organigramas-melinkoff ramon

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de Jos ya examinados. En otras ocasiones, Jas variaciones son

dirigidas y previstas, pero tambien inducidas POl' hechos for-

tuitos y POl' causas reaJes y evidentes. No obstante, se pueden

producir alteraciones que ne ~:men justificacion ni real ni apa-

rente, sino que son el producto de una disposicion de la direc,

cion de caracter irracional. Debe ser un principioque toda va-riacion de Ja estructura de la organizacion sea POl' causas, bien

endogenas 0 exogenas, que, aunque no tengan caracter com-

pulsivo,encuadren con las necesidades reaJes de la organiza-

cion, en beneficio de sus fines y objetivos. Esta ultima recomen-

dacion es de una importancia excepcional. Se han sefialado he-chos, de caracter general , que evidencian la intencion muy arrai-

gada de oriental' las organizaciones hacia fines ajenos a Ia pro-

pia filosofia y naturaleza de ellas, taJ como ocurre con Jos po-

liticos, en su gran mayoria, quienes ponen Jas instituciones co-

mo instrumentos al servicio de sus intereses partidistas y no

de Jos nacionales.

De igual manera, los grupos de presion mantienen la rnis-rna actitud, y al efecto siempre sobreponen sus intereses a losajenos y generales, marginando otras consideraciones que no

sean aqueJlas que les atafien especificamente.

Son muchas las insti tuciones sociales -superestructuras

juridicas, politicas y sociales- que ejercen una marcada in-

fluencia sobre las organizaciones y sus act ividades, sin que ellas

tengan ninguna relacion con el proposito especifico que sirvio

de motivacion para la creacion de estas ultimas,

140

CAPiTULO III

INSTRUMENTOS METODOLOGICOS

DE LA ORGANIZACION.

ORGANIGRAMAS Y MANUALES DE ORGANIZACION

1. LOS ORGANIGRAMAS. CONCEPTOS Y DEN,OMINACIONES.

CLASIFI CACIO N

Los organigramas y los manuales de organizacicn son ins-

trumentos metodologicos de Ja ciencia de la administracion y desu tecnica, En otros terminos, son medias para el analisis teorico

y para Ja .accion practica. No obstante, son muchos los instru-

mentos y medios que utiliza Ja tecnica administrativa.

EI organigrama tiene una virtud dual: POl' una parte, pue-

de ser muy util, y par la otra, simplemente in uti I. La efectivi-

dad de un organigrama, para una organizacion, se fundaments

en la condicion de reflej ar, hasta donde sea posibJe, Ja organiza-

cion con sus verdaderas implicaciones y relaciones; ademas, susestratos j erarquicos.

Pero tal proposito no resulta facil, porque el organigrama

es una figura plastica que tiene dificultades para expresar con

claridad la verdadera organizacion. En consecuencia, no estaexento de interpretaciones erroneas, Los colores se usan en la

pintura para dar movimiento, vida y sentido a Jas cosas y a loshechos; pero los organigramas no pueden utilizar esos medios

POI' las limitaciones que les imponen las normas y condicionesque rigen su funcionamiento y elaboracion,

Luego de este breve introito, dispongarnonos a exponer, de

acuerdo con los lineamientos tradicionales, los conceptos y deno-minaciones usuales de los organigrarnas,

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Sobre e1 concepto organigrama no existen ideas encontj-g,

das: la coincidencia entre los autores y tratadistas es total.

Esta arranca con las concepciones de Fayol y llega hasta las

mas recientes. Sin embargo, si bien es cierto que en este aspecto

no hay diferencias ni dificultades, no es men os cierto que en 1 0

relativo a su utilidad concreta, tipos y usos de ellos, las discrs.pancias son manifiestas y en cada nueva oportunidad aparece

un catalizador positivo de la controversia.

PorIa via de la ilustraci6n didactica, confirmaremos la

apreciacion anterior de la igualdad de criterios sobre el con-

cepto : en consecuencia, someteremos a la consideraci6n del lec-

tor un grupo de definiciones de conocidos autores y especialis.

tas de la materia. Un autor define al organigrama asi :

Lna carta de organizacion es un cuadro siutetico que If

indica los aspectos importantes de una estructura de orga-nizacion, incluyendo las principales funciones y sus relacio

nes, los canales de- supervisi6n y la autoridad relativa decada empleado encargado de su funci6n respectiva.'

Para otro autor, su concepto es este :

Esencialmente, el organigrama es un graf'ico que re-presenta, bajo la forma de documento de conjunto, la es-tructura de una empresa, y permite darse cuenta, POl' me-dio de un dispositivo cornplernentario, de las distintas rela-ciones, dependencias y conexiones que puedan existir entrelos servicios.

Es, pues, un instrumento de una utili dad incuestiona-ble que proyecta claridad sobre la empresa, que es suscep-tible de rnodificacion y puesta al dia, puesto que es reflejode la vida de la industria 0 el comercio que traduce.'

Otro autor tieneeste concepto:

EI organigrama constituye la expresi6n, bajo formade documento, de la estructura de una organizacion, ponien-do de manifiesto el acoplamiento entre las diversas partescomponentes."

1. Terry, George: Gp. cit., p. 385.

2. Allusson, R.: L08 G.-ganig-ramas, p. 14.

3. Riccardi, Riccardo: Op. cii., p. 71.

142

El examen de las definiciones anteriores pone certitud so-

bre la unidad del concepto para los diferentes autores citados,

porque cada definicion conserva la esencia del mismo, salvo que

algunas definiciones varian en su forma y llegan a ser mas

axplicitas.

Segun el contenido del concepto de organigrama, este es y

rnuestra :

1 . Un elemento (cuadro, grafico, carta, expresion, f'i-gura, etc.).

2. La estructura de la organizacion.

3. Los aspectos mas importantes de la organizacion.

4. Las funciones,

5'. Las reiaciones entre las unidades estructurales.

G. Los puestos de mayor y aun los de menor importancia.

7. Las cornunicaciones y sus vias.

8. Las vias de supervisi6n.

9. Los niveles y estratos jerarquicos,

10. Los niveles de autoridad y su relatividad dentro de laorganizacion.

11 . Las unidades de categoria especial.

Podrian tarnbien mostrar :

1_ El nombre de la persona que ocupa el cargo.

