no. absen : sekolah : apk semester gasal · modul administrasi sarana dan prasarana kantor 2017 . 1...

41
UNTUK KELAS XI APK SEMESTER GASAL NAMA : KELAS : NO. ABSEN : SEKOLAH : UNIVERSITAS NEGERI MALANG Penerbit dan Percetakan KD 3.5 Menentukan Fungsi Manajemen Sarana Dan Prasarana Kantor MODUL ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA KANTOR 2017

Upload: others

Post on 06-Nov-2020

21 views

Category:

Documents


1 download

TRANSCRIPT

Page 1: NO. ABSEN : SEKOLAH : APK SEMESTER GASAL · MODUL ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA KANTOR 2017 . 1 SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI FUNGSI MANAJEMEN SARANA DAN PRASARANA Penyusun

k

UNTUK KELAS

XI APK

SEMESTER GASAL

NAMA :

KELAS :

NO. ABSEN :

SEKOLAH :

UNIVERSITAS NEGERI MALANG Penerbit dan Percetakan

KD 3.5

Menentukan

Fungsi

Manajemen

Sarana Dan

Prasarana

Kantor

MODUL ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA KANTOR

2017

Page 2: NO. ABSEN : SEKOLAH : APK SEMESTER GASAL · MODUL ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA KANTOR 2017 . 1 SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI FUNGSI MANAJEMEN SARANA DAN PRASARANA Penyusun

1

SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI

FUNGSI MANAJEMEN SARANA DAN PRASARANA

Penyusun

Dita Ayu Septian Anwari

Pembimbing

Drs. H. Mohammad Arief, M.Si

Page 3: NO. ABSEN : SEKOLAH : APK SEMESTER GASAL · MODUL ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA KANTOR 2017 . 1 SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI FUNGSI MANAJEMEN SARANA DAN PRASARANA Penyusun

2

SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI

Segala puji saya panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena atas limpahan rahmat

serta hidayah-Nya, saya akhirnya dapat menyelesaikan modul ini tepat pada waktunya.

Pada kesempatan ini saya sampaikan terima kasih kepada semua pihak yang ikut berperan

dalam penyelesaian modul ini. Kepala sekolah serta guru-guru yang juga mendukung dalam

pembuatan modul ini. Ayah dan Ibu saya yang selalu memberikan motivasi untuk menyelesaikan

modul ini. Dan juga tidak lupa saya sampaikan kepada Bapak Mohammad Arief, selaku dosen

pembimbing mata kuliah “ Pengembangan Bahan Ajar Administrasi Perkantoran”, serta teman-

teman mahasiswa offering L yang juga turut mendukung dalam pembuatan modul ini.

Dalam pembuatan modul ini ada sedikit hambatan yang dihadapi oleh penulis. Tetapi

penulis berusaha mencari materi yang sesuai sehingga modul ini terselesaikan. Penulis menyadari

masih banyak kekurangan dalam penyusunan modul ini.

Modul ini disusun agar pembaca dapat memperluas dan mengembangkan pengetahuannya

tentang Fungsi Manajemen Sarana dan Prasarana, yang penulis sajikan berdasarkan berbagai

sumber informasi, referensi, dan berita. Kritik dan saran yang bersifat membangun dari berbagai

pihak sangat penulis harapkan. Semoga modul ini dapat memberikan wawasan yang lebih luas

kepada pembaca khususnya para peserta didik SMK/MAK dan dapat bermanfaat bagi semua

pihak yang membutuhkan.

Penulis,

Dita Ayu Septian A.

Page 4: NO. ABSEN : SEKOLAH : APK SEMESTER GASAL · MODUL ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA KANTOR 2017 . 1 SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI FUNGSI MANAJEMEN SARANA DAN PRASARANA Penyusun

3

SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI

DAFTAR ISI

Sampul Buku

Kata Pengantar………………………………………………………………….……………………………. 2

Daftar Isi…………………………………………………………………………………………………………. 3

BAB I Pendahuluan

A. Latar Belakang ………………………………………………….………………………………… ..... 4

B. Deskripsi Singkat……………………………………………….………………………………......... 5

C. Kompetensi Inti dan Kompetensi Dasar……….……………………………………........ . 6

D. Relevansi / Manfaat……………………………………..……………………………………........ 7

E. Tujuan Pembelajaran…………………………..………………………………………………...... 7

F. Petunjuk Penggunaan Modul………………………………………………………………....... 8

BAB II Kegiatan Belajar

A. Kompetensi Dasar………………………………………………………………………………....... 9

B. Materi Pokok………………………………………………………………………………………...... 10

C. Uraian Materi………………………………………………………………………………………..... 10

D. Rangkuman…………………………………………………………………………………………..... 18

E. Latihan/Tugas……………………………………………………………………………………….... 19

F. Tugas Mandiri……………………………………………………………………………………....... 26

G. Kunci Jawaban……………………………………………………………………………………..... 27

BAB III Evaluasi

A. Maksud dan Tujuan Evaluasi………………………………………………………………..... 30

B. Materi Evaluasi…………………………………………………………………………………….... 30

C. Evaluasi………………………………………………………………………………………………..... 31

BAB IV Penutup

A. Tindak Lanjut……………………………………………………………………………………….... 35

B. Harapan……………………………………………………………………………………………….... 35

C. Glosarium……………………………………………………………………………………………... 36

D. Datar Pustaka……………………………………………………………………………………..... 38

Biodata Penulis

Page 5: NO. ABSEN : SEKOLAH : APK SEMESTER GASAL · MODUL ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA KANTOR 2017 . 1 SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI FUNGSI MANAJEMEN SARANA DAN PRASARANA Penyusun

4

SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI

BAB I

PENDAHULUAN

Kantor merupakan sebuah sistem yang memiliki tujuan. Sarana dan prasarana kantor

merupakan salah satu faktor penunjang dalam pencapaian keberhasilan atau tujuan sebuah

perusahaan. Tentunya hal tersebut dapat dicapai apabila ketersediaan sarana dan prasarana yang

memadai disertai dengan pengelolaan dan pemanfaatan secara optimal.

Untuk mengoptimalkan penyediaan, pendayagunaan, perawatan, dan pengendalian sarana

dan prasarana kantor, suatu perusahaan atau kantor dituntut untuk memiliki kemandirian untuk

mengatur dan mengurus kebutuhan perusahaan menurut kebutuhan berdasarkan aspirasi dan

partisipasi pegawai kantor.

Sarana dan prasarana kantor juga menjadi salah satu tolok ukur dari mutu atau kualitas dan

bonafiditas suatu kantor. Tetapi di lapangan banyak ditemukan sarana dan prasarana yang tidak

dioptimalkan dan dikelola dengan baik. Untuk itu diperlukan pemahaman dan pengaplikasian

manajemen sarana dan prasarana kantor. Bagi pengambil kebijakan di kantor pemahaman tentang

sarana dan prasarana akan membantu memperluas wawasan tentang bagaimana ia dapat berperan

dalam merencanakan, menggunakan, dan mengevaluasi sarana dan prasarana yang ada sehingga

dapat dimanfaatkan dengan optimal guna mencapai tujuan perusahaan.

Manajemen sarana dan prasarana kantor dikatakan efektif dan efisien apabila sudah

terpenuhinya komponen-komponen yang menunjang pengoptimalan pekerjaan dalam suatu kantor.

Yang mana, sarana prasarana kantor yang salah satu dalam komponen tersebut tentunya pimpinan

dalam suatu kantor memperhatikan secara maksimal dalam memenuhi sarana dan prasarana dalam

kantor.

