemilahan berkas rekam medis di RST dr.
Soedjono Magelang Tahun 2017
Berdasarkan hasil wawancara dengan petugas filing bahwa
pemilahan berkas rekam medis berdasarkan tahun kunjungan terakhir
pasien berkunjung ke rumah sakit tersebut. Berkas rekam medis yang
akan dilakukan pemilahan dicatat di buku, tidak diinputkan ke dalam
komputer karena petugas merasa memang tidak menginputkan ke
komputer, Yaitu Responden A, Responden B, dan Triangulasi.
Berikut kutipan wawancara tersebut
“pemilahan berkas rekam medis dilakukan dengan melihat tahun
kunjungan terakhir pasien, biasanya 5 tahun sejak kunjungan terakhir.
Berkas tidak dicacat ke buku register jadi langsung ke rak inaktif.”
Triangulasi
“berkas rekam medis dipilah tahun terakhir pasien berkunjung ke rumah sakit, berkas rekam medis pasien yang akan dilakukan pemilahan dicatat
di buku tidak diinputkan karena di rumah sakit tidak menginputkan”
Responden A
“berkas rekam medis dipilah berdasarkan tahun kunjungan terakhir
pasien. Data rekam medis yang sudah dipilah kemudian diregister atau
dicatat di buku penyusutan.”
Responden B
33
Berdasarkan kutipan di atas diperoleh informasi bahwa penyusutan
berkas rekam medis yang diterapkan di RST dr. Soedjono Magelang
saat ini bahwa pemilahan berkas rekam medis yaitu berkas rekam
medis yang telah 5 tahun dilihat dari tahun kunjungan terakhir dan
dokumen yang jarang dicari atau pasien lama tidak berkunjung
dipisahkan dari berkas rekam medis aktif. Selain itu berkas rekam
medis yang belum berusia 5 tahun dilihat dari kunjungan terakhir juga
sudah dilakukan pemilahan. Berkas rekam medis yang sudah habis
masa penyimpanan dipilah berdasarkan tahun kunjungan terakhir.
Berkas rekam medis yang sudah dilakukan pemilahan kemudian dicatat
di dalam buku penyusutan.
2. Mengetahui pelaksanaan proses penyusutan berkas rekam medis
di RST dr. Soedjono Magelang Tahun 2017
Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan dengan petugas
filing pelaksanaan penyusutan di RST dr. Soedjono Magelang yaitu
penyimpanan dipilihin satu-satu yang kunjungan terakhir pasien
berobat sehingga penyimpanan 5 tahun prosesnya, dengan kepala
instalasi rekam medis yaitu responden A, Responden B dan
Triangulasi. Berikut kutipan wawancara tersebut
Penyusutan dilaksanakan jadi bertahap tidak pada rak penyimpanan
itu tidak ditemukan berkas yang inaktif pasien yang 5 tahun tidak
melaksanakan pengobatan dia akan diambil untuk didata dan
ditempatkan rekam medis yang inaktif, jadi penyusutan tidak
dilakukan hanya 5 tahun sekali tetapi dalam kurun 5 tahun diadakan
bertahap
Responden A
34
Berdasarkan kutipan di atas diperoleh informasi bahwa
penyusutan berkas rekam medis yang diterapkan di RST dr. Soedjono
Magelang pada saat berkas telah inaktif atau pada berkas pasien yang
berobat atau kunjungan terakhir 5 tahun terakhir
3. Mengetahui sarana yang digunakan untuk pelaksanaan
penyusutan berkas rekam medis di RST dr. Soedjono Magelang
Tahun 2017
Berdasarkan hasil wawancara dengan petugas filing bahwa sarana
untuk penyusutan antara lain adalah tali rafia, straples, spidol, kertas,
untuk menyimpan berkas rekam medis inaktif, yaitu responden B,
Responden A, danTriangulasi. Berikut kutipan wawancara tersebut
Terutama tempat untuk menampung berkas inaktif itu
sendiri,kemudian streples, kertas HVS, Spidol, kardus, troli
Responden A
Penyusutan dipilihin satu-satu yang kunjangan terakhir pasien
berobat
Responden B
Penyusutan sesuai dengan penyimpanan 5 tahun prosesnya berkas
akan dipilih, setelah didata, setelah itu dilakukan pemusnahan
kemudian dilaksanakan cacah dengan pihak ketiga, pada saat
pencacah ada petugas mengawasi yang ikut terlibat proses
pemusnahan
Triangulasi
35
Berdasarkan kutipan di atas diperoleh informasi bahwa
penyusutan berkas rekam medis yang diterapkan di RST dr. Soedjono
Magelang dengan mempertimbangkan sarana dan prasarana yaitu troli
yang digunakan untuk mengantarkan berkas rekam medis serta tali
menali menggunakan rapiah.
