panduan pelaksanaan administrasi akademik
TRANSCRIPT
PERLUNYA BUKU PANDUAN
PELAKSANAAN ADMINISTRASI AKADEMIK
LATAR BELAKANG
Aktivitas akademik merupakan core business dari seluruh kegiatan yang berjalan di perguruan tinggi.
Aktivitas tersebut bisa berjalan baik jika didukung oleh administrasi yang berkualitas.
Maka, diperlukan adanya tata kelola yang sistematis dan baku.
Oleh karena itu, UIN Sunan Kalijaga memandang perlu adanya panduan administrasi akademik (khusus bidang akademik) yang baku dan sistematis serta bisa diaplikasikan.
DASAR ACUAN Panduan Administrasi Akademik ini disusun dengan
mengacu pada konsep Sentralisasi Administrasi dan Desentralisasi Akademik (SADA).
Dimana semua aspek yang terkait dengan pelaksanaan administrasi akademik diarahkan terpusat dan sebisa mungkin menjadi tugas dan wewenang administratur di tingkat universitas.
Harapan dengan diberlakukannya konsep SADA ini adalah :
1. Instruksi serta kendali terhadap proses bisnis dan pelaporan menjadi lebih cepat, singkat, dan sederhana.
2. Terdapat standar pelayanan dan penanganan terhadap semua proses dan penanganan permasalahan yang terjadi di seluruh fakultas serta unit kerja UIN Sunan Kalijaga.
TUJUAN Tujuan akhir dari penyusunan panduan
administrasi akademik ini adalah:1. Terwujudnya tata kelola yang baku dan
sistematis sehingga dapat memperbaiki jalannya administrasi yang selama ini telah berjalan.
2. Memberikan layanan yang prima (excellent services) terhadap para pemangku kepentingan, utamanya sivitas akademika di lingkungan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta.
REGISTRASI MAHASISWA BARU
1. Membayar UKT sesuai yang tertuang dalam SK Rektor, mendapatkan Nomor Induk Mahasiswa (NIM) dan Password (PIN) yang tertuang dalam kwitansi.
2. Mengisi Data Pribadi Mahasiswa (DPM) dilaman: akademik.uin-suka.ac.id, akan mendapat Form Kesediaan Menaati Kode Etik Mahasiswa dari sistem Registrasi.
3. Menyerahkan berkas registrasi di loket LAYANAN TERPADU seperti: Bukti pembayaran, ijazah, akta kelahiran, surat sehat dan lainnya.
4. Pengambilan foto untuk mendapatkan Kartu Tanda Mahasiswa (KTM)
HERREGISTRASI
1. Melakukan Pembayaran UKT di bank yang ditunjuk sesuai waktu yang ditentukan.
2. Mengupdate DPM dan Pengisian Kartu Rencana Studi (KRS) secara online dilaman: akademik.uin-suka.ac.id.
3. Melakukan pengesahan KRS ke Dosen Pembimbing Akademik
4. Mahasiswa yang tdk Herregistrasi pada waktunya secara otomatis akan diberikan status Cuti oleh sistem, dan tidak bisa menggunakan layanan berbasis IT yang diberikan UIN Sunan Kalijaga.
PENGISIAN KARTU RENCANA STUDI (KRS) 1. Setiap awal semester mahasiswa yang telah
membayar biaya pendidikan wajib mengisi KRS secara online sesuai Kalender Akademik.