A. Latar Belakang

Page 6: NO. ABSEN : SEKOLAH : APK SEMESTER GASAL · MODUL ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA KANTOR 2017 . 1 SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI FUNGSI MANAJEMEN SARANA DAN PRASARANA Penyusun

5

SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI

Modul berjudul “Fungsi Manajemen Sarana Dan Prasarana” ini merupakan salah satu

dari modul yang harus dipelajari oleh siswa kompetensi keahlian administrasi perkantoran. Mata

Pelajaran Adiminstrasi Sarana dan Prasarana tidak berdiri sendiri, mata pelajaran ini terkait

dengan mata pelajaran produktif pada Bidang Keahlian atau Program Keahlian yang dipelajari di

SMK. Mata pelajaran ini tidak dapat dipisahkan dengan isi yang akan dikomunikasikan,

yaitu gagasan atau konsep, sebagai solusi atas masalah yang terkait dengan mata pelajaran

produktif.

Modul ini berisi penjelasan fungsi manajemen administrasi sarana dan prasarana kantor

baik pemaparan ataupun penerapan. Fungsi-fungsi manajemen sarana dan prasarana kantor yang

lebih spesifik akan dijelaskan lebih lanjut dalam modul ini.

B. Deskripsi Singkat

Page 7: NO. ABSEN : SEKOLAH : APK SEMESTER GASAL · MODUL ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA KANTOR 2017 . 1 SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI FUNGSI MANAJEMEN SARANA DAN PRASARANA Penyusun

6

SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI

Kompetensi Inti

KI 1 : Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya.

KI 2: Mengembangkan perilaku (jujur, disiplin, tanggungjawab, peduli, santun, ramah

lingkungan, gotong royong, kerjasama, cinta damai, responsif dan pro-aktif) dan

menunjukan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan bangsa

dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam

menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia.

KI 3: Memahami dan menerapkan pengetahuan faktual, konseptual, prosedural dalam ilmu

pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dengan wawasan kemanusiaan,

kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait fenomena dan kejadian, serta

menerapkan pengetahuan prosedural pada bidang kajian yang spesifik sesuai dengan

bakat dan minatnya untuk memecahkan masalah.

KI 4: Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait

dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan

mampu menggunakan metoda sesuai kaidah keilmuan.

Kompetensi Dasar dan Indikator

1.1. Bertambah keimanannya dengan menyadari hubungan keteraturan dan kompleksitas

alam dan jagad raya terhadap kebesaran Tuhan yang menciptakannya.

2.1 Memiliki motivasi internal dan menunjukkan rasa ingin tahu dalam pembelajaran

menyiapkan, menggunakan administrasi sarana dan prasarana.

3.2 Menentukan fungsi manajemen sarana dan prasarana.

Indikator :

3.2.1 Memaparkan fungsi manajemen sarana dan prasarana

3.2.2 Menjelaskan masing-masing fungsi manajemen sarana dan prasarana

C. Kompetensi Inti dan

Kompetensi Dasar

Page 8: NO. ABSEN : SEKOLAH : APK SEMESTER GASAL · MODUL ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA KANTOR 2017 . 1 SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI FUNGSI MANAJEMEN SARANA DAN PRASARANA Penyusun

7

SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI

4.2 Menerapkan fungsi manajemen sarana dan prasarana.

Indikator :

4.2.1 Menyebutkan macam sarana dan prasarana kantor

4.2.2 Mempraktekkan fungsi manajemen sarana dan prasarana

Manfaat Penyusunan Modul :

Memudahkan guru dalam melakukan proses pembelajaran

Menyediakan materi ajar yang sesuai dengan tuntutan kurikulum dan sesuai dengan

kebutuhan siswa

Pedoman bagi guru dalam mengarahkan semua aktivitasnya dalam proses pembelajaran

Dapat menambah ilmu pengetahuan dan pengalaman bagi guru dalam menulis bahan ajar

Sebagai alat bantu bagi siswa dalam memperoleh alternatif bahan ajar lain sehingga tidak

lagi tergantung pada buku teks

Membangun komunikasi pembelajaran yang efektif antara guru dengan siswa sehingga

siswa akan merasa lebih percaya kepada gurunya

Sebagai alat evaluasi pencapaian atau penguasaan hasil pembelajaran

Memiliki pengetahuan mengenai fungsi manajemen sarana dan prasarana

kantor.

Siswa mampu menjelaskan fungsi manajemen sarana dan prasarana.

Siswa mampu mengidentifikasi fungsi manajemen sarana dan prasarana.

Siswa mampu menerapkan fungsi manajemen sarana dan prasarana dalam dunia kerja

sesuai dengan aturan sebagai bentuk pengamalan nilai-nilai agama yang dianutnya.

D. Relevansi/Manfaat

E. Tujuan Pembelajaran

Page 9: NO. ABSEN : SEKOLAH : APK SEMESTER GASAL · MODUL ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA KANTOR 2017 . 1 SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI FUNGSI MANAJEMEN SARANA DAN PRASARANA Penyusun

8

SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI

1. Peserta Didik

a. Bacalah dan pahami modul ini dengan baik.

b. Diskusikan dengan peserta didik yang lain tentang apa yang telah Anda pahami dari

modul ini. Bila belum paham, maka tanyakan pada guru.

c. Bila Anda mengalami kesulitan dalam pemahaman materi makadiskusikan dengan

peserta didik lain atau berkonsultasi dengan guru.

d. Kerjakan tugas-tugas dalam modul yang meliputi membuat jawaban, membuat

kesimpulan dan latihan.

e. Setelah semua materi telah tuntas dipelajari dan tujuan kompetensi tercapai, maka

cobalah mengerjakan uji kompetensi yang ada pada modul.

f. Setelah semua selesai coba ukur kemampuan Anda dalam Tugas Mandiri dengan

meminta bantuan guru untuk menilainya.

2. Guru

a. Menginformasikan tentang bagaimana cara penggunaan modul, cara pembelajaran,

cara penilaian, bahan dan alat yang akan digunakan dalam waktu yang dibutuhkan.

b. Mengarahkan peserta didik untuk memahami isi modul dan merangsang peserta didik

untuk menganalisis rumusan masalah, membuat kesimpulan dan latihan.

c. Memberikan bimbingan pada peserta didik bila mereka mendapat kesulitan.

d. Pantau dan catat kemajuan peserta didik dan berikan feedback atas hasil belajar

peserta didik.

F. Petunjuk Penggunaan

Modul

Page 10: NO. ABSEN : SEKOLAH : APK SEMESTER GASAL · MODUL ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA KANTOR 2017 . 1 SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI FUNGSI MANAJEMEN SARANA DAN PRASARANA Penyusun

9

SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI

BAB II

KEGIATAN BELAJAR

Kompetensi Dasar Materi Indikator

3.2 Menentukan fungsi

manajemen sarana dan

prasarana

4.2 Menerapkan fungsi

manajemen sarana dan

prasarana

Fungsi Manajemen

dan Prasarana

• Perencanaan

• Pengorganisasian

• Pelaksanaan

• Penyimpanan

• Pengawasan

Sarana

Memaparkan

fungsi manajemen

sarana dan

prasarana

Menjelaskan

masingmasing fungsi

manajemen sarana dan

prasarana

Menyebutkan macam

sarana dan prasarana

kantor

Mempraktekkan fungsi

manajemen sarana dan

prasarana

A. Kompetensi Dasar

Page 11: NO. ABSEN : SEKOLAH : APK SEMESTER GASAL · MODUL ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA KANTOR 2017 . 1 SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI FUNGSI MANAJEMEN SARANA DAN PRASARANA Penyusun

10

SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI

a. Pengertian Manajemen Sarana dan

Prasarana

b. Fungsi manajemen sarana dan

prasarana

FUNGSI MANAJEMEN SARANA DAN PRASARANA KANTOR

A. Fungsi Perencanaan Kebutuhan Sarana dan Prasarana Kantor

Di dalam fungsi ini, fungsi perencanaan pengadaan barang, prakualifikasi rekanan,

perencanaan kebutuhan barang, dan penganggaran itu masuk ke dalam fungsi perencanaan

kebutuhan sarana dan prasarana.

Langkah-langkah yang dilakukan dalam membuat suatu rencana pengadaan sarana dan

prasarana adalah sebagai berikut:

1) Mengadakan analisa terhadap kegiatan yang membutuhkan alat atau media dalam

pelaksanaannya dan analisa kebutuhan peralatan lain untuk kantor. Dari analisa ini

dapat dibuat daftar kebutuhan alat-alat media.

