organizing project team - fti.uajm.ac.id proyek/03 organizing project team.pdfyang lain dalam suatu...

26
1 Organizing Project Team Tri Suswanto Saptadi Dosen Teknik Informatika Fakultas TekInfo UAJ Makassar [email protected] Mengapa Penting Kegagalan proyek perangkat lunak banyak disebabkan oleh jeleknya komunikasi. Membutuhkan manajemen komunikasi . Mengefektifkan dan efisiensi pekerjaan. Merencanakan penggunaan sumber daya secara tepat.

Upload: truongliem

Post on 18-May-2019

231 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

Page 1: Organizing Project Team - fti.uajm.ac.id Proyek/03 Organizing Project Team.pdfyang lain dalam suatu kelompok untuk mencapai suatu tujuan tertentu yang telah disepakati bersama. Terdiri

1

Organizing Project Team

Tri Suswanto Saptadi

Dosen Teknik Informatika

Fakultas TekInfo UAJ Makassar

[email protected]

Mengapa Penting

Kegagalan proyek perangkat lunak banyak disebabkan oleh jeleknya komunikasi.

Membutuhkan manajemen komunikasi.

Mengefektifkan dan efisiensi pekerjaan.

Merencanakan penggunaan sumber daya secara tepat.

Page 2: Organizing Project Team - fti.uajm.ac.id Proyek/03 Organizing Project Team.pdfyang lain dalam suatu kelompok untuk mencapai suatu tujuan tertentu yang telah disepakati bersama. Terdiri

2

Definisi Organisasi

Sistem yang saling mempengaruhi dan saling bekerja sama antara orang yang satu dengan orang yang lain dalam suatu kelompok untuk mencapai suatu tujuan tertentu yang telah disepakati bersama.

Terdiri dari: orang, tujuan, posisi, pekerjaan, teknologi, struktur dan lingkungan luar.

Kondisi Kini pada Abad 21

Teknologi terbaru.

Internet, wireless, ponsel (mobile).

Perusahaan bebas dalam mengadopsi bentuk organisasi yang diinginkannya.

TI salah satu fasilitator komunikasi worldwide.

Regulasi manager dan subordinate berubah.

Page 3: Organizing Project Team - fti.uajm.ac.id Proyek/03 Organizing Project Team.pdfyang lain dalam suatu kelompok untuk mencapai suatu tujuan tertentu yang telah disepakati bersama. Terdiri

3

Teori Organisasi Secara Umum

Organisasi sangat penting bagi perusahaan.

Tidak ada satu struktur organisasi yang dianggap paling benar.

Dipengaruhi oleh:

teknologi, power, politik, budaya, lingkup, sejarah, industri, kompetisi.

Pekerja terpengaruh oleh bagaimana organization disusun.

Organisasi mesti dapat beradaptasi dengan cepat terhadap perubahan market dan kompetisi.

Penjelasan Organisasi (1 dari 2)

Orang, dalam organisasi harus ada sekelompok orang yang bekerja dan salah satunya ada yang memimpin organisasi tersebut.

Tujuan, dalam organisasi harus ada tujuan yang harus dicapai, baik dalam jangka pendek maupun jangka panjang.

Posisi, setiap orang yang ada dalam suatu organisasi akan menempati posisi atau kedudukannya masing-masing.

Pekerjaan, setiap orang yang ada dalam organisasi tersebut mempunyai pekerjaan (job) masing-masing sesuai dengan posisinya.

Page 4: Organizing Project Team - fti.uajm.ac.id Proyek/03 Organizing Project Team.pdfyang lain dalam suatu kelompok untuk mencapai suatu tujuan tertentu yang telah disepakati bersama. Terdiri

4

Penjelasan Organisasi (2 dari 2)

Teknologi, untuk mencapai tujuan organisasi membutuhkan teknologi untuk membantu dalam pengolahan data menjadi suatu informasi.

Struktur, struktur organisasi merupakan pola yang mengatur pelaksanaan pekerjaan dan hubungan kerja sama antar setiap orang yang ada dalam organisasi tersebut.

Lingkungan luar, merupakan elemen yang sangat penting dan akan mempengaruhi keberhasilan suatu organisasi, misalnya adanya kebijakan pemerintah tentang organisasi.

Prinsip Dalam Organisasi

Tujuan organisasi yang jelas.

Tugas yang dilakukan harus jelas.

Pembagian tugas yang adildan proporsional.

Penempatan posisi yang tepat.

Adanya koordinasi dan integrasi.

Komunikasi efektif.

