Motel MateBuku Panduan

Registered Address: Jl. Bendungan Jatiluhur 70CBendungan Hilir Jakarta PusatP: 6221 5790 3021 6221 2408 0998F: 6221 5790 3542E: Indonesia@menumate.com

1MotelMate | Panduan Cara PengoperasianDaftar Isi1.Cara Setup3Setting MotelMate3Setup Kamar (Room Setup)3Set up untuk bagian Keuangan (Finance Setup)5Menambahkan klausa kebijakan hotel/motel Anda (Motel Policies)5Tugas pelayanan kamar (Room Service Tasks)5Akun pemakai (User Login Account)6Opsi Pengaturan (Options Setup)6Pengaturan fitur MailMerge7Pengaturan menu drop down (drop down lists)72.Pengaturan Regional Lookups8Staff8Supplier8Menjalankan Data Backup8Pengaturan Email83. Lists Menu10Lists (Daftar)10Contoh Booking Lists10Booking Checklist11Price List11Catatan Aktivitas (Log activity)11Guest List11Companies List11Room List11Quotation list:11Show Custom Reports12Laporan Analisa124. Menu bagian Finansial (Finance Menu)131. Invoices (Tagihan)13Invoice List13Aged Trial Balance (Neraca Terhutang)13Menjalankan laporan (run statements)142.Payments (Pembayaran)14Payment Lists14Banking List14Rekonsiliasi Harian (Daily Reconciliation)143. Credit List144. Ledger (Jurnal)145.Laporan (Reports)15Laporan Servic (Service Report)15Todays ins & outs15Laporan penginapan mingguan (weekly occupancy report)16Diary16Monthly Occupancy16Perbandingan Pendapatan (Revenue Comparison)17Laporan statistic tahunan (Annual Stats Report)17Daftar Penjualan (Sales Item List)17Laporan Statistik Kamar (Room Stats Report)18Analisa Penjualan (Sales Item Analysis)186. Menu Utilities19Surat (Letters)19Formulir Checkin kosong (Blank Checkin Form)20

1.Cara Setup

Sebelum memulai menggunakan MotelMate; pastikan bahwa pengaturan program MotelMate sudah disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda.

Setting MotelMate

1. Dari Menu utama Front Desk, pilih opsi Manager

Alternatif lain adalah dengan memilih opsi Adv Options di sisi kanan bawah layar

Nama hotel/motel Anda akan terisi otomatis di baris pertama yang berwarna kuning. Isi data-data di baris selanjutnya.

Tanggal musiman (seasonal date) yang berada di bagian bawah layar harus diisi agar harga kamar dapat tersesuaikan secara otomatis, tergantung musim. Begitu selesai, tekan tombol Set Up Seasons. Tanggal-tanggal yang Anda masukkan akan tercatat dalam kalender.

Setup Kamar (Room Setup)

Semua jenis kamar yang ada dapat dimasukkan atau di rubah melalui menu ini.

Klik New Room untuk membuat kamar baru. Nomor urut selanjutnya akan muncul secara otomatis di kolom Room No.; namun nomor ini dapat dirubah seseuai kebutuhan.

Tombol Duplicate Room digunakan untuk menyalin tipe kamar yang sudah terpilih. GUnakan opsi ini untuk mempercepat pembuatan tipe kamar dalam system.

Penjelasan:

Room Type: Masukkan jenis kamar yang ditawarkan; misalnya tipe Studio, Apartemen, Deluxe, dll

Grid Order: Masukkan nomor urut kamar sesuai keinginan. Contoh: Bila Anda memasukkan nomor 2, maka tipe kamar tersebut akan berada di nomor 2 dari atas.

HG Room ID: Ini adalah nomor kamar yang sudah dialokasikan khusu oleh Holiday Guide.

Default Availability: Pilih opsi yang diinginkan dari daftar. Bila Anda menggunakan Holiday Guide, maka opsi yang harus dipilih adalah Internet.

Room Rate Based On: Jumlah tamu minimum dari suatu kamar.

Room max. capacity: Jumlah tamu maksimum yang diperbolehkan dalam satu kamar.

Omit from stats/occupancy report: Opsi ini digunakan bila ada kamar yang tidak mau Anda masukkan ke dalam laporan statistic atau kedalam laporan hunian (occupancy report). Pilih opsi yang diinginkan.

