USER MANUAL

UPT SISTEM INFORMASI IT TELKOM

Panduan Penggunaan Sistem Informasi Peminjaman Fasilitas Online

http:// igracias.telkomuniversity.ac.id/

MEMUL AI APLIKA SI

Sebelum menjalankan aplikasi, pastikan computer telah terhubung dengan internet,selanjutnya ikuti langkah-langkah berikut ini :

a. Pilih Recommended Browser (Firefox 3.6+,Google Chrome 5+, Opera 10.6+, Internet Explorer 9)

b. Isikan address http://igracias.telkomuniversity.ac.id

c. Setelah itu tampil halaman login seperti gambar berikut ini :

GAMBAR 1- 1 TAMPILAN HALAMAN LOGIN APLIKASI PEMINJAMAN FASILITAS ONLINE

Langkah - langkah Login ke Aplikasi Peminjaman fasilitas, yaitu:

1. login ke menu login seperti gambar disamping.

2. Isikan username dan password sesuai dengan

username dan password yang sudah terdaftar.

3. Pastikan username dan password benar, lalu tekan

tombol Login .

4. Setelah masuk, pilih group pengguna sebagai ‘Rumah

Tangga’.

Setelah login berhasil maka akan masuk ke menu –menu seperti gambar dibawah ini.

GAMBAR 1- 2 TAMPILAN BERANDA DARI APLIKASI PENGAJUAN PEMINJAMAN ASET

Setelah masuk ke halaman beranda seperti gambar di atas. 1. Klik/pilih satu user berdasarkan account login.

2. Selanjutnya, setiap menu akan dijelaskan dibawah ini

Pilih satu user berdasarkan account login

MENU MANAJEMEN AS ET

VIEW ASET

Manajemen asset merupakan salah satu fitur yang digunakan untuk mengatur dan mengelola asset yang dimiliki oleh unit rumah tangga. Beberapa field yang ditampilkan pada view peminjaman fasilitas, diantaranya :

- Foto Aset - Spesifikasi asset - Hierarki asset di ittelkom - Fitur-fitur pengelolaan seperti Edit, Delete,View Detail, tambah item asset, lihat keseluruhan asset,

dan lihat tabel.

GAMBAR 1- 3 TAMPILAN HALAMAN VIEW MANAJEMEN HALAMAN ASET

Untuk menampilkan halaman seperti gambar disamping, langkah-langkah nya adalah :

1. Login I-gracias 2. Pilih menu

kemahasiswaan 3. Pilih manajemen

kompetisi 4. Selesai

Button “Lihat

Keseluruhan”

Hirarki Aset. Detail

fitur dijelaskan di

submenu dibawah.

Button “Tambah

Item” Aset.

Detail fitur

dijelaskan di

submenu

dibawah.

Button “Lihat

Tabel” Aset.

Detail fitur

dijelaskan di

submenu

dibawah.

FIGURE 1- 1 TABEL VIEW MANAJEMEN HALAMAN ASET

No Fitur Keterangan/Penggunaan Fitur

1. Tambah Aset

Fitur yang digunakan untuk menginputkan atau menambahkan aset baru. Detail mengenai fitur “tambah asset ” tampilkan pada sub-menu di bawah.

2. Edit Aset

Fitur yang digunakan untuk mengubah data aset yang telah ada di aplikasi. Perubahan data sesuai dengan inputan user. Detail mengenai fitur “Edit Aset” ditampilkan pada sub-menu di bawah.

4. View Detail Aset

Fitur yang digunakan untuk melihat detail mengenai data aset. Detail mengenail fitur “View Detail Aset” di tampilkan pada sub menu di bawah

5. Lihat Kes Hirarki aset

Fitur yang digunakan untuk melihat hirarki keseluruhan aset. Detail mengenail fitur ”Lihat Hirarki Aset” ditampilkan pada sub menu di bawah

TAMBAH ASET

Tambah aset merupakan fitur untuk menambahkan aset baru rumah tangga. Aset yang ditambahkan pada form input aset rumah tangga, yaitu tentang no aset, nama aset, deskripsi aset, tipe aset, checklist disewakan, lokasi aset, spesifikasi aset, upload image dan setting aktif. Field checklist “disewakan” ini akan menentukan aset yang dapat disewakan/dipinjamkan atau tidak.