Page 5: Organizing Project Team - fti.uajm.ac.id Proyek/03 Organizing Project Team.pdfyang lain dalam suatu kelompok untuk mencapai suatu tujuan tertentu yang telah disepakati bersama. Terdiri

5

Jenis komunikasi

Eksternal dengan klien (customer).

Internal diantara tim sendiri.

Komunikasi yang berhubungan dengan proyek yang sedang dikerjakan.

Komunikasi untuk mengurangi tingkat stress.

Struktur Organisasi Umum

Untuk proyek kecil struktur tim dapat saja ad hoc (sementara) dan informal.

Untuk proyek yang besar suatu struktur tim yang baik (well define) sangat diperlukan.

Page 6: Organizing Project Team - fti.uajm.ac.id Proyek/03 Organizing Project Team.pdfyang lain dalam suatu kelompok untuk mencapai suatu tujuan tertentu yang telah disepakati bersama. Terdiri

6

Infrastruktur Organisasi (1 dari 5)

Simple Structure

Hirarki secara alamiah

Owner menjadi pucuk pimpinan

Penambahan level manajemen dimungkinkan

Umumnya terdapat pada perusahaan kecil dan baru

TI ditangani secara individu (perorangan)

Machine Bureaucracy (Birokrasi Mesin)

Lebih besar ketimbang simple structure

Merupakan organisasi formal

Teknologi memiliki pengaruh yang kuat

Spesialisasi horizontal dan vertikal

Peningkatan dalam produktifitas dan kualitas

Terdapat pada perusahaan lama dan besar

TI umumnya merupakan fungsi yang terpusat

Infrastruktur Organisasi (2 dari 5)

Page 7: Organizing Project Team - fti.uajm.ac.id Proyek/03 Organizing Project Team.pdfyang lain dalam suatu kelompok untuk mencapai suatu tujuan tertentu yang telah disepakati bersama. Terdiri

7

Professional Bureaucracy(Birokrasi Profesional)

Terdiri dari para profesional seperti: doktor, pengacara, atau akuntan

Mempekerjakan para profesional yang tergabung sebagai partner dalam model organisasi

Struktur yang ringkas

Keahlian individu sangat tinggi

Organisasi TI bersifat sentral

Infrastruktur Organisasi (3 dari 5)

Divisional Form (Bentuk Divisional)

Merupakan bentuk organisasi paling umum dalam perusahaan

Contohnya institusi keuangan

Struktur hirarkis dengan banyak divisi

Birokrasi dan formalitas tinggi

Bentuk tertua dari machine bureaucracy

Divisi dipisahkan dalam fungsi, produk, pelanggan

Struktur TI tergantung kebutuhan perusahaan

Infrastruktur Organisasi (4 dari 5)

Page 8: Organizing Project Team - fti.uajm.ac.id Proyek/03 Organizing Project Team.pdfyang lain dalam suatu kelompok untuk mencapai suatu tujuan tertentu yang telah disepakati bersama. Terdiri

8

Adhocracy

Bentuk baru dalam infrastruktur.

Organisasi terikat bersama untuk kesamaan tujuan untuk waktu yang tidak spesifik.

Dapat berupa internal atau eksternal (organisasi).

Fungsi TI digunakan dalam bentuk outsourcing.

Pay for service.

Infrastruktur Organisasi (5 dari 5)

Tipe Organisasi

Page 9: Organizing Project Team - fti.uajm.ac.id Proyek/03 Organizing Project Team.pdfyang lain dalam suatu kelompok untuk mencapai suatu tujuan tertentu yang telah disepakati bersama. Terdiri

9

Studi Kasus

Buatlah kelompok diskusi untuk 5 orang.

Suatu tim dibentuk untuk menangani suatu proyek TI dengan tema e-Government.

Tugas kelompok:

Bentuklah tim dan bagilah tugas untuk tiap-tiap pekerjaan beserta deskripsinya.

Rencanakan tahapan pekerjaan proyek & berapa lama waktu yang dibutuhkan.

Kualitas dan Efektivitas Tim

Hubungan Tugas:

Komitmen

Berorientasi hasil

Kreatif dan inovatif

Peduli pada kualitas produk

Tanggap terhadap perubahan

Memahami trend

Hubungan Anggota:

Bekerjasama

Berorientasi kerja

Disiplin

Peduli pada kualitas kerja

Tanggap terhadap proses

Memahami mekanisme

Page 10: Organizing Project Team - fti.uajm.ac.id Proyek/03 Organizing Project Team.pdfyang lain dalam suatu kelompok untuk mencapai suatu tujuan tertentu yang telah disepakati bersama. Terdiri

10

Tipe Struktur Tim

Individual

Fungsional

Matrik

Proyek

Individual

Dilakukan secara sendiri-sendiri tanpa melibatkan orang lain.