Room Rates: Masukkan harga kamar yang diinginkan sesuai dengan musimnya.

Extra Person Charge: Pastikan kolom ini terisi agar bisa tercetak di Invoice

Extra Room Rates: Opsi ini digunakan bila Anda memiliki harga kamar yang berbeda dengan harga standard yang dimiliki. Masukkan tipe kamar yang diinginkan serta harganya di kolom Extra Rates. Harga tersebut akan muncul di layar New Booking.

Daily/Vacancy Service Times: Masukkan format waktu dalam bentuk jam & menit sesuai dengan kebutuhan

Room Service Set Up: Begitu tombol ini diklik, Anda akan dibawa ke bagian dimana Anda dapat memasukkan tipe layanan yang ditawarkan. Cara termudah untuk membuat daftar ini adalah dengan menekan tombol Copy Standard Service List lalu merubahnya sesuai keinginan.

Set up untuk bagian Keuangan (Finance Setup)

Chargeable items Setup: Masukkan semua item tambahan yang ditawarkan bersama dengan kamar misalnya makanan, minuman, servis, dll.

Daftar menu Supplier diambil dari file supplier

Untuk menambahkan daftar di atas, klik tombol New Item di pojok kanan bawah. Pastikan bahwa kolom kategori juga terisi sehingga item tersebut dapat digunakan saat Anda harus menambahkan billing item/.

Menu pengaturan keuangan di sisi bagian bawah layar meliputi pengaturan format penyajian laporan keuangan & format pencetakan.

Menambahkan klausa kebijakan hotel/motel Anda (Motel Policies)

Opsi ini digunakan untuk merubah isian standar dari syarat & ketentuan hotel/motel yang nantinya akan tercetak di formulir check in maupun di surat penawaran untuk setiap Tamu.

Tugas pelayanan kamar (Room Service Tasks)

Berikut adalah daftar tugas yang sering dipakai & sudah terisi secara otomatis ke dalam system dan dapat ditambahkan ke dalam data-data Tamu. Menu Daily Service Tasks dan menu End of Stay Tasks dapat di rubah di layar ini. Menu tersebut digunakan saat pembuatan tugas pelayanan kamar untuk setiap kamar di Room Setup

Akun pemakai (User Login Account)

Anda dapat membuat akun untuk semua pengguna MotelMate melalui opsi ini. Untuk staff baru, klik tombol New Staff Name. Setelah data tersimpan, maka nama tersebut akan muncul seperti gambar di bawah ini.

Pilih nama yang diinginkan, lalu tekan tombol Create User untuk mendaftarkan nama pengguna baru. Format standardnya adalah inisial + nama akhir + kata sandi.Contoh: nama pengguna baru Budi Prawira. Maka nama login-nya adalah B. Prawira.

Untuk menambah tingkat keamanan, Anda dapat menambahkan masa berlaku login sehingga kata sandi yang digunakan hanya akan berlaku selama 30 hari

Bila Anda mencentang kotak Admin, berarti pengguna tersebut memiliki akses ke semua database. Bila tidak, jangkauan akses si pengguna akan terbatas ke hal-hal tertentu saja dengan cara mencentang kotak-kotak yang diinginkan.Opsi Pengaturan (Options Setup)

Format penulisan nama dapat diatur disini. Misalnya nama pertama & nama keluarga.On idle Task digunakan untuk mengatur MotelMate melakukan tugas tertentu disaat computer sedang tidak digunakan; misalnya untuk mengecek pemesanan kamar melalui internet (WebSync) setiap 15 menit.

Opsi berikut digunakan bila Anda ingin menampilkan Group Booking bersamaan dengan nama Tamu yang dimasukkan dalam kolom Other Guest lengkap dengan nomor referensi group tersebut.

Booking Options: Laporan servis harian akan memberitahukan kapan saat mengganti seprei ataupun sarung pelindungnya dari suatu kamar. Pengaturan fitur ini dapat dilakukan dibagian ini; dengan memasukkan jumlah hari & bookingan yang diinginan.

Bila fitur Flag Dirty Room on Grid tercentang maka gambar sapu akan muncul di setiap kamar yang baru di check out. Dengan demikian staff akan diingatkan bahwa kamar-kamar tersebut perlu dibersihkan.

Express Check In: bila fitur ini dinyalakan; maka Tamu yang dating dapat langsung check in tanpa harus mengisi formulir check in terlebih dahulu.

