panduan teknis aplikasi pemesanan ruang … · 2019. 11. 29. · 2 kata pengantar salam, syukur...

PANDUAN TEKNISAPLIKASI PEMESANAN RUANG PERPUSTAKAAN

Bagi PENGGUNA & ADMINISTRATOR

Arif Surachman, SIP., MBA.Pustakawan Muda

PERPUSTAKAANUNIVERSITAS GADJAH MADA

YOGYAKARTA2019





YOGYAKARTA2019





YOGYAKARTA2019

2

KATA PENGANTAR

Salam,

Syukur alhamdulilah, panduan teknis untuk aplikasi pemesanan ruang ini dapat diselesaikandengan baik. Tujuan penulisan panduan teknis ini adalah untuk mempermudah bagi sivitasakademika baik selaku pengguna maupun operator dalam menggunakan aplikasi pemesananruang di Perpustakaan Universitas Gadjah Mada.

Penulis berharap dengan adanya aplikasi pemesanan ruang secara online ini akan dapatmembantu pemustaka dan pengelola perpustakaan dalam mengorganisasi pemakaian ruangandi lingkungan Perpustakaan UGM. Ke depan tentunya aplikasi ini akan dikembangkan sesuaidengan perkembangan kebutuhan di masa yang akan datang.

Akhirnya, semoga aplikasi pemesanan dan panduan teknis ini dapat membawa manfaat bagisemua. Saran, kritik dan masukan yang membangun sangat kami harapkan demi perbaikan dimasa yang akan datang. Terima kasih.

Yogyakarta, 18 November 2019Mengetahui/Menyetujui, Penyusun,

Dra. Nawang Purwanti, M.Lib. Arif SurachmanKepala Perpustakaan UGM Pustakawan Muda

3

DAFTAR ISI

JUDUL

KATA PENGANTAR

DAFTAR ISI

I. PENDAHULUAN

A. Tentang Aplikasi Pemesanan

B. Fungsi-fungsi Aplikasi

C. Alamat Akses

II. PANDUAN OPERASIONALA. Pengenalan Fitur & Area

B. Memulai Penggunaan Sistem

C. Pemesanan Ruang

D. Pencarian dan Menampilkan Daftar Pemesanan

E. Laporan

F. Administrator

III. PENUTUP

4

I. PENDAHULUAN

A. Tentang Aplikasi PemesananAplikasi Pemesanan Ruang Perpustakaan Universitas Gadjah Mada merupakan

aplikasi berbasis web yang dibangun berdasarkan aplikasi Meeting Room Booking System(MBRS versi 1.7.3).

B. Fungsi-fungsi Aplikasi1. Login Sistem2. Pemesanan Ruang3. Pencarian Informasi Pemesanan4. Laporan Pemesanan5. Administrator

C. Alamat akseshttp://lib.ugm.ac.id/bookroom/room/web

4

I. PENDAHULUAN





4

I. PENDAHULUAN





5

II. PANDUAN OPERASIONAL

A. Pengenalan Fitur & Area1. Area Fitur Setting

a) Judul : menampilkan logo dan informasi identitas institusib) Tombol Pintasan Waktu: menampilkan informasi pemakaian ruang berdasarkan

waktu tanggal, bulan dan tahun tertentu.c) Menu Bantuan: menu ke halaman berisi informasi fungsi menu dan fitur secara

umumd) Menu Ruang: menu untuk melihat area dan ruang yang tersedia untuk dipesane) Menu laporan: menu untuk menampilkan informasi laporan pemesanan dan

pemakaian ruang dalam waktu tertentu dengan berbagai kriteria.f) Menu Search: untuk melakukan penelusuran pemakaian ruang berdasarkan info

kata kunci tertentu.g) Tombol login: untuk melakukan login dan logoff ke dalam sistem pemesanan

ruang.

2. Area Lokasi dan Area Kalender

a) Area lokasi: berisi informasi area lokasi gedung/lantai/ruang yang tersedia untukdilakukan pemesanan

b) Area kalendar: berisi tanggal 3 bulan terakhir yang dapat digunakan sebagai aksesuntuk melihat pemesanan ruang pada tanggal dan bulan tertentu di 3 bulan terakhir.

3. Area Info Pemakaian

Area ini berisi informasi pemesanan ruang berdasarkan area, nama ruang, dan waktupemesanan ruang.

4. Area Pilihan Filter Tampilan Berdasarkan Waktu

5








ruang.







5








ruang.







6

Area ini digunakan untuk menampilkan informasi pemesanan pada bagian areapemakaian dalam bentuk, harian, mingguan, maupun bulanan.

