PROPOSAL ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM PADA

PERPUSTAKAAN POLITEKNIK MBP MEDAN

D

I

S

U

S

U

N

OLEH :

OKA SIMATUPANG (120709036)

DEPARTEMEN STUDI ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI S-1

FAKULTAS ILMU BUDAYA

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN

2015

i

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, atas

berkat dan kasih karunia-Nya penulis dapat menyelesaikan tugas proposal ini

yang berjudul “Analisis dan Perancangan Sistem pada Perpustakaan Politeknik

MBP Medan” dengan baik dan tepat pada waktunya.

Penulis menyadari makalah ini dapat tersusun dengan baik atas bantuan

dan bimbingan dari beberapa pihak, oleh sebab itu penulis sudah sepantasnya

mengucapkan terimakasih kepada :

Ibu Himma Dewiyana, ST, M.Hum, selaku Dosen mata kuliah “Pengantar

Analisis dan Perancangan Sistem” yang sudah memberikan bantuan

melalui bahan kuliah yang diberikan sehingga penulis mampu menyusun

proposal ini.

Semoga proposal ini bermanfaat bagi para pembaca terkhususnya untuk

para pustakawan Perpustakaan Politeknik MBP Medan untuk meningkatkan

sistem yang diberlakukan didalam Perpustakaan tersebut. Penulis sangat

mengharapkan kritik dan saran yang membangun dari para pembaca

sekalian.Akhir kata, penulis ucapkan terimakasih.

Medan, September 2014

Penulis

ii

DAFTAR ISI

Kata Pengantar .........................................................................................................i

Daftar Isi .................................................................................................................ii

BAB I Pendahuluan

1.1 Latar belakang....................................................................................................1

1.2 Tujuan ...............................................................................................................2

1.3 Manfaat .............................................................................................................2

1.4 Teknik dan Alat Bantu Analisis.........................................................................2

BAB II Kajian Teoritis

2.1 Pengertian Analisis dan Perancangan Sistem Informasi ..................................3

2.2 Model Prototype...................... ........................................................................3

BAB III Pembahasan

3.1 Kondisi Perpustakaan ........................................................................................7

3.2 Kepegawaian .....................................................................................................7

3.3 Jumlah Koleksi ..................................................................................................7

3.4 Analisis & Persyaratan dan Perancangan Sistem Perpustakaan

Politeknik MBP Medan ...................................................................................7

3.5 Matriks Analisa Masalah, Penyebab dan Pengaruh,

Tujuan & Batasan Sistem .................................................................................7

3.6 Model Pengembangan Sistem .........................................................................10

3.7 Jadwal Pelaksanaan..........................................................................................13

3.8 Taksasi Biaya Kasar ........................................................................................13

Daftar Pustaka............................................................................................14

iii

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Perpustakaan adalah salah satu pusat informasi yang sangat di butuhkan

pada masyarakat, baik umum, khusus dan sekolah atau perguruan tinggi. Salah

satu penentu akreditasi suatu sekolah tinggi adalah perpustakaan. Pada saat ini,

ilmu pengetahuaan dan teknologi (IPTEK) berkembang begitu pesat, sehingga

memberikan dampak di segala aspek kehidupan, termasuk dalam bidang

pendidikan dan perpustakaan.

Politeknik Negeri Medan memiliki beberapa jurusan seperti, administrasi,

manajemen perhotelan, akuntansi, peternakan, dll. Untuk melengkapi kebutuhan

informasi mereka, Perpustakaan hadir sebagai penyedia informasi yang mereka

butuhkan.

Kondisi Perpustakaan Politeknik MBP Medan masih terbilang kurang baik

dikarenakan dilihat dari berbagai faktor seperti koleksi Perpustakaan yang

dilayankan masih kurang up-to date, juga kondisi ruangan yang belum memadai

serta fasilitas Perpustakaan yang masih sangat minim. Terlebih hanya dilengkapi

denga 1 unit PC, sehingga pengelolaan maupun sistem pengelolaan jadi tersa

lambat dan kurang baik.

1.2 Tujuan

Adapun tujuan yang dikemukakan penulis adalah :

1. Untuk mengetahui informasi tentang perpustakaan Politeknik MBP

Medan.

2. Untuk menganalisis perancangan sistem pada perpustakaan Politeknik

MBP Medan.

3. Untuk memenuhi tugas mid Semester enam (VI) mata kuliah Pengantar

Analisis Perancanagan Sistem.