2. Forrnas de pago.

3. Relaciones particulares y especiales.

4. Caracteristicas de la unidad (pluripersonal, plural,etc.) .

5. Participaci6n de la unidad en trabajos y relacionesespeciales,

6. El numero de trabajadores y posicion geog rafica dela unidad.

7. Coridicion de la unidad en cuanto a la estabilidad (sies definitiva, provisional, etc.).

8. Previsiones para el desarrollo de la estructura (uni-dades futuras).

9. Hasta detallar las funciones de una unidad.'

4. Alford, L P. y J. R. Bangs: Op. cii., pp. 50 y 51.

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El org-anigrama, aparte de los diferentes fines para los

cuales se utiliza, segun se ha sefialado, tiene alcances mayores

y otros propositos : POl' ejemplo, para l'elaciones publicas, para

formacion de personal, f'iscalizacion e inspeccion de la organiza-

cion, svaluacion de la estructura, reorganiz acion, avaluacion de

cargos, etc.

Clasi jicnc·i6n de los oTganigmmns

La clasificacion que se hara tiene, mas que todo, una fina-

lidad p~dagogica.

La clasificacion de los organigl'amas se hace tomando en

cuenta una serie de criterios y factores. En consecuencia, pro-

cedemos a .establecer las bases para posteriormente caracteri-

zar cada tipo en particular"

1. Segun la forma como muestran la estructura, son: "

A) Analiticos.

B) Generales.C) Suplementarios.

AnaUticos. Son los organigramas especificos, los cuales su-

ministran una informacion detallada; incluso, se complementan

con informaciones anexas Y POl' escrito, simbolos convencio-

nales de referencia con datos circunstanciados. Se destinan al

uso de los directores, expertos y personal del estado mayor.

Generales. Este tipo de organigrama facilita una vision

muy sucinta de la organizacion ; se limita a las unidades de

mayor importancia. Se les denomina generales POl' ser los mas

comunes.

Su.plemental'ios. Estos organigramas se utilizan para mos-trar una unidad de la cstructura en forma analitica 0 mas de-

tallada. Tales uniclades pueden ser una direccion, una division,

un departamento, una gerencia, etc. Son eomplemento de los

analiticos.

5. El analisis que hacemos se limita a los organigramas ideograficos,los cuales son la mayoria ; se d if'erencian de los llamados lineales,de usa no frecuente, que son poco explicitos y estan circunscri tos ausos muy especif icos ; entre nosot. ros, ni siquiera son conoc idos. Losde usa fl'ccuente expresan, como 10 dice su nombre, ideas relaciones,

etc., POl'medio de simbolos convencionales.

144

2 . Segun la forma y disposicion geometrica de los orga-

nigramas, estos pueden ser :

A) Verticales. Tipo clasico.

B) Horizontales. De izquierda a derecha.

C) Escalares.

D) Circulares 0 concentricos.

Ilustraremos graficamente cada uno de los tipos de orga-

nigramas anteriorrnente sefia lados,

Or'ga:~igrCLmas uerticales, Este tipo de organigrama es el

de uso mas frecuente y al cual estim acostumbrada la mayoria

de las personas. Este organigrarna representa con toda fideli-'

dad, una piramide jerarquica, ya que las unidades se desplazan,

segun su jerarquia, de. arriba abajo en una gradacion jerarqui-

ca descendente. La figura 14 muestra este tipo de organigrama

para una empresa.

Los organigramas vertica les, 0 clasicos, tienen una moda-lidad para la disposicion de sus unidades y consiste en 10 si-

guiente: a partir del nivel tecnico (departamento direccion

gerencia, etc.), las unidades subsiguientes de los d'istintos ni~

veles no se desplazan horizontalmente (de izquierda a derecha

o viceversa), sino en estricto senti do vertical. Esta rnodalidad

o variante se utiliza para economizar espacio. La figura 15 re-

presenta el organigrama de la figura 14 (pag. 146), perc

con ~a for:na variante. Llamamos la atencion para sefialar que

los ClllCO tipos de organigramas que en 10 adelante ilustraremos

tienen como modelo al de la figura 14, para facilitar la com-

prcnsicn y cornparacion de los mismos.

C~ando se utiliza la variedad de organigrama de la figura

15 (pag. 147) no se sigue las norm as de espacios jerarquicos

que pr~van para el organigrama tradicional (fig. 14), sino que

las unrd~des subalternas estan determinadas jerarquicamente

por las lineas que las unen a su unidad superior y por la forma

d.e estas. Po~ ejemplo, el departamento de tesoreria (fig. 15)

bene dos umdades de la misma jerarquia : son las unidades

distinguidas con los nurneros 1 y 2. Estas unidades se subdivi-

den en otras unidades subalternas. La unidad 1 se subdivide en

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las unidades 3, 4 y 5. La 2, en las unidades 6 i; 7. En conso,

cuencia, las unidades 3; 4, 5, 6 y 7 tienen la misma jerarquia.

a pesar de que las unidades 3, 4 y 5 estan encima de las unida.

des 6 y 7. Como se observa, la jerarquia no esta determinada

por Ia posici6n arriba 0 abaj o. EI razonamiento anterior es va-

lido para el caso de las unidades 1, 2, 3 y 4 del .departamento

ORGANIGRAMA VERTICAL

IL\."\.'!I·[C,\UO:- "

Y

,\SE~OHJ.\ I ..O"";O;-"IIC\

FIG. 14. Organigrama de una ernpresa que muestra una disposicion ver-tical de las unidades estructurales de su organizacion

de administracion, que aunque estan colocadas en el mismo ni-

vel no tienen igual jerarquia porque la de estas ultimas es ma-

yor que la de aquellas. Sin embargo, cuando las unidades de

un crganigrama vertical, del tipo clasico, tienen sus unidades

colocadas en un mismo nivel, las que estan asi situadas poseen

la misma jerarquia,

146

ORGANIGRAMA VERTICAL(con variante)

PLA:-~If[Ct\CION

y

ASESOR!A EeOl'OMlCA

FIG_15. Organigrama de una ernpresa que muestra la variante de unorganigrama vet-tical

OrgCl-nigraTlws horizonicles. Estos organigrarnas son una

modalidad del organigrama vertical, porque representan a la

estructura sin mayores alteraciones, pero con una disposicion,

en el espacio, de izquierda a derecha y no de arriba hacia abajo.

Este tipo de organigrama tiene algunas variaciones con res-

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pecto al vertical, las cuales consisten en que losnombres de las

figuras tienden a ser colocados, en el dibujo, sin recuadros 0

figuras geornetricas (rectangulos 0 cuadrados). No obstante

pueden ser colocados los nombres en \ recuadros. Tambien es

usual describir las funciones principales de las unidades mas

importantes en forma escrita y en el mismo dibujo que rnues.

tra la estructura, tal como 10 ilustra la figura 16.

ORGANIGRAMA HORIZONTAL

.lLiRII)!CO

{

3

1 4DEI. I)J.

n,OK,I<, -[ ; { !

" ' . I ' . Dr Fl 7

PKOn< Tc/O" t = ~ . - ' .CONSEJO

DE

I)LAr-;1 FrC.AGON

Y

ISESOR!.\

ECO;\'OMI,:,\

-- PHESIDENTf. v IU:· -+------lI)RFSJl)FNTr.

