modul praktikum mata kuliah manajemen ......modul praktikum mata kuliah manajemen proyek sistem...

MODUL PRAKTIKUM

MATA KULIAH

MANAJEMEN PROYEK SISTEM INFORMASI

2

MODUL 1

WORK BREAKDOWN STRUCTURE (WBS)

Microsoft Project adalah tools (perangkat) atau alat bantu yang digunakan untuk keperlua

pengeloaan/manajemen proyek. Microsoft Office Project atau lebih dikenal dengan sebutan

Microsoft Project ini terdiri dari beberapa versi. Tentunya semakin baru versinya akan

semakin lengkap fitur ataupun sarana yang dimilikinya. Versi-versi Microsoft Project ini

antara lain meliputi : Microsoft Project versi 4.0/4.1, Microsoft Project 2000, Microsoft

Project 2003 dan yang terbaru adalah Microsoft Project 2007.

1. Memulai Microsof Project

Untuk menjalankan Microsoft Project, ikuti langkah-langkah berikut ini :

Klik Start > Programs > Microsoft Office > Microsoft Office Project 2007

3

Selanjutnya ka muncul tampilan Microsoft Project seperti pada gambar berikut ini :

Muncul “Microsoft Project – Project 1”, artinya project baru dengan namaProject siap

untuk dibuat.

Ketikkan pada bagian Task Name : Analisis dan Desain Sistem

Selanjutnya klik tombol Enter, maka akan muncul tampilan berikut ini :

Gantt Table Gantt Chart

4

2. Menyimpan dan Membuka File Microsoft Project

Untuk menyimpan file project, ikuti langkah berikut ini :

Klik menu File > Save As.

Arahkan ke direktori dan folder yang akan dijadikan penyimpanan ke file project ini.

Ketikkan nama proyek, missal : Proyek ke-1

Pilih Save As Type : Project

5

Klik tombol Save untuk menyimpan file tersebut, sehingga tampilan akan berubah seperti

gambar berikut :

Tutup file dengan cara : klik menu File > Exit

6

Untuk membuka file “Proyek ke-1”, lihat Windows Explorer, carifolder tempat file

tersebut disimpan.

Double click pada file “Proyek ke-1”, maka akan muncul file yang dimaksud.

7

Atau dengan cara membuka file project langsung melalui Microsoft Project, dengan cara

sebagai berikut :

Aktifkan Microsoft Project dengan urutan : Start > Program > Microsoft Office >

Microsoft Office Project 2007

Selanjutnya akan muncul tampilan Microsoft Project

Klik menu File > Open

Pilih direktori dan folder dimana file project anda berada (yang telah dibuat).

Pilih nama file project, misal “Proyek ke-1”

Klik tombol Open, maka akan keluar file project yang dimaksud.

3. Membuat Word Breakdown Structure (WBS)

Work Breakdown Sturucture (WBS) atau struktur rincian pekerjaan adalah daftar pekerjaan

atau tugas-tugas (sering disebut dengan istila task) yang akan dikerjakan dalam sebuah

proyek.

3.1 Menentukan Tanggal Proyek

Langkah pertama adalah menentukan tanggal proyek. Untuk menentukan tanggal tersebnut,

ikuti langkah-langkah berikut ini :

8

Pilih menu Project > Project Information

Selanjutnya akan muncul tampilan informasi proyek seperti gambar berikut :

Isikan tanggal (lihat contoh)

Klik tombol OK

9

Geser batas kolok Task Name, Duration dan Start, sehingga tampilan seperti gambar di

berikut :

3.2 Mengisi Kolom Task Name

Pengisian Task Name atau Nama Pekerjaan, bisa dilakukan dengan cara mengetikkan

langsung ke dalam kolom yang telah disediakan (seperti yang telah dicontohkan di awal,

yaitu task atau tugas atau pekerjaan : Analisa dan Desain Sistem).

Sebagai latihan, silahkan anda ketikkan beberapa task berikut ini :

Membuat Data Flow Diagram (DFD)Levelled

Membuat Kamus Data

Membuat Process Specification

Membuat Entity Relationship Diagram (ERD)

Dokumentasi Analisis dan Desain Sistem

Desain Aplikasi

Membuat Desain Menu Aplikasi + Form Entri

Membuat Desain Report + Form Report

Dokumentasi Desain Aplikasi

Programming

Awal Proyek

10

Sehingga pada Microsoft Project akan terlihat seperti gambar berikut :

3.3 Mengedit Pekerjaan

Arahkan mouse pada kolom yang akan diedit, klik 1 kali, kemudian klik sekali lagi, lalu edit

nama pekerjaan yang dimaksud. Atau dapat pula dengan melakukandouble clickpada nama

task atau pekerjaan yang akan diganti namanya.

11

3.4 Menghapus Task Name

Untuk menghapustask name, caranya adalah sebagai berikut :

Arahkan mouse pada nomor task (baris yang akan dihapus). Misalnya task Programming,

maka klik nomor 11.

Selanjutnya baris tersebut akan tersorot

Klik kanan mouse (mouse masih berada pada baris tersebut)

Pilih Delete Task

12

Setelah melakukan delete, task maka task tersebut (task Programming) akan hilang dari

kolom task name.

