panduan data sensus

Panduan Penggunaan

Aplikasi

Pelaporan Data

dan Informasi

Pendidikan Sekolah

V2.0

Dinas Pendidikan Pemuda dan Olah Raga Pemerintah Provinsi Bali

1 Panduan Penggunaan Aplikasi Pelaporan Data dan Informasi Sekolah - DISDIKPORA PROVINSI BALI

DAFTAR ISI

1. TENTANG APLIKASI PELAPORAN DATA DAN INFORMASI SEKOLAH ...................... 2

1.1. KONSEP APLIKASI ........................................................................................... 2

1.2. ANTARMUKA ................................................................................................. 2

1.3. FITUR .......................................................................................................... 3

2. INSTALASI .............................................................................................................. 4

2.1. INSTALASI ..................................................................................................... 4

2.2. MENGHAPUS APLIKASI .................................................................................. 14

3. MULAI MENGGUNAKAN ..................................................................................... 16

3.1. LOGIN ....................................................................................................... 16

3.2. LUPA SANDI (PASSWORD) .............................................................................. 17

3.3. MENGISI KUESIONER..................................................................................... 17

3.4. MELAKUKAN VALIDASI .................................................................................. 18

3.5. MENYIMPAN KUESIONER ............................................................................... 19

3.6. MENGUNDUH (DOWNLOAD) DATA KUESIONER .................................................. 19

3.7. MENGIRIM DATA KUESIONER KE SERVER ........................................................... 20

3.8. EKSPOR DATA KUESIONER KE HARDISK ATAU USB FLASHDISK ................................ 21

3.9. IMPOR DATA KUESIONER DARI HARDISK ATAU USB FLASHDISK .............................. 22

3.10. MENCETAK KUESIONER ................................................................................. 22

3.11. SINKRONISASI DENGAN SERVER ....................................................................... 23

3.12. MELIHAT FILE LOG REKAM JEJAK ...................................................................... 23

3.13. PANDUAN .................................................................................................. 24

3.14. KELUAR DARI APLIKASI .................................................................................. 24

4. PENJELASAN TAMPILAN ANTARMUKA APLIKASI ................................................ 25


1. Tentang Aplikasi Pelaporan Data dan Informasi Sekolah

1.1. Konsep Aplikasi

Aplikasi Pelaporan Data dan Informasi Pendidikan diciptakan untuk

memudahkan sekolah-sekolah di provinsi Bali dalam melakukan pengisian

data kuesioner dan mengolah data tersebut dalam bentuk sebuah laporan.

Melalui aplikasi ini pihak sekolah tidak perlu menjalankan edaran kuesioner

secara manual lagi. Cukup dengan membuka aplikasi ini pengguna sudah

dapat melakukan pengisian dan pengolahan data kuesioner secara praktis

dan efisien.

Kuesioner yang telah diisi dijadikan sebuah Rangkuman yang nantinya bisa

dilihat oleh Dinas Pendidikan Pemuda dan Olah Raga Pemerintah Provinsi

Bali untuk kemudian dianalisa dan digunakan sebagai acuan dalam

meningkatkan kualitas sekolah-sekolah di seluruh provinsi Bali.

1.2. Antarmuka

Antarmuka Aplikasi Pelaporan Data dan Informasi Sekolah memiliki desain

yang modern, elegan dan bersahabat. Memiliki tombol-tombol menu serta

panel informasi yang jelas.


1.3. Fitur

Authentikasi Pengguna

Aplikasi ini dilengkapi dengan form login dan password untuk masing-

masing sekolah, sehingga data yang tersimpan dalam aplikasi tetap

aman dan tidak dapat diakses oleh orang lain.

Sinkronisasi

Fitur ini dapat digunakan untuk mencocokan data antara client dengan

server.

Validasi

Digunakan untuk mengetahui apakah ada data-data isian Kuesioner

yang tidak valid. Bagian-bagian yang tidak valid akan ditandai dengan

warna merah.

Ekspor/Impor Data Kuesioner

Seluruh data isian kuesioner dapat diekspor ke sebuah file khusus yang

nantinya bisa digunakan atau dibuka di komputer lain untuk keperluan

edit lanjutan ataupun untuk dikirim ke server.

Deadline (Batas Waktu) Pengumpulan Kuesioner

Informasi yang menunjukkan batas waktu pengumpulan kuesioner.