2. Sebelum pengisian KRS mahasiswa wajib berkonsultasi dengan Dosen Pembimbing Akademik.
3. Pengambilan matakuliah berprasarat harus sesuai aturan yang berlaku pada Fakultas/Program Studi masing-masing.
4. Perubahan rencana studi hanya dapat dilakukan pada masa Revisi KRS.
5. KRS berfungsi sebagai Kartu Ujian baik UTS, UAS maupun Munaqasyah.
PENGAMBILAN JUMLAH SKS 1. Mahasiswa baru mengambil jumlah sks sesuai paket matakuliah
masing-masing Jurusan/Program Studi. 2. Mahasiswa lama (aktif) mengambil sks sesuai Indeks Prestasi
(IP) semester sebelumnya, dengan ketentuan: IP Semester 3.00 ke atas : maksimum 24 sks IP Semester 2.50-2.99 : maksimum 22 sks IP Semester 2.00-2.49 : maksimum 20 sks IP Semester 1.50-1.99 : maksimum 18 sks IP Semester < 1.50 : maksimum 16 sks 3. Kesalahan dalam pengisian KRS (input KRS) menjadi
tanggungjawab mahasiswa. 4. Mahasiswa yang aktif kembali dari Cuti Akademik pengambilan
jumlah sks-nya didasarkan pada IP Semester terakhir. 5. Mahasiswa yang mengambil Kuliah Kerja Nyata (KKN) tdk
diperbolehkan mengambil matakuliah kecuali Skripsi/Tugas Akhir (untuk KKN Reguler)
KARTU TANDA MAHASISWA (KTM)
1. Setiap mahasiswa wajib memiliki KTM yang dikeluarkan UIN Sunan Kalijaga
2. KTM juga berlaku sebagai Kartu Perpustakaan setelah mengikuti User Education
3. Masa berlaku KTM adalah 8 semester untuk program S1 dan dapat diperpanjang hingga 14 semester; 6 semester untuk program D3 dan dapat diperpanjang hingga 10 semester.
4. Jika KTM hilang atau rusak Mahasiswa dapat mengajukan KTM Pengganti dengan melampirkan kwitansi biaya pengganti KTM.
KARTU TANDA MAHASISWA (LANJUTAN) 5. Jika mahasiswa sampai 8 semester
untuk program S1 dan 6 semester untuk program D3 dapat diperpanjang setiap semester dengan melampirkan kwitansi biaya pengganti KTM.
6. Pada saat mahasiswa melakukan pendaftaran wisuda, KTM akan ditarik dan diganti Kartu Alumni.
PERPANJANGAN DAN ATAU PENGGANTIAN KTM
PROSEDUR PENGAJUAN SEBAGAI BERIKUT: 1. KTM HILANG:
Menyerahkan Surat Kehilangan dari Kepolisian. Melampirkan kwitansi biaya pengganti KTM. Semua persyaratan diajukan ke Subbag. Layanan
Akademik, Bagian Akademik Biro AAKK 2. KTM Perpanjangan (habis masa berlaku)
atau Rusak: + Menyerahkan KTM habis masa berlaku atau rusak.
LANJUTAN
Melampirkan kwitansi biaya pengganti KTM.
Semua persyaratan di ajykan ke Subbag. Layanan Akademik, Bagian Akademik Biro AAKK
Masa berlaku KTM adalah 1 (satu) semester dan selanjutnya dapat mengajukan kembali sampai masa studinya habis.
CUTI AKADEMIK 1. Cuti Akademik dapat dilakukan karena
beberapa alasan: Kesehatan, tidak dapat membayar biaya pendidikan (UKT) pada waktu yang telah ditentukan, atau karena musibah (force major).
2. Cuti Akademik diberikan paling banyak 2 semester selama masa studi, dan dapat diambil secara berturut-turut.
3 Mahasiswa yang telah memiliki status cuti 2 semester tidak memiliki hak cuti lagi, dan apabila terkena aturan cuti, sistem akan memberikan status Drop Out (DO).
PERKULIAHAN
1. Pada setiap pertemuan kuliah, mahasiswa wajib mengisi daftar hadir kuliah.
2. Perkuliahan dalam satu semester dilaksanakan paling sedikit 16 (enam belas) minggu termasuk evaluasi/ujian tengah semester dan evaluasi akhir semester dengan tatap muka 50 menit per sks per minggu sesuai dengan bobot sks matakuliah tersebut
EVALUASI EFEKTIFITAS PEMBELAJARAN
1. Setiap akhir perkuliahan mahasiswa diwajibkan mengisi Kuesioner Online Penilaian Mahasiswa terhadap Efektifitas Pembelajaran.