3.5 Menyisipkan Task Name

Untuk menyisipkan task name, caranya sebagai berikut :

Arahkan mouse pada salah satu kolom yang akan diberi sisipan atau tambahan task. Misal

task yang akan disisipkan adalah task :

Menganalisa Sistem Kepegawaian denga melakukan wawancara kepada pihak yang

ditunjuk.

Membuat Statement of Purpose, Event List dan Context Diagram

Posisinya adalah dibawah task “Analisa dan Desain Sistem” dan di atas task “Membuat

Data Flow Diagram (DFD) Levelled, maka arahkan mouse pada nomor 2.

13

Klik kanan mouse (posisi mouse masih pada bari ke 2)

Pilih New Task

Selanjutnya muncul kolom kosong pada Task Nama, lihat gambar berikut :

Ketikkan pada kolom yang kosong dengan namatask yang dimaksud.

Tarik atau perlebar kolom ke bawah, sehingga terlihat semua teks yang telah anda

tuliskan

Lakukan hal yang sama untuk menyisipkan task : Membuat Statement of Purpose, Event

List dan Context Diagram

Sehingga akan muncul seperti gambar berikut ini :

14

3.6 Mengganti Judul Kolom

Untuk mengganti judul kolom, cara sebagai berikut :

Klik 2 kali (double click)pada judul kolom tersebut. Misalnya anda ingin mengubah judul

kolom „Task Name‟ diganti dengan „Nama Tugas Proyek‟ maka double click pada kolom

tersebut.

Aturlah masing-masing atribut sesuai dengan kenginan anda, misalnya :

Title : Nama Tugas Proyek

Align Title : Center

Klik tombol OK

15

3.7 Mengelompokkan Pekerjaan (Outline)

Pengelompokkan pekerjaan sangatlah berarti pada sebuah proyek.Pekerjaan dikelompokkan

dalam kelompok pekerjaan utama atau biasanya disebut summary.Kemudian pekerjaan utama

tersebut di breakdown lagi menjadi beberapa pekerjaan atau biasa disebut sub-task.Demikian

pula dengan sub-task, ada beberapa level sub-task bergantung dari kompleksitas jenis

pekerjaan dalam proyek tersebut.Untuk membuat pengelompokka pekerjaan ini, lakukan

urutan langkah berikut ini :

Blok task no-2 sampai dengan no-12

Pilih menu Project > Outline > Indent

16

Tampilan akan berubah seperti pada gambar berikut ini :

Semua kolom yang aka diblok akan dimasukkan ke dalam sub-task. Namun ternyata ada

kesalahan yang harus diperbaiki, yaitu baris ke-9 “Desain Aplikasi” bukanlah merupakan

sub task, melainkan main task atau summary. Untuk mengubahnya ikut langkah berikut :

Blok baris yang dimaksud (baris ke-9 : Desain Aplikasi)

17

Pilih menu Project > Outline > Outdent

Selanjutnya akan terjadi perubahan pada baris tersebut, seperti pada tampilan berikut ini :

18

Simpan file project tersebut dengan cara : Pilih menu File > Save As

Beri nama file, misal WBS ke-1

Klik tombol Save

Tampilan project akan berganti nama WBS ke-1 seperti gambar berikut :

19

3.8 Menampilkan Penomoran pada Outline

Secara default, Microsoft Project tidak menampilkan penomoran outline. Apabila anda ingin

menampilkan penomoran outline ini, ikuti langkah-langkah berikut :

Pilih menu Tools> Optiona

Pilih Tab View

Check atau beri tanda centang pada bagian Show Outline Number

20

Klik tombol OK, sehingga akan terlihat seperti pada gambar berikut ini :

21

MODUL 2

JADWAL PROYEK

Pembuatan jadwal proyek terbagi menjadi 2 bagian, yaitu bagian ke-1 dengan item :

Durasi Pekerjaan

Start&Finish

Membuat Hari Libur

Prodecessor

Bagian ke-2 dalam pembuatan jadwal proyek akan dilakukan di akhir modul 3, setelah

menetapkan Sumber Daya (Resource) dan Biaya (Cost), dengan item pekerjaan :

Jenis-Jenis Calendar

Calendar View

Menentukan dan Menyusun Jadwal Kerja

Pada modul ini kita akan membuat jadwal proyek bagian ke-1

1. Durasi Pekerjaan

Durasi (duration) menyatakan jumlah waktu yang diperlukan untuk melakukan suatu

kegiatan atau pekerjaan (task) pada suatu proyek. Jumlah waktu disini bisa direpresentasikan

dalam bentuk jam (hr), hari (days), minggu (wk) dan bulan (mon).

Sebagai contoh dari pekerjaan, disini akan diambil contoh maintask “Analisis dan Desain

Sistem”

Caranya sebagai berikut :

Pilih bagian sub-task, misal sub-task „Menganalisa sistem kepagawaian dengan

melakukan wawancar kepada pihak yang ditunjuk’

Klik bagian duration

Pilih jumlah hari yang dibutuhkan denga penunjuk tanda panah (misal 2 hari)

22

Klik tombol enter, perhatikan ada perubahan apa?

Bila anda perhatikan denga seksana, maka akan terlihat perubahan jumlah hari pada task

‘Analisa dan Desain Sistem’ menjadi 2 hari.

