p e n g
TRANSCRIPT
FASILITAS PEMBELAJARAN PRAKTEK PERKANTORAN DI SMK
YANG EFEKTIF
Ferry Numi Chandrawati,Ss
KOMPETENSI LULUSAN PROG.ADMINISTRASI PERKANTORAN (SMK)
• Memiliki kemampuan mengelola kegiatan kesekretariatan dan administrasi kantor
• Memiliki kemampuan berkomunikasi baik lisan maupun tulisan dengan menggunakan bahasa Indonesia maupun bahasa Inggris
• Memiliki kemampuan menggunakan komputer dan teknologi yang lainnya untuk menunjang pekerjaanya
• Memiliki kemampuan dalam bidang customer relation • Memiliki kepribadian yang tangguh, sikap mental yang
positif, jujur, bertanggung jawab dan disiplin • Tercapainya kualifikasi kerja level I & II
KUALIFIKASI KERJA NASIONAL INDONESIA(MENGACU PADA JABATAN)
UNTUK LULUSAN SMK
LEVEL 1 :
Melakukan Proses Kerja yang terbatas, pengetahuan dan Ketrampilan kognitif terbatas, jenis pekerjaan berulang, tidak memerlukan kreatifitas, bekerja dibawah pengawasan langsung dan ketat.
LEVEL 2
Melakukan proses kerja dengan prosedur tetap , pengetahuan operasional dan teori dasar, semi terampil , pemecahan masalah yang sudah biasa, dengan ide-ide terbatas, bekerja dibawah pengawasan dan kendali mutu
Contoh pekerjaan :
Staff Administrasi (Sales, HRD,IT Dept dll), Operator telpon ( Calling Center dll), Receptionist , Asisten Sekretaris
TUJUAN PRAKTEK
• IMPLEMENTASI TEORI SECARA AKTUAL
• MENGETAHUI PROSES KERJA
• MENEMUKAN MASALAH DAN MENGATASI MASALAH (RESIKO)
• MEMAHAMI SIKAP KERJA
• TERCAPAI KOMPETENSI SUATU KETRAMPILAN KERJA
PRAKTEK ?
• DIMANA ?
( di laboratorium, dimeja penerima tamu, di ruang guru, di ruang TU)
• SEBAGAI APA?(typist,receptionist,operator,junior secretary)
• BAGAIMANA PROSES PRAKTEK?(typist: keybording skill, phone handling)
• PERLU ALAT APA ?
(mesin ketik, telepone, line telepon,komputer dll)
FASILITAS RUANG PRAKTEK ADMINISTRASI PERKANTORAN
• Laboratorium Perkantoran
• Laboratorium Pengetikan Manual & Elektronik
• Laboratorium Simulasi Bisnis
• Laboratorium Komputer & Network
LABORATORIUM PERKANTORAN
Tujuan kegiatan praktik perkantoran dalam laboratorium adalah untuk memberi pengenalan langsung dari konsep (teori) pengajaran di kelas
ke dalam bentuk kegiatan (ketrampilan) di laboratorium. •Praktik di laboratorium perkantoran anatara lain:a. simulasi bisnis (dengan form-form tertentu)b. kearsipan (praktik mengindex, ekspedisi, dan penyimpanan)c. komunikasi bisnis.d. reprographic (seperti memfotokopi dan menjilid)
•Untuk kelancaran praktik, di samping diselenggarakan di ruang khusus juga dilengkapi dengan:a. seperangkat mebel kantorb. peralatan kearsipanc. peralatan reprographicd. peralatan komunikasi (telephone set, fax, Koneksi internet dan lain-lain)
DENAH SATU SET MEJA KERJA
MONITOR
TELP
COPY HOLDER
TRAY
STATIONARIES
CPU
KEYBOARD
KURSI
Posisi tepat didepan monitor
Mudah dijangkau dan aman
Kursi putar lebih baik
Letakkan disamping
atau bawah meja
Letakkan dimana
tangan kiri mudah
menjangkau
Jarak dengan pandangan mata
min 50 cm
PRINTER
Letaknya Flexible
selama tidak mengganggu
gerakan tangan
Posisi CPU dibawah
meja
-Letakkan CPU ditempat yang AMAN
tidak mengganggu gerakan kaki
ataupun menggangu orang lain
(listrik/kabel)
Posisi Monitor diatas meja
BUKAN
Dibawah /dengan kaca
Pastikan ada cukup tempat untuk menulis
Meja letter L lebih baik
untuk praktek Sekretaris,
Pastikan cukup tempat untuk
menulis
Secara Estetika & Keselamatan Kerja
sebaiknya CPU dibawah meja
LABORATORIUM PERKANTORAN
Yang terbaik penggunaan 1 set meja kerja adalah 1:1
namun jika tidak memungkinkan maka 1:2 namun masing-masing
melakukan praktek dengan alat berbeda