AUDITORIA

ADMINIST}{AC[O~ ARCHIVO

Y

(ORRESPON· DEP, DE

DENCI":\ AD.\UNIS.

PfRSONAl

_ POLlTIC.AIDF.PERSO:--JAl.

RECLliTA· j)FP D)-

MIENT() Vf.NT .....S

_ S£LEcno:"(

_ RELAClONL";

HUMAi'i:\!)

_ CL\SlflC.\(:[O"-

Y ItF.MU:.!J:HAC!Oi"Of. C,\HCOS

- . ~. :' ;(T~sn ." . I ·TC.

FIG. 16. Organigrama de una empresa que muestra la .disposici6n hori.zontal de las unidacles estructurales de su organizacion

OrganigramrL horizontal con vatiante.La figura 17 mues-

tra el organigrama de la figura 16, pero con el nombre de las

unidades colocado en recuadros y con la adaptacion de la va-

riante del organigrama vertical de la figura 15 (pag. 147).

Se ilustra con los departamentos de ventas, de tesoreria, pro

duccion y administracion.

Oroomurramo. escalar. Este modelo de organigrama es muy

utilizado en los Estados Unidos, pero entre nosotros es poco

conocido. Las caracteristicas principales del mismo son, entre

1 4 8

ORGANIGRAMA DE LA CORPORACION VENEZOLANADE GUAYANA

FUENTE: Comision de Administraci6n Publica: Manual de Organiza-ci6n, p. 18.

Fig. 24. Organigrama de una Corpcraci6n del Estado, desarrollado has-

ta el cuarto nivel: (Notese que se denornina divisiones a las unidades deeste nivel)

1 7 3

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otras, que no utiliza los recuadros para los nombres de las uni-

dades de la estructura, sino lineas encima de las cuales se colo-

can los nombres. Adernas, en un mismo plano se pueden colocar

organigramas .suplementarios de cada una de Jas unidades prin-

cipales, si se 'desea. POl' ejemplo, la figura 18 nos ilustra esto

ult imo en el departamento de administraci6n.

ORGANIGRAMA HORIZONTAL

(con variante)

FIG. 17. Organigrama de una empr e sa que muestra la estructura de laorganizaci6n con una disposicion horizontal

1 4 9

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La figura 18 muestra un organigrama escalar. Notese que

la linea jerarquica sigue la misma norma para sefialar . la je-

rarquia de cada unidad utilizada POl' el tipo de organigrama

de la figura 15 (pag, 147)_ Como puede observarse en la figu.

ra 18, este modelo de organigrama es bastante sencillo, ocupa

poco espacio y muestra las relaciones con bastante claridad,

No obstante, se imponen algunas explicaciones para facilitarsu comprension,

1, Cuando una linea sale en senticlo vertical de la parte

inferior" de una linea horizontal, muestra la autoridad de esta

ultima sabre todas las unidades viriculadas lateralmente a esa

linea vertical, es decir, aquellas lineas horizontales que se le

unen POl' los lades.

2. Los niveles jerarquicos se representan con unos esea-

lones 0 peldafios ; de aqui toma su nombre. ,,-

3. Este organigrama puede dibujarse en senti do horizon-

tal; el de la figura 18 esta trazado en sentido vertical.

4. La estructura se puede ir desplazando a 10 largo del

plano 0 del dibuj 0, tal como se hace can las unidades mas

importantcs.

Este tipo de organigrama tiene el inconveniente de que no

puede mostrar las relaciones funcionales. Sin embargo, sobre

este punta y en 10 que a nosotros respecta, hemos sido categ6-

ricos rechazando la practica de utilizar lineas punteadas 0 dis-

continuas para mostrar estas relaciones (cap. II, par rafo 6,

pag. 9 L1) , Segun se indico, es pref'erible utilizar el rnetodo de

las informaciones escritas en rnanuales y/ 0 instructi vos para

mostrar las relac.iones funcionales, porque mostrarlas de otra

forma, tal como se ref'irio, puede crear confusiones.

Or.QcmignLma circular 0 concenirico. En este organigrama,

los niveles jerarquicos se muestran mediante circulos concen-

trices en una disposicion de dentro a fuera y en orden de im-

po rtancia. Tal como 10 ilustra la Iigura 19. Tambien se utilizan

los organigramas funcionales, aquellos que muestran nada mas

que las relaciones de este tipo. La tecnica de elaboracion de

estos organigramas consiste en colo car en circulos concentricos

las unidades de igual j erarquia. Se puede adoptar dos normas

150

para identificar las unidades, que son: 8e ponen los nombres

de las unidades en los recuadros y se colocan estos encirna de

cad a circulo concentrico : 0 bien, se Ie pone un numero de re-

ferencia a cada cuadro y luego se identifica el nombre con el

numero ; esos nombres se mencionan aparte en una hoja adi-

cional, 0 en la misma del dibujo.

ORGANIGRAMA ESCALAR

f>:.A~·FC·\CIOS y

,\~F~OR~·\fcn:;O\IICA

JL'RI[)ICO

ARCHI\.:)\

rO~f{Fsr(l"nE"C ..

I)U Dt rIWDUCClO-;

! DEI us .~Il\II:-;ISTR~CI():-·

S l; (. {H [ IUS l PL rS TO : ',

SEC DE CQI\:T"iHLH) \O (1

I $[II\I(!O 1)1CA... {~)

I B"~C05Y H(;U(05 (1.1

051::(.DE CO\[?}{\$ "

He. 1 ) 1 : TIANSfORH (4)

FIG. 18 Or'gariigrama escalar de una empresa que muestra la disposici6nde ese tipo de las unidades estructurales de su organizaci6n

Este tipo de organigrama, como el lineal y el escalar, es

poco conocido, y menos aun, usado entre nosotros,

151

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El organigrama circular, segun 'hemos lei d o, es recomen_

dado por la practica de las relaciones humanas, para disipar la

imagen de subordinacion que traducen los organigramas ver,

ticales y tradicionales con esa forma de disposicion de las um.

dades, las cuales estan colocadas unas arriba y otras abajo.

Estamos en desacuerdo con semej ante sutileza, POl' cuanto no

se puede encubrir la realidad absoluta -producto de la division

del trabajo, de las capacidades econornicas, profesionalcs, tee

nicas, person ales y de la division de la sociedad en elases_

con esos- subterfugios. Entre los hombres existen diferencias

ORGANIGRAMA CIRCULAR 0 CONCENTRICO

15 2

innatas de capacidades, f as! 10 sera por siempre jamas. Se

pnede resolver 10 relativo a las diferencias de clase, pero 10 que

hero os afirmado es fatal,

Pensamos que este tipo de organigrama requerir a de mu-

eho tiempo para que pueda ser aceptado entre nosotros, porque

de el no se deriva ninguna utilidad practica ; lejos de esto, sepresta a confusiones e interpretaciones torcidas.