Lupa Sandi (Password)

Anda bisa menggunakan fitur ini jika suatu saat Anda lupa sandi untuk

login ke Aplikasi Pelaporan Data & Infomasi Pendidikan. Diperlukan

NPSN, Nama Sekolah dan PIN Sekolah untuk mendapatkan sandi.

Rekam Jejak

Rekam Jejak memberikan informasi kapan dan oleh siapa yang

melakukan perubahan data-data di dalam kuesioner.


Mencetak Data Kuesioner

Melalui fitur ini, data kuesioner bisa dicetak melalui mesin cetak

(printer).

Panduan Penggunaan

Gunakan fitur ini jika Anda menemukan kesulitan.

2. Instalasi

2.1. Instalasi

1. Masukkan CD Aplikasi Pelaporan Data Dan Infomasi Pendidikan

Sekolah, Klik dua kali pada file apdis_setup.exe selanjutnya akan

menampilkan layar instalasi sekaligus memandu tahap demi tahap.

2. Proses instalasi akan dimulai dengan Microsoft Access Database

Engine 2007.

Beri tanda √ pada “I accept the terms in the License Agreement”, dan

tekan tombol “Next” untuk melanjutkan pemasangan Microsoft Access

Database Engine 2007.


3. Layar keterangan direktori dan ukuran aplikasi yang diperlukan. Tekan

tombol “Install” untuk memulai proses pemasangan aplikasi Microsoft

Access Database Engine 2007.

4. Layar proses pemasangan aplikasi Microsoft Access Database Engine

2007. Tunggu hingga aplikasi berhasil dipasang.


5. Layar konfirmasi bahwa proses pemasangan aplikasi Microsoft Access

Database Engine 2007 telah berhasil dipasang. Klik OK untuk

melanjutkan.

6. Instalasi akan dilanjutkan dengan instalasi Foxit Reader untuk dapat

membaca buku panduan penggunaan aplikasi ini. Tekan tombol “Next”

untuk melanjutkan.


7. Layar perjanjian lisensi penggunaan Foxit Reader. Pilih “I Accept the

Agreement” dan tekan tombol “Next” untuk melanjutkan.

8. Layar instalasi Foxit Toolbar. Pilihlah komponen yang akan diinstal atau

langsung tekan tombol “Next” untuk melanjutkan.

9. Layar keterangan direktori dan ukuran aplikasi yang diperlukan. Tekan

tombol “Next” untuk melanjutkan.


10. Layar keterangan komponen aplikasi yang akan diinstal. Tekan tombol

“Next” untuk melanjutkan.

11. Layar additional tasks/tugas tambahan pada saat instalasi. Tekan

tombol “Next” untuk melanjutkan.


12. Layar setting “safe mode” Foxit Reader. Tekan tombol “Next” untuk

melanjutkan.

13. Layar keterangan instalasi Foxit Reader, tekan tombol ‘Install’ untuk

memulai instalasi Foxit Reader.


14. Layar konfirmasi bahwa Foxit Reader berhasil diinstal.


15. Layar instalasi awal, tekan tombol ‘Lanjut’ untuk menuju halaman

berikutnya.

16. Masukkan nama dan sekolah pada layar Informasi Pengguna


17. Layar konfirmasi konfigurasi sebelum proses instalasi dilaksanakan.

Tekan tombol ‘Lanjut’ untuk lanjut ke proses instalasi aplikasi.

18. Pilih ‘Instal shortcut untuk semua pengguna’ Tekan tombol ‘Lanjut’

untuk menuju halaman berikutnya.


19. Informasi pengaturan instalasi. Jika sudah benar klik ‘Lanjut’ dan

instalasi akan dimulai.

20. Layar konfirmasi bahwa instalasi berhasil dilakukan. Tekan tombol

‘Selesai’.


2.2. Menghapus Aplikasi

Menghapus (Uninstall) Aplikasi Pelaporan Data & Infomasi Pendidikan

dapat dilakukan dengan dua cara yaitu:

Melalui Start Menu – Aplikasi Pelaporan Data & Infomasi Pendidikan –

Uninstall Aplikasi Pelaporan Data & Infomasi Pendidikan

Melalui Control Panel – Aplikasi Pelaporan Data & Infomasi Pendidikan

– Remove

Berikut langkah-langkah menghapus aplikasi melalui Start Menu:

1. Layar uninstall awal, tekan tombol ‘Lanjut’ untuk memulai proses

uninstalasi aplikasi.


