panduan dokumen...6. kartu pegawai (karpeg) 7. kartu istri dan kartu suami pns syarat dokumen...

1 Panduan Dokumen PaperLess bagi PNS Pemkab Pohuwato | Bidang Sinka BKPP Pohuwato


Sesuai Instruksi Bupati Pohuwato Nomor : 167/Ins/BKPP/801-III Tanggal 3 Maret 2020

Perihal Penerapan Layanan Kepegawaian berbasis Paperless di lingkungan Pemerintah

Kabupaten Pohuwato, maka Setiap PNS di lingkungan Pemerintah Kabupaten Pohuwato WAJIB

mengajukan dokumen kepegawaiannya secara elektronik ke Badan Kepegawaian Pendidikan

dan Pelatihan Kabupaten Pohuwato, melalui pengelola kepegawaian di instansi masing-

masing.

Adapun dokumen paperless kepegawaian yang WAJIB diajukan oleh setiap PNS telah

melalui verifikasi di tingkat pengelola kepegawaian unit kerja, untuk layanan kepegawaian :

1. Semua jenis Kenaikan Pangkat

2. Kenaikan Gaji Berkala

3. Semua jenis Cuti PNS

4. Mutasi antar wilayah

5. Pensiun

6. Kartu Pegawai (Karpeg)

7. Kartu Istri dan Kartu Suami PNS

Syarat Dokumen Paperless Kepegawaian yang diajukan :

1. Berformat file PDF dengan ukuran masing-masing dokumen digital tidak lebih dari

1 mb dengan resolusi minimal 150 pixel;

2. Bersih dari coretan, tidak miring dan tidak terpotong sebagian;

3. Dokumen tidak buram (gelap) dan jelas untuk dibaca;

4. Sebaiknya mengirimkan scan dokumen yang asli, tapi bila dokumen asli tidak

tersedia, maka boleh menggunakan scan fotocopy, dengan syarat seperti pada

point 2 dan 3;

5. Jika dokumen memiliki halaman / bagian belakang, maka digabungkan halaman

depan dan belakangnya dalam 1 (satu) file;

6. Dokumen yang diajukan telah melalui verifikasi Tahap I ditingkat Sub Bagian

Kepegawaian / Pengelola Kepegawaian unit kerja masing-masing.

Jenis dan Format Nama

Dokumen


Dokumen paperless kepegawaian yang digunakan di Pemerintah Kabupaten

Pohuwato, terbagi dalam 4 (empat) jenis dokumen digital, masing-masing Dokumen digital

dinamis aktif, Dokumen digital dinamis semi aktif, Dokumen Digital Inaktif dan Dokumen

Digital Submission.

Tetapi yang wajib dipenuhi oleh setiap PNS di lingkungan Pemerintah Kabupaten

Pohuwato hanya 3 (tiga) jenis dokumen digital.

Sebagai dokumen yang akan digunakan nanti dalam setiap layanan administrasi

kepegawaian, dokumen paperless kepegawaian memiliki format dan nama dokumen secara

khusus, agar terintegrasi dengan Aplikasi Paperless Kantor Regional XI Badan Kepegawaian

Negara Manado.

3 (tiga) jenis dokumen paperless yang wajib dipenuhi oleh setiap PNS di lingkungan

Pemerintah Kabupaten Pohuwato beserta format penamaan file, adalah sebagai berikut :

a. DOKUMEN DIGITAL DINAMIS AKTIF

Jenis Dokumen yang masih akan dipakai dan digunakan secara terus menerus dalam

layanan kepegawaian. Jenis Dokumen elektronik dinamis aktif, yakni :

No

Nama Dokumen

Keterangan

Format Penulisan Nama Dokumen

1 SK CPNS Surat Pengangkatan Sebagai Calon PNS

SK_CPNS_NIP

2 SK PNS Surat Pengangkatan Sebagai PNS

SK_PNS_NIP

3 SK KP Surat Keputusan Kenaikan Pangkat. Wajib mengupload Seluruh dokumen Surat Keputusan Kenaikan Pangkat PNS. Masing-masing SK dipisahkan berdasarkan tingkatannya.