Como existen diversos criterios para c1asificar los orga-

nigramas, creemos conveniente detenernos aqui. Solamente ha-

rernos una referencia, muy breve, de los demas tipos de orga-

nigrarnas.

Una gran cantidad de textos .se limitan a describir muchos

tipos de organigramas, sin exponer la esencia y finalidad de los

mismos; tal como ocurre con el "orlograma" de M. J. Lobstein,"

al eual se Ie atribuye un caracter funcionaL

Se utiliza para la situacion de dos empresas que, aunque

iguales de estructura, tienen funciones diferentes; por 10 tanto,

estas hay que destacarlas. Sobre este aspecto concentro su

atcncion el citado creador. Pero ocurre que este organigrama

no ha side debidamente explicado en ningun texto, por 10 me-

nus de nosotros conocido; es mas, ni siquiera sabemos el origen

de su nombre; suponemos sera pOl' su forma cuadrada (segun

el Diccionario de la Real Academia). Pensamos que se trata de

simples manifestaciones de erudicion, de las cuales no deriva

ninguna utilidad el lector.

Los organigramas se clasifican tambien con base en la ra-

rna 0 actividad de la empresa a la que representa su estructura.

Como esta clasificacion no tiene ningun valor para nuestro ca-so, la o desechamos,

Finalmente, expresamos que son muchas las formas utili-

zadas y que se pueden utilizar para representar una estructura

de la organizacion, pero se entiende que son formas capricho-

sas y particulares, la mayoria de ellas utilizadas por propie-

tarios que desdefian las formas clasicas y mas conocidas.

6. Citado por Allusson, R: Op. ciL , p. 23.

153

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•2. SIMBOLOS Y REFEHE:.1CIAS CONVENCIO:.1ALES DE MAYOR

usa PARA ELABORAR ORGAKIGRAiVIAS

A continuacion exponemas un conjunto de s ig no s, 1 'e £e 1 "e n. .

cias y detalles convcncionales que predomin an, muy generaIi_

zadamente, en la tecnica de la elaboracion de ol'ganigramas.

No obstante, queremosadvertir que excepci6n hecha de las re-

glas que rigen para las lineas de mando y coordinaciou, no

puede hablarse, con libertad Y propiedad, de la existencia de

reglas definitivas, porque son muchos los simbolos particulares

ernpleados POl' diferentcs expertos, cmpresarios, etc., para ela-

borar y dibuj ar sus organigramas. Sin embargo, existen rnu.

chos s ignos y detalles convencionales de aceptacion universal.

Los signos y sirnbolos de mayor uso son los siguientes :

1 . Sobre las lineas llenas:

A) Linens llenas sin interrupciones, indican la autoridad

formal, relacion de linea a mando, comunicacion y la

via jerarquica.

t\POYO

( )

5 J

j,\iJ)!Ct\ ,\!A~I)()

[",:0 ;\POYO

B) Lineas llenas verticales indican autoridad sobre. Las

horizontales sef ialan cspecializacion y ccrrelacion.

154

2. Lineas de puntas 0 discontinuas indican relaciones de

coordinacion, y algunos las utilizan para sefialar las relaciones

funcionales.

GEHE'-JTF

-':""'---

- . . ,

IIIr

J

3.

»ia del

a veces

Cuando la linea llena cae sabre la parte media y enci-

recuadro 0 figura geornetrica (cuadrado, rsctangulo y

circulos) , indica mando, autoridad sabre.

155

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· 4. Cua:ldo la linea !lena cae 0 se coloca a los lados de Ia

f'igura geometnca 0 recuadros, indica relacion de apoyo. Un],

dad de apoyo es aquella a la cual se le coloca la linea al lado y

la que ha salido de las unidades de linea de la estructura princi_

pal.

APOYO

5. Se recomienda linea gruesa y llena para los niveles su-

periores, y trazos fines para las unidades de menor jerarquia,

El grosor de la linea debe ir en disrninucion a medida que des-

cendemos en la jerarquia .

.1.' YOH

+-- .IEI{AHQ1CI,\

.llHAR(JUIA

+-- MEDIA

156

6. Las figuras geometricas de las unidades deben guar-

dar relacion can la jerarquia, en 10 que a su tarnafio respecta.

A mayor jerarquia de la unidad, mayor sera el tarnafio relative,

7. Figura geometr ica con un recuadro, signifies condi-

cion especial 0 autonorna. Hay que sefialar esto en el sitio de

referencia del dibujo (ver figura 26, pig. 176).

COMITf DE

ALTO NIVEL

157

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8. Si se desea destacar una unidad, se utiliza medio reo

cuadro, bastante coloreado, pam cada unidacl que se vaya a

resaltar, tal como aqui se indica. Este detalle se utiliza Parallamar la atencion sobre la uniclad que se quiere poner de reo

lieve.

9. Linea can inflexion en su trayectoria, indica que no

existe relacion entre ella y la linea can la cual se cruza, Verla

en el ej emplo, clonde el departamento de tesoreria solo tienerelacion especial can la sucursal de Ciudad Bolivar, sobre esa

materia en particular.

. ,

nNO

RHAClO.'i

OF. A .CON B

10 . Lineas con zigzagueos al final y una fleeha en el

remate, sefiala continuacion de la estructura, Tambien tiene

el mismo significado una flecha sola (sin zigzagueos) en el

rem ate . La etcetera se usa, en ocasiones, para indicar 1 0

mismo.

f f

1

CONT1NUlDAD

HAClii l.A

DFHLUIA.

CONTlNL:lDM)

H,\C!,I LA

IZQlilEHDk

CONTINlJ1DAI.,

HACI.A

.ARRIB,'..

CONTINUlDAD

HACIA

ABA-)O.

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. .

11. Linea con zigzagueos al final y cuando ya va a cae!'

sobre una unidad 0 recuadro, indica relaci6n especifica y 'e8'

"pecial. Tambien podria indicar discontinuidad 0 que la estruc_

tura es mayor y esta ubicada en el trayecto de la linea !lena.

EI ejemplo que sigue ilustra los dos casos.

1 6 0

12. Circulos colocados en espacios especiales del organi-

grama y que tienen un numero en su interior, el cual esta colo-

cado en otros recuadros 0 unidades de la estructura, indica un

comite en el que participan todas las unidades sefialadas con

elmismo numero, Se recomienda colocar el circulo en el espacio

reservado al nivel que corresponds a la unidad de mayor je-

rarquia entre todas las participantes.

Todas las unidades que tienen el mimero 1 POl' referencia

participan en el comite sefialado con el circulo. 'En esta forma

se evitan las multiples lineas para indicar la coordinaci6n

entre esas unidades.