4. Mengetahui hambatan dalam penyusutan berkas rekam medis di
RST dr. Soedjono Magelang Tahun 2017
Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan dengan petugas
filing dengan kepala instalasi rekam medis yaitu responden A,
Responden B, dan Triangulasi. Berikut kutipan wawancara tersebut
Paling rapiah to dek, jadi berkas rekam medis diikat itu pakai rapiah
terus dipindahin ke rak cuma itu aja alat nya dek
Responden B
Yang pertama sumber daya manusia kita yang kurang, petugas
filing hanya ditempatin 7 orang untuk aktivitas sehai-hari pelayanan
saja sudah kurang ditambah pekerjaan penyusutan sehingga kita
sudah pengajuan untuk menambah sumber daya manusia
Responden A
Mobil yang di pakai, troli karena poli yang terlalu jauh, tali menali,
dan tempat yang sudah tersedia
Triangulasi
36
Berdasarkan kutipan di atas diperoleh informasi bahwa penyusutan
berkas rekam medis yang diterapkan di RST dr. Soedjono Magelang
Tenaga kerja untuk penyusutan berkas rekam medis yang masih kurang
karena jumlah petugas filing yang masih terbatas. Hal ini dikarenakan
dengan seiring bertambahnya pasien yang mengakibatkan
bertambahnya berkas rekam medis. Sedangkan petugas filing masih ada
pekerjaan yang lain, akibatnya beban petugas filing juga bertambah
sehingga penyusutan berkas rekam medis kurang maksimal.
Kurangnya tenaga sehingga menghambat petugas untuk
melaksanakan penyusutan dan jumlah pasien yang meningkat
Responden B
Sumber daya manusia yang kurang sehingga menghambat
pelaksanaan penyusutan berkas rekam medis dan waktu yang
kurang memungkinkan untuk petugas melaksanakan penyusutan
setiap hari
Triangulasi
37
C. Pembahasan
1. Mengetahui prosedur pemilahan berkas rekam medis di RST dr.
Soedjono Magelang Tahun 2017
Berdasarkan hasil wawancara dengan petugas filing pemilahan
berkas rekam medis di RST dr. Soedjono Magelang secara umum
pemilahan sudah sesuai dengan standar operasional prosedur, namun
dalam praktiknya masih ada kekurangan. Di RST dr. Soedjono
Magelang melakukan pemilahan berkas rekam medis berdasarkan tahun
kunjungan terakhir pasien. Hal ini tidak sesuai dengan standar
operasional prosedur rumah sakit dan teori yang sudah ada. Dalam
standar operasional prosedur disebut berkas rekam medis yang telah
berusia 5 tahun dilihat dari kunjungan terakhir dipisahkan dari berkas
rekam medis inaktif.
Menurut Permenkes No.269/MENKES/PER/III/2008 :
c) Pasal 8 ayat 1 :
Rekam medis pasien rawat inap di rumah sakit wajib disimpan
sekurang-kurangnya untuk jangka waktu 5 tahun terhitung dari
tanggal terakhir pasien berobat atau dipulangkan.
2. Mengetahui pelaksanaan proses penyusutan berkas rekam medis di
RST dr. Soedjono Magelang Tahun 2017.
Berdasarkan hasil wawancara petugas filing sistem penyimpanan
berkas rekam medis yang digunakan sudah menggunakan sistem
38
Terminal Digit Filing (TDF), tetapi penggunaannya berbeda karena
bukan menggunakan dua nomor digit, tetapi satu nomor digit yang
digunakan sebagai kunci pengambilan berkas rekam medis di rak
penyimpanan. Sistem pengelolaan rekam medis di RST dr. Soedjono
Magelang adalah sentralisasi, yaitu penyimpanan berkas rekam medis
rawat inap dan rawat jalan terpusat dalam satu lokasi dan satu dalam
satu berkas. Selain Terminal Digit Filing, juga digunakan sistem warna
penomoran berkas rekam medis agar mudah mengindentifikasi apabila
ada berkas rekam medis yang berada tidak pada rak penyimpanan yang
semestinya.
