No.1869, 2014 BAWASLU, Arsip. Retendi. Jadwal

PERATURAN BADAN PENGAWAS PEMILIHAN UMUM

REPUBLIK INDONESIA

NOMOR 21 TAHUN 2014

TENTANG

JADWAL RETENSI ARSIP DI LINGKUNGAN

BADAN PENGAWAS PEMILIHAN UMUM

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

KETUA BADAN PENGAWAS PEMILIHAN UMUM REPUBLIK INDONESIA,

Menimbang : a. bahwa untuk mendayagunakan arsip di lingkunganBadan Pengawas Pemilihan Umum secara efektif danefisien dalam pelaksanaan tugas kelembagaan, perlumengatur mengenai jadwal retensi arsip sesuai denganperkembangan dan kebutuhan;

b. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimanadimaksud dalam huruf a serta berdasarkan suratpersetujuan Kepala Arsip Nasional Republik IndonesiaNomor B-PK.03.09/5/2014 tertanggal 12 Februari 2014,perlu menetapkan Peraturan Badan Pengawas PemilihanUmum tentang Jadwal Retensi Arsip di LingkunganBadan Pengawas Pemilihan Umum;

Mengingat : 1 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentangKearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik

2014, No.1869 2

Indonesia Nomor 5071);

2. Undang-Undang Nomor 15 Tahun 2011 tentangPenyelenggara Pemilihan Umum (Lembaran NegaraRepublik Indonesia Tahun 2011 Nomor 101, TambahanLembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5246);

3. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentangPelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik IndonesiaTahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran NegaraRepublik Indonesia Nomor 5286);

4. Peraturan Presiden Nomor 80 Tahun 2012 tentangOrganisasi, Tugas, Fungsi, Wewenang, dan Tata KerjaSekretariat Jenderal Badan Pengawas Pemilihan Umum,Sekretariat Badan Pengawas Pemilihan Umum Provinsi,Sekretariat Panitia Pengawas Pemilihan UmumKabupaten/Kota, dan Sekretariat Panitia PengawasPemilihan Umum Kecamatan (Lembaran Negara RepublikIndonesia Tahun 2012 Nomor 181);

5. Peraturan Badan Pengawas Pemilihan Umum Nomor 2Tahun 2013 tentang Organisasi dan Tata KerjaSekretariat Jenderal Badan Pengawas Pemilihan Umum,Sekretariat Badan Pengawas Pemilihan Umum Provinsi,Sekretariat Panitia Pengawas Pemilihan UmumKabupaten/Kota, dan Sekretariat Panitia PengawasPemilihan Umum Kecamatan (Berita Negara RepublikIndonesia Tahun 2013 Nomor 187);

MEMUTUSKAN:

Menetapkan : PERATURAN BADAN PENGAWAS PEMILIHAN UMUMTENTANG JADWAL RETENSI ARSIP DI LINGKUNGANBADAN PENGAWAS PEMILIHAN UMUM.

Pasal 1

Dalam Peraturan Badan Pengawas Pemilihan Umum ini yang dimaksuddengan:

1. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentukdan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dankomunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, Pemerintahdaerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaankehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

2014, No.18693

2. Arsip Dinamis adalah Arsip yang digunakan secara langsung dalamkegiatan pencipta Arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.

3. Arsip Aktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaanya tinggi dan/atauterus-menerus.

4. Arsip Inaktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya telahmenurun.

5. Jadwal Retensi Arsip adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnyajangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keteranganyang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis Arsip yangdimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yangdipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan Arsip.

6. Retensi Arsip adalah jangka waktu penyimpanan yang wajibdilakukan terhadap suatu jenis Arsip.

7. Badan Pengawas Pemilihan Umum yang selanjutnya disebut Bawasluadalah lembaga penyelenggara pemilihan umum yang bertugasmengawasi penyelenggaraan pemilihan umum di seluruh wilayahNegara Kesatuan Republik Indonesia.

8. Badan Pengawas Pemilihan Umum Provinsi yang selanjutnya disebutBawaslu Provinsi adalah Badan yang dibentuk oleh Bawaslu yangbertugas mengawasi penyelenggaraan pemilihan umum di wilayahprovinsi.

9. Panitia Pengawas Pemilihan Umum Kabupaten/Kota yang selanjutnyadisebut Panwaslu Kabupaten/Kota adalah panitia yang dibentuk olehBawaslu Provinsi yang bertugas mengawasi penyelenggaraanpemilihan umum di wilayah kabupaten/kota.

