1. Menu PenggajianMenu ini digunakan untuk melakukan proses penggajian kepada setiap karyawan, pada proses ini akan dihitung dari hari kehadiran karyawan, berapa kali izin, tidak hadir, sakit, cuti, lembur, dan lain-lain. Dari hal-hal yang disebutkan tersebut maka APS akan memprosesnya untuk penggajian karyawan. Berikut merupakan langkah-langkah untuk proses gaji.1.1. Proses Gaji

1. Klik menu Penggajian > Proses Gaji

2. Pada tampilan Proses Gaji, masukkan tanggal awal dan tanggal akhir untuk proses gaji, kemudian ceklis kolom yang berada disebelah kiri tombol pilih untuk memproses seluruh gaji karyawan. Klik tab setting , kemudian pilih Hitung semuanya.

3. Kik OK untuk memprosesnya.4. Untuk menampilkan daftar penggajian yang telah diproses, klilk menu Penggajian > Data Penggajian

Setting proses penggajianPada tampilan proses gaji, yaitu pada tab setting, terdapat beberapa proses gaji, yaitu Hitung Semuanya, Hanya Hitung Komponen Gaji, Hitung Semuanya Kecuali, Hanya Proses Pinjaman dan yang terakhir adalah Custom. Jika menginginkan settingan defaultnya berada pada Hitung Semuanya, atau Hanya Hitung Komponen Gaji, dapat dilakukan dengan langkkah-langkah berikut ini.

1. Klik menu Setting > Setting2. Setelah tampilan setting muncul, pada tab General, dapatdilihat disebelah kanan bawah, terdapat teks Jenis Hitung Gaji,klik tombol yang disebelah kanannya untuk memilih jenis hitung gaji yang diinginkan

3. Kemudian klik tombol Simpan.4. Buka kembali proses penggajian, kemudian klik tab setting, dapat dilihat perubahannya, dimana Jenis hitung gajinya secara otomatis dipilih seusai dengan settingan yang telah dibuat.

Convertion failed when converting date/or time from character stringQ : ketika akan dilakukan proses penggajian, muncul error Conversion failed when converting date/or time from character string, apa yang harus dilakukan?A : klik tombol Start > Control Panel, setelah tampilan Control panel muncul, pada View by yang berada disebelah kanan atas tampilan Controlpanel, pilih small icons.Cari dan klik Region and Language

Nullable object must have a valueQ : Ketika akan print atau priview slip gaji karyawan, muncul error Nullabble object must have a value, bagaimana cara menangani error tesebut?A : Perhatikan daftar kehadiran karyawan, apakah pernah diedit atau tidak. Contoh kasus :Admin APS melakukan proses kehadiran karyawan (menu Kehadiran > Proses Kehadiran), setelah proses kehadiran selesai, kemudian daftar kehadiran karyawan tersebut dibuka dan ditemukan salah satu daftar kehadiran karywan, memiliki daftar hadir yang ganjil, dibawah merupakan contoh gambarnya. Terlihat pada gambar diatas, tanggal 13 January 2015 pada kolom Chek In = 06:59 dan kolom Break = 13:31, sedangkan untuk kolom Check Out dan Break On tidak terisi. Kemudian Admin mendouble klik jadwal hadir tesebut, dan melihat banyak daftar log, kemudian dilakukan pengeditan dengan mengisi jam pulang, dan jam mulai break sesuai dengan log yang ada.

Berikut merupakan tampilannya setelah dilakukan pengeditan serta kalkulasi.Kemudian dilakukan proses penggajian (menu Penggajian > Proses Gaji), namun ketika dilakukan print atau priview gaji karyawan, muncul error Nullabble object must have a value.Untuk menangani hal tersebut, hapus daftar penggajian karyawan yang bermasalah, kemudian hapus juga daftar hadir yang bermasalah tersebut. Buka daftar log karyawan yang bersangkutan (menu Kehadiran > Log Mesin > Daftar Log Mesin), cari daftar log yang bermasalah.Pada gambar log diatas dapat dilihat, tanggal 13 january 2015 terdapat banyak log, diantaranya Check In, Break Out, Break In , namun Untuk Check Out tidak ada. Double klik jam terakhir (22:04), kemudian ubah lognya dari Break Out menjadi Check Out. Kemudian simpanLakukan kembali proses kehadiran (Kehadiran > Proses Kehadiran) pada tanggal yang bermasalah tersebut , kemudian lakukan Proses penggajian.

2. Menu Kehadiran

2.1. Proses Kehadiran

1. Untuk memproses kehadiran dapat diklik menu Kehadiran > Proses Kehadiran.

2. Setelah tampilannya muncul, tentukan tanggal mulai diprosesnya kehadiran dan batas tanggal akhir. Dapat dilihat pada gambar dibawah, tanggal yang diproses kehadirannya yaitu dari tanggal 1 January 2015 sampai dengan tanggal 31 January 2015. Jika proses absen diberlakukan untuk setiap karyawan, ceklis kolom yang berada disebelah kiri tombol pilihan (Lingkaran A), jika yang diinginkan hanya beberapa nama, klik tombol Pilih kemudian pilih nama karyawannya (Lingkaran B).

3. Klik OK untuk memproses absen

2.2. Kehadiran KaryawanSebelumnya telah dilakukan proses kehadiran, maka tahap selanjutnya adalah menampilkan kehadiran karyawan, agar diketahui siapa saja karyawan yang hadir dan tidak hadir .1. Klik menu Kehadiran > Kehadiran Karyawan.

2. Berikut ini merupakan contoh gambar Kehadiran karyawan, dapat dilihat pada gambar kehadiran dibawah ini ada yang berwarna merah, hijau muda, hijau tua, putih, dan coklat, masing-masing warna tersebut mewakili jenis absen, seperti izin, sakit, cuti dan hadir. Untuk masing-masing warna tersebut dapat diubah sesuai dengan kebutuhan, misalnya izin diwakili dengan warna merah, sakit diwakili dengan warna merah muda..

Q : Bagaimana cara merubah warna untuk jenis absennya??A : Untuk merubahnya dapat diikuti langkah-langkah pada modul menu Absensi (Bagian 3), yaitu pada jenis absensi

2.3. Kehadiran SementaraMenu ini memilik fungsi untuk meproses kehadiran sementara, berikut merupakan langkah-langkah untuk meprossnya.1. Klik menu Kehadiran > Kehadiran Sementara

2. Setelah tampilannya muncul, isikan tanggal awal dan tanggal akhir untuk memproses kehadiran sementara, kemudian kik OK.

2.4. Log MesinLog mesin dapat digunakan untuk memasukkan daftar Log karyawan jika mesin absen mengalami gangguan, atau salah seorang karyawan lupa absen datang/pulang, jadi untuk membuat Lognya dapat megikuti langkah berikut.1. Klik menu Kehadiran > Log Mesin > Log Mesin Baru

2. Kemudian tentukan data karyawan yang akan dibuat log-nya. Pada gambar dibawah dapat dilihat Mesin yang digunakan adalah Mesin Baru dengan User ID 86, jam masuknya adalah 07:01,dengan Log Type Check In.

3. Setelah data-data diisi, klik simpan.4. Untuk menampilkan daftar log-nya, klik menu Kehadiran > Log Mesin > Daftar Log Mesin.

Q : Pada tampilan Log Mesin [Baru], kenapa tidak ditampilkan nama karyawan?A : Nama karyawan diwaklikan dengan user ID , karena APS membaca user ID dari mesin absen, bukan membaca nama karyawan.

2.5. Real Time LogBerikut merupakan cara untuk menampilkan Real Time Log.1. Klik menu Kehadiran > Real Time Log

2. Setelah tampilannya muncul, dapat dilihat daftar log karyawan.

Q :Apa Fungsi Real Time LogA : Real Time Log digunakan untuk mesin absen, dimana mesin absen tersebut langsung mengirimkan log absen ke APS secara otomatis ketika karaywan melakukan absen (Check In, Check Out), tanpa harus tarik data secara manual.