Coba lakukan untuk sub-task berikutnya, kemudian anda perhatikan, apaah jumlah hari

pada taskakan berubah sesuai dengan jumlah total dari sub-task yang ada dibawahnya?

23

Ternyata tidak ada perubahan, dimana jumlah total hari pada main task‘Analisa dan

Desain Sistem’ tetap 2 hari, padahal semestinya jumlah total hari pada main task tersebut

adalah 9 hari. Mengapa demikian, perhatikan penjelasan pada materi Start & Finish

berikut.

2. Start&Finish

Perhatikan pada bagian Start dan Finish pada Gantt Table, ternyata pada bagian Start belum

diubah (masih tercantum tanggal 19 Maret 2012).

Ubahlah Starttersebut sesuai dengan perencanaan yang ada.

24

Perhatikan lagi padasub-task 1.1, pada bagian durasi dengan nilai2 hari, maka secara

otomatis nilai finish menunjukkan tanggal 20 Meret 2012. Demikian pula dengan nilai

durasi pada maintask 1 „Analisa dan Desain Sistem‟ berubah menjadi 2 hari.

Sekarang ubahlah Startpada sub-task 1.2 dengan memilih tgl 22 Maret 2012.

Perhatikan apa yang terjadi?

Ada keganjilan disini. Durasi main task 1.1 berubah menjadi 4 hari. Seharusnya jumlah

hari adalah 3 hari(2 hari untuk sub-task 1.1 + 1 hari untuk sub-task 1.2). apa sebabnya?

Karena hari libur (tanggal 21 maret 2012) dihitung. Oleh karenanya, terlebih dahulu kita

harus mengeset kalender sesuai dengan kalender proyek yang akan dipakai.

Perhatikan kotak penanggalan berikut :

25

Terdapat tanda khusus di tanggal 17 Maret 2012, yang menandakan bahwa tanggal

sistem saat ini adalah tanggal 17 Maret 2012, namun mulainya perencanaan proyek ini

menunjukkan tanggal 19 Maret 2012, mengapa demikian? Karena tgl 17 dan 18 Maret

2012 adalah hari Sabtu dan Minggu, dimana aturan tanggal penugasan pada aplikasi

Microsoft Project ini memperhatikan hari dan jam kerja, yakni hari Senin sampai

dengan Jum‟at, mulai jam 08:00 AM hingga jam 12:00 PM dilanjutkan jam 01:00 PM

hingga jam 05:00 PM. Sehingga hari Sabtu dan Minggu dianggap libur dan tidak dihitung

jam kerja.

Bagaimana dengan tanggal 21 Maret 2012 yang merupakan tanggal merah (hari libur)

kalender? Bagaimana cara penyelesaiannya agar tanggal merah (hari libur) kalender tidak

dihitung hari kerja oleh sistem?

Untuk menyelesaikan permasalahan ini ikuti langkah-langkah pada item pembuatan hari

libur.

3. Membuat Hari Libur

Pilih menu Tools > Change Working Time

26

Selanjutnya muncul tampilan Change Working Time berikut :

Klik Create New Calendar, maka akan muncul tampilan berikut :

PilihMake a copy of ‘Standard’ calendar

Klik tombol OK maka akan muncul tampilan berikut :

27

Arahkan ke hari libur yang mau dibuat (misalnya pada bulan Maret 2012)

Pilih tanggal 21 Maret 2012

Pada bagian Start dan Finish, pilih tanggal 21 Maret 2012 (lihat gambar)

Klik tombol OK

Langkah berikutnya adalah menggunakan kalender yang telah dibuat untuk keperluan proyek,

caranya sebagai berikut :

Pilih menu Project > Project Information

28

Set pada bagian Calendar dengan Copy of Calendar, yaitu kalender yang baru kita buat,

yang akan dijadikan kalender dalam proyek ini (lihat gambar)

Klik tombol OK.

Perhatikan perubahan apa yang terjadi pada lembar kerja proyek?

Ternyata jumlah hari (duration) pada main-task 1 “Analisa dan Desain Sistem” berubah dari

4 hari menjadi 3hari. Hal ini disebabkan karena pemakaian kalender yang kita gunakan

(yaitu kalender :Copy of Standard) yang menyertakan hari libur pada tanggal 21 Maret 2012.

29

4. Prodecessor

Sekarang isikan pada sub-task 1.3 dengan data berikut

Duration : 1 hari

Start : 23 Maret 2012

Selanjutnya akan muncul tampilan berikut ini :

Klik tombol OK

Inilah yang disebut dengan Predecessor.

30

Sekarangcoba anda lihat bagiat Gantt Chart (di sebelah kanan Table Chart)

Sekarang coba anda isi secara manual (mengetikkan secara langsung pada kolom

Predecessor) pada sub-task 1.2 “Membuat Statement of Purpose, Event List dan Context

Diagram” dengan nilai 2.

Kemudian tekan tombol enter.