Untuk pelaksanaan penyusutan berkas rekam medis yang diterapkan
di RST dr. Soedjono Magelang pelaksanaan penyusutan sebelum
dilaksanakan harus ada rencana perencanaan dengan membuat Tim
Pemusnahan. Pemusnahan dilakukan pada berkas inaktif rawat inap
yang sudah disimpan sela 2 tahun dipilah supaya diketahui mana yang
harus disimpan mana yang harus dimusnahkan. Untuk lembar inaktif
rawat jalan akan dihancurkan.pada saat berkas telah inaktif atau pada
berkas pasien yang berobat atau kunjungan terakhir 5 tahun terakhir,
penyusutan tidak dilakukan hanya 5 tahun sekali tetapi dalam kurun 5
tahun diadakan secara bertahap. Namu belum ada petugas khusus yang
bertugas dalam pelaksanaan penyusutan berkas rekam medis. Hal ini
sesuai dengan protap, dimana unit yang terkait dalam penyusutan
berkas rekam medis adalah bagian penyimpan rekam medis
39
Menurut Rustiyanto dan Rahayu (2011), untuk kelompok umum
berkas aktif rawat inap 5 tahun, kemudian kelompok mata berkas aktif
rawat inap 5 tahun, kelompok jiwa aktif rawat inap 10 tahun, kelompok
orthopedi aktif 10 tahun, kelompok kusta aktif 15 tahun, kelompok
ketergantungan obat aktif 15 tahun, kelompok jantung aktif 10 tahun,
kelompok paru aktif 10 tahun
3. Mengetahui sarana yang digunakan untuk pelaksanaan
penyusutan berkas rekam medis di RST dr. Soedjono Magelang
Tahun 2017
Berdasarkan hasil wawancara dengan petugas filing sarana
pelaksanaan penyusutan tempat sudah tersedia tetapi masih perlu
menambah ruangan karena berkas inaktif yang semakin banyak
sehingga berkas masih ada yang di simpan di lantai.
Menurut Rustiyanto dan Rahayu, 2011, Memindahkan berkas rekam
medis inaktif dari rak file aktif ke rak file inaktif dengan cara memilah
pada rak file penyimpanan sesuai dengan tahun kunjungan.
4. Mengetahui hambatan dalam penyusutan berkas rekam medis di
RST dr. Soedjono Magelang Tahun 2017
Berdasarkan hasil wawancara dengan petugas filing dan Kepala
Rekam Medis di RST dr. Soedjono Magelang, diketahui terdapat
hambatan–hambatan yang terjadi pada pelaksanaan penyusutan
dokumen rekam medis. Hambatan yang ditemukan antara lain :
40
a. Tenaga kerja untuk penyusutan berkas rekam medis yang belum ada
karena jumlah petugas filing masih terbatas. Pelaksanaan penyusutan
berkas rekam medis di RST dr. Soedjono Magelang Tahun 2017
belum ada petugas khusus yang melakukan penyusutan. Menurut
Sudra (2014), salah satu tugas pokok bagian filing dalam unit rekam
medis adalah menyusutkan berkas rekam medis sesuai dengan
ketentuan yang ditetapkan sarana pelayanan kesehatan.
b. Rak yang digunakan untuk menyimpan berkas rekam medis inaktif
rawat jalan belum ada karena digunakan untuk menyimpan berkas
rekam medis yang masih aktif. Menurut Rustiyanto, (2011) di dalam
memilih atau menentukan rak penyimpanan berkas rekam medis
juga harus memperhatikan struktur atau bentuk folder dari berkas
rekam medis yang akan disimpan, baik dari tinggi maupun lebar
berkas rekam medis.
c. Ruang tersendiri untuk menyimpan berkas rekam medis inaktif
rawat inap belum ada, sehingga masih dijadikan satu ruang dengan
berkas rekam medis yang masih aktif. Sedangkan untuk rawat jalan
masih ditempatkan di gudang. Menurut Rustiyanto ( 2011), ruang
penyimpan berkas rekam medis aktif dan inaktif sebaiknya
disendirikan, karena akan memudahkan petugas dalam mengambil
berkas rekam medis yang masih aktif dan akan mudah dalam
pemusnahan.
