ms access pendataan

Pertemuan Petugas Pengolah Data

Bidang Informasi Keluarga dan Analisa Program

(IKAP) BKKBN

Pengenalan Microsoft Access

Microsoft Access merupakan salah satu bentuk aplikasi program database yang dapat digunakan secara single user maupun multi user.

Keunggulan aplikasi ini memiliki perintah-perintah yang jauh lebih lengkap daripada sistem database lainnya.

Kekurangan yang ada pada microsoft access adalah keterbatasan daya tampung data, sehingga banyak pengguna database yang tidak mau menggunakan microsoft access karena masalah keterbatasan yang dimilikinya.

Microsoft Access umumnya digunakan untuk sistem aplikasi dengan variable data cukup kompleks

Jenis Aplikasi Program di BKKBN Dengan Microsoft Access

PENDATAAN KELUARGA

REGISTER KLINIK KB

LAPORAN KLINIK KB

DATA POTENSI WILAYAH

LAPORAN PENGENDALIAN LAPANGAN

KEPEGAWAIAN

LAPORAN GUDANG

DATA INVENTARIS

KEPUSTAKAAN (DALAM PROSES)

Bahan Pokok Pembuatan Aplikasi Dengan MS Access

APLIKASI PROGRAM YANG DIBUAT UMUM :

• TABEL

• FORMS

• QUERY

• REPORT

• MACRO

Meliputi Field (Kolom dengan Identitas judul kolom), Data Type (Tipe Data : Number, Text, Memo, Date and Time) dan Description (Keterangan Kolom)

Digunakan untuk membuat Menu, Format Entry Data (umumnya disesuaikan dengan bentuk formulir laporan)

Digunakan untuk memilih kolom/ variable data dan tabel yang akan digunakan

Digunakan untuk membuat hasil yang akan dicetak atau model-model jenis laporan yang akan di informasikan

Digunakan untuk membuat kendali proses perjalanan dan penggunaan aplikasi program.

Cara Memperbaiki Aplikasi ProgramPendataan

A. Terdapat kesalahan Validasi

B. Data Telah di Entry Tidak

Bisa Dicetak

C. Kesalahan Rumus Pada Hasil Pencetakan

D. Kesalahan Dalam Penjumlahan

Dalam Aplikasi Program Pendataan yang biasanya dilakukan perbaikan antara lain :

Perbaikan Form Data Entry

Cek Perangkat & Kode Wilayah

Perbaikan Report

Perbaikan Report


A. Aktifkan Aplikasi Program Pendataan

B. Klik Icon Database Window

C. Klik Forms

D. Klik Kanan Pada Data Entry dan Pilih Icon Design View

E. Silakan perbaiki validasi mana

yang dianggap salah

A. Perbaikan Form Data Entry

Validasi ditandai dengan Penulisan berukuran besarUntuk memperbaiki Kolom Dapat Dilebarkan dan ukuran huruf dapat diperkecil


Bila Data tak bisa dicetak, maka cek hubungan kabel printer dengan CPUNyalakan mesin printer dan gunakan jenis printer dari menu pencetakanCek penulisan kode wilayah harus sesuai antara tabel R1KS dengan Tabel wilayah

B. Data Telah di Entry Tidak Bisa Dicetak



C. Klik Tabels

D. Double Klik Pada R1KS 2001 dan Tabdes Kode Desa Harus sama penulisannya (tampil 2 tabel)

E. Silakan cek dan perbaiki kode desa pada R1KS 2001 dan sesuaikan dengan kode pada Tabdes


C. Dan D. Perbaikan Report (Kesalahan Rumus Pada Hasil Pencetakan)

Perbaikan Rumus (penjumlahan baik kesamping maupun dari atas ke bawah) pada hasil pencetakan dilakukan pada Report



C. Klik Reports

D. Klik kanan pada nama Report yang akan diperbaiki dan pilih Icon Design View

E. Silakan cek dan perbaiki Rumus pada Report tersebut

Cara Melakukan Query Data denganField-field yang ditentukan

Untuk melakukan query dengan memilih field tertentu maka harus diketahui field yang ada pada data entry

Field Data Wilayah dan Field Demografi


Field Data Demografi dan PUS


Field Tahapan KS, Indikator Tambahan, Sasaran Intervensi dan Kesertaan Ber KB


Field Permasalahan Tahapan KS per Indikator


Menentukan query dengan indikator terpilihContoh :



C. Klik Queries

D. Klik New Pilih Design View

E. Dari Box Show Table lakukan Double Klik File R1KS2001 dan Tabdes kemudian Klik Close

F. Lakukan Drag Kodedes pada R1KS ke Kodedes pada Tabdes

Jika hasil Query akan disimpan dalam bentuk File, maka lakukan Klik tanda silang dan Klik Save, Pada Box Save As ganti nama query dengan nama baru misal PUS


Menentukan query dengan indikator terpilihContoh :

G. Lakukan Drag Field PUS Kelompok Umur

H. Lakukan Klik Icon Run

Jika hasil Query akan dicopykan ke Aplikasi Excel, maka lakukan Blok Data dan Klik copy dan aktifkan MS Excel kemudian lakukan Klik Paste.

Lanjutkan dengan mengganti nama-nama Kode Kolom dengan nama sebenarnya


Contoh :

H. Lakukan Klik Icon Run

Cara Melakukan Export DataDari MS Access ke MS Excel

Export Data dapat dilakukan baik dari Tabel maupun dari hasil Query yang telah tersimpan

Export Data Dari Tabel Misal R1KS2001



C. Klik Tabels

D. Klik pada file yang akan di Eksport

E. Klik Icon Analyze It With MS Excel

F. Tunggu sampai tampil dan tersimpan data R1KS pada format Excel secara utuh data satu file

Cara Melakukan Export DataDari MS Access ke MS Excel

Export Data dapat dilakukan baik dari Tabel maupun dari hasil Query yang telah tersimpan

Export Data Dari Hasil Query Misal R1KS2001 dan Tabdes



C. Klik queries

D. Klik pada file yang akan di Eksport

E. Klik Icon Analyze It With MS Excel

F. Tunggu sampai tampil dan tersimpan data R1KS pada format Excel secara utuh data satu file

Tips-Tips

• Untuk dapat menguasai aplikasi ini sebaiknya lakukan copy file Aplikasi dengan nama lain dan silakan untuk mencoba.

• Jangan merasa takut untuk mencoba, karena dengan melakukan uji coba, maka peluang untuk dapat mengembangkan berbagai jenis tabel data dan informasi akan semakin besar.

• Dengan melakukan Uji coba, maka peluang terhindar dari kemacetan melakukan pengolahan data semakin kecil.

• Dapat Dipelajari CD Belajar Microsoft Access Untuk mengembangkan Aplikasi Program

Sekian

ms access pendataan

Documents