pedoman administrasi akademik tahun 2007

Download Pedoman Administrasi Akademik Tahun 2007

If you can't read please download the document

Upload: anita-handayani

Post on 27-Jun-2015

553 views

Category:

Documents


8 download

DESCRIPTION

Pedoman Administrasi Akademik Tahun 2007FAKULTAS PERIKANAN DAN ILMU KELAUTAN INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2007Bentuk Kegiatan Pelayanan Administrasi Akademik yang sering dlaksanakan adalah : 1. Pembuatan Surat Izin Tidak Mengikuti Perkuliahan 2. Pembuatan Surat Izin Ujian Susulan 3. Pembuatan Surat Ijin Cuti Akademik 4. Pembuatan Surat Aktif Kembali Kegiatan Akademik Setelah Cuti 5. Pembuatan Surat Pengantar Penelitian/Magang 6. Pembuatan Surat Undangan Menguji Ujian Akhir/Skripsi 7. Prosedur Pelaksanaan Ujian Skripsi 8. Proses Kelulusan

TRANSCRIPT

FAKULTAS PERIKANAN DAN ILMU KELAUTAN INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2007

Bentuk Kegiatan Pelayanan Administrasi Akademik yang sering dlaksanakan adalah : 1. Pembuatan Surat Izin Tidak Mengikuti Perkuliahan 2. Pembuatan Surat Izin Ujian Susulan 3. Pembuatan Surat Ijin Cuti Akademik 4. Pembuatan Surat Aktif Kembali Kegiatan Akademik Setelah Cuti 5. Pembuatan Surat Pengantar Penelitian/Magang 6. Pembuatan Surat Undangan Menguji Ujian Akhir/Skripsi 7. Prosedur Pelaksanaan Ujian Skripsi 8. Proses Kelulusan Sarjana 9. Permohonan Perpanjangan Studi 10. Permohonan Pindah Mayor 11. Pengunduran diri 12. Sanksi Pemutusan Studi

PROSEDUR PEMBUATAN SURAT IZIN TIDAK MENGIKUTI PERKULIAHAN/PRAKTIKUM

1. Mahasiswa mengambil form permohonan surat ijin tidak mengikuti kuliah/praktikum di Tata Usaha departemen dengan melengkapi persyaratan : a. Fotocopy bukti SPP semester berjalan b. Surat Keterangan dari Orang Tua/Wali atau Dokter bila sakit 2. Permohonan pembuatan surat izin ini paling lambat 1 (satu) minggu setelah tanggal ketidakhadiran. 3. Mahasiswa menyerahkan surat ijin beserta kelengkapannya tersebut ke Bagian Akademik Fakultas untuk di proses 3. Setelah diproses mahasiswa dapat mengambil dan memperbanyak surat ijin tersebut di Bagian Akademik Fakultas dan mendistribusikan kepada Koordinator Matakuliah dan Departemen

PROSEDUR PEMBUATAN SURAT IZIN MENGIKUTI UJIAN SUSULAN

1. Mahasiswa mengambil form permohonan surat ijin mengikuti ujian susulan di Tata Usaha departemen dengan melengkapi persyaratan : a. Fotocopy bukti SPP semester berjalan b. Surat Keterangan dari Orang Tua/Wali atau Dokter bila sakit 2. Permohonan pembuatan surat izin ini paling lambat 1 (satu) minggu setelah jadwal ujian yang dimaksud 3. Mahasiswa menyerahkan surat ijin beserta kelengkapannya tersebut ke Bagian Akademik Fakultas untuk di proses 3. Setelah diproses mahasiswa dapat mengambil dan memperbanyak surat ijin tersebut di Bagian Akademik Fakultas dan mendistribusikan kepada Koordinator Matakuliah dan Departemen