Fitur Invoice Pop Up: pilih kapan Anda ingin Invoice itu muncul; apakah saat Check in, saat check out atau tidak muncul sama sekali.

Fitur New Record Defaults dapat diatur agar setiap penambahan Tamu baru lokasinya akan terisi secara otomatis.Pengaturan fitur MailMerge

Surat konfirmasi booking, surat penagihan, dan surat tanda pembayaran dapat diatur melalui opsi ini. Kolom-kolom untuk MailMerge dapat dimasukkan disini. Dengan demikian surat yang tercetak/terkirim dapat langsung dipersonalisasi sesuai dengan Tamu-nya.

Pengaturan menu drop down (drop down lists)

Disini Anda dapat merubah beberapa menu drop down yang banyak digunakan dalam system seperti beberapa gambar di bawah ini.

2.Pengaturan Regional Lookups

Opsi ini digunakan untuk pengaturan nama propinsi/daerah dari Tamu-tamu yang datang. Contoh: Jawa Barat, Timur, Tengah atau DKI Jakarta

Staff

Dari Menu Manager, klik tombol Data Entry dan Anda akan langsung dibawa ke menu database staff. Klik New Record untuk menambahkan data staff baru. Klik Quick Search untuk mencari data staff tertentu.

Tombol Name List di sisi kiri bawah akan menampilkan hasil pencarian dalam bentuk daftar yang dapat diurutkan dan dicetak bila diperlukan.

Supplier

Klik tab Supplier untuk membuka databasenya. Data supplier dapat ditambahkan, diurutkan dan dicetak di halaman ini. Data yang sama juga dapat dilihat dari menu daftar harga di Adv Option.

Menjalankan Data Backup

Klik untuk menyalin semua data-data MotelMate Anda yang nantinya akan diekspor ke Backup folder dalam folder MotelMate di C drive Anda.

Pengaturan Email

Option Setup MotelMate menawarkan dua cara pengiriman email ke Tamu, Mail Client dan Mail Server.

Mail Client: digunakan bila Anda ingin menggunakan program email yang sudah ada di komputer, contohnya Outlook, Turnderbird, dll)

Mail Server: Email akan terkirim langsung dari program MotelMate. Berikut adalah cara pengaturan penggunaan Mail Server di komputer.

Nomor Port yang dipakai biasanya no. 25, namun tergantung dengan jaringan masing-masing jadi angka bisa berubah menjadi 465 atau 587.

3. Lists Menu

Lists (Daftar)

Lists Menu menampilkan semua informasi dalam bentuk daftar dimana dalam setiap topic Anda dapat melakukan pencarian, pengurutan data, serta pencetakan. Klik data yang diinginkan untuk melihat isinya lebih lanjut.

Berikut adalah penjelasan dari setiap list:

Contoh Booking Lists

1. Dari menu di atas, klik tombol Booking List

2. Anda diberi bilihan untuk memilih: Active booking, Checked In, atau melakukan pencarian (Find)

3. Masukkan tanggal yang diinginkan, contohnya 15/10/2006 lalu lanjutkan dengan continue

4. Hasil pencarian untuk tamu-tamu yang menginap di tanggal tersebut akan muncul:

5. Dari Sort Menu (pengurutan), pilih Room Number

6. Hasil pencarian akan muncul dimana data-data diurutkan sesuai dengan nama Tamu. Klik nama Tamu untuk melihat detilnya.

7. Bila diinginkan, hasil pencarian di atas dapat langsung dicetak. Namun pastikan bahwa data yang akan dicetak adalah data hasil pencarian, bukan detil data Tamu tertentu yang sedang Anda buka.

Dengan mengikuti proses di atas, Anda dapat membuat daftar apa saja yang Anda perlukan

Booking Checklist

Tampilannya hampir sama dengan tampilan daftar sebelumnya, bedanya Booking Checklist memiliki lima (5) kolom tambahan di sisi kanan. Kolom tersebut dapat diisi atau diberi inisial. Klik judul kolom untuk merubah namanya.

Price List

Semua yang dijual oleh hotel/motel Anda, akan tertera di daftar ini. Daftar yang sama juga dapat ditemukan di Managers Menu

Catatan Aktivitas (Log activity)

Log Activity adalah kumpulan dari semua daftar yang ada, dipisahkan dalam bentuk tab di sisi atas. Contohnya Confirmations, Checkins, Checkouts, Deletion, dll.