2) Mengadakan perhitungan taksiran biaya.

3) Apabila perhitungan jumlah taksiran biaya untuk pengadaan sarana dan prasarana yang

dibutuhkan lebih besar dari anggaran yang tersedia, maka perlu menyusun prioritas

kebutuhan, atau pengurangan jumlah barang sejenis yang akan dibeli.

4) Prioritas-prioritas kebutuhan yang ada pada urutan bawah, dapat ditunda untuk

perencanaan tahun berikutnya.

B. Materi Pokok

C. Uraian Materi

Page 12: NO. ABSEN : SEKOLAH : APK SEMESTER GASAL · MODUL ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA KANTOR 2017 . 1 SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI FUNGSI MANAJEMEN SARANA DAN PRASARANA Penyusun

11

SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI

5) Menugaskan kepada staf tata usaha untuk melaksanakan pengadaan alat tersebut.

Berdasarkan pengertian di atas, pada dasarnya perencanaan merupakan suatu

proses kegiatan untuk menggambarkan sebelumnya hal-hal yang akan dikerjakan kemudian

dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dalam hal ini perencanaan yang

dimaksud adalah merinci rancangan pembelian, pengadaan, rehabilitasi, distribusi atau

pembuatan peralatan dan perlengkapan sesuai dengan kebutuhan.

Perencanaan merupakan syarat mutlak yang harus dilakukan pada setiap kegiatan,

karena tanpa ada rencana maka kegiatan tidak dapat berjalan lancar. Demikian halnya

dengan sarana dan prasarana kantor perlu dibuat rencana pengadaannya. Perencanaan

kebutuhan sarana dan prasarana merupakan kebutuhan yang meliputi semua barang yang

diperlukan, baik yang bergerak maupun yang tidak bergerak, atau baik langsung maupun

yang tidak langsung.

Dalam perencanaan sarana dan prasarana bangunan kantor, ada beberapa faktor

yang perlu diperhatikan yaitu:

1) Perencanaan lokasi.

2) Perencanaan regional.

3) Perencanaan ekonomi.

4) Faktor-faktor sosial dan budaya.

5) Faktor transportasi.

6) Suplai (Pengadaan) personal.

7) Faktor-faktor administratif.

8) Fasilitas-fasilitas kantor. 9) Pembiayaan, dan 10) Lokasi (lahan).

Adapun manfaat yang dapat diperoleh dengan dilakukannya perencanaan sarana

dan prasarana, yaitu: (1) Dapat membantu dalam menentukan tujuan, (2) Meletakkan

dasar-dasar dan menentukan langkah-langkah yang akan dilakukan, (3) Menghilangkan

ketidakpastian, dan (4) Dapat dijadikan sebagai suatu pedoman atau dasar untuk

melakukan pengawasan, pengendalian dan bahkan juga penilaian agar nantinya kegiatan

dapat berjalan secara efektif dan efisien.

Page 13: NO. ABSEN : SEKOLAH : APK SEMESTER GASAL · MODUL ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA KANTOR 2017 . 1 SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI FUNGSI MANAJEMEN SARANA DAN PRASARANA Penyusun

12

SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI

B. Fungsi Pengadaan Sarana dan Prasarana Kantor

Pengadaan adalah kegiatan yang dilakukan untuk menyediakan semua jenis

sarana dan prasarana. Pengadaan merupakan segala kegiatan yang dilakukan dengan cara

menyediakan semua keperluan barang atau jasa berdasarkan hasil perencanaan dengan

maksud untuk menunjang kegiatan kantor agar berjalan secara efektif dan efisien sesuai

dengan tujuan yang diinginkan.

Pengadaan sarana dan prasarana merupakan fungsi operasional pertama dalam

manajemen sarana dan prasarana kantor. Fungsi ini pada hakikatnya merupakan

serangkaian kegiatan untuk menyediakan sarana dan prasarana kantor sesuai dengan

kebutuhan, baik berkaitan dengan jenis dan spesifikasi, jumlah, waktu maupun tempat,

dengan harga dan sumber yang dapat dipertanggungjawabkan.

Ada beberapa alternatif cara dalam pengadaan sarana dan prasarana.

Beberapa alternatif cara pengadaan sarana dan prasarana adalah sebagai berikut:

1) Pembelian.

2) Pembuatan Sendiri.

3) Penyewaan.

4) Peminjaman.

5) Pendaurulangan.

6) Penukaran.

7) Perbaikan atau Rekondisi.

Artikel lain tentang Pengadaan Sarana dan Prasarana. Pengadaaan adalah segala

kegiatan untuk menyediakan semua keperluan barang, benda, atau jenis barang bagi

keperluan pelakasanaan tugas untuk mencapai tujuan kantor. Dalam pengadaan barang

sebenarnya tidak lepas dari perencanaan pengadaan yang dibuat sebelumnya baik

mengenai jumlah maupun jenisnya. Pengadaan dilakukan sebagai bentuk realisasi atas

perencanaan yang telah dilakukan sebelumnya. Tujuannya untuk menunjang proses

kinerja karyawan agar berjalan efektif dan efesien sesuai dengan tujuan yang diinginkan.

Adapun fungsi dari pengadaan sarana dan prasarana mengatur dan

menyelenggarakan sarana dan prasarana yang dibutuhkan baik menyangkut jenis, jumlah,

kualitas, tempat, dan waktu yang dikehendaki.

Page 14: NO. ABSEN : SEKOLAH : APK SEMESTER GASAL · MODUL ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA KANTOR 2017 . 1 SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI FUNGSI MANAJEMEN SARANA DAN PRASARANA Penyusun

13

SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI

Perabot, Perabot merupakan sarana pengisi ruangan, misalnya kursi, lemari, rak,

filing cabinet, dan lain-lain.

Bangunan, Pengadaan bangunan dapat dilakukan dengan membangun bangunan baru,

membeli bangunan, menerima hibah bangunan, menyewa bangunan, dan menukar

bangunan.

Tanah, Pengadaan tanah dapat dilaksanakan dengan cara yaitu : membeli tanah,

menerima bantuan/hadiah. Menukar.

Kendaraan, Pengadaan kendaraan tersebut untuk transportasi / mobilitas karyawan

dan mempermudah transportasi karyawan dalam melakukan kegiatan. Adapun

pengadaan kendaraan dapat dilaksanakan dengan pembelian secara lelang, pembelian

melalui proses penunjukan langsung.

C. Fungsi pemeliharaan sarana prasarana kantor

Di dalam fungsi pemeliharaan ini, fungsi pendayagunaan termasuk di dalamnya.

Menurut Subagyo dalam academia, Pemeliharaan adalah usaha atau proses kegiatan untuk

mempertahankan kondisi teknis dan daya guna suatu alat produksi fasilitas kerja dengan

jalan merawat, memperbaiki, merehabilitasi dan menyempurnakan.

Pemeliharaan merupakan kegiatan penjagaan atau pencegahan dari kerusakan

suatu barang, sehingga barang tersebut kondisinya baik dan siap digunakan. Pemeliharaan

mencakup segala daya upaya yang terus menerus untuk mengusahakan agar peralatan

tersebut tetap dalam keadaan baik. Pemeliharaan dimulai dari pemakaian barang, yaitu

dengan cara hati-hati dalam menggunakannya. Pemeliharaan yang bersifat khusus harus

dilakukan oleh petugas yang mempunyai keahlian sesuai dengan jenis barang yang

dimaksud.

Pemeliharaan sarana dan prasarana kantor perlu dilakukan agar kondisi barang

tetap dalam keadaan baik atau siap dipakai dan dapat bertahan lama, sehingga dapat

menghemat pengeluaran aggaran untuk pengadaan sarana dan prasarana. Menurut hukum

waktunya pemeliharaan sarana dan prasarana kantor dapat dibedakan dalam:

• Pemeliharaan sehari-hari. Dilakukan oleh pegawai yang menggunakan barangbarang

tersebut dan bertanggung jawab atas barang tersebut.

