Standard Operational & Procedure

Parade Wisuda Himpunan

Tim Lapangan Ikatan Mahasiswa Metalurgi

Institut Teknologi Bandung

2012

Standard Operational & Procedure

Parade Wisuda Himpunan

Tim Lapangan Ikatan Mahasiswa Metalurgi

Institut Teknologi Bandung

IMMG ITB

Pada lampiran berikut, akan dijabarkan seluruh hal yang sebaiknya dipersiapkan untuk

menjalankan teknis parade wisuda sehingga diharapkan parade berjalan lancar dan sesuai

harapan.

1. Publikasi Parade Wisuda : publikasi ini diperlukan sebagai bentuk

pensuasanaan bahwa himpunan akan mengadakan parade wisuda sehingga pihak –

pihak terkait telah mempersiapkan diri untuk mendukung parade wisuda. Publikasi ini

sebaiknya disesuaikan waktu dan jumlahnya mengingat sasarannya antara lain:

a. Massa kampus Hal ini diperlukan sebagai bentuk pensuasanaan parade wisuda himpunan ke

massa kampus dan juga massa himpunan yang tentunya akan melihat publikasi

sembari menjalani rutinitas perkuliahan.

b. Massa himpunan Publikasi untuk massa himpunan mungkin lebih detail daripada publikasi massa

kampus mengingat massa himpunan yang tentu harus mempersiapkan diri

untuk nantinya mengikuti parade wisuda. Selain itu komunikasi yang baik

dengan massa himpunan harus tetap dijaga oleh panitia.

2. Konsep Parade Wisuda : hal ini penting untuk menunjang penampilan

himpunan selama berjalan saat mengarak para wisudawan. Sehingga hal yang harus

dipersiapakan adalah properti parade itu sendiri yang antara lain adalah:

a. Miniatur tanur Miniatur ini pada dasarnya diupayakan untuk selalu ada dalam setiap parade

sebagai ciri khas himpunan. Konsep pembuatan, perencanaan progress, serta

ketersediaan logistik pendukung pembuatan harus dipersiapkan dengan baik

mengingat waktu pembuatannya yang relatif membutuhkan waktu

b. Perkusi Perkusi dalam hal ini menjalankan fungsinya untuk memeriahkan parade

wisuda, untuk itu diperlukan secukupnya jumlah lagu dan latihan yang baik

demi menjamin kekompakan dan keramaian yang kontinu selama parade

berlangsung.

c. Properti perform Properti perform pada dasarnya diperlukan untuk pensuasanaan selama parade.

Selain pensuasanaan, kemeriahan juga hadir melalui kostum yang menarik

perhatian. Sehingga hal ini diperlukan untuk diproritaskan untuk

dipertimbangkan dengan baik demi mendukung parade

d. Lagu himpunan Sama halnya dengan kelengkapan lain, lagu juga bisa membangkitkan semangat

selama parade. Hal ini tentu tidak bisa lepas dari ketersediaan cukup list lagu

yang bisa dinyanyikan, pemimpin yel, serta tingkat kehafalan dari massa

himpunan atas lagu yang ada. Oleh karena itu sosialisasi dan produksi lagu harus

ditingkatkan

3. Konsep Perform : konsep ini perlu dipersiapkan mengingat diujung parade kita

akan mempertunjukkan suatu bentuk kreatifitas baik kepada wisudawan, massa

kampus, bahkan masyarakat sekitar sehingga diperlukan suatu persiapan yang baik. Hal

yang perlu dipersiapkan adalah:

a. Kostum perform Tentunya dalam mendukung perform, kostum adalah hal yang menunjang

jalannya cerita. Sebaiknya hal ini dipersiapkan dengan baik, karena first

impression dari penonton dan juri tentu kepada kostum yang dikenakan.

b. Properti dan hal pendukung Properti dan hal pendukung ini meliputi musik, peralatan, serta hal lain yang

mendukung jalannya perform. Hal ini diperlukan untuk diperhatikan mengingat

kelancaran perform sangat ditentukan oleh pendukung – pendukung ini.

c. Alur cerita perform Alur cerita yang dimaksud pada dasarnya adalah alur perform dalam apapun

bentuk performnya. Sebaiknya alur ini disosialisasikan ke massa dan diadakan

gladi sehingga persiapan menjadi lebih matang.

d. Performer Performer ini terkait dengan pembagian peran yang tepat dan sesuai. Usahakan

untuk ada pembagian tugas yang merata sehingga ketika di lapangan tidak

terlalu sulit menjalankan perform. Latihan dan penguasaan performer terhadap

konsep perform juga harus baik demi maksimalnya perform untuk wisudawan

kita.