3. Menu Absensi

3.1. Jenis AbsensiJenis absensi digunakan untuk menambahkan jenis absensi baru, missalnya izin, sakit, cuti, dan lain-lain. Dimana daftar absensi tersebut dapat diwakilkan kedalam warna, contohya untuk warna merah diwakilkan sebagai cuti, hijau sebagi izin, dan lain-lain. Berikut merupakan langkah-langkahnya.1. Klik menu Absensi > Jenis Absensi > Jenis Absensi Baru

2. Setelah tampilan Jenis Absen [Baru] muncul, tentukan nama yang akan digunakan, kemudian pilih warna dengan klik tombol yang berada disebelah kolom warna. Gambar dibawah ini dapat dilihat sebagai contoh untuk membuat jenis absen.

3. Klik tombol OK untuk menyimpan.4. Untuk melihat daftar jenis absen klik menu Absensi > Jenis Absensi > Data Jenis Absensi, double klik salah satu jenis absen yang telah dibuat jika ingin mengeditnya.3.2. AbsensiMenu absensi digunakan untuk mencatat ketidak hadiran karywan karena suatu alasan, misalnya sedang sakit, izin, atau menggunakan cuti tahunan. Berikut merupakan cara penggunaan menu absensi.1. Klik Absensi > Absensi > Absensi Baru.

2. Pada tampilan Absensi [Baru], masukkan Nama Karyawan, Alasan tidak hadir, tentukan Untuk Tanggal kerja, Dari Tanggal, Sampai Tanggal, jika ketidak hadiran hanya 1 hari atau setengah hari, kolom jam wajib diisi (kolom Dari jam dan kolom Sampai Jam), jika dua hari atau lebih, kolom jam dikosongkan, kemudian cekklis salah satu kotak yang disediakan (Hitung Sebagai Hari Kerja atau Otomatis Potong Cuti). Kemudian klik simpan

3. Untuk melihat data absen yang telah dibuat, klik menu Absensi > Absensi > Data Absensi

4. Menu Lain-Lain4.1. Pinjaman FlexibelPinjaman flexible digunakan apabila karyawan meminjam sejumlah uang dari perusahaan, dan untuk membayarnya dapat ditentukan berapa yang harus dibayar setiap bulannya hingga lunas. Berikut merupakan langkah-langkh membuat pinjaman flexible baru.1. klik menu Lain-Lain > Pinjaman Flexible > Pinjaman Flexible Baru

2. Tentukan No Pinjaman, Tanggal Pinjaman, Nama Karyawan, Jumlah Pinjaman, serta cicilan yang akan dibayar perbulannya.

3. Klik simpan. Untuk menampilkan daftar pinjaman,dapat diklik menu Lain-Lain > Pinjaman Flexibel > Data Pinjaman Flexibel.

4.2. Pinjaman FixPinjaman fix merupakan pinjaman, dimana cicilan perbulannya dihitung secara otomatis oleh APS. Sebagai contoh, seorang karyawan meminjam Rp 1.200.000, dengan jangka waktu 12 bulan, maka secara otomatis APS akan menghitung cicilan yang harus dibayar karyawan tersebut perbulannya, yaitu 1.200.000/12 = 100.000, jika karyawn tesebut menginginkan pelunasan dalam jangka 6 bulan, maka pembayarannya 1.200.000/6= 200.000.1. Klik menu Lain-Lain > Pinjaman Fix > Pinjaman Fix Baru

2. Isikan data-data peminjam, kemudian masukkan Jumlah Pinjaman. Kolom Cicilan / Bulan akan menampilkan Rp. 1.000.000 jika pada kolom Jumlah Pinjaman Rp. 1.000.000, dengan kondisi pada kolom Jangka Waktu tertulis 1 Bulan, jika pada kolom Jangka Waktu tertulis 12 Bulan, maka secara otomatis kolom Cicilan / Bulan akan berubah.

3. Setelah selesai klik simpan.

Q : Bagaimana cara mengubah cicilan perbulannya, serta bagaimana jika dilakukan pelunasan secara cash, agar tidak adalagi potongan tiap bulan.A : Dibawah ini merupakan langkah-langkahya

Melunasi Pinjaman FlexibleContoh soal : Seorang karyawan memiliki pinjaman flexible sebesar Rp 1.000.000 dengan cicilan perbulan (potongan gaji) sebesar Rp 200.000. Pada saat gajian, karyawan tersebut memperoleh gajinya dengan potongan pinjaman flexible Rp 200.000, esok harinya (sebelum gajian berikutnya) karyawan tersebut berniat melunasi sisa pinjamannya (Rp 800.000), agar bulan berikutnya tidak ada potongan lagi. Cara PertamaBerikut ini merupakan cara yang dapat dilakukan untuk melunasi pinjaman karywan tersebut.1. Klik menu Penggajian > Data Penggajian

2. Setelah daftar penggajian karyawan muncul, cari tanggal penggajian terakhir, kemudian double klik daftar penggajian terakhir karyawan yang akan dilunasi pinjaman flexiblenya.

3. Cari tab Pinjaman Flexible, pada kolom Jumlah Bayar, isikan nominal pelunasannya, kemudian klik simpan. Dibawah ini merupakan contoh pelunasan pinjaman flexible, pada Jumlah Bayar diganti dari Rp 200.000 menjadi Rp 1.000.000, sehingga Sisa Pinjaman yang Rp 800.000 menjadi kosong.

Cara KeduaBerikut ini merupakan langkh-langkahnya.1. Klik menu Penggajian > Proses Gaji2. Setelah tampilan peoses gaji muncul, tentukan tanggal pelunasannya, kemudian tentukan karyawan yang akan melakukan pelunasan hutang.

3. Kemudian klik tab Setting, pilih Hanya Proses Pinjaman

4. Setelah proses gaji, klik menu Penggajian > Data Penggajian, kemudian cari data karyawan yang baru diproses gaji, double klik file tersebut. Setelah data penggajiannya tampil, klik tab pinjaman flexible atau tab pinjaman untuk melihat pinjaman yang dilunaskan. Pada gambar dapat dilihat jumlah bayarnya sebesar 200.000 dan sisa pinjaman 1.400.000, tambahkan jumlah bayar mejadi 1.600.000 sehingga sisa pinjaman menjadi 0. Klik simpan jika sudah selesai.

Merubah Pinjaman FlexibleMisalnya pinjaman karyawan sebesar Rp. 1.000.000, dengan cicilan perbulan sebesar Rp. 200.000, namun karyawan tersebut berniat mengubah cicilannya menjadi Rp. 400.000, agar pinjamannya cepat lunas.Berikut ini merupakan langkah-langkah yang dapat dilakukan untuk mengubah cicilan pinjaman flexibel.1. Klik menu Karyawan > Karyawan > Data Karyawan

2. Setelah daftar karyawan muncul, tentukan karyawan yang akan diubah cicilan pinjamannya, kemudian double klik.3. Pada tampilan karyawan [Ubah], klik tab Data Karyawan, pada bagian ini, cari kolom pembayaran flexible, isikan jumlah pembayaran yang akan dibayarkan perbulannya.

4. Kemudian klik simpan.

Melunasi Pinjaman Fix1. Klik menu Penggajian > Data Penggajian

2. Setelah daftar penggajian karyawan muncul, tentukan tanggal penggajian terakhir, kemudian double klik salah satu karyawan yang akan dilunasi pinjaman flexiblenya.3. Cari tab Pinjama Fix, kemudian klik tombol Tambah untuk menambahkan pembayarannya.

4. Namun jika mengiginkan mengurangi jumlah cicilan. Pada kolom Jumlah kurangi jumlah pembayaran cicilannya.5. Setelah selesai, kemudian klik simpan.

4.3. Jenis KlaimBerikut merupakan cara untuk menambahkan klaim.1. Klik menu Lain-Lain > Klaim > Jenis Klaim > Jenis Klaim Baru

2. Tentukan nama klaimnya. Kemudian klik simpan

3. Untuk menampilkan daftar klaim yang telah dibuat,klik menu Lain-Lain > Klaim > Jenis Klaim > Data Jenis Klaim.

4.4. Klaim Karyawan1. Klik menu Lain-Lain > Klaim > Klaim Karyawan > Klaim Karyawan Baru

2. Isikan data-data karyawan yang melakukan klaim, kemudian tentukan Jenis Klaim dan Jumlah Klaimnya.

3. Klik simpan.Untuk melihat daftar klaim klik menu Lain-Lain > Klaim > Klaim Karyawan > Data Klaim Karyawan.

4.5. Jenis Pendapatan1. Klik menu Lain-Lain > Jenis Pendapatan > Jenis Pendapatan Baru

2. Tentukan nama pendapatan yang akan dibuat.

3. Kemudian klik simpan. Untuk menampilakan daftar pendapatan yang telah dibuat, klik menu Lain-Lain > Jenis Pendapatan > Data Jenis Pendapatan.