Page 15: NO. ABSEN : SEKOLAH : APK SEMESTER GASAL · MODUL ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA KANTOR 2017 . 1 SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI FUNGSI MANAJEMEN SARANA DAN PRASARANA Penyusun

14

SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI

• Dilakukan dalam jangka waktu tertentu, misalnya 2 bulan sekali, 3 bulan sekali, dan

sebagainya. Pelaksanaan pemeliharaan dapat dilakukan sendiri dan dengan pihak

kedua.

Pemeliharaan dilakukan secara kontinu terhadap semua barang-barang

inventarisasi. Pemeliharaan barang inventaris kadang-kadang dianggap sebagai suatu hal

yang sepele, padahal sebenarnya pemeliharaan ini merupakan tahap kerja yang tidak kalah

pentingnya dengan tahap-tahap yang lain dalam administrasi sarana dan prasarana.

Pemeliharaan mencakup segala upaya yang terus menerus untuk mengusahakan agar

peralatan tersebut tetap dalam keadaan baik. Pemeliharaan dimulai dari pemakaian barang,

yaitu dengan cara hati-hati dalam menggunakannnya. Pemeliharaan yang bersifat khusus

harus dilakukan oleh petugas yang mempunyai keahlian sesuai dengan jenis barang yang

dimaksud.

Pelaksanaan pemeliharaan barang inventaris meliputi:

1) Perawatan.

2) Pencegahan.

3) Penggantian ringan.

Tujuan dan Manfaat Pemeliharaan :

1) Tujuan pemeliharaan

a. Untuk mengoptimalkan usia pakai peralatan. Hal ini sangat penting terutama jika

dilihat dari aspek biaya, karena untuk membeli sesuatu peralatan akan jauh lebih

mahal jika dibandingkan dengan merawat bagian dari peralatan tersebut.

b. Untuk menjamin kesiapan operasional peralatan untuk mendukung kelancaran

pekerjaan sehingga diperoleh hasil yang optimal.

c. Untuk menjamin ketersediaan peralatan yang diperlukan melalui pencetakan

secara rutin dan teratur.

d. Untuk menjamin keselamatan orang atau siswa yang menggunakan alat tersebut.

2) Manfaat pemeliharaan

a. Jika peralatan terpelihara dengan baik, umurnya akan awet yang berarti tidak

perlu mengadakan penggantian dalam waktu yang singkat.

b. Pemeliharaan yang baik mengakibatkan jarang terjadi kerusakan yang berarti

biaya perbaikan dapat ditekan seminim mungkin.

Page 16: NO. ABSEN : SEKOLAH : APK SEMESTER GASAL · MODUL ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA KANTOR 2017 . 1 SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI FUNGSI MANAJEMEN SARANA DAN PRASARANA Penyusun

15

SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI

c. Dengan adanya pemeliharaan yang baik, maka akan lebih terkontrol sehingga

terhindar kehilangan.

d. Dengan adanya pemeliharaan yang baik, maka enak dilihat dan dipandang.

e. Pemeliharaan yang baik memberikan hasil pekerjaaan yang baik.

Dapat disimpulkan pengelolaan menajemen sarana dan prasarana kantor dilihat

dari segi pemeliharaan dapat di tinjau dari sifatnya terbagi menjadi empat macam yaitu

pemeliharaan berupa pengecekan barang, pemeliharaan berupa pencegahan agar selalu

terlihat baik, pemeliharaan berupa perbaikan ringan, dan yang terakhir pemeliharaan

berupa perbaikan berat.

D. Fungsi Penyimpanan Sarana dan Prasarana Kantor

Di dalam fungsi ini, fungsi inventarisasi dan penyaluran termasuk di dalamnya.

Penyimpanan merupakan suatu kegiatan dan usaha melakukan pengurusan

penyelenggaraan dan pengaturan barang persediaan di dalam ruang penyimpanan.

Penyimpanan adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk

menampung hasil pengadaan barang/bahan kantor, baik berasal dari pembelian, instansi

lain, atau yang diperoleh dari bantuan. Penyimpanan ialah kegiatan yang dilakukan untuk

menampung hasil pengadaan barang-barang yang keluar atau akan didistribusikan, dan

disimpan dalam gudang.

Kegiatan penyimpanan meliputi: menerima, menyimpan, dan mengeluarkan

barang di/dari gudang. Fungsi penyimpanan ini meliputi perencanaan/pengembangan

ruang-ruang penyimpanan (storage space), penyelenggaraan tatalaksana penyimpanan

(storage procedure) perencanaan/penyimpanan/pengoperasian alat-alat pembantu pengatur

barang (material handling equipment), tindakan-tindakan keamanan dan keselamatan

(security and safety).

Tujuan penyimpanan barang/bahan kantor antara lain:

1. Agar barang tidak cepat rusak

2. Agar tidak terjadi kehilangan barang

3. Agar tersusun rapi sehingga mudah ditemukan apabila barang tersebut dicari

4. Memudahkan dalam pengawasan

5. Memudahkan dalam analisis barang

Page 17: NO. ABSEN : SEKOLAH : APK SEMESTER GASAL · MODUL ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA KANTOR 2017 . 1 SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI FUNGSI MANAJEMEN SARANA DAN PRASARANA Penyusun

16

SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam penyimpanan barang/bahan kantor :

1. Persediaaan alat-alat pemeliharaan yang diperlukan

2. Pergudangan yang memenuhi syarat-syarat yang ditentukan

3. Sifat barang yang disimpan

4. Sarana penyimpanan dan pemeliharaan

5. Prosedur dan tata kerja

6. Biaya yang disediakan

7. Tenaga yang diperlukan

8. Jangka waktu penyimpanan

Cara penyimpanan barang/bahan kantor :

1. Barang yang disimpan berdasarkan klasifikasi (jenis, berat, merk, dan satuan barang)

2. Barang yang disimpan dalam keadaan bersih

3. Barang yang disimpan dalam ruangan yang cukup ventilasi

4. Barang yang disimpan ditempat yang memadai

5. Barang yang disimpan rapai dengan kode yang telah ditentukan agar mudah dicari

6. Barang yang disimpan harus terhindar dari sengatan matahari atau siraman air

7. Barang yang disimpan diruangan yang dapat dikunci

8. Barang yang disimpan harus sudah dihitung dan dicatat dalam buku persediaan

9. Barang yang biasanya dikeluarkan lebih cepat sebaiknya diletakkan dibagian

terdepan, sebaliknya barang yang dikeluarkan lebih lama disimpan lebih dalam.

E. Fungsi Pengawasan Sarana dan Prasarana Kantor

Di dalam fungsi ini, fungsi penghapusan, penyingkiran, pengendalian, dan

rehabilitasi masuk ke dalam fungsi pengawasan. Kegiatan pengawasan dapat berupa

melaksanakan pengamatan, evaluasi dan meminta laporan untuk mendapatkan gambaran

dan informasi tentang keadaan atau perlengkapan. Selain itu pengawasan dapat pula

berupa pemberian pengarahan dan bimbingan terhadap pengelolaan sarana dan prasarana

yang telah dilakukan dalam satu periode untuk mencapai tertib administrasi dan tertib

teknis. Wijono dalam academia mengatakan bahwa dalam pelaksanaan kegiatan

pengendalian seperti disusun serangkaian kegiatan sebagai berikut:

Mengikuti proses manajemen, dari perencanaan sampai penghapusan.

Page 18: NO. ABSEN : SEKOLAH : APK SEMESTER GASAL · MODUL ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA KANTOR 2017 . 1 SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI FUNGSI MANAJEMEN SARANA DAN PRASARANA Penyusun

17

SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI

Mengadakan konsultasi dengan pihak pemimpin bila terjadi penyimpangan

dalam pelaksanaan.