3. ALGUNAS NORMAS Y REcuMENDACIONES PARA ELABORAR

UN ORGANIGRAMA

EI organigrarna es el resultado de la creacion de la es-

tructura de una organizacion, la cual hay que representar. Son

dos las posibilidades que dan base para la elaboraci6n de un

organigrama : cuando se crea una nueva organizacirin, 0 cuan-

do ya esta existe pero no tiene organigrama, y si 1 0 tiene, hay

que reorganizar y reajustar. Si se trata del primer caso, esto

161

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r-s el de la creacion de una empresa, el organigrama y su ela,

boracion constituyen el paso ultimo. N ormalmente no se hace

un organigrama fi'nal, sino que se van realizando varios boce.

tos, para irlos ajustando en e! proceso de estructuracinn hasta

lograr uno "final". No obstante, advertimos que ningun orga.

nigrama debe tener el caracter de final, puesto que su valor

verdadero depende de que se Ie mantenga al dia y en consonan.cia con los cambios que va experimentando la estructura.

EI tipo de organigrarna que va a regir para la organiza.

cion se selecciona de mutuo acuerdo con la direccion, tomando

como guia fundamental la adopcion del que resulte de mayor uti.

lidad y provecho para la empresa, y no aquel destinado a sa-

tisfacer el capricho de alguien. El organigrama que priva es

aquel que da una informacion que expresa los mayores y me-

jores detalles de la estructura de la organizacion,

El caso mas frecuente, en materia de elaboracion de orga.

nigrarnas, es el de las empresas ya existentes pero que no tiene

ese elemento. Para robustecer esta opinion, podemos decir queaun en los paises industrializados no esta muy generalizada la

practica de usar organigramas. Ha sido a partir de la decada

del cincuenta cuando ha comenzado a tomar impulso, en aque

110s parses, la practica de tener organigramas de la estructura

de la organizacion,

Entre nosotros hay una manifiesta intencion del sector pu-

blico de reorganizar sus estructuras organizativas, y aun mas,

su organizacion en general.

En este proposito, la Comision de Adrninistracion Publica

de Venezuela ha pucsto mucho empeiio; pero advertimos al

lector que este es un organismo asesor de la Presidencia de la

Republica; en consecuencia, sus atribuciones no van mas alla

de las recomendaciones y sugerencias a los organismos eje-

cutores, POl" este condicionamiento a que esta sujeta, su labor

no ha podido ser mas efectiva.

En Venezuela, eJ sector privado no tiene muy arraigada

la practica de usar organigramas para susestructuras de la

organizacion, pero ella obedece, en parte, a la condicion en que

se encuentra la industria y porque el tamafio de la mayoria de

162

las empresas es relativamente pequefio Y POl' 10 tanto no tienen <

gran necesidad de poseer esos elementos. Algunas de esas em-

presas, que ya han adquirido cierto tarnafio, han optado por

elaborar su organigrarna, POl' ej emplo, la Electricidad de Ca-

racas y algunas de las empresas ·llamadas "venezolanas", que

no son mas que unidades descentralizadas de las casas matri-

ces de Estados Unidos, Rolanda 0 Gran Bretafia.

EI comportamiento descrito anteriormente ha sido el se·

guido en la casi totalidad de los paises. Asi 1 0 demuestra la

encuesta de la A~A de la que ya hicimos referencia (cap. II,

par rafo 8, p. 125).

i: Como pro ceder cuando se trata de una reorganizacion?

En el capitulo II, parrafo 7, tratamos 10 relative a la reorga-

nizacion de una empresa. Se puede dar la situacion de empre-

sas que deseen un organigrama simplemente, pero no hay reor-

ganizacion : en todo caso, se harlan algunos aj ustes, Hay otras

que desean el organigrama y adernas hacer ajustes en su or-

ganizacion, En cualquiera de las dos situaciones descritas, ha-

bria que realizar un conj unto de entrevistas con los directives,

el personal tecnico y cperacional de la organizacion. La finali-

dad de tales entrevistas es conocer de las unidades y los cargos,

sus funciones, acti vidades, deberes, tareas, labores, responsa-

bilidades y la autoridad de ellas, tam bien la naturaleza de sus

relaciones intraestructurales e interunidades en la estructura

de la organizacion. Se trata, POl' esta VIa, de captar, a manera

de impresion fotografica, la estructura de la organizacion que

existe para ese momento. A manera de recomendacion, suge-

rimos que esa estructura se vaya bosquejando en una libreta

de notas 0 bien en un papel destinado para el efecto. Las in-

formaciones obtenidas en las entrevistas se deben anotar, cada

una POl' separado, para luego cotejar las informaciones y eva-

luarlas. Asi obtendremos una vision mas exacta de la sstruc-

tura y su funcionamiento. Posteriormente separarnos en lim-

pio, en forma organizada y organica, esas informaciones.

Con este esquema, que constituye el punto de partida, pro-

cedemos, conj untamente con los directi vos, a los aj ustes co-

rrespondientes y a elaborar el organigrama. Llegados a este

163

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punto, se requiere el - auxilio de las normas y tecnicas utiJizadas

para elaborar los organigramas. En este senti do, hem os pre-

ten dido ser de alguna utilidad; en consecuencia, les indicamos

algunos simbolos y dimos unas pocas orientaciones y recomen.

daciones que podrian ser aprovechadas. Queremos intentar

aportar algo mas. En efecto, sefialaremos algunas otras reglas

y ciertos procedimientos que podrian ser beneficiosos para ela-

borar un organigrama.

Las recomendaciones SOil las siguientes:

1. Respetar los niveles jerarquicos. Significa esto que

hay que establecer un conjunto de niveles jerarquicos con base

en la funcion que realizan las respectivas unidades. Asi, en

cada estrato 0 nivel particular se van colocando las unidades

correspondientes. En el organigrarna se presentan esos niveles

indicando la posicion relativa de esas unidades, tal como se

ve en la figura 20.

Como proceder para cumplir 10 anterior:

Se toma un papel y se traza, en su margen izquierdo,

una linea vertical a lo largo de este,

Esa linea se separa unos cinco centimetres y medio del

borde izquierdo del papel.

Se coloca en toda la extension vertical del margen tra-zado en el lado izquierdo, la frase "Niveles jerarqui-

cos", tal como 1 0 ilustra la figura 20.

Se comienzan a colocar las diferentes unidades en sus

respectivos niveles. Aqui hay que proceder tomando en

cuenta ciertas recomendaciones que mas adelante ha-

rernos.

Hagarnos algunos cornentarios en relacion al cuadro de la

figura 20:

1° La jerarquia de las unidades viene dada por la posi-

cion que ocupan en el cuadro, y esta es indicada POI'

la correlacion de los numeros, De aqui que el nivel de

mayor jerarquia es el prirnero, y el septirno el de me-

nor.

