pedoman ipsrs baru.doc

66
TUGAS UJIAN TENGAH SEMESTER MATA KULIAH MANAGEMEN LOGISTIK (OPK) RS Dra. Endang Adriyani, Apt, MARS IPSRS INSTALASI PEMELIHARAAN SARANA RUMAH SAKIT DI RUMAH SAKIT ” X ” Disusun Oleh Kelompok 4 Dewi Febrianti 1106118464 Emma Ratnawati 1106039932 Khaerun Nisa 1106040373 Laura Widiastuti 1106040461 Lies Nugrohowati 1106119643 Loly Gusvita 1106119706 Maria Theresia. Y 1106040556 Nanik Supriyani 1106119984 Nienne Aridayanti 1106120046 Nelis Fitriah 1106040796 PROGRAM MAGISTER KAJIAN ADMINISTRASI RUMAH SAKIT FAKULTAS ILMU KESEHATAN MASYARAKAT UNIVERSITAS INDONESIA

Upload: eka-setiyanto

Post on 06-Nov-2015

929 views

Category:

Documents


105 download

TRANSCRIPT

TUGAS UJIAN TENGAH SEMESTER

TUGAS UJIAN TENGAH SEMESTER

MATA KULIAH MANAGEMEN LOGISTIK (OPK) RS

Dra. Endang Adriyani, Apt, MARS

IPSRS

INSTALASI PEMELIHARAAN SARANA RUMAH SAKIT

DI RUMAH SAKIT X

Disusun Oleh Kelompok 4Dewi Febrianti

1106118464

Emma Ratnawati

1106039932

Khaerun Nisa

1106040373

Laura Widiastuti

1106040461Lies Nugrohowati

1106119643

Loly Gusvita

1106119706

Maria Theresia. Y

1106040556

Nanik Supriyani

1106119984

Nienne Aridayanti

1106120046

Nelis Fitriah

1106040796PROGRAM MAGISTER KAJIAN ADMINISTRASI RUMAH SAKIT

FAKULTAS ILMU KESEHATAN MASYARAKAT

UNIVERSITAS INDONESIA

2012

KELOMPOK 4Dewi Febrianti (1106118464)

Emma Ratnawati (1106039932 )

SHAPE \* MERGEFORMAT

Khaerun Nisa (1106040373 )

Laura Widiastuti (1106040461)

Lies Nugrohowati (1106119643)

Loly Gusvita (1106119706)

Maria Theresia. Y (1106040556)

Nanik Supriyani (1106119984)

Nienne Aridayanti (1106120046)

Nelis Fitriah (1106040796)

BAB I

PENDAHULUAN

Instalasi pemeliharaan Sarana Rumah Sakit (IPSRS) adalah suatu unit fungsional untuk melaksanakan kegiatan, agar fasilitas yang menunjang pelayanan kesehatan di rumah sakit yaitu sarana, prasarana dan peralatan selalu berada dalam keadaan laik pakai.

A. Tujuan

Umum

Untuk mencapai kondisi pelayanan rumah sakit secara optimal terintegrasi dalam sistem pelayanan rumah sakit.

Khusus

a. Terciptanya kegiatan instalasi pemeliharaan sarana, prasarana dan peralatan rumah sakit.

b. Terciptanya pembinaan teknis bagi teknisi rumah sakit melalui bimbingan bengkel rujukan maupun dari pihak ketiga.

B. Mekanisme

Dalam melaksanakan kegiatan pemeliharaan dan perbaikan sarana, prasarana dan peralatan rumah sakit memerlukan suatu sistem yang melibatkan bagian-bagian yang saling berhubungan satu sama lain yaitu:

1. Sistem pengadaan

a. Merancang rencana kebutuhan sarana, prasarana dan peralatan yang digunakan dalam program pelayanan kesehatan serta kebutuhan suku cadang yang dipergunakan untuk pemeliharaan dan perbaikan.

b. Mengadakan prasarana dan peralatan perbengkelan yang memadai untuk digunakan oleh teknisi rumah sakit dalam pemeliharaan dan perbaikan serta tenaga-tenaga yang terampil dan berkualitas.

2. Pola Pemeliharaan

a. Pemeliharaan pencegahan (preventive) ialah pemeliharaan yang dilakukan pada selang waktu tertentu, dimaksudkan untuk mengurangi kemungkinan kerusakan atau bagian-bagiannya tidak memenuhi kondisi yang dapat diterima. (contoh : pemeliharaan harian, mingguan, bulanan, tahunan)

b. Pemeliharaan korektif adalah pemeliharaan yang dilakukan untuk memperbaiki suatu bagian atau seluruhnya, termasuk penyetelan, penggantian bagian yang rusak untuk memenuhi kondisi yang dapat diterima (contoh : perbaikan ringan, overhoul)

3. Pelaksanaan pemeliharaan

a. Pemeliharaan dilakukan oleh UPSRS, sepanjang memiliki fasilitas kerja, tenaga yang mampu, dan pelatihan kerja tersedia dengan cukup serta sesuai dengan norma keselamatan kerja yang berlaku, yang termasuk kategori pemeliharaan ini adalah:

Tingkat nol

Upaya pemeliharaan yang bersifat pencegahan dilakukan oleh operator/user.

Tingkat 1

Pemeliharaan dan perbaikan secara rutin/berkala dilakukan oleh teknisi rumah sakit.

Tingkat 2

Pemeliharaan dan perbaikan dilakukan oleh teknisi rumah sakit yang dianggap cakap dan mampu (spesialisasi)

b. Pemeliharaan dilakukan oleh pihak ke- III yaitu perbaikan baik yang bersifat insidentil (tanpa terikat waktu) maupun terikat melalui suatu kontrak service dengan jangka waktu tertentu, misalnya 3 bulanan, 6 bulanan atau tahunan. Yang termasuk kategori pemeliharaan ini adalah:

Tingkat 3

Perbaikan di bengkel rujukan atau pihak ketiga yang sesuai persyaratan yang berlaku.

C. Sistem Pembinaan

a. Menjaga kebersihan terhadap sarana, prasarana dan peralatan rumah sakit yang dilakukan secara rutin/setiap hari dan berkesinambungan.

b. Meningkatkan sistem pemeliharaan dan perbaikan sarana, prasarana dan peralatan rumah sakit melalui pendidikan, penataran dan latihan untuk menunjang dan mengembangkan diri dalam rangka pelaksanaan program pelayanan kesehatan.

c. Berpartisipasi dalam tim penyuluhan, pembinaan terhadap pasien, pengunjung dan petugas/karyawan rumah sakit secara langsung maupun melalui stiker dan pamflet.

BAB II

TINJAUAN PUSTAKAPengertian

Logistik merupakan seni dan ilmu mengatur dan mengontrol arus barang, energi, informasi, dan sumber daya lainnya, seperti produk, jasa, dan manusia, dari sumber produksi ke pasar dengan tujuan mengoptimalkan penggunaan modal . Manufaktur dan marketing akan sulit dilakukan tanpa dukungan logistik. Logistik juga mencakup integrasi informasi, transportasi, inventori, pergudangan, reverse logistics dan pemaketan.

Berdasarkan pengertian di atas, maka misi logistik adalah mendapatkan barang yang tepat, pada waktu yang tepat, dengan jumlah yang tepat, kondisi yang tepat, dengan biaya yang terjangkau, dengan tetap memberikan kontribusi profit bagi penyedia jasa logistic.Karenanya, logistik selalu berkutat dalam menemukan keseimbangan untuk 2 hal yang amatlah sulit untuk disinergikan, yaitu menekan biaya serendah-rendahnya tetapi tetap menjaga tingkat kualitas jasa dan kepuasan konsumen. Dalam dunia bisnis yang selalu berubah, manajemen logistik yang baik merupakan sebuah keharusan.

Fungsi Manajemen Logistik

Fungsi manajemen logistic sebenarnya sama dengan fungsi manajemen pada umumnya hanya karena untuk kepentingan tujuan manajemen logistic maka fungsi manajemen logistic adalah sebagai berikut :

1. Perencanaan

2. Penganggaran

3. Pengadaan

4. Penyimpanan

5. Penyaluran

6. Penghapusan

7. Pengendalian

Siklus logistic adalah proses sebelum terjadinya kegiatan logistic sampai kegiatan itu dapat dievaluasi. Diawali dengan perencanaan sampai proses pengawasan dan pengendalian yang melibatkan semua unsure organisasi mulai dari puncak pimpinan sampai dengan pemakai.

Yang terkait dalam siklus logistic adalah tergantung struktur organisasi di RS yang bersangkutan, dimana letak organisasi pengelola logistic RS tersebut dan bagaimana koordinasi diantara unit-unit yang terkait, sehingga sangat menentukan siklus tersebut dapat berjalan.