1

1.3 Manfaat

Adapun manfaat yang dari penulisan proposal ini adalah :

1. Memberikan masukan dan saran pada Perpustakaan Politeknik MBP Medan

dalam membangun sistem perpustakaan yang lebih baik

2. Menambah wawasan bagi penulis khususnya dan bagi penbaca umumnya.

1.4 Teknik dan Alat Bantu Analisis

1. Interview, dengan bertanya langsung kepada pustakawan yang bekerja di

Perpustakaan Politeknik MBP Medan.

2. Observation, mengamati langsung Perpustakaan Politeknik MBP Medan.

2

BAB II

KAJIAN TEORITIS

2.1 Pengertian Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi

Tahapan analisis sistem merupakan tahapan yang sangat penting karena

kesalahan di dalam tahapan ini akan menyebabkan kesalahan pada tahapan

selanjutnya. Proses analisis sistem dalam pengembangan sistem informasi

merupakan suatu prosedur yang dilakukan untuk pemeriksaan masalah dan

penyusunan pemecahan masalah yang timbul serta membuat spesifikasi sistem

yang baru (Tata Sutabri, 2004: 88).

Menurut Dwi Prastowo Darminto dan Rifka Julianty (2002) kata analisis

diartikan sebagai : “Penguraian suatu pokok atas berbagai bagiannya dan

penelaahan bagian itu sendiri, serta hubungan antar bagian untuk memperoleh

pengertian yang tepat dan pemahaman arti keseluruhan.”

2.2. Model Prototype

1. Pengertian

Proses pengembangan sistem seringkali menggunakan pendekatan

prototipe (prototyping). Metode ini sangat baik digunakan untuk menyelesesaikan

masalah kesalahpahaman antara user dan analis yang timbul akibat user tidak

mampu mendefinisikan secara jelas kebutuhannya (Mulyanto, 2009).

Prototyping adalah pengembangan yang cepat dan pengujian terhadap

model kerja (prototipe) dari aplikasi baru melalui proses interaksi dan berulang-

ulang yang biasa digunakan ahli sistem informasi dan ahli bisnis. Prototyping

disebut juga desain aplikasi cepat (rapid application design/RAD) karena

menyederhanakan dan mempercepat desain sistem (O'Brien, 2005).

Sebagian user kesulitan mengungkapkan keinginannya untuk mendapatkan

aplikasi yang sesuai dengan kebutuhannya. Kesulitan ini yang perlu diselesaikan

oleh analis dengan memahami kebutuhan user dan menerjemahkannya ke dalam

bentuk model (prototipe). Model ini selanjutnya diperbaiki secara terus menerus

sampai sesuai dengan kebutuhan user.

3

2. Keunggulan dan Kelemahan Model Prototype

Keunggulan prototyping adalah :

1)     Adanya komunikasi yang baik antara pengembang dan pelanggan.

2)     Pengembang dapat bekerja lebih baik dalam menentukan kebutuhan

pelanggan.

3)     Pelanggan berperan aktif dalam pengembangan sistem.

4)     Lebih menghemat waktu dalam pengembangan sistem.

5)     Penerapan menjadi lebih mudah karena pemakai mengetahui apa yang

diharapkannya

Sedangkan kelemahan prototyping adalah :

1)    Pelanggan tidak melihat bahwa perangkat lunak belum mencerminkan

kualitas perangkat lunak secara keseluruhan dan belum memikirkan

peneliharaan dalam jangka waktu yang lama.

2)    Pengembang biasanya ingin cepat menyelesaikan proyek sehingga

menggunakan algoritma dan bahasa pemrograman sederhana.

3)    Hubungan pelanggan dengan komputer mungkin tidak menggambarkan

teknik perancangan yang baik.

3. Proses Pembuatan Prototipe

Proses pembuatan prototipe merupakan proses yang interaktif dan berulang-

ulang yang menggabungkan langkah-langkah siklus pengembangan tradisional.

Prototipe dievaluasi beberapa kali sebelum pemakai akhir menyatakan protipe

tersebut diterima. Gambar di bawah ini mengilustrasikan proses pembuatan

prototipe :

4

a.  Analisis Kebutuhan Sistem

Pembangunan sistem informasi memerlukan penyelidikan dan analisis

mengenai alasan timbulnya ide atau gagasan untuk membangun dan

mengembangkan sistem informasi. Analisis dilakukan untuk melihat berbagai

komponen yang dipakai sistem yang sedang berjalan meliputi hardware, software,

jaringan dan sumber daya manusia. Analisis juga mendokumentasikan aktivitas

sistem informasi meliputi input, pemrosesan, output, penyimpanan dan

pengendalian (O'Brien, 2005).

