PEDOMAN ADMINISTRASI BAGI

LEMBAGA PENDIDIKAN DI

SEKOLAH MENENGAH ATAS

Buku ini untuk memenuhi tugas pelatihan Jardiknas yang diselenggarakan pada tanggal 17 sampai dengan 21 Desember 2007

di SMK Negeri 2 Probolinggo

Disusun oleh :

Nama : M U L Y O N O Unit Kerja : SMA Negeri 2 Probolinggo E-.mail : mulyono231056.@.yahoo.co.id

PEMERINTAH KOTA PROBOLINGGO DINAS PENDIDIKAN

SMA NEGERI 2 PROBOLINGGO Jalan Ki Hajar Dewantara No. 1 Telp. 0335-423196 Probolinggo 67213

Kata Pengantar

Tiada kata yang paling pantas diungkapkan kecuali rasa syukur kehadiran Allah Swt., karena

atas petunjukNya makalah administrasi ini dapat tersusun.

Semoga hidayah dan rakhmadNya selalu menjadi penerang jalan dalam bekerja.

Makalah ini disusun untuk menenuhi tugas Pelatihan Jardiknas yang diselenggarakan pada

tanggal 17 sampai dengan 21 Desember 2007 di SMK Negeri 2 Probolinggo

Dalam pelatihan ini tentunya timbul motivasi dan harapan untuk selalu menatap masa depan lebih

baik. Teknologi informasi menjadi suatu kebutuhan. Untuk itu pelatihan ini akan menjadi momen

penting untuk melangkah lebih cepat dalam penguasaan teknologi informasi. Ketekunan,

kesungguhan dan komitmen yang tinggi yang akan membedakan tingkat kemajuan individu

peserta. Disadari bahwa faktor usia, pengalaman dan pendidikan akan berpengaruh terhadap hasil

pelatihan. Dengan demikian kehidupan keseharian sangat mempengaruhi kinerja peserta.

Demikianlah beberapa hal yang perlu digarisbawahi pada pelaksanaan pelatihan ini.

Kekurangan yang ada dijadikan semangat untuk selalu memandang ke depan. Terima kasih

kepada semua pihak yang telah membantu terselesaikannya penulisan makalah ini.

Probolinggo, 24 Desember 2007

Penulis

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar belakang

Sekolah sebagai salah satu lembaga pendidikan formal menjadi sumber data kependi-

dikan yang sangat diperlukan oleh para pelaku pendidikan untuk melakukan tugas dan

profesinya. Kepala Sekolah, Guru dan Tata Usaha di sekolah dalam melakukan tugasnya

perlu didasarkan pada data-data yang akurat agar tugas tersebut dapat dilakukan sesuai

dengan prinsip efektif dan efisien.

Disamping itu Pengawas SLTP dan Menengah juga memerlukan data-data tersebut untuk

bahan sarana supervisi.yang dilaksanakannya.

Untuk tingkat yang lebih tinggi misalnya Dinas Pendidikan mulai dari tingkat

kecamatan sampai tingkat propinsi juga perlu mengelola data-data tersebut untuk bahan

pelaporan, kebijakan dalam melakukan pembinaan, serta untuk menyusun rencana atau

program pendidikan pada masa mendatang. Demikian pula halnya di Tingkat Pusat

(Nasional), data pendidikan tersebut diperlukan untuk perencanaan yang lebih makro,

melakukan pembinaan, pengawasan, penilaian (evaluasi), dan keperluan administrasi

lainya.

Data pendidikan yang ada di sekolah ada beberapa jenis. Ada yang bersifat relative

tetap dan ada yang selalu berubah, untuk itu guna mendapatkan gambaran perubahan data

dari waktu ke waktu, perlu dilakukan pencatatan yang teratur dan berkelanjutan dengan

menggunakan system yang baku dalam satu system.

Agar pencatatan data lebih akurat dan benar sesuai dengan aturan yang ditetapkan

diharapkan tenaga administrasi yang terampil dan mengetahui apa yang menjadi tugasnya.

Di lembaga pendidikan Sekolah Menengah Atas pada umumnya sudah mempunyai

tenaga administrasi. Kepala Sekolah dan Kepala Tata Usaha yang sudah mendistribusikan

peran manajerialnya secara berkala untuk mencapai tujuan secara lebih efektif dan efisien.

