modul teknisi akuntansi muda 2017 3 memproses entri...

23
Modul Teknisi Akuntansi Muda 2017 Universitas Gunadarma Page 116 MEMPROSES ENTRI JURNAL KODE: M.692000.007.02 Objektif: Unit kompetensi ini berhubungan dengan ketrampilan, pengetahuan dan sikap kerja yang dibutuhkan dalam memproses entri jurnal. Berikut ini elemen kompetensi Unit 3, yaitu: 1. Memeriksa dokumen sumber dan dokumen pendukung 2. Mencatat dokumen sumber ke dalam jurnal 3. Mengarsipkan dokumen Sumber dan Pendukung MATERI ELEMEN KOMPETENSI 1 MEMERIKSA DOKUMEN SUMBER DAN DOKUMEN PENDUKUNG KRITERIA UNJUK KERJA 1. Dokumen sumber dan pendukung diperiksa 2. Otorisasi oleh pihak yang berwenang dalam dokumen sumber diperiksa URAIAN MATERI ELEMEN KOMPETENSI 3 3.1. Dokumen sumber dan pendukung diperiksa Suatu entitas, baik itu entitas jasa, perdagangan maupun manufaktur dalam kegiatan operasional usahanya selalu terdiri dari berbagai kegiatan. Kegiatan atau kadang-kadang disebut transaksi, ada yang bersifat keuangan maupun non keuangan. Transaksi Keuangan merupakan semua kejadian yang menyangkut unit organisasi yang dapat diukur dalam satuan uang dan berpengaruh terhadap kekayaan organisasi (perusahaan). Ketika pemilik menyerahkan kendaraan atau rumah yang dapat digunakan untuk operasional dan menjadi hak milik perusahaan, kejadian tersebut termasuk transaksi keuangan. 3

Upload: hakhue

Post on 02-Mar-2019

382 views

Category:

Documents


19 download

TRANSCRIPT

Modul Teknisi Akuntansi Muda 2017

Universitas Gunadarma Page 116

MEMPROSES ENTRI JURNAL

KODE: M.692000.007.02

Objektif:

Unit kompetensi ini berhubungan dengan ketrampilan, pengetahuan dan sikap

kerja yang dibutuhkan dalam memproses entri jurnal. Berikut ini elemen

kompetensi Unit 3, yaitu:

1. Memeriksa dokumen sumber dan dokumen pendukung

2. Mencatat dokumen sumber ke dalam jurnal

3. Mengarsipkan dokumen Sumber dan Pendukung

MATERI ELEMEN KOMPETENSI 1

MEMERIKSA DOKUMEN SUMBER DAN DOKUMEN

PENDUKUNG

KRITERIA UNJUK KERJA

1. Dokumen sumber dan pendukung diperiksa

2. Otorisasi oleh pihak yang berwenang dalam dokumen sumber diperiksa

URAIAN MATERI ELEMEN KOMPETENSI 3

3.1. Dokumen sumber dan pendukung diperiksa

Suatu entitas, baik itu entitas jasa, perdagangan maupun manufaktur dalam

kegiatan operasional usahanya selalu terdiri dari berbagai kegiatan. Kegiatan atau

kadang-kadang disebut transaksi, ada yang bersifat keuangan maupun non

keuangan. Transaksi Keuangan merupakan semua kejadian yang menyangkut unit

organisasi yang dapat diukur dalam satuan uang dan berpengaruh terhadap

kekayaan organisasi (perusahaan). Ketika pemilik menyerahkan kendaraan atau

rumah yang dapat digunakan untuk operasional dan menjadi hak milik

perusahaan, kejadian tersebut termasuk transaksi keuangan.

3

Modul Teknisi Akuntansi Muda 2017

Universitas Gunadarma Page 117

3.1.1 Pengelompokan Transaksi Perusahaan

Transaksi yang terjadi dalam perusahaan dapat dikelompokkan menjadi dua yaitu

transaksi internal dan transaksi eksternal.

Transaksi internal

Transaksi internal merupakan sebuah transaksi yang terjadi di dalam perusahaan,

yaitu transaksi yang hanya melibatkan bagian internal perusahaan. Misalnya,

memo dari pimpinan kepada seseorang pegawai, penerimaan dan pengeluaran kas.

Bukti Internal dibuat dan juga dikeluarkan oleh perusahaan itu sendiri. Bukti

internal dibuat juga semua semua transaksi yang berhubungan dengan perubahan

posisi keuangan, contahnya : penghapusan piutang.

