panduan penggunaan aplikasi gudang excel 2007

1

PANDUAN PENGGUNAAN

APLIKASI GUDANG EXCEL 2007

Toko Alinda merupakan perusahaan baru yang bergerak di bidang perdagangan alat tulis kantor. Toko Alinda membeli produk alat tulis kantor dari beberapa perusahaan pemasok untuk kemudian dijual lagi ke perusahaan yang menjadi pelanggan. Sebagai perusahaan yang sedang berkembang pesat, Toko Alinda saat ini membutuhkan alat bantu yang dapat menampung semua data yang berkaitan dengan aktivitas perdagangan mulai dari data mengenai produk dan jumlah stok yang tersedia, data pemasok, data pelanggan serta data pembelian dan penjualan produk. Salah satu alat bantu yang dapat digunakan untuk keperluan tersebut adalah aplikasi gudang yang dijalankan dengan sistem komputerisasi. Penggunaan aplikasi gudang dengan sistem komputerisasi diharapkan dapat menyelesaikan segala bentuk aktivitas perdagangan dengan lebih cepat, lebih rapi dan lebih akurat. Berbeda dengan aplikasi gudang pada umumnya, aplikasi gudang yang digunakan Toko Alinda dibuat dengan menggunakan Macro Excel. Penggunaan aplikasi gudang relatif mudah dan cepat karena semua proses dikerjakan secara otomatis.

Untuk menggunakan aplikasi gudang, pengguna harus masuk (login sebagai administrator atau kasir. Untuk login sebagai administrator, pengguna harus memasukkan ID administrator (YudhyOK) dan password (ELEX1234). Pengguna yang login sebagai administrator dapat menggunakan seluruh fitur dalam aplikasi gudang mulai dari mengelola dan mencetak database barang, database pelanggan dan database pemasok. Administrator juga dapat melakukan transaksi pembelian, transaksi penjualan serta memodifikasi aplikasi gudang.

Untuk login sebagai kasir, pengguna harus memasukkan ID kasir dan password. Pengguna yang login sebagai kasir hanya dapat melakukan pengelolaan database barang, pengelolaan database pelanggan, pengelolaan database pemasok serta melakukan transaksi pembelian dan penjualan. Berikut daftar ID kasir dan password yang diperlukan untuk login sebagai kasir:

ID Kasir Password

Arum Arum1234

Ningsih Ningsih1234

Risti Risti1234

Tunik Tunik1234

Wulan Wulan1234

2

Keamanan Macro

Jika Anda belum mengatur tingkat keamanan Macro, maka Excel 2007 secara otomatis akan menon-aktifkan Macro saat workbook aplikasi gudang pertama kali dibuka. Muncul peringatan keamanan seperti terlihat pada Gambar 1.

Gambar 1 Peringatan keamanan Macro

Untuk mengaktifkan Macro, tekan tombol Options… kemudian muncul kotak dialog Microsoft Office Security Options. Pilih opsi Enable this content kemudian tekan tombol OK.

Gambar 2 Kotak dialog Microsoft Office Security Options

Jika sebelumnya Anda sudah membuka workbook yang mengandung Macro, Excel akan menampilkan kotak dialog Microsoft Office Excel Security Notice seperti terlihat pada Gambar 3. Untuk mengaktifkan Macro tekan tombol Enable Macros.

3

Gambar 3 Kotak dialog Microsoft Office Excel Security Notice

Untuk memperlancar penggunaan aplikasi gudang, kotak dialog peringatan keamanan tersebut untuk sementara kita non-aktifkan. Lakukan langkah-langkah sebagai berikut:

1. Klik tombol Macro Security dalam tab Developer group Code. Muncul kotak dialog Trust Center seperti terlihat pada Gambar 4.

Gambar 4 Kotak dialog Trust Center

3. Pilih Macro Settings kemudian pilih opsi Enabled all macros (not recommended; potentially dangerous code can run). Beri tanda contreng (√) pada pilihan Trust access to the VBA project object model. Jika pengaturan sudah dilakukan, tekan tombol OK.

4

Mengelola Database Barang

Anda dapat mengelola database barang seperti menambahkan record data barang baru, mengedit atau menghapus record data barang yang sudah ada serta melakukan pencarian record data barang menggunakan Form Database Barang. Bagi Anda yang sudah terbiasa menggunakan Data Form Excel tentu tidak akan kesulitan untuk menggunakan Form Database Barang karena form ini mempunyai fungsi hampir sama dengan Data Form. Untuk menggunakan Form Database Barang, Anda dapat login sebagai administrator ataupun kasir. Dalam contoh kali ini, kita akan login sebagai kasir menggunakan ID kasir Risti dengan password Risti1234.

1. Buka file Aplikasi Gudang.xlsm yang disertakan dalam CD pendamping buku. Muncul form utama Aplikasi Gudang seperti terlihat pada Gambar 5.

