monitor pelaksanaan

Dwi Dinariana to HK 1

MONITOR PELAKSANAAN

Dwi Dinariana


TAHAPAN MONITORING PELAKSANAAN

1. Cek Kurva S Rencana vs Aktual2. Cek Progress3. Memeriksa apakah kegiatan dilaksanakan sesuai

rencana4. Melihat apakah kegiatan menggunakan

sumberdaya lebih/kurang5. Memasukkan biaya yang sesungguhnya secara

manual6. Cek Earned Value antara BCWS, BCWP, ACWP, SV,

CV dan EAC7. Memeriksa apakah biaya yang terjadi melebihi

anggaran8. Melihat total biaya pelaksanaan proyek9. Mengantisipasi permasalahan proyek10. Koreksi jika terjadi penyimpangan


Cek Kurva S Rencana vs Aktual

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30I PEKERJAAN PERSIAPAN 6.55II PEKERJAAN STRUKTUR 38.90

1 PEKERJAAN LANTAI DASAR 13.122 PEKERJAAN LANTAI 2 5.563 PEKERJAAN LANTAI 3 4.204 PEKERJAAN LANTAI 4 4.485 PEKERJAAN LANTAI 5 4.626 PEKERJAAN LANTAI ATAP/DAAK 2.667 Pekerjaan Struktur Dudukan Kuda-kuda Baja Ringan 0.248 PEKERJAAN RANGKA ATAP BAJA RINGAN 0.959

PEKERJAAN GROUND TANK & RUMAH POMPA DI LUAR BANGUNAN 3.07

III PEKERJAAN ARSITEKTUR 34.221 PEKERJAAN PASANGAN DAN PLESTERAN 12.952 PEKERJAAN LANTAI 3.993 PEKERJAAN KUSEN PINTU / JENDELA + ASSESORIES 8.954 PEKERJAAN PENUTUP ATAP 0.365 PEKERJAAN SANITAIR 1.776 PEKERJAAN PLAFOND 0.517 PEKERJAAN PENGECATAN 4.228 PEKERJAAN CEROBONG SAMPAH 0.24

9PEKERJAAN GROUND TANK DAN R. POMPA DI LUAR BANGUNAN 0.50

10 PEK. PERKERASAN DI DALAM & KELILING BAGIAN LUAR 0.2811 PEKERJAAN DRAINASE 0.3712 PEKERJAAN TANGGULAN TANAMAN 0.07

IV PEKERJAAN MEKANIKAL DAN ELEKTRIKAL 14.571 INSTALASI AIR BERSIH 3.862 INSTALASI AIR KOTOR DAN AIR BEKAS 0.903 INSTALASI AIR HUJAN 0.254 PEKERJAAN PANEL 2.585 PEKERJAAN LISTRIK 6.626 PEKERJAAN LAMPU TAMAN 0.35

V INSTALASI HYDRANT GEDUNG 2.77VI PEKERJAAN INSTALASI TV 0.83

VII PEKERJAAN INSTALASI PENANGKAL PETIR 0.19VIII PEKERJAAN SEPTIC TANK BIOTECH 2 (DUA) BUAH 1.98

100.00

MINGGU KE-No. PEKERJAAN BOBOT (%)

0

6.377.87

13.37

24.75

29.04 30.2 31.132.37 33.54 34.58

37.75 38.940.3

42.29

45.8

49.15

56.06

63.36

67.3970.3

72.4273.7

0

6.678.19

13.69

25.07

29.35 30.51 31.4132.69

34.2336.85

40.42 41.6243.16

45.23

48.86

52.22

59.96

68.72

73.64

77.89

83.84

89.5692.39

95.5496.88 97.76 98.53 99.32 99.84 100

0102030405060708090

100

1 3 5 7 9 11 13 15 17 19 21 23 25 27 29 31


1. Memeriksa Apakah Kegiatan Dilaksanakan Sesuai Rencana

Tracking Gantt view memasangkan jadwal yang sesungguhnya dengan rencana awal untuk setiap kegiatan. Setiap kali anda memasukkan pelaksanaan sesungguhnya, akan terlihat bahwa ada bar yang bergeser menunjukkan bagaimana pelaksanaan dibandingkan dengan baselinenya.



Untuk melihat field Variance, dari menu View, point ke Table, dan klik Variance. Klik TAB untuk melihat Variance fields


Apabila belum terdapat Tracking toolbars, pilihlah dari menu View, point ke Toolbars, dan kemudian klik Tracking. Sebuah toolbar untuk memasukkan perkembangan kegiatan akan muncul.