Transaksi Eksternal

Transaksi eksternal merupakan sebuah transaksi yang melibatkan pihak luar

perusahaan, dapat dengan orang pribadi atau perusahaan/organisasi. Sebagai

contoh : Transaksi penjualan, pembelian, pembayaran hutang piutang dan lain-

lain.

Bukti Transaksi

Dalam setiap transaksi dibutuhkan bukti transaksi agar transaksi yang terjadi

memiliki bukti yang sah. Bukti transaksi ialah sebuah bukti yang tertulis atas

setiap kegiatan transaksi yang terjadi pada suatu perusahaan atau sebuah bisnis.

Bukti tersebut dipakai sebagai sumber pencatatan yang merupakan sumber

dokumen sumber dalam proses siklus akuntansi. Bukti transaksi atau bukti

akuntansi dokumen-dokumen dasar transaksi (baik yang dibuat sendiri maupun

yang berasal dari pihak luar) yang digunakan sebagai sumber pencatatan atau

penyusunan laporan keuangan oleh suatu unit usaha.

Jenis Bukti Transaksi.

Modul Teknisi Akuntansi Muda 2017

Universitas Gunadarma Page 118

Transaksi-transaksi keuangan yang terjadi direkam dalam suatu dokumen

asli/sumber. Bukti transaksi tersebut menjadi bukti autentik terjadinya transaksi.

Jenis-jenis bukti

Berdasarkan jenisnya, bukti transaksi bisa dibedakan menjadi bukti transaksi

internal dan bukti transaksi eksternal.

a. Bukti transaksi internal

Bukti transaksi internal merupakan bukti pencatatan setiap transaksi yang

terjadi di dalam perusahaan tersebut. Bentuk bukti transaksi internal antara

lain :

Bukti Kas Masuk

Bukti kas masuk adalah tanda bukti bahwa perusahaan telah menerima uang

secara kas atau tunai. Berikut adalah contoh bukti kas masuk :

Gambar 3.1. Bukti Kas Masuk

Bukti Kas Keluar

Bukti kas keluar adalah bukti bahwa perusahaan telah mengeluarkan uang

tunai, seperti pembelian dengan tunai, pembayaran gaji, pembayaran utang

atau pengeluaran – pengeluaran yang lainnya. Berikut adalah contoh bukti

kas keluar sebagai berikut ;

Modul Teknisi Akuntansi Muda 2017

Universitas Gunadarma Page 119

Gambar 3.2. Bukti Kas Keluar

Memo

Memo adalah bukti pencatatan antar bagian atau manager dengan bagian-

bagian yang ada di linkungan perusahaan. Berikut adalah contoh Memo

sebagai berikut:

Gambar 3.3. Memo

Gambar 3.3 Memo

2. Bukti transaksi eksternal

Bukti transaksi eksternal merupakan bukti pencatatan setiap transaksi yang

terjadi antara perusahaan dengan pihak luar perusahaan. Adapun bukti-bukti

dari transaksi eksternal adalah sebagai berikut:

Modul Teknisi Akuntansi Muda 2017

Universitas Gunadarma Page 120

a. Faktur Pembelian

Faktur Pembelian adalah tanda bukti telah terjadinya pembelian secara kredit.

Faktur dibuat oleh penjual dan diberikan kepada pihak pembeli. Biasanya

faktur dibuat rangkap sesuai dengan kebutuhan. Lembaran pertama untuk

pembeli, lembaran kedua untuk penjual dan lembaran ketiga untuk arsip.

Berikut contoh dari faktur pembelian sebagai berikut ;

Gambar 3.4. Faktur Pembelian

b. Kuitansi

Kwitansi adalah bukti penerimaan sejumlah uang yang ditanda tangani oleh

penerima uang dan diserahkan kepada yang membayar sejumlah uang

tersebut. Lembaran kuitansi terdiri dari 2 bagian, bagian sebelah kanan

diberikan kepada pihak yang membayar dan bagian kiri yang tertinggal

disebut soice (dibaca sus) sebagai arsip penerima uang. Berikut adalah contoh

gambar kwitansi sebagai berikut :

Modul Teknisi Akuntansi Muda 2017

Universitas Gunadarma Page 121

Gambar 3.5 Kwitansi

c. Faktur Penjualan

Faktur Penjualan adalah tanda bukti telah terjadinya penjualan secara kredit.