1 6 4

29 Dentro de cada nivel existen unidades que tienen, aun-

que las mismas funciones, jerarquias diferentes. POl'

ej emplo, en el segundo nivel hay unidades sefialadas

con el mimero 1 y otras con el 2 y el 3. Esta cor relacion

en los numeros da la jerarquia de las unidades y la

dependencia de unas con respecto a las otras, Veamos

y aclaremos esto: si observamosel cuadro de Ia figura

20, notarnos que la Direccicn General bene a la iz-

qui erda el numero 1; eso indica que es superior a las

unidades que tienen el mimero 2; por 10 tanto, las Sub-

direcciones son subalternas de la anterior, pues osten-

tan el numero 2 a la izquierda. Asimismo, la Secretaria

Ejecutivo -€s subalterna de esa unidad que posee el

mimero 2, la cual es la Subdireccion.

La ubicacicn que les hemos dado a las unidades, en cada

uno de los niveles, no es caprichosa, sino que responde a la

eolocacion real de ell as en nuestras estructuras, publicas y pri-

vadas, y estan denominadas de acuerdo con nuestra nomencla-,

tura corriente y de mas conocimiento. Expliquernos mas el

punta y comentemos algunas excepciones.

POI' ejemplo, en los ministerios, la unidad de mayor je-

rarquia es el ministro (tiene el numero 1 en el cuadro que

venimos comentando) ; el director general sigue al anterior (es-

tii ubicado en el segundo nivel y tiene el mimero 1, 1 0 que in-

dica que es la unidad de mayor jerarquia en este nivel) , y

adicionalmente, los directories, juntas administradoras, juntas

directivas 0 consejos directives, son las unidades de mayor je-

rarquia en las empresas del Estado y los institutos autonomos

(estan colocados en el primer nivel y poseen el mirnero 1).

La presidencia sigue despues de estas ultirnas (esta situa-

da en el segundo nivel y se sefiala con el mimero 1, que indica

que es la unidad de mayor jerarquia en este nivel). En suce-

sian, la gerencia general 0 gerencia normalmente siguen a la

presidencia. POl' eso tienen el numero 2, pero tarnbien el nu-

mere 1, y se debe a que, excepcionalmente, esta unidad puede

ubicarse despues de la junta directiva, ejecutiva o idirectorio.

(Vel' figura 21).

165

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CLASIFICAClON DE LOS NIVELES JERARQukoS

DE LA ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACION

SECTOR PUBLICO

'"u

Asesy~in.s y

serV1ClOS mu v

especiales ..

Nombre de las unida-

des que 10 ocupan

nistas.

torio.1. Miembros de la Jun-

ta.i,Miembros del Con-

sejo . Directivo.

Nombre del

nivel

Consul tori as.Asesor ias.Ser retarias .Serv icios rnu y(talesUnidades

centrales

S E CTO R P R r V A DO

Denominacion delNornbre del Nombre de las unida- cargo o Hombre del

nivel des que 10 ocupan funcionario que 10ocupa

Nlvel de Ad- Asarnblea de Accio- Miembros de Iaministraci6n nistas. Asamble a.

2. Consejo de Adminis- Miembro s del Con-tracion. sejo Administrative.

2. Juota Directiva. 2. Miembros de l a Jun -Consejo Directive. ta o

Miernb ros del Coo-

CC[C[lci<1 Silo

peri or.

Presidencia.1. Gereuci a General.

2. Viceprcsidencia.

Suhaerencia.Secreta ria Eiccutiva

o General

Consul torlasAscsortasS:: :uetaJ 1:1,>

::;efvi(j(J,~

ci:!lcs

lJmciadcs

ccntrolcs.

/1111) (,'1)1(.-

ALl:{ili;Jt(·~

I

sejo.

Prcsidente.

l . Cercntc General.2 vrcepresidente.

Subgerente.Secreta r io Ejecutivoo general

Consulto rcs.I AscsoresI. Scc-r c ta rios.

~cCf'd;!ri:ls

IDenominaci6n del

cargo 0 nombres de

Ilas personas. que 10

ocupan

Maximo ejccu- -1--M-,-'-i.-,t-e-ri-o----- -l--lv-r-in-i-st-r-o-'.----I--------I----------I

tivo 0 nive! 1 Directorio. 1. Miernbros del Direc-general. 1. Junta Direct iva 0

Junta Administra-

dora.1. Consejo Directive.

1 Jun ta E jecuti va.1 . Asamblea de Accio-

Maximo eiecu- Di reccicn General. Director Generaltivo adminis- Presidencia. 1 Prcsidcnre.rativo. 1.2 Direcciones 0 Ge- 1. Director Gerente 0

rencias Gerente General.V iccprcsidcncias Vicepresidente.Subdi receiones Subd irectorSecre t a ria s Gener a- 3. Secreta rio General 0

les 0 Ejecutivas. ejecutivo.-----------------I-------·-----

4 Nive l tec nico

Nombre del

nivel

1. Consultores.l. Aseso re s.1. Secretarics.

espe- 1 S e cr et a r -i ns

Di rectores.

Gerente.Supe ri n tendente .

Jefes de De parru.men to.

3. Asesorias y

Servicios muyespeciales.

Gerencia inter-media.

Gerencia.

Dcpartamentos.Supe rintende nci a s

Vaceprcsidencias.

Gerencias.Departamentos.

Gerente.jefe de Departa-mento.

Supe rintendentc.

Vi cepresidente.

Gerente.2. J efe de Departa-

mento.

Iefe de Departa-menta

jcfe de Secci6n.Jefe de Divis ion.

1. Jefe de DivisionJete de Seccion.Caputaz Supervisorobrcros.

________ S...,E_._C_T_O_R_ P_L_i_B_L__ C_O I S:.....E_C_'_"I_'_O_ R_ P R I V_Ac-_D_O __

IDenominati6n del Denominacion del

Nombre de las unida- cargo 0 nornbres de Nombre del Nombre de las un ida- cargo 0 nombre deldes que 10 ocupan Jas personas que 10 nivcl des que 10 oeupan funcionario que 10

______ I---------o-(U:__pa~n--------I----------------I-------------------- ocupa

1. Di recciones.1. Gcrencias.

Super intendcncias.Departamentos.

1 .. Divisiones.

1 Jefe de Division.I. Jefe de Departa-

mento.

Depa rtamentos.

Secc ion.

1. Division

Nivel opera-clonal y deSupervision.

------ __--------~------------I------------------_----------------

Jde de Scccion. ()I. Jde de Departa-

mento.2. Jefe de Servicio.

Eiecucicnprocedi-miectos.