4.6. Pendapatan Karyawan1. Kik menu Lain-Lain > Pendapatan > Pendapatan Karyawan > Pendapatan Karyawan Baru.

2. Input data-data karyawan , kemudian tentukan Jenis Pendapatan dan Jumlah. Klik Simpan

4.7. Jenis Pemotongan1. Klik menu Lain-Lain > Pemotongan > Jenis Pemotongan > Jenis Pemotongan Baru.

2. Tentukan Jenis pemotongannya,kemudian klik simpan.

3. Untuk menampilkan jenis pemotongan yang telah dibuat,klik menu Lain-Lain > Pemotongan > Jenis Pemotongan > Data Jenis Pemotongan.4.8. Pemotongan karyawan1. Klik menu Lain-Lain > Pemotongan > Pemotongan Karyawan > Pemotongan Karyawan Baru

2. Isikan data-data karyawan,kemudian klik simpan.

4.9. Inventaris baru1. Klik Lain-lain > Inventaris > Inventaris > Inventaris Baru

2. Setelah tampilannya muncul, tentukan nama Inventarisnya,kemudian klik tombol simpan

4.10. Inventaris Karyawan1. Klik menu Lain-lain > Inventaris Karyawan > Inventaris Karyawan Baru2. Setelah tampilan Inventaris karyawan muncul, tentukan nama karayawan, inventarisnya, serta tanggal pengambilannya, setelah selesai klik tombol simpan.

4.11. Transaksi Budget1. Klik menu Lain-lain > Transaksi Budget > Tipe Transaksi > Tipe Transaksi Baru2. Tentukan nama tipe transaksinya, kemudian klik simpan.

4.12. Transaksi1. Klik menu Lain-lain > Transaksi Budget > Transaksi > Transaksi Baru2. Tentukan nama karyawan, tipe transaksinya, tanggal, serta jumlahnya.

5. Menu Karyawan5.1. Jenis Gaji

Menu ini digunakan untuk menambah atau membuat jenis gaji, misalanya penggajian untuk lembur, gaji pokok, tunjangan jabatan, tunjangan khusus, potongan BPJS, potongan absen, dan jenis panggajian lainnya. Berikut merupakan langkah-langkah untuk menambahkan jenis gaji.1. Klik menu Karyawan > Jenis Gaji > Jenis Gaji Baru

2. Setelah tampilan jenis gaji muncul, tentukan nama Kode Gaji, Nama Gaji, kemudian masukkan formulanya dengan menekan tombol Buka Editor

3. Berikut merupakan tampilan dari Formula Editor untuk membuat rumus penggajian, pada tampilan tersebut terdapat beberapa menu, yaitu menu Fungsi, Lainnya, Aggregat, Nilai Default (Tax), Variable dan Bantuan. Didalam setiap menu tersebut terdapat jenis-jenis fungsi yang digunakan untuk membuat rumus.

Pada tampilan formula editor ketikkan rumus penggajian yang ingin dibuat, seperti rumus gaji pokok, tunjangan jabatan, potongan absen, dan rumus lainnya. Berikut ini merupakan beberapa contoh rumus dan penjelasannya.

Penggajian perhari, izin dan sakit tidak dihitungRumus penggajian berdasarkan hari, namun untuk sakit maupun izin tidak dihitung sebagai hari kerja dan absen tidak ada potongan. Berikut ini merupakan langkah-langkah yang dapat digunakan untuk pembuatan penggajian tersebut.1. Buka Formula Editor, pada area formula masukkan tanda = (sama dengan). Tanda ini digunakan untuk mengkalkulasi semua fungsi yang dimasukkan.2. Kemudian klik menu Fungsi, cari dan pilih fungsi NilaiGaji. Sesuai dengan namanya, NilaiGaji adalah nilai default atau nilai gaji perhari yang diberikan.3. Masukkan tanda *, digunakan untuk pengkali4. Klik kembali menu Fungsi, cari dan pilih JumlahHariKerja(). Fungsi ini digunakan untuk menghitung jumlah hari kerja karywan dalam satu periode (bisanya periode penggajian adalah satu bulan).

Berikut ini merupakan tampilan rumus yang telah dibuat

Pada tampilan editor, masukkan formulanya. Berikut ini merupakan contoh formula untuk penghitungan Tunjangan makanan

Penjelasan : Menit kerja perhari dibagi 60, jika hasilnya lebih besar atau sama dengan empat, maka akan mendapatkan uang makan Rp 20.000, jika hasilnya lebih kecil dari empat, maka tidak mendapat tunjangan makan.

Penggajian perhari, izin dan sakit dihitungJika izin dan sakit dihitung sebagai hari kerja, maka untuk pembuatan rumusnya adalah sebagai berikut1. Ikuti kembali langkah-langkah seperti diatas, dimana rumus yang tertampil adalah NilaGaji()*JumlahHariKerja(). Didepan fungsi JumlahHariKerja() ketikkan tanda (, sehingga menjadi NilaGaji()*(JumlahHariKerja() dan dibelakangnya tambahan tanda + (tambah).2. Klik menu Fungsi kllik dan pilih fungsi JumlahIzin, masukkan kembali tanda + kemudian tambahkan fungsi JumlahSakit, kemudian tambahkan tanda ) dibelakangnya.

Berikut merupakan tampilan rumusnya

Penggajian Perbulan ditambah Tunjangan serta Pemotongan absenPada rumus penggajian sebelumnya tidak dilakukan pemotongan absen, dimana nilai gaji yang diberikan dalam satu periode adalah, nilai gaji perhari dikali jumlah hari masuk kerja ditambah jumlah izin dan sakit. Rumus yang akan dibuat pada tutorial ini adalah, rumus penggajian perbulan dan ditambah rumus pemotongan absen. Berikut merupakan langkah-langkahnya.1. Tentukan Kode Gaji, Nama Gaji. Pada gambar data dilihat, kode gajinya adalah GPK, nilai dari kode tersebut akan digunakan untuk mengurangi nilai gaji perperiode, karena tidak hadir atau absen.

2. Klik tombol Buka Editor untuk membuat rumus penggajiannya. Pada tampilan formula editor, masukkan tanda =, kemudian klik menu fungsi cari dan klik NilaiGaji(), kemudian simpan rumus yang telah dibuat. Berikut merupakan tampilannya.

3. Buat jenis penggajian baru untuk Tunjangan. Cara pembuatannya sama dengan pembuatan Gaji Pokok.4. Tentukan kode gaji. Dapat dilihat pada gambar dibawah Kode gaji yang diberikan adalah TNJ, serta Nama Gaji adalah Tunjangan dan untuk rumus atau Formulanya adalah =Nilaigaji()

5. Setelah selesai dengan Tunjangan, buat kembali jenis gaji baru, yaitu untuk pemotongan gaji karena absen, tentukan Kode Gaji serta Nama Gajinya , misalnya kode gajinya adalah PAB dengan nama gaji Pemotongan Absen. Berikut merupakan tampilannya rumus yang akan dibuat.