PERENCANAAN

Perencanaan adalah proses untuk merumuskan sasaran dan menentukan langkah-langkah yang harus dilaksanakan dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan. Kegiatan tidak akan terselenggara dengan baik dalam arti efektif, efisien dan produktif, tanpa dukunagn berbagai kegiatan penunjang.Penyususnan suatu rencana tidak boleh dipandang sebagai tujuan melainkan sebagai cara yang sifatnya sistematik untuk pencapaian tujuan. Proses perencanaan dilaksanakan oleh semua tingkat dalam organisasi sedangkan fungsi perencanaan dalam manajemen logistic merupakan salah satu dari sub system aktifitas perencanaan keseluruhan. Perencanaan didalam manajemen logistic adalah merencanakan pemenuhan kebutuhan logistic yang pelaksanaannya dilakukan oleh semua calon pemakai, kemudian diajukan sesuai alur yang berlaku dimasing-masing organisasi.PENGANGGARAN

Penganggaran salah satu mata rantai siklus manajemen logistic yang dalam pelaksanaannya erat hubungannya dengan perencanaan yang dibuat. Penganggaran sebagai realisasi pendanaan suatu kegiatan operasional yang telah disesuaikan dengan feedback dari perencanaan dengan mempertimbangkan efisiensi dan efektifitas. Fungsi penganggaran adalah semua kegiatan dan usaha untuk merumuskan perincian kebutuhan dalam suatu skala standar tertentu yaitu skala mata uang dan jumlah biaya. Dengan kata lain fungsi penganggaran mempunyai hubungan timbale balik yang erat sekali dengan fungsi perencanaan oleh karena itu perencanaan harus disusun secara realistis sesuai dengan pikiran dukungan sumber dana yang ada dan bila perencanaan sudah disepakati harus ada kepastian bahwa anggaran untu mendukunganya terjaminPENGADAAN

Fungsi pengadaan merupakan kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan yang telah ditetapkan/disetujui dalam fungsi sebelumnya. Dalam fungsi pengadaan ini dilakukan proses pelaksanaan rencana pengadaan dan fungsi perencanaan dan penentuan kebutuhan, serta rencana pembiayaan dan fungsi penganggaran. Bahan-bahaninformasi dai fungsi penyimpanan, pemeliharaan, penghapusan maupun pengendalian merupakan sarana penunjang yang vital bagi pelaksanaan pengadaan. Pengadaan sebagai salah satu fungsi manajemen logistic yang kompleks karena fungsi pengadaan tersebut sangat tekhnis menyangkut pihak luar dan dalam penyelenggaraannya terkait berbagai kebijaksanaan pemerintah yang dituangkan dalam berbagai produk hokum. Pengadaan dapat dilakukan dengan berbagai cara :

1. Purchasing (membeli)

2. Leasing (menyewa)

3. Meminjam

4. Hibah/pemberian

5. Menukarkan

6. Reduce (membuat)

7. Repair (memperbaiki)

Pengadaan merupakan suatu siklus yang memerlukan langkah langkah yang beruntun, langkah-langkah dalam siklus tersebut adalah :

1. Memilih metoda pengadaan

2. Memilih pemasok dan menyiapkan dokumen kontrak, pemilihan pemasok secara hati-hati adalah paling penting karena dapat mempengaruhi baik kualitas maupun biaya yang dibutuhkan3. Pemantauan status pemesanan. Pemantauan status pemesanan bertujuan untuk mempercepat pengiriman sehingga efisiensi suplai dapat ditingkatkan

4. Penerimaan dan pemeriksaan bertujuan agar barang yang diterima baik jenis dan jumlahnya dengan dokumen yang menyertainya.

PENYIMPANAN

Penyimpanan merupakan suatu kegiatan dan usaha untuk melakukan pengelolaan barang persediaan ditempat penyimpanan. Pengelolaan tersebut harus dilakuka sedemikian rupa sehingga :

1. Kualitas barang dapat dipertahankan

2. Barang terhindar dari kerusakan fisik

3. Pencarian baranng mudah dan cepat

4. Barang aman dari pencurian

Untuk keperluan itu dilakukan kegiatan seperti :

1. Perencanaan ruang penyimpanan/gudang

2. Perencanaan dan pengoperasian alat pengukur barang

3. Penyelenggaraan prosedur penyimpanan

4. Pengamanan

Dilihat dari bentuknya gudang dibagi atas :

1. Gudang terbuka

2. Gudang semi terbuka

3. Gudang tertutup

Dilihat dari jenisnya gudang dapat dibagi atas :

1. Gudang transit

2. Gudang serba guna

3. Gudang pendingin

4. Gudang tahan api

PENYALURAN

Pendistribusian barang harus sesuai dengan permintaan, tepat waktu, tepat jumlah serta sesuai dengan spesifikasinya. Pengeluaran barang dalam bentuk pendidtribusian harus dengan persetujuan pihak yang berwenang sesuai dengan perencanaan yang diminta oleh pemakai. Mekanisme pengeluaran barang adalah sesuai dengan prinsip FIFO.PENGHAPUSAN

Penghapusan adalah kegiatan untuk menghilangkan dari barang inventaris bahan atau barang oleh karena barang sudah rusak, kadaluwarsa sehingga tidak layak dipergunakan lagi, hilang, susut atau berlaku di RS baik milik pemerintah maupun swasta.

PENGENDALIAN

Pengendalian adalah system pengawasan dari hasil pelaporan, penilaian, pemantauan dan pemeriksaan terhadap langkah-langkah manajemen logistic yang sedang dan telah berlangsung. Hal tersebut bertujuan agar manajemen logistic yang sedang berlangsung dapat terarah dan terkendali sesuai dengan perencanaan denga mengingat efisen si dan efektifitas

BAB III

IMPLEMENTASI IPSRS DI RS X STUKTUR ORGANISASI

IPSRS melaksanakan tugas dibidang pemeliharaan dan perbaikan sarana, prasarana dan peralatan rumah sakit, sebagai pelaksanaan Surat Keputusan Menteri Kesehatan RI No. 134/Menkes/IV/78, tanggal 28 April 1978 tentang Organisasi dan Tata Kerja Rumah Sakit Umum.Organisasi IPSRS

(Matrix)

Ket :: Unit terkait yaitu keperawatan, Penunjang Medis, dll

B. Peran dan Wewenang

1. IPSRS adalah suatu instalasi kerja, merupakan unsur pelaksana dalam organisasi rumah sakit yang bertugas melaksanakan pemeliharaan dan perbaikan sarana, prasarana dan peralatan rumah sakit.

2. Kepala IPSRS adalah pimpinan yang mengkoordinir UPSRS dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian Rumah Tangga.

3. Sekertaris adalah yang mengkoordinir kegiatan administrasi teknik, umum, logistik dan perlengkapan, bertanggung jawab kepada kepala IPSRS.

4. Teknisi adalah petugas yang melaksanakan kegiatan teknis pmeliharaan dan perbaikan sarana, prasarana, peralatan medik atau non medik di rumah sakit dan bertanggung jawab langsung kepada kepala IPSRS.

C. Uraian Tugas

Kepala Urusan IPSRS

Pengertian

Seseorang yang mempunyai tanggung-jawab dan wewenang dalam mengelola Instalasi Sarana Prasarana Rumah Sakit (IPSRS)

Kedudukan dalam organisasi

a. Kepala IPSRS adalah seorang yang melaksanakan tugasnya dibawah koordinasi Kepala Bagian Rumah Tangga.

b. Bertugas melakukan kegiatan pemeliharaan dan perbaikan sarana, prasarana dan peralatan rumah sakit.

c. Dalam melaksanakan tugasnya Kepala IPSRS bertanggung-jawab kepada Kepala Bagian Rumah Tangga.

d. Kepala IPSRS dalam melaksanakan tugasnya dibantu oleh:

Urusan Administrasi Teknik

PJ teknik

Pelaksana teknisi

Tanggung-jawab

Sebagai Kepala IPSRS bertanggung-jawab menyelenggarakan kegiatan pemeliharaan dan perbaikan sarana. Prasarana dan peralatan rumah sakit serta memberikan masukan kepada Kepala Bagian Rumah Tangga tentang kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan tugas pokoknya.

Uraian tugas

1. Merencanakan kegiatan penyediaan, pemeliharaan dan perbaikan sarana, prasarana dan peralatan di rumah sakit.

2. Mengawasi kegiatan pelaksanaan pengadaan, pemasangan dan pemeliharaan dan perbaikan sarana, prasarana dan peralatan di rumah sakit.

3. Menyiapkan petunjuk teknis dalam kegiatan pemeliharaan dan perbaikan sarana, prasarana dan peralatan di rmah sakit.

4. Mengawasi kegiatan pelaksanaan pengadaan, pemasangan dan pemeliharaan dan perbaikan sarana, prasarana dan peralatan di rumah sakit yang dilaksanakan oleh pihak ke-III.