Gambar 5 Form utama Aplikasi Gudang

2. Tekan tombol Masuk kemudian muncul kotak pesan Pilihan Masuk Pengguna.

Gambar 6 Kotak pesan Pilihan Masuk Pengguna

3. Untuk masuk sebagai kasir, tekan tombol Yes. Muncul Form Login Kasir seperti terlihat pada Gambar 7.

Gambar 7 Form Login Kasir

5

4. Ketikkan Risti pada kotak isian ID Kasir. Pada kotak isian Password ketikkan Risti1234 kemudian tekan tombol OK. Jika ID kasir dan password yang Anda masukkan benar, muncul kotak pesan informasi login berhasil.

Gambar 8 Kotak pesan informasi login kasir berhasil

Input Data Barang

Ketika memasukkan record data barang ke dalam database, field stok akan terisi 0. Jumlah stok secara otomatis akan mengalami perubahan jika ada transaksi pembelian atau penjualan barang. Stok barang akan bertambah jika ada transaksi pembelian dan akan berkurang jika ada transaksi penjualan. Daftar barang yang akan dimasukkan ke dalam database dapat dilihat pada tabel berikut:

Kode Nama Satuan Harga

Status Beli Jual

OK001 Ordner Kertas Folio PACK 65.000 72.500 Produk Laku

CH001 Clear Holder Isi 20 Lbr PACK 7.200 8.000 Produk Laku

DK001 Document Keeper VL 20 PCS 6.800 7.500 Tidak Laku

KH001 Kertas HVS A4 RIM 26.000 28.500 Produk Laku

KH002 Kertas HVS F4 RIM 28.000 30.000 Produk Laku

KB001 Kertas Buram F4 RIM 8.000 9.500 Kurang Laku

AC001 Amplop Coklat 1/2 Folio Isi 100 PACK 15.000 17.000 Produk Laku

SK001 Spidol Kecil LUSIN 7.500 8.500 Produk Laku

PM001 Pita Mesin Tik PCS 7.200 8.000 Kurang Laku

PM002 Pita Mesin Tik Elektrik PCS 22.500 25.000 Produk Laku

PM003 Pita Mesin Absensi PCS 65.000 75.000 Kurang Laku

PP001 Pita Printer PCS 25.500 27.500 Produk Laku

TE001 Tipp-Ex Correction Pen PCS 13.500 15.000 Produk Laku

SH001 Stapler HD 10 PCS 5.500 6.500 Produk Laku

BB001 Buku Block Note PCS 2.200 2.500 Kurang Laku

TC001 Trigonal Clip PACK 14.000 16.000 Produk Laku

IS001 Isi Staples PACK 14.500 16.500 Produk Laku

SB001 Stabilo Boss Hijau PCS 3.750 4.500 Produk Laku

BF001 Buku Folio Hardcover PCS 5.000 6.500 Kurang Laku

LK001 Lem Kertas 150 Gr PCS 3.750 4.500 Produk Laku

GK001 Gunting Kertas Ukuran Sedang PCS 3.750 4.500 Kurang Laku

1. Pada daftar pilihan Aplikasi klik Database Barang. Karena database barang

belum diisi (kosong), maka muncul kotak pesan Database Barang Kosong.

6

Gambar 9 Kotak pesan Database Barang Kosong

2. Tekan tombol OK. Muncul Form Database Barang seperti terlihat pada Gambar 10.

Gambar 10 Form Database Barang

3. Untuk memasukkan record data ke dalam database barang, lakukan langkah-langkah sebagai berikut:

� Ketikkan OK001 pada kotak isian Kode Barang.

� Ketikkan Ordner Kertas Folio pada kotak isian Nama Barang.

� Ketikkan PACK pada kotak isian Satuan.

� Ketikkan 65000 pada kotak isian Harga Beli.

� Ketikkan 72500 pada kotak isian Harga Jual.

� Pada kotak pilihan Status, pilih Produk Laku.

� Tekan tombol Tambah.

Form Database Barang kemudian akan menampilkan record data yang sudah dimasukkan. Label record data juga akan menunjukkan record data yang aktif dari seluruh record data yang ada dalam database barang.

7

Gambar 11 Record data barang sudah ditambahkan

4. Dengan cara yang sama, masukkan seluruh barang yang ada dalam daftar tabel sehingga database barang total mempunyai 21 record data (lihat keterangan label record data dalam Form Database Barang).

Gambar 12 Record terpilih dari seluruh record database

5. Untuk menampilkan nomor record data tertentu, klik tombol scroll bar di sebelah kiri untuk menampilkan data sebelum record terpilih. Klik tombol scroll bar di sebelah kanan untuk menampilkan data sesudah record terpilih.

6. Untuk menampilkan record data pertama, klik tombol Awal yang

terletak di sebelah kiri scroll bar. Klik tombol Akhir yang terletak di sebelah kanan scroll bar untuk menampilkan record data terakhir.

8

Pencarian Barang

Jika record data yang sudah dimasukkan ke dalam database sudah sangat banyak, maka penggunaan scroll bar untuk menyeleksi record data menjadi kurang efektif. Untuk mengatasi hal tersebut, Anda dapat melakukan pencarian barang dengan memasukkan kata kunci kode barang atau nama barang.