Lihat apa yang terjadi? Perhatikan gambar berikut ini :

31

Isikan Predecessor pada WBS berikut :

WBS Nama Tugas Proyek Duration Start Finish

1.4 Membuat Kamus Data 1 26-03-2012 26-03-2012

1.5 Membuat Process Specification 1 27-03-2012 27-03-2012

1.6 Membuat Entity Relationship

Diagram (ERD)

1 28-03-2012 28-03-2012

1.7 Dokumentasi Analisis dan Desain

Sistem

2 29-03-2012 30-03-2012

Lakukan pengisiian tersebut sehinga pada Microsoft Project tampil gambar berikut ini :

Total jumlah hari yang dibutuhkan untuk Analisis dan Desain Sistem adalah9

haridengan rincian tertera pada masing-masing sub-task di bawahnya.

Simpan dengan cara Save As

Beri nama file : ‘Jadwal Proyek ke-1’

32

Tutup fileJadwal Proyek ke-1 untuk mengakhiri pembuatan file ini.

Beberapa Hal Penting

Beberapa hal yang harus diketahui dalam penyusunan jadwal, diantaranya adalah :

1. Jenis hubungan antar pekerjaan

Finish to Start

Hubungan ketergantungan yang menyatakan bahwa suatu pekerjaan bisa dilaksanakan setelah

pekerjaan lain selesai.

33

Finish to Finish

Hubungan ketergantungan yang menyatakan bahwa suatu pekerjaan harus selesai bersamaan

dengan pekerjaan lain.

Start to Start

Hubungan ketergantungan yang menyatakan bahwa suatu pekerjaan harus dimulai bersamaan

dengan pekerjaan lain.

Start to Finish

Hubungan ketergantungan yang menyatakan bahwa suatu pekerjaan baru boleh selesai

setelah pekerjaan lain mulai dikerjakan.

2. Lag Time dan Lead Time

Lag Time adalah tenggang watu antara selesainya satu pekerjaan dengan dimulainya

pekerjaan lain. Penulisan lag timedisimbolkan dengan tanda plus (+). Misalkan jenis

hubungan antar pekerjaan adalah finish to Start, antara pekerjaan pertama dan pekerjaan

kedua punya waktu tenggang 2 hari, maka pada predecessor dituliskan 3FS+2d. Angka 3

34

pada 3FS menunjukkan predecessor pekerjaan keua (misal pekerjaam pertama adalah task

no.3), sedangkan angka 2 pada 2d menunjukkan tenggang waktu (lag time) selama 2 hari.

Lead Time adalah penumpukkan waktu antara selesaiya suatu pekerjaan dengan dimulainya

pekerjaan yang lain. Dengan kata lain, pekerjaan yang baru (task-2) dimulai pada saat

sebelum pekerjaan lama (task-1) belum selesai. Simbol untuk lead time adalah tanda minus

(-), misalnya task-2 dimulai 3 hari sebelum selesainya task-1, maka penulisannya adalah 1FS-

3d. Angka 1 pada 1FS menunjukkan predecessortask-2 adalah task-1 atau task no 1. Angka 3

pada -3d menunjukkan bahwa task-2 sudah dimulai 3 hari sebelum task-1 selesai.

35

MODUL 3

SUMBER DAYA (RESOURCE) DAN BIAYA(COST)

1. Membuat Penugasan Tim Proyek

Hal-hal yang perlu diketahui adalah :

1.1 Setting Regional dan Setting Harga Satuan

Secara default, Microsoft Project mengeset satuan currency dengan $USD, sedangkan

pekerjaan kita menggunakan satuan Rp (Rupiah).Untuk itu perlu adanya pengubahan satuan.

Caranya sebagai berikut :

Pastikan setting regional di komputer anda sudah diset ke format Indonesia

Start > Setting > Control Panel

36

Selanjutnya muncul tampilan berikut :

Klik iconClock, Language dan Region, maka akan muncul tampilan berikut :

37

Klik iconRegion and Language, maka akan muncul tampilan berikut :

Pilih Indonesia, kemudian klik tombol OK

Setelah setting regional telahh dipastikan ke Indonesia, kemudian baru anda masuk ke

Microsoft Project.

Bukalah kembali file Jadwal Proyek ke-1 dengan memilih menu File > Open >Arahkan

ke folder dimana fileJadwal Proyek ke-1 disimpan.

38

Pilih Jadwal Proyek ke-1, kemudian klik tombol Open, akan munculfile yang dimaksud.

Pilih menu Tools > Option, maka akan muncul tampilan berikut :

Pada bagian Symbol, ketikkan “Rp”

39

Lanjutkan dengan klik tombol OK

1.2 Resource Sheet dan Cara Pengisiannya

Resource Sheetadalah sheet atau lembar kerja yang digunakan untuk keperluan pendataan

atau pembuatan daftar resource atau sumber daya.Resource dapat dibedaan menjadi 2 bagian,

yaitu resource personil (work) dan resource non-personil (material). Dengan menggunakan

resource sheet ini, permasalahan tentang pembuatan daftar resource ini bisa diselesaikan.

Setelah daftar resource telah ditentukan melalui resource sheet, barulah bisa ditentukan

assignment atau penugasan masing-masing resource terhadap masing-masing task yang telah

ditentukan sebelumnya di dalam Gantt Table.

Aktifkan Microsoft Project > Bukalah fileJadwal Proyek ke-1

Pilih menu View > Resource Sheet

Selanjutnya mucul tampilan berikut :

40

KETERANGAN :

Resource Name

Diisi dengan nama-nama resource yang nantinya akan digunakan sebagai sumber daya, baik

sumber daya manusia (personil) maupun sumber daya material (non-personil).