Analisis kebutuhan sistem harus mendefinisikan kebutuhan sistem yang

spesifik antara lain :

1)     Masukan yang diperlukan sistem (input)

2)     Keluaran yang dihasilkan (output)

3)     Operasi-operasi yang dilakukan (proses)

4)     Sumber data yang ditangani

5)     Pengendalian (kontrol)

b.  Desain Sistem

Desain sistem akan menghasilkan paket software prototipe, produk yang

baik sebaiknya mencakup tujuh bagian :

1)    Fitur menu yang cepat dan mudah.

2)    Tampilan input dan output.

3)    Laporan yang mudah dicetak.

4)    Data dictionary yang menyimpan informasi pada setiap field termasuk

panjang field, pengeditan dalam setiap laporan dan format field yang

digunakan.

5)    Database dengan format dan kunci record yang optimal.

6)    Menampilkan query online secara tepat ke data yang tersimpan pada

database.

7)    Struktur yang sederhana dengan bahasa pemrograman yang mengizinkan

pemakai melakukan pemrosesan khusus, waktu kejadian, prosedur otomatis

dan lain-lain.

5

c.  Pengujian Sistem

Paket software prototipe diuji, diimplementasikan, dievaluasi dan

dimodifikasi berulang-ulang hingga dapat diterima pemakainya (O'Brien, 2005).

Pengujian sistem bertujuan menemukan kesalahan-kesalahan yang terjadi pada

sistem dan melakukan revisi sistem. Tahap ini penting untuk memastikan bahwa

sistem bebas dari kesalahan (Mulyanto, 2009).

Menurut Sommerville (2001) pengujian sistem terdiri dari :

1)    Pengujian unit untuk menguji komponen individual secara independen tanpa

komponen sistem yang lain untuk menjamin sistem operasi yang benar.

2)    Pengujian modul yang terdiri dari komponen yang saling berhubungan.

3)    Pengujian sub sistem yang terdiri dari beberapa modul yang telah

diintegrasikan.

4)    Pengujian sistem untuk menemukan kesalahan yang diakibatkan dari

interaksi antara subsistem dengan interfacenya serta memvalidasi persyaratan

fungsional dan non fungsional.

5)    Pengujian penerimaan dengan data yang dientry oleh pemakai dan bukan uji

data simulasi.

6)    Dokumentasi berupa pencatatan terhadap setiap langkah pekerjaan dari awal

sampai akhir pembuatan program.

Pengujian sistem informasi berbasis web dapat menggunakan teknik dan

metode pengujian perangkat lunak tradisional. Pengujian aplikasi web meliputi

pengujian tautan, pengujian browser, pengujian usabilitas, pengujian muatan,

tegangan dan pengujian malar (Simarmata, 2009).

d.  Implementasi

Setelah prototipe diterima maka pada tahap ini merupakan implementasi

sistem yang siap dioperasikan dan selanjutnya terjadi proses pembelajaran

terhadap sistem baru dan membandingkannya dengan sistem lama, evaluasi secara

teknis dan operasional serta interaksi pengguna, sistem dan teknologi informasi.

6

BAB III

PEMBAHASAAN

3.1 Gambaran Umum Perpustakaan

Kondisi bangunan Perpustakaan berukuran + 5 x 6 m, dilengkapi dengan

beberapa rak buku. Pada bagian sirkulasi, hanya ada 1 unit PC yang digunakan

pustakawan untuk melayani pengguna perpustakaan. Pada bagian dinding sebelah

kiri, terdapat meja yang dapat digunakan untuk membaca koleksi yang yang ada.

Di samping kiri meja sirkulasi, terdapat tempat penitipan tas yang dapat

dimanfaatkan pengguna perpustakaan.

3.2 Kepegawaian

Perpustakaan Politeknik MBP tetapi hanya dikelola oleh satu orang

pustakawan yang memiliki latar belakang pendidikan Ilmu Perpustakaan dan

Informasi (S1) dari Universitas Sumatera Utara. Perpustakaan tersebut memiliki

1 orang pegawaibernama Maya Arbina br.Ginting.

3.3 Jumlah koleksi

Koleksi buku-buku berjumlah ± 5000 eksemplar dengan 1850 judul buku

yang mayoritas berbasis kepada buku yang menyangkut tentang semua jurusan

yang terbagi atas buku referensi, jurnal dan buku teks.