Faktur dibuat oleh penjual dan diberikan kepada pihak pembeli. Gambar

faktur pembelian bisa dilihat di bawah ini :

Gambar 3.6. Faktur Penjualan

Modul Teknisi Akuntansi Muda 2017

Universitas Gunadarma Page 122

Biasanya faktur dibuat rangkap sesuai dengan kebutuhan. Lembaran pertama

untuk pembeli, lembaran kedua untuk penjual dan lembaran ketiga untuk

arsip.

d. Nota Kontan

Nota kontan adalah bukti atas pembelian yang dilakukan secara tunai. Nota

kontan dibuat oleh pedagang/penjual dan diberikakn kepada pembeli. Nota kontan

biasanya dibuat rangkap dua, lembar pertama diserahkan kepada pembeli dan

lembar kedua diarsip oleh penjual. Contoh nota kontan adalah sbb:

Gambar 3.7. Nota Kontan

e. Nota Kredit

Nota kredit adalah bukti perusahaan telah mendebet perkiraan langganan/

konsumen, yang disebabkan oleh pengembalian barang/ retur barang. Barang

yang telah dibeli biasanya dikembalikan karena rusak atau tidak sesuai dengan

pesanan dan penjual setuju barang akan diterima kembali, dan akan mengurangi

harga pembelian barang. Contoh nota debet adalah sebagai berikut:

Modul Teknisi Akuntansi Muda 2017

Universitas Gunadarma Page 123

Gambar 3.8. Nota Debet

f. Nota Kredit

Nota kredit adalah bukti bahwa perusahaan telah mengkredit perkiraan

pembeli/konsumen. Nota kredit dikirimkan oleh perusahaan, kepada

pelanggan/pembeli karena barang yang dijual tidak cocok atau rusak, dan

penjual setuju untuk menerima kembali barang tersebut. Contoh nota kredit

adalah sebagai berikut :

Gambar 3.9. Nota Kredit

Modul Teknisi Akuntansi Muda 2017

Universitas Gunadarma Page 124

g. Cek

Cek adalah surat perintah yang dibuat oleh pihak yang mempunyai rekening

di Bank, agar Bank membayar sejumlah uang kepada pihak yang namanya

tercantum dalam cek tersebut. Berikut adalah contoh gambar Cek sebagai

berikut ;

Gambar 3.10. Cek

h. Rekening Koran Bank

Rekening Koran merupakan daftar mutasi transaksi nasabah/deposan yang

buat oleh bank. Informasi yang diperoleh deposan/nasabah adalah :

Cek yang dibayar dan debit lainnya yang mengurangi saldo rekening

doposan

Setoran dan kredit lainnya yang menambah saldo rekening deposan

Saldo setelah transaski harian

Rekening koran bank adalah bukti mutasi kas di bank yang disusun oleh

bank untuk para nasabahnya.

Modul Teknisi Akuntansi Muda 2017

Universitas Gunadarma Page 125

Gambar 3.11. Rekening Koran

Modul Teknisi Akuntansi Muda 2017

Universitas Gunadarma Page 126

3.1.2 Macam–macam dokumen sumber dan dokumen pendukung

Dalam pengelompokan bukti transaksi berdasarkanpengelolaannya

dibedakan menjadi 2, yaitu

1. Dokumen sumber adalah dokumen yang datanya dipakai sebagai sumber

pencatatan ke dalam catatan akuntansi (jurnal dan buku pembantu).

2. Dokumen pendukung adalah dokumen yang menguatkan data yang

dicantumkan di dalam dokumen sumber.

Berikut contoh dokumen sumber dan pendukung berdasarkan menurut

transaksinya:

Tabel 3.1

Dokumen sumber dan dokumen pendukung

NO Dokumen Sumber Dokumen Pendukung

1 Faktur Penjualan Order Penjualan, Surat pengiriman

barang

2 Kas Keluar Faktur Pembelian, laporan

penerimaan barang, Nota debit

3 Kas Masuk Faktur Penjualan, nota kredit,

Laporan pengiriman barang

4 Faktur Pembelian

barang

Surat order pembelian, Laporan

penerimaan barang

1.2 Otorisasi Pihak Yang Berwenang dalam Dokumen Sumber

Otorisasi adalah persetujuan dari pejabat atau pihak yang berewenang atas

transaksi yang terjadi di dalam perusahaan. Otorisasi adalah verifikasi dan

validasi oleh pihak yang berwenang bahwa aktivitas atau transaksi sesuai dengan

kebijakan dan prosedur yang ditetapkan. Prosedur otorisasi merupakan

pengendalian yang memastikan bahwa karyawan perusahaan hanya memproses

transaksi yang sah dalam ruang lingkup otoritas yang telah ditentukan.