5. Menyiapkan dan mengolah data inventarisasi sarana dan peralatan di rumah sakit.

6. Melaksanakan pengawasan dan pengoperasian peralatan rumah sakit.

7. Menyiapkan dan melaksanakan kegiatan kalibrasi peralatan di rumah sakit.

8. Menyiapkan dan melaksanakan sistem pelaporan sarana, prasarana dan peralatan di rumah sakit.

9. Berkoordinasi dan bekerjasama dengan unit terkait.

10. Meningkatkan pengetahuan dan keterampilan melalui pendidikan dan pelatihan.

11. Menjadi role model bagi bawahannya.

12. Menciptakan suasana kerja yang harmonis.

13. Membuat program peningkatan mutu.

PJ, Pengganti dan Umum

Pengertian

Seseorang yang mempunyai tanggung-jawab dalam pelaksanaan kegiatan pemeliharaan sarana dan peralatan baik alat umum maupun alat kesehatan di RS XKedudukan dalam organisasi

a. PJ, Pengganb. ti dan Umum adalah seorang yang melaksanakan tugasnya dibawah koordinasi Kepala IPSRS.

c. Bertugas melakukan kegiatan pemeliharaan dan perbaikan sarana, prasarana dan peralatan rumah sakit.

d. Dalam melaksanakan tugasnya PJ, Pengganti dan Umum bertanggung-jawab kepada Kepala IPSRS.

e. Kepala UPSRS dalam melaksanakan tugasnya dibantu oleh:

Urusan Administrasi Teknik

Pelaksana Teknik

Tanggung-jawab

PJ, Pengganti dan Umum membantu Kepala IPSRS dalam menyelenggarakan kegiatan pemeliharaan dan perbaikan sarana, prasarana dan peralatan rumah sakit serta memberikan masukan kepada Kepala IPSRS kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan tugas pokoknya.

Uraian tugas

1. Melakukan kegiatan teknis dalam pemeliharaan dan perbaikan sarana, prasarana dan peralatan di rumah sakit.

2. Melaksanakan kegiatan pengawasan dalam pelaksanaan pemasangan dan pemeliharaan dan perbaikan sarana, prasarana dan peralatan di rumah sakit.

3. Menyiapkan dan melaksanakan penelaahan teknis dalam kegiatan pemeliharaan dan perbaikan sarana, prasarana dan peralatan di rumah sakit yang dilaksanakan oleh pihak ke-III.

4. Melaksanakan pengawasan dan pengoperasian peralatan rumah sakit.

5. Berkoordinasi dan bekerjasama dengan unit terkait.

6. Meningkatkan pengetahuan dan keterampilan melalui pendidikan dan pelatihan.

7. Menciptakan suasana kerja yang harmonis.

8. Membantu Kepala Urusan IPSRS dalam melakukan pengawasan terhadap kegiatan pemeliharaan sarana dan peralatan di rumah sakit.

9. Membantu teknisi lantai maupun teknisi alkes dalam kegiatan pemeliharaan.

10. Menggantikan teknisi lantai/alkes yang dinas sore, cuti, libur, ijin, dll dengan uraian tugas sesuai uraian tugas teknisi lantai/alkes.

11. Membuat laporan harian.

12. Menjaga kelancaran penggunaan alat-alat kesehatan di RS X.

13. Berkoordinasi dan bekerjasama dengan unit terkait.

14. Menciptakan suasana kerja yang harmonis.

Teknisi Alat Kesehatan

Pengertian

Seseorang yang mempunyai tanggung-jawab dalam pelaksanaan pemeliharaan alat-alat kesehatan RS XTanggung-jawab

Teknisi alat kesehatan membantu Kepala IPSRS dalam melaksanakan kegiatan pemeliharaan dan perbaikan peralatan kesehatan rumah sakit serta memberikan masukan kepada Kepala IPSRS kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan tugas pokoknya.

Kedudukan Dalam Organisasi

a. Teknisi alat kesehatan adalah seorang yang melaksanakan tugasnya dibawah koordinasi Kepala IPSRS.

b. Bertugas melakukan kegiatan pemeliharaan dan perbaikan peralatan kesehatan di rumah sakit.

c. Dalam melaksanakan tugasnya teknisi alat kesehatan secara administratif dan fungsional bertanggung-jawab kepada Kepara Urusan IPSRS dan secara teknis operasional bertanggung-jawab seluruh Ka. Inst.

d. Teknisi alat kesehatan dalam melaksanakan tugasnya dibantu oleh:

Urusan Administrasi Teknik

PJ, Pengganti, Umum

Uraian tugas

a. Melakukan kegiatan teknis dalam pemeliharaan dan perbaikan di rumah sakit.

b. Melaksanakan kegiatan pengawasan dalam pelaksanaan pemasangan dan pemeliharaan dan perbaikan peralatan kesehatan.

c. Melaksanakan pengawasan dalam kegiatan perbaikan peralatan kesehatan di rumah sakit yang dilaksanakan oleh pihak ke-III.

d. Melaksanakan pengawasan dan pengoperasian peralatan kesehatan rumah sakit.

e. Melaksanakan kegiatan kalibrasi peralatan di rumah sakit.

f. Melakukan pemeliharaan rutin pada alat-alat kesehatan sesuai jadwal yang telah ditetapkan.

g. Membuat laporan harian.

h. Membuat permintaan dan analisa terhadap kerusakan yang memerlukan penggantian spare part/unit.

i. Menjaga kelancaran penggunaan alat-alat kesehatan di RS X.

j. Berkoordinasi dan bekerjasama dengan unit terkait.

k. Menciptakan suasana kerja yang harmonis.

Teknisi Umum

Pengertian

Seseorang yang mempunyai tanggung-jawab dalam pelaksanaan pemeliharaan sarana dan peralatan uum di lantai tertentu di RS X.

Kedudukan Dalam Organisasi

a. Teknisi lantai adalah seorang yang melaksanakan tugasnya dibawah koordinasi Kepala IPSRS.

b. Bertugas melakukan kegiatan pemeliharaan dan perbaikan peralatan umum di rumah sakit.

c. Dalam melaksanakan tugasnya teknisi umum secara administratif dan fungsional bertanggung-jawab kepada Ka. IPSRS dan secara teknis operasional bertanggung-jawab kepada Kaur atau Ka. Inst. Dimana petugas tersebut didelegasikan.

d. Teknisi alat kesehatan dalam melaksanakan tugasnya dibantu oleh:

Urusan Administrasi Teknik

PJ, Pengganti, Umum

Uraian tugas

a. Melakukan kegiatan teknis dalam pemeliharaan dan perbaikan alat umum di rumah sakit.

b. Melaksanakan kegiatan pengawasan dalam pelaksanaan pemasangan dan pemeliharaan dan perbaikan peralatan kesehatan.

c. Melaksanakan pengawasan dalam kegiatan perbaikan peralatan umum di rumah sakit yang dilaksanakan oleh pihak ke-IIII.

d. Melaksanakan pengawasan dan pengoperasian alat-alat umum di rumah sakit.

e. Melaksanakan kegiatan pengujian pada peralatan umum di rumah sakit.

f. Melakukan pemeliharaan rutin pada alat-alat umum sesuai jadwal yang telah ditetapkan.

g. Membuat laporan harian.

h. Membuat permintaan dan analisa terhadap kerusakan yang memerlukan penggantian spare part/unit.

i. Menjaga kelancaran penggunaan alat-alat umum di RS X.

j. Berkoordinasi dan kerjasama dengan unit terkait.

k. Menciptakan suasana kerja yang harmonis.

D. Ketenagaan

Ketenagaan IPSRS

NOJabatanJumlahPendidikanKeterangan

1.

2.

3.Kepala UPSRS

Tenaga Administrasi

Teknisi1

1

9D3 / S1

SLTA / D3

STM / D3Kualifikasi tenaga disesuaikan dengan bidang tugasnya

Kriteria tenaga yang diharapkan sebagai berikut:

1. Kepala IPSRS

Tingkat pendidikan D3 / S1

Bidang elektromedik, instrumentasi, mesin, listrik atau elektronika.

2. Tenaga Administrasi

Tingkat pendidikan SLTA / D3

Bidang administrasi umum atau administrasi rumah sakit.

3. Teknisi

Tingkat pendidikan D3 Elektromedik untuk teknisi alat kesehatan.

Tingkat pendidikan STM untuk teknisi umum.

LINGKUP PEKERJAAN

Sesuai dengan Keputusan Menteri Kesehatan RI No. 134/Menkes/SK/IV/1978 April 1978 tentang susunan dan tatacara kerja rumah sakit umumtelah ditetapkan tugas dan fungsi UPSRS sebagai berikut:

A. Fungsi Kerja IPSRS

1. Penyediaan

a. Penyediaan air bersih yang memnuhi standar atau kriteria untuk dapat dijadikan air minum.

b. Penyediaan air panas untuk kegiatan mandi dan sterilisasi.

c. Penyediaan gas teknik dan gas medis.

d. Penyediaan tenaga listrik.

e. Penyediaan udara segar.

f. Penyediaan komunikasi.

g. Penyediaan jasa teknis.

2. Pengelolaan

a. Pengelolaan instalasi air bersih.

b. Pengelolaan gas medis.

c. Pengelolaan sistem alarm.

d. Pengelolaan peralatan pembasmi hama, instrumen dan bahan lain.

3. Pemeliharaan dan perbaikan

a. Bangunan, yaitu gedung perawatan, kantor, poliklinik, instalasi lain-lain.

b. Instalasi air bersih, air panas.

c. Instalasi listrik.

d. Instalasi gas teknik, gas medis.

e. Peralatan komunikasi.

f. Peralatan elektronika dan elektromedik.

g. Peralatan radiasi dan laboratorium.