3.4 Analisis Dan Perancangan Sistem Perpustakaan Politeknik MBP

Medan

Analisis Sistem Perpustakaan Sekarang

a. Berorientasi Informasi (Data)

Perpustakaan jurusan farmasi Politeknik MBP medan memiliki ruangan yang

cukup memudahkan kita mendapatkan informasi langsung dari koleksinya. Setiap

pengguna dapat datang langsung ke rak untuk mengambil koleksi yang mereka

butuhkan setelah mengisi daftar pengunjung.

7

b. Berorientasi Proses

1. Tempat Penitipan Tas

Di dalam perpustakaan Politeknik MBP medan disediakan sebuah lemari

terbuka untuk tempat penitipan tas. Mahasiswa sendiri yang akan

memasukkan tas ke dalam lemari tersebut dan mengambil tas sendiri juga.

Yang menyebabkan mahasiswa yang melakukan sendiri dalam penitipan tas

karena ruang perpustakaan ini tidak terlalu besar.

2. Tempat Mendaftar Anggota Perpustakaan

Tempat mendaftar anggota perpustakaan dilakukan di otomatis ketika

pengguna menjadi mahasiswa/i politeknik MBP medan.

Jika mahasiswa sudah tamat kuliah maka mahasiswa diharapkan untuk

melapor ke perpustakaan dan resmi tidak menjadi anggota perpustakaan

lagi. Maka, data mahasiswa tersebut akan dihapus dari database.

3. Pengadaan

Pengadaan sudah lama tidak dilakukan sejak pustakawan tidak bekerja lagi

sehingga dilakukan oleh kepala yayasan sendiri. Mahasiswa/i yang akan

tamat diwajibkan menyumbang buku dan Tugas Akhir (TA). Mereka

diberikan daftar judul buku dan mereka bebas memilih judul buku yang

akan disumbangkan. Biasanya satu judul buku untuk lima orang

penyumbang.

4. Pengatalogan

Pustakawan yang pernah ada, melakukan pengatalogan dengan

menggunakan klasifikasi DDC.

5. Selving

Setelah buku dikatalog oleh pegawai maka buku disusun ke rak buku oleh

pegawai. Kegiatan ini dilakukan oleh pegawai untuk menyusun buku ke rak

buku karena perpustakaan ini adalah perpustakaan yang tidak perlu

memiliki banyak pegawai dan tidak memiliki buku yang banyak.

8

6. Sirkulasi

Sirkulasi memiliki satu tempat transaksi yang berbeda, yaitu transaksi

peminjaman dan transaksi pengembalian dan perpanjangan. Meja transaksi

peminjaman dan pengembalian serta perpanjangan disatukan dan pada komputer

yang sama karena ini adalah perpustakaan yang tidak memiliki banyak anggota

perpustakaan. Batas peminjaman koleksi perpustakaan seminggu. Denda yang

dikenakan apabila pengguna terlambat mengembalikan buku akan dikenakan

denda Rp. 1000,- / hari.

7. Pengunjung

Pengunjung perpustakaan setiap harinya mencapai 10-40 pengunjung.

8. Sistem perpustakaan

Sistem perpustakaan sudah terautomasi menggunakan aplikasi SENAYAN

dengan menggunakan software visual basic.

9

3.5 Matriks Analisa Masalah, Penyebab Dan Pengaruh, Tujuan Dan

Batasan Sistem

Analisa Penyebab dan Pengaruh Tujuan Peningkatan Sistem

Masalah Penyebab dan Pengaruh Tujuan Sistem Batasan Sistem

Penggunaan Perpustakaan tidak berkembang dari tahun ke tahun, bahkan kadang merosot.

1. Koleksi Perpustakaan yang kurang up-to date

2. Fasilitas yang kurang memadai (cth, komputer, dll)

3. Tempat Perpustakaan ada di lt.4 gedung yayasan sehingga menyulitkan pengguna datang ke perpustakaan

Penggunaan Perputakaan semakin meningkat setiap tahun, supaya tujuan dan fungsi perpustakaan tercapai dengan baik

1. Fasilitas Perpustakaan yang kurang memadai

2. Posisi ruangan yang ada di lt.4 gedung yayasan

3.6. Model Pengembangan Sistem

Dalam mendukung tujuan Perpustakaan Politeknik MBP Medan yaitu

untuk meningkatkan penggunaan perpustakaan dari tahun ke tahun, maka

dibutuhkan suatu sistem yang baik dalam mengelola Perpustakaan. hal ini akan

sangat berpengaruh besar dalam mencapai tujuan tersebut.

Kami menawarkan model Pengembangan sistem dengan Model

Prototype. Dalam pembuatan website Self Service Library ini adalah metode

Waterfall yang merupakan bagian dari System Development Life Cycle (SDLC).