4. Persiapan Teknis : adalah persiapan yang meliputi kesiapan di bidang teknis

lapangan yang tentunya akan menentukan kelancaran saat kita di lapangan. Hal ini

diperlukan agar seluruh massa dapat memahami bagaimana nanti kita akan berkegiatan

di lapangan. Teknis yang seharusnya dipersiapkan adalah:

a. Perangkat lapangan Perangkat lapangan sebaiknya ditentukan dari awal bergantung akan kebutuhan

di lapangan nanti. Perangkat lapangan yang direkomendasikan untuk ditentukan

adalah beberapa orang danlap yang nantinya akan bertugas membantu

koordinator lapangan dalam merapikan barisan, mengontrol massa, memimpin

lagu – lagu himpunan, memimpin mars di beberapa titik, dsb.

b. Penjemputan orang tua Teknis yang harus dipersiapkan antara lain adalah bagaimana mekanisme

penjemputannya, pintu keluarnya, dikumpulkan dimana, akan mengikuti acara

apa, dsb.

c. Penjemputan wisudawan Sama dengan penjemputan orang tua, hal – hal yang tercantum di penjemputan

orang tua juga harus dipersiapkan untuk wisudawan. Hal tambahan yang harus

dipersiapkan adalah kesiapan wisudawan untuk mengikuti parade.

d. Penyambutan wisudawan Penyambutan wisudawan adalah prosesi ketika wisudawan disambut oleh

massa himpunan yang menjadi pertanda mulainya arak – arakan. Hal yang harus

dipersiapkan antara lain mengenai formasi, komposisi acara penyambutan,

mekanisme penyambutan, perangkat acara, dsb.

e. Parade + prosesi selama parade Khusus untuk parade yang harus dipastikan adalah sosialisasi yang jelas kepada

massa himpunan mengenai rencana kegiatan kita selama mengikuti parade,

akan lewat mana, akan prosesi dimana, formasi, serta catatan – catatan lain yang

diperlukan demi mendukung kelancaran parade. Penjagaan kerapian barisan,

kondisi massa himpunan, nyanyian dan bunyi – bunyian juga harus dipastikan

untuk mendukung kemeriahan parade itu sendiri.

f. Perform Layaknya penyambutan wisudawan, hal – hal yang dipersiapkan pada

penyambutan juga berlaku di perform. Namun ada faktor tambahan yang

dipertimbangkan yakni mengenai penonton dan musik ataupun alat pendukung

perform lainnya.

g. Penonhiman Penonhiman adalah prosesi akhir dari parade wisudaan itu sendiri, konsep acara

serta pengisi acaranya juga harus dipersiapkan agar tetap sarat makna dan

memberikan kesan yang baik dan meriah kepada para wisudawan dan massa

himpunan.

5. Persiapan Lain : persiapan ini meliputi hal – hal penting lain yang terkadang luput

dari perhatian sehingga terkadang datang mendadak dan kurang persiapan. Persiapan

ini antara lain adalah:

a. Penyusunan timeline persiapan parade wisuda Hal ini penting dilakukan sebagai koridor kerja kita sehingga lebih terkontrol

dan terlaksana dengan baik. Timeline juga menjadi penyemangat dan target

tersendiri yang harus dicapai panitia untuk nantinya memaksimalkan kinerja.

b. Pembagian tugas persiapan untuk kemudian bergerak sinergis Pemerataan pembagian tugas di awal dan penyamaan frame adalah hal penting

untuk dilakukan agar semuanya bisa merasakan kepemilikan dan kinerjapun

bisa efektif dan efesien. Dalam pembagian tugas pastikan juga aspek kaderisasi

yang harus tetap dijamin demi kelangsungan organisasi.