Menyusun tata cara laporan baik lisan maupun tertulis.

Mengadakan konsultasi dengan pihak pelaksanaan fungsi masing-masing bila

terjadi penyimpangan yang bersifat teknis.

Mengadakan koordinasi antara fungsi perencanaan dan fungsi-fungsi lainnya.

Menyusun laporan menyeluruh secara periodik tentang pelaksanaan proses

manajemen yang terjadi dalam masing-masing unit.

Keseluruhan proses di atas dilakukan untuk mencegah adanya penyelewengan

dan kesalahan dalam pelaksanaan prosedur manajemen sarana dan prasarana kantor. Maka

dari itu diadakan kegiatan penghapusan, setelah kegiatan penghapusan selesai, proses

selanjutnya menginformasikan kebutuhan sarana dan prasarana yang bersangkutan untuk

kemudian dilakukan kegiatan perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana kantor.

Di samping itu kegiatan penyusutan terhadap barang atau sarana di dalam fungsi

pengawasan sangatlah perlu dilakukan, dikarenakan penyusustan barang penting jika

kantor akan menambah pengadaan barang, yang sering terjadi adalah kekurangan tempat

penyimpanan. Penyusutan adalah kegiatan yang bertujuan untuk memusnahkan barang

yang sudah tidak dipakai lagi sehingga tempatnya masih dapat dimanfaatkan. Untuk

mengatasi masalah tersebut pimpinan perlu mempertimbangkan adanya tindakan

penyusustan barang.

Kegiatan pengaturan, pemeliharaan dan penyusutan sarana yang merupakan

bagian dari pengelolaan sarana dan prasarana haruslah selalu dilakukan dengan cara yang

baik sesuai dengan ketentuan yang berlaku agar sarana kantor dapat dimanfaatkan secara

optimal.

Adapun penghapusan sarana dan prasarana pada dasarnya bertujuan untuk:

Mencegah atau sekurang-kurangnya membatasi kerugian/pemborosan biaya

pemeliharaan sarana dan prasarana yang kondisinya semakin buruk, berlebihan

atau rusak dan sudah tidak dapat digunakan lagi.

Meringankan beban kerja pelaksanaan inventaris.

Page 19: NO. ABSEN : SEKOLAH : APK SEMESTER GASAL · MODUL ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA KANTOR 2017 . 1 SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI FUNGSI MANAJEMEN SARANA DAN PRASARANA Penyusun

18

SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI

Membebaskan ruangan dari penumpukan barang-barang yang tidak dipergunakan

lagi.

Membebaskan barang dari tanggung jawab pengurusan kerja.

Fungsi manajemen sarana prasarana kantor yaitu:

• Fungsi perencanaan sarana dan prasarana kantor

• Fungsi pengadaan sarana dan prasarana kantor

• Fungsi pemeliharaan sarana dan prasarana kantor

• Fungsi penyimpanan sarana dan prasarana kantor

• Fungsi pengawasan sarana dan prasarana kantor

Fungsi manajemen sarana dan prasarana kantor tersebut merupakan serangkaian indikator

yang digunakan untuk mengukur tingkat manajemen/pengelolaan sarana dan prasarana

kantor agar dapat dipergunakan secara efektif dan efisien oleh semua elemen kantor.

D. Rangkuman

Page 20: NO. ABSEN : SEKOLAH : APK SEMESTER GASAL · MODUL ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA KANTOR 2017 . 1 SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI FUNGSI MANAJEMEN SARANA DAN PRASARANA Penyusun

19

SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI

PILIHAN GANDA

Jawablah pertanyaan dibawah ini dengan menyilang (X) disalah satu jawaban

A,B,C,D, atau E yang benar dan tepat!

1. Penghapusan sarana dan prasarana pada dasarnya bertujuan untuk…

a. Mencegah atau sekurang-kurangnya membatasi kerugian/pemborosan biaya

b. Meringankan beban kerja pelaksanaan inventaris

c. Menyimpan barang yang sudah tidak digunakan lagi

d. Jawaban A dan B benar

e. Semua jawaban benar

2. Fungsi manajemen sarana prasarana kantor yaitu….

a. Fungsi perencanaan sarana dan prasarana kantor

b. Fungsi pengadaan sarana dan prasarana kantor

c. Fungsi pengadaan sarana dan prasarana kantor

d. Fungsi pemeliharaan sarana dan prasarana kantor

e. Semua jawaban benar

3. Yang termasuk macam-macam ruang lingkup kegiatan administrasi sarana dan

prasarana, kecuali....

a. Perencanaan pengadaan barang

b. Pengadaan barang

c. Penyimpanan

d. Pemeliharaan

e. Administrasi

4. Kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk menampung

hasil pengadaan barang merupakan pengertian dari....

a. Penyimpanan

E. Latihan/Tugas

Page 21: NO. ABSEN : SEKOLAH : APK SEMESTER GASAL · MODUL ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA KANTOR 2017 . 1 SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI FUNGSI MANAJEMEN SARANA DAN PRASARANA Penyusun

20

SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI

b. Pemeliharaan

c. Penyusunan

d. Inventarisasi

e. Pengadaan

5. Fungsi pertama manajemen sarana dan prasarana kantor merupakan fungsi

perencanaan, faktor yang harus diperhatikan dalam perencanaan dibawah ini

kecuali...

a. Perencanaan lokasi

b. Perencanaan regional

c. Perencanaan ekonomi

d. Faktor-faktor sosial dan budaya

e. Faktor Keadaan

6. Dibawah ini yang merupakan prasarana kantor ialah...

a. Meja

b. Ruang kantor

c. Alat tulis kantor

d. Kursi

e. Komputer

7. Dalam fungsi pengawasan sarana dan prasarana terdapat beberapa fungsi manajemen

di dalamnya. Yang tidak termasuk fungsi manajemen yang dimaksud adalah….

a. Penghapusan

b. Penyingkiran

c. Pengendalian

d. Rehabilitasi

e. Penyusutan

8. Salah satu hal yang harus diperhatikan dalam penyimpanan barang/bahan kantor

adalah…

a. Barang yang disimpan dalam keadaan bersih

b. Pergudangan yang memenuhi syarat-syarat yang ditentukan

c. Barang yang disimpan berdasarkan klasifikasi

d. Barang yang disimpan ditempat yang memadai

Page 22: NO. ABSEN : SEKOLAH : APK SEMESTER GASAL · MODUL ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA KANTOR 2017 . 1 SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI FUNGSI MANAJEMEN SARANA DAN PRASARANA Penyusun

21

SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI

e. Agar tersusun rapi sehingga mudah ditemukan apabila barang tersebut dicari

9. Tujuan penyimpanan barang/bahan kantor adalah…

a. Agar barang tidak cepat rusak

b. Agar terjadi kehilangan barang

c. Mempersulit dalam pengawasan

d. Mempersulit dalam analisis barang

e. Agar tidak bisa digunakan

10. Perhatikan rangkaian kegiatan yang disusun dibawah ini:

• Mengikuti proses manajemen, dari perencanaan sampai penghapusan.

• Mengadakan konsultasi dengan pihak pemimpin bila terjadi penyimpangan dalam

pelaksanaan.

• Menyusun tata cara laporan baik lisan maupun tertulis.