6. Pada tampilan menu editor tanda - digunakan untuk memberi nilai negative terhadap rumus yang dibuat dan tanda = digunakan untuk mengkalkulasi semua rumus.7. [GPK] diambil dari rumus gaji pokok, yaitu kode gaji pokok yang sebelumnya telah dibuat, yakni diambil dari menu Nilai Default > Gaji Pokok.8. [TNJ] diambil dari rumus tunjangan, yaitu dari menu Nilai Default > Tunjangan. Diantara [GPK] dan [TNJ] terdapat tnda +, fungsinya untuk menjumlahkan nilai dari Gaji Pokok dan Tunjangan9. Tanda / (Pembagi) digunakan untuk membagi nilai Gaji Pokok ditambah Tunjangan10. 21 merupakan hari kerja dalam satu periode (Permenaker 7/2013) bagi perusahaan dengan sistem waktu kerja 6 (enam) hari dalam seminggu, upah bulanan dibagi 25 (dua puluh lima); bagi perusahaan dengan sistem waktu kerja 5 (lima) hari dalam seminggu, upah bulanan dibagi 21 (dua puluh satu).11. JumlahAbsen() merupakan jumlah absen dalam satu periode (satu bulan kerja), diambil dari menu Fungsi > Jumlah AbsenContoh : Gaji Pokok = Rp. 3.000.000Tunjangan = Rp. 200.000Jumlah absen = 3 hari= (GPK+TNJ)/21 * Jumlah absen= (3000000+200000)/21*3= 3200000/21*3= 152380*3= 457140Jadi potongan absennya adalah sebesar Rp. 457.140

Tunjangan makanPada rumus yang akan dibuat, tunjangan makan diberikan kepada karyawan berdasarkan jumlah jumlah jam kerja perhari dikali jumlahhari kerja dalamsatu periode1. Tentukan Kode Gaji serta Nama Gaji, kemudian klik tombol Buka Editor, berikut merupakan tampilannya.

2. Setelah formula editor, masukkan rumus-rumus yang diperlukan untuk membuat rumus tunjangan makan, berikut merupakan contoh tampilan rumusnya.

3. Tanda = digunakan untuk mengkalkulasi seluruh rumus, IF memiliki fungsi untuk pengandaian.4. MenitKerjaPerhari() diambil dari menu Fungsi > MenitKerjaPerhari.5. Kemudian MenitKerjaPerhari dibagi 60, dimana 60 diambil dari jumlah menit dalam satu jam6. Tanda >= merupakan tanda lebih besar sama dengan, angka 4 merupakan nilai batas minimal agar mendapatkan tunjangan makan.7. NilaiGaji() diambil dari menu Fungsi > NilaiGaji, merupakan nilai default. Contoh :Diketahui : Kerja lebih dari empat Jam, uang makan = Rp. 10.000 Kerja kurang dari empat jam, uang makan = Rp 0 Menit kerja A = 300, Menit kerja B = 230Ditanya : Uang makan A dan B dalam satu hari?Jawab :

B= >= 4= >= 4= 3,8 >= 4Uang makan Rp 0A= >= 4= >= 4= 5 >= 4Uang makan Rp 10.000

Rumus Penggajian karyawan untuk lama kerja 3 bulan dan diatas 3 bulanRumus yang dibuat kali ini merupakan rumus penggajian, dimana penggajiannya dihitung dari berapa lama (hari) karyawan tersebut bekerja. Jika karyawan yang bersangkutan memiliki masa kerja dibawah 3 bulan, maka gaji yang dia terima tidak penuh, begitupun sebaliknya, jika karyawan yang bersangkutan bekerja datas 3 bulan, maka gaji yang diterima penuh. Untuk sakit dan izin tidak ada pemotongan gaji, atau dihitung sebagai hari kerja. Berikut merupakan langkah-langkah untuk membuat rumus tesebut1. Tentukan Kode Gaji dan Nama Gaji, caranya sama seperti langkah-langkah sebelumnya.2. Ketik tanda =, fungsinya untuk mengkalkulasi semua rumus.3. Kemudian klik menu Fungsi > NilaiGaji4. / berfungsi untuk pembagi. IF sebagai pengandaian5. Klik menu Fungsi > LamaKerja. Lama kerja merupakan total hari kerja seorang karyawan.6. > merupakan tanda lebih besar. (30*3) 30 merupakan asumsi jumlah hari dalam satu bulan kemudian dikali 3 7. Niai 21 akan digunakan sebagai pembagi NilaiGaji() jika (LamaKerja()>(30*3) terpenuhi, jika tidak terpenuhi, maka nilai yang digunakan adalah 30 sebagai pembagi NilaiGaji().8. Klik menu Fungsi kemudian inputkan masing-masing fungsi berikut, yakni JumlahHariKerja, JumlahIzin dan JumlahSakit. 9. Berikut merupakan tampilan rumus yang telah dibuat

Penjelasan : Jika Lama kerja lebih besar 30X3, jika hasilnnya lebih besar maka Nilai gaji akan dibagi 21, jika hasilnya lebih kecil maka Nilai gaji dibagi 30. Dari hasil pembagian, akan dikalikan dengan total jumlah hari kerja ditambah Jumlah izin ditambah jumlah sakit.

=NilaiGaji()/IF(LamaKerja()>(30*3),21,30)*(JumlahHariKerja()+JumlahIzin()+JumlahSakit())

Penjelasan rumus :

X(JumlahHariKerja + JumlahIzin + JumlahSakit)Contoh :DiketahuiNilai gaji = Rp. 2.000.000Lama kerja = 89 hariJumlah hari kerja = 23Jumah izin = 1 hariJumlah sakit = 0 hariJika LamaKerja > 30*3 (jika lebih besar, nilai =21. Jika lebih kecil, nilai =30)

Ditanya : tentukan gaji yang didapat

Jawaban :

= LamaKerja > 30*3= 89 > 30*3Nilai 89 tidak lebih besar dari 30*3, maka pembaginya adalah 30, bukan 21

Gaji =

Gaji = X (23 + 1 + 0)Gaji = 66666,66 X 24Gaji = 1.599.999,84

Jadi nilai gaji yang diperoleh adalah Rp. 1.599.999,84

Upah lembur hari kerjaBerikut ini merupakan langkah-langkah untuk mengitung upah lembur pada hari kerja, yaitu upah sejam adalah 1/173 kali upah sebulan.Note: Angka 1/173 didasarkan pada perhitungan sbb:Dalam satu tahun ada 52 mingguSatu tahun adalah 12 bulan1 bulan = 52 minggu / 12 bulan = 4,33 mingguTotal jam kerja/minggu = 40 jamJadi Total jam kerja dalam 1 bulan = 40 X 4,33 = 173,33 dibulatkan menjadi 173 jam maka untuk menghitung upah per jam yaitu upah perbulan / 173.Berikut ini merupakan langkah-langkah untuk membuat rumusnya1. Ikuti langkah-langkah sebelumnya, tentukan kode gaji serta nama gaji, kemudian klik tombol Buka Editor untuk membuat rumus-rumusnya.2. Berikut ini merupakan tampilan rumusnya

3. = digunakan untuk menjalankan rumus, perintah IF berfungsi sebagai pengandai (jika).4. NOT dan OR merupakan gerbang logika5. DayNo() diambil dari menu Fungsi > DayNo, sebagai penomoran hari. Dapat dilihat DayNo()=0, memiliki arti hari minggu (0=minggu, 1=Senin, 2=selasa, dan seterusnya).6. IsLibur() diambil dari menu Fungsi > IsLibur, memiliki arti yaitu jika hari libur7. MenitLemburPerhari() diambil dari menu Fungsi > MenitLemburPerhari, dan 60 adalah pembaginya.8. 1/173*[GPK], 1/173 merupakan rumus untuk mendapatkan upah lembur, dan [GPK] merupakan gaji pokok yang diambil dari menu Nilai Default > Gaji Pokok

Penjelasan rumus :

=IF(NOT(OR(DayNo()=0,IsLibur())),MenitLemburPerhari()/60*(1/173*[GPK]),0)

Jika bukan hari minggu atau bukan hari libur, maka jumlah menit lembur perhari dibagi 60, kemudian dikalikan dengan 1 yang dibagi 7 kemudian dikalikan dengan gaji pokok,Namun jika hari minggu atau bukan hari libur maka hasilnya adalah 0. Jika bukan hari minggu atau hari libur maka hasilnya adalah 0. Jika hari minggu atau hari libur maka hasilnya adalah 0.

DayNo dan IsLibur digunakan karena jumlah menit lembur pada hari minggu dan lembur hari libur akan dihitung APS sebagai lembur perhari (semua hari dihitung sebagai hari kerja jika ada menit lembur), jadi agar lembur hari minggu dan lembur hari libur tidak dimasukkan kedalam lembur hari kerja, maka diberi rumus NOT(OR(DayNo()=0,IsLibur())).