4. Pelatihan

a. Operator peralatan listrik dan elektromedik.

b. Paramedis guna menjaga keselamatan kerja peralatan bagi petugas/operator, penderita dan pekerja lainnya.

c. Pemeliharaan berkala bagi operator dalam menjaga peralatan laik pakai.

d. Teknisi selaku pemeliharaan dan perbaikan sarana, prasarana dan peralatan.

e. Pengukuran dan kalibrasi peralatan.

B. Kegiatan IPSRS

1. Perencanaan

a. Menyusun rencana kerja dan kegiatan UPSRS tehunan, bulanan, mingguan dan harian.

b. Menyusun petunjuk teknis dan petunjuk operasional dari pemakaian sarana dan peralatan.

c. Menyusun peraturan kelaikan operasional sarana, prasarana dan peralatan yang menunjang pelayanan kesehatan.

2. Pelaksanaan

a. Melakukan penilaian uji fungsi dan uji coba sarana, prasarana dan peralatan baik yang baru maupun yang selesai diperbaiki.

b. Melakukan pemeliharaan.

c. Melakukan kegiatan teknis dalam kegiatan medis, yaitu:

Mempersiapkan pelayanan teknis dalam tim medis.

Melakukan pelayanan medis teknisi dalam tim medis.

Melakukan tindakan dalam keadaan darurat terhadap peralatan medis dan penunjangnya.

d. Melakukan penilaian terhadap sarana, prasarana dan peralatan, yaitu:

Dalam rangka pengadaan.

Dalam rangka pemeliharaan dan perbaikan.

Dalam rangka pengukuran dalam kalibrasi.

Dalam rangka pendayagunaan dan penghapusan.

e. Menyusun laporan, yaitu:

Menyusun data keadaan atau inventarisasi.

Menyusun laporan kegiatan.

f. Melakukan pengelolaan teknis, yaitu:

Melaksanakan pengelolaan teknis pengelolaan lingkungan.

Mengelola kegiatan teknis dalam jam kerja 24 jam.

Bertugas dalam tim penerimaan barang dan pengujian teknis.

g. Melakukan rapat.

Rapat internal IPSRS.

Rapat koordinasi dengan Ka. Inst. Dan Ka. Intalasi unit terkait3.Pengawasan

Melaksanakan pengawasan dalam kegiatan pembangunan, pemasangan, pemeliharaan dan perbaikan sarana, prasarana maupun peralatan yang dilaksanakan oleh pihak ke-III.

4. Pelatihan

Dilaksanakan secara terjadwal berlaku bagi operator maupun petugas teknik sehingga program pelayanan pemeliharaan dan perbaikan berjalan lancar. Dalam waktu tertentu mendatangkan tenaga ahli untuk menjabarkan perkembangan dan sistem peralatan yang lama dan akan datang.

MEKANISME KERJA

Proses penyediaan, pemeliharaan dan perbaikan sarana, prasarana di rumah sakit diperlukan pola yang sistematis.

A. Mekanisme permintaan perbaikan, barang dan jasa teknis

B. Mekanisme pengadaan sarana dlatan

C. Tertib Administrasi

Guna tercapainya tertib administrasi di lingkungan kerja unit IPSRS maka hal-hal yang perlu diperhatikan adalah:

1. Pencatatan untuk setiap kegiatan yang dilakukan oleh pelaksana teknis yaitu:

a. Mengisi cek list yang terdapat pada setiap alat.

b. Mengisi buku kerja harian yang berfungsi sebagai laporan harian.

2. Pencatatan dan rekapitulasi oleh sekretariat UPSRS terdiri dari:

a. Laporan-laporan

b. Pengarsipan

c. Dll.FASILITAS KERJAA. Tempat kerja

1. Ruang Kepala IPSRS.

2. Ruang perlengkapan

3. Ruang Bengkel (workshop).

B. Alat kerja

1. Peralatan administrasi:

a. Komputer.

b. Printer.

c. Filling kabinet.

d. Lemari arsip.

e. Rak data.

f. Meja kursi kerja.

g. Papan tulis.

2. Peralatan kerja teknik.

a. Peralatan kerja workshop.

b. Peralatan kerja teknisi alkes.

c. Peralatan kerja teknisi umum.C. Gudang

Gudang IPSRS digunakan sebagai tempat penyimpanan suku cadang prasarana dan peralatan yang diperlukan dalam pelaksanaan pemeliharaan dan perbaikan.

PELAYANAN IPRSSecara garis besar untuk pelayanan yang diberikan oleh BM dalam management pengelolaan alat medik secara garis besar dapat dijabarkan sebagai berikut:

4.1. KEGIATAN RUTIN

4.1.1. Penerimaan permintaan pengadaan alat medik (unit baru dan atau asesoris tambahan) yang dibuat dalam form Permintaan Pembelian Alat/Barang/Jasa (PPAT).

4.1.2. Penerimaan dan penyiapan alat medik baru sebelum digunakan (Commissioning).

4.1.3. Pemeliharaan alat medik, kegiatan yang bertujuan untuk membuat alat medik dapat digunakan lebih lama. (Preventive Maintenance)

4.1.4. Perbaikan alat medik, kegiatan yang dilakukan untuk perbaikan atas kerusakan alat medik.

4.1.5. Kalibrasi alat medik.

4.1.6. Pelatihan para user alat medik oleh petugas Medical Maintenance.

4.2. WAKTU PELAYANAN

Waktu pelayanan untuk pengelolaan alat medik dideskripsikan sebagai berikut:

4.2.1. Office hours

Senin Jumat 07.00 20.30 WIB

Sabtu 08.00 13.00 WIB

4.2.2. On Call

Diluar jam kerja normal tetap beroperasi termasuk untuk kondisi hari libur nasional dan hari raya kagamaan, teknisi medik tetap menerima keluhan dilihat dari urgensi tetapi bila penanganan harus segera dilakukan dengan mekanisme on call dengan pola ketenagaan yang telah diatur oleh supervisor .

PENGELOLAAN PERALATAN MEDIS

Pengelolaan peralatan medik yang dimaksud adalah suatu kegiatan yang terpola dan menyeluruh untuk bagaimana mengelola aset alat medik yang dimiliki oleh rumah sakit. Peralatan medik yang ada berjumlah ratusan item dimana diperlukan suatu pengelolaan secara baik. Unit yang ditunjuk sebagai pengelola peralatan medik adalahIPRS dimana unit ini ditunjuk secara resmi. Bentuk pengelolaan yang dilakukan seperti : inventarisasi aset alat medik, pembuatan standar operasional, pemeliharaan, kalibrasi, perbaikan dan equipment dispossition.PENGADAAN ALAT MEDIK

Pengadaan alat medik mempunyai alur dimana IPSRS dapat membuka permintaan barang dalam bentuk PPATK yang dibuat berdasarkan 2 alur besar; pengadaan untuk sparepart dari alat medik yang digunakan untuk perbaikan dari kerusakan dan pengadaan alat medik yang bersifat penambahan aset alat medik atau pengadaan baru yang diajukan oleh unit atau departemen dengan dilengkapi kajian kebutuhan penambahan alat baru. BM dapat memberikan inputan mengenai pengadaan berdasarkan inventarisasi alat medik dan spek teknik. Pengadaan yang dibuat harus memiliki beberapa isian yang harus dilengkapi sebagai dasar pengajuan permintaan diantaranya:

1. No. PPATK

2. Tanggal pengajuan

3. Nama barang yang diajukan

4. Jumlah barang yang diminta

5. Minimal stock

6. Sisa Stock

7. Keterangan bisa berupa alasan permintaan

PPATK yang diajukan akan di evaluasi dan disetujui oleh level of GA, CEO, CFO, Direktur, Wadir Medik dan Wadir Keuangan, internal control dan diterima oleh petugas pengadaan untuk proses pembeliannya.

UJI KELAYAKAN ALAT MEDIK BARU

Setelah proses pembelian selesai dan barang yang dimaksud telah datang ke rumah sakit yang diterima oleh Departemen Logistik, maka tahap selanjutnya alat medik baru tersebut dilakukan uji kelayakan (commissioning) yang dilakukan seperti:

1. Periksa bahwa seluruh komponen, asesoris, dan kelengkapan pilihan (options) yang tercatat dalam surat pesanan telah diterima dengan baik.

2. Arsipkan hasil pengetesan unjuk kerja dan keamanan pada saat awal, sehingga dapat digunakan sebagai pembanding pada saat dilakukan inspeksi dimasa yang akan datang seandainya terjadi keraguan terhadap unjuk kerja alat medik.

3. Kelengkapan berkas administrasi seperti: ijin edar dagang dari DEPKES, kartu garansi, manual book, sertifikat uji dari pabrikan dan petunjuk singkat penggunaan dalam bahasa indonesia.

4. Pelaksanaan pengetesan fungsi dari alat dengan berdasarkan dari prosedur pabrik (check list standar tahapan pengujian pabrik).