Rangkaian kegiatan diatas merupakan bagian dari

kegiatan….

a. Pengendalian

b. Pengawasan

c. Penyimpanan

d. Penyusutan

e. Pelaksanaan

11. Suatu kegiatan yang dilakukan untuk mengatur dan mengelola sarana dan prasarana

kantor secara efektif dan efisien dalam rangka pencapaian tujuan yang telah

ditetapkan merupakan pengertian dari…

a. Manajemen sarana dan prasarana kantor

b. Manajemen administrasi perkantoran

c. Manajemen administrasi kepegawaian

d. Manajemen sarana kantor

e. Manajemen prasarana kantor

Page 23: NO. ABSEN : SEKOLAH : APK SEMESTER GASAL · MODUL ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA KANTOR 2017 . 1 SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI FUNGSI MANAJEMEN SARANA DAN PRASARANA Penyusun

22

SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI

12. Kegiatan melaksanakan pengamatan, evaluasi dan meminta laporan untuk

mendapatkan gambaran dan informasi tentang keadaan atau perlengkapan disebut

kegiatan...

a. Pemeliharaan

b. Pengadaan

c. Perencanaan

d. Pengawasan

e. Penyimpanan

13. Fungsi ini pada hakikatnya merupakan serangkaian kegiatan untuk menyediakan

sarana dan prasarana kantor sesuai dengan kebutuhan, baik berkaitan dengan jenis

dan spesifikasi,

jumlah, waktu maupun tempat, dengan harga dan sumber

yang dapat dipertanggungjawabkan. Fungsi yang dimaksdud

adalah…

a. Pengadaan

b. Perencanaan

c. Pengawasan

d. Pengendalian

e. Peminjaman

14. Ada beberapa alternatif cara dalam pengadaan sarana dan prasarana. Beberapa

alternatif cara pengadaan sarana dan prasarana adalah….

a. Pembelian dan Penyimpanan

b. Pembelian dan Pembuatan sendiri

c. Penyewaan dan Perdagangan

d. Penukaran dan barter

e. Perbaikan dan Pengawasan

15. Pelaksanaan pemeliharaan barang inventaris meliputi…

a. Perawatan.

b. Pencegahan.

c. Penggantian ringan

d. Semua jawaban benar

Page 24: NO. ABSEN : SEKOLAH : APK SEMESTER GASAL · MODUL ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA KANTOR 2017 . 1 SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI FUNGSI MANAJEMEN SARANA DAN PRASARANA Penyusun

23

SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI

e. Semua jawaban salah

16. Fungsi dari pengadaan sarana dan prasarana mengatur dan menyelenggarakan sarana

dan prasarana yang dibutuhkan menyangkut…

a. Jenis, jumlah, kualitas, tempat, dan waktu yang dikehendaki

b. Jenis, kuantitas, volume, keteraturan

c. Jenis, jumlah, kualitas, tempat, dan waktu dadakan

d. Jenis, jumlah, kualitas, tempat, dan kesempatan

e. Jenis, kualitas, tempat, dan wawasan

17. Sebutkan barang-barang yang habis pakai...

a. Alat tulis kantor

b. Komputer

c. Kertas

d. Alat tulis kantor, aneka kertas, lem dan paper klip

e. Gedung

18. Tujuan mempelajari fungsi manajemen administrasi sarana dan prasarana ialah…

a. Agar lebih hemat

b. Terjadi keselarasan

c. Terjadi pemborosan

d. Terhindar dari pemborosan biaya

e. Agar lebih efektif dan efisien

19. Perencanaan/pengembangan ruang-ruang penyimpanan (storage space),

penyelenggaraan tata laksana penyimpanan (storage procedure)

perencanaan/penyimpanan/pengoperasian alat-alat pembantu pengatur barang

(material handling equipment), tindakan-tindakan keamanan dan keselamatan

(security and safety) merupakan bagian dari…

a. Penyimpanan

b. Penyusutan

c. Pengadaan

d. Pengendalian

e. Peminjaman

Page 25: NO. ABSEN : SEKOLAH : APK SEMESTER GASAL · MODUL ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA KANTOR 2017 . 1 SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI FUNGSI MANAJEMEN SARANA DAN PRASARANA Penyusun

24

SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI

20. Menurut hukum waktunya pemeliharaan sarana dan prasarana kantor dapat

dibedakan dalam…

a. Harian dan 1 bulanan

b. Harian dan mingguan

c. Harian dan jangka waktu tertentu

d. Mingguan dan 2 bulan sekali

e. Harian dan tahunan

Page 26: NO. ABSEN : SEKOLAH : APK SEMESTER GASAL · MODUL ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA KANTOR 2017 . 1 SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI FUNGSI MANAJEMEN SARANA DAN PRASARANA Penyusun

25

SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI

SOAL ESAI

Jawablah pertanyaan dibawah ini dengan baik dan benar !

1. M engapa fungsi manajemen sarana prasarana penting untuk dipelajari?

2. Apa yang dimaksud dengan penyimpanan? Sebutkan tujuan dari penyimpanan!

3. Dalam Fungsi pemeliharaan sarana dan prasarana terdapat tujuan dan manfaat

pemeliharaan, coba sebutkan masing - masing 4 point!

4. Apa yang dimaksud dengan fungsi pengadaan sarana dan prasarana?

5. Sebutkan langkah - langkah yang harus dilakukan dalam membuat suatu rencana

pengadaan sarana dan prasarana kantor?

Page 27: NO. ABSEN : SEKOLAH : APK SEMESTER GASAL · MODUL ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA KANTOR 2017 . 1 SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI FUNGSI MANAJEMEN SARANA DAN PRASARANA Penyusun

26

SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI

A. Carilah contoh sarana dan prasarana kantor di internet. Kemudian klasifikasikan

mana yang termasuk sarana dan mana yang termasuk prasarana !

B. Alat/bahan:

Kertas HVS A4

Map

Laptop

Modem

C. Hasil dari pekerjaan Anda dimasukkan dalam map, berikan tanda pada masing-

masing klasifikasi.

F. Tugas Mandiri

Page 28: NO. ABSEN : SEKOLAH : APK SEMESTER GASAL · MODUL ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA KANTOR 2017 . 1 SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI FUNGSI MANAJEMEN SARANA DAN PRASARANA Penyusun

27

SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI

Soal Pilihan Ganda

1. A 11. A

2. D 12. A

3. A 13. E

4. B 14. A

5. B 15. A

6. A 16. B

7. E 17. D

8. E 18. D

9. C 19. C

10. B 20. E

Soal Esai

1. Fungsi manajemen sarana dan prasarana sangat penting untuk dipelajari. Dalam

praktek administrasi perkantoran, seorang sekretaris harus mengetahui jenis sarana

prasarana dan juga fungsi manajemennya agar mampu mengorganisasikan sarana

prasarana secara efektif dan efisien.

2. Penyimpanan adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang

untuk menampung hasil pengadaan barang/bahan kantor, baik berasal dari

pembelian, instansi lain, atau yang diperoleh dari bantuan.

Tujuan penyimpanan barang/bahan kantor antara lain:

1. Agar barang tidak cepat rusak

2. Agar tidak terjadi kehilangan barang

3. Agar tersusun rapi sehingga mudah ditemukan apabila barang tersebut dicari

4. Memudahkan dalam pengawasan

5. Memudahkan dalam analisis barang

3. Tujuan dan Manfaat Pemeliharaan 1) Tujuan pemeliharaan

G. Kunci Jawaban

Page 29: NO. ABSEN : SEKOLAH : APK SEMESTER GASAL · MODUL ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA KANTOR 2017 . 1 SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI FUNGSI MANAJEMEN SARANA DAN PRASARANA Penyusun

28

SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI

• Untuk mengoptimalkan usia pakai peralatan. Hal ini sangat penting terutama

jika dilihat dari aspek biaya, karena untuk membeli sesuatu peralatan akan

jauh lebih mahal jika dibandingkan dengan merawat bagian dari peralatan

tersebut.

• Untuk menjamin kesiapan operasional peralatan untuk mendukung

kelancaran pekerjaan sehingga diperoleh hasil yang optimal.

• Untuk menjamin ketersediaan peralatan yang diperlukan melalui pencetakan

secara rutin dan teratur.

• Untuk menjamin keselamatan orang atau siswa yang menggunakan alat

tersebut.

2) Manfaat pemeliharaan

• Jika peralatan terpelihara dengan baik, umurnya akan awet yang berarti tidak

perlu mengadakan penggantian dalam waktu yang singkat.

• Pemeliharaan yang baik mengakibatkan jarang terjadi kerusakan yang berarti

biaya perbaikan dapat ditekan seminim mungkin.