1. Ketikkan kata kunci kode barang pada kotak isian Kode Barang, misalnya

ketikkan KH. Tekan tombol Cari Kode Barang yang terletak di sebelah kanan kotak isian Kode Barang. Barang yang mempunyai kode KH akan ditampilkan dalam daftar di bagian bawah Form Database Barang.

Gambar 13 Pencarian dengan kata kunci kode barang

2. Untuk menampilkan informasi barang secara detail, klik barang hasil pencarian dalam daftar.

3. Untuk melakukan pencarian barang berdasarkan kata kunci nama barang, ketikkan kata kunci nama barang pada kotak isian Nama Barang. Misalnya,

ketikkan Kertas kemudian tekan tombol Cari Nama Barang yang terletak di sebelah kanan kotak isian Nama Barang. Hasil pencarian barang yang mempunyai nama kertas akan ditampilkan dalam daftar di bagian bawah Form Database Barang.

4. Klik barang hasil pencarian dalam daftar untuk menampilkan informasi barang secara detail. Jika pencarian barang sudah selesai, tekan tombol Tutup.

9

Gambar 14 Pencarian dengan kata kunci nama barang

Edit dan Hapus Record Data Barang

Record data yang sudah Anda masukkan ke dalam database suatu saat mungkin mengalami perubahan, misalnya barang mengalami perubahan harga beli atau harga jual. Anda perlu mengedit record data untuk melakukan penyesuaian dengan kondisi saat ini. Selain edit record data, Anda juga dapat menghapus record data jika ada barang yang sudah tidak dijual lagi.

1. Untuk mengedit record data, pilih record data yang akan diedit menggunakan scroll bar, tombol Awal atau tombol Akhir. Untuk menyeleksi record data dengan cepat, gunakan fitur pencarian barang.

2. Setelah record data yang akan diedit dipilih, lakukan penyesuaian data barang kemudian tekan tombol Edit. Muncul kotak pesan seperti terlihat pada Gambar 15.

Gambar 15 Kotak pesan Edit Data

10

3. Kotak pesan tersebut memberikan informasi bahwa nomor record data yang dipilih akan diedit. Tekan tombol OK untuk melanjutkan. Untuk membatalkan edit record data, tekan tombol Cancel.

4. Untuk menghapus record data, pilih record data yang akan dihapus kemudian tekan tombol Hapus. Muncul kotak pesan seperti terlihat pada Gambar 16.

Gambar 16 Kotak pesan Hapus Data

5. Kotak pesan tersebut memberikan informasi bahwa nomor record data yang dipilih akan dihapus. Tekan tombol OK untuk melanjutkan. Untuk membatalkan hapus record data, tekan tombol Cancel.

Menggunakan Form Database Pemasok

Penggunaan Form Database Pemasok pada prinsipnya sama dengan Form Database Barang. Kita dapat menambah record data pemasok baru, mengedit atau menghapus record data pemasok yang sudah ada serta melakukan pencarian record data pemasok. Dalam contoh kali ini, Anda dianggap masih login sebagai kasir dengan ID kasir Risti.

Input Data Pemasok

Daftar pemasok yang akan dimasukkan ke dalam database dapat dilihat pada tabel berikut:

Kode Nama Alamat Kontak Telp/HP

MA001 CV Makmur Abadi Jl. Pramuka No 514 Eko 0281912541

AJ001 PT Agung Jaya Jl. Jenderal Soedirman No 761 Syahrul 0281942154

MA002 PT Makmur Alami Jl. HR Bunyamin No 912 Eti 0281932592

GS001 PD Gunung Slamet Jl. Gunung Slamet No 479 Sigit 0281936842

BM001 CV Berlian Mas Jl. Kampus No 841 Nurul 0281925914

Seluruh pemasok Toko Alinda berdomisili di kota Purwokerto. Berikut langkah-langkah input record data pemasok ke dalam database:

1. Pada daftar pilihan Aplikasi klik Database Pemasok. Karena database pemasok belum diisi (kosong), maka muncul kotak pesan Database Pemasok Kosong.

11

Gambar 17 Kotak pesan Database Pemasok Kosong

2. Tekan tombol OK. Muncul Form Database Pemasok seperti terlihat pada Gambar 18.

Gambar 18 Form Database Pemasok

3. Untuk memasukkan record data ke dalam database pemasok, lakukan langkah-langkah sebagai berikut:

� Ketikkan MA001 pada kotak isian Kode Pemasok.

� Ketikkan CV Makmur Abadi pada kotak isian Nama Pemasok.

� Ketikkan Jl. Pramuka No 514 pada kotak isian Alamat.

� Ketikkan Purwokerto pada kotak isian Kota.

� Ketikkan Eko pada kotak isian Kontak.

� Ketikkan 0281912541 pada kotak isian Telepon/HP.