SK_KP_KODE_NIP Kode untuk masing-masing KP: - 45 untuk golongan IV/e; - 44 untuk golongan IV/d; - 43 untuk golongan IV/c; - 42 untuk golongan IV/b; - 41 untuk golongan IV/a; - 34 untuk golongan III/d; - 33 untuk golongan III/c; - 32 untuk golongan III/b; - 31 untuk golongan III/a; - 24 untuk golongan II/d; - 23 untuk golongan II/c; - 22 untuk golongan II/b; - 21 untuk golongan II/a; - 14 untuk golongan I/d; - 13 untuk golongan I/c; - 12 untuk golongan I/b; - 11 untuk golongan I/a

4 KGB Surat Pemberitahuan Kenaikan Gaji Berkala. Masing-masing SP KGB dipisahkan berdasarkan TMT. WAJIB mengupload SP KGB hanya untuk 3 (tiga) tahun terakhir secara berurutan.

KGB_NIP_TAHUN


5 SKP Formulir Sasaran Kerja Pegawai dan Penilaian Capaian Kerja Pegawai dimerger menjadi satu fil dengan Penilaian Prestasi Kerja untuk 1 (satu) tahun. WAJIB mengupload SKP hanya untuk 3 (tiga) tahun terakhir secara berurutan

SKP_TAHUN_NIP

6 IJAZAH Ijasah Pendidikan Formal di gabung sekalian dengan Transkrip Nilai

IJAZAH_KODE_NIP Kode untuk masing-masing ijazah: - 05 untuk Sekolah Dasar; - 10 untuk SLTP; - 12 untuk SLTP Kejuruan; - 15 untuk SLTA; - 17 untuk SLTA Kejuruan; - 18 untuk SLTA Keguruan; - 20 untuk Diploma I; - 25 untuk Diploma II; - 30 untuk Diploma

III/Sarjana Muda; - 35 untuk Diploma IV; - 40 untuk S-1/Sarjana; - 45 untuk S-2; - 50 untuk S-3/Doktor;

7 SK JABATAN

SK Jabatan Fungsional/ Struktural Pelantikan dan SPMT dijadikan dalam satu file atau SK Pengangkatan Pertama Kali dalam Jabatan Fungsional. Khusus untuk Pejabat Pelaksana mengupload dokumen Surat Perintah Tugas. WAJIB mengupload SK Jabatan / SPT untuk 3 (tiga) jabatan terakhir secara berurutan. Jika hanya memiliki 1 SK Jabatan / SPT, maka hanya 1 (satu) dokumen yang diupload.

SK_JABATAN_NIP_TAHUN

8 PAK Penilaian Angka Kredit Bagi Jabatan Fungsional. WAJIB mengupload PAK untuk 3 (tiga) tahun terakhir secara berurutan.

PAK_TAHUN_NIP

b. DOKUMEN DIGITAL DINAMIS SEMI AKTIF

Jenis dokumen yang frekuensi penggunaannya dianggap sudah tidak terlalu digunakan

lagi pada sebuah area lingkup layanan kepegawaian, tetapi masih dibutuhkan untuk area

lingkup layanan kepegawaian yang lain.

Jenis Dokumen elektronik dinamis inaktif, yakni :


No

Nama Dokumen

Keterangan


1 KONVERSI NIP Surat Keputusan Konversi NIP, bagi PNS yang pernah menggunakan NIP Lama

KONVERSI_NIP_NIP

2 STTPL Surat Tanda Tamat Pendidikan Pelatihan Prajabatan atau Diklat Dasar CPNS

STTPL_NIP

3 KARPEG Kartu Pegawai Negeri Sipil KARPEG_NIP

4 KARIS Kartu Istri Pegawai Negeri Sipil KARIS_NIP

5 KARSU Kartu Istri Pegawai Negeri Sipil KARSU_NIP

6 STLUD Surat Tanda Lulus Ujian Dinas Regular II/d ke III/a dan Struktural III/d ke IV/a bagi yang pernah mengikuti Ujian Dinas