B. Memulai Penggunaan SistemUntuk memulai penggunaan sistem pemesanan ruang ini, pengguna hanya perlu menekantombol login kemudian submit dengan user name dan password SSO/E-mail UGM (emailTANPA menggunakan @ugm.ac.id) seperti terlihat pada gambar berikut ini:

Selanjutnya akan tampil halaman sebagai berikut dan pengguna siap melakukan inputpemesanan:

C. Pemesanan Ruang1. Pemesanan ruang pada hari yang sama

Pemesanan ruang pada hari yang sama dengan waktu pemesanan dapat dilakukancukup dengan melakukan beberapa langkah berikut:

a) Secara default sistem akan menampilkan waktu terkini dan area/ruang yang tampilpada daftar pertama. Untuk mulai melakukan pemesanan cukup dengan memilihArea ruang yang akan dipesan, misal Gedung L1 R. Diskusi Lt. 3.

b) Selanjutnya klik pada bagian waktu (jam) dan ruang yang akan dipesan, sebagaicontoh Ruang Diskusi 1 pada jam 08.00.

6








6








7

c) Selanjutnya akan tampil halaman untuk entri pemesanan secara detail sepertitampilan di bawah ini:

d) Isikan informasi yang diperlukan seperti: Brief description: Isikan dengan Judul Acara atau Nama Pemesan Full Description: Isikan dengan informasi lebih detail mengenai pemesan dan

acara Start: tentukan waktu pemakaian (tanggal, bulan, tahun) dan jam awal

pemakaian End: tentukan waktuakhir pemakaian Area: pilih area lokasi ruang yang akan digunakan, biarkan apabila tidak ingin

ganti area Rooms: Pilih ruang yang tersedia, perhatikan apakah pada saat bersamaan

ruang tersebut digunakan atau tidak. Type: Pilih internal jika anda sivitas akademika UGM dan pilih eksternal

apabila di luar UGM Confirmation Status: Pilih apakah status sudah terkonfirmasi pasti atau masih

tentative (dapat berubah) Privacy Status: Pilih apakah pemakaian bersifat private atau terbuka Repeat Type: Isikan none jika pemesanan tidak berulang di waktu lain. Repeat end date: isi dengan kapan waktu pemesanan berulang berakhir Skip past conflicts: biarkan bagian ini tanpa centang untuk menghindari

konflik dengan pemesan lain.e) Selanjutnya klik Save untuk menyimpan pemesanan.

7










7










8

f) Pemesanan terekam, dan administrator akan melakukan approval apabila statuspemesanan tertunda (pending). Hubungi petugas apabila terjadi perubahan.

2. Pemesanan ruang pada waktu tertentu

Pemesanan ruang pada waktu tertentu dapat dilakukan dengan cara:

a) Gunakan tombol pintasan di Area Fitur Setting atau langsung klik pada tanggaldan bulan pada Area Kalendar.

b) Selanjutnya setelah memilih waktu tertentu maka proses untuk pemesanan dapatdilakukan sama seperti proses pada langkah-langkah poin (1).

D. Pencarian dan Menampilkan Daftar Pemesanan1. Pencarian dan Editing Pemesanan Ruang

Untuk melakukan pencarian pemesanan ruang pada waktu tertentu dapat dilakukandengan cara:

a) Setting tanggal pemesanan misal tanggal 15 November 2019, selanjutnya isikanpada bagian Search kata kunci pemesanan, misal Arif Surachman.

b) Selanjutnya akan dihasilkan daftar seperti di bawah ini:

8










8










9

c) Selanjutnya kita dapat melihat detail pemesanan dan melakukan editing ataupenghapusan pemesanan seperti terlihat dalam gambar berikut ini:

d) Selanjutnya kita dapat melakukan: Edit Entry: untuk melakukan editing atau revisi pemesanan Delete Entry: untuk menghapus pemesanan Copy Entry: untuk melakukan entry dengan cara menyalin informasi

sebelumnya Export Entry: untuk mengekspor hasil entry dalam bentuk iCalendar (file

*.ics)

2. Menampilkan Daftar Pemesanan

Pengguna dapat menampilkan daftar pemesanan ruang untuk melihat informasipenggunaan dan pemesanan melalui beberapa cara:

a) Pemakaian hari tertentu Klik atau tentukan Area Ruang yang akan dilihat, misal Gedung L1 R Seminar Lt

2 Kemudian Klik tanggal tertentu yang akan dilihat, misal 22 November 2019 Selanjutnya akan tampil daftar pemesanan ruang di Gedung L1 R Seminar Lt 2

pada tanggal 22 November 2019.