Type

Bagian ini digunakan untuk memasukkan tipe resource dengan 2 nilai pilihan, yaitu

Work(untuk sumber daya manusia) dan Material(untuk sumber daya material).

Material Label

Bagian ini diisi dengan satuan resources yang bertipe material.Sebagai contoh satuan untuk

jumlah komputer adalah unit (misal 5 unit komputer).

Initials

Initial adalah singkatan untuk nama-nama resource yang ada, misal programmer adalah pgr,

designer adalah dsn, dll

Group

41

Bagian ini digunakan untuk mengisikan nama kelompok dari sumber daya atau resource pada

sebuah proyek.

Max Units

Bagian ini digunakan untuk menentukan jumlah resource yang digunakan selama proyek

berlangsung.Resource disini hanya berupa resource personil (sumber daya manusia), bukan

termasuk resource material. Jumlah resource dinyatakan dalam bentuk proses (%). Misal

:programmer yang dibutuhkan dalam proyek berjumlah 4 orang, maka akan dituliskan 400%.

Std Rate

Bagian ini digunakan untuk mengisi harga satuan untuk masing-masing resource. Resource

disini meliputi resource personil atau work (sumber daya manusia) maupun non-personil

(material). Secara default, Microsoft Project menampilkan Std Rate untuk tipe work adalah

$/h (dollar per jam), sedangkan untuk tipe material adalah $. Namun Microsoft Project

memberikan fasilitas untuk mengubah satuan-satuan tersebut sesuai dengan kondisi yang

diinginkan, misalnya satuan Rp (Rupiah).

Out Rate

Bagian ini digunakan untuk mengisi harga lembur bagi resource bertipe work.Secara default,

Microsoft Project menampilkan satuan$/h (dollar per jam). Satuan ini juga bisa diubah seperti

pada Std Rate. Microsoft Project menerapkan tariff jam lembur yang sama, misal lembur hari

Minggu dianggap sama dengan lembur malam hari pada hari biasa.

Cost/Use

Bagian ini dikhususkan untuk resource dengan pekerjaan borongan Biaya disini tidak

dihitung per jam, melainkan biaya borongan.

Accrue At

Bagian ini menujukkan pilihan cara pembayaran. Ada 3 jenis cara pembayaran, yaitu :

42

Start :pembayaran dilakukan di awal pekerjaan. Misalnya resource material yang

harus dibeli dahulu sebelum proyek berjalan.

End :pembayaran dilakukan di akhir pekerjaan, khususnya untuk resource bertipe

work.

Prorate :pembayaran dilakukan berdasarkan prosentasi penyelesaian pekerjaan yang

telah dilakukan oleh resource.

Base Calendar

Bagian ini berisi pilihan tentang kalender yang akan digunakan di dalam proyek yang akan

dijalankan. Microsoft Project memberi 3 pilihan kalender, yaitu 24 hours, night shift dan

standard.Namun disediakan juga fasilitas untuk mengubah kalender sesuai dengan kondisi

yang diinginkan dalam proyek tersebut.

Code

Bagian ini digunakan untuk memberikan kode pada masing-masing resource.Sifat pembagian

kode ini adalah bebas, sesuai dengan keinginan dalam perencanaan pemakai.

Isilah resource sheet dengan data berikut ini :

Resource Name : System Analyst

Type : Work, initial S

Max Unit : 100%

Std Rate : Rp. 400.000,00/day

Out Rate : Rp. 400.000,00/day

Accrue At : Prorated

Base Calendar : Copy of Standard

Resource Name : Designer

Type : Work, initial D

Max Unit : 100%

Std Rate : Rp. 300.000,00/day

Out Rate : Rp. 300.000,00/day

Accrue At : Prorated

Base Calendar : Copy of Standard

43

Hasilnya adalah seperti tampilan berikut :

Cara mengisi resource sheet dapat langsung diketik pada masing-masing kolom yang

dimaksud, dapat pula dengan melakukan double click pada kolom di salah satu kolom

pada resource sheet, sehingga tampil :

44

1.3 Menugaskan Resource ke Task Name

Ada beberapa cara untuk menugaskan atau memasukkan daftar resource yang telah dibuat ke

dalam task name, diantaranya adalah cara berikut ini :

Kembali ke tampilan Gantt Table (anda masih berada di file Jadwal Proyek ke-1)

Pilih menu View > Gantt Chart

Pilih sub-task 1

Pilih menu Tools > Assign Resource (atau tekan tombol ALT + F10)

45

Pilih Resource Nameuntuk sub-task 1, misalnya System Analyst

Klik tombol Assign, maka secara otomatis akan menghitung cost dengan unit yang ada

Bila jumlah unit diubah, maka dengan sendirinya costakan berubah susuai jumlah unit.

Catatan : Unit menunjukkan jumlah orang (untuk resource personil). Unit dapat pula

menunjukkan jumlah material dengan satuan tertentu (untuk resource non-personil).

Klik tombol Close

Kembali ke Gantt Chart. Lihat apa yang terjadi?