Modul Teknisi Akuntansi Muda 2017

Universitas Gunadarma Page 127

Tujuan dari otorisasi transaksi adalah untuk memastikan bahwa semua

transaksi material yang diproses oleh sistem informasi valid dan sesuai dengan

tujuan pihak manajemen. Otorisasi dapat bersifat umum atau khusus, disebut

sebagai prosedur otorisasi umum apabila pihak manajemen dapat memberi

otorisasi pada pegawai untuk menangani transaksi rutin tanpa persetujuan khusus.

Otorisasi khusus dilakukan oleh pihak manjemen untuk menangani beberapa

aktivitas atau transaksi tertentu yang terjadi karena keadaan khusus. Oleh karena

itu pihak manajemen harus memiliki kebijakan tertulis baik mengenai otorisasi

khusus maupun umum, untuk semua jenis transaksi.

Setiap transaksi harus diotorisasi secara memadai untuk menghindari

adanya penyimpangan atau penyalahgunaan aktiva perusahaan yang dapat

merugikan perusahaan. Otorisasi dibedakan menjadi 2:

1. Otorisasi umum.

Otorisasi umum berarti bahwa manajemen menyusun kebijakan bagi organisasi

untuk ditaati. Bawahan diinstruksikan untuk menerapkan otorisasi umum ini

dengan cara menyetujui seluruh transaksi dalam batas yang ditentukan oleh

kebijakan. Contoh: penerbitan daftar harga pasti untuk penjualan barang, batasan

kredit untuk pelanggan, titik pemesanan kembali yang pasti untuk melakukan

pembelian.

2. Otorisasi khusus

Otorisasi khusus dilakukan terhadap transaksi individual. Manajemen seringkali

tidak dapat menyusun kebijakan umum otorisasi untuk beberapa transaksi.

Sebagai gantinya, lebih disukai untuk membuat otorisasi berdasarkan kasus demi

kasus.

Misalnya adalah otorisasi transaksi penjualan oleh manajeer penjualan atas mobil

perusahaan yang telah dipakai. Orang atau kelompok yang menjamin otorisasi

khusus atau umum untuk transaksi seharusnya memegang posisi yang sepadan

dengan sifat dan besarnya transaksi. Kebijakan otorisasi tersebut harus dibuat oleh

manajemen puncak. Misalnya, kebijakan umum adalah bahwa setiap perolehan

aktifa modal melebihi jumlah tertentu harus diotorisasi oleh dewan komisaris.

Modul Teknisi Akuntansi Muda 2017

Universitas Gunadarma Page 128

Terdapat perbedaan antara otorisasi (authorization) dengan persetujuan

(approval). Otorisasi adalah keputusan tentang kebijakan baik untuk transaksi

yang bersifat umum maupun khusus. Persetujuan adalah implementasi dari

keputusan otorisasi umum manajemen. Misalnya, anggaplah manajemen

menentukan kebijakan otorisasi untuk pemesanan persediaan saat pasokan yang

ada di tangan hanya cukup untuk memenuhi kebutuhan kurang dari 3 minggu.

Kalau bagian tersebut memesan persediaan, pegawai yang bertanggungjaawab

untuk memelihara catatan akan menyetujui pesanan yang mengindikasikan bahwa

kebijakan otorisasi telah dipenuhi.

Pihak – pihak yang berwenang melakukan otorisasi antara lain

1. Direksi

2. Manager

3. Supervisor

MATERI ELEMEN KOMPETENSI 2

MENCATAT DOKUMEN SUMBER KE DALAM JURNAL

KRITERIA UNJUK KERJA

2.1 Jurnal diotorisasi sesuai dengan kebijakan dan prosedur perusahaan

2.2 Dokumen sumber dicatat ke dalam jurnal secara akurat dan sesuai dengan

standar yang ditetapkan perusahaan

2.3 Transaksi secara tepat dialokasikan ke dalam sistem dan akun

URAIAN MATERI ELEMEN KOMPETENSI 2

2.1 Jurnal diotorisasi sesuai dengan kebijakan dan prosedur perusahaan

Jurnal berasal dari kata ‘journal’ (bahasa Perancis) yang artinya buku harian.