Form Database Pemasok kemudian akan menampilkan record data yang sudah dimasukkan. Label record data juga akan menunjukkan record data yang aktif dari seluruh record data yang ada dalam database pemasok.

12

Gambar 19 Record data pemasok sudah ditambahkan

4. Dengan cara yang sama, masukkan seluruh data pemasok yang ada dalam daftar tabel sehingga database pemasok total mempunyai 5 record data (lihat keterangan label record data dalam Form Database Pemasok).

Gambar 20 Seluruh record data pemasok sudah dimasukkan




Pencarian Pemasok

Anda juga dapat melakukan pencarian record data pemasok menggunakan kata kunci kode pemasok atau nama pemasok. Dengan fitur pencarian tersebut, pencarian record data pemasok akan lebih cepat sehingga dapat menghemat waktu dan tenaga.

13

1. Ketikkan kata kunci kode pemasok pada kotak isian Kode Pemasok,

misalnya ketikkan MA. Tekan tombol Cari Kode Pemasok yang terletak di sebelah kanan kotak isian Kode Pemasok. Data Pemasok yang mempunyai kode MA akan ditampilkan dalam daftar di bagian bawah Form Database Pemasok.

Gambar 21 Pencarian dengan kata kunci kode pemasok

2. Untuk menampilkan informasi pemasok secara detail, klik data pemasok hasil pencarian dalam daftar.

3. Untuk melakukan pencarian data pemasok berdasarkan kata kunci nama pemasok, ketikkan kata kunci nama pemasok pada kotak isian Nama Pemasok. Misalnya, ketikkan CV kemudian tekan tombol Cari Nama

Pemasok yang terletak di sebelah kanan kotak isian Nama Pemasok. Hasil pencarian pemasok yang mempunyai nama CV akan ditampilkan dalam daftar di bagian bawah Form Database Pemasok.

4. Klik data pemasok hasil pencarian dalam daftar untuk menampilkan informasi data pemasok secara detail. Jika pencarian pemasok sudah selesai, tekan tombol Tutup.

14

Gambar 22 Pencarian dengan kata kunci nama pemasok

Edit dan Hapus Record Data Pemasok

Pada proses edit record data pemasok, Anda tidak diperkenankan mengedit kode pemasok. Hal ini dilakukan untuk mencegah adanya kode pemasok yang sama (kode pemasok ganda).

1. Untuk mengedit record data, pilih record data yang akan diedit menggunakan scroll bar, tombol Awal atau tombol Akhir. Untuk menyeleksi record data dengan cepat, gunakan fitur pencarian pemasok.

2. Setelah record data yang akan diedit dipilih, lakukan penyesuaian data pemasok. Tekan tombol Edit kemudian muncul kotak pesan seperti terlihat pada Gambar 23.

Gambar 23 Kotak pesan Edit Data pemasok

3. Kotak pesan tersebut memberikan informasi bahwa nomor record data pemasok yang dipilih akan diedit. Tekan tombol OK untuk melanjutkan. Untuk membatalkan edit record data, tekan tombol Cancel.

15

4. Untuk menghapus record data, pilih record data yang akan dihapus kemudian tekan tombol Hapus. Muncul kotak pesan seperti terlihat pada Gambar 24.

Gambar 24 Kotak pesan Hapus Data pemasok

5. Kotak pesan tersebut memberikan informasi bahwa nomor record data pemasok yang dipilih akan dihapus. Tekan tombol OK untuk melanjutkan. Untuk membatalkan hapus record data, tekan tombol Cancel.

Menggunakan Form Database Pelanggan

Dengan menggunakan Form Database Pelanggan, kita dapat menambah record data pelanggan, mengedit atau menghapus record data pelanggan yang sudah ada serta melakukan pencarian record data pelanggan. Dalam contoh kali ini, Anda dianggap masih login sebagai kasir dengan ID kasir Risti.

Input Data Pelanggan

Daftar pelanggan yang akan dimasukkan ke dalam database dapat dilihat pada tabel berikut:

Kode Nama Alamat Kontak Telp/HP

SA001 Toko Sinar Abadi Jl. KH Agus Salim No 741 Toni 0281962199

IS001 Toko Ino Smart Jl. Dr. Soeparno No 725 Wawan 0281915485

EL001 Toko Empat Lima Jl. Buaran Selatan No 329 Tangkas 0281922485

DM001 Toko Didi Maju Jl. Raya Baturraden No 524 Mini 0281987264

FU001 Toko Fajar Utama Jl. Gunung Salak No 415 Nurul 0281938641

RM001 Toko Roda Mas Jl. Sokaraja Timur No 519 Heru 0281921450

FU002 Toko Fokus Utama Jl. Berkoh KM 5 No 682 Yono 0281901529

SI001 Toko Satu Idaman Jl. Raya Tanjung No 822 Esti 0281934852

BI001 Toko Bintang Ilmu Jl. Sawangan No 788 Putri 0281926281

DT001 Toko Dwi Tunggal Jl. Kebon Dalem No 611 Hendra 0281905117

Seluruh pelanggan Toko Alinda juga berdomisili di kota Purwokerto. Berikut langkah-langkah input record data pelanggan ke dalam database:

1. Pada daftar pilihan Aplikasi klik Database Pelanggan. Karena database pelanggan belum diisi (kosong), maka muncul kotak pesan Database Pelanggan Kosong.