46

Pada tampilan Gantt Chart, muncul Resource Names System Analystuntuk sub-task 1.1

dengan duration2 days

Untuk selanjutnya cobalah anda masukkan resource ke task name agar menghasilkan

tampilan berikut ini :

47

Selanjutnya untuk kepentingan kemudahan dalam penjelasan materi-materi berikutnya,

silahkan isi Duration, Start, Finish dan Predecessor, sehingga menghasilkan tampilan

berikut ini :

Simpan menggunakan Save As

Beri nama file “Penugasan Tim Proyek ke-1”

Klik tombol Saveuntuk menyimpannya

48

2. Membuat Rencana Anggaran Biaya (RAB) Proyek

Berbicara mengenai cost atau biaya, secara garis besar ada 2 macam cost atau biaya,

yaituresource cost (biaya sumber daya) dan fixed cost(biaya tetap). Di dalam Microsoft

Project, perhitungan resource costdilakukan secara otomatis, sedangkan fixed costtidak bisa

secara otomatis (dimasukkan secara manual). Dengan demikian RAB Proyek secara

keseluruhan, disamping perhitungan resource costsecara otomatis, perlu ditambahkan unsure

fixed costyang dibuat secara manual.

Hal-hal yang perlu diketahui untu diatur dalam membuat RAB :

Cost Table

Untuk membahas masalah cost, ikuti langkah-langkah berikut :

Bukalah kembali file Penugasan Tim Proyek ke-1

Pilih menu View > Gantt Chart

Pilih menu View > Table : Entry > Cost

49

Selanjutnya muncul tampilan berikut ini :

Klik tanda minus (-) pada task-1 dan task-2, akan terlihat tampilan seperti gambar berikut:

Simpan dengan menggunakan Save As

Beri nama file : RAB ke-1

Fixed Cost & Cost per Use

Fixed Cost digunakanuntuk memasukkan cost atau biaya yang perhitungannya telah

dilakukan secara manual terlebih dahulu tanpa menggunakan Microsoft Project. Fixed

Costdiisi dengan biaya yang telah melalui perhitungan dan negoisasi yang

50

tetap.Disamping itu pula Fixed Cost bisa digunakan untuk menghitung biaya-biayan lain

yang mungkin tidak bisa dimasukkan ke dalam resource cost. Cara pembayaran Fixed

Cost lebih banyak menggunakan sistem pembayaran Start, disamping sistem pembayaran

End.Pada Fixed Cost tidak ada sistem pembayaran Prorate.

Cost per Use adalah biaya yang dikeluarkan untuk resource yang sistem kerjanya

bertahap, dan cara pembayarannya dapat dilakukan dengan 3 cara : Start, End dan

Prorate.

Pengendalian Biaya Proyek

Perhatikan tampilan Gantt Chart pada fileRAB ke-1 berikut ini :

Pastikan tampil Resource Sheet pada file RAB ke-1, sama dengan tampilan pada Gantt Chart

sebagai berikut :

Pilih View > Resource Sheet

Pilih View Table > Cost

Kalu belum sama, maka coba ubah cara pembayaran pada masing-masing Task Name dari

Prorated menjadi Start, seperti berikut :

51

Cost per Resource

Untuk mengetahui biaya per masing-masing sumber daya atau cost per resource untuk setiap

task, caranya sebagai berikut :

Pilih menu View > Task Usage

Pilih menu View > Table> Cost

52

Cost per Task

Untuk mengetahui biaya per pekerjaan atau cost per task untuk sumber daya tertentu, caranya

sebagai berikut :

Pilih menu View > Resource Usage

Pilih menu View > Table > Cost

3. Membuat Jadwal Proyek (Bagian 2)

Hal-hal yang perlu diketahui :

Jenis-Jenis Calendar

Calendar atau kalender merupakan mekanisme jadwal yang menentukan waktu kerja untuk

resource dan task di dalam Microsoft Project. Ada 4 jenis atau tipe calendar, yaitu :

1. BaseCalendar

2. ProjectCalendar

3. ResourceCalendar

4. TaskCalendar

53

Calendar digunakan untuk menentukan ketersediaan sumber daya (resource), dalam hal ini

untuk menentukan kapan dan berapa jumlah waktu resource yang dapat dijadwalkan untuk

perencanaan dan jalannya pekerjaan.

Base Calendar

Kalender ini digunakan sebagai kalender kerja proyek.Pada kalender ini waktu kerja dan

waktu libur resource dapat diatur sesuai kebutuhan. Terdapat 3 kalender utama yang

disediakan oleh Microsoft Project, yakni :

1. Standard

Standar jam kerja adalah 8 jam kerja :

Mulai jam 8.00 sampai dengan jam 12.00

Istirahat jam 12.00 sampai dengan jam 13.00

Kerja lagi jam 13.00 sampai dengan jam 17.00

Dalam seminggu terdapat 5 hari kerja, yaitu : Senin sampai dengan Jumat.

2. 24 jam

3. Shift malam

Project Calendar

Kalender ini digunakan sebagai acuan jadwal kerja secara default untuk semua pekerjaan

dalam sebuah proyek.

Resource Calendar

Jenis kalender ini bisa digunakan untuk membuat jadwal kerja untuk masing-masing

resource.Pada kalender ini memungkinkan pembuatan jadwal untuk orang yang bekerja part

time.Kalender ini bisa diubah sesuai dengan kebutuhan proyek.