Guest ListAdalah daftar dari semua Tamu lengkap dengan detil kontaknya (alamat, no telp, dll).

Companies ListAdalah daftar dari semua perusahaan yang pernah booking lengkap dengan detil kontaknya.

Room ListMerupakan daftar dari semua kamar yang dimiliki, termasuk harga kamar & kapasitas.

Quotation list: Merupakan daftar dari surat penawaran yang pernah dikeluarkan.

Show Custom ReportsMeskipun system MotelMate sudah memberikan beberapa contoh format laporan yang bisa dipakai, Anda juga dapat mendesain format laporan yang diinginkan melalui fitur Show Custom Reports.

Caranya: Klik Show Custom Reports untuk menampilkan tabel berikut:

Masukkan nama dari format yang Anda buat ke dalam baris kosong, lanjutkan dengan menekan Edit sehingga layar di bawah ini muncul.

Selanjutnya, pilih informasi apa yang ingin ditampilkan dari setiap kolom dengan menekan tanda panah di samping. Klik Sort untuk mengurutkan data di kolom tersebut, misalnya berdasarkan nama, tanggal, dll.

Laporan Analisa

Daftar (lists) di atas merujuk ke data Tamu/Perusahaan yang pernah booking di hotel/motel Anda. Sedangkan laporan analisa lebihmerujuk ke sisi finansialnya.

Contoh: Klik tombol Booking List. Anda akan ditanya apakah Anda ingin membuka bookingan yang sedang aktif/sudah di checked in atau mencari data bookingan lain.

Lalu Anda akan diminta untuk memilih cara pengurutan data (sort menu) akan tampilan laporan yang diinginkan.

Gambar di bawah ini menunjukkan total 7 booking dan data diurutkan berdasarkan nama bulan.

4. Menu bagian Finansial (Finance Menu)

Menu ini terdiri dari 3 sub-menu:1. Invoices (tagihan)2. Payments (pembayaran)3. Credits (refund, dll)4. Ledger (Jurnal)

Berikut adalah penjelasan akan kegunaan dari masing-masing tombol:

1. Invoices (Tagihan)Invoice ListOpsi ini digunakan untuk mencari tagihan tertentu, misalnya berdasarkan nama, group, atau tipe tagihan. Selanjutnya hasil pencarian dapat di urutkan atau dicetak.

Aged Trial Balance (Neraca Terhutang)Opsi ini akan menampilkan daftar tagihan yang masih terhutang & berumur lebih dari 28 hari.Periode yang ditampilkan adalah dalam waktu interval 7 hari (7, 14, 21, 28, dst)

Menjalankan laporan (run statements)Digunakan untuk mencetak laporan, baik itu laporan tagihan yang masih terhutang atau laporan untuk periode tertentu.

2.Payments (Pembayaran)

Silahkan klik tab Payments

Payment ListsOpsi ini akan menampilkan daftar pembayaran yang diterima.

Payment Tax List akan menampilkan daftar pembayaran beserta pajak PPN (GST)

Payment Analysis digunakan untuk menganalisa semua pembayaran yang sudah diterima

Banking ListFitur ini akan menampilkan semua pembayaran yang belum disetor ke bank; dan dipisahkan sesuai dengan jenis pembayarannya.

Rekonsiliasi Harian (Daily Reconciliation)Fitur ini akan menampilkan rangkuman dari semua pembayaran yang diterima sejak laporan ini dijalankan terakhir kalinya.

3. Credit List

Silahkan klik tab Credit. Semua data-data nota kredit (credit note) akan ditampilkan melalui opsi ini.

4. Ledger (Jurnal)

BIla Anda menggunakan program akunting dari MYOB atau MoneyWorks, maka Anda dapat mengintegrasikan data dari MotelMate ke dua program tersebut. Data-data seperti tagihan atau pembayaran dapat langsung diimpor ke dalam program akunting tersebut di atas.

5.Laporan (Reports)

MotelMate dapat digunakan untuk menghasilkan berbagai jenis laporan, baik itu finansial, statistik tamu hotel, laporan harian maupun laporan tugas servis.