16

Gambar 25 Kotak pesan Database Pelanggan Kosong

2. Tekan tombol OK. Muncul Form Database Pelanggan seperti terlihat pada Gambar 26.

Gambar 26 Form Database Pelanggan

3. Untuk memasukkan record data ke dalam database pelanggan, lakukan langkah-langkah sebagai berikut:

� Ketikkan SA001 pada kotak isian Kode Pelanggan.

� Ketikkan Toko Sinar Abadi pada kotak isian Nama Pelanggan.

� Ketikkan Jl. KH Agus Salim No 741 pada kotak isian Alamat.

� Ketikkan Purwokerto pada kotak isian Kota.

� Ketikkan Toni pada kotak isian Kontak.

� Ketikkan 0281962199 pada kotak isian Telepon/HP.


Form Database Pelanggan kemudian akan menampilkan record data yang sudah dimasukkan. Label record data juga akan menunjukkan record data yang aktif dari seluruh record data yang ada dalam database pelanggan.

17

Gambar 27 Record data pelanggan sudah ditambahkan

4. Dengan cara yang sama, masukkan seluruh data pelanggan yang ada dalam daftar tabel sehingga database pelanggan total mempunyai 10 record data (lihat keterangan label record data dalam Form Database Pelanggan).

Gambar 28 Seluruh record data pelanggan sudah dimasukkan




Pencarian Pelanggan

Anda dapat melakukan pencarian record data pelanggan dengan cepat menggunakan kata kunci kode pelanggan atau nama pelanggan.

1. Ketikkan kata kunci kode pelanggan pada kotak isian Kode Pelanggan,

misalnya ketikkan FU. Tekan tombol Cari Kode Pelanggan yang terletak

18

di sebelah kanan kotak isian Kode Pelanggan. Data Pelanggan yang mempunyai kode FU akan ditampilkan dalam daftar di bagian bawah Form Database Pelanggan.

Gambar 29 Pencarian dengan kata kunci kode pelanggan

2. Untuk menampilkan informasi pelanggan secara detail, klik data pelanggan hasil pencarian dalam daftar.

3. Untuk melakukan pencarian data pelanggan berdasarkan kata kunci nama pelanggan, ketikkan kata kunci nama pelanggan pada kotak isian Nama Pelanggan. Misalnya, ketikkan Mas kemudian tekan tombol Cari Nama

Pelanggan yang terletak di sebelah kanan kotak isian Nama Pelanggan. Hasil pencarian pelanggan yang mempunyai nama Mas akan ditampilkan dalam daftar di bagian bawah Form Database Pelanggan.

4. Klik data pelanggan hasil pencarian dalam daftar untuk menampilkan informasi data pelanggan secara detail. Jika pencarian pelanggan sudah selesai, tekan tombol Tutup.

19

Gambar 30 Pencarian dengan kata kunci nama pelanggan

Edit dan Hapus Record Data Pelanggan

Pada proses edit record data pelanggan, Anda juga tidak diperkenankan untuk mengedit kode pelanggan untuk menghindari adanya kode pelanggan yang sama (kode pelanggan ganda).

1. Untuk mengedit record data, pilih record data yang akan diedit menggunakan scroll bar, tombol Awal atau tombol Akhir. Untuk menyeleksi record data dengan cepat, gunakan fitur pencarian pelanggan.

2. Setelah record data yang akan diedit dipilih, lakukan penyesuaian data pelanggan. Tekan tombol Edit kemudian muncul kotak pesan seperti terlihat pada Gambar 31.

Gambar 31 Kotak pesan Edit Data pelanggan

3. Kotak pesan tersebut memberikan informasi bahwa nomor record data pelanggan yang dipilih akan diedit. Tekan tombol OK untuk melanjutkan. Untuk membatalkan edit record data, tekan tombol Cancel.

20

4. Untuk menghapus record data, pilih record data pelanggan yang akan dihapus kemudian tekan tombol Hapus. Muncul kotak pesan seperti terlihat pada Gambar 32.

Gambar 32 Kotak pesan Hapus Data

5. Kotak pesan tersebut memberikan informasi bahwa nomor record data pelanggan yang dipilih akan dihapus. Tekan tombol OK untuk melanjutkan. Untuk membatalkan hapus record data, tekan tombol Cancel.

Menggunakan Form Transaksi Pembelian

Transaksi yang akan dicatat berikut ini adalah transaksi pembelian dari pemasok PD Gunung Slamet dengan No Faktur TB0001. Transaksi dilakukan oleh kasir Wulan. Berikut rincian barang dan jumlah barang yang dibeli:

Kode Barang Nama Barang Jumlah

KH001 Kertas HVS A4 20

PM003 Pita Mesin Absensi 2

BB001 Buku Block Note 10

LK001 Lem Kertas 150 Gr 5

1. Tekan tombol Masuk kemudian muncul kotak pesan Pilihan Masuk

Pengguna. Untuk masuk sebagai kasir, tekan tombol Yes.