5. Berita acara kesiapan alat untuk digunakan ke pelayanan (ditandatangani oleh: teknisi vendor, teknisi OIH dan user ruangan yang memiliki alat tersebut.

INVENTARISASI PERALATAN MEDIK

Pendataan seluruh alat medik merupakan kunci penting dari management pengelolaan dimana proses pencatatan aset dilakukan oleh beberapa unit seperti logistik, akunting, internal kontrol dan oleh IPSRS sebagai pengelola langsung dari alat medik.

Inventarisasi peralatan ini berisi data yang berkaitan dengan aspek teknis setiap alat seperti: nama alat, merk, tipe, lokasi atau ruangan pemilik, data vendor, jumlah alat. Total peralatan yang tertuang dalam lembar inventarisasi ini akan menjadi beban kerja pemeliharaan. Dari data ini akan dapat diprediksi kebutuhan aspek pemeliharaan secara keseluruhan sehingga pemeliharaan peralatan dapat dilaksanakan dengan baik. Inventarisasi peralatan dapat digunakan untuk kepentingan pemeliharaan alat dilakukan oleh pengelola pemeliharaan dan ditinjau secara periodik paling tidak setahun sekali dan setiap ada perubahan atau penambahan alat baru.

Sofware aplikasi inventarisasi aset OIH Asset Management (OAM)

Sofware ini didevelop untuk mengalihkan proses pencatatan pelaporan yang biasanya dalam format hardcopy kedalam bentuk softcopy. OAM ini adalah suatu alat untuk memudahkan dalam menginput data alat medik baru (inventarisasi aset), rekap pelaksanaan pemeliharaannya, perbaikan atas kerusakan sampai data kondisi terakhir dari alat medik yang ada (hilang, sudah diganti baru, tidak bisa diperbaiki, dijual, dll) sekaligus dapat juga di gunakan oleh management untuk membuat suatu keputusan dalam pengelolaan alat medik. OAM dalam hal input data hasil pengelolaan alat medik mempunyai kebijakan diantaranya:

Data OAM dapat dilihat dimanapun selama komputer terkoneksi dengan jaringan internal.

Validasi dari setiap aset yang ada di OAM telah diverifikasi oleh bagian akunting.

OAM dapat dilihat oleh siapapun yang memerlukan.

Input data hasil pengelolaan alat medik dilakukan oleh staf IPSRS Data yang sudah diinput tidak dapat dihapus atau dihilangkan kecuali dengan alur khusus persetujuan sampai ke level direktur.

Hal tersebut perlu dilakukan untuk menjaga keabsahan dari data atau laporan yang ditampilkan.

PENYUSUNAN PROTAP PENGGUNAAN ALAT MEDIK

IPSRS sebagai pengelola alat medik selain melakukan pemeliharaan dan perbaikan, juga membuat SOP yang disusun secara umum untuk setiap jenis alat medik agar memudahkan user alat medik mengetahui bagaimana pemakaian alat medik yang baik dan benar. SOP yang dibuat berdasarkan dari manual book yang bersangkutan yang selanjutnya akan diajukan untuk disyahkan oleh Direktur dan dokumen akan dikelola oleh unit Departemen resiko, mutu dan safety. Secara umum tahapan operasional alat medik dapat digambarkan seperti berikut:

1. Tahapan operasional alat medik sistem elektronik

Tahapan yang dimaksud disini adalah tahapan operasional untuk peralatan elektronik seperti: USG, MRI, CT-Scan, Ventilator, dll. Adapun tahapan operasional alat medik sistem elektronik secara umum sebagai berikut:

a. Persiapan

Persiapan yaitu langkah-langkah yang harus dilakukan sebelum alat dioperasikan dengan mempersiapkan aksesoris maupun operasional agar alat siap dioperasikan. Persiapan dilakukan sebelum alat dihubungkan dengan satu daya.

b. Pemanasan

Pemanasan yaitu langkah-langkah yang harus dilakukan terhadap suatu alat, sebelum digunakan untuk tindakan pelayanan. Kegiatan-kegiatan ini meliputi:

Menghubungkan alat dengan catu daya.

Memberikan waktu alat medik melakukan selftest secara sistem (otomatis)

Melakukan pengecekan fungsi tombol, selector, indikator, alarm, sistem pergerakan.

c. Pembersihan, pengemasan dan penyimpanan

Pembersihan, pengemasan dan penyimpanan yaitu langkah-langkah yang harus dilakukan terhadap suatu alat beserta aksesoris setelah selesai melakukan pelayanan kesehatan agar alat selalu siap untuk digunakan. Alat dan aksesorisnya disimpan dalam keadaan bersih. Penggunaan alat/operator diwajibkan untuk mencatat beban kerja alat setip hari pemakaian.

2. Tahapan operasional alat medik sistem elektronik

Tahapan operasional dengan sistem non elektronik digunakan bertujuan untuk mengidentifikasikan sistem alat medik yang dipakai, dimana alat medik non elektronik adalah alat medik yang tidak memerlukan sumber listrik dengan segala atribut elektronik. Contoh untuk alat medik non elektronik seperti: tensimeter, timbangan badan manual, stetoskop, bed pasien manual, stecher dll. Adapun tahapan operasional secara umum untuk alat medik non elektronik sebagai berikut:

a. Persiapan

Persiapan yaitu langkah-langkah yang harus dilakukan sebelum alat dioperasikan dengan mempersiapkan aksesoris maupun operasional agar alat siap dioperasikan. Persiapan dilakukan sebelum alat dihubungkan dengan satu daya.

b. Pelaksanaan

Pelaksanaan yaitu langkah-langkah yang harus dilakukan terhadap suatu alat selama melakukan pelayanan kesehatan, agar dicapai hasil yang optimal.

c. Tata cara pengoperasian dan penggunaan alat harus memperlihatkan prosedur Tetap Pengoperasian yang harus tersedia pada setiap unit pelayanan dan dipahami dengan baik oleh pengguna alat.

d. Pembersihan, pengemasan dan penyimpanan

Pembersihan, pengemasan dan penyimpanan yaitu langkah-langkah yang harus dilakukan terhadap suatu alat beserta aksesoris setelah selesai melakukan pelayanan kesehatan agar alat selalu siap untuk digunakan. Alat dan aksesorisnya disimpan dalam keadaan bersih. Penggunaan alat/operator diwajibkan untuk mencatat beban kerja alat setiap hari pemakaian.PENYUSUNAN SOP PEMELIHARAAN ALAT MEDIK

SOP pemeliharaan dibuat bertujuan sebagai pemandu pelaksanaan pemeliharaan alat medik. SOP pemeliharaan adalah persyaratan dan urutan kerja yang harus dipenuhi dan dilakukan agar pemeliharaan suatu alat dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya, sehingga alat tersebut dalam keadaan siap dan laik pakai serta dapat mencapai usia teknis. Urutan kerja yang dimaksud meliputi persiapan, pelaksanaan, pencatatan, pengemasan dan pelaporan. SOP pemeliharaan alat disusun dengan memperhatikan dan mengacu pada service manual untuk setiap jenis, merk dan tipe alat medik. Adapun secara umum SOP pemeliharaan alat medik terdiri dari:

a. Persiapan

Persiapan yaitu langkah-langkah yang harus dilakukan sebelum melakukan pemeliharaan, agar pemeliharaan dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya, meliputi persiapan perintah kerja, formulir pelaporan kerja, dokumen teknis perlatan kerja, bahan pemeliharaan, bahan operasional, material bantu. Beritahukan kepada user, rencana pelaksanaan dan jadwal pemeliharaan.

b. Pelaksanaan

Pelaksanaan yaitu langkah-langkah teknis yang sesuai dengan SOP pemeliharaan dan dilakukan oleh IPSRSc. Pelaporan dokumen pemeliharaan

Setiap kegiatan pemeliharaan harus dicatat dalam dokumen pemeliharaan dan dokumen tersebut dilaporkan ke kepala ruangan bersangkutan dan ke leader sebagai laporan unjuk kerja alat medik. Setiap laporan dokumen pemeliharaan setelah leader mengetahui maka dokumen tersebut di input ke dalam OAM.

d. Pengemasan

Pengemasan alat kerja adalah kegiatan perapihan dan penyimpanan kembali peralatan kerja yang telah digunakan selama pemeliharaan alat medik.

ANGGARAN OPERASIONAL MTC/BM

Untuk kegiatan operasional pemeliharaan alat medik sangat diperlukan. Anggaran ini memiliki pos penyaluran kegunaan seperti:

1. Sparepart management

Manajemen yang efektif pada suku cadang (perbaikan) adalah hal yang mendasar dalam opersional harian IPSRS. Upaya manajemen diperlukan untuk mencegah kelebihan stok dan menjamin ketersediaan sparepart kapan pun sehingga bila mana terjadi kerusakan maka bisa disiapkan untuk penggantian sparepartnya. Hanya suku cadang yang diperlukan secara kontinyu yang disimpan dalam gudang milik IPSRS. Jika pemeliharaan terjadwal diselenggarakan dengan benar, banyak suku cadang perbaikan yang diperlukan, terutama suku cadang yang mahal dapat diantisipasi secara lebih dini. Pengecualian tertentu dapat dibenarkan, untuk mendukung pemeliharaan terhadap perbaikan yang harus dilakukan dengan segera, yaitu untuk peralatan pendukung kehidupan (life support), resusitasi darurat atau alat yang beroperasi secara terus menerus.

