panduan penggunaan aplikasi simaya tata usaha.pdf

15
Panduan Penggunaan Aplikasi siMAYA TATA USAHA Surat Masuk Surat Masuk dalam siMAYA terbagi menjadi 2 jenis yaitu: 1. Manual 2. Elektronik Surat Manual Merupakan surat masuk yang berasal dari hardcopy surat asli kemudian di agendakan ke dalam surat berbentuk elektronik 1. Pilih Agenda -> Surat Manual 2. Isi Kolom yg kosong sesuai dengan surat yang ingin dimasukkan 3. Isi kolom pengirim, Pilih Setel Nama Pengirim Manual untuk mengisi pengirim surat secara manual

Upload: ruky-dwinarputra

Post on 23-Jan-2016

37 views

Category:

Documents


3 download

TRANSCRIPT

Page 1: Panduan Penggunaan Aplikasi siMAYA   Tata Usaha.pdf

Panduan Penggunaan Aplikasi siMAYA

TATA USAHA

Surat Masuk

Surat Masuk dalam siMAYA terbagi menjadi 2 jenis yaitu:

1. Manual

2. Elektronik

Surat Manual

Merupakan surat masuk yang berasal dari hardcopy surat asli kemudian di

agendakan ke dalam surat berbentuk elektronik

1. Pilih Agenda -> Surat Manual

2. Isi Kolom yg kosong sesuai dengan surat yang ingin dimasukkan

3. Isi kolom pengirim, Pilih Setel Nama Pengirim Manual untuk mengisi

pengirim surat secara manual

Page 2: Panduan Penggunaan Aplikasi siMAYA   Tata Usaha.pdf

4. Pilih berkas Pemindaian untuk memasukkan file attachment

5. Isi Penerima dan Tembusan, untuk memasukkan nama penerima sesuai

dengan user pengguna yang sudah diatur sebagai penerima surat

Page 3: Panduan Penggunaan Aplikasi siMAYA   Tata Usaha.pdf

6. Pilih Masukkan untuk memasukkan nama yang sudah di setel sebagai

penerima dan tembusan

7. Pilih Simpan untuk menyimpan surat di agenda masuk sekaligus

mengirimkan surat tersebut kepada penerima surat

Page 4: Panduan Penggunaan Aplikasi siMAYA   Tata Usaha.pdf

Surat Masuk Elektronik

Merupakan Surat Masuk yang berasal dari sesama pengguna siMAYA

1. Pilih Surat Masuk, lihat surat yang status nya belum dibaca

2. Masukkan Nomor Agenda Surat Masuk , kemuadian pilih terima surat

untuk meneruskan surat ke penerima

Page 5: Panduan Penggunaan Aplikasi siMAYA   Tata Usaha.pdf

Surat Keluar

Adalah Surat yang ditujukan ke pengguna dari instansi lain

1. Pilih Surat Keluar -> Buat Surat

2. Masukkan Kolom2 sesuai dengan surat yang akan dibuat

3. Pilih Berkas Pemindaian -> Choose Files untuk memasukkan lampiran

surat

4. Pilih Penerima -> Ambil dari pangkalan data, untuk memilih penerima

surat

Page 6: Panduan Penggunaan Aplikasi siMAYA   Tata Usaha.pdf

5. Pilih Instansi tujuan penerima kemudian pilih nama dari si penerima

6. Pilih Masukkan untuk menyimpan data si penerima

Page 7: Panduan Penggunaan Aplikasi siMAYA   Tata Usaha.pdf

7. Pilih Pemeriksa untuk memilih pemeriksa surat

Page 8: Panduan Penggunaan Aplikasi siMAYA   Tata Usaha.pdf

8. Pilih Masukkan untuk menyimpan pengguna yang dipilih sebagai

pemeriksa surat

9. Pilih Template untuk memasukkan Template, atau bisa tulis surat

secara manual

Page 9: Panduan Penggunaan Aplikasi siMAYA   Tata Usaha.pdf

10. Pilih Simpan untuk meneruskan surat ke pemeriksa untuk

diperiksa

11. Selanjutnya menunggu proses pemeriksaan oleh Pemeriksa

sebelum dikirim

Page 10: Panduan Penggunaan Aplikasi siMAYA   Tata Usaha.pdf

12. Pilih Surat Keluar -> Konsep untuk memproses surat yang telah

diperiksa

13. Pilih Surat yang statusny sudah siap untuk dikirim ke tujuan

14. Pilih Proses Surat untuk memproses surat

Page 11: Panduan Penggunaan Aplikasi siMAYA   Tata Usaha.pdf

15. Lengkapi kolom2 yang masi kosong

16. Pilih kirim untuk mengirim surat ke tujuan

Cetak Surat

Bertujuan untuk mengarsipkan surat yang telah dibuat secara elektronik ke

Hardcopy

1. Pilih Agenda Surat Keluar

2. Pilih Surat yang ingin dicetak

3. Pilih Lihat Surat

Page 12: Panduan Penggunaan Aplikasi siMAYA   Tata Usaha.pdf

4. Pilih Cetak Surat untuk mencetak surat

Template

Aplikasi siMAYA memfasilitasi pembuatan Template untuk pengguna untuk

mempermudah pengguna dalam pembuatan surat

1. Pilih Template

2. Pilih Buat Baru untuk membuat Template

3. Isi Nama Template sesuai dengan Jenis Template Surat yang ingin

dibuat

Contoh : - Nama Template : Nota Dinas

Page 13: Panduan Penggunaan Aplikasi siMAYA   Tata Usaha.pdf

4. Pilih Dibagikan kepada Oraganisasi bilamana ingin pengguna lain dalam

satu instansi dapat juga menggunakan template yang dibuat , Pilih

Dibagikan kepada tidak ada bilamana template tersebut tidak ingin

dibagikan ke pengguna lain

5. Pilih Kop Surat untuk memasukkan kop surat kedalam template

Page 14: Panduan Penggunaan Aplikasi siMAYA   Tata Usaha.pdf

6. Tulis Isi Surat di dalam kotak yang telah disediakan

7. Pilih Simpan template untuk menyimpan Template

Page 15: Panduan Penggunaan Aplikasi siMAYA   Tata Usaha.pdf