Pasal 2

Jadwal Retensi Arsip digunakan sebagai pedoman dalam pelaksanaanpenyusutan dan penyelamatan Arsip di lingkungan Sekretariat JenderalBawaslu, Sekretariat Bawaslu Provinsi, dan Sekretariat Panitia PengawasPemilihan Umum kabupaten/kota.

Pasal 3

(1) Jadwal Retensi Arsip di lingkungan Bawaslu sebagaimana dimaksuddalam Pasal 2 terdiri atas:

a. Jadwal Retensi Arsip substantif; dan

b, adwal Retensi Arsip fasilitatif.

(2) Jadwal Retensi Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantumdalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dariPeraturan Badan Pengawas Pemilihan Umum ini.

2014, No.1869 4

Pasal 4

Kepala Sekretariat Panwaslu Kabupaten/Kota dapat melakukanpemindahan Arsip ke Sekretariat Bawaslu Provinsi atau menitipkan keLembaga Kearsipan Daerah, terhadap Arsip yang belum memasuki RetensiArsip Inaktif.

Pasal 5

Peraturan Badan Pengawas Pemilihan Umum ini mulai berlaku padatanggal diundangkan.

Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundanganPeraturan Badan Pengawas Pemilihan Umum ini dengan penempatannyadalam Berita Negara Republik Indonesia.

Ditetapkan di Jakartapada tanggal 4 Desember 2014

KETUA BADAN PENGAWAS PEMILIHAN UMUM

REPUBLIK INDONESIA,

MUHAMMAD

Diundangkan di Jakartapada tanggal 5 Desember 2014

MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA

REPUBLIK INDONESIA,

YASONNA H. LAOLY

2014, No.18695

LAMPIRAN

PERATURAN BADAN PENGAWAS PEMILIHAN UMUMREPUBLIK INDONESIA

NOMOR 21 TAHUN 2014

TENTANG

JADWAL RETENSI ARSIP DI LINGKUNGAN BADANPENGAWAS PEMILIHAN UMUM

SISTEMATIKA JADWAL RETENSI ARSIP

DI BADAN PENGAWAS PEMILIHAN UMUM

BAB I PENDAHULUAN

A.Latar Belakang

B.Maksud dan tujuan

C.Sasaran

D. Ruang Lingkup

BAB II JADWAL RETENSI ARSIP

A. Konsepsi Jadwal Retensi Arsip

B. Kedudukan dan Fungsi Jadwal Retensi Arsip

C. Unsur-unsur Jadwal Retensi Arsip

BAB III PROSEDUR PENYUSUTAN ARSIP

BAB IV PENUTUP

Tabel:

1. Bentuk Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif:

a. Kepegawaian.

b. Keuangan.

c. Nonkeuangan dan Nonkepegawaian.

2. Bentuk Jadwal Retensi Arsip Substantif.

2014, No.1869 6

BAB IPENDAHULUAN

A. Latar BelakangDengan meningkatnya pelaksanaan tugas dan fungsi BadanPengawas Pemilihan Umum, yang bersamaan dengan meningkatnyakuantitas arsip yang dibuat dan diterima oleh seluruh satuan kerjadi lingkungan Badan Pengawas Pemilihan Umum.Dilihat dari tugas dan fungsinya, arsip terdiri atas arsip aktif, arsipinaktif, dan arsip yang sudah tidak mempunyai nilai guna serta tidakperlu disimpan. Dalam rangka penyelamatan dan pengamanan arsipserta efisiensi sarana dan prasarana kearsipan, diperlukan kegiatanpenyusutan arsip.Jadwal Retensi Arsip pada lingkungan Sekretariat Jenderal BadanPengawas Pemilihan Umum ini berlaku juga terhadap biroadministrasi yang melaksanakan tugas dan fungsi DewanKehormatan Penyelenggara Pemilihan Umum.

B. Maksud dan Tujuan1. Maksud

Jadwal Retensi Arsip ini dimaksudkan sebagai pedoman dalamrangka pelaksanaan jadwal retensi arsip pada SekretariatJenderal Badan Pengawas Pemilihan Umum, Sekretariat BadanPengawas Pemilihan Umum Provinsi, dan Sekretariat PanitiaPengawas Pemilihan Umum Kabupaten/Kota.

2. TujuanJadwal Retensi Arsip bertujuan untuk penyediaan danpemanfaatan data/informasi secara optimal dalam rangkameningkatkan daya guna dan hasil guna administrasi dilingkungan Badan Pengawas Pemilihan Umum.