9




*.ics)






9




*.ics)






10

b) Pemakaian minggu tertentu Untuk melihat pemakaian dalam minggu tertentu maka cukup dengan melihat

pada menu di bagian bawah tampilan, pada bagian VIEW WEEK klik waktumingguan yang diinginkan, misal Week Nov 17 atau minggu ketiga bulanNovember.

Selanjutnya akan tampil daftar pemesanan dalam satu minggu di minggu ketigabulan November seperti di bawah ini:

c) Pemakaian bulan tertentu Untuk melihat pemesanan atau pemakaian ruang bulan tertentu, langkahnya

hampir sama dengan mingguan hanya yang dipilih adalah pada VIEW MONTHbulannya, misal NOV 2019, maka akan tampil sebagai berikut:

Pengguna secara prinsip juga dapat membuat pemesanan ruang pada kolom atau waktuyang masih kosong secara langsung dari menu tampilan daftar pemesanan.

E. LaporanFitur laporan dapat digunakan untuk melihat rekapitulasi pemakaian atau pemesananruang berdasarkan waktu dan kriteria tertentu. Langkah-langkahnya adalah:

11

1. Klik Menu Laporan pada area setting / fitur.

2. Setting atau tentukan kriteria waktu atau filter untuk menampilkan isi dan bentuklaporan.

a). Bagian Search Criteria

Report start date: tentukan tanggal awal dari laporan yang akan ditampilkan Report end date: tentukan tanggal akhir dari laporan yang akan ditampilkan Match Area: tentukan area tertentu yang ingin ditampilkan. Biarkan kosong

apabila ingin semua area ditampilkan. Match Room: tentukan room/ruang tertentu dalam area yang ingin ditampilkan.

Biarkan kosong apabila ingin semua ruangan ditampilkan. Match Type: tentukan tipe penggunaan apakah internal atau ekternal Match Brief Description: tentukan kata kunci pada brief description. Biarkan

kosong apabila tidak yakin dengan kriteria. Match Full Description: tentukan kata kunci pada full description. Biarkan

kosong apabila tidak yakin dengan kriteria. Created by: tentukan nama pemesan. Biarkan kosong apabila ingin

menampilkan semua pemesan.

11










11










12

Privacy Status: tentukan apakah status privacy-nya adalah Public atau Private,pilih All jika ingin menampilkan semua.

Confirmation Status: tentukan status konfirmasi pemesanan apakah semua(All), yang terkonfirmasi saja (Confirmed), atau yang Tentative saja.

Approval Status: tentukan status persetujuan. Apakah akan menampilkansemua (All), atau yang sudah disetujui saja (Approved) atau yang statusnyasedang menunggu persetujuan saja (Awaiting Approval)

b) Bagian Output Options

Output: tentukan model laporan apakah berupa laporan lengkap (Report) atauringkasan (Summary)

Format: tentukan format dari keluaran laporan apakah berbentuk Html, fileCSV, atau file ICalendar

Sort report by: tentukan urutan laporan apakah berdasarkan ruangan (Room)atau tanggal/waktu mulai (Start date/time)

Summarize by: tentukan apakah ringkasan berdasarkan (Brief Description), ataunama pemesan/pembuat (Creator), atau jenisnya (Type)

3. Klik Run Report untuk menampilkan laporan sesuai kriteria.

a). Bentuk laporan berdasarkan model REPORT

b). Bentuk laporan berdasarkan model Summary

F. Administrator

Akun administrator adalah akun untuk pengguna SSO yang sudah diberi kewenangan

sebagai administrator aplikasi pemesanan ruang. Pengguna yang ditetapkan sebagai

Administrator dapat menjalankan beberapa fungsi utama sebagai berikut: (1) Semua

12












F. Administrator




12












F. Administrator




13

fungsi yang ada di pengguna; (2) Pengelolaan Area dan Ruang dan (3) Pengelolaan Data

Pemesanan.

1. Pengelolaan Area dan Ruang

Administrator dapat melakukan pengelolaan area dan ruang seperti menambahkan,

mengurangi maupun menonaktifkan pemanfaatan.

a). Penambahan Area. Digunakan untuk menambah area atau lokasi ruang yang dapat

dipesan, dapat berupa nama Gedung, nama lantai dan sejenisnya. Langkah

menambahkan area adalah sebagai berikut:

Login ke dalam sistem dengan menggunakan akun SSO Administrator

Klik pada Menu Ruang di Area Setting/Fitur

Selanjutnya akan muncul menu untuk penambahan area maupun ruang

Untuk menambahkan Area Ruang Pada bagian Add Area masukan nama Area

dan klik Add Area. Misal Gedung L7

13


Pemesanan.