Agar dalam melaksanakan tugas administrasi dan pelaporan dapat cepat dan benar

diperlukan pedoman admintrasi di Sekolah Menengan Atas. Karena itu format tata

laksana administrasi perkantoran perlu disosialisasikan sejak awal. Hal ini dimaksudkan

agar pendistribusian tugas dapat disesuaikan dengan tingkat kemampuan sumber daya

manusia yang ada.

B. Perumusan Masalah

Berdasar latar belakang di atas, dapat diambil rumusan sebagai berikut :

1. Sejauhmana peranan pedoman administrasi sekolah bagi Sekolah Menengah Atas.

2. Apa saja yang termuat dalam administrasi sekolah Menengah Atas.

C. Tujuan

Penulisan makalah ini bertujuan :

1. Mengetahui sejauhmana peranan pedoman administrasi bagi sekolah Menengah

Atas.

2. Mengetahui unsur apa saja yang termuat dalam administrasi Sekolah Menengah

Atas.

BAB II

PEMBAHASAN

1. Peranan Pedoman Administrasi bagi SMA :

Administrasi SMA yang tertib dan teratur, sangat diperlukan untuk meningkatkan

kemampuan pengelolaan pendidikan bagi Kepala Sekolah, Guru dan Tata Usaha.

Peningkatan kemampuan tersebut akan bersifat positip, yaitu makin meningkatkan

efisiensi mutu dan perluasan pendidikan SMA. Untuk memperlancar kegiatan di atas agar

lebih efektif dan efisien perlu informasi yang memadai.

Sistem informasi di Tingkat SMA menyangkut dua hal pokok yaitu kegiatan pencatatan

data (ecording system) dan pelaporan (reporting system).

Untuk memperlancar dua kegiatan tersebut diperlukan factor-faktor penunjang antara lain :

a. Format-format yang digunakan

b. Petunjuk dan aturan yang berlaku

c. Ketrampilan personil yang memadai.

Kegiatan-kegiatan yang dilakukan di SMA itu sering disebut kegiatan administrasi.

Pencatatan dan perekaman data dan pengaturan sumber data di sekolah yang rapi, teratur

dan benar sangat diperlukan dalam system informasi.

Untuk itu pedoman administrasi secara tertulis bagi SMA memegang peranan yang sangat

penting dalam kegiatan administrasi.

Kepala Sekolah memiliki patokan-patokan untuk menjabarkan lebih lanjut kebijakan-

kebijakan pemerintah dalam penyelenggaraan pendidikan SMA. Hal ini dilakukan untuk

memudahkan pelaksanaan dan pendistribusian tugas. Penjabaran kebijakan tersebut juga

berfungsi untuk memudahkan Kepala Sekolah membagi tugas disesuai dengan kemampuan

pelaksanaanya.

1. Apa yang termuat dalam Pedoman Administrasi Sekolah Menengah Atas.

Data pendidikan yang terdapat di sekolah sangat banyak macam dan jenisnya.

Agar pencatatan dapat lebih mudah dan sederhana sehiungga memperlancar kegiatan

administrasi, data yang banyak jenisnya itu dapat dikelompokkan menjadi 5 jenis yaitu :

a. Administrasi Program Kegiatan Belajar Mengajar

b. Administrasi Kesiswaan

c. Administrasi Kepegawaian

d. Administrasi Keuangan

e. Administrasi Humas

f. Administrasi Perlengkapan Sarana Prasarana / barang

g. Administrasi perkantoran

A. ADMINISTRASI PROGRAM KEGIATAN BELAJAR MENGAJAR.

KEGIATAN BELAJAR MENGAJAR:

Sebagai kelengkapan administrasi pengajaran di SMA diperlukan beberapa format yang

berisi informasi tentang kekepala sekolahan dan guru yang perlu dikelola secara teratur

dan benar.

Oleh karena itu perlu disediakan format serta petunjuk pengisiannya, sehingga

memudahkan penyelesainnya..

Format-format ini adalah sebagai berikut :

1. Jadwal Kegiatan Belajar Mengajar

2. Daftar Pembagian Tugas Mengajar Bagi Guru

3. Daftar Pemeriksaan Tugas Mengajar Bagi Guru

4. Daftar Penyelesaian Kasus di Sekolah

5. Daftar Hasil EBTA/EBTANAS

6. Rekapitulasi Kenaikan Kelas / Kelulusan

7. Rekapitulasi Pelaksanaan Supervisi Kelas

8. Daftar Penyerahan STTB kepada Lulusan EBTA/EBTANAS

9. Hubungan Kemasyarakatan

10. Laporan Hasil Hasil Belajar Siswa SMA.

1. Kegiatan Belajar Mengajar :

- Jadwal Pelajaran

- Program Semester

- Persiapan mengajar

- Daftar hadir siswa dan guru

- Jurnal kelas.