2. Masa pengisian kuesioner online tersebut dibuka sejak 3 minggu sebelum perkuliahan berakhir sampai perkuliahan berakhir.
3. Mahasiswa yang sampai batas akhir yang telah ditentukan belum mengisi Kuisioner Evaluasi Efektifitas Pembelajaran Online, maka mahasiswa tidak dapat melihat dan mencetak nilai matakuliah yang diambil sampai semester berikutnya dimulai.
EVALUASI HASIL STUDI1. Evaluasi Akhir Semester * Hasil Evaluasi ini digunakan untuk menentukan beban studi yang
boleh diambil pada semester berikutnya. * Jika mahasiswa memperoleh IPK kurang dari 2,0 maka mahasiswa
tersebut oleh sistem diblokir sehingga tidak dapat membayar biaya pendidikan untuk semester berikutnya. Mahasiswa tersebut harus download surat peringatan dan menghadap Kaprodi untuk mendapat bimbingan akademik. Selanjutnya mahasiswa menandatangani Bukti Tanda Terima Surat Peringatan di atas materai 6000 (enam ribu rupiah) dan harus ditandatangani oleh Kajur/Kapodri dan Wakil Dekan I, kemudian diserahkan ke Bagian Keuangan dan Akuntansi untuk dibukakan blokir pembayaran.
2. Evaluasi Hasil Studi 4 Semester Pertama Setelah 4 semester pertama, mahasiswa bisa melanjutkan studi
apabila lulus minimal 30 sks dengan IPK minimal 2,0 dan nilai terendah adalah C, mahasiswa yang tidak dapat memenuhi persyaratan diatas dinyatakan putus studi atau Drop Out (DO) .
EVALUASI HASIL STUDI (LANJUTAN)
3. Evaluasi Hasil Studi 8 Semester Mahasiswa yang tidak memenuhi sekurang-
kurangnya 80 sks dengan IPK 2.0 pada akhir semester ke delapan, maka diberi peringatan dan perhatian khusus untuk memperlancar studinya oleh fakultas.
4. Evaluasi Akhir Program/ 14 Semester Mahasiswa sampai 14 semester tidak
memenuhi syarat –syarat yang ditentukan oleh Jurusan/Program Studi, maka yang bersangkutan dinyatakan DO.
KULIAH KERJA NYATA (KKN)
Syarat mengikuti KKNa. Syarat mengikuti KKN Reguler adalah: 1. Terdaftar sebagai mahasiswa aktif pada
semester yang berjalan. 2. Mahasiswa telah lulus sekurang-
kurangnya 110 sks dari sks yang wajib ditempuh dengan nilai terendah C.
3. Mendaftar secara online sebagai peserta Pra KKN.
4. Lulus pembekalan KKN.
KULIAH KERJA NYATA (LANJUTAN)