PROSES PEMBUATAN SURAT CUTI KEGIATAN AKADEMIK 1. Mahasiswa mengajukan permohonan cuti ke Bagian Akademik Fakultas dengan melengkapi : a. Fotocopy Kartu Tanda Mahasiswa b. Bukti pelunasan SPP Semester berjalan c. Fotocopy transkrip nilai d. Surat keterangan pendukung dari orangtua /wali atau dokter 2. Batas akhir pengajuan cuti akademik paling lambat 2 (dua) minggu sejak awal perkuliahan dilaksanakan 3. Pengajuan cuti lewat dari batas waktu yang ditentukan dapat dikabulkan apabila Fakultas menilai ada alasan-alasan yang kuat disertai dengan bukti pendukung 4. Mahasiswa dapat mengambil Surat Ijin Cuti di Fakultas dan membawanya ke ke Direktorat Administrasi Pendidikan IPB sebagai bukti pembayaran SPP sebesar 25%

PROSES PEMBUATAN SURAT KETERANGAN TENTANG AKTIF KEMBALI KEGIATAN AKADEMIK SETELAH CUTI

1 Mahasiswa mengajukan permohonan aktif kembali ke Fakultas dengan persyaratan : a. membawa berkas Surat Ijin Cuti Akademik semester sebelumnya b. Bukti pembayaran SPP semester terakhir 2 Fakultas memproses Surat Keterangan Aktif Kembali 3 Mahasiswa mengambil surat tersebut di Fakultas untuk bukti pembayaran SPP di Direktorat Administrasi PendidikanIPB 4 Fakultas mengirimkan copian surat tersebut ke Departemen dan Direktorat Administrasi Pendidikan IPB

PROSEDUR PELAKSANAAN UJIAN SKRIPSI

1.

2. 3. 4. a. b.

c. d. e. 5.

6.

7. 8. 9.

Mahasiswa menyerahkan transkrip nilai ke Bagian Akademik Fakultas untuk diperiksa apakah beban sks-nya telah mencapai minimal 137 sks + 1 sks seminar. Mahasiswa mengajukan persetujuan ujian skripsi kepada Pembimbing/Komisi Pembimbing Mahasiswa mengajukan persetujuan ujian skripsi kepada Departemen Mahasiswa mengajukan izin ujian skripsi ke Fakultas dengan persyaratan : Bukti persetujuan Pembimbing/Komisi dan Departemen Telah menyelesaikan beban studi sekurang-kurangnya 138 sks dengan seluruh matakuliah wajib telah diambil dan IPK > 2.00 tanpa nilai E Surat bebas peminjaman peralatan laboratorium Kartu kendali dan 5 copy-nya Bukti asli pembayaran SPP 4 semester terakhir Fakultas mengevaluasi persyaratan ujian skripsi dan menandatangani form kelengkapan ujian apabila syarat yang diminta telah terpenuhi. Pelaksanaan ujian akhir dapat dilaksanakan minimal 10 hari setelah berkas kelengkapan ujian ditandatangani dan dibuatkan undangan untuk para penguji yang dilampiri daftar nilai sementara. Mahasiswa mengambil dan memperbanyak undangan ujian skripsi di Departemen dan Berita Acara Ujian Skripsi ke Fakultas. Mahasiswa menyerahkan perbanyakan undangan tersebut ke Fakultas, departemen dan Tim Penguji dengan disertai draft skripsi. Setelah ujian selesai, Ketua Sidang Ujian Skripsi menyerahkan Berita Acara Ujian Skripsi kepada Departemen. Jika tidak lulus, mahasiswa dapat mengajukan ujian skripsi ulang setelah 2 (dua) minggu dan paling banyak 3 (tiga) kali ujian ulang