Division.Secci6n.Capa taces- Plantilla.

Sucursales.1. Distritos

Agenr i as

Nivel recnico Divisiories.auxil ia r u ope- Departarnentos.rn ciona i. Depar taruento s

(,. Nive l auxiliar. 1. Seccicn.1 Departamentos.2. Servicios.

7 Otro nivel in- Mesa y personal deferior. inferior rango.

8 Nivel de des- 1. Sucur sa l es .

ccntr aliz acion. 1 Zonas.1 Distritos.2 Unidades dc Fomcn.

to Regional.Agencies.

FIG_ 20. Cuadro que muestra los nivcles jerarquicos de un organigrama y las unidades que norrnalrncntc ocupan esos niveles , dis tinguidas con

sus denorninaciones genericas

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La metodologia que hemos descrito se aplica para analizar

todos los niveles del cuadro de la f igura 20, y del sector publico

y privado. Como existen, en la realidad y en la pntctica, si-

tuaciones que no podemos sefialar en el cuadro comentado,

tratemos de explicar algunas de elias. Si observamos los nive-

Iescuarto, quinto y sexto, notaremos que parecen unidades conel nombre de departamentos e indicados con los numeros 1y 2

en el quinto nivel. Eso sefiala, segun se ha razonado, que en

ese misrno nivel hay unidades subalternas de otras que tienen

la misrna denominaciorl, o. que en algunos ministerios usan las

unidades Ilamadas departamentos despues de las divisiones, 10

cual no es usual, porque normalmente despues de las divisiones

vienen las secciones. (EI punto sera comentado co~ mayo res

detalles mas adelante). Asimismo, se designa a las secciones

con el nombre .de departamentos.

Esta anormalidad (asi calificada POl' nosotros) puede ser

comprobada en el Ministerio de Hacienda de Venezuela cuandoexaminamos su organigrama.

Esta practica, nada deseable por las confusiones que crea,

es el producto de intereses creados y de las dudas existentes al

respecto. 'I'ambien es el resultado de 1a falta de criterios un i-

formes de organizacion, que predominaban en el pasado y que

tienen supervivencias aiin.

De la misma manera, en las estructuras del sector publico

nos encontramos can unidades que tienen la denominaci6n de

superintendencias, y sabemos que ese titulo no encaj a en nues-

tra nomenclatura. Tampoco es usual la designacion de vicepre-

sidencia para sefialar algunas unidades tecnicas del cuarto ni-

vel. Este nombre generico es muy utilizado en los Estados

Unidos, pero no entre nosotros.

Todo el cuadro anterior revela que se impone conciliar

intereses y que es necesario utilizar los instrumentos legales

para uniformar criterios y resolver el problema. La Comision

de Administraci6n Publica debe persistir en su proposito de

encontrarle la solucion a esta situacion irregular. Igualmente,

168

la Direcci6n del Presupuesto del Ministerio de Hacienda debe

contribuir a ello, y a tal efecto sent necesario que se base en

Ja Ley de Presupuesto de Ingresos y Gastos Publicos con esa

fjnalidad.

En ese orden de ideas, entendemos que entre los proble-mas diffciles de la organizacion se cuenta aqueJ que tiene 1'e-

lacion con la designacion de nombres para las unidades estruc-

turales. Sin embargo, es recomendable seguir un criterio mas

o menos definido para resolver este problema tecnico, espe-

cialmente en 10 que respecta aJ sector publico. En cuanto al

. sector privado, tam poco existe uniformidad de su nomenclatu-

ra estructural, per a en este caso la situacion pcdria justificar-

se, dada la complejidad funcional da las empresas del sector y

de las diferentes actividades que estas tienen que desempefiar.

En relaci6n al comentario anterior y con el fin de prestar

cierta colaboracion, mostramos en el cuadro de la figura 20las denominaciones usadas para designar las diferentes unida-

des del sector privado, segtin el nivel que ocupen, y que son las

de uso mas frecuente entre nosotros. Todos los nombres gene-

ricos utilizados para sefialar las unidades que estan ubicadas

en los distintos niveJes del cuadro de la figura 20 son los que

normalmente se utilizan en Venezuela para indicar las difsren-

tes unidades estructurales que se situan en esos niveles.

Finalmente, para fortalecer algunos comentarios criticos

que hemos hecho sobre la falta de uniformidad de la estructura

gubernamental, incluircmos seguidamente, algunos organigra-

mas de las muchas empresas deJ Estado venezoJano, en los quepodremos observar las diferentes denominaciones dadas a uni-

clades de un mismo niveJ y con funciones similares:

1 6 9

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ORGANIGRAMA DE LA CORP01~ACION VENEZOLA~.'\ DE

PETROLEO

FUENTE: C0I11;:;i6n de Adrni niatracion Publica: Mnnuul de Orqtmizacion,p. 600,

Fig, 21, Organigrama de una empiesa del Estado desarrollado hasta clcuar to nivel. (Notese que S8 denomina direccion a las unidades del cuarto

nivel )

1 70

2 , El nombre especifico 0 particular de la unidad se le

asigna de acuerdo con las funciones y las actividades que 1'ea-

hza, POl' ejemplo, Di reccion de Administracion, Direccion del

Impuesto sobre la Renta, Direccion de Licores, Gerencia Ad-

mmistrativa, Departamento de personal, Gerencia de Credito

Empresarial, Gerencia de Credito Agrario, Departamento de

Tierras, Departamento de Credito, etc. Tal como se observa,

despues de Direccion sig ue la denominacion de Administracion,

que es una funcion : Personal, que es una actividad; Credito

Agrario, que es una actividad refer-ida a un sector. Asi, de

acuerdo con esas bases establecidas, se les da el respectivo nom-

bre. Una vez designado el nombre especifico, empezamos a

colocar las distintas unidades en los diferentes niveles, para 10

que sera una guia de' mucha utiliclad la desig nacion generica

que tenga la unidad, porque esto nos dice donde la podemos

ubicar. Adernas, la interrclacion se establece tomando como

base las f'unc iones y las actividacles que las unidades realizan.

Para cumplir esta fase de ubicacion, son de gran provscho,

las orientaciones generales del cuadro de la figura 20.

Las denominaciones gcnericas de las unidades, mas los ni-

veles jerarquicos del cuadro de la figura 20, son una buena

ayuda para establecer las relaciones organicas estructuralss de

la organizacion, es decir, la posicion relativa, en la estructura,

de cada una de las unidacles que la integran.

3 _ Despues de defin ir las distintas unidades y tener cata-

logadas sus posiciones relativas en los clistintos niveles, proce-

deremos a relacionar esas diferentes unidades. A este fin se

concctan unas a las otras con las lineas corrcspondientes, se-

gun sea la autoridad y la relacion especifica que mantienen

(cap. II, parrafo 6, y cap. III, parrafo 2).