C. SasaranSasaran Jadwal Retensi Arsip ini agar tercapainya kesamaan sistempengelolaan arsip yang tertib dan teratur diseluruh satuan kerja dilingkungan Badan Pengawas Pemilihan Umum termasuk juga JadwalRetensi Arsip yang dikelola oleh biro yang melaksanakan tugas danfungsi Dewan Kehormatan Penyelenggara Pemilihan Umum.

D. Ruang LingkupRuang lingkup Jadwal Retensi Arsip arsip meliputi kegiatan:a. pemindahan arsip inaktif;b. pemusnahan arsip yang tidak berguna; danc. penyerahan arsip statis atau permanen Badan Pengawas

Pemilihan Umum ke Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atauLembaga Kearsipan Daerah.

2014, No.18697

BAB II

JADWAL RETENSI ARSIP

A. Konsepsi Jadwal Retensi Arsip

Jadwal Retensi Arsip merupakan daftar yang memuat:

1. nomor urut;2. jenis Arsip;3. jangka waktu simpan; dan4. keterangan musnah, permanen atau dinilai kembali.

Seluruh jenis Arsip atau dokumen yang dihasilkan BadanPengawas Pemilihan Umum tercantum dalam Jadwal Retensi Arsipsecara sistematis sesuai dengan tugas dan fungsi unit organisasi dilingkungan Badan Pengawas Pemilihan Umum.

Jenis arsip atau dokumen tersebut ditentukan jangka waktusimpan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan dannilai guna Arsip dengan mempertimbangkan kebutuhan administrasi,manajemen dan efisiensi serta kesejarahan.

B. Kedudukan dan Fungsi Jadwal Retensi Arsip

Kedudukan Jadwal Retensi Arsip dalam manajemen Arsip dilingkungan Badan Pengawas Pemilihan Umum berada dalam tahapanterakhir dari proses manajemen Arsip yaitu penyusutan Arsip.

Jadwal Retensi Arsip berfungsi sebagai pedoman untukmelakukan penyusutan Arsip baik memindahkan Arsip inaktif,memusnahkan Arsip yang sudah tidak bernilai guna maupunmenyerahkan Arsip statis ke Arsip Nasional Republik Indonesiadan/atau Lembaga Kearsipan Daerah.

C. Unsur-unsur Jadwal Retensi Arsip1. Nomor urut

Nomor urut merupakan urutan jenis Arsip atau dokumen yangmemiliki jangka waktu simpan.

2. Jenis Arsip atau Dokumen

Jenis Arsip atau dokumen merupakan spesifikasi pengelompokanarsip yang didasarkan unit informasi yang mencerminkan fungsiunit kerja.

3. Jangka waktu simpan

Jangka waktu simpan merupakan periode waktu penyimpananArsip atau dokumen yang dipersyaratkan.

2014, No.1869 8

Jangka waktu simpan tersebut ditentukan sesuai dengan tugasdan fungsi unit kerja di lingkungan Badan Pengawas PemilihanUmum.

Jangka waktu simpan terdiri atas:

a. jangka waktu simpan aktif; danb. jangka waktu simpan inaktif.1) Jangka waktu simpan aktif

Jangka waktu simpan aktif merupakan jangka waktupenyimpanan Arsip atau dokumen yang masih dipergunakansebagai Arsip dalam bentuk berkas kerja dalampenyelenggaraan administrasi.

Dokumen yang masih dipergunakan tersebut disimpan di UnitPengolah.

2) Jangka waktu simpan inaktif

Jangka waktu simpan inaktif merupakan jangka waktupenyimpanan Arsip atau dokumen yang frekuensipenggunaannya sudah menurun, akan tetapi sewaktu-waktumasih diperlukan.

Dokumen tersebut disimpan di unit kearsipan.

4. Keterangan

Keterangan bertujuan untuk menunjukkan Arsip atau dokumendimusnahkan, permanen, atau dinilai kembali.

Keterangan memiliki 3 (tiga) kategori sebagai berikut:

a. musnah

merupakan Arsip atau dokumen yang sudah tidak memilikinilai guna lagi dan dapat dimusnahkan.

b. tetap (Arsip statis)

merupakan Arsip yang disimpan terus menerus di ArsipNasional Republik Indonesia dan/atau Lembaga KearsipanDaerah sebagai pertanggungjawaban nasional.

c. dinilai kembali

merupakan Arsip yang nilai gunanya perlu dipertimbangkankembali setelah habis jangka waktunya.