Laporan Servic (Service Report)

Gunakan opsi ini untuk membuat laporan harian atau mingguan untuk semua jenis servis dari kamar yang sedang terisi. Pilih antara laporan harian atau per-14 hari (dua minggu)

Masukkan tanggal yang diinginkan, maka laporan hariannya akan tampil seperti gambar di bawah ini:

Laporan mingguan akan menampilkan total dari semua servis yang dibutuhkan perhari-nya.Laporan ini akan bermanfaat bagi staf manajemen.

Todays ins & outs

Opsi ini akan menampilkan rangkuman dari daftar checkin & checkout dihari itu.

Laporan penginapan mingguan (weekly occupancy report)

Opsi ini akan menampilkan laporan pendapatan dan jumlah hunian dalm satu minggu.

Diary

Merupakan laporan rangkuman akan jadwal checkin & checkout serta total pesanan untuk hari itu. Misalnya pesanan Koran, sarapan, dll.Diary juga akan menampilkan events yang sudah ditambahkan ke detil bookingan tamu.

Monthly Occupancy

Mirip dengan laporan hunian mingguan, namun data yang ditampilkan adalah untuk jangka waktu satu bulan.

Perbandingan Pendapatan (Revenue Comparison)

Digunakan untuk membandingan pendapatan dari dua bulan tertentu. Laporan akan ditampilkan secara berdampingan.

Klik tombol ini untuk merubah bulan yg diinginkan.

Laporan statistic tahunan (Annual Stats Report)

Digunakan untuk mencetak laporan tahunan. Anda juga dapat membandingan laporan tersebut dengan data dari tiga tahun terakhir. Klik tombol drop down di sisi kanan atas untuk merubah format laporan dari Tamu, data booking, atau pendapatan.

Daftar Penjualan (Sales Item List)

Opsi ini akan menampilkan semua daftar penjualan yang akan muncul di invoice Tamu. Sama seperti laporan lainnya, Anda dapat terlebih dahulu melakukan pencarian akan laporan yang diinginkan, lalu di urutkan sesuai keinginan.

Laporan Statistik Kamar (Room Stats Report)

Laporan dari setiap kamar dapat ditampilkan menggunakan opsi ini; termasuk tingkat huniannya. Klik tanda panah kiri & kanan untuk merubah bulan yang diinginkan.

Analisa Penjualan (Sales Item Analysis)

Opsi ini akan menampilkan laporan atas penjualan dari hotel Anda, misalnya pendapatan kamar, reimbursemen untuk agent-agent atau pendapatan lainnya. Analisa juga dapat dilakukan untuk supplier, kategori, atau per tanggal.

Misalnya Anda memilih analisa penjualan, maka system akan meminta agar data diurutkan dengan menekan tombol Find atau Current data

Pilih dari salah satu kategori di atas, misalnya supplier.

Tampilannya akan seperti dibawah ini:

6. Menu Utilities

Surat (Letters)

Digunakan untuk membuat surat kepada Tamu perorangan atau Perusahaan.

1. Klik tab Utilities

2. Pilih antara Client Letter atau Company Letter

3. Apapun yang Anda pilih, sistem akan mengkonfirmasi bahwa Anda akan mencetak satu surat ukuran A4 dari mailmerge yang nantinya dapat di simpan di data Tamu tersebut.

Setelah mengklik Client Letter, tampilan berikut akan muncul.

Masukkan datanya lalu tekan continue. Dari hasil pencarian, pilih Tamu yang diinginkan. Anda dapat pula menggunakan fitur mailmerge seperti di bawah ini:

Data di sisi kiri dapat dimasukkan ke dalam format surat yang ingin dibuat dengan mengklik tombol yang diinginkan.

Simpan conton surat yang barusan dibuat agar dapat digunakan dikemudian hari dengan menekan tombol Add Form Letter to Library.

Bila Anda ingin menghapus contoh surat tersebut, lakukan di halaman Client Contag Log, di tab Form Letters.

Bila Anda menemukan dua (atau lebih) akan data Tamu yang sama, maka Anda dapat menggabungkan data-data tersebut dengan menggunakan salah satu tombol di bawah ini.

Formulir Checkin kosong (Blank Checkin Form)

Gunakan opsi ini untuk mencetak formulir checkin agar dapat diisi oleh Tamu saat checkin.

Klik Utilities

lanjutkan dengan

Formulir checkin kosong akan tercetak secara otomatis.MotelMate | Buku Panduan