5.2. KaryawanUntuk menambah atau mengedit data karyawan, dapat diikuti langkah-langkah berikut 1. Klik menu Karyawan > Karyawan > Karyawan Baru

2. Setelah tampilan Karyawan Baru muncul, terdapat beberapa tab yang disediakan, yakni tab Data Karyawan, Rekening, File Lainnya, Category, Mesin, Jadwal Kerja, Gaji dan Tunjangan, Pendidikan, Refrence, Pengalaman Kerja, Bahasa dan yang terakhir adalah Catatan.

3. Klik tab Data Karyawan, isikan data-data sesuai dengan kolom yang ditampilkan. Untuk menambahkan foto klik tomvol , atau tombol capture, untuk mengambil foto dari kamera.

4. Untuk tab Rekening, sesuaikan dengan data yang diberikan karyawan. Tab File Lainnya digunakan untuk menambah berkas-berkas karyawan (Contoh: Fotocopy Ijazah, Nilai, dll )5. Tab Category, tentukan kategorinya.6. Kemudian klik tab Mesin, pada tab ini terdapat nama mesin absen yang sebelumnya telah didaftarkan kedalam APS. Tentukan dimana karyawan bisa menggunakan mesin absen, yaitu dengan cara menceklis kotak yang berada disebelah kiri nama mesin absen, untuk User Id sesuaikan dengan Id yang didaftarakan pada mesin absen.

Contoh : Jika pada mesin absen user Id karyawan adalah 86, maka User Id yang didaftarkan pada APS juga 86

7. Klik tab Jadwal Kerja untuk mengatur jadwal kerja karyawan, tentukan Perhitungan Lembur Datang, Perhitungan Lembur Pulang dan Perhitungan Kerja Saat Libur. Tentukan Group Jadwal dengan cara mengklik kolom yang telah disediakan, kemudian pilih salah satu jadwal kerjanya serta tentukan tanggal mulai berlakunya.

8. Setelah semua data-data diisi, klik tab Gaji dan Tunjangan, pada tab ini terdapat beberapa kolom gaji, seperti Gaji pokok yang disingkat menjadi GPO, Tunjangan Jabatan (TJB), dan lain-lain. Cara penggunaannya dapat dilakukan dengan menceklis kolom disebelah kiri nama gaji, kemudian isikan jumlahnya, untuk pengisian PPH bisa diceklis jika ingin menggunakanya.

9. Klik tab Pendidikan untuk menambah pendidikannya. Tab refrence untuk menambahkan pengalaman kerja Setelah semua data-data telah terisi, klik simpan jika ingin menyimpannya, jika ingin menambahkan karyawan baru tanpa harus menutupnya, klik lanjut.10. Untuk melihat daftar karyawan yang telah dibuat, klik tab Karyawan > Karyawan > Data Karyawan.11. Setelah daftar karyawan muncul, kemudian untuk mengedit data karyawan dapat dilakukan dengan cara double klik karyawan yang akan diubah datanya.

5.3. CutiSetiap perusahaan memiliki peraturan tersendiri untuk memberikan cuti kepada setiap karyawannya, mungkin 12 hari dalam satu Tahun atau 24 hari dalam satu tahun, tergantung dari kebijakan yang diberikan. Untuk membuat cuti tersebut dapat diikuti langkah-langkah berikut :1. Klik menu Karyawan > Cuti > Cuti Baru

2. Setelah tampilan Cuti [Baru] Muncul, isikan Nama Karyawan, Alasan, Jumlah Cuti dan Mulai berlaku, jika cuti memiliki batas waktu, ceklis kolom Exp. Date, kemudian tentukan tanggal, bulan dan tahun berlakunya.

3. Setelah data-data selesai diisi, klik simpan4. Untuk menampilakan daftar cuti, klik Karywan > Cuti > Data Cuti. Double klik salah satu daftar cuti jika ingin mengeditya.

5.4. Penyesuaian Cuti Berikut merupakan cara yang dapat dilakukan untuk menambah cuti karywan.1. Klik menu Karywan > Penyesuaian Cuti > Penyesuaian Cuti Baru

2. Tentukan nama karyawan yang akan ditambahkan cutinya dengan mengklik kolom Cuti No, kemudian isikan Jumlah cutinya. Klik simpan.

Q : Bagaimana cara menguangkan cuti?A : Klik menu Karyawan > Cuti > Data Cuti, ceklis salah satu karyawan, kemudian klik gambar yang dilingkari seperti gambar dibawah

5.6. Jadwal tambahanJadwal tambahan digunakan untuk menambah jadwal kerja karyawan, misalnya tanggal 19 Februari merupakan hari Libur nasional, namun salah satu atau beberapa karyawan diperlukan untuk masuk bekerja. Berikut merupakan langkah-langkah untuk membuat jadwal tambahan :

1. Klik menu Karywan > Jadwal Tambahan > Jadwal Tambahan Baru

2. Setelah tampilan Jadwal Tambahan [Baru] muncul, pilih Nama Karywan, tentukan tanggal dan jadwal kerjanya. Ceklis Hitung Sebagai Lembur jika jadwal tambahan tersebut dijadikan sebagai lembur.

3. Klik simpan jika sudah selesai.4. Untuk melihat daftar jadwal tambahan baru, klik menu Karyawan > Jadwal Tambahan > Data Jadwal Tambahan

5.7. Perubahan JadwalPerubahan jadwal digunakan untuk merubah jadwal kerja karyawan, perubahan jadwal yang terjadi hanya bersifat sementara karena menggunakan waktu tertentu atau tanggal tertentu (missal dari tanggal 15 januari 2015 sampai tanggal 31 Januari 2015). Jika ingin merubah jadwal kerja sepenuhnya, dapat dilakukan melalui menu Karyawan > Karyawan >Daftar Karyawan, maka daftar karyawan akan ditampilkan. Double klik karyawan yang akan diubah jadwal kerjanya, setelah data-data karyawan muncul, klik tab Jadwal kerja, pada kolom Group Jadwal ganti sesuai jadwal baru. Kembali ke perubahan Jadwal, berikut ini merupakan cara yang dapat digunakan untuk merubah jadwal

1. Klik Menu Karyawan > Perubahan Jadwal > Perubahan Jadwal Baru

2. Pada tampilan Perubahan Jadwal [Baru], tentukan Nama karyawan, tanggalnya, kemudian tentukan dari jadwal apa ke Jadwal apa karyawan tersebut dipindahkan. Pada contoh gambar dibawah, perubahan jadwal yang ditetapkan hanya satu hari, yaitu tanggal 14 January 2015 dengan perubahan jadwal kerja dari Teknisi I Pagi dipindahakan ke Teknisi I Sore. Jika waktu yang diberikan dua hari, tinggal disetting pada kolom tanggal, misalnya Dari Tanggal 14 january 2015 Sampai Tanggal 15 January 2015, kemudian tentukan perpindahan Jadwalnya.

3. Setelah semua data-data diisi, kemudian Klik Simpan.4. Untuk melihat daftar perubahan jadwal yang telah dibuat,klik menu Karyawan > Perubahan Jadwal > Data Perubahan Jadwal.

5.8. Penghapusan JadwalBerikut ini merupakan cara yang dapat digunakan untuk menghapus jadwal kerja karyawan. Penghapusan jadwal kerja pada menu ini memiliki jangka waktu, bukan penghapusan jadwal seterusnya.

1. Klik menu Karyawan > Penghapusan Jadwal > Penghapusan Jadwal Baru

2. Setelah tampilan jadwal muncul, isikan tanggalnya serta jadwal kerja yang akan dihapus pada tanggal bersangkutan.

3. Setelah selesai, klik tombol simpan5.9. Hari OffMenu inidigunakan untuk membuat hari off, yakni seperti pemilihan umum, dimana setiap karyawan akan libur (tergantung kebijakan perusahaan). Berikut merupakan langkah-langkah untuk membuat hari off1. Klik menu Karyawan > Hari Off > Hari Off Baru

2. Tentukan tanggal hari Off yang akan dibuat, klik tombol Pilih untuk memilih nama karyawan yang akan Off pada hari yang ditentukan tersebut, tenukan cabang karyawan yang akan dibuat hari off. Untuk memilih semua karyawan, ceklis kotak yang berada disebelah kiri tombol pilih. Setelah selesai klik tombol simpan.