c. Sosialisasi ke massa himpunan mengenai parade wisuda Komunikasi adalah hal penting yang harus dibangun mengingat keterlibatan

yang nantinya akan diwujudkan cukup tinggi. Sosialisasi wajib diadakan untuk

kontroling serta peningkatan partisipasi. Sosialisasi tidak dibatasi dalam bentuk

forum saja, terbuka untuk pengembangan metode lain yang menjawab tujuan.

d. Tag tempat pemasangan baliho di dinding jalan sabuga Untuk kegiatan ini sebaiknya kita harus sudah standby dari pukul 3 sore dan tag

tempat kemudian melakukan pemasangan. Baliho harus dijaga paling tidak

hingga semua himpunan memasang baliho agar lebih terkontrol

e. Tag tempat pengumpulan orang tua di depan sabuga Tempat pengumpulan orang tua juga harus ditag, kegiatan ini dilakukan pagi

hari di hari H wisuda, usahakan memilih tempat yang mudah dilihat dan pasang

penanda. Tempat harus dijaga dan dipasang penanda atribut misal bendera.

f. Tag tempat massa himpunan nunggu wisudawan Tempat ini harus ditag untuk menyediakan lokasi massa himpunan menunggu

wisudawan. Usahakan tempat sudah siap paling telat sejam sebelum

penyambutan dilaksanakan. Beri tanda tempat yang kita tag dengan memasang

baliho

g. Tag tempat penonhiman Mengingat acara prosesi akhir adalah penonhiman dan area sekitar timur jauh

terbatas, kita harus segera memblock tempat untuk nantinya kita gunakan

sebagai lokasi penonhiman. Segala persiapan di tempat harusnya telah

disediakan dan dipersiapkan paling telat 2 jam sebelum prosesi.

h. Tag parkiran untuk orang tua wisudawan Tag parkiran ini dimaksudkan untuk mempermudahkan panitia dalam

menghantar orang tua. Selain pertimbangan lahan parkir yang terbatas sehingga

untuk kenyamanan orang tua, tempat parkir kita tag langsung setelah wisnite

berakhir

i. Check kondisi baliho dan bendera himpunan Hal ini dilakukan saat periapan, pemastiaan ini dilakukan demi maksimalnya

pembawaan atribut selama parade berlangsung

j. Persiapan dokumentasi selama parade Dokumentasi adalah hal yang penting dilakukan terlebih untuk momen yang

sangat berbahagia ini sehingga diperlukan dokumentasi yang baik untuk

menunjang parade

k. Persiapan kebutuhan wisudawan saat parade Kebutuhan yang dimaksud antara lain adalah ketersediaan minuman, makanan,

dsb. Kebutuhan – kebutuhan untuk massa himpunan juga harus

dipertimbangkan

l. Persiapan acara untuk orang tua saat parade wisuda Pada saat selesai prosesi, tidak semua orang tua akan langsung pulang atau

mengikuti parade. Sehingga diperlukan kesiapan panitia untuk memberikan

alternative yang bisa diambil oleh orang tua untuk apapun keputusan orang tua

saat wisudawan mengikuti parade.

m. Briefing koordinator LO Mengingat LO adalah orang yang paling sering berinteraksi dengan wisudawan

dan orang tua, maka komunikasi dengan LO harus baik. Sampaikan seluruh

keperluan dan pastikan semuanya tersampaikan ke orang tua. Dapatkan juga

informasi dari orang tua dan wisudawan melalui para LO.

n. Briefing massa himpunan Perencanaan briefing hari H kepada wisudawan juga harus dipertimbangkan,

gunakan metode yang tepat untuk menunjang keefektifan dari briefing yang

dijalankan

o. Survey lapangan Kecil namun penting, pengetahuan mengenai detail lapangan adalah modal awal

untuk sukses di lapangan. Persiapkan segala hal yang masih bisa dipersiapkan

sebelum akhirnya turun ke lapangan.

Tambahan: Panitian wisuda semestinya sudah mencakup wisnite dan arak – arakan. Hal ini

dimaksudkan untuk mengefektifkan kinerja panitia serta kejelasan tanggungjawab.

Untuk itu lakukan koordinasi yang baik karena itu awal dari kesuksesan kepanitiaan.

Catatan ini bukan paduan utama, pengembangan sangat diharapkan demi kemajuan

bersama

Catatan Lain :