Keuntungan: bebas dan leluasa merencanakan, melaksanakan dan mengatur sendiri.

Kerugian: jika terjadi halangan, tidak dapat melimpahkan pekerjaan secara mudah kepada orang lain.

Page 11: Organizing Project Team - fti.uajm.ac.id Proyek/03 Organizing Project Team.pdfyang lain dalam suatu kelompok untuk mencapai suatu tujuan tertentu yang telah disepakati bersama. Terdiri

11

Fungsional

Kebanyakan terjadi di suatu organisasi yang mengembangkan sendiri sistemnya.

Melibatkan unit fungsional tertentu di mana individu di dalam unit tersebut memiliki kemampuan dalam mengembangkan sistem.

Keuntungan: solid karena berasal dari unit yang sama, kemampuan membuat sistem dapat di pertanggung-jawabkan.

Kerugian: terjadi dualisme kepemimpinan antara manager unit dan manajer proyek.

Matrik

Melibatkan beberapa unit fungsional.

Keuntungan: manajemen proyek memiliki kontrol yang lebih besar terhadap tim.

Kerugian: manajemen proyek harus mengeluarkan effort yang lebih besar untuk mengontrol tim, yaitu: perbedaan tradisi kerja diantara unit-unit dan perbedaan kepentingan.

Page 12: Organizing Project Team - fti.uajm.ac.id Proyek/03 Organizing Project Team.pdfyang lain dalam suatu kelompok untuk mencapai suatu tujuan tertentu yang telah disepakati bersama. Terdiri

12

Proyek

Suatu tim dibentuk secara khusus dan dibuat untuk melaksanakan suatu proyek.

Kerugian: mahal karena satu proyek satu tim.

Keuntungan: Fokus terhadap proyek.

Process Structured Team

Page 13: Organizing Project Team - fti.uajm.ac.id Proyek/03 Organizing Project Team.pdfyang lain dalam suatu kelompok untuk mencapai suatu tujuan tertentu yang telah disepakati bersama. Terdiri

13

Organisasi TI/SI

Manajer

Pusat Operasi

Komputer

Direktur PDE

Penyelia

Operator

Penyelia

Pemrograman

Sistem

Penyelia

Analisis

Sistem

Penyelia

Pemrograman

Aplikasi

Operator Pemrogram

Sistem

Pemrogram

Aplikasi

Senior

Administrator

Basis Data

Penyelia

Jaringan &

Komunikasi

Data

Teknisi

Komunikasi

Data

Manajer

Pemrograman

dan Analisis

Manajer

Jaringan &

Komunikasi

Data

Penyelia

Perawatan

Sistem

Teknisi

Perawatan

Sistem

Analis Sistem

Yunior

Analis Sistem

Senior

Pemrogram

Aplikasi

Yunior

Bagaimana denganOrganisasi TI ?

Page 14: Organizing Project Team - fti.uajm.ac.id Proyek/03 Organizing Project Team.pdfyang lain dalam suatu kelompok untuk mencapai suatu tujuan tertentu yang telah disepakati bersama. Terdiri

14

Organisasi TI Tradisional

Consulting

Merencanakan dan mengelola proyek/service dari bisnis

Development

Desain, pemrograman, dan men-deliver sistem

Service Unit

Dukungan layanan operasional, termasuk operasionalnya

Page 15: Organizing Project Team - fti.uajm.ac.id Proyek/03 Organizing Project Team.pdfyang lain dalam suatu kelompok untuk mencapai suatu tujuan tertentu yang telah disepakati bersama. Terdiri

15

TI Sentral

Sebuah grup TI terdapat ekspertis yang saling berbagi

Jenjang karir yang jelas dan terdapat program pelatihan

Perulangan (redundancy)dalam bentuk back updilakukan oleh staf yang cakap/handal

Manager yang familiar dengan proyek melakukan evaluasi terhadap karyawan

Standarisasi dapat lebih mudah didefinisikan

Kelemahan Sentralisasi

Kurang responsif terhadap kebutuhan unit bisnis

Belum tentu semua orang di area sentralisasi memahami area bisnis

Sistem sentralisasi dapat menjadi kurang bebas dan kurang terfokus

Page 16: Organizing Project Team - fti.uajm.ac.id Proyek/03 Organizing Project Team.pdfyang lain dalam suatu kelompok untuk mencapai suatu tujuan tertentu yang telah disepakati bersama. Terdiri

16

TI Desentralisasi

IT profesional TI sangat kompeten dalam area bisnis.