2014, No.18699

BAB III

PROSEDUR PENYUSUTAN ARSIP

Prosedur penyusutan Arsip dilakukan oleh pencipta Arsipberdasarkan Jadwal Retensi Arsip dilakukan dengan tahapan:

a. memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan;b. memusnahkan Arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-

undangan; danc. menyerahkan Arsip statis oleh Unit Kearsipan ke Arsip Nasional

Republik Indonesia.

Pelaksanaan Jadwal Retensi Arsip dan prosedur penyusutan Arsipdilakukan secara rutin dengan membuat berita acara dan daftar Arsip.Untuk melaksanakan kegiatan Penyusutan Arsip terlebih dahulu dibentuktim penilaian Arsip yang bertugas:

a. melakukan penilaian Arsip berdasarkan Jadwal Retensi Arsip; danb. mengelompokkan Arsip berdasarkan Jadwal Retensi Arsip.1. Pemindahan Arsip

a. Pelaksanaan kegiatan pemindahan Arsip inaktif dari UnitPengolah dilakukan dengan tahapan sebagai berikut:1) menyisihkan dokumen yang akan dipindahkan dari kelompok

dokumen yang masih dinyatakan sebagai berkas aktif;2) menyeleksi dokumen yang telah disisihkan untuk

menentukan Arsip inaktif yang akan dipindahkan, bahan-bahan nonarsip, dan duplikasi arsip;

3) membuat daftar arsip yang akan dipindahkan;4) memasukkan dokumen yang dipindahkan dalam kotak arsip

yang telah tersedia;5) menempelkan label pada kotak arsip dengan memberikan

petunjuk tentang isi kotak secara singkat;6) menyampaikan usulan pemindahan Arsip inaktif kepada

pimpinan Unit Pengolah;7) membuat berita acara pemindahan Arsip;8) memindahkan Arsip setelah mendapat persetujuan dari

pimpinan Unit Pengolah dan pimpinan unit kearsipan;9) memindahkan Arsip inaktif disertai berita acara serah terima

pemindahan Arsip;10) pemeriksaan, penerimaan dan penanda-tanganan berita

acara serah terima pemindahan Arsip oleh yangmenyerahkan dan yang menerima Arsip; dan

2014, No.1869 10

11) pimpinan menerima dan menyimpan lembar pertama beritaacara dan daftar Arsip, sesuai dengan ketentuan peraturanperundang-undangan.

b. Pelaksanaan kegiatan pemindahan Arsip inaktif untuk jangkawaktu penyimpanannya sampai dengan 2 (dua) tahun ke atasdilakukan dengan tahapan sebagai berikut:1) satuan kerja memindahkan Arsip inaktif ke Sekretariat

Jenderal dengan disertai daftar Arsip dan dilengkapi denganberita acara pemindahan Arsip.

2) Unit pengolah arsip Sekretariat Jenderal menerima Arsipinaktif dari satuan kerja, dengan tahapan:a) melakukan pemeriksaan daftar dan fisik Arsip di

Sekretariat Jenderal;b) penandatanganan berita acara serah terima

pemindahan Arsip inaktif; danc) Sekretaris Jenderal menerima Arsip dan menyimpan

berita acara serah terima Arsip yang dipindahkan.

2. Pemusnahan Arsip

a. Unit Pengolah

Unit Pengolah dapat memusnahkan nonarsip dan duplikasi sertaArsip yang hanya memiliki jangka waktu simpan aktif denganketerangan musnah.

1) Prosedur pemusnahan duplikasi dan nonarsip dilakukandengan tahapan sebagai berikut:

a) mengelompokkan nonarsip dan duplikasi Arsip;

b) membuat daftar nonarsip dan duplikasi Arsip yang akandimusnahkan;

c) membuat berita acara pemusnahan nonarsip danduplikasi Arsip; dan

d) menyampaikan tembusan berita acara pemusnahankepada unit kearsipan pusat melalui satuan kerja danSekretariat Jenderal.

2) Prosedur pemusnahan Arsip dilakukan dengan tahapansebagai berikut:

a) memeriksa dan meneliti jenis Arsip yang dapatdimusnahkan sesuai dengan ketentuan yang diatur dalamJadwal Retensi Arsip;

b) mendaftar Arsip yang akan dimusnahkan sesuai formulirdaftar pertelaan Arsip;

2014, No.186911

c) menata fisik Arsip sesuai dengan daftar pertelaan Arsip;

d) meminta persetujuan pemusnahan kepada unit kearsipanpusat melalui satuan kerja dan Sekretariat Jenderal; dan

e) memusnahkan Arsip secara total pemusnahan Arsipsecara total merupakan fisik dan informasinya tidak dapatdikenali lagi) disaksikan oleh paling sedikit 2 (dua) orangpejabat dan dibuat dalam berita acara pemusnahan yangdilengkapi dengan daftar pertelaan Arsip yang akandimusnahkan dengan tembusan ke satuan kerja.

b. Sekretariat Jenderal

Sekretariat Jenderal dapat memusnahkan Arsip yang memilikijangka waktu simpan di atas 10 (sepuluh) tahun dan memilikiketerangan musnah.