STLUD_NIP

7 STLKPPI Surat Tanda Lulus Kenaikan Pangkat Penyesuaian Ijazah bagi yang pernah mengikuti UPKP

STLKPPI_NIP

8 SK PEMBEBASAN SK Pembebasan dalam jabatan apabila yang bersangkutan menduduki jabatan fungsional tertentu atau jabatan struktural dan dialihkan ke Jabatan yang lain

SK_PEMBEBASAN_NIP

9 SK MUTASI SK Kepala BKN / Gubernur Gorontalo tentang Mutasi pindah wilayah dari daerah lain ke Kabupaten Pohuwato bagi PNS pindahan dari luar daerah Kabupaten Pohuwato

SK_MUTASI_NIP

10 SERDIK Sertifikat Pendidik (Serdik) bagi Tenaga Fungsional Guru

SERDIK_NIP

11 STR Surat Tanda Registrasi (STR) bagi Tenaga Fungsional Kesehatan yang masih berlaku. Lewati jika tidak memiliki dokumen ini atau sedang dalam masa perpanjangan STR.

STR_NIP

12 TUBEL Surat Keputusan Tugas Belajar bagi yang sedang menjalani Tugas Belajar

TUBEL_NIP

13 IBEL Surat Keputusan Ijin Belajar bagi yang sedang menjalani Ijin Belajar

IBEL_NIP

14 SK PIM Surat Tanda Tamat Pendidikan dan Pelatihan Diklat Kepemimpinan bagi Pejabat Pimpinan Tinggi, Pejabat Administrasi dan Pejabat Pengawas

SK_PIM_NIP_KODE Kode untuk Diklat PIM: - 2 untuk PIM II; - 3 untuk PIM III; - 4 untuk PIM IV

c. DOKUMEN DIGITAL DINAMIS INAKTIF

Jenis dokumen dimana pemanfaatannya tidak lagi dirasakan dalam pekerjaan layanan

kepegawaian, tetapi masih menjadi bahan referensi layanan kepegawaian yang sewaktu-waktu

dibutuhkan. Jenis Dokumen elektronik dinamis inaktif, yakni :


No

Nama Dokumen

Keterangan


1 AKTA LAHIR Surat Pencatatan Kelahiran pegawai ybs

AKTA_LAHIR_NIP

2 AKTA NIKAH Surat Pencatatan Pernikahan atau Buku Nikah bagi PNS yang berstatus Menikah

AKTA_NIKAH_NIP

3 AKTA CERAI Akta Perceraian dari Pengadilan Agama bagi PNS yang telah berstatus menikah dan kemudian cerai

AKTA_CERAI_NIP

4 AKTA ANAK Akta Kelahiran Anak. Masing-masing anak, dokumen akta kelahirannya dibuat dalam dokumen terpisah

AKTA_ANAK_NIP_KODE Kode untuk anak: - 1 untuk Anak pertama; - 2 untuk Anak kedua; - 3 untuk Anak ketiga; - Dst sesuai jumlah anak

5 KK Kartu Keluarga (KK) Terbaru, bagi PNS yang sudah berkeluarga

KK_NIP

Dokumen-dokumen ini yang wajib diajukan oleh PNS Pemkab Pohuwato. Tidak semua

jenis dokumen yang ada dalam MODUL PAPERLESS ini harus dipenuhi, disesuaikan dengan

ketersediaan dokumen yang Anda miliki. Dengan kata lain, lewati saja dokumen yang tidak

Anda miliki.

Perubahan terhadap ketentuan dokumen paperless yang akan diminta, akan terus

diupdate sesuai dengan kondisi dan kebutuhan layanan kepegawaian di Kabupaten Pohuwato

di masa yang akan datang.


Dokumen digital dibuat secara manual oleh masing-masing PNS dan diverifikasi oleh

pengelola kepegawaian unit kerja masing-masing dengan ekstention file PDF.