PROSEDUR KELULUSAN SARJANA FPIK - IPB1. Mahasiswa mengajukan kelulusan sarjana kepada Departemen dengan persyaratan: Bukti penyerahan skripsi Surat bebas pustaka Biodata dan copy akte kelahiran Pas Photo terbaru (berjas dan berdasi untuk pria serta blazer mengenakan blazer untuk wanita) berukuran 3 x 4 sebanyak 5 lembar Bukti penyerahan disket ringkasan skripsi (disket diserahkan ke PAP). SPP semester berjalan Departemen menyerahkan nilai seminar dan skripsi ke Akademik Fakultas setiap saat. Akademik Fakultas menyerahkan transkrip sementara kepada Departemen. Departemen mengoreksi dan mengajukan permohonan penerbitan SKL dan Transkrip ke Akademik Fakultas dengan form tertentu Akademik Fakultas menyerahkan SKL dan Transkrip (asli) ke Departeman Calon Sarjana mengambil SKL dan Transkrip di Departemen dengan memperlihatkan bukti bebas utang dari bagian keuangan Berbekal SKL dan ranskrip mahasiswa dapat mendaftarkan diri untuk mengikuti wisuda di Direktorat Administrasi Pendidikan. Apabila mahasiswa yang telah menerima SKL merasa perlu untuk mendapatkan salinan ijazah, maka yang bersangkutan dapat membuat surat permohonan penerbitan salinan ijasah yang ditandatangani oleh dekan di Sekretariat Dekan Setelah surat permohonan yang ditujukan kepada Direktur Administrasi Pendidikan tersebut selesai, mahasiswa dapat membawanya ke Direktorat Adminstrasi Pendidikan untuk memperoleh salinan yang dimaksud

2. 3. 4.

5. 6. 7. 8.

9.

PERMOHONAN PERPANJANGAN MASA STUDI

1.

Mahasiswa mengajukan permohonan perpanjangan masa studi kepada Departemen dengan persyaratan: Bukti pembayaran SPP semester terakhir Jadwal rencana penyelesaian studi Transkrip nilai terakhir Surat pernyataan bermaterai tentang kesanggupan menyelesaikan studi sampai batas waktu yang diminta serta konsekuensi drop out bila batas waktu tidak terpenuhi yang ditandatangani oleh mahasiswa yang bersangkutan dan dan diketahui oleh Ketua Departemen, Komisi Pendidikan dan Pembimbing Akademik Departemen menyerahkan surat pengantar persetujuan perpanjangan masa studi yang ditandatangani oleh Ketua Departemen ke Fakultas Fakultas akan membuat dan mengirimkan surat pengantar yang ditandatangani oleh Wakil Dekan apabila perpanjangan masa studi disetujui dan konsekuensinya bila melewati batas waktu yang ditentukan ke Ketua Departemen, Komisi Pendidikan dan Direktorat Administrasi Pendidikan IPB Mahasiswa mengambil copiansurat perpanjangan masa studi tersebut di Departemen dan harus dibawa ke Direktorat Administrasi Pendidikan jika akan membayar SPP

2.

3.

4.

PERMOHONAN PINDAH MAYORANTAR FAKULTAS1. Mahasiswa mengajukan permohonan tertulis ke departemen dengan syarat : a. Telah mengikuti perkuliahan selama 4 semester b. Departemen yang dituju c. Alasan kepindahan d. Melampirkan transkrip e. Bukti pembayaran SPP terakhir 2. Departemen akan menelaah persyaratan untuk diakreditasi dan mengirimkan surat permohonan yang telah ditanda tangani oleh Ketua Departemen ke Dekan/Fakultas dengan dilampiri surat permohonan mahasiswa 3. Fakultas akan mengajukan surat pengantar yang ditandatangani oleh Dekan kepada Rektor. 4. Rektor mengirim surat kepada Fakultas dan ditembuskan ke Ketua Departemen yang dituju untuk menelaah permohonan tersebut 5. Dekan dengan pertimbangan Ketua Departemen yang dituju setelah melihat kelayakan akademis dan daya tampung membalas surat Rektor yang ditembuskan ke Dekan dan Departemen asal 6. Dekan asal memberikan surat persetujuan ke Direktorat Administrasi Pendidikan IPB untuk mengganti NRP mahasiswa yang bersangkutan