Pendanaan diselenggarakan oleh unit bisnis.

Potensial jenjang karir lebih condong melalui jalur bisnis ketimbang TI.

Kelemahan TI Desentralisasi

Dapat tercipta perulangan kewenangan yang besar

Jalur karir melalui TI terbatas

Departemen TI beroperasi hanya pada area bisnis lokal

Integrasi dan standarisasi sangat sulit

Loyalitas terbangun pada area bisnis dan bukan pada firma

Page 17: Organizing Project Team - fti.uajm.ac.id Proyek/03 Organizing Project Team.pdfyang lain dalam suatu kelompok untuk mencapai suatu tujuan tertentu yang telah disepakati bersama. Terdiri

17

Keuntungan Model Federated IT

Lebih mudah dalam menetapkan penjajaran strategi (strategic alignment)

Kedekatan dalam maintenance terhadap interaksi bisnis

Mendukung lingkup TI yang besar

Page 18: Organizing Project Team - fti.uajm.ac.id Proyek/03 Organizing Project Team.pdfyang lain dalam suatu kelompok untuk mencapai suatu tujuan tertentu yang telah disepakati bersama. Terdiri

18

Page 19: Organizing Project Team - fti.uajm.ac.id Proyek/03 Organizing Project Team.pdfyang lain dalam suatu kelompok untuk mencapai suatu tujuan tertentu yang telah disepakati bersama. Terdiri

19

Anggota Tim

Mendefinisikan kumpulan kemampuan yang dimiliki berdasarkan user requirement.

Memilih orang yang tepat untuk memenuhi kebutuhan yang diperlukan

Anggota tim ditentukan oleh top management.

Kesulitan dalam mengalokasikan orang pada proyek yang berjalan bersamaan.

Untuk masalah, m person vs n project maka alokasi menggunakan dasar effort development (contoh: in man-month).

Kerjasama dalam Tim Proyek

Masing-masing anggota mengetahui peranannya dalam tim.

Setiap anggota merasa saling diperlukan atau dibutuhkan.

Anggota merasa bahwa kerjasama sebagai satu tim akan menghasilkan lebih besar dari pada kalau bekerja sendiri-sendiri secara terpisah.

Page 20: Organizing Project Team - fti.uajm.ac.id Proyek/03 Organizing Project Team.pdfyang lain dalam suatu kelompok untuk mencapai suatu tujuan tertentu yang telah disepakati bersama. Terdiri

20

Project Manager PM atau manajer proyek harus bisa memenuhi

kepentingan dari stakeholder yang terlibat dalam suatu projek.

Skills yang harus dimiliki oleh PM meliputi :

Leadership

Kemampuan berkomunikasi: Menjadi juru bicara bagi kedua belah pihak antara developer dan klien

Kemampuan bernegosiasi: fitur2 yang impossible

Kemampuan dalam memecahkan masalah.

Kemampuan untuk meyakinkan/mempengaruhi organisasi khususnya organisasi klien.

Kredibilitas dan profesional.

Perilaku yang baik dan proaktif.

Siapa Manajer Proyek Seseorang yang ditunjuk atau ditetapkan untuk

bertanggung jawab terhadap kegiatan keseharian (day to day) pengelolaan proyek untuk kepentingan organisasi.

Menurut PMBOK (Project Management Body of Knowledge) diartikan Stakeholder memiliki keinginan atau tujuan yang akan dituangkan dalam sebuah proyek. Seorang PM akan memimpin dan mengelola proyek tersebut, yang meliputi: scope, time, cost, quality, human resource, communication, risk, procurementand integration.

Page 21: Organizing Project Team - fti.uajm.ac.id Proyek/03 Organizing Project Team.pdfyang lain dalam suatu kelompok untuk mencapai suatu tujuan tertentu yang telah disepakati bersama. Terdiri

21

Tugas dan Tanggung Jawab Manajer Proyek (1 dari 2)

Mendefinisikan dan membatasi proyek dengan benar

Mengidentifikasi dan memilih sumber daya proyek, manusia dan material

Memimpin tim proyek pada setiap fase proyek

Mengestimasi dan membuat anggaran proyek

Mengidentifikasi dan mengelola semua isu dan risiko pada sebuah proyek

Membuat dan memelihara perencanaan proyek

Tugas dan Tanggung Jawab Manajer Proyek (2 dari 2)