Agar terhindar dari kesalahan dalam penyimpanan dokumen digital serta untuk

meminimalisir tertukarnya dokumen saat pengiriman, maka perlu DIPERHATIKAN hal-hal

sebagai berikut :

1. Jangan menggunakan Handphone saat mengirimkan / mengupload dokumen

paperless, sebaiknya menggunakan Perangkat Komputer;

2. Ubah nama file dokumen sesuai petunjuk yang ada pada MODUL PAPERLESS ini;

3. Ukuran masing-masing file dibawah 1 Megabyte dengan resolusi 150 pixel. File

diatas 1 Megabyte otomatis akan ditolak dan gagal diupload;

4. Jika dokumen memiliki halaman belakang, maka digabungkan halaman depan dan

halaman belakangnya dalam 1 file;

5. Form yang bertanda bintang adalah Form atau Dokumen yang wajib diisi;

6. Tidak semua jenis dokumen yang ada MODUL PAPERLESS harus dipenuhi,

disesuaikan dengan ketersediaan dokumen yang Anda miliki. Mohon lewati form

upload dokumen yang tidak Anda miliki.

Berikut Petunjuk Pengiriman Dokumen Paperless :

1. Siapkan semua dokumen kepegawaian yang telah disalin dalam bentuk PDF;

2. Periksa kembali nama setiap dokumen, harus sesuai dengan ketentuan format

penulisan nama file / dokumen paperless;

3. Kemudian, buka browser (mozilla firefox / chrome), ketik pada baris URL :

bit.ly/paperlesspohuwato

Cara Mengirimkan

Dokumen Paperless


4. Akan tampil halaman login Upload Dokumen Paperless Kepegawaian Pohuwato

berbasis google form. Masukkan email aktif, klik NEXT.

5. Masukkan Password email, klik next


6. Akan tampil halaman Upload Document Paperless PNS Kabupaten Pohuwato,

7. Form upload terdiri dari 5 bagian/step yang harus diisi oleh PNS sesuai dengan

ketersediaan dokumen paperless. Silakan baca SYARAT PENGAJUAN DOKUMEN

PAPERLESS sebelum mengirimkan dokumen, dan pastikan kondisi dokumen sudah

sesuai syarat, terutama untuk resolusi 150 pixel dan ukuran dokumen berkapasitas

dibawah 1 Megabyte;

8. Di halaman pertama, Anda WAJIB mengisi Email aktif, Nama Lengkap tanpa gelar,

NIP dan Unit Kerja;

Catatan : Pengajuan dokumen paperless untuk sementara waktu melalui form sederhana

berbasis google form, sambil menunggu tersedianya server e-Takah dan rampungnya

Sistem Informasi Elektronik Tata Naskah Kepegawaian yang saat ini sementara dibangun

oleh Badan Kepegawaian Pendidikan dan Pelatihan Kabupaten Pohuwato.


9. Setelah mengisi form, klik tombol Selanjutnya / Next;

10. Halaman kedua form upload untuk dokumen utama Anda atau DOKUMEN DIGITAL

DINAMIS AKTIF, yang terdiri dari SK CPNS, SK PNS, SK Kenaikan Pangkat, SP KGB,

SKP, Ijazah, SK Jabatan dan PAK.


11. Khusus untuk SK Kenaikan Pangkat dan SP KGB, karena ada beberapa dokumen yang

wajib diupload secara terpisah dalam 1 (satu) form, maka setelah mengupload SK KP

atau SP KGB yang pertama, gunakan form yang sama untuk mengupload SK KP dan SP

KGB berikutnya, dengan cara :

a. Tekan tombol ADD FILE atau TAMBAHKAN FILE;

b. Akan tampil halaman pop up INSERT FILE. Klik tombol “Select file from your

device” (tanda panah);


c. Masukkan dokumen SK KP atau SP KGB yang pertama, yang telah Anda simpan di

perangkat komputer;

d. Klik open, maka file akan terlampir pada halaman pop up INSERT FILE;

e. Dokumen SK KP atau SP KGB yang pertama selesai, lanjut dengan dokumen SK KP

atau SP KGB berikutnya dengan cara meng-klik Tombol ADD MORE FILE (tanda

panah). Hindari menekan tombol UPLOAD, jika semua dokumen belum selesai

ditambahkan;


f. Klik ADD MORE FILE, tambahkan semua dokumen SK KP atau SP KGB sesuai

dengan kondisi dokumen yang ada;

g. Jika semua dokumen sudah terlampir, lalu klik Tombol UPLOAD

h. Semua dokumen SK KP atau SP KGB yang Anda tambahkan sukses terlampir dan

siap untuk dikirim.