GAMBAR 1- 4 TAMPILAN HALAMAN TAMBAH ASET

Untuk menampilkan halaman seperti gambar disamping, langkah-langkah nya adalah :

Dimulai dari halaman view aset seperti yang

dijelaskan diatas, kemudian klik untuk memunculkan pop-up halaman input seperti gambar disamping.

Setelah itu, lakukan pengisian data aset di

aplikasi kemudian tekan untuk menyimpan.

EDIT ASET

Edit Aset Merupakan fitur untuk mengubah data aset yang sebelumnya telah diinputkan. Semua data yang diinputkan di fitur input/tambah aset dapat diubah difitur edit aset ini. Untuk dapat mengakses fitur ini bisa dilihat di keterangan pada kotak sebelah kanan gambar dibawah.

GAMBAR 1- 5 TAMPILAN HALAMAN EDIT ASET

VIEW DETAIL ASET

View detail aset merupakan fitur untuk melihat detail informasi mengenai aset. Dalam fitur ini juga disajikan histori perawatan dari tiap aset rumah tangga.

GAMBAR 1- 6 TAMPILAN HALAMAN VIEW DETAIL ASET

Untuk menampilkan halaman seperti gambar disamping, langkah-langkah nya adalah :

Dimulai dari halaman view aset seperti yang

dijelaskan diatas, kemudian klik Icon untuk memunculkan halaman edit seperti gambar disamping.

Setelah itu, lakukan perubahan dari terhadap

data aset kemudian tekan untuk menyimpan perubahan atau tekan

untuk membatalkan.

Untuk menampilkan halaman seperti gambar disamping, langkah-langkah nya adalah :

Dimulai dari halaman view aset seperti yang

dijelaskan diatas, kemudian klik Icon .

Dihalaman ini akan menampilkan informasi detail mengenai detail data aset beserta histori perawatan yang telah dilakukan.

VIEW HIRARKI KESELURUHAN ASET

View Hirarki keseluruhan aset merupakan fitur untuk menampilkan hirarki data aset yang dimiliki Universitas Telkom dan dikelola oleh unit Rumah Tangga. Hirarki ini dibuat per-level aset dimulai dari root (Universitas Telkom) sampai level terkecil.

Untuk menampilkan halaman seperti gambar disamping, langkah-langkah nya adalah :

Dimulai dari halaman view aset seperti yang dijelaskan diatas, kemudian klik Tombol

.

Dihalaman ini akan menampilkan hirarki aset secara keseluruhan yang dikelola oleh unit Rumah Tangga.

Pada hirarki menu, disediakan fitur untuk mencetak bagan hirarki yang telah dibangun.

Fitur cetak di sebelah kiri pojok atas bagan.

MANAJEMEN PEMINJAMAN FASILITAS

VIEW PEMINJAMAN FASILITAS

Managemen peminjaman fasilitas merupakan salah manajemen yang berfokus pada peminjaman fasilitas. Gambar dibawa ini merupakan view peminjaman, Beberapa informasi yang ditampilkan pada halaman ini yaitu:

a. Nama aset b. Tipe

Selain itu ada beberapa fitur-fitur pengelolaan, diantaranya :

1. View Schedule merupakan fitur untuk melihat jadwal slot peminjaman fasilitas. Detail mengenai peminjaman akan dibawah di bawah 2. Reserve Aset merupakan fitur untuk input form peminjaman fasilitas ke aplikasi .