Jurnal adalah alat untuk mencatat transaksi keuangan perusahaan yang dilakukan

secara kronologis (berdasarkan urutan waktu terjadinya) dengan menunjukan

Modul Teknisi Akuntansi Muda 2017

Universitas Gunadarma Page 129

rekening yang harus didebet atau dikredit beserta jumlah rupiahnya masing-

masing. Buku jurnal sering disebut juga sebagai buku catatan pertama ( book of

original entry ).

Prosedur Debit dan Kredit :

1. Setiap transaksi selalu berdampak pada 2 atau lebih akun untuk menjaga

persaaan dasar akuntansi.

2. Pencatatan dilakukan dengan mendebet pada satu bagian dan mengkredit

pada bagian lainnya

3. Debit harus selalu sama dengan kredit

Prosedur pendebitan dan pengkreditan tersebut, dapat disajikan dalam tabel di

bawah ini :

Tabel 3.2

Pedoman pendebitan dan pengkreditan

No Jenis Akun Penambahan Pengurangan

1 Harta Debit Kredit

2 Utang Kredit Debit

3 Modal Kredit Debit

4 Pendapatan Kredit Debit

5 Beban/Biaya Debit Kredit

6 Prive Debit Kredit

Berikut adalah manfaat jurnal dalam kegiatan transaksi:

a. Fungsi mencatat; alat pencatatan yang dapat menggambarkan pos-pos

yang terpengaruh oleh suatu transaksi yang mengakibatkan terjadinya

pendebetan dan pengkreditan.

b. Fungsi Historis; alat pencatatan yang memberikan gambaran secara

kronologis (menurut urutan waktu terjadinya transaksi) sehingga dapat

memberikan gambaran lengkap seluruh transaksi perusahaan berdasarkan

urutan kejadian.

c. Fungsi Analisis; yang ditulis dalam jurnal adalah hasil analisis

berdasarkan pedoman penjurnalan, dan pertimbangan dari petugas

accounting untuk menjawab pertanyaan, perkiraan apa yang harus didebet

dan dikredit.

Modul Teknisi Akuntansi Muda 2017

Universitas Gunadarma Page 130

d. Fungsi Instruktif; jurnal memberi perintah untuk mencatat kedalam

perkiraan tertentu (pada sebelah debet atau kredit).

e. Fungsi informatif; dalam buku jurnal terdapat uraian atau keterangan dan

masing-masing peristiwa (jumlah uang, tempat, orang, tanggal dan

seterusnya).

Jurnal dapat dipecah menjadi jurnal khusus yang dapat dikerjakan oleh beberapa

orang secara bersamaan. Peranan jurnal adalah sebagai alat kontrol penguji

keseimbangan antara debet dan kredit. Didalam menjurnal tiap-tiap memasukan

sesuatu angka disebelah debet untuk jumlah tertentu selalu diimbangi dengan

memasukan disebelah kredit untuk jumlah yang sama. Total jumlah debet harus

sama dengan total jumlah kredit.

2.2 Dokumen sumber dicatat ke dalam jurnal secara akurat dan sesuai

dengan standar yang ditetapkan perusahaan

Jurnal umum bisa dibedakan menjadi jurnal umum dan jurnal khusus.

a. Jurnal Umum

Apabila transaksi perusahaan masih sedikit, jurnal umum dengan dua kolom,

debet dan kredit, sudah cukup sebagai pencatatan pertama akuntansi. Jurnal

umum merupakan jurnal yang digunakan untuk mencatat semua jenis

transaksi yang terjadi, dan apabila perusahaan menggunakan jurnal khusus

maka jurnal umum digunakan mencatat transaksi yang tidak dapat dicatatkan

ke dalam salah satu jurnal khusus. Bentuk Jurnal Umum sebgai berikut ;

Gambar 3.12 Jurnal Umum

Keterangan :

Modul Teknisi Akuntansi Muda 2017

Universitas Gunadarma Page 131

Kolom tanggal digunakan untuk mencatat tanggal, bulan, dan tahun

terjadinya transaksi.

Kolom akun/keterangan digunakan untuk mencatat transaksi yang di debet

dan di kredit, disertai keterangan singkat tentang transaksi tersebut.