5. Mendapatkan Surat Keterangan Sehat dari Poliklinik UIN Sunan Kalijaga.
6. Mendaftar secara online dan mencantumkan KKN dalam KRS.
7. Tidak boleh mengambil matkuliah lain kecuali Tugas Akhir atau Skripsi.
8. Sanggup di tempatkan di lokasi KKN manapun.
KULIAH KERJA NYATA (LANJUTAN)
b. Syarat mengikuti KKN Non-Reguler/Mandiri:
1. Terdaftar sebagai mahasiswa aktif pada semester berjalan
2. Mahasiswa telah lulus minimal 120 sks dari sks wajib ditempuh dengan nilai terendah adalah C
3. Mendaftar secara online sebagai peserta Pra KKN
4. Lulus Pembekalan KKN
KULIAH KERJA NYATA (LANJUTAN)
5. Mendapatkan Surat Keterangan Sehat dari Poliklinik UIN Sunan Kalijaga
6. Mendaftar secara online dan mencantumkan KKN dalam KRS
7. Mahasiswa boleh mengambil mata kuliah maksimal 12 sks termasuk KKN dan Skripsi pada semester berjalan
KULIAH KERJA NYATA (LANJUTAN)
8. Mahasiswa membentuk kelompok KKN sendiri yang terdiri dari 8-10 mahasiswa (minimal terdiri dari 2 fakultas dan 3 Program Studi)
9. Mahasiswa boleh mengusulkan lokasi KKN dan DPL
10. Bentuk-bentuk KKN Non-Reguler lainnya akan di atur lebih lanjut oleh LP2M
SKRIPSI ATAU TUGAS AKHIR
Persyaratan Seminar Proposal Skripsi/Tugas Akhir1. Telah lulus minimal 100 sks dengan IPK
minimal 2.0 dan nilai terendah adalah C.2. Mencantumkan Skripsi/Tugas Akhir dalam KRS.3. Sudah pernah mengikuti seminar proposal
Skripsi/Tugas Akhir sebanyak 3 kali.4. Bagi prodi yang mempunyai konsentrasi studi,
topik skripsi harus sesuai dengan konsentrasi yang dipilih.
5. Memenuhi persaratan lain yang ditetapkan Fakultas/Jurusan/Prodi.
LANJUTAN Prosedur Pengajuan Skripsi/Tugas
Akhir 1. Mahasiswa mengajukan
tema/topik skripsi/tugas akhir kepada Kajur/Kaprodi atas persetujuan DPA, dan mengisi formulir pengajuan penyusunan skripsi/tugas akhir dengan mencantumkan Skripsi/Tugas akhir pada KRS.
2. Dosen pembimbing skripsi/tugas akhir ditentukan oleh Kajur/Kaprodi.
LANJUTAN 3. Setelah proposal disetujui oleh Pembimbing
Skripsi/Tugas Akhir, mahasiswa diwajibkan mempresentasikan proposalnya pada seminar proposal sesuai aturan yang berlaku difakultas.
4. . Mahasiswa yang tdk menyelesaikan Skripsi/Tugas Akhir pada rentang waktu 2 semester aktif sejak dicantumkan dalam KRS, diberi perpanjangan 2 bulan. Jika batas waktu tersebut belum selesai, maka diminta mengganti judul dengan proses pengajuan baru. Jika tidak selesai sampai batas akhir masa studinya, maka mahasiswa diminta mengundurkan diri.
UJIAN SKRIPSI/TUGAS AKHIR
Syarat Ujian Skripsi/Tugas Akhir/Munaqasyah 1. Terdaftar sebagai mahasiswa aktif pada saat
Munaqasyah 2. Telah menyelesaikan semua beban teori 3. Telah Lulus KKN dan PPL/PLP/PKL/KP/PPS 4.IPK minimal 2.0 dan nilai terendah adalah C 5. Menyerahkan bukti telah menyerahkan
Skripsi/tugas Akhir yang disetujui pembimbing. 6. Lulus SOSPEM, TOEC dan atau IKLA dengan
nilai minimal 400 dari P2B, serta ICT dengan nilai minimal B dari Pusat Teknologi Informasi dan Pangkalan Data (PTIPD) UIN Sunan Kalijaga.