Suku cadang perbaikan yang disimpan di unit IPSRS harus diklasifikasikan dalam daftar penyimpanan stok, Harus memperhitungkan faktor-faktor berikut, penentuan jenis dan jumlah suku cadang yang akan ditempatkan di gudang penyimpanan harus berlandaskan seperti:

a. Cost of downtime. Jika alat tidak bisa dipakai, akankah mengakibatkan pelayanan pasien terhenti atau pendapatan rumah sakit terpengaruh secara berarti? Pendapatan yang hilang mungkin lebih banyak dan biaya penyimpanan suku cadang di gudang.

b. Number of unit on hand. Makin banyak alat yang dimiliki, makin banyak kemungkinan jumlah suku cadang yang dibutuhkan, dengan begitu makin banyak suku cadang yang harus tersedia di gudang.

c. Consumtion rate. Jika sebuah suku cadang sering kali digunakan dalam perbaikan, harus diperhatikan untuk dimasukan ke dalam kebutuhan stok gudang.

d. Lead time (buffer stock). Jika waktu dan saat suku cadang dipesan sampai suku cadang tersebut diterima terlalu lama, maka harus ada dalam penyimpanan stok di gudang.

e. Cost of the repair parts. Ada tiga faktor yang menentukan harga suku cadang; biaya murni suku cadang, biaya administrasi untuk mengurus pemesanan dan batas order minimum dari penjual. Jika pemesanan barang dalam jumlah banyak biasanya lebih rendah, cukup beralasan untuk memesan sekaligus seluruh kebutuhan untuk satu tahun. Ini biasanya berbiaya lebih rendah dibandingkan dengan memesan barang beberapa kali dalam setahun.

f. Age of equipment. Jika alat telah tua, kerusakan umumnya bertambah, begitu pula kebutuhan suku cadang akan meningkat. Penambahan stok suku cadang untuk memenuhi kebutuhan ini, dapat mengakibatkan kerugian uang seandainya alat baru diadakan.

Karena penggunaan suku cadang umumnya tidak tentu, investasi dana yang berlebihan dalam pengadaan suku cadang harus dihindari. Lokasi rumah sakit dan sumber (penjual) suku cadang, kepentingan peralatan dan potensi kehilangan pendapatan akan menjadi faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam menentukan kebutuhan stok suku cadang.

1. Biaya pemeliharaan

BM selaku pengelola alat medik, mempunyai hak untuk menentukan kebijakan yang dibuat untuk dapat menjamin alat medik dapat dipakai dengan baik dengan faktor keselamatan terjamin. Untuk membuat hal demikian pastinya akan memerlukan biaya. Jumlah biayanya dengan sekian banyak item pastilah tidak sedikit. BM membuat estimasi anggaran dengan mengevaluasi kegiatan pemeliharaan dan biaya-biaya yang dikeluarkan untuk perbaikan di 1 tahun sebelumnya. Anggaran yang diusulkan mempertimbangkan hal-hal yang penting, diantaranya:

1. Alat medik tidak bisa dikelola secara in house, perlu vendor terkait untuk menanganinya.

2. Melihat spare part yang sering di adakan.

3. Besarnya biaya perbaikan kerusakan yang terjadi.

Biaya pemeliharaan alat medik merupakan biaya yang wajib dikeluarkan dan pasti adanya. Faktor ini didesak karena setiap alat medik yang dipakai atau digunakan pastilah ada komponen yang aus, perlu diseting ulang untuk dinormalkan kembali dan harus terjamin operasional alat medik yang baik sehingga pelayanan medis dapat maksimal.

1. Kontrak service (KS)

Merupakan suatu jalan upaya untuk dapat memaksimalkan program pemeliharaan alat medik yang melibatkan vendor alat medik yang bersangkutan. Alasan mengapa perlu KS untuk pemeliharaan alat medik, dengan tingkat kecanggihan dan diperlukannya keahlian khusus penanganan pemeliharaan alat medik maka KS dapat menekan biaya perbaikan karena alat medik menjadi terpelihara dengan baik. Tetapi KS tidak menjamin tidak adanya biaya perbaikan, MM akan memilah dan memilih alat medik mana yang akan diikutkan dalam KS.

Kriteria alat medik ikut dalam program KS seperti:

a. Tingkat kecanggihan alat medik cukup tinggi.

b. Pemeliharaan alat medik memerlukan keahlian khusus.

c. Memerlukan alat khusus untuk pemeliharaannya.

2. Biaya Perbaikan

Biaya perbaikan adalah biaya yang dianggarkan/dikeluarkan sebagai proses perbaikan.

3. Biaya kalibrasi dan rekalibrasi

Selain biaya pemeliharaan dan perbaikan pengelolaan alat medik, biaya kalibrasi dan rekalibrasi ini diperlukan untuk memastikan alat medik punya suatu pembuktian bahwa alat medik dinyatakan laik pakai dan disyahkan dengan bukti tertulis dari DEPKES RI. Biaya pengajuan kalibrasi dan rekalibrasi alat medik diatur dan dianggarkan dalam budget tahunan IPSRS (biaya operasional rutin).

PEMELIHARAAN ALAT MEDIK

Pemeliharaan peralatan medik adalah suatu upaya atau kegiatan terencana secara periodik untuk menjaga agar perlatan medik selalu dalam kondisi laik pakai, dapat difungsikan dengan baik dan menjamin usia pakai yang lama. Agar pemeliharaan peralatan kesehatan dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya maka unit kerja BM perlu dilengkapi dengan aspek-aspek pemeliharaan yang berkaitan dan memadai meliputi sumber daya manusia, fasilitas teknis, peralatan kerja, dokumen pemeliharaan, suku cadang dan bahan pemeliharaan. Semua spek pemeliharaan pastinya memerlukan biaya.

1. Elemen-elemen pemeliharaan alat medik

Elemen-elemen pemeliharaan alat medik adalah elemen yang harus dilakukan pada kegiatan pemeliharaan dan dilakukan secara rutin. Elemen-elemen yang dimaksud adalah:

a. Inspeksi

Kegiatan yang dilakukan secara periodik terhadap material atau jenis alat medik pada komponen penting seperti: elektrikal, mekanik dan fisik alat apakah masih sesuai dengan standar operasional alat medik tersebut.

b. Pemeliharaan fisik

Kegiatan yang dilakukan secara periodik meliputi: pembersihan alat. Pelumasan, pengecasan, dll.c. Uji fungsi

Kegiatan yang dilakukan secara periodik untuk memastikan fungsi dari alat medik.

d. Kalibrasi

Suatu kegiatan periodik untuk menentukan kebenaran konvensional penunjukan instrumen ukur dan bahan ukur, dengan cara membandingkan terhadap standar ukurnya yang terselusur (trackable) ke standar nasional dan atau internasional.

e. Adjusment

Kegiatan yang dilakukan secara periodik untuk menstandarkan ulang output seting agar dapat mengembalikan unjuk kerja dari alat medik baru.

f. Over Houl

Kegiatan yang dilakukan secara periodik untuk mengganti beberapa komponen penting pada alat medik yang telah terukur usia pakainya (usia pakai spare telah habis)

2. Pelaku pemeliharaan alat medik

Berdasarkan berbagai aspek yang meliputi volume pekerjaan, kemampuan teknisi, tingkat teknologi peralatan, fasilitas kerja dan prosedur pembiayaan yang ada di internal , maka pelaksanaan pemeliharaan peralatan kesehatan dapat dilakukan oleh:

a. Dilaksanakan oleh teknisi rumah sakit

IPSRS melakukan kegiatan pemeliharaan alat medik dengan keahlian yang didapat dari basic pendidikan elektomedik dan pelatihan-pelatihan yang diberikan . Manfaat yang utama dari pelayanan swakelola (in house service) adalah teknisi medik dapat dipanggil secara cepat oleh user untuk melacak kerusakan dan memperbaiki peralatan, memberi bantuan dalam aspek pengoperasian alat, menyiapkan persediaan suku cadang yang tepat dan dukungan yang terus menerus terhadap user. Rumah sakit harus membuat komitmen yang berkesinambungan untuk mendukung unit IPSRS.