Mengelola semua perubahan yang terjadi pada sebuah proyek

Meyakinkan bahwa semua penugasan dan deliverable proyek tetap berada pada track dan tidak melebihi biaya yang telah ditetapkan

Mengidentifikasi politik organisasi dan memerankannya dengan baik

Mengelola berkas proyek dan dokumentasi terkait

Mengomunikasikan dan memelihara kemajuan proyek melalui rapat dan pelaporan

Page 22: Organizing Project Team - fti.uajm.ac.id Proyek/03 Organizing Project Team.pdfyang lain dalam suatu kelompok untuk mencapai suatu tujuan tertentu yang telah disepakati bersama. Terdiri

22

Kompetensi Manajer Proyek

Pencapaian Bisnis: kesadaran bisnis, orientasi rekan bisnis, komitment pada kualitas.

Pengaruh: kesadaran antarpersonal, organisasi, antisipasi impact, banyak menggunakan pengaruh.

Manajemen Manusia: memotivasi orang lain, ketreampilan komunikasi, mengembangkan orang lain, memonitor dan mengontrol.

Manajemen Diri: kepercayaan diri, manajemen stress, kepedulian pada kredibilitas, fleksibilitas.

Kemandirian Proyek

Faktor Obyektif

Dimensi atau volume kegiatan proyek.

Kompleksitas proyek.

Jenis kegiatan proyek.

Lokasi proyek.

Sumber daya yang tersedia.

Faktor Subyektif

Kebijakan perusahaan (strategi usaha, spesialisasi, penyerapan teknologi).

Kultur organisasi.

Page 23: Organizing Project Team - fti.uajm.ac.id Proyek/03 Organizing Project Team.pdfyang lain dalam suatu kelompok untuk mencapai suatu tujuan tertentu yang telah disepakati bersama. Terdiri

23

Faktor Penghambat vs Pendorong

Penghambat:

Sasaran tidak jelas

Tidak cukup sumber daya

Terjadi konflik

Tidak cukup perhatian dari pimpinan

Jaminan kerja tidak terlihat jelas

Tujuan dan prioritas sering berubah

Pendorong:

Pekerjaan menarik dan merangsang

Pengakuan terhadap hasil kerja

Pengalaman manajemen pimpinan

Penanganan yang benar

Personil yang berkualitas

Potensi jenjang profesional

Manajemen Stakeholder

Stakeholder: pihak baik individual atau organisasi yang memiliki kepentingan secara langsung atau tidak langsung terhadap kesinambungan dalam suatu projek (pemilik kepentingan).

Stakeholder harus bisa diidentifikasi dengan baik karena salah mengalamatkan kepentingan merekaakan menyebabkan kegagalandalam proyek.

Page 24: Organizing Project Team - fti.uajm.ac.id Proyek/03 Organizing Project Team.pdfyang lain dalam suatu kelompok untuk mencapai suatu tujuan tertentu yang telah disepakati bersama. Terdiri

24

Tipikal Stakeholder

Anggota tim

Customer

User

Top Management

Stakeholder yang sulit diidentifikasi

Stockholder (pemegang saham).

Peraturan pemerintah.

LSM (Non Governmental Organizations/ NGO).

Page 25: Organizing Project Team - fti.uajm.ac.id Proyek/03 Organizing Project Team.pdfyang lain dalam suatu kelompok untuk mencapai suatu tujuan tertentu yang telah disepakati bersama. Terdiri

25

Analisis Stakeholder

Untuk memperkirakan efek dari suatu stakeholder terhadap kesuksesan dari suatu proyek, sehingga meminimalkan dampak negatif dari stakeholder tersebut terhadap proyek.

Empat Pertanyaan Dasar

Siapa stakeholder-nya?

Bagaimana posisi stakeholder didalam proyek.

Alasan apa yang menyebabkan stakeholder tersebut bereaksi negatif.

Bagaimana strategi mengubah untuk merubah reaksi negatif menjadi positif.

Page 26: Organizing Project Team - fti.uajm.ac.id Proyek/03 Organizing Project Team.pdfyang lain dalam suatu kelompok untuk mencapai suatu tujuan tertentu yang telah disepakati bersama. Terdiri

26

Strategi manajemen Stakeholder

Ruang lingkup komunikasi, otoritas dan dituangkan dalam dokumen tertulis.

Kick-off meeting pertemuan yang dibuat untuk menandai bahwa suatu proyek dilakukan.

Pelaporan yang dilakukan secara reguler.

Keterlibatan aktif dalam proyek.

Project reviews.

Pengambilan keputusan.

Nasehat.