Tracking Gantt view memasangkan jadwal yang sesungguhnya dengan rencana awal untuk setiap kegiatan. Setiap kali anda memasukkan pelaksanaan sesungguhnya, akan terlihat bahwa ada bar yang bergeser menunjukkan bagaimana pelaksanaan dibandingkan dengan baselinenya.



Untuk melihat field Variance, dari menu View, point ke Table, dan klik Variance. Klik TAB untuk melihat Variance fields


Apabila belum terdapat Tracking toolbars, pilihlah dari menu View, point ke Toolbars, dan kemudian klik Tracking. Sebuah toolbar untuk memasukkan perkembangan kegiatan akan muncul.


2. Memasukan Tanggal Mulai dan Selesai yang Sesungguhnya (Actual) untuk Suatu Kegiatan

Kegiatan yang tidak sesuai jadwal perlu direkam dalam MS Project 2007 untuk perbandingan, dan bagaimana efek terhadap keseluruhan proyek yang telah direncanakan. Klik Tools >Tracking > Update Tasks. Dapat pula langsung double-click di field yang bersangkutan


2. Memasukan Tanggal Mulai dan Selesai yang Sesungguhnya (Actual) untuk Suatu

KegiatanDi dalam Actual, ketik atau pilih tanggal di dalam Start atau Finishbox. Apabila kita memasukkan tanggal Start saja dan berbeda dengan

tanggal yang dijadwalkan, berarti ada penundaan (percepatan mungkin juga) dari jadwal yang ditetapkan.

Apabila kita memasukkan tanggal Finish saja, maka dianggap pekerjaan selesai 100% pada tanggal tersebut.

Apabila kita memasukkan tanggal Start dan Finish, maka pekerjaan dianggap selesai 100% dengan durasi waktu sesuai dengan selisih kedua tanggal tersebut.


3. Mengupdate Perkembangan Kegiatan dalam Persentase

Untuk memudahkan, perkembangan kegiatan dapat juga dimasukkan dalam bentuk persentase

Dari menu View, klik Gantt Chart Di field Task Name, klik kegiatan yang ingin diupdate Klik Task Information, kemudian-klik General tab Di dalam Percent Complete box, ketik nomor persentasenya Klik OK


4. Mengupdate Pekerjaan yang Sesungguhnya dengan Periode Waktu

Melakukan tracking dari pekerjaan aktual dengan menggunakan timephased field di dalam MS Project 2007. Tracking dengan cara ini menolong anda untuk mengupdate secara periodik karena anda dapat memasukkan informasi dari hari tertentu di dalam jadwal anda.

Dari menu View,klik Task Usage



Tracking dengan cara ini menolong anda untuk mengupdate secara periodik karena anda dapat memasukkan informasi dari hari tertentu di dalam jadwal anda.



Dari menu Format, point ke dalam Detail Style, kemudian klik Actual Work dan tekan tombol Show >> untuk memindahkannya ke sebelah kanan. Tekan OK.



Klik Actual Work dan tekan tombol Show >> untuk memindahkannya ke sebelah kanan. Tekan OK.



Tampilan dari Task Usage akan bertambah di setiap bagian yang bertuliskan Act. W. Masukan informasi kerja aktual yang telah dilaksanakan oleh resource yang dipilih.


5. Melihat Apakah Kegiatan Menggunakan Sumber Daya Lebih atau Kurang

Varians di dalam jadwal dapat bagus atau buruk, tergantung dari tipe dan keseriusan varians. Suatu kegiatan dengan pekerjaan yang lebih sedikit dari rencananya, misalnya biasanya adalah berita bagus, tapi ini juga bisa berarti bahwa sumber daya tidak dialokasikan dengan efisien.

Dari menu View, klik Gantt Chart Dari menu View, point ke Table, dan klik Work Bandingkan nilai di dalam Work, Baseline dan Actualfields


5. Melihat Apakah Kegiatan Menggunakan Sumber Daya Lebih atau Kurang

- Teknik percepatan :fast tracking dan crashing - Update kinerja secara cepat (pilih satu menu dan semua

yang sebelumnya dianggap on-time)


Earned Value

Lihat Report > Costs > Earned Value


6. Memasukkan Biaya yang Sesungguhnva Secara Manual

Kita mungkin ingin mengetahui berapa besar biaya yang telah dikeluarkan dan sebagaimana besar penyimpangan yang terjadi. Dengan mengetahui hal ini, anda akan dapat melakukan perbaikan dan penyesuaian selama masih bisa di dalam pelaksanaan proyek.