Komitmen tersebut meliputi pelatihan staf, alat kerja, ruangan, peralatan,manajemen dan inventarisasi suku cadang. Pengeluaran alat atas perbaikan dapat dianggap sebagai kerugian untuk rumah sakit, oleh karena itu setiap pemakaian alat medik yang terpakai oleh pasien haruslah dipikirkan dan diterapkan untuk memasukan komponen biaya service sehingga bila terjadi kerusakan pada alat medik tersebut, biaya service sudah tersedia baik hanya sebagian atau sampai total biaya yang dibutuhkan dari perbaikan.

b. Dilaksanakan oleh teknisi vendor

Apabila IPSRS tidak mampu melaksanakan pemeliharaan suatu alat disebabkan oleh beberapa hal, misal tingkat kecanggihan alat medik atau peralatan kerja tidak lengkap, maka pemeliharaan dapat dilaksanakan oleh teknisi vendor alat medik bersangkutan. Pabrik biasanya menyediakan pelayanan dengan jenis full servic contact yang secara umum meliputi seluruh biaya terkait, dan biaya mencakup suku cadang, dan on call service sesuai kebutuhan dimana rumah sakit hanya membayar pada saat terjadi kerusakan sesuai dengan panggilan. Barang dengan teknologi tinggi seperti MRI, CT-Scan dan peralatan pencitraan digital memerlukan keahlian khusus dan investasi suku cadang yang mahal sehingga menjadi tidak praktis untuk menyediakan pelayanan swakelola.

Terdapat banyak pertanyaan, berdasarkan kepada lokasi rumah sakit dan kebutuhan yang diperlukan, kesemuanya harus dipertimbangkan dengan baik. Kontak servic adalah upaya untuk memenuhi standar tinggi yang ditetapkan oleh rumah sakit, tetapi kebutuhan yang makin tinggi, makin tinggi pula biaya kontrak yang diperlukan. Padahal dengan pelayanan swakelola, waktu lembur dan biaya panggilan dapat dihitung

secara cepat. Rumah sakit harus menetapkan secara tepat kebutuhan yang diperlukan untuk setiap alat ingat, kebutuhan berbanding lurus dengan biaya.

3. Jadwal pelaksanaan pemeliharaan alat medik

Dari sekian banyak item alat medik yang ada di OIH, maka agar dalam pengelolaan alat medik menjadi terarah dan terkoordinasi dengan baik maka pemeliharaan alat medik harus dibuat jadwal pelaksanaannya. Untuk dapat menentukan seberapa sering alat medik dilakukan pemeliharaan, IPSRS membuat pemilahan data yang berasal dari informasi pada manual book dan beberapa faktor seperti:

a. Frekuensi pemakaian alat medik

b. Resiko resiko fisik

c. Faktor keselamatan pasien

KERUSAKAN

Penyebab kerusakan pada alat medik dikarenakan oleh 2 faktor, faktor pertama adalah kerusakan yang ditimbulkan dari segi internal alat medik itu sendiri seperti: ketahanan komponen yang kurang baik dan faktor kedua karena adanya faktor luar yang secara langsung dan tidak langsung dapat menyebabkan kerusakan, contohnya: human error dan frekuensi pemakaian yang tinggi. Kerusakan alat medik BM menggolongkannya menjadi 3 golongan seperti:

1. Golongan 1

Kondisi kerusakan pada golongan ini adalah jenis kerusakan yang ditimbulkan masih dalam taraf ringan dan masih dapat diperbaiki tanpa perlu penggantian komponen alat.

2. Golongan 2

Kondisi kerusakan pada golongan ini adalah jenis kerusakan yang ditimbulkan masuk dalam kondisi menengah dimana diperlukan adanya penggantian komponen alat dimana komponen pengganti ada dalam stok gudang spare part teknik dan atau kerusakannya masih dapat diperbaikik oleh petugas medical teknik. Setelah perbaikan kondisi alat tidak berubah fungsi, bentuk dan tidak mempengaruhi operasional alat seperti sedia kala.

3. Golongan 3

Kondisi kerusakan pada golongan ini adalah jenis kerusakan yang ditimbulkan masuk dalam kondisi berat dimana diperlukan adanya penggantian komponen alat secara sebagian dan atau menyeluruh tetapi untuk penggantian komponen memerlukan usaha dan biaya perbaikan yang besar.

PERBAIKAN

Pelayanan perbaikan selalu tetap menjadi kegiatan sehari-hari BM. Perbaikan dapat didefinisikan adalah kegiatan yang bersifat darurat berupa perbaikan terhadap kerusakan alat medik yang mendadak atau tidak terduga dan harus segera dilaksanakan mengingat alat sangat dibutuhkan dalam pelayanan dengan didukung adanya tenaga yang selalu siap dan fasilitas pendukung yang juga siap mensuport permasalahan. Frekuensi perbaikan tidak terencana dapat ditekan serendah mungkin dengan cara meningkatkan kegiatan pemeliharaan rutin. Kegiatan perbaikan dapat dilakukan oleh teknisi medik dan vendor alat medik. Untuk dapat memperbaiki alat medik yang mengalami kerusakan dan memerlukan sejumlah biaya tertentu maka IPSRS sebagai unit pengelola alat medik dapat mengajukan permintaan perbaikan dengan alur seperti berikut:

a. Alat medik yang rusak harus ada Form Request Service (FRS) dimana FRS tersebut menjelaskan kapan terjadinya, unit asal pemakainya dan yang paling penting penyebab kerusakannya.

b. Respon untuk perbaikan pada alat medik hanya untuk penggantian spare part bukan untuk penggantian unit.

c. Membuat pengajuan perbaikan dalam form PPATK yang diketahui jajaran management (Head of GA, Direktur, GM Purchasing dan bila CITO dapat langsung mendapat persetujuan dari Direktur).

d. Setelah perbaikan selesai dilakukan maka IPSRS akan membuat laporan kepada manager maintenance.

e. Biaya yang dikeluarkan dicatat dan akan dievaluasi dikemudian hari sebagai bahan acuan penentuan kebijakan selanjutnya.

IPSRS juga setiap tahunnya membuat anggaran biaya pemeliharaan yang juga didalamnya termasuk anggaran perbaikan.Pelaku perbaikan

1. Teknisi Medik OIH

Untuk penanganan kerusakan atas alat medik, BM juga dapat menanganinya secara internal. Yang dilakukan dari proses perbaikan adalah:

1. Setiap keluhan yang masuk ke IPSRS akan dilaporkan dalam format FRS, form ini dibuat oleh user yang mengalami kendala dengan alat mediknya.

2. Setelah BM menerima laporan maka BM akan merespons FRS dengan tenggat waktu kurang lebih 15 menit.

3. IPSRS akan menganalisa permasalahan yang ada, setelah itu maka IPSRS bila menyelesaikan masalah yang ada berarti form selesai perbaikan akan diisikan oleh user terkait.

2. Perbaikan oleh vendor

1. Bila permasalahan tidak dapat ditangani maka IPSRS akan menindaklanjutinya dengan berkoordinasi dengan vendor alat medik bersangkutan.

2. Vendor alat medik bersngkutan juga akan mengeluarkan service report bila perbaikan selesai tetapi jika permasalahan belum juga dapat ditangani maka vendor akan membuat penawaran penggantian spare part.

3. Pengajuan perbaikan dengan penggantian spare part akan diajukan IPSRS ke management, pengajuan dibuat dalam format PPAT.

4. Jika PPAT disetujui maka proses perbaikan akan berlanjut sampai permasalahan selesai.

5. Jika kerusakan alat medik yang mengalami kerusakan yang disebabkan oleh kesalahan pemakai maka selain FRS untuk proses perbaikan, user juga harus membuat Berita Acara Kerusakan (BAK) yang menjelaskan kronologi penyebab kerusakan.

Waktu perbaikan

Untuk melakukan perbaikan atas kerusakan alat medik, BM mempunyai kebijakan diantaranya:

1. Perbaikan didalam jam kerja (08.00 20.30)

2. Perbaikan diluar jam kerja (on call service)

KALIBRASI

Dewan Standar Nasional menyatakan suatu filosofi yaitu: setiap instrumen harus dianggap tidak cukup baik untuk dipergunakan, sampai terbukti pengujian dan kalibrasi bahwa instrumen tersebut memang baik. Dengan mengacu kepada filosofi tersebut, maka terhadap instrumen yang masih baru harus dilakukan pengujian atau kalibrasi sebelum dipergunakan.

Kalibrasi dapat didefinisikan sebagai: suatu kegiatan untuk menentukan kebenaran konvensional penunjukan instrumen ukur dan bahan ukur, dengan cara membandingkan terhadap standar ukurnya yang terselusur (tracable) ke standar nasional dan atau internasional. Tingkat teknologi, beban kerja dan umur sangat mempengaruhi kinerja alat kesehatan, baik untuk akurasi, ketelitian maupun keamanannya. Oleh kerena itu selang waktu pengujian atau kalibrasi ulang peralatan kesehatan, dipengaruhi oleh faktor-faktor tersebut.

1. Alat medik wajib kalibrasi

Berkaitan dengan kegiatan pengujian atau kalibrasi, secara teknis peralatan kesehatan dapat dibedakan ke dalam alat kesehatan yang memiliki acuan besaran dan alat kesehatan yang tidak memiliki acuan besaran. Acuan besaran dapat dipergunakan sebagai pembanding terhadap nilai terukur. Terhadap alat kesehatan yang meiliki acuan besaran dilakukan kalibrasi, contoh L ECG, Cardiotocograph, X-Ray, ESU, dll. Permenkes No. 363/Per/IV/1998 telah menetapkan sebanyak 125 alat kesehatan wajib diuji atau dikalibrasi, seperti yang terdapat pada daftar alat kesehatan wajib uji atau kalibrasi pada lampiran.