5.10. KontrakSeperti yang sudah diketahui, menu ini digunakan untuk membuat kontrak terhadap karyawan, pada menu ini juga bisa digunakan untuk memperpanjang kontrak yang sebelumnya telah dibuat. Berikut ini merupakan langkah-langkah membuat kontrak.1. Klik menu Karyawan > Kontrak > Kontrak Baru

2. Isikan No Kontrak, tentukan tanggal berlaku serta tanggal berakhirnya kontrak, kemudian tentukan nama karyawan yang dikontrak.

3. Klik simpan jika sudah selesai. Untuk melihat daftar yang telah dibuat klik menu Karyawan > Kontrak > Data Kontrak. 4. Untuk memperpanjang kontrak bisa dilakukan dengan cara membuat kontrak baru melalui menu pembuatan kontrak atau bisa dilakukan melaui menu Karyawan > Karywan > Data Karyawan, wsetelah daftar karyawan ditampilkan, klik kanan salah satu karyawan yang akan diperpanjang kontraknya, kemudian pilih Perpanjang Kontrak.

5.11. PeringatanMenu ini digunakan sebagai teguran, seperti pemberian SP kepada seorang karyawan. Peringatan pada menu ini terdapat dua piihan,yakn tulisan dan lisan. Berikut ini merupakan langkah-langkah penggunaan menu peringatan.1. Klik menu Karyawan > Peringatan > Tambah Peringatan

2. Tentukan nama Karywan, untuk Tipe Peringatan terdapat dua pilihan, yakni Lisan dan Tulisan, kemudian tentukan Tanggal, Judul dari peringatan tersebut dan untuk Masa Berlaku (Hari) harus berbentuk angka tidak diizinkan berbentuk teks.

3. Klik simpan, jika telah selesai.4. Untuk menampilkan daftar peringatan, klik menu Karywan > Peringatan > Data Peringatan.

5.11. Jenis PenilaianUntuk membuat penilaian karyawan, terlebih dahulu yang harus dibuat adalah jenis penilaian, berikut ini merupakan langkah-langkah membuat jenis penilaian, serta membuat penilaian karyawan.

1. Klik menu Karyawan > Penilaian > Jenis Penilaian > Jenis Penilaian baru

2. Tentukan jenis penilaiannya, kemudian klik simpan3. Untuk menampilkan jenis penilaian yang telah dibuat, klik menu Karyawan > Penilaian > Jenis Penilaian > Data Jenis Penilaian.

5.12. Membuat Penilaian Karyawan1. Klik menu Karyawan > Penilaian > Penilaian Karyawan > Penilaian Baru2. Kemudian isikan, nama karyawan, tipe penilaian, kemudian judulnya, setelah selesai klik simpan.

3. Untuk menampilkan data penilaian karyawan, klik menu Karyawan > Penilaian > Penilaian Karyawan > Data Penilaian

5.13. MutasiMenu ini digunakan untuk membuat mutasi karyawaan, berikut ini merupakan langkah-langkah untuk membuat mutasi baru.1. Klik menu Karyawan > Mutasi > Mutasi Baru

2. Tentukan nama karyawn yang akan dimutasi, maka secara otomatis data Cabang, Departement, Jabatan, Status dan Divisi karyawan tersebut akan muncul, kemudian tentukan tanggal mutasinya. Tentukan ke cabang mana karywan tersebut akan dimutasi, jika karyawan tersebut hanya mutasi department atau mutasi jabatan, maka yang perlu diisi hanya kolom Departement atau Jabatan dan untuk kolom lainnya tidak perlu diisi. Contohnya, seorang karyawan dari cabang Medan, Departement IT, Jabatan manager, Status Permanen dan Divisi Operasional akan dimutasi ke Cabang Palembang, dimana untuk department, Jabatan, Status, Divisi tidak berubah, maka yang perlu diisi hanyalah kolom Cabang, jika kolom Departement atau kolom lainnya diisi sesuai dengan data yang lama, maka tidak akandapat disimpan.

6. Menu Jadwal

Penjelasan Jadwal dan Group Jadwal Perbedaan antara jadwal dan jadwal group adalah, didalam jadwal terdapat daftar jam masuk, jam keluar, jam istirahat dan jam lembur yang bisa digunakan untuk merubah jadwal kerja sementara. Sedangkan Grup Jadwal terdapat jadwal-jadwal yang dimasukkan kedalam satu group yang digunakan untuk jadwal tetap.

Tabel JadwalContoh Jadwal dan Group JadwalJadwalHariJam masuk dan keluar

HRD fullSenin - Jumat08:00-17:00

HRD halfsabtu08:00-14:00

Teknisi I PagiSenin - Selasa08:00-15:00

Teknisi I SiangRabu - Kamis12:00-19:00

Teknisi I SoreJumat - Sabtu16:00-23:00

Teknisi II PagiSenin - Selasa12:00-19:00

Teknisi II SiangRabu - Kamis16:00-23:00

Teknisi II SoreJumat - Sabtu08:00-15:00

Tambahan hari MingguMinggu09:00-15:00

Tambahan hari Libur(Lembur)-08:00-17:00

Tabel Group JadwalJadwal GroupJadwal

Group HRDHRD full

HRD half

Group Teknisi ITeknisi I Pagi

Teknisi I Siang

Teknisi I Sore

Group Teknisi IITeknisi II Pagi

Teknisi II Siang

Teknisi II Sore

Penjelasan : Pada Tabel Group Jadwal dapat dilihat jadwal Group HRD, dimana didalam jadwal group HRD terdapat jadwal HRD full (senin sampai dengan jumat 08:00-17:00) dan HRD half (sabtu 08:00-14:00) yang diambil dari Tabel Jadwal. Bagian Teknisi I menggunakan jadwal Group Teknisi I, didalam group tersebut terdapat jadwal Teknisi I Pagi (Senin dan selasa 08:00-15:00), jadwal Teknisi I Siang (Rabu dan Kamis 12:00-19:00) serta jadwal Teknisi I Sore (Jumat dan Sabtu 16:00-23:00). Bagian Teknisi II menggunakan jadwal Group Teknisi II, didalam group tersebut terdapat jadwal Teknisi II Pagi (Senin dan selasa 12:00-19:00), jadwal Teknisi II Siang (Rabu dan Kamis 16:00-23:00) serta jadwal Teknisi II Sore (Jumat dan Sabtu 08:00-15:00).6.1. Jadwal 1. Untuk membuat jadwal baru Klik tab Jadwal > Jadwal > Jadwal Baru

2. Setelah tampilan Jadwal Kerja [Baru] muncul, dapat dilihat ada tiga tab, yaitu tab Jam kerja, Jam Istirahat, dan Lembur.

3. Klik tab Jam Kerja, dapat dilihat pada tampilan jam kerja tersebut terdapat dua pilihan jam kerja, yakni Non Flexibel dan Flexibel. Perbedaannya adalah : Jam Kerja Non Flexibel digunakan untuk jam kerja dimana jam masuk dan keluar kerja ditentukan, misalanya masuk pukul 08:00, pulang pukul 17:00. Jam Kerja Flexibel digunakan untuk jam kerja yang jam masukknya tidak ditentukan, namun minimal dan maksimal kerjanya ditentukan. Contohnya, minimal jam kerja 5 Jam perhari dan maximal kerja 6 jam perhari, dimana jam masuk dan jam keluarnya tidak ditentukan namun yang harus dipenuhi adalah jam kerjanya.4. Dapat dilihat pada gambar dibawah, jam kerja yang dipilih adalah Non Flexibel, dimana untuk Jam Masuk adalah 08:00 dan Jam Pulang 17:00, dengan Toleransi Terlambat 15 Menit. Jika seorang karyawan diberi jadwal kerja, masuk pukul 21:00 malam dan keluar pukul 05:00 pagi, agar jadwal kerja bisa disimpan, ceklis kolom Jam Pulang Esok Hari dan jangan lupa untuk mengatur Jam Pemisah Hari.