- Program Bimbingan dan Konseling

- Daftar nilai

- Pencapaian target dan daya serap kurikulum

- Daftar penyerahan raport

B. ADMININTRASI KESISWAAN :

Dalam pedoman administrasi kesiswaan selama satu tahun pelajaran dibagi dalam tiga

tahap waktu, terdapat beberapa jenis kegiatan.

Untuk setiap macam kegiatan diperlukan beberapa format pencatatan data.

Untuk satu tahun pelajaran dibagi dalam tiga tahapan waktu yaitu :

1. Awal tahun pelajaran:

a. Penerimaan Siswa Baru :

a.1. Surat Pendaftaran Siswa Baru

a.2. Daftar Calon Siswa Baru Kelas X

a.3. Daftar Siswa Baru Kelas X.

2. Selama Tahun Pelajaran :

b. Penyusunan Data Siswa :

a.1. Buku Induk Siswa

a.2. Buku Klapper

b. Keadaan Siswa Awal Tahun Pelajaran :

b.1. Jumlah siswa menurut kelas, asal sekolah

b.2. Jumlah siswa menurut kelas, jenis kelamin, usia, dan agama

c. Kehadiran siswa :

c.1. Papan absensi harian siswa (kelas)

c.2. Papan absensi harian siswa (sekolah)

c.3. Buku absensi siswa

c.4. Rekapitulasi absensi siswa dalam sebulan.

d. Buku Tatip

e. Buku kegiatan siswa :

e.1. Buku tugas keluar / dispensasi

e.2. Buku prestasi non akademis

f. Mutasi siswa :

d.1. Surat permohonan pindah sekolah

d.2. Surat keterangan pindah sekolah

d.3. Mutasi siswa selama satu semester.

2. Akhir Tahun Pelajaran :

a. Pelaksanaan Ujian Akhir :

1. Daftar Calon Peserta Ujian

2. Tanda Peserta Ujian

3. Daftar Peserta Ujian dan Prestasinya

4. Daftar Masuk Perguruan Tinggi

b. Kenaikan Kelas

1. Daftar siswa yang naik tingkat/kelas

2. Rekapitulasi siswa naik kelas dan berhasil EBTA/EBTANAS

C. ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN

Buku pedoman adminitrasi kepegawaian Tahun 2006 menguraikan kegiatan yang

berkaitan dengan kepegawaian, tugas dan tanggung jawab pengelonaan satuan pendidian

dan peningkatan tata usaha kepegawaian sekolah.

Sebagai perlengkapan tata laksana kepegawaian disediakan format-format untuk menata

pelaksanaan kegiatan tertentu yang diperlukan.

Sesuai dengan prinsip tata laksana kepegaian SMA yang menyeluruh dan berkelang-

sungan. Untuk itu telah diusahakan bentuk-bentuk pelayanan hak-hak pegawai/guru dan

tata usaha yang bertugas di sekolah tertentu, pindah tempat, sampai yang bersangkutan

berhenti menjadi pegawai/guru dan tata usaha.

Penggunaan format sesuai dengan kebutuhan pelaksanaan suatu kegiatan pelayanan

administrasi dalam rangka pembinaan pegawai/guru dan tata usaha berkelangsungan,

berdasarkan ketentuan perundang-undangan yang berlaku.

Dalam hubungan itu telah disediakan sejumlah format, yaitu :