Prosedur Pemusnahan Arsip dilakukan dengan tahapan sebagaiberikut:

1) membentuk tim pemusnahan Arsip yang keanggotaannyaterdiri dari wakil pejabat Badan Pengawas Pemilihan Umum,Badan Pemeriksa Keuangan jika menyangkut Arsipkeuangan, Badan Kepegawaian Negara jika menyangkutArsip kepegawaian dan Arsip Nasional Republik Indonesia;

2) memeriksa dan meneliti jenis Arsip yang dapat dimusnahkansesuai dengan ketentuan yang diatur dalam Jadwal RetensiArsip;

3) mendaftar Arsip yang akan dimusnahkan sesuai formulirdaftar pertelaan Arsip;

4) menata fisik Arsip sesuai dengan daftar pertelaan Arsip;

5) tim pemusnahan Arsip melakukan penilaian dan menyusunrekomendasi hasil penilaian;

6) meminta persetujuan pemusnahan kepada Badan PemeriksaKeuangan jika menyangkut Arsip keuangan, BadanKepegawaian Negara jika menyangkut Arsip kepegawaian danArsip Nasional Republik Indonesia; dan

7) memusnahkan Arsip secara total disaksikan oleh palingsedikit 3 (tiga) orang Pejabat dari bidang hukum, pengawasandan bidang administrasi dengan dibuat berita acarapemusnahan.

3. Penyerahan Arsip Ke Arsip Nasional Republik Indonesia

Arsip yang mempunyai nilai-guna sejarah atau sebagai bahan buktipertanggungjawaban nasional (nilai guna sekunder) dan sudah tidak

2014, No.1869 12

dipergunakan lagi bagi penyelenggaraan administrasi di lingkunganBadan Pengawas Pemilihan Umum diserahkan kepada Arsip NasionalRepublik Indonesia sebagai Arsip tetap.

Prosedur penyerahan Arsip statis ke Arsip Nasional RepublikIndonesia:

a. memeriksa Arsip yang memiliki keterangan permanen dan jangkawaktu simpannya sudah selesai sebagai Arsip statis;

b. mengelompokkan Arsip;

c. membuat daftar pertelaan Arsip yang akan diserahkan ke ArsipNasional Republik Indonesia;

d. menyampaikan surat pemberitahuan dan daftar pertelaan Arsipyang akan diserahkan ke Arsip Nasional Republik Indonesia;

e. pemeriksaan dan penilaian oleh Arsip Nasional RepublikIndonesia; dan

f. penyerahan Arsip disertai dengan penandatanganan berita acaraserah terima Arsip statis.

2014, No.186913

BAB V

PENUTUP

Dengan diterbitkannya Peraturan Badan Pengawas Pemilihan Umumtentang Jadwal Retensi Arsip di Lingkungan Badan Pengawas PemilihanUmum agar pengelolaan Arsip dilaksanakan secara tertib, teratur, danberkesinambungan guna menunjang kelancaran pelaksanaan tugas danfungsi Badan Pengawas Pemilihan Umum.

KETUA BADAN PENGAWAS PEMILIHAN UMUM

REPUBLIK INDONESIA,

DR. MUHAMMAD

2014, No.1869 14

2014, No.186915

2014, No.1869 16

2014, No.186917

2014, No.1869 18

2014, No.186919

2014, No.1869 20

2014, No.186921

2014, No.1869 22

2014, No.186923

2014, No.1869 24

2014, No.186925

2014, No.1869 26

2014, No.186927

2014, No.1869 28

2014, No.186929

2014, No.1869 30

2014, No.186931

2014, No.1869 32

2014, No.186933

2014, No.1869 34

2014, No.186935

2014, No.1869 36

2014, No.186937

2014, No.1869 38

2014, No.186939

2014, No.1869 40

2014, No.186941

2014, No.1869 42

2014, No.186943

2014, No.1869 44

2014, No.186945

2014, No.1869 46

2014, No.186947

2014, No.1869 48