13


Pemesanan.












14

Lakukan Setting aturan pemakaian ruang di Area Gedung L7 dengan cara

mengklik pada icon selanjutnya akan tampil halaman Edit Area

General: pada bagian ini administrator dapat menentukan nama area, nama

singkat area, status (tersedia atau tidak), zona waktu, e-mail admin atau staf

yang bertanggung jawab, dan mode pemesanan (periode atau waktu)

Slot Times: bagian ini digunakan untuk menentukan waktu awal slot pemesanan

ruang dapat dipesan, waktu jeda antar pemesanan, default waktu lama

pemesanan, dan waktu pemesanan terakhir diperbolehkan.

Booking Policies: pada bagian ini administrator dapat menentukan berapa lama

waktu minimum pemesanan dibuat, berapa lama batas maksimum pemesanan

dibuat, kapan batas minimum pembatalan pemesanan, kapan batas maksimum

pembatalan pemesanan, batas jumlah pemesanan ruang dalam 1 hari, 1 minggu,

1 bulan, dan 1 tahun, dan juga dapat ditentukan batas jumlah maksimal

pemesanan dan lama pemesanan.

14















14















15

Confirmation Settings: pada bagian ini administrator dapat menentukan apakah

diijinkan untuk melakukan pemesanan sementara (tentative) dan menentukan

default pemesanan apakah terkonfirmasi apakah sementara.

Approval Settings: pada bagian ini administator dapat menentukan apakah

setiap pemesanan ruang dalam area memerlukan persetujuan atau tidak dan

apakah mengijinkan kepada pengguna untuk mengingatkan administrator

apabila ada pesanan yang belum disetujui.

Privacy Settings: pada bagian ini administrator dapat menentukan apakah

diijinkan untuk melakukan pemesanan private, mendorong untuk pemesanan

private, atau menentukan default setting privacy apakah akan publik atau

private. Selain itu dapat juga menentukan apakah setting privacy akan

ditampilan secara umum atau tidak.

15













15













16

Change: Bagian ini adalah untuk mengeksekusi perubahan setting pada Area.

Semua ketentuan yang sudah ditentukan dalam Setting Area ini akan

berpengaruh kepada setiap batasan pemesanan ruang dalam area tersebut. Misal

dalam kasus Gedung L7 maka akan berpengaruh terhadap semua ruang yang

diset di dalam Area Gedung L7.

Selanjutnya siap untuk menambahkan ruang ke dalam area yang sudah dibuat.

b). Penambahan Ruang

Penambahan ruang dalam area pemesanan dapat dilakukan dengan pertama-

tama memastikan bahwa area telah ditentukan.

Setelah itu administrator dapat langsung memasukan atau menambahkan ruang.

Sebagai contoh di atas adalah akan menambahkan ruang Selasar SNI dalam

Area Gedung L7. Hal yang perlu dilakukan hanyalah memasukan nama ruang

(name), deskripsi ruang (description), kapasitas ruang (capacity) dan alamat

email petugas yang bertanggung jawab. Selanjutnya klik Add Room.

16















16















17

Administrator dapat melakukan perubahan (edit) dan juga penghapusan

area dan ruang kapan saja.

III. PENUTUP

Aplikasi pemesanan ruang ini diperuntukan khususnya bagi sivitas akademika dan

tidak menutup kemungkinan juga masyarakat secara umum. Setiap permintaan pemesanan

akan dilakukan pengawasan oleh petugas perpustakaan. Petugas perpustakaan berhak

menolak atau menerima pemesanan ruang yang ada berdasarkan kewenangan dan ketentuan

yang berlaku di Perpustakaan UGM.

Aplikasi pemesanan ini digunakan untuk mempermudah sivitas akademika dalam

menggunakan fasilitas perpustakaan terutama fasilitas ruang untuk kegiatan pembelajaran,

pendidikan, penelitian dan aktivitas lain pendukung tri dharma perguruan tinggi. Apabila ada

hal yang perlu diketahui lebih lanjut dapat menghubungi kontak [email protected] (Sdr.

Nining Indaryani) atau untuk masalah teknis dapat menghubungi [email protected] (Sdr. Arif

Surachman) atau langsung datang ke bagian Sekretariat Perpustakaan UGM, Gedung L6,

lantai 2, Bulaksumur Yogyakarta, nomor telepon: 0274 513163.

17



III. PENUTUP













17



III. PENUTUP













panduan teknis aplikasi pemesanan ruang … · 2019. 11. 29. · 2 kata pengantar salam, syukur...

Documents