Untuk menampilkan halaman seperti gambar disamping, langkah-langkah nya adalah :

1. Login I-gracias 2. Pilih menu peminjaman

fasilitas 3. Pilih lihat fasilitas 4. Selesai

No Fitur Keterangan/Penggunaan Fitur

1. View Schedule

merupakan fitur untuk melihat jadwal slot peminjaman fasilitas. Detail mengenai peminjaman akan dibawah di bawah

2. Reserve Aset

merupakan fitur untuk input form peminjaman fasilitas ke aplikasi. Detail mengenai peminjaman akan dibawah di bawah

VIEW SCHEDULE/LIHAT JADWAL PEMINJAMAN

Untuk menampilkan halaman seperti gambar disamping, langkah-langkah nya adalah :

Dimulai dari halaman view peminjaman fasilitas seperti

diatas, kemudian klik tombol. Dihalaman ini dapat melihat jadwal peminjaman dan dapat melakukan peminjaman(reserve) dengan meng-klik tombol ini

. Setelah tombol dipencet akan muncul form pemesanan seperti di menu pemesana dibawah.

PEMESANAN FASILITAS (RESERVE ASSET)

Untuk menampilkan halaman seperti gambar disamping, langkah-langkah nya adalah :

Dimulai dari halaman view peminjaman fasilitas seperti diatas,

kemudian klik tombol .

Setelah itu muncul pop-up peminjaman(reserve). Isi dan lengkapi form peminjaman kemudian submit dengan menekan tombol peminjaman.

MONITORING STATUS PEMINJAMAN FASILITAS

VIEW STATUS PEMINJAMAN

Monitoring status peminjaman merupakan salah satu fitur untuk menitoring status peminjaman terhadap aksi peminjaman yang telah dilakukan oleh user peminjam. Gambar dibawa ini merupakan view status peminjaman, Beberapa informasi yang ditampilkan pada halaman ini yaitu:

1. No Peminjaman 2. Aktivitas : menjelaskan aktifitas atau tujuan melakukan peminjaman 3. Aset : menjelaskan mengenai aset/fasilitas yang dipinjam 4. Tanggal Peminjaman : keterangan mengenai tanggal dilakukan peminjaman 5. Status pinjam : keterangan status dari alur peminjaman fasilitas 6. Aksi : merupakan fitur yang disediakan untuk mengelola status peminjaman. Fitur yang disediakan yaitu fitur delete.

Untuk menampilkan halaman seperti gambar disamping, langkah-langkah nya adalah :

Dimulai dari halaman beranda dilanjutkan dengan menyorot menu peminjaman fasilitas kemudian klik ‘status peminjaman’.

Pada halaman view status peminjaman kita dapat melakukan monitoring status dari peminjaman yang diajukan. 3 status peminjaman, yaitu :

1. pengajuan, 2. approval BK(persetujuan

dari BK), 3. Approval RT(Persetujuan

dari unit Rumah Tangga)

MANAJEMEN DATA PEMINJAMAN FASILITAS

VIEW DATA PEMINJAMAN FASILITAS

Manajemen data peminjaman fasilitas merupakan salah satu fitur untuk mengolah data peminjaman. Baik yang sudah disetujui maupun yang masih pending. Gambar dibawa ini merupakan data peminjaman fasilitas, Beberapa informasi yang ditampilkan pada halaman ini yaitu:

1. No Peminjaman. 2. Aset : menjelaskan mengenai aset/fasilitas yang dipinjam. 3. Nama Lengkap : memberikan informasi mengenai nama pelengkap. 4. Organisasi : memberikan informasi tentang organisasi pihak peminjam. 5. Aktivitas : menjelaskan aktifitas atau tujuan melakukan peminjaman 6. Tanggal Peminjaman : keterangan mengenai tanggal dilakukan peminjaman 7. Status : keterangan mengenai status peminjaman(sudah disetujui, ditolak maupun dipending) 8. Status pinjam : keterangan status dari alur peminjaman fasilitas 9. Aksi : merupakan fitur yang disediakan untuk mengelola data peminjaman. Fitur yang disediakan yaitu fitur Menyetujui

Pemesanan(Approved Reservation), Tolak Pemesanan (Reject Reservation), Membatalkan Pemesanan(Cancel Reservation)

Untuk menampilkan halaman seperti gambar disamping, langkah-langkah nya adalah : Dimulai dari halaman beranda dilanjutkan dengan menyorot menu peminjaman fasilitas kemudian klik ‘Data Peminjaman Fasilitas’.