Kolom ref. (referensi) digunakan untuk mencatat kode akun ketika ayat jurnal

dipindahkan ke buku besar. Sebelum dipindahkan, kolom ref. tetap dalam

keadaan kosong.

Kolom debet digunakan untuk mencatat nilai transaksi.

Kolom kredit digunakan untuk mencatat nilai transaksi.

Halaman digunakan sebagai ref. pada buku besar.

b. Jurnal khusus

Jurnal khusus merupakan modifikasi dari jurnal umum. Jurnal khusus dipakai

hanya untuk mencatat transaksi-transaksi khusus yang terjadi pada perusahaan.

Transaksi khusus yang dimaksud adalah transaksi yang banyak dan sering terjadi

serta bersifat sama dan berulang. Jurnal khusus terbagi menjadi empat jenis, yaitu:

Tabel 3.3 Jurnal Khusus

Jenis Kegunaan

Jurnal Pembelian Mencatat semua transaksi yang berhubungan dengan pembelian barang

usaha secara kredit

Jurnal Penjualan Mencatat semua transaksi yang berhubungan dengan penjualan

barang usaha secara kredit.

Jurnal Penerimaan

Kas Mencatat semua transaksi penerimaan uang tunai dari berbagai sumber.

Jurnal Pengeluaran

Kas

Mencatat semua transaksi pengeluaran uang tunai berkaitan dengan

operasional perusahaan.

Bentuk jurnal khusus adalah sebagai berikut :

Modul Teknisi Akuntansi Muda 2017

Universitas Gunadarma Page 132

KARNS WHOLESALE SUPPLY

Cash Receipt journal

Date

Account

Ref

Cash Sales Acct Acct. Receiv. Sales Other Accounts

Credited Dr. Dr. Cr. Cr Cr.

Gambar 3.13 Format Jurnal Khusus

c. Langkah-langkah Menjurnal

Kolom tanggal, diisi sebagai berikut:

Tahun terjadinya transaksi, ditulis di bagian atas pada setiap halaman.

Bulan terjadinya transaksi, ditulis di bawah tahun pada setiap hlaman,

Tanggal terjadinya transaksi, ditulis pada baris pertama yang digunakan

untuk mencatat setiap transaksi.

Kolom akun/keterangan, diisi sebagai berikut:

o Akun yang harus di debet, ditulis rapat ke garis kolom tanggal.

o Akun yang harus di kredit, ditulis di bawah akun yang di debet, penulisannya

agak ke sebelah kanan.

o Penjelasan singkat tentang transaksi. Penjelasan ini dapat ditulis di bawah

setiap ayat jurnal. Untuk setiap transaksi yang sifatnya sudah jelas,

penjelasannya ini biasanya ditiadakan.

Kolom ref., diisi dengan kode akun yang bersangkutan. Lajur ini digunakan

apabila jumlah debet dan kredit sudah dibukukan pada buku besar yang

bersangkutan.

Kolom debet, diisi dengan jumlah hasil analisis transaksi yang harus dibukukan

pada sisi kiri. Kata debet sering disingkat Dr. yang diambil dari bahasa Latin

“Debere”.

Kolom kredit, diisi dengan jumlah hasil analisis transaksi yang harus dibukukan

pada sisi kanan. Kata debet sering disingkat Cr. yang diambil dari bahasa Latin

“Credere”.

Modul Teknisi Akuntansi Muda 2017

Universitas Gunadarma Page 133

2.3 Transaksi secara tepat dialokasikan ke dalam sistem dan

akun

Analisis Bukti Transaksi / Sumber dokumen

Bukti transaksi terkadang dapat menimbulkan berbagai masalah bagi perusahaan

di kemudian hari. Hal tersebut dapat terjadi karena kelalaian yang dilakukan pihak

pembukuan dalam menganalisis transaksi yang tercantum dalam bukti transaksi

tersebut. Oleh karena itu, menganalisis bukti transaksi sangat penting dan

membutuhkan ketelitian yang tinggi. Analisis bukti transaksi adalah kegiatan

akuntansi yang bertujuan untuk memeriksa kebenaran dan keabsahan bukti

transaksi dan semua informasi yang tercantum di dalamnya.