UJIAN SKRIPSI/TUGAS AKHIR (LANJUTAN) 7. Menyerahkan sertifikat Bahasa Indonesia dengan
score minimal 70 dari 100, yang dikeluarkan oleh Pusat Pengembangan Bahasa (P2B)
8. Menyerahkan fotokopi Ijazah SLTA dan Akte kelahiran.
9. Menyerahkan pas foto berwarna ukuran 3 x 4 sebanyak 5 lembar dengan background merah berjas dan berdasi.
10. Memenuhi persyaratan lain yang ditentukan oleh fakultas masing-masing.
11. Melakukan pendaftaran Munaqasyah secara online melalui laman: http://akademik.uin-suka.ac.id.
12. Pelaksanaan munaqasyah diatur dan ditentukan oleh fakultas.
YUDISIUM
A. Syarat Yudisium 1. Mahasiswa berstatus aktif pada saat mendaftar
yudisium secara online. 2.Menyerahkan skripsi/tugas akhir dalam bentuk
sofcopy dan hardcopy ke Fakultas. 3. Memproses surat keterangan bebas pustaka di
UPT Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta dengan cara mengunggah/mengupload skrpsi/tugas akhir dalam format pdf ke laman http://pustaka.uin-suka.ac.id dan menyerahkan hardcopy ke UPT Perpustakaan dan telah diverifikasi oleh petugas verifikator perpustakaan.
YUDISIUM (LANJUTAN)
4.Mahasiswa telah dinyatakan lulus munaqasyah dan telah menyelesaikan seluruh administrasi akademik, wajib mendaftar yudisium secara online ke laman http://akademik.uin-suka.ac.id..
5 Mencetak draft ijazah, transkrip akademik, dan SKPI dari laman http://akademik.uin-suka.ac.id.
6. Memastikan telah terdaftar yudisium secara online.
LANJUTAN
B. Pendaftaran Yudisium 1. Mahasiswa wajib melakukan pendaftaran yudisium
melalui sistem 2. Paling lambat 1 hari kerja sebelum pelaksanaan
yudisium, fakultas (operator sistem) wajib mencetak daftar peserta yudisium dan berkas lain yang diperlukan.
3. Paling lambat 1 hari kerja setelah yudisium, fakultas (operator sistem) wajib meng-entry-kan tanggal yudisium bagi peserta yang dinyatakan lulus ke dalam sistem.
4. Paling lambat 1 hari kerja setelah yudisium, fakultas wajib memberitahukan kepada peserta yudisium yang tidak lulus disertai alasan ketidaklulusannya.
PROSES CETAK IJAZAH
TAHUN INPUT DATA PENULISAN/CETAK IJAZAH
.....S.D. MEI 2006 PETUGAS PROSES IJAZAH
TULIS TANGAN PETUGAS KHUSUS
MEI 2006 - APRIL 2014
DIKETIK OLEH PETUGAS PROSES IJAZAH DI BAGIAN AKADEMIK
CETAK KOMPUTER
AGUSTUS 2014 -SISTEM INFORMASI AKADEMIK-- PENDAFTARAN WISUDA ONLINE OLEH MAHASISWA-- INPUT DATA KELULUSAN OLEH PETUGAS FAKULTAS
CETAK KOMPUTER MELALUI SISTEM INFORMASI AKADEMIK (SIA)
.
Berkas untuk Penerbitan Ijazah:Surat permohonan penerbitan ijazah secara kolektif dari Fakultas/Pascasarjana
Berita Acara Lulus Munaqasyah/ Lulus Ujian Tesis/ Lulus Ujian Terbuka Promosi Doktor
Fotocopy Ijazah SLTA/S1/S2 dan atau Akta Kelahiran, beserta Ralat ijazah (jika ada).
PROSES PENERBITAN IJAZAH
PROSES PENERBITAN IJAZAH (LANJUTAN)
Pas foto terbaru berwarna dengan latar belakang merah, ukuran 3x4 cm, posisi badan tegap menghadap ke depan, posisi badan tidak boleh miring, pakaian kemeja warna cerah, berjas warna gelap dan berdasi, bukan foto selfie.
Surat pernyataan bermeterai bahwa data pribadi yang diisi mahasiswa secara online adalah sudah sesuai dengan ijazah terakhir dan atau akta kelahiran.
Draft/contoh Ijazah yang diprint dari sistem yang sudah diverifikasi dan diparaf oleh Kasubag. Akademik/Kabag. TU Fakultas.