2. Ketikkan Wulan pada kotak isian ID Kasir. pada kotak isian Password ketikkan Wulan1234 kemudian tekan tombol OK.

3. Jika ID kasir dan password yang Anda masukkan benar, muncul kotak pesan seperti terlihat pada Gambar 8.

4. Tekan tombol OK kemudian muncul kembali form utama Aplikasi Gudang. Pada daftar pilihan Aplikasi klik Transaksi Pembelian. Muncul Form Transaksi Pembelian seperti terlihat pada Gambar 33.

21

Gambar 33 Form Transaksi Pembelian

5. Ketikkan TB0001 pada kotak isian No Faktur. Pada kotak isian Kode Pemasok pilih GS001. Kotak isian Nama Pemasok secara otomatis akan terisi PD Gunung Slamet.

Gambar 34 Memilih kode pemasok

6. Untuk memasukkan Kertas HVS A4 ke dalam transaksi pembelian, pilih kode KH001 pada kotak pilihan Kode Barang. Anda dapat menggunakan fitur pencarian untuk memasukkan barang ke dalam transaksi pembelian.

Klik tombol Cari Barang yang terletak di sebelah kanan kotak isian Nama Barang kemudian muncul Form Cari Barang.

7. Pilih opsi Nama Barang kemudian ketikkan kata kunci nama barang yang akan dicari, misalnya ketikkan Kertas. Hasilnya akan terlihat seperti pada Gambar 35.

22

Gambar 35 Hasil pencarian barang

8. Pilih barang yang akan dimasukkan ke dalam Form Transaksi Pembelian. Jika sudah, tekan tombol Keluar. Ketikkan 20 pada kotak isian Jumlah kemudian tekan tombol Input.

Gambar 36 Item transaksi pembelian sudah dimasukkan

9. Untuk menginput item transaksi pembelian 3 barang yang lain, lakukan langkah yang sama seperti pada langkah 6 sampai 8.

10. Anda dapat meng-edit item transaksi pembelian, apabila terjadi kesalahan saat menginput item tersebut. Misalnya, pada daftar no 4 jumlah Lem Kertas 150 Gr seharusnya 5 unit tetapi tertulis dalam daftar transaksi 6 unit. Untuk mengatasi masalah tersebut, pilih no item transaksi pembelian yang akan diedit. Pada kotak isian Jumlah ketikkan 5 kemudian tekan tombol Edit.

23

Gambar 37 Edit item transaksi pembelian

11. Apabila 4 item transaksi pembelian yang diinput sudah benar dan akan dicetak, ketikkan jumlah uang yang dibayarkan, misalnya 700000. Kotak isian Kembali secara otomatis akan terisi 9250. Jika semuanya sudah benar tekan tombol Cetak. Nota pembelian kemudian akan dicetak. Tampilan nota pembelian terlihat seperti pada Gambar 38. Jumlah stok barang yang dibeli secara otomatis akan ditambahkan ke dalam database barang.

Gambar 38 Tampilan nota pembelian

24

Menggunakan Form Transaksi Penjualan

Barang yang dibeli dalam contoh transaksi pembelian sebelumnya hanya ada 4 item barang yaitu Kertas HVS A4, Pita Mesin Absensi, Buku Block Note dan Lem Kertas 150 Gr. Anda hanya bisa melakukan penjualan hanya untuk ke-4 item barang yang sudah dibeli. Jumlah barang yang dijual juga tidak boleh melebihi stok barang di gudang (database barang). Misalnya, jumlah Kertas HVS A4 yang Anda beli hanya 20 RIM. Jika Anda akan memasukkan Kertas HVS A4 sebanyak 21 RIM ke dalam Form Transaksi Penjualan, maka muncul kotak pesan seperti terlihat pada Gambar 39.

Gambar 39 Jumlah barang yang dijual melebihi stok

Transaksi yang akan dicatat berikut ini adalah transaksi penjualan kepada pelanggan Toko Roda Mas dengan No Faktur TJ0001. Transaksi dilakukan oleh kasir Risti. Berikut rincian barang dan jumlah barang yang dijual:

Kode Barang Nama Barang Jumlah

KH001 Kertas HVS A4 10

PM003 Pita Mesin Absensi 1

LK001 Lem Kertas 150 Gr 2

1. Tekan tombol Masuk kemudian muncul kotak pesan Pilihan Masuk

Pengguna. Untuk masuk sebagai kasir, tekan tombol Yes.

2. Ketikkan Risti pada kotak isian ID Kasir. pada kotak isian Password ketikkan Risti1234 kemudian tekan tombol OK.

3. Jika ID kasir dan password yang Anda masukkan benar, muncul kotak pesan seperti terlihat pada Gambar 8.

4. Tekan tombol OK kemudian muncul kembali form utama Aplikasi Gudang. Pada daftar pilihan Aplikasi klik Transaksi Penjualan. Muncul Form Transaksi Penjualan seperti terlihat pada Gambar 40.