• Dengan adanya pemeliharaan yang baik, maka akan lebih terkontrol

sehingga terhindar kehilangan.

• Dengan adanya pemeliharaan yang baik, maka enak dilihat dan dipandang.

4. Pengadaan sarana dan prasarana merupakan fungsi operasional pertama dalam

manajemen sarana dan prasarana kantor. Fungsi ini pada hakikatnya merupakan

serangkaian kegiatan untuk menyediakan sarana dan prasarana kantor sesuai dengan

kebutuhan, baik berkaitan dengan jenis dan spesifikasi, jumlah, waktu maupun

tempat, dengan harga dan sumber yang dapat dipertanggungjawabkan.

5. Langkah-langkah yang dilakukan dalam membuat suatu rencana pengadaan sarana

dan prasarana adalah sebagai berikut:

a) Mengadakan analisa terhadap kegiatan yang membutuhkan alat atau media dalam

pelaksanaannya dan analisa kebutuhan peralatan lain untuk kantor. Dari analisa ini

dapat dibuat daftar kebutuhan alat-alat media.

b) Mengadakan perhitungan taksiran biaya.

Page 30: NO. ABSEN : SEKOLAH : APK SEMESTER GASAL · MODUL ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA KANTOR 2017 . 1 SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI FUNGSI MANAJEMEN SARANA DAN PRASARANA Penyusun

29

SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI

c) Apabila perhitungan jumlah taksiran biaya untuk pengadaan sarana dan prasarana

yang dibutuhkan lebih besar dari anggaran yang tersedia, maka perlu menyusun

prioritas kebutuhan, atau pengurangan jumlah barang sejenis yang akan dibeli.

d) Prioritas-prioritas kebutuhan yang ada pada urutan bawah, dapat ditunda untuk

perencanaan tahun berikutnya.

e) Menugaskan kepada staf tata usaha untuk melaksanakan pengadaan alat tersebut.

Page 31: NO. ABSEN : SEKOLAH : APK SEMESTER GASAL · MODUL ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA KANTOR 2017 . 1 SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI FUNGSI MANAJEMEN SARANA DAN PRASARANA Penyusun

30

SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI

BAB III

EVALUASI

Dalam modul ini yang menjelaskan kompetensi mendefinisikan fungsi manajemen sarana

dan prasarana, dan dilengkapi dengan materi evaluasi diharapkan peserta didik mampu

memahami dan lebih mengerti tentang fungsi-fungsi manajemen saran dan prasarana kantor

serta dapat menerapkan fungsi-fungsi manajemen saran dan prasarana kantor dalam sebuah

instansi maupun lembaga. Dan juga diharapkan peserta didik mampu lebih peka terhadap

perkembangan mengenai kemajuan sarana dan prasarana kantor saat ini.

Menurut kamus besar bahasa Indonesia (KBBI) sarana dan prasarana merupakan segala

sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud dan tujuan. Prasarana

adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses

(usaha, pembangunan, proyek). Anatara sarana dan prasarana tidak jauh berbeda, karena

keduanya saling berkaitan dan tidak dapat dipisahkan.

Jenis-jenis sarana dan prasarana kantor

Peralatan dan perlengkapan kantor (office suplies)

Peralatan dan perlengkapan kantor adalah alat atau bahan yang digunakan untuk membantu

pelaksanaan pekerjaan kantor sehingga menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan

selesai lebih cepat, tepat dan efisien.

A. Maksud Dan Tujuan Evaluasi

B. Materi Evaluasi

Page 32: NO. ABSEN : SEKOLAH : APK SEMESTER GASAL · MODUL ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA KANTOR 2017 . 1 SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI FUNGSI MANAJEMEN SARANA DAN PRASARANA Penyusun

31

SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI

PILIHAN GANDA

Jawablah pertanyaan dibawah ini dengan menyilang (X) disalah satu jawaban

A,B,C,D, atau E yang benar dan tepat!

Contoh cara pengerjaan soal:

1. Meja,kursi,atk merupakan golongan dari...

a. Prasarana

b. Pelengkap

c. Alat kebutuhan

d. Sarana

e. Keperluan

Jawaban yang benar adalah d, jadi pilih dan silang jawaban d seperti pada contoh diatas.

Kerjakan soal dibawah ini sesuai petunjuk pengerjaan diatas!

1. Yang termasuk kedalam jenis barang habis pakai adalah...

a. Gedung

b. Bangunan

c. Komputer

d. Kertas

e. Semua benar

2. Semua perangkat peralatan, bahan, dan perabot yang secara langsung digunakan dalam

proses kegiatan kantor merupakan pengertian dari...

a. Sarana kantor

b. Sarana perkantoran

c. Prasarana tempat

d. Prasarana kantor

e. Sarana dan Prasarana

C. Evaluasi

Page 33: NO. ABSEN : SEKOLAH : APK SEMESTER GASAL · MODUL ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA KANTOR 2017 . 1 SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI FUNGSI MANAJEMEN SARANA DAN PRASARANA Penyusun

32

SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI

3. Sarana kantor yang habis dipakai dan sarana kantor tahan lama merupakan golongan dari

macam sarana kantor dilihat dari...

a. Habis tidaknya dipakai;

b. Bergerak pada saat digunakan;

c. Pengelolaan

d. Perencanaan

e. Pengadaan

4. Memberikan layanan secara profesional di bidang sarana dan prasarana kantor dalam

rangka terselenggaranya kinerja karyawan secara efektif dan efisien merupakan tujuan

dari...

a. Administrasi

b. Sarana kantor

c. Administrasi sarana perkantoran

d. Administrasi sarana dan prasarana kantor

e. Administrasi sarana dan prasarana kantor

5. Segala bahan atau alat yang apabila digunakan bisa habis dalam waktu yang relatif

singkat adalah pengertian dari...

a. Prasarana tempat

b. Sarana dan prasarana kantor

c. Sarana dan prasarana sekolah

d. Sarana kantor yang habis dipakai

e. Sarana kantor

6. Semua perangkat kelengkapan dasar yang secara tidak langsung menunjang pelaksanaan

pelaksanaan kegiatan rutin di kantor merupakan pengertian dari...

a. Prasarana kantor

b. Sarana kantor

c. Prasarana sekolah

d. Sarana pendidikan

e. Alat penunjang

7. Yang merupakan Proses pengelolaan administrasi sarana prasarana adalah...

Page 34: NO. ABSEN : SEKOLAH : APK SEMESTER GASAL · MODUL ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA KANTOR 2017 . 1 SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI FUNGSI MANAJEMEN SARANA DAN PRASARANA Penyusun

33

SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI

a. Pengurusan dan pencatatan

b. Pemindahan

c. Pembiayaan

d. Pengolahan

e. Semua benar

8. Manajemen sarana prasarana kantor hendaknya terealisasikan dalam bentuk proses kerja

yang sangat kompak. Untuk itu, antara satu dengan lainnya dalam organisasi harus

bekerja dengan baik adalah prinsip dari...

a. Prinsip sarana

b. Pprinsip Kekohefisan

c. Prinsip tanggung jawab

d. Prinsip manajemen

e. Prinsip kuantitaif

9. Meja, mesin tulis, mesin copy, computer, dan beberapa peralatan arsip merupakan

sarana...

a. Sarana kantor

b. Prasarana kantor tahan lama

c. Sarana kantor tahan lama

d. A,B,C benar

e. Sarana pendidikan

10. Berikut adalah cara yang dapat dilaksanakan dalam pengadaan bangunan, kecuali...

a. Membangun bangunan baru

b. Membeli bangunan

c. Menyewa bangunan

d. Menerima hibah bangunan

e. Menggadai bangunan

Page 35: NO. ABSEN : SEKOLAH : APK SEMESTER GASAL · MODUL ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA KANTOR 2017 . 1 SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI FUNGSI MANAJEMEN SARANA DAN PRASARANA Penyusun

34

SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI

SOAL ESAI

Jawablah pertanyaan dibawah ini dengan baik dan

benar !