Kegiatan analisis bukti transaksi

Analisis bukti transaksi meliputi kegiatan:

Identifikasi (penentuan) keabsahan fisik bukti transaksi

Identifikasi transaksi (transaksi apa) dan meneliti apakah transaksi sesuai

dengan prosedur yang telah ditetapkan.

Menentukan kebenaran penghitungan nilai uang.

Chart of Account (COA)

COA adalah daftar akun-akun yang dibuat dan disusun secara sistematis dan

teratur dengan menggunakan sibol huruf, angka atau paduan dari keduanya yang

bermanfaat untuk membantu pemrosesan data transaksi pada suatu entitas. Contoh

COA bisa dilihat pada tabel di bawah ini:

Modul Teknisi Akuntansi Muda 2017

Universitas Gunadarma Page 134

Tabel 3.4 Chart of Account

NAMA REF AKUN

1 Aset (Assets) 1,1 Aset Lancar (Current Assets)

1.1.1 Kas (Cash)

1.1.1.1 kas di tangan (Cash on hand)

1.1.1.2 kas di bank (Cash on Bank)

1.1.2 Uang muka (Down Payment/prepaid)

1.1.3 Piutang Usaha (Acc. Receivable)

1.1.4 Bahan Habis Pakai (Supplies Equipment)

1,2 Aset Tetap (Fixed Assets)

1.2.1 Aset Tetap Berwujud (tagible Fix Assets)

1.2.1.1 Peralatan (Equipment)

1.2.1.2 Gedung (Building)

1.2.1.3 Kendaraan (Vehicle)

1.2.2

Aset Tetap Tidak Berwujud (Intangible Fix

Asset)

1,3 Aset lain (Others Assets)

2 Liabilitas (Liabilities) 2,1 Liabilitas Jangka pandek (Short term liability)

2.1.1 Utang Usaha (Account Payble)

2,2 Liabitas Jangka Panjang (Long Tern Liability)

2.2.1 Utang Bank ( Bank Loan)

2.2.2 Utang Gaji (Salaries Payble)

3 Ekuitas (Equity) 3,1 Modal Sendiri (Owner Equity)

3,2 Prive Drawing

4 Pendapatan (Revenue) 4,1 Pendapatan Usaha (Service Revenue)

4,2 Pendapatan Sewa (Rent Revenue)

4,3 Pendapatan Bunga (Interest Revenue)

5 Beban (Expenses) 5,1 Beban Gaji (Salary Expenses)

5,2 Beban Listrik dan Air (Utility Expenses)

5,3 Beban Iklan (Advirtising Expenses)

5,4 Beban Lisensi (Licence Expenses)

Modul Teknisi Akuntansi Muda 2017

Universitas Gunadarma Page 135

ELEMEN 3

MENGARSIPKAN DOKUMEN SUMBER DAN PENDUKUNG

KRITERIA UNJUK KERJA

3.1 Dokumen Sumber dan pendukung disimpan secara tepat waktu dan sesuai

dengan prosedur dan kebijakan perusahaan

3.2 Arsip dokumen diakses dan ditelusuri sesuai kebijakan perusahaan

URAIAN MATERI ELEMEN KOMPETENSI 3

3.1 Dokumen Sumber dan pendukung disimpan secara tepat waktu dan

sesuai dengan prosedur dan kebijakan perusahaan

Bukti transaksi merupakan dokumen atau arsip yang penting bagi perusahaan.

Oleh karena itu, penyimpanannya harus tertib agar mudah dicari apabila

dibutuhkan dan tidak mudah rusak. Bukti transaksi (dokumen) terbagi dua yaitu

dokumen sumber dan dokumen pendukung. Dokumen sumber (source documents)

adalah dokumen yang menjadi alat bukti utama dalam transaksi keuangan yang

dipakai sebagai pencatatan ke dalam catatan akuntansi. Sedangkan dokumen

pendukung (corrorating documents) adalah dokumen yang membuktikan validitas

terjadinya transaksi.

Berikut ini jenis transaksi beserta dokumen sumber dan pendukungnya.