MS Project 2007 secara otomatis meng-update biaya aktual dan perkembangan kegiatan berdasarkan metode accrual yang dipilih dan juga tarif dari sumber daya. Untuk memasukkan keadaan yang sesungguhnya, anda dapat menginput secara manual. Untuk mengupdate biaya secara manual, anda harus mematikan dulu automatic updating dari actual cost.



Dari menu Tools, pilih Options, kemudian pilih Calculation tab

Hapus Actual costs are always calculated by Microsoft Project check box

KlikOK



Mematikan Penghitungan Biaya Otomatis di MS Project



Dari menu View, klik Task Usage Dari menu View, point ke Table, kemudian klik Tracking Jika diperlukan, press TAB untuk melihat Act. Cost field Di dalam Act. Cost field, ketik biaya aktual untuk kegiatan

yang sedang &update



Mengisikan Biaya Aktual Suatu Kegiatan


7. Memeriksa Apakah Biaya yang Terjadi Melebihi Anggaran

MS Project menghitung biaya dari setiap kerja yang dilakukan oleh sumber daya, total biaya untuk setiap kegiatan dan sumber daya, dan juga total biaya proyek. Semua biaya-biaya ini dipertimbangkan sebagai biaya terjadwal atau projected cost, yang direfieksikan di dalam gambaran yang paling akhir dari perkembangan proyek. Dari menu View, klik Gantt Chart Dari menu View, point ke Table, kemudian Cost Bandingkan nilai dari Total Cost dan Baseline fields Untuk varians, that dari nilai di dalam Variance field


7. Memeriksa Apakah Biaya yang Terjadi Melebihi Anggaran

Informasi Varian Biaya Kegiatan Proyek


8. Mengenal Analisis Earned Value

Apabila informasi dari biaya dan penyelesaian jadwal dari Kegiatan-kegiatan proyek sudah dimasukkan pada saat pelaksanaan proyek, kitit dapat melakukan analisa perkiraan mengenai nilai - nilai proyek dalam segi biaya dan waktu dengan menggunakan analisa Earned Value. Pilihlah menu View > Gantt Chart Pilihlah menu View > Table dan pilililah More Tables. Pada

tampilan More Tables pilililah Earned Value dan tekan tombol Apply.



Pada tampilan Tabel di Gantt Chart akan muncul beberapa kolom dengan beberapa istilah yang berhubungan dengan Earned Value


9. Melihat Biaya Total Proyek

Kita dapat melihat biaya yang paling terakhir, baseline, atau aktual clan yang tersisa untuk melihat apakah anda masih di dalam budget yang ditetapkan sebelumnya


9. Melihat Biaya Total Proyek

Klik Statistics - semuanya terlihat: current, baseline, dan remaining cost


10.Mengantisipasi Permasalahan Proyek

Apabila selama perencanaan atau pelaksanaan suatu proyek terdapat hal-. hal yang tidak diinginkan sebagai berikut: Lama proyek yang direncanakan terlalu lama dan ingin

dipersingkat. Setelah data status pekerjaan dan biaya dimasukkan

ternyata dipekirakan proyek bakal terlambat dalam penyelesaian.

Untuk menanggulangi hal-hal tersebut maka kita perlu melakukan beberapa langkah yang dapat kita aplikasikan ke Kegiatan-kegiatan yang berada di dalam jalur kritis (critical path) dari proyek.



1. Fast Tracking. membuat dua buah kegiatan yang sebelumnya berhubungan secara FS (Finish-to-Start) menjadi agak paralel. Caranya dengan menambahkan lead time (atau lag time dengan nilai negatif) pada kegiatan kedua yang merupakan predecessor dari kegiatan pertama.



2. Crashing memperpendek durasi dari suatu kegiatan dengan kompensasi penambahan resources di kegiatan tersebut. Contoh kongkretnya adalah mengharuskan work resource yang ada untuk kerja lembur ataupun menambahkan work resource baru. Resiko dari penggunaan metode ini adalah kemungkinan kualitas hasil kerja dari kegiatan yang diperpendek menjadi lebih buruk meskipun dengan penambahan sumber daya.


SELESAITERIMAKASIH

monitor pelaksanaan

Documents