Q : Bagaiamana Cara penggunaan Jam Pemisah hari?A : Berikut merupakan cara penggunaannyaContoh kasus Jam Pemisah Hari :Sorang karyawan memiliki jam kerja MasukPulangSenin 17:00Selasa 01:00Selasa 17:00Dan seterusnyaDapat dilihat pada tabel kerja seorang karywan, dimana karyawan tersebut memilik jam kerja, masuk hari senin pukul 17:00 dan pulang hari selasa 01:00, jika jam pemisah Hari diberi 00:00, maka hari kerja karyawan tersebut akan berganti (dari hari senin menjadi hari selasa) pada pukul 00:00. Pada hari selasa, pada pukul 01:00 karywan tesebut absen pulang dan pada hari yang sama pada pukul 17:00 karyawan tersebut harus melakukan absen masuk, jika jam pemisah hari diberi 00:00, maka absen masuknya tidak akan ditampilkan pada daftar kehadiran. Untuk menangani hal tersebut, perlu diubah Jam pemisah harinya, misalnya jam pulangnya adalah 01:00 maka jam pemisah harinya bisa dibuat 01:30 atau 04:00.

5. Klik tab Jam Istirahat, tentukan jam istirahatnya sesuai dengan aturan yang berlaku. Sama seperti tab Jam Kerja, pada Jam Istirahat terdapat dua pilihan, yakni Flexibel dengan Non Flexibel, perbedaannya adalah : Non Flexibel digunakan untuk jam istirahat yang telah ditentukan waktunya, misalnya jam keluar istirahat 12:00 dan jam masuk 13:00, dimana untuk jam 12, setiap karyawan yang akan istirahat harus melakukan absen, dan ketika mau masuk pukul 13, karyawan juga harus melakukan absen. Untuk Flexibel sendiri, misalnya jam istirahat yang diberikan adalah satu jam, maka jam absen untuk istirarahat bebas namun dibatasi hanya 1 jam, juga diberlakukan absen istirahat dan absen masuk.6. Kemudian klik tab Lembur jika perusahaan memberlakukan lembur, berikut merupakan cara pengisiannya jika lembur diberlakukan : Kelipatan Perhitungan Lembur datang : misalnya jam masuk adalah 08:00, namun salah seorang karyawan datang pukul 06:55, jika pada kolom datang diisi 60 menit maka lembur datang akan diproses dari menit ke 60 setelah melakukan absen, atau jika dibuat 30 menit, maka lembur akan diproses pada menit ke 30 setelah absen dan lembur kembali dihitung pada menit ke 30 berikutnya. Jika lembur datang tidak diberlakukan, pada kolom yang disediakan isikan angka -1. Perhitungan Lembur Pulang : sama seperti perhitungan lembur datang, namun bedanya tidak perlu melakukan absen,absen dibutuhkan jika ingin pulang, misalanya jam pulang adalah 17:00 namun karyawan belum melakukan absen pulang karena pekerjaan yang penting, jika lembur pulang diberlakukan 30 menit, maka setiap 30 menit dari pukul 17:00 maka akan dihitung lembur. Jika lembur pulang tidak digunakan, pada kolom isikan -1. Non Kelipatan Lembur datang dihitung dari : misalnya jam masuk 08:00, namun salah seorang karyawan masuk pukul 06:58, jika pada kolom Lembur Datang Dihitung dari disi 30, maka lembur akan diberlakukan 30 menit setelah absen. Lembur Pulang dihitung dari : hampir sama penggunaanya dengan Lembur datang Dihitung dari.7. Setelah pengaturannya selesai, klik simpan, jika ingin menambahkan jadwal baru klik lanjut.8. Untuk menampilkan jadwal yang telah dibuat, klik Jadwal > Jadwal > Data Jadwal.

6.2. Group Jadwal1. Untuk membuat Group Jadwal klik menu Jadwal > Grup Jadwal > Grup Baru

2. Setelah tampilan Grup Baru muncul tentukan Nama Groupnya, kemudian pilih Jadwal Kerjanya, untuk jadwal kerja bisa dipilih Berdasarkan Hari, Berdasarkan Minggu dan Berdasarkan Bulan.

Jadwal kerja yang mutlak, wajib hadir. Jadwal kerja tidak mutlak, bisa hadir, bisa tidak.

3. Kemudian ceklis kolom hari untuk memilih hari apa saja yang digunakan.4. klik tombol Buat Jadwal untuk memilih jadwal yang akan diberlakukan. Pada gambar dibawah merupakan contoh penggunaan Group jadwal, dimana Nama Group adalah Group Teknisi I dan jadwal kerja yang digunakan Berdasarkan Hari. Untuk hari senin dan selasa digunakan Teknisi I Pagi, Rabu dan Kamis Teknisi I Siang, kemudian untuk Jumat dan Sabtu jadwal yang digunakan adalah Teknisi I Sore (Lihat Tabel Jadwal dan Tabel Group Jadwal).

5. Setelah selesai membuat Group Jadwal, klik simpan.

6.3. Hari LiburMenu ini digunakan untuk membuat hari libur, seperti perayaan-perayaan hari besar maupun cuti bersama, menu ini wajib digunakan untuk menentukan kapan dan tanggal berapa saja hari libur karena komputer tidak mengenal hari libur. Berikut merupakan cara penggunaanya :1. Klik menu Jadwal > Hari Libur > Hari Libur Baru

2. Setelah tampilan Hari Libur [Baru] muncul, isikan Nama Libur, tanggalnya, kemudian cekklis Cuti bersama agar pada hari yang ditentukan menjadi hari libur.

3. Untuk menampilakan daftar hari Libur kik menu Jadwal > Hari Libur > Data Hari Libur, setelah tampilan daftar hari libur muncul, double klik slah satu daftar hari libur jika ingin mengeditnya.

7. Menu Jabatan7.1. Department1. Klik menu Jabatan > Department Baru

2. Tentukan nama departementnya,kemudian klik simpan.

3. Untuk menampilkan daftar Departement yang telah dibuat klik menu Jabatan > Data Departement.

7.2. Menambah Jabatan 1. KLik menu Jabatan > Jabatan Baru

2. Isikan data jabatan yang akan dibuat, kemudian klik simpan.

3. Untuk menampilkan data jabatan yang telah dibuat, klik menu Jabatan > Menu Jabatan.

7.3. Menambah DivisiMenu ini digunakan untuk membuat atau menambah divisi. Berikut ini merupakan langkah-langkahnya.1. Klik menu Jabatan > Divisi > Divisi Baru

2. Tentukan nama divisi yang akan ditambahkan, ceklis kolom Sub dari jika divisi yang ditambahkan merupakan sub dari divisi yang sudah ada, setelah diceklis tentukan divisinya.

3. Untuk melihat atau mengedit data divisi yang telah dibuat, klik menu Jabatan > Divisi > Data Divisi.

8. Menu Cabang

8.1. Negara1. Klik menu Cabang > Negara >Negara baru

2. Isikan nama Negara,kemudian klik simpan.

3. Untuk menampilkan daftar Negara yang telah dibuat, klik menu Cabang > Negara > Data Negara

8.2. Propinsi1. Klik menu Cabang > Propinsi > Propinsi Baru

2. Isikan nama propinsi,kemudian kik simpan.

3. Untuk menampilkan daftar propinsi yang telah dibuat, klik menu Cabang > Propinsi > Data Propinsi.

8.3. Kota1. Klik menu Cabang > Kota > Kota Baru

2. Isikan nama kota, kemudian klik simpan

3. Untuk menampilkan daftar kota yang telah dibuat, klik menu Cabang > Kota > Data Kota.

8.4. Cabang1. Klik menu Cabang > Cabang > Cabang Baru

2. Tentukan Nama Cabang, Negara, Propinsi dan Kota, jangan lupa untuk melengkapi data-data dari cabang yang dibuat, seperti alamat dan nomor telepon.

9. Menu Device

9.1. Mesin baruUntuk membuat atau menambahkan mesin (device) absen kedalam aplikasi APS dapat dilakukan dengan cara berikut :1. Biasanya mesin absen memiliki beberapa jenis port yang digunakan untuk menghubungkan mesin absen ke komputer, diantaranya adalah port USB, Serial dan RJ45. Untuk penggunaan port tersebut tergantung dari mesin absen yang digunakan. Mesin absen yang digunakan pada tutorial ini adalah mesin yang memiliki port RJ45.Hubungkan mesin absen dengan komputer yang telah terinstall aplikasi APS.