41
D. Keterbatasan Penelitian
1. Responden yang enggan untuk direkam saat melakukan wawancara
sehingga peneliti harus mencatat setiap point yang disampaikan oleh
responden.
2. Keterbatasan waktu yang dimiliki peneliti untuk melakukan
wawancara terhadap responden
42
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
1. Pelaksanaan pemilahan berkas rekam medis di RST dr. Soedjono
Magelang belum sesuai dengan standar operasional prosedur karena
lebih dari 5 tahun proses pemilahan. Hal tersebut dikarenakan
keterbatasan sumber daya manusia
2. Pelaksanaan penyusutan di RST dr. Soedjono berkas rekam medis
inaktif dipilih secara satu-satu dilihat dari kunjungan pasien dalam 5
tahun, tetapi penyusutan tidak dilakukan hanya 5 tahun sekali tetapi
dalam kurun 5 tahun diadakan secara bertahap.
3. Sarana yang dibutuhkan saat penyusutan pada rawat jalan adalah tali
raffia, streples, kertas HVS, Spidol, kardus, troli
4. Hambatan dalam pelaksanaan penyusutan berkas rekam medis antara
lain : Tenaga kerja untuk penyusutan berkas rekam medis yang
belum ada karena jumlah petugas filing yang masih terbatas, Rak
yang digunakan untuk menyimpan berkas rekam medis inaktif rawat
jalan dan rawat inap belum ada karena digunakan untuk menyimpan
rekam berkas medis yang masih aktif, Ruang untuk menyimpan
berkas rekam medis inaktif belum ada
B. Saran
1. Sebaiknya pelaksanaan penyusutan berkas rekam medis sesuai
dengan protap yang sudah ditentukan
43
2. Sebaiknya pelaksanaan penyusutan dilakukan secara rutin minimal
setahun sekali secara rutin sesaui dengan jenis penyakit pasien yang
terdapat di jadwal retensi.
3. Sebaiknya penambahan sumber daya manusia atau tenaga kerja di
bagian filing untuk kegiatan penyusutan berkas rekam medis dan ada
penambahan rak untuk berkas rekam medis inaktif yang telah
disusutkan agar tidak terjadi penumpukan berkas rekam medis
DAFTAR PUSTAKA
Arikunto, S. (2008). Prosedur Penelitian: Suatu Pendekatan Praktik. Jakarta: PT
Rineka Cipta
Budi, Savitri Citra. 2011. Manajemen Unit Kerja Rekam Medis. Yogyakarta :
quantum Sinergis Media
Bungin, B. (2009). Penelitian Kualitatif. Jakarta: Kencana
Hatta, Gemala. 2010. Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana
Pelayanan Kesehatan.Jakarta: Universitas Indonesia.
Ismainar, H. (2015). Manajemen Unit Kerja. Yogyakarta: Budi Utama
Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 269/Per/MENKES/2008
tentang Rekam Medis. Jakarta: Menteri Kesehatan Republik Indonesia
Notoatmodjo, S. (2010). Metodologi Penelitian Kesehatan. Jakarta: Rineka Cipta.
UU No 44 tahun 2009 Tentang Rumah Sakit Jakarta ; Indonesia
Rustiyanto, Ery. 2011. Manajemen Filing Rekam Medis dan Informasi Kesehatan.
Yogyakarta: Indonesia
Rustiyanto, E dan Warih. A.R. 2011. Manajemen Filing Dokumen Rekam Medis
dan Informasi Kesehatan. Yogyakarta: Politeknik Kesehatan Permata
Indonesia
Sugiyono. 2012. Memahami Penelitian Kualitatif. Bandung : CV Alfabeta
Sudra, R.I. (2014). Sistem Retensi Rekam Medis.
WHO. 2002.Medical Record Manual A Guide For Developing Countries.
Geneva: World Health Organization