25

Gambar 40 Form Transaksi Penjualan

5. Ketikkan TJ0001 pada kotak isian No Faktur. Pada kotak isian Kode Pelanggan pilih RM001. Kotak isian Nama Pelanggan secara otomatis akan terisi Toko Roda Mas. Anda dapat menggunakan fitur pencarian untuk memasukkan data pelanggan ke dalam Form Transaksi Penjualan. Klik

tombol Cari Pelanggan yang terletak di sebelah kanan kotak isian Nama Pelanggan kemudian muncul Form Cari Pelanggan.

6. Pilih opsi Nama Pelanggan kemudian ketikkan kata kunci nama pelanggan yang akan dicari, misalnya ketikkan Roda. Hasilnya akan terlihat seperti pada Gambar 41.

Gambar 41 Hasil pencarian pelanggan

7. Pilih data pelanggan yang akan dimasukkan ke dalam Form Transaksi Penjualan kemudian tekan tombol Keluar.

8. Pada kotak isian Kode Barang pilih KH001. Kotak isian Nama Barang secara otomatis akan terisi Kertas HVS A4.

26

Gambar 42 Memilih kode barang

9. Ketikkan 10 pada kotak isian Jumlah kemudian tekan tombol Input. Kertas HVS A4 yang sudah dimasukkan ke dalam transaksi penjualan akan terlihat seperti pada Gambar 43.

Gambar 43 Item transaksi penjualan sudah dimasukkan

10. Untuk menginput item transaksi penjualan 2 barang yang lain, lakukan langkah yang sama seperti pada langkah 8 dan 9. Hasilnya akan terlihat seperti pada Gambar 44.

27

Gambar 44 Seluruh item transaksi sudah dimasukkan

11. Apabila 3 item transaksi penjualan yang diinput sudah benar dan akan dicetak, ketikkan jumlah uang yang dibayarkan, misalnya 370000. Kotak isian Kembali secara otomatis akan terisi 1000. Jika semuanya sudah benar tekan tombol Cetak. Nota penjualan kemudian akan dicetak. Tampilan nota penjualan terlihat seperti pada Gambar 45. Jumlah stok barang dalam gudang (database barang) yang dijual secara otomatis akan berkurang.

Gambar 45 Tampilan nota penjualan

28

Menggunakan Form Laporan

Anda dapat mencetak atau mengekstrak (menyimpan ke dalam workbook baru) database dalam Aplikasi Gudang jika Anda login sebagai Administrator. Dalam contoh kali ini kita akan mencetak database barang, mengekstrak database pelanggan dan mencetak database pembelian.

1. Tekan tombol Masuk kemudian muncul kotak pesan Pilihan Masuk Pengguna.

2. Untuk masuk sebagai administrator, tekan tombol No. Muncul Form Login Administrator seperti terlihat pada Gambar 46.

Gambar 46 Form Login Administrator

3. Ketikkan YudhyOK pada kotak isian ID Administrator. Pada kotak isian Password, ketikkan ELEX1234 kemudian tekan tombol OK. Jika ID administrator dan password yang Anda masukkan benar, muncul kotak pesan seperti terlihat pada Gambar 47.

Gambar 47 Kotak pesan informasi login administrator berhasil

4. Tekan tombol OK kemudian muncul kembali form utama Aplikasi Gudang. Untuk mencetak database barang, klik ganda Cetak Database Barang dalam daftar Laporan. Muncul Form Cetak Database Barang.

Gambar 48 Form Cetak Database Barang

29

5. Tekan tombol Cetak. Hasil cetak database barang akan terlihat seperti pada Gambar 49. Jika cetak (ekstrak) database barang sudah selesai, tekan tombol Keluar.

Gambar 49 Hasil cetak database barang

6. Untuk mengekstrak database pelanggan, klik ganda Cetak Database Pemasok/Pelanggan dalam daftar Laporan. Muncul Form Cetak Database Pemasok/Pelanggan.

Gambar 50 Form Cetak Database Pemasok/Pelanggan

7. Pilih opsi Database Pelanggan kemudian tekan tombol Ekstrak. Hasil ekstrak database pelanggan ke dalam workbook baru akan terlihat seperti pada Gambar 51. Jika cetak (ekstrak) database pemasok/pelanggan sudah selesai, tekan tombol Keluar.

30

Gambar 51 Hasil ekstrak database pelanggan

8. Untuk mencetak database pembelian, klik ganda Cetak Database Pembelian/Penjualan dalam daftar Laporan. Muncul Form Cetak Database Pembelian/Penjualan.

Gambar 52 Form Cetak Database Pembelian/Penjualan

9. Pilih opsi Database Pembelian kemudian tekan tombol Cetak. Hasil cetak database pembelian akan terlihat seperti pada Gambar 53. Jika cetak (ekstrak) database pembelian/penjualan sudah selesai, tekan tombol Keluar.