Task Calendar

Kalender ini digunakan untuk keperluan proyek yang dijalankan pada malam hari atau akhir

pekan (pada project calendar dinyatakan libur)

54

Pada umumnya, suatu proyek sudah cukup dengan menggunakan standar calendar, namun

apabila diinginkan perubahan dapat dilakukan dengan memilih menu Tools > Change

Working Time.

Calendar View

Calendar View adalah salah satu fasilitas atau fitur yang telah disediakan oleh Microsoft

Project yang berfungsi untuk menampilkan kalender. Caranya sebagai berikut :

Pastikan anda berada pada salah satu file yang sudah dibuat (misal fileRAB ke-1)

Pilih menu View > Calendar

Selanjutnya akan muncul tampilan Calendar seperti gambar berikut :

55

Menentukan dan Menyusun Jadwal Kerja

Calendar yang terdapat di Microsoft Project adalah kalender default.Artinya hari libur

nasional (tanggal merah kalender) tidak dimasukkan di dalamnya.Anda harus menentukan

sendiri hari libur yang ingin anda terapkan di perencanaan proyek anda. Begitu juga dengan

jumlah jam kerja per hari dan jumlah hari kerja per minggu.

Misalnya hari libur nasional pada tahun 2012 sebagai berikut :

6 April : Wafat Isa Al-Masih

6 Mei : Hari Raya Waisak

17 Mei : Kenaikan Isa Al-Masih

17 Juni : Isra Mi‟raj Nabi Muhammad SAW

17 Agustus : Hari Proklamasi Kemerdekaan RI

19 Agustus : Hari Raya Idul Fitri 1433 H

26 Oktober : Hari Raya Idul Adha

14 November : Tahun Baru 1434 Hijriyah

25 Desember : Hari Raya Natal

Untuk membuat jadwal seperti di atas, ikuti langkah-langkah berikut ini :

Anda masih bekerja dengan file RAB ke-1

Pilih menu Tools > Change Working Time

56

Terlihat bahwa yang digunakan pada proyek ini adalah Copy of Standard Project(sudah

dibahas pada pembuatan jadwal bagian-1).

Beri nama hari libur tersebut sesuai dengan yang telah ditentukan dalam hari libur nasional

dengan mengisi pada kolom Name dan menunjuk tanggal libur tersebut pada calendar yang

sudah disediakan, seperti tampilan berikut :

Klik kembali pada kolom name Wafat Isa Al-masih, kemudian klik tombol Details,

selanjutnya akan muncul tampilan berikut :

57

Klik tombol OK

Lakukan hal yang sama untuk hari-hari libur nasional berikutnya, hingga tampilan pada

Microsoft Project adalah seperti yang terlihat pada gambar berikut :

Sedangkan untuk jumlah hari kerja dan jumlah jam kerja, set sesuai default Microsoft

Project berikut, dengan menekan tombol Option :

58

Untuk mengganti nama kalender, caranya sebagai berikut :

Pilih menu Tools > Organizer, pilih tab Calendars

Klik Rename

Ketikkan dengan nama baru kalender tersebut, misal KALENDER PROYEK Ke-1

Sehingga tampilan pada Organizer – Calendar sebagai berikut :

59

Klik tombol Close untuk mengakhiri

Sekarang kalender telah berubah nama dan untuk melihatnya dapat melalui menu View >

Resource Sheet, kemudian pilih kembali menu View > Table > Entry

Simpan dengan menggunakan Save As, dan beri nama file “Jadwal Proyek ke-2”

60

MODUL 4

OPTIMASI PROYEK

Strategi optimasi proyek bisa dilakukan dengan melakukan :

Optimasi Jadwal

Langkah awal untuk melakukan optimasi jadwal adalah melakukan evaluasi terhadap jadwal

yang telah disusun. Evaluasi tersebut antara lain adalah :

Apakah susunan jadwal sudah sesuai

Apakah ada waktu cadangan

Apakah tidak ada pemborosan resource atau sumber daya

Apakah tidak ada pemboroasn cost atau biaya

Dari proses evaluasi dapat diketahui hal-hal yang kurang efisien, bahkal hal-hal yang tidak

efisien.Sehingga berdasarkan hasil evaluasi tersebut, maka dapat dilakukan langkah

optimasidan bagaimana cara penanganannya.

Beberapa pertimbangan yang perlu dilakukan dalam mengevaluasi jadwal proyek,

diantaranya adalah :

Hubungan-hubungan antar tugas, terutama pada jalur kritis

Tugas-tugas yang berada pada jalur kritis sangat besar peranannya dalam menentukan

keberhasilan suatu proyek sesuai dengan waktu yang direncanakan. Sebagai

ProjectManager, anda harus mengenali dengan baik tentang durasi serta relasi antar

tugas-tugas, sehingga anda dapat menganalisis tingkat peluang waktu undur yang masih

memungkinkan. Pemastian (constraint) tugas-tugas perlu ditinjau ulang, misalnya ada

tugas yang bisa diselesaikan secara bersamaan (paralel) atau star to start, namun ternyata

anda menjalankannya secara start to finish atau finish to start.