2. Layar konfirmasi bahwa proses penghapusan (Uninstall) aplikasi

berhasil dilakukan. Tekan tombol ‘Selesai’.


3. Mulai Menggunakan

3.1. Login

Sebelum Login, pastikan Anda melakukan sinkronisasi data dengan

database server, untuk itu pastikan komputer Anda terhubung pada

jaringan internet dan silahkan klik ‘perbaharui data sekolah’.

Saat Anda meletakkan kursor mouse di ‘perbaharui data sekolah’, akan

muncul informasi tanggal terakhir data disinkronkan dengan database

server.

Pada form Login, masukkan NPSN. Kemudian pilih nama sekolah yang

tersedia pada dropdown atau Anda bisa mencari dengan menggunakan

tombol dan memasukkan kata kunci, klik tombol berulang-ulang

sampai Anda menemukan nama sekolah yang Anda inginkan.

Masukkan password yang benar kemudian klik


3.2. Lupa Sandi (Password)

Jika Anda lupa akan password login, gunakan tombol ‘Lupa Sandi’.

Selanjutnya isikan NPSN, Nama Sekolah serta PIN Sekolah lalu klik

maka aplikasi akan menunjukkan sandi (password) Anda.

Catatan: PIN Sekolah adalah sekumpulan karakter kombinasi huruf dan angka berjumlah 8

(delapan) yang diberikan secara acak oleh Administrator Aplikasi Pelaporan Data dan

Informasi Pendidikan. Jika Anda lupa PIN Sekolah, maka harus menghubungi Administrator

Aplikasi Pelaporan Data dan Informasi Pendidikan.

3.3. Mengisi Kuesioner

1. Pilih Kuesioner pada dropdown Kuesioner

Klik ikon untuk melihat tabel daftar Kuesioner yang tersedia

beserta deadline pengisian Kuesioner.

2. Pilih bagian-bagian Kuesioner melalui dropdown Bagian.


Klik ikon untuk melihat tabel daftar Bagian Kuesioner yang

tersedia beserta status valid dan simpan bagian-bagian Kuesioner.

3. Mulailah mengisi bagian demi bagian Kuesioner.

3.4. Melakukan Validasi

Validasi dilakukan untuk mengetahui apakah ada data yang tidak valid

ketika sudah melakukan pengisian Kuesioner.

Notifikasi akan muncul jika ada data yang tidak valid dan data yang tidak

valid ditandai dengan warna merah.


Untuk memulai melakukan validasi data, klik ikon

3.5. Menyimpan Kuesioner

Klik ikon untuk menyimpan data Kuesioner yang telah diinput pada

database lokal.

Setelah itu akan muncul sebuah notifikasi ‘Ada data yang tidak valid. Anda

yakin ingin menyimpan Kuesioner?’ Tekan tombol ‘OK’ untuk melanjutkan

penyimpanan atau ‘Cancel’ untuk membatalkan.

3.6. Mengunduh (Download) Data Kuesioner

Aplikasi Pelaporan Data dan Informasi Pendidikan dapat mengambil data

input kuesioner dari database server yang kemudian dipindahkan dan

disimpan ke dalam database lokal.

Berikut Langkah-langkah untuk mengunduh data dari server:

1. Pastikan komputer anda sudah terhubung dengan internet.

2. Pilih Bagian Kuesioner yang akan diunduh dari server pada

dropdown ‘Kuesioner’.


3. Lalu klik Icon untuk memulai mengunduh data dari database

server.

3.7. Mengirim Data Kuesioner Ke Server

Selain dapat memindahkan data kuesioner dari server ke database lokal,

Aplikasi Pelaporan Data dan Informasi Pendidikan juga dapat mengirim

data-data kuesioner yang tersimpan dalam database lokal (offline) ke

database server.

Berikut Langkah-langkah untuk menyimpan data ke server:

1. Pastikan komputer anda sudah terhubung dengan internet.

2. Pilih Bagian Kuesioner yang akan dikirim ke server pada dropdown

‘Kuesioner’.


3. Lalu klik Icon untuk memulai pengiriman data ke database

server.

3.8. Ekspor Data Kuesioner Ke Hardisk Atau USB Flashdisk

Data Kuesioner dapat di ekspor menjadi sebuah file yang bisa digunakan

untuk melanjutkan perubahan atau pengisian Kuesioner pada komputer

lain.

Klik ikon untuk memulai ekspor file ke hardisk komputer

atau USB Flashdisk.