1. Rencana Kebutuhan Pegawai/Guru dan Tata Usaha

2. Usul pengadaan pegawai

3. Usul pengangakatan CPNS

4. Daftar riwayat hidup

5. Daftar tunjangan keluarga (Model DK / model C)

6. Usul kenaikan gaji berkala

7. Daftar usul penetapan angka kredit (DUPAK)

8. Buku catatan penilaian pegawai negeri sipil

9. Daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan (DP3)

10. Daftar urut kepangkatan (DUK)

11. Buku cuti pegawai

12. Contoh surat permintaan berhenti dari CPNS/PNS dengan hak pensiun

13. Contoh surat permintaan pensiun PNS

14. Contoh surat permintaan pembayaran pensiun (SP-4)

15. Contoh permintaan pembayaran pensiun janda/duda pertama

16. Contoh permintaan pembayaran pensiun janda/duda bagi anak-anak

17. Contoh permintaan pembayaran pensiun janda/duda bagi anak-anak yang diajukan

wali

18. Contoh surat pengaduan permohonan pensiun bekas PNS/permohonan pembayaran

pensiun

19. Contoh surat pengaduan untuk pensiun janda/duda

20. Daftar hadir/tidak hadir pegawai

21. Daftar rangkuman tidak hadir pegawai (bulanan)

22. Daftar rangkuman tidak hadir pegawai (triwulan)

23. Data kepegawaian/file

24. Kartu pribadi pegawai.

25. Kartu Taspen

26. Usul pensiun

27. Usul Wakasek.

28. Usul peningkatan SDM atau kependidikan yang lebih tinggi.

D. ADMINISTRASI KEUANGAN :

Didalam buku pedoman ini dijelaskan dasar atau dan pengertian administrasi dalam

pengelolaan keuangan di SMA.

Di dalamnya dibahas antara lain :

1. Asas pemisahan tugas (Otorisator, Ordonator, dan Bendaharawan

2. Perencanaan anggaran tahunan sekolah (RAPBS)

3. Ketata usahaan keuangan sekolah meliputi :

a. Dasar hukum

b. Pembukuan setiap transaksi

c. Pertanggungjawaban

d. Pelaporan, dan

e. Pendapatan

4. Pengawasan

5. Jadwal kegiatan pelaksanaan administrasi keuangan sekolah

6. Contoh-contoh mengenai ketata usahaan keuangan sekolah dan format pelaporan,

E. ADMINISTRASI HUMAS :

1. Mengadakan lkerjasama dengan pihak terkait.

2. Mengadakan kerjasama dengan Komite

3. Mengadakan kerjasama dengan pihak swasta

4. Mengadakan studi lapangan dan studi banding ke daerah lain.

5. Mengadakan pertemuan dengan orang tua murid.

6. Mengadakan pertemuan dengan keluarga besar SMA Negeri 2 Probolinggo

F. ADMINISTRASI PERLENGKAPAN / BARANG

Pada buku pedoman administrasi diuraiakan tentang perencanaan, pengadaan,

penyimpanan, dan pemeliharaan semua perlengkapan/barang inventaris, barang yang

dimutasi dan syarat-syarat penghapusan barang di sekolah. Kewajiban melapor bagi

kepala sekolah tentang keadaan barang yang telah dihapus, dilakukan satu kali dalam

setahun dengan menggunakan format :

1. Buku pemeriksaan barang

2. Kartu inventaris ruangan

3. Kartu inventaris lahan tanah

4. Kartu inventaris barang gedung

5. Kartu inventaris kendaraan

6. Kartu inventaris barang lain-lain

7. Buku inventaris barang

8. Daftar usul pengadaan barang.

G. ADMINISTRASI PERKANTORAN

1. Keputusan Walikota Probolinggo Nomor 47 Tahun 2001 tentang tata naskah dinas

dilingkungan Pemerintah Kota Probolinggo

2. Keputusan Walikota Probolinggo Nomor 29 Tahun 2001 tentang penetapan kode

wilayah untuk tata kearsipan dilingkungan Pemerintah Kota Probolinggo.

KESIMPULAN :

Yang dapat saya ambil dan pembuatan makalah ini adalah lebih memahami mengenai

peranan pedoman administrasi bagi sekolah dan berbagai unsur yang termuat dalam administrasi

sekolah.

SARAN :

Bagi saya pribadi kegiatan semacam ini dapat menguatkan kemampuan para pelaksana

pendidikan dalam melaksanakan tugasnya yang berhubungan dengan kemampuan TI karenanya

kegiatan semacam ini harus terus dilaksanakan dan selalu dijadikan koreksi agar pelaksanaannya

dapat berjalan semakin baik dan efiesien.

PENUTUP :

Demikian makalah ini kami buat, kami sadar bahwa makalah ini masih jauh dari sempurna,

oleh karenanya saran dan kritik dari pembaca sangat kami perlukan demi penyempurnaannya.

Tak lupa saya ucapkan terima kasih kepada rekan-rekan yang ikut terlibat dalam penyelesaian

makalah ini, akhir kata wassalamualaikum wr, wb.