1. Penggunaan sarana prasarana inventaris kantor harus dipertanggungjawabkan dengan

jalan membuat laporan penggunaan barang-barang tersebut yang ditujuakan kepada

instansi terkait. Laporan tersebut sering disebut dengan ...

2. Jelaskan pengertian dari sarana kantor!

3. Dua prinsip yang harus diperhatikan dalam pemakaian perlengkapan kantor adalah...

4. Sebutkan 3 macam sarana kantor bila ditinjau dari hubungannya dengan kegiatan

kantor!

5. Jelaskan pengertian dari prasarana kantor!

6. Semua sarana prasarana harus diinventarisasi secara periodik, maksud dari periodik

yaitu....

7. Sebutkan tujuan administrasi sarana prasarana kantor secara umum!

8. Sebutkan 5 Proses pengelolaan administrasi sarana prasarana!

9. Sebutkan perbedaan pengadaan peralatan dan pengadaan perlengkapan dalam

pengadaan sarana dan prasarana kantor!

10. Sebutkan 5 prinsip-prinsip yang perlu diperhatikan dalam mengelola sarana prasarana

kantor!

Page 36: NO. ABSEN : SEKOLAH : APK SEMESTER GASAL · MODUL ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA KANTOR 2017 . 1 SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI FUNGSI MANAJEMEN SARANA DAN PRASARANA Penyusun

35

SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI

BAB IV

PENUTUP

Bagi peserta didik yang sudah menjawab soal sebanyak 80% atau lebih dari

seluruh soal evaluasi, dapat mengembangkan pemahaman tentang materi fungsifungsi

manajemen administrasi sarana dan prasarana di berbagai instansi dan lembaga.

Adapun peserta didik yang belum mencapai belajar tuntas 80% dapat mengulang

belajar dengan memilih materi-materi yang masih dianggap sulit secara lebih teliti atau

didiskusikan bersama teman maupun dengan guru.

Modul ini merupakan salah satu bahan ajar yang digunakan dalam mata pelajaran

Administrasi Sarana dan Prasarana. Namun, harus dimengerti pula bahwa modul ini buan

merupakan satu-satunya rujukan bagi peserta didik, tentang menentukan fungsi

manajemen sarana dan prasarana kantor, maka sangat disarankan untuk membaca buku

lain mengenai materi ini. Semoga modul ini dapat bermanfaat bagi semua kalangan dalam

proses belajar mengajar.

A. TINDAK LANJUT

B. harapan

Page 37: NO. ABSEN : SEKOLAH : APK SEMESTER GASAL · MODUL ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA KANTOR 2017 . 1 SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI FUNGSI MANAJEMEN SARANA DAN PRASARANA Penyusun

36

SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI

B

Barter

F : Kegiatan tukar-menukar barang yang terjadi tanpaperantara uang

Feedback : (umpan balik) suatu proses dimana sebagian dari output (keluaran)

dibalikan ke bagian input (masukan) Filling Cabinet

H : Lemari arsip yang terbuat dari bahan metal sehingga menjaga dokumen

dari kelembapan

Hibah

I

: Pemberian yang dilakukan oleh seseorang kepada pihak lain yang

dilakukan ketika masih hidup dan pelaksanaan pembagiannya dilakukan

pada waktu penghibah masih hidup juga

Inventaris : Daftar yang memuat semua barang milik kantor (sekolah, perusahaan,

kapal, dsb)

Inventarisasi

K

: Pencatatan atau pendataran barang-barang milik kantor, (sekolah, rumah

tangga, dsb) yang dipakai dalam melaksanakan tugas

Kualifikasi

M : Pendidikan khusus untuk memperoleh suatu keahlian

Modul P : Standar atau satuan pengukur

Paper Clip : Penjepit kertas, pada uumnya terbuat dari kawat tipis

Pengadaaan : Segala kegiatan untuk menyediakan semua keperluan barang, benda,

atau jenis barang bagi keperluan pelakasanaan tugas untuk mencapai

tujuan kantor.

Pengawasan : Pemberian pengarahan dan bimbingan terhadap pengelolaan sarana dan

C. GLOSARIUM

Page 38: NO. ABSEN : SEKOLAH : APK SEMESTER GASAL · MODUL ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA KANTOR 2017 . 1 SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI FUNGSI MANAJEMEN SARANA DAN PRASARANA Penyusun

37

SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI

prasarana yang telah dilakukan dalam satu periode untuk

mencapai tertib administrasi dan tertib teknis.

Penyusutan : Kegiatan yang bertujuan untuk memusnahkan barang yang sudah tidak

dipakai lagi sehingga tempatnya masih dapat dimanfaatkan.

Periodik

R

: Menurut periode tertentu, muncul atau terjadi dalam selang waktu yang

tetap

Rehabilitasi : Sebuah kegiatan atau proses untuk membantu para penderita yang

mempunyai penyakit serius atau cacat yang memerlukan pengobatan

medis untuk mencapai kemampuan fisik psikologis, dan sosial yang

maksimal.

Regional : Wilayah yang jelas teridentifikasi meskipun sebenarnya untuk wilayah

tersebut relative tergantung konteks waktu

Rekondisi : (barang) yang sudah tidak dipakai dan dirakit ulang dan terlihat seperti

baru

Page 39: NO. ABSEN : SEKOLAH : APK SEMESTER GASAL · MODUL ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA KANTOR 2017 . 1 SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI FUNGSI MANAJEMEN SARANA DAN PRASARANA Penyusun

38

SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI

Belajar, Asik. 2015. Fungsi-Fungsi Manajemen Sarana Dan, (Online),

(http://www.asikbelajar.com/2015/05/fungsi-fungsi-manajemen-sarana-dan.html),

diakses pada tanggal 03 November 2017

Edu, Academia. 2017. Fungsi Manajemen Sarana Prasarana Dari Segi Pengorganisasian,

(Online),

(http://www.academia.edu/10086383/fungsi_Manajemen_sarana_prasarana_dari

_segi_Pengorganisasian), diakses pada tanggal 03 November 2017.

Web, KBBI. KBBI , (Online),

(http://kbbi.web.id/),diakses pada

tanggal 03 November 2017.

Zalfikri, M. 2012. Manajemen Sarana Dan Prasarana, (Online),

(https://mhafidzalfikri.wordpress.com/2012/12/25/manajemen-sarana-dan-

prasarana/), diakses pada tanggal 03 November 2017.

D. DAFTARPUSTAKA

Page 40: NO. ABSEN : SEKOLAH : APK SEMESTER GASAL · MODUL ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA KANTOR 2017 . 1 SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI FUNGSI MANAJEMEN SARANA DAN PRASARANA Penyusun

39

SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI

BIOGRAFI

Dita Ayu Septian Anwari lahir di Ponorogo

23 September 1996. Penulis merupakan anak pertama

dari 3 bersaudara. Pendidikan yang di tempuh penulis

mulai dari Sekolah Dasar yaitu di SDN 3 Ngantru

Trenggalek pada tahun 2003-2009. Kemudian

melanjutkan di Sekolah Menengah Pertama yaitu

SMPN 1 Trenggalek pada tahun 2009-2012. Setelah

itu melanjutkan ke Sekolah Menengah Atas di SMAN

1 Trenggalek pada tahun 2012-2015. Penulis

melanjutkan pendidikannya di Universitas Negeri

Malang pada tahun 2015 dan mengambil program

studi S1 Pendidikan Administrasi Perkantoran.

Penulis mempunyai motto hidup yaitu “Man Jadda Wajada, Man Shobaro Zhofiro,

Man Qolla Shidquhu Qolla Shodiiquhu”. Penulis berharap agar modul ini dapat

bermanfaat bagi semua pihak terutama siswa SMK program keahlian Administrasi

Perkantoran.

Page 41: NO. ABSEN : SEKOLAH : APK SEMESTER GASAL · MODUL ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA KANTOR 2017 . 1 SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI FUNGSI MANAJEMEN SARANA DAN PRASARANA Penyusun