Klik ‘Save’ dan pilih direktori folder tempat file akan disimpan. Atau klik

‘Cancel’ untuk membatalkan. Anda tidak bisa memilih ‘Open’ untuk

membuka file.


3.9. Impor Data Kuesioner Dari Hardisk Atau USB Flashdisk

Data Kuesioner dapat hasil ekspor berupa sebuah file yang akan digunakan

untuk melanjutkan perubahan atau pengisian Kuesioner pada komputer

lain harus diimpor dulu.

Untuk melakukannya klik ikon kemudian pilih direktori

folder tempat file Data Kuesioner berada.

3.10. Mencetak Kuesioner

Untuk mencetak bagian demi bagian Kuesioner, klik ikon

Lakukan pengaturan printer untuk mencetak Kuesioner.

Penjelasan tampilan ‘General’ pada form Print:

- Select Printer: Pilih printer yang tersambung pada komputer


- Print to file: Untuk mencetak data ke file

- Preferences: Pengaturan bentuk kertas (landscape / Portrait)

- Find printer: Mencari Printer yang ingin digunakan untuk mencetak

- Number of copies: Pilihan jumlah pencetakan data

- Page range: Pilihan halaman yang ingin dicetak

Tekan tombol ‘Print’ untuk mulai mencetak atau tekan tombol ‘Cancel’

untuk membatalkan proses pencetakan.

3.11. Sinkronisasi Dengan Server

Sinkronisasi dengan server dapat dilakukan pada Login Form. Pastikan

komputer Anda terhubung dengan internet kemudian klik ‘Perbaharui

Data Sekolah’

Jika Anda meletakkan kursor mouse di atas tombol ‘Perbaharui Data

Sekolah’ maka akan muncul Tanggal dan Jam terakhir melakukan

sinkronisasi dengan server.

3.12. Melihat file log Rekam Jejak

Rekam Jejak dapat dilihat pada bagian bawah Aplikasi Pelaporan dengan

label ‘Simpan Terakhir’

Untuk melihat Rekam Jejak keseluruhan klik ikon yang terdapat di

bagian bawah Aplikasi Pelaporan setelah informasi ‘Simpan Terakhir’.

Pilih ‘Save’ untuk menyimpan pada hardisk atau ‘Open’ untuk langsung

membuka Rekaman Jejak atau ‘Cancel’ untuk membatalkan.


3.13. Panduan

Anda bisa melihat panduan langkah demi langkah cara menggunakan

aplikasi.

Klik Untuk melihat panduan penggunaan aplikasi.

Pilih ‘Open’ untuk langsung melihat panduan.

3.14. Keluar Dari Aplikasi

Untuk keluar dari aplikasi Pelaporan Data dan Informasi Pendidikan, klik

ikon


4. Penjelasan Tampilan Antarmuka Aplikasi

Tombol Validasi

Tombol Simpan

Tombol Cetak/Print

Tombol Upload/Kirim Data Kuesioner ke Server

Tombol Download/Unduh Data Kuesioner dari Server

Tombol Ekspor Data Kuesioner

Tombol Impor Data Kuesioner

Tombol Panduan Penggunaan Aplikasi

Tombol Keluar dari Aplikasi

Tombol untuk memunculkan tabel informasi kuesioner

Tombol untuk memunculkan Rekam Jejak keseluruhan

Label “Tingkat” Informasi tingkatan kuesioner yang sedang diisi

Label “Kuesioner” Tempat memilih jenis kuesioner

Label “Bagian” Tempat memilih bagian kuesioner

Label “Kabupaten” Informasi kabupaten sekolah yang sedang login

Label “Kecamatan” Informasi kecamatan sekolah yang sedang login

Label “Sekolah” Informasi nama sekolah yang sedang login


Label “NPSN” Informasi nomor pokok sekolah nasional yang sedang login

Label “PIN” Informasi PIN sekolah yang sedang login

Label “Valid/Tidak Valid” Informasi validitas sebuah bagian Kuesioner

Label “Valid/Simpan” Informasi persentase valid atau simpan keseluruhan Kuesioner

Label “Deadline Pengisian” Informasi batas waktu pengisian Kuesioner

Label “Simpan Terakhir” Informasi waktu penyimpanan terakhir

Label “Disahkan

Kecamatan”

Informasi sudah/belum kuesioner disahkan di tingkat

Kecamatan

Label “Disahkan

Kabupaten”

Informasi sudah/belum kuesioner disahkan di tingkat

Kabupaten

panduan data sensus

Documents