Asimismo, aquellas unidades que mantienen con las uni-

clades directivas una relacion especial en la organizacion, de-

ben ser definidas y calocadas en sus puestos correspondientes,

y es necesario, ademas, especificar sus verdaderas relaciones.

Recordamos que las relaciones mas importantes son: de

Mando, de Coordinacion, Funcional, de Estado Mavor y de

Servicios Especiales (Unidades auxiliarss centrales).

175

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Si se trata de un organigrama analitico, deben explicarse

en hoja anexa las relaciones funcionales y especiales que, por

ser de esta condici6n, ameritan una informacion especial.

4. Al organigrama final, ya destinado al dibujante, se

Ie coloca en el extremo derecho, posterior 0 inferior, un re-

cuadro que contenga las referencias y los signos convenciona_les usados, Ademas, el nombre del tecnico 0 la persona que

elabor6 el organigrama, el nombre del dibujante, fecha de

elaboracion, revision Y modificacion, y, muy importants, el nom-

bre de la persona que 10 aprobo.

La f'igura 26 rnuestra este cuadro de referencias y la forma

como debe ser elaborado.

0

kHEkE1\UAS

0: ~f · INDO

----- C D : COORDINtlC!ON

-DD- APOYO

~

CO];1JTE 0

- UNlDAD ESPECIAL

UNfDAD PLURI 1 '[1 (50N,\ [_U. P.p

.UNlDAD INDIVIDUAL

U.1. C. COLECTIVA

El abo rado po r ;

IDibujado por:

EMISlO,,: 11·I1G8

PEREZ MARTINEZHEVISfON: I,j'. J 2·(,~

Aprobado por

fERNANDEZ Gcrcruc Cecerul MODlFICACIONES' X-loU)

Fig, 26, Cuadra de l'eferencias de un organig rarna

ObseTvu-c,:6n, No debemos olvidar que algunos signos y de-

talles tienen validez para determinados tipos de organigramas.

POl' ejemplo, algunas de las referencias del cuadro de la figura

26 se utilizan para los organigramas verticaJes 0 clasicos ; pero

si es vertical con variante (fig. 15, pag. 147), la referencia

para identificar una unidad de apoyo --c::J c=::::J-

176

pierde valor; POl' 10 tanto, esa tendria que ser cambiada, 0 en

su defecto, dar una cxplicacion adiciorial, segun sea el caso.

5. Si el crganigrama es de tipo vertical y/0 vertical con

variantes (figuras 14 y 15, pp. 146 y 147), sugerimos seguir

algunas de las recomendaciones siguientes:

A) No poriga e1 nombre de la persona que ocupa el cargo

solo en el recuadro, sino e1 nombre de la unidad.

C:OH;,ECTO

DlHECClON DE

.-\J)MIN rSTRACIO;-';

DIRECCION DE

ADMINISTEACION

PEDRO PEREZ

INCORRECTO

pEDno PEEEZ

B) Coloque en un mismo nivel las unidades de igual ca-

tegoria.

CORRECTO

DIRECCIO:-':

~

~

INCOHRECTO

DJ[(ECCION

1 77

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c) No cubra el organigrarna con excesi vas lineas puntea-

das y /0 discontinuas, para seiialar relaciones de co-

ordinacion y/0 funcionales. Se recomienda, para el pri-

mer caso, utilizar circulos (cap. III, parrafo 2, p. 161)

e infonnaciones adicioriales, por escrito, cuando se

trata del segundo caso.

6. Para denominar las unidades del tercer nivel (Aseso-

ramiento, Especializacion, etc.}, recomendamos el nombre es-

pecifico de acuerdo con 1 f t f'uncion que estas cumplen, y en con-

secuencia, deben evitarse los nombres genericos, tales como De-

partamento, Oficina, Division, etc. En su defecto, usenso las

siguientes clenominaciones: POl' ej emplo, Relaciones Piiblicas

Relaciones Industriales, Planificacion, Prograrnacion, Archive ;

Correspondencia, etc. La razon de esta sugerencia es que los

Hombres genericos, para este tipo de unidades, p·ueden· crear

competencias con las unidades de Eneas de la estructura de laorganizacion.

7. Las unidades ubieaclas en el nivel de descentralizaciondeben estar uniclas directamente por una linea de autoridad que

salga de la unidad de la cual dependen. Generalmente, dependen

directamsnts de las unidacles direetivas del primoi- nivel y man-

tienen relaciones funeionales con el resto de las unidade~ de la

estructura. EI nivel de descent.ralizacion se separa del resto c i t )

los niveles del plano que contiene el organigrama, con unas lineas

punteaclas 0 discontinuas.

POl' ej emplo :

8. El organigrama debe ser organico, artieulado, simetri-.

co, uniforme y armonioso. Evite su presentacion en forma con-'

fusa y dispersa,

9. Cuando la organizacion es grande, se imp one la elabo-

racion de un organigrama suplementario para desarrollar las

estructuras de las unidades importantes que por su magnitudy extension no caben en un solo organigrama 0 dibujo,

No abundarernos en hacer otras recomendaciones porque

consideramos que en nada contribuyen al proceso de elaboracion

de los organigramas. Al contrario, podrian coadyuvar a crear

ciertas confusiones.

4. MANUALES DE ORGANIZACION. SIGNIFICACIONE IMPORTANCIA PARA LA ORGANIZACION

No podriamos fungir de novedosos al pretender definir un

manual de organizacion, POl' ser este un elemento que no admite

otra denominaci6n 0 definicion que encuadre perfectamente con

su eontenido.

El manual de organizacion es un instrumento metodologico

de la ciencia y tecnica de la administracion (cap. III, parrafo 1) ;

es un medio de accion practica POl' excelencia, que ayuda gran-

demente al proceso de organizac ion.

En este sentido, contribuye a f'ormular y crear la organiza-

cion, asi como el analis is de esta, con la finalidad de hacer eva-

luaeiones parciales 0 totales. Tal como ocurre con la revision de

responsabilidades, evaluacion de cargos, reubicacion de unidades,

estudios de relaciones interestructurales e interunidades. Cons-

tituye un complemento ideal de los organigramas, 0 mejor di-

cho, se complementan reciproeamente para dar informaciones

claras y detalladas de la estructura y de las unidades que la

integran. Estas unidades se -sefialan en los organigramas sola-

mente con un titulo, pero el manual de organizacion las describe

con detalles, en todo 1 0 relative a responsabilidades, tareas, atri-

buciones, deberes y funciones. La descripcion de los puestos y

unidades de la organizacion contribuye a facilitar el conocimien-

to parcial de los fines y objetivos de la empresa 0 institucion;

Adicionalmente, los manuales de org anizacion suministran in-

1 7 9