Tahapan SDLC adalah sebagai berikut:

a. Perencanaan

Tahap awal yang dilakukan adalah melakukan perencanaan konsep dari

website. Selain itu, perencanaan terhadap bahasa pemrograman yang

digunakan serta mencari sumber melalui buku dan media online terkait

dengan website yang akan dibuat.

10

b.  Analisis

Tahap selanjutnya yaitu analisis. Pada tahap ini, mencari masalah-masalah

yang dihadapi dan juga informasi yang ada pada perpustakaan. Masalah dan

informasi yang didapat dijadikan acuan dalam pembuatan website ini.

c. Perancangan

Tahap selanjutnya yaitu perancangan. Pada tahap ini dilakukan perancangan

interface dari website. Perancangan interface sangat penting karena akan

digunakan user untuk berinteraksi dengan website sehingga dibuat agar user

friendly.

d. Implementasi

Tahap selanjutnya yaitu implementasi. Pada tahap ini dilakukan perubahan

atas perancangan yang telah dibuat dengan menggunakan bahasa

pemrograman.

e. Uji Coba

Tahap terakhir yaitu uji coba. Pada tahap ini dilakukan uji coba website

dengan melibatkan user. Jika ada error maka akan segera diperbaiki.

Kerangka PIECES :

a. Performance

Pencapaian tujuan pada politeknik MBP medan akan semakin baik, efektif

dan efisien.

b. Information

Pencarian informasi pada perpustakaan politeknik MBP medan sudah

memakai system terautomasi. Software yang digunakan adalah visual basic.

Sehingga memudahkan pengguna dalam pencarian informasi ataupun

menelusur koleksi yang dibutuhkan oleh pengguna perpustakaan.tetapi tetap

saja sistem tidak bisa menunjukkan pada rak dimana letak koleksi tersebut.

11

c. Economic

Dana untuk memenuhi kebutuhan koleksi perpustakaan ditanggung oleh

mahasiswa/i sewaktu pembayaran uang sekolah. Karena pengadaan bahan

pustaka dilakukan dengan cara pembelian.

d. Control

Pengendalian manajemen dan organisasi pada perpustakaan sudah dilakukan

dengan baik dan masing-masing pegawai sudah memiliki tugasnya

e. Efisien

Tenaga kerja yang dibutuhkan oleh perpustakaan sudah cukup satu orang

dalam mengelola perpustakaan tersebut. Karena ruang perpustakaan yang

kecil dan koleksi yang tidak banyak.

f. Service

Dalam peningkatan kemudahan anggota pada perpustakaan sudah berjalan

dengan baik. Pengguna yang ingin meminjam bukunya diketik barcodenya

yang telah dibentuk oleh pustakawan yang dulu pernah bekerja dan pegawai

hanya mengikuti cara sirkulasi saja tidak mengetahui pengklsifikasian dan

pengentrian data koleksi yang diklasifikasi.

Berdasarkan kerangka diatas tim pengembangan berfokus pada sistem akan

sangat memudahkan dalam pengelolaan Perpustaaan. Harapan dan tujuan

perputakaan yaitu penggunaan perpustakaan yang semakin meningkat akan

terlaksana dengan baik

12

3.7. Jadwal Pelaksanaan

Kegiatan akan dimulai pada minggu ke-2 bulan April 2015 dan

direncanakan akan berakhir pada bulan Juni 2015. Adapun tabel kegiatan sebagai

berikut :

No KegiatanApril 2015 Mei 2015 Juni 2015

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1 Pengumpulan Data                        

2 Analisis                        

3 Perancangan Desain                        

4 Implementasi                        

5 Laporan                        

3.8. Taksasi Biaya

Biaya dalam mengadakan layanan dan fasilitas tersebut adalah:

1. Komputer server @ Rp. 10.000.000;

2. Komputer biasa @ Rp. 5.000.000;

3. Printer @ Rp. 500.000;

13

DAFTAR PUSTAKA

1. http://library.binus.ac.id/eColls/eThesisdoc/Bab2/2012-1-00074-SI

%20Bab2001.pdf

2. http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/20018/3/Chapter%20II.pdf

3. Wahono , Romi Satria.2003. Metode Pengembangan Sistem menggunakan

Model Prototype. http://ilmukomputer.org/2010/11/13/metode-

pengembangan-sistem-menggunakan-model- prototype .

4. http://abhique.blogspot.com/2012/11/metode-prototyping-dalam-

pengembangan.html

14