Dok. BTC SMK N 2 SMG
LABORATORIUM MENGETIK
Laboratorium PengetikanLancar mengetik sangat mutlak untuk seoarng sekretaris. Karena itu, untuk mencetak lulusan yang mumpuni ini diberikan praktik mengetik yang meliputi:a. praktik pengetikan dengan 10 jarib. kecepatan mengetikc. pengetikan niaga
LABORATORIUM MENGETIK
1. Lokasi lab mengetik tidak terlalu dengan ruang kelas supaya suara hentakan mesin tidak mengganggu (kecuali lab kedap suara)
2. Ruangan berkapasitas maksimal 20 -30 orang. Idealnya 1 : 20 siswa. Supaya guru tetap dapat intensive memperhatikan siswa
3. Meja peletakan mesin Ketik tidak terlalu sempit namun masih ada tempat untuk menulis atau meletakkan copy holder
MEJA RECEPTIONIST
Dok. BTC SMK N 2 SMG
MESIN FAX & TELPON
1. Sebaiknya ada 2 mesin Fax terkoneksi
2. Pesawat telpon Terkoneksi
FASILITAS PRAKTEK SELAIN LABORATORIUM
1. MEJA PENERIMA TAMU
2. MEJA PENERIMAAN TELPON
3. WORD PROCESSOR
4. PERSIAPAN RAPAT INTERNAL
STANDAR PERALATAN UNTUK FASILITAS PRAKTEK DI SMK
1. Mesin Ketik Manual2. Mesin Ketik Elektronik3. Komputer : Pentium III/IV, DDR 2 , 5124. Koneksi Internet5. LAN : Local Area Network dengan 1 server6. Telepone Intercom (2 arah)7. Printer : minimal Deskjet (bukan dotmatrik)8. Kursi Putar (memudahkan bergerak)9. Copy Holder10. Tray11. Mesin Fotocopy 12. Mesin Jilid13. Meja Receptionist
3 HAL PENTINGFASILITAS PRAKTEK PERKANTORAN AGAR DIGUNAKAN DENGAN EFEKTIF
• PENGELOLAAN TEMPAT PRAKTEK
• PROSEDUR ADMINISTRASI TEMPAT PRAKTEK
• KEAMANAN, KESELAMATAN & KESEHATAN KERJA (K3)
PENGELOLAAN FASILITAS PRAKTEK
1. TERDAPAT PENGURUS FASILITAS PRAKTEK (Penanggung Jawab)
2. PROSEDUR TERPERINCI PEMAKAIAN FASILITAS PRAKTEK
3. ATURAN DAN TINDAKAN ATAS PENGGUNAAN FASILITAS KANTOR
4. PENGATURAN WAKTU PEMAKAIAN FASILITAS
5. LAPORAN KUALITAS & KUANTITAS FASILITAS PRAKTEK SECARA RUTIN KEPADA PIMPINAN INSTITUSI
6. PENGKINIAN FASILITAS DENGAN MENGIKUTI PERKEMBANGAN JAMAN SESUAI BIDANG KERJA
7. PROMOSI FASILITAS PRAKTEK PADA PIHAK EKSTERNAL
ADMINISTRASI FASILITAS PRAKTEK
INTERNAL
MENGISI BLANKO PENGGUNAAN LAB SESUAI JADWAL AJAR
MENDAPATKAN PERSETUJUAN PENGURUS LAB/FASILITAS PRAKTEK
PADA SAAT PENGGUNAAN PENGGUNA MENGISI BLANKO PERSETUJUAN FASILITAS
PENGURUS FASILITAS MENGUMUMKAN PENGGUNAAN FASILITAS PRAKTEK PADA SEMUA PIHAK
EKSTERNALSURAT RESMI PENGAJUAN PADA PIMPINAN INSTITUSI
SURAT DISETUJUI ATAU TIDAK
DISPOSISI PADA PENGELOLA FASILITAS PRAKTEK
PENGURUS MENCEK DAFTAR PENGGUNAAN FASILITAS
PENGGUNA MENGISI FORMULIR KESEPAKATAN PENGGUNAAN FASILITAS ( nama alat, jumlah, durasi pemakaian, persetujuan dll)
SETELAH PEMAKAIAN MENGISI FORMULIR BERAKHIRNYA PENGGUNAAN FASILITAS
KEAMANAN, KESELAMATAN, KESEHATAN KERJA (K3)
PADA FASILITAS PRAKTEK 1.GARIS BESAR PEDOMAN K3
2. SOSIALISASI K3 PADA SEMUA PENGGUNA FASILITAS. 3. PENGAWASAN PELAKSANAAN K3
Bagi Pengurus Lab
• Setting Listik dan kabel yang aman dan tidak menimbulkan konsleting
• Aliran listrik/kabel tidak mudah terjangkau
• Suara earphone pada telepon tidak terlalu keras
• Bentuk meja dan kursi argonomik sehingga
• Pemakaian Keyboard yang anti RSI (Repetitive strain Injuri)lebih baik
• Jangkauan USB pada PC tidak terlalu jau
Bagi Pengguna:
1. Duduk dengan jarak pandang min 50 cm dari monitor
2. Menggunakan jangakuan tangan kanan untuk mengambil telepon
3. Tidak menarik kabel apapun yang tersambung langsung ke listrik dll
GAMBAR MEJA KERJASEKRETARISCopy
Holder
1 telpon extention
1 direct phone
POSISI RUANGAN
MEJA SEKRETARIS
PADA UMUMNYA BERDEKATAN DENGAN RUANGAN/ MEJA PIMPINAN
Meja Sekretaris
Ruang Pimpinan
TERIMA KASIH