Gambar 53 Hasil cetak database pembelian

31

Menggunakan Form Modifikasi

Contoh Aplikasi Gudang yang dibahas dalam buku ini digunakan untuk Toko Alinda, yaitu perusahaan yang bergerak di bidang perdagangan alat tulis kantor. Namun Anda tidak perlu khawatir, karena Aplikasi Gudang yang dibuat bersifat fleksibel sehingga dapat dimodifikasi sesuai dengan nama perusahaan, deskripsi perusahaan, produk dan berbagai atribut lainnya yang terkait dengan Aplikasi Gudang yang Anda inginkan. Anda dapat menggunakan Form Modifikasi untuk memodifikasi Aplikasi Gudang dengan cepat dan mudah.

Penulis mengambil contoh modifikasi Aplikasi Gudang untuk Only Computer, yaitu perusahaan yang bergerak di bidang perdagangan perangkat komputer. Berikut daftar yang diperlukan untuk memodifikasi Aplikasi Gudang:

Nama perusahaan : Only Computer

Deskripsi perusahaan : Pusat Penjualan Perangkat Komputer

Alamat : Jl. Raya Karang Lewas KM 12 No 178

Kota : Banyumas

Sat melakukan modifikasi, data dalam seluruh database yang ada dalam Aplikasi Gudang dihapus. Dalam contoh kali ini, Anda dianggap masih login sebagai administrator.

1. Untuk memodifikasi Aplikasi Gudang tekan tombol Modifikasi. Muncul Form Modifikasi seperti terlihat pada Gambar 54.

Gambar 54 Form Modifikasi

2. Lakukan pengaturan modifikasi Aplikasi Gudang yang diperlukan sebagai berikut:

� Beri tanda contreng (√) pada pilihan Edit Profil Perusahaan.

� Pada kotak isian Nama ketikkan Only Computer.

� Pada kotak isian Deskripsi ketikkan Pusat Penjualan Perangkat Komputer.

� Pada kotak isian Alamat ketikkan Jl. Raya Karang Lewas KM 12 No 178.

� Pada kotak isian Kota ketikkan Banyumas.

32

� Beri tanda contreng (√) pada pilihan Hapus Database Barang.

� Beri tanda contreng (√) pada pilihan Hapus Database Pemasok.

� Beri tanda contreng (√) pada pilihan Hapus Database Pelanggan.

� Beri tanda contreng (√) pada pilihan Hapus Database Pembelian.

� Beri tanda contreng (√) pada pilihan Hapus Database Penjualan.

3. Tekan tombol OK. Jika modifikasi Aplikasi Gudang berhasil muncul kotak pesan seperti terlihat pada Gambar 55.

Gambar 55 Modifikasi Aplikasi Gudang berhasil

4. Tekan tombol OK. Muncul kembali Form Modifikasi kemudian tekan tombol Keluar.

5. Untuk mengubah ID kasir, ID administrator atau password, pilih worksheet MenuUtama. Untuk menampilkan seluruh baris dan kolom dalam worksheet MenuUtama, klik pada kotak di sebelah pojok kiri atas perpotongan baris dan kolom.

Gambar 56 Klik perpotongan baris dan kolom

6. Untuk menampilkan seluruh baris dalam worksheet, klik tombol Format yang terdapat dalam tab Home group Cells kemudian pilih menu Hide & Unhide > Unide Rows.

7. Untuk menampilkan seluruh kolom dalam worksheet, klik tombol Format yang terdapat dalam tab Home group Cells kemudian pilih menu Hide &

33

Unhide > Unide Columns. Baris dan kolom dalam worksheet MenuUtama yang sudah ditampilkan akan terlihat seperti pada Gambar 57.

Gambar 57 Seluruh baris dan kolom sudah ditampilkan

8. Ubah ID kasir, ID administrator dan Password yang Anda inginkan pada tabel yang tersedia. Catatan : Karena range TabelKasir bersifat dinamis, Anda dapat menambahkan ID Kasir berikut Password dengan jumlah tak terbatas (sampai baris terbawah range TabelKasir).

9. Jika ID kasir, ID administrator dan password sudah disesuaikan sembunyikan kembali seluruh baris dan kolom dalam worksheet MenuUtama, klik pada kotak di sebelah pojok kiri atas perpotongan baris dan kolom.

10. Untuk menyembunyikan seluruh baris dalam worksheet, klik tombol Format yang terdapat dalam tab Home group Cells kemudian pilih menu Hide & Unhide > Hide Rows.

11. Untuk menyembunyikan seluruh kolom dalam worksheet, klik tombol Format yang terdapat dalam tab Home group Cells kemudian pilih menu Hide & Unhide > Hide Columns. Hasilnya akan terlihat seperti pada Gambar 56.

Author:

Yudhy Wicaksono

www.ino-smart.com

Publishers:

Elex Media Komputindo

www.elexmedia.co.id

panduan penggunaan aplikasi gudang excel 2007

Documents