2. Tanda laik atau tidak laik pakai

Setelah alat medik selesai dikalibrasi, akan diberikan evaluasinya dalam bentik perincian hasil pengukuran dan disertai dengan stiker ditempel langsung di alat bersangkutan yang juga menjelaskan secara langsung kondisi alat yang bersangkutan laik pakai atau tidak laik pakai, bila hasil pengukuran atas semua parameter masuk dalam standar maka stiker tersebut bertuliskan DINYATAKAN AMAN UNTUK PELAYANAN tetapi bila dinyatakan tidak laik pakai maka stikernya akan berwarna merah dan bertuliskan DINYATAKAN TIDAK AMAN UNTUK PELAYANAN.

Alat kesehatan dinyatakan lulus pengujian atau kalibrasi apabila:

1. Penyimpangan hasil pengukuran dibandingkan dengan nilai yang diabadikan pada alat kesehatan tersebut, tidak melebihi penyimpangan yang diijinkan.

2. Nilai hasil pengukuran keselamatan kerja, berada dalam nilai ambang batas yang diijinkan.

Tabel penyimpangan yang diijinkan dan nilai ambang batas keselamatan kerja untuk 20 alat kesehatan, terdapat pada lampiran. Pengujian dan kalibrasi alat kesehatan hanya dapat dilaksanakan oleh tenaga profesional, menggunakan alat ukur dan besaran standar yang berkalibrasi.

1. Petugas kalibrasi

Yang dapat melakukan pengujian kalibrasi adalah institusi penguji yang diselenggarakan oleh pemerintah maupun swasta harus memenuhi persyaratan antara lain:

1. Berbadan hukum.

2. Memiliki sumber daya manusia yang ahli dalam pengujian dan kalibrasi alat medik.

3. Memiliki fasilitas kerja meliputi laboratorium serta peralatan uji dan kalibrasi untuk alat medik.

4. Memperoleh ijin dari DEPKES RI.

5. Waktu kalibrasi

Sebagaimana ditetapkan pada permenkes No.36/MENKES/Per/IV/1998 alat kesehatan yang dipergunakan disarana pelayanan kesehatan wajib diuji atau dikalibrasi secara berkala, sekurang-kurangnya 1 (satu) kali setiap tahun. Pengujian atau kalibrasi wajib dilakukan terhadap alat kesehatan dengan kriteria:

1. Belum memiliki sertifikat dan tanda lulus pengujian atau kalibrasi.

2. Masa berlaku sertifikat dan tanda lulus pengujian atau kalibrasi.

3. Diketahui penunjukannya atau keluarannya atau kinerjanya (performance) atau keamanannya (safety) tidak sesuai lagi, walaupun sertifikat dan tanda masih berlaku.

4. Telah mengalami perbaikan, walaupun sertifikat dan tanda masih berlaku telah dipindahkan bagi yang memerlukan instalasi, walaupun sertifikat dan tanda masih berlaku.

OVERHOUL

Overhoul adalah bagian dari pemeliharaan korektif yaitu kegiatan perbaikan terhadap peralatan dengan mengganti bagian-bagian utama alat, bertujuan untuk mengembalikan fungsi dan kemampuan alat yang sudah menurun karena usia dan penggunaannya. Untuk penentuan dari waktu pelaksanaan over houl dapat ditinjau dari segi:

1. Usia pakai yang telah tercapai.

2. Karena sebab lain (kerusakan yang mengakibatkan terjadinya kondisi spare part/bagian lain dari alat medik terkena imbasnya)

Jika suatu alat medik akan diajukan untuk dilakukan over houl maka BM atau vendor alat medik terkait harus menyiapkan semua bahan dan alat kerja agar saat pelaksanaannya dapat berjalan dengan baik.

EQUIPMENT DISPOSITION ATAU EQUIPMENT RECALL

Peralatan dipakai dan disingkirkan dari rumah sakit sesering pasien yang datang dan pergi. Supervisor teknisi medik dan management rumah sakit harus bisa mengikuti perubahan teknologi peralatan kedokteran yang ada sehingga mengakibatkan peralatan harus diganti. Ada beberapa alasan untuk alat medik sehingga perlu adanya penggantian:

1. Perubahan dalam standar perawatan. Prosedur klinis yang baru dapat menyebabkan peralatan menjadi kuno. Kemajuan teknologi dengan kriteria unjuk kerja atau akurasi yang lebih baik, membuat rumah sakit membeli peralatan dengan teknologi yang lebih memenuhi kebutuhan.

2. Faktor keamanan alat, yang dapat menambah resiko kecelakaan pasien, staf atau pengunjung.

3. Masalah-maslah pemeliharaan, seperti perbaikan yang sering atau mahal dan waktu nganggur yang berlebihan.

4. Usia pakai dari alat medik telah mencapai 5 sampai 10 tahun (sesuai dengan batas maksimal usia pakai peralatan medik).

5. Riwayat penggantian spare part tinggi (history kerusakan tinggi).

6. Tidak tersedianya lagi spare part baik di pasar umum maupun sampai di pabrik asal alat medik itu dibuat.

7. Biaya operasional tinggi.

Dalam menidentifikasi sebuah piranti untuk diganti, unit IPSRS harus melakukan tindakan tertentu, pertama, tanggung jawab untuk pemesanan suku cadang habis pakai dan khusus harus diperhatikan sehingga tidak menambah biaya pengeluaran. Peralatan yang lama dapat ditempatkan ditempat penyimpanan dan dipakai sebagai unit cadangan. Ini pilihan yang harus sedikit dipilih, karena tetap membutuhkan dukungan suku cadang kemungkinan lain dapat dipilih pembelian sistem tukar-tambah, mengkanibalkan suku cadang untuk menunjang peralatan yang sejenis, memindahkan peralatan ke laboratorium penelitian, atau menyumbangkannya kepada organisasi lain. Pilihan terakhir adalah membiarkan barang tidak bisa dipakai dan menjualnya sebagai besi tua.

PENDOKUMENTASIAN HASIL KEGIATAN PEMELIHARAAN DAN PERBAIKAN ALAT MEDIK

Dari semua kegiatan yang dilakukan baik itu pemeliharaan dan perbaikan yang dilakukan oleh IPSRS harus didokumentasikan ke dalam bentuk format tertentu seperti:

1. Form Request Service (FRS).

2. Form yang digunakan untuk mencatat keluhan medik pada masing-masing ruangan per alat medik sekaligus bentuk tindak lanjut BM dari keluhan yang disampaikan.

3. Form pemeliharaan alat medik.

4. Setiap kegiatan pemeliharaan pada alat medik yang dilakukan oleh teknisi medik hasil pekerjaannya harus dicatatkan dalam form pemeliharaan alat medik.

5. Buku besar pemeliharaan.

6. Buku yang digunakan untuk mencatat semua aktifitas pemeliharaan dan perbaikan atas masing-masing alat medik peruangan. Buku besar ini hanya berisi tentang data base alat medik di ruangan bersangkutan, rekap pelaksanaan kalibrasi dan history pemeliharaan dan perbaikan masing-masing alat medik.

BAB IV

PEMBAHASAANBAB VKESIMPULAN DAN SARAN

Kesimpulan

Saran

DAFTAR PUSTAKA

Pengadaan

Barang diserahkan pada instalasi peminta

Barang diterima oleh tim penerimaan barang

Pengadaan

Persetujuan Direksi Grup

Direktur

Dep. Logistik RS X

Persetujuan

Wadirum & Keu

Persetujuan Wadir Medis

Pengadaan untuk harga barang > 1 juta

Pengadaan untuk harga barang 1 juta

Persetujuan Manager Rumga (Alum)

Persetujuan Kabid Jangmed (Alkes)

Pengadaan untuk harga barang 500 ribu

Pemeriksaan kelengkapan data oleh sekretariat Jangmed (Alkes)

Pemeriksaan kelengkapan data oleh sekretariat Rumga (Alum)

pengadaan

Barang diterima oleh tim penerimaan barang

Formulir permintaan dari instalasi dilampirkan analisa kebutuhan dari user/teknisi

Barang diserahkan pada instalasi peminta

Rencana Pengadaan

Selesai

Pengadaan untuk harga barang > 1 juta

Direktur

Persetujuan Wadir Medis

Pengadaan untuk harga barang 1 juta

Persetujuan

Wadirum & Keu

Persetujuan Manager Rumga (Alum)

Persetujuan Kabid Jangmed (Alkes)

Pengadaan untuk harga barang 500 ribu

Pengadaan untuk harga barang 200 ribu

Persetujuan Kaur UPSRS

Permintaan teknisi yang ditandatangani oleh Ka. Inst.

Dilakukan perbaikan

Rencana pengadaan spare part/barang

Dilakukan pemeriksaan

Selesai

Alat Rusak

Formulir permintaan perbaikan dari

Instalasi diterima oleh UPSRS

Teknisi Lantai

1,2,3,4,5,6, luar gedung

PJ Teknik

Pengganti + Umum

Teknisi Alkes

Administrasi

Ka. Inst/Kaur

Kaur. UPSRS

Manager Rumah Tangga