12. Sekali lagi, Perlu diingat bahwa form yang dokumennya tidak Anda miliki, mohon

dilewati, jangan diisi dengan dokumen yang tidak sesuai. Setelah terisi form di

halaman kedua, klik tombol SELANJUTNYA / NEXT;

13. Masuk pada Halaman ketiga form upload. Pada bagian ini adalah untuk DOKUMEN

DIGITAL DINAMIS SEMI AKTIF;

14. Seperti halnya pada halaman sebelumnya, Anda isi menu ADD FILE yang ada

dokumennya dan lewati menu ADD FILE yang tidak ada dokumennya. Setelah selesai,

Klik Tombol SELANJUTNYA / NEXT;

15. Halaman keempat adalah untuk DOKUMEN DIGITAL DINAMIS INAKTIF. Pada bagian

ini untuk dokumen elektronik dimana pemanfaatannya tidak lagi dirasakan dalam

pekerjaan layanan kepegawaian, tetapi masih menjadi bahan referensi layanan

kepegawaian yang sewaktu-waktu dibutuhkan.


16. Setelah mengisi semua form pada halaman ini, lalu klik tombol SELANJUTNYA / NEXT;

17. Akan tampil halaman terakhir atau halaman kelima, yakni Halaman KONFIRMASI

PENGIRIMAN DOKUMEN PAPERLESS;


18. Pada halaman Konfirmasi Anda cukup mencentang dan memberikan SARAN atau

masukan ke BKPP Pohuwato dalam pengembangan Layanan Kepegawaian berbasis

Paperless, lalu klik SUBMIT / KIRIM

19. Akan tampil halaman konfirmasi bahwa dokumen paperless Anda telah berhasil

dikirim, dan pemberitahuan untuk pengecekan hasil verifikasi dokumen Anda yang

akan masuk ke email. (Mohon untuk mengecek email secara berkala untuk

mengetahui hasil verifikasi terhadap dokumen paperless Anda)


Berikut Susunan Pengelola dan Penanggung Jawab Tata naskah Kepegawaian Elektornik

(Paperless) di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Pohuwato, berdasarkan Surat Keputusan

Kepala BKPP Pohuwato, Nomor: 080/SK-Ban/BKPP/800.05-I, tanggal 31 Januari 2020, yang

bertugas melakukan verifikasi Dokumen Paperless di unit kerja binaan.

No

Nama

Jabatan

Unit Kerja

Binaan

1 Syaiful Safril Luma, SE Plt. Kepala Bidang Sistem Informasi Kepegawaian

Koordinator Tim / Penanggung Jawab Paperless

2 Ishak Husa, SE Plt. Kasubid Pengelolaan Tata Kearsipan Kepegawaian

Sekretariat Daerah Sekretariat DPRD BKPP BKD Baperlitbang Inspektorat Daerah

3 Sumitro Jimmy Harus, S.Si Perancang Sistem Informasi Kepegawaian

Dinas Sosial Dinas Kesehatan Dinas Pendidikan Dinas Kominsta DP3AP2KB RSUD Bumi Panua

4 Yunarti Uge, A.Md Pranata Kearsipan Dinas Pertanian Dinas Pangan Dinas Lingkungan Hidup Dinas Perikanan Dinas Perhubungan Dinas PMD

5 Anhar Hunowu, A.Md Pengelola Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian

Satpol PP Badan Kesbangpol Dinas Dukcapil Dinas Nakertrans Dinas Perindagkop BNK

6 Rahmat Pongoliu Pengelola Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian

Dinas Persipda Dinas Porapar Dinas PMPTSP Dinas PUPR Dinas Perkim BPBD

7 Emile Kalapati Analis Data dan Informasi

Seluruh Kecamatan se-Kabupaten Pohuwato

Informasi Lebih Lanjut, Hubungi :

Sub Bidang Pengelolaan Tata Kearsipan Kepegawaian

Bidang Sistem Informasi Kepegawaian

e-mail : [email protected]

panduan dokumen...6. kartu pegawai (karpeg) 7. kartu istri dan kartu suami pns syarat dokumen...

Documents