2. Jalankan APS, kemudian klik menu Device > Mesin Baru.

3. Setelah tampilan mesin baru muncul, Nama Mesin, IP/Nama Host dan Port No wajib diisi, jangan lupa untuk menceklis Gunakan sebagai absensi agar perangkat bisa digunakan sebagai mesin absen.

Untuk IP, tergantung dari IP mesin absen yang digunakan (IP yang digunakan hanya contoh saja)Port No menggunakan 4370Pengisian Com No, diisi jika menggunakan port USB atau SerialUntuk Baud Rate dan SN, dibiarkan default

Q :Bagaimana cara mengkoneksikan antara mesin Absen dengan APS?A :Berikut merupakan langkah-langkahnya

Mengkoneksikan APS dengan mesin absenPastikan mesin absen dengan komputer yang telah terinstall APS sudah terhubung, kemudian koneksikan aplikasi APS dengan mesin absen dengan cara berikut ini :1. Klik menu Device > Daftar Mesin untuk menampilkan daftar mesin yang sebelumnya telah dibuat.2. Perhatikan lingkaran merah yang berada pada gambar dibawah, pada gambar tersebut mesin absen belum terkoneksi dengan APS. Untuk mengkoneksikannya, klik kanan salah satu mesin absen yang akan digunakan, kemudian pilih Connect.

3. Gambar dibawah merupakan contoh yang dapat dilihat, dimana mesin absen dengan APS telah terkoneksi.

4. Untuk memutuskan mesin absen dengan APS, klik kanan mesin absen yang akan diputuskan, kemudian klik Disconnect.

Q :Bagaimana Jika tetap tidak bisa terkoneksi, apa yang harus dilakukan?A : PerhatikanIP address mesin absen, apakakah sudah sesuai dengan IP yang diinput kedalam APSPenggunaan Port No (default Port No : 4370)Kabel yang digunakanPerangkat (device) atau port RJ45, apakah memiliki masalah atau tidakKemudian ikuti langkah-langkah dibawah ini

Jika Mesin Absen dan APS belum terkoneksiBerikut ini merupakan cara untuk melakukan tes koneksi antara mesin absen dengan APS, jika mesin absen dengan APS belum terkoneksi.1. Hubungkan RJ45 pada port yang tersedia di PC, begitu juga pada mesin absen. Gambar dibawah ini merupakan beberapa contoh yang dapat dilakukan untuk menghubungkan mesin absen dengan komputer. Gambar A dapat dilihat, dimana komputer langsung terhubung dengan mesin absen, sedangkan gambar B antara mesin absen dengan komputer terdapat switch.

2. Setelah mesin absen dengan komputer terhubung menggunakan RJ45 (kabel LAN), kemudian atur alamat IP pada mesin absen.3. Di keyboard, tekan tombol Windows + R

4. Tampilan Run akan muncul, pada kolom yang disediakan ketikkan perintah cmd, kemudian klik OK untuk menjalankannya

5. Setelah tampilan Cmd muncul, ketikkan Ping (diikuti IP mesin absen), contoh sebagai berikut Ping 192.168.3.2, jika mesin me-Reply, berarti komputer sudah terhubung dengan mesin absen. Jika mesin absen tidak me-Reply, periksa kembali sambungan antara perangkat tersebut. Berikut merupakan contoh gambar hasil ping komputer ke mesin absen.

Q :Bagaimana cara menarik data dari mesin AbsenA :Berikut langkah-langkahnyaMasuk ke Daftar Mesin, klik Device > Daftar MesinSetelah tampilan daftar mesin muncul, klik kanan mesin absen yang akan ditarik datanya, kemudian klik Tarik Data.

11. Menu Tools11.1. WizardSelain menu penggajian yang digunakan untuk memprosees gaji, menu ini juga dapat digunakan untuk memproses gaji. Berikut merupakan cara penggunaannya. 1. Klik menu Tools > Wizard

2. Setelah tampilan wizard penggajian muncul, klik tombol lanjut.

3. Pilih mesin absen yang digunakan, kemudian klik lanjut, atau lewatkan tanpa harus memilih mesin absen.

4. Tentukan periode kehadirannya, kemudian klik tombol lanjut

5. Perhatikan kolom Jumlah Data Abnormal, jika jumlah abnormalnya 0, silahkan klik lanjut, namun jika jumlah abnormalnya diata 0, perhatikan kehadiran karyawan, cari daftar kehadiran karyawan yang tidak sesuai, kemudian klik kanan untuk meperbaiki Log atau memperbaiki absennya. Setelah selesai memperbaiki, perhatikan kembali kolom Jumlah Data Abnormalnya, jika sudah 0, klik tombol lanjut.

6. Sama seperti menu penggajian, tentukan periode penggajiannya,kemudian pada tab setting tetukan gaji yang akan diproses, atau klik hitung semuanya untuk menghitung semua gaji. Kemudian klik tombol Lanjut.

7. Tunggu beberapa saat, APS akan memproses penggajian karyawan. Setelah selesai, akan tampil Proses Penggajian Berhasil, kemudian klik tombol selesai.

12. Menu User12.1. Ganti password1. Klik menu User > Ganti Password

2. Maka Pop up akan muncul, kemudian isikan password lama anda, kemudian pada kolom dibawahnya isikan password baru. Klik Save.

12.2. User Baru1. Klik menu User > Users > User Baru

2. Tentukan nama usernya,beserta password, dan pilih salah satu Rolenya, kemudian klik simpan.

3. Untuk menampilkan daftar user yang dibuat, klik menu User > Users > Data User

12.3. RoleUntuk membuat role dapat dilakukan dengan cara berikut ini,Klik menu User > Role > Role Baru

1. Kemudian klik tab General, 2. kemudian isikan Nama Rolenya

3. Cekklis module yang akan digunakan, misalnya module yang akan digunan adalah Absensi, Cabang, Category, Cuti, golongan, Grup Jadwal, dll.

4. Tentukan hak dari role yang dibuat terhadap module yang dipilih, contohnya module absensi diberikan hak untuk Tambah, Edit, Lihat, Filter Karyawan, modul cabang memiliki hak Lihat, dan Filter Karyawan.

5. Tentukan Filter karyawannya, jika memilih By Branch, maka karyawan yang bisa dilihat/ditampilkan berdasarkan cabang, begitu juga jika memilih By Departement maka karyawan yang ditampilkan berdasarkan departemen.

6. Tentukan Filter Jadwalnya (jadwal yang boleh diakses oleh role) dan Default Cabang

7. Kemudian ceklis agar semua laporan dapat ditampilkan terhadap role yang dibuat, jika tidak diceklis, maka semua laporan tidak akan ditampilkan, kecuali diberi hak untuk menampilkan beberapa laporan melalui tab Laporan, kemudian pilih laporan yang akan ditampilkan.

8. Klik Save jika sudah selesai.13. Menu Report

Untuk menampilkan laporan dapat diklik menu Report > Daftar Report, pada menu ini semua laporan akan ditampilkan, pilih salah satu laporan yang akan ditampilkan.

Q : Beberapa laporan sudah dicoba untuk ditampilkan, namun yang terjadi laporan tersebut tetap tidak dapat ditampilkan, bagaiamana caranya agar laporan tersebut dapat ditampilkan?A : Untuk dapat menampilkan laporan tersebut, terlebih dahulu kita harus menyetting folder reportnya, yaitu klik menu Setting > Setting, setelah tampilan setting muncul, klik tab General, ceklis kotak Lokasi Laporan dan Lokasi Gambar, maka secara otomatis folder Report dan folder gambar akan ditentukan. Jika menentukan secara manual, unceklis kolom Lokasi Laporan dan gambar, klik tombol Kemudian tentukan tentukan lokasi laporannya, klik Ok jika sudah selesai.

13. Menu Setting

13.1 Setting Printer1. Klik menu Setting > Setting

2. Setelah tampilan setting muncul, klik tab General, unceklis kolom yang ada disebelah kanan tulisan Printer, kemudian pilih printer yang akan digunakan.

3. Setelah selesai klik OK

13.2 Menampilkan Desktop dan Reminder

Jika inging menampilkan Desktop atau Reminder, klik menu Setting kemudian pilih yang ingin ditampikan