PROSEDUR PENERBITAN IJAZAH
PENGAMBILAN IJAZAH
Di Fakultas Waktu : Setelah Hari Pelaksanaan
Wisuda Legalisir Ijazah : di Fakultas
PERMASALAHAN PERBEDAAN DATA PADA PENERBITAN IJAZAH:
Adanya perbedaan data di SIA dengan dokumen pendukung:
1. Penulisan nama, tempat dan tanggal lahir harus sesuai dengan ijazah sebelumnya (SLTA/S1/S2) atau jika ada ralat pada ijazah sebelumnya maka harus dilampirkan. Yang sering muncul adalah perbedaan spasi nama, singkatan nama, penambahan huruf pada nama, spasi penulisan tempat lahir, perbedaan tempat lahir.
2. Tanggal lulus: harus sesuai dengan Berita Acara Munaqasyah.
WISUDA 1. Mahasiswa telah melakukan pendaftaran
munaqasyah dan yudisium secara online melalui laman http://akademik.uin-suka.ac.id
2. Mahasiswa telah dinyatakan lulus munaqasyah dan sidang yudisium yang dilaksanakan oleh fakultas sesuai Kalender Akademik yang berlaku.
3. Mahasiswa berstatus lulus pada Sistem Informasi Akademik (SIA)
4. Membayar biaya wisuda sesuai ketentuanyang berlaku.
5. Melakukan pengisian data pribadi secara online ke laman http://akademik.uin-suka.ac.id dan memeriksa kebenaran data tersebut.
WISUDA (LANJUTAN) 6. Mencetak surat pernyataan kebenaran data
wisuda, draf Ijazah dan draf Transkrip Akademik. 7. Menyerahkan KTM dan menunjukkan draf
Ijazah, Transkrip Akademik dan Surat pernyataan kebenaran data wisuda, dan melakukan foto di Subbag. Layanan terpadu .
8. Menyerahkan draf Ijazah, Transkrip Akademik dan Surat pernyataan kebenaran data wisuda di fakultas.
9. Waktu pengambilan toga, undangan dan samir sesuai dengan jadwal di masing-masing fakultas.
PELAPORAN PD-DIKTI
Penyelenggara pendidikan tinggi wajib melaporkan transaksi akademik mahasiswa nya dalam laman forlap.dikti.go.id. (awal perkuliahan dan di akhir perkuliaan)
Mahasiswa merangkap kuliah di perguruan tinggi lain dapat menyebabkan transaksi akademik mahasiswa di salah satu perguruan tinngi yang diikutinya tidak dapat dilaporkan dalam forlap.dikti.go.id.
KURIKULUMTahun Akademik 2016/2017
kurikulum yang berlaku bagi mahasiswa baru UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta adalah Kurikulum Mengacu Kerangka Kualifikasi Nasional Indonesia (KKNI) dan Standar Nasional Pendidikan Tinggi (SN-DIKTI) dengan mengintegrasikan dan menginterkoneksikan ilmu keislaman dan ilmu umum.
KURIKULUM (LANJUTAN) Mahasiswa lulus berhak mendapatkan: Ijazah, Transkrip
Akademik dan Surat Keterangan Pendamping Ijazah(SKPI)
Ijazah adalah dokumen pengakuan prestasi belajar, sedangkan Transkrip Akademik adalah kumpulan nilai-nilai matakuliah kumulatif yang telah ditempuh dan dinyatakan lulus sesuai ketentuan yang berlaku sebagai hak mahasiswa karena yang bersangkutan dapat menyelesaikan studinya sampai batas yang telah ditentukan. SKPI adalah dokumen yang memuat informasi tentang pencapaian akademik atau kualifikas dari lulusan pendidikan tinggi bergelar dan prestasi akademik dan pendukung akademik selama menjadi mahasiswa.
SEKIAN
TERIMA KASIH