Tabel 3.5

Dokumen sumber dan pendukung

Transaksi Dokumen Sumber Dokumen Pendukung

Penjualan Tunai Form Penjualan Tunai Pita Register Kas

Penjualan Kredit Faktur Penjualan Surat Order

Pengiriman

Laporan Pengiriman

Barang

Surat Muat

Retur Penjualan Memo Kredit Lap. Pengiriman Barang

Modul Teknisi Akuntansi Muda 2017

Universitas Gunadarma Page 136

Transaksi Dokumen Sumber Dokumen Pendukung

Pembelian Bukti Kas Keluar Surat Order

Pembelian

Lap. Pengiriman

Barang

Faktur Pemasok

Retur Pembelian Memo Debet Lap. Pengiriman Barang

Penggajian dan

Pengupahan

Bukti Kas Keluar Daftar Gaji

Rekap Daftar Gaji

Pemakaian Barang

Gudang

Bukti Permintaan dan

Pengeluaran Barang

a. Proses Pengarsipan Secara Umum

Proses pengarsipan atau penyimpanan bukti transaksi yang baik adalah sebagai

berikut:

Mengelompokkan jenis bukti transaksi.

Mengurutkan dokumen berdasarkan tanggal transaksi.

Untuk transaksi sering terjadi, dipisahkan berdasarkan nama.

Melakukan penyimpanan dokumen atau bukti transaksi dalam tempat

penyimpanan seperti map, folder, binder, dan lain-lain.

Menyimpan map atau binder ke dalam rak atau lemari arsip (filling

cabinet) atau rak penyortir.

Memberi label pada binder, rak, dan lemari arsip.

Memusnahkan bukti yang sudah habis masa retensinya.

b. Pemusnahan Dokumen

Dokumen sumber merupakan dokumen arsip vital. Menurut UU No.8 tahun 1997,

arsip keuangan memiliki masa retensi 10 tahun. Arsip keuangan terdiri dari

catatan-catatan berupa neraca tahunan, perhitungan rugi laba, rekening, jurnal

transaksi harian, bukti pembukuan, dan data pendukung. Jenis arsip lainnya

memiliki retensi sesuai dengan kepentingan instansi pencipta dan nilai gunanya.

Modul Teknisi Akuntansi Muda 2017

Universitas Gunadarma Page 137

3.2 Arsip dokumen diakses dan ditelusuri sesuai kebijakan

perusahaan

a. Teknik Penyimpanan Bukti Transaksi

Teknik penyimpanan bukti transaksi yang dapat dilakukan adalah :

Sistem abjad (alphabetic system)

Yaitu sistem penyimpanan dokumen dan penemuan kembali berdasarkan

abjad

Sistem tanggal (chronological system)

Yaitu sisitem penyimpanan dokumen dan penemuan kembali berdasarkan

hari, tanggal, bulan dan waktu.

Sistem nomor (numeric system)

Yaitu sistem penyimpanan dokumen dan penemuan kembali berdasarkan

nomor atau angka

Sistem wilayah (geographic system)

Yaitu sistem penyimpanan dokumen dan penemuan kembali berdasarkan

wilayah atau daerah.

b. Peralatan Pendukung Penyimpanan Bukti Transaksi

Berikut ini adalah peralatan yang membantu dalam pengelompokan dan

penyimpanan bukti transaksi:

Mesin Penjilid

Mesin penjilid ini digunakan untuk menjilid dokumen

Stapler (hecht machine stapler)

Alat ini tediri dari penjepret (stapler) dan pembuka isi stapler

Pelubang Kertas ( punched card machine/perforator)

Pelubang kertas digunakan untuk melubangi pinggiran kertas agar dapat

dimasukan dalam map snelhecter

Mesin pemotong kertas (paper cuter/guillotine

Mesin ini digunakan untuk memotong kertas sesuai dengan ukuran yang

kita inginkan

Modul Teknisi Akuntansi Muda 2017

Universitas Gunadarma Page 138

Mesin penghancur dokumen (shredden)

Adalah sebuah mesin yang digunakan untuk menghancurkan dokumen

berupa kertas.

Lemari arsip (filling cabinet)

Yaitu tempat meyimpan surat yang terdiri dari laci-laci secukupnya.

Rak penyortir

Yaitu tempat arsip-arsip yang disortir sebelum dimasukan ke dalam folder

masing-masing.

Daftar Pustaka

Ikatan Akuntan Indonesia. 2015. Standar Akuntansi Keuangan. Penerbit Salemba

Empat. Jakarta

Reeve, James M, Warren, Carl S, and Dulhac, Jonathan E. 2012. Principles of

Financial Accounting. 12th Edition International. Cengade Learning.

Weygandt, Jerry J., Kimmel, Paul D., and Kieso, Donald E. 2015. Accounting

Principles. 12th

Edition. John Willey. USA