INTER FAKULTAS1. Mahasiswa mengajukan permohonan tertulis ke departemen dengan syarat : a. Telah mengikuti perkuliahan selama 4 semester b. Departemen yang dituju c. Alasan kepindahan d. Melampirkan transkrip e. Bukti pembayaran SPP terakhir 2. Departemen akan menelaah persyaratan untuk diakreditasi dan mengirimkan surat permohonan yang telah ditanda tangani oleh Ketua Departemen ke Dekan/Fakultas dengan dilampiri surat permohonan mahasiswa 3. Fakultas akan mengajukan surat pengantar yang ditandatangani oleh Dekan kepada Ketua Departemen yang dituju untuk menelaah kelayakan mahasiswa tersebut. 4. Ketua Departemen yang dituju setelah setelah melihat kelayakan akademis dan daya tampung membalas surat Dekan yang ditembuskan ke Ketua Departemen asal dan mahasiswa yang bersangkutan 5. Fakultas memberikan surat persetujuan yang ditandatangani oleh Dekan ke Direktorat Administrasi Pendidikan IPB untuk mengganti NRP mahasiswa yang bersangkutan

PROSEDUR PEMBUATAN SURAT KETERANGAN KEHILANGAN KTM, BERKELAKUAN BAIK, MASIH KULIAH DAN TIDAK SEDANG MENERIMA BEASISWA/REKOMENDASI BEASISWA

1. Mahasiswa mengisi form yang ada di Departemen. 2. Mahasiswa mengajukan permohonan pembuatan surat keterangan ke Bagian Akademik Fakultas dengan persyaratan : a. form permohonan dari Departemen b. bukti pembayaran SPP semester berjalan 3. Setelah persyaratan telah lengkap, surat kemudian diproses dengan meminta tanda tangan Wakil Dekan 4. Mahasiswa mengambil Surat Keterangan yang telah ditandatangani oleh Wakil Dekan di Bagian Akademik Fakultas untuk diperbanyak dan diserahhkan ke pihak yang berkepentingan.

PROSEDUR PEMBUATAN SURAT PENGANTAR PENELITIAN/MAGANG 1. Mahasiswa mengajukan permohonan pembuatan surat pengantar penelitian/magang ke Departemen dengan persyaratan : a. mengisi form permohonan penelitian b. bukti pembayaran SPP semester berjalan c. telah memperoleh sedikitnya 106 sks 2. Form yang telah diisi beserta persyaratannya tersebut diserahkan ke Bagian Akademik untuk diproses lebih lanjut. 3. Jika persyaratan telah lengkap, Bagian Akademik akan membuatkan Surat pengantar tersebut untuk ditanda tangani oleh Wakil Dekan 4. Mahasiswa dapat mengambil dan memperbanyak surat pengantar penelitian yang telah selesai di Bagian Akademik untuk di distribusikan ke Departemen dan instansi yang dituju.

PROSEDUR PENGUNDURAN DIRI

1. Mahasiswa mengajukan permohonan pengunduran diri secara tertulis ke Departemen dengan menyertakan : a. alasan tertulis penyebab undur diri b. surat persetujuan orangtua/wali c. surat pemberitahuan kepada pemberi beasiswa (bila ada) d. Kartu Tanda Mahasiswa e. Bukti pembayaran SPP terakhir 2. Berdasarkan surat permohonan yang telah disetujui oleh Ketua Departemen, Dekan akan mengeluarkan surat persetujuan pengunduran diri yang akan disampaikan kepada Rektor. 3. Rektor akan mengeluarkan SK Rektor tentang pengunduran diri. Selama proses pembuatan SK REktor tersebut, mahasiswa sudah tidak berhak lagi mendapatkan pelayanan akademik

PROSEDUR PEMUTUSAN STUDI Pemutusan studi dituangkan dalam sebuah surat keputusan yang ditandatangani oleh Rektor, dengan alasan-alasan sebagai berikut : 1. Mendapat IPK 1.50 2. Mendapat IP < 2.00 dan IPK 2.00 setelah mendapat Peringatan Keras 3. Tetap mendapat nilai E untuk matakuliah TPB setelah 2 kali mengulang atau setelah melewati semester 6 4. Telah melewati masa studi maksimum tanpa alasan yang sah 5. Telah mendapatkan status Non Aktif 2 (dua) semester berturut-turut dan tidak melaksanakan registrasi ulang berikutnya atau 2 (dua) semester berturut-turut tidak menyatakan aktif kembali setelah menjalani cuti akademik.