Jumlah waktu undur

61

Setiap jadwal pasti mempunyai waktu undur. Jika ada waktu undur masing-masing tugas

yang tidak kritis dikumpulkan, maka akan diperoleh jumlah persediaan waktu yang cukup

besar yang dapat dimanfaatkan sebagai cadangan untuk tugas-tugas pada jalur kritis.

Constraint atau pemastian pada tugas-tugas

Seringkali penetapan constraint atau pemastian suatu tugas menyebabkan mundurnya

penyelesaian tugas secara tidak disadari.Penggantian constraint agar lebih efisien dapat

menghasilkan optimasi yang diinginkan, misalnya jika pekerjaan dapat dilakukan lebih

awal mengapa harus mempertahankan pengunduran waktu?

Sumber daya beban lebih

Sebagai Project Manager, anda harus lebih peka dalam memperkirakan pembebanan

sumber daya (resource). Kesalahan dalam hal pembebanan resourceakan mengakibatkan

suat kerugian, baik kelebihan pembebanan maupun kekurangan pembebanan. Di sini,

seorang Project Managerperlu mengetahui mengenai manajemen personalia, dll.

Memperpendek Jadwal

Setelah penyusunan jadwal selesai, bahkan sewaktu proyek berlangsung, terkadang

progress atau kemajuan pekerjaan terasa lamban.Hal ini dapat disebabkan oleh berbagai

keadaan yang terkadang tidak terpikirkan sebelumnya, dan ini sangat tidak diharapkan

karena dapat memperpanjang waktu penyelesaian proyek.Sehingga perlu diantisipasi

dengan memperpendek jadwal proyek sehingga ada persediaan atau sisa waktu yang

dapat dipakai sebagai waktu cadangan.

Beberapa cara untuk memperpendek jadwal, adalah sebagai berikut :

Pengubahan jalur kritis

Pengubahan jalur kritis artinya pengubahan terhadap tugas atau task kritis.Task-task pada

jalur kritis tidak boleh terlambat.Untuk memperpendek jadwalnya dilakukan penghapusan

62

tugas-tugas yang kurang perlu atau menggabungkan tugas-tugas yang masih

berpeluang.Menggabungkan lebih baik daripada menghapus.Tugas yang digabungkan

adalah tugas yang sejenis tapi berada diluar jalur kritis.

Cara lain adalah melakukan penggantian statustugas utama menjadi tugas tugas rincian.

Dari tugas rincian itu dapat ditentukan tugas mana saja yang dapat bekerja di luar jalur

kritis secara paralel (bersamaan), sehingga jadwal dapat diperpendek.

Berikut adalah langkah-langkah untuk penggantian tugas utama menjadi tugas rincian,

namun sebelumnya lakukan hal-hal berikut :

Ambil salah satu file yang sudah dibuat (misal file Jadwal Proyek ke-2)

Tampilkan dalam format Gantt Chart

Simpan dengan nama baru menggunakan Save As, misal OPTIMASI ke-1

Pastikan anda sekarang ada pada fileOPTIMASI ke-1

Selanjutnya pilih tugas tunggal pada critical path yang masih mungkin diselesaikan

dalam beberapa langkah, misal task 2.3 „Dokumentasi Desain Aplikasi‟.

63

Klik menu Edit > Unlink Task

Perhatikan link akan terlepas :

Menjadi :

64

Pilih baris untuk menyisipkan task (di bawah tugas yang akan diubah)

Klik menu Insert > New Task (akan muncul penomoran WBS, disini dengan nomor

urut 13)

Sisipkan task-task baru seperti gambar berikut. Pada setiap task yang baru anda sisipkan,

isi kolom Namedan Duration (lakukan sebanyak task yang akan anda masukkan)

65

Jadikan task-task yang baru anda sisipkan menjadi tugas rincian dengan cara : blok task-

task tersebut > pilih menu Project > Outline > Indent. Maka task-task tersebut akan

menjadi task-task rincian.

66

Pilih task yang harus diselesaikan secara berurut (task yang berada pada critical path).

Pada contoh ini adalah task 2.3.2 dan task 2.3.3

Klik menu Edit > Link Task(atau tekan tombol Ctrl + F2)

67

Selanjutnya akan muncul link berikut ini :

Perhatikanoutline number atau task 2.3 semula 3 hari sekarang menjadi 2 hari

(memperpendek jadwal)

Klik tombol Save untuk menyimpan perubahan file

Secara keseluruhan, task-2 “Desain Aplikasi” akan memiliki durasi 6 hari (semula 7

hari). Inilah yang dinamakan pengubahan jalur kritis atau lebih spesifik lagi

memperpendek jadwal pada jalur kritis.

Penambahan lag time & lead time

Untuk memperpendek jadwal, anda pun dapat menggunakan waktu tunda (lag time) dan

waktu mendahului (lead time). Jika menggunakan cara ini, maka hubungan antara tugas disini

adalah hubungan FS (Finish to Start). Pengikut (Succesor) dibuat agar dapat bekerja sebelum

Predecessor (pendahulu) menyelesaikan tugasnya. Inilah yang disebut dengan penambahan

lead time.

68

Cara penambahan sebagai berikut :

Bukalah file OPTIMASI Ke-1

Save As, beri nama file baru OPTIMASI Ke-2

Atur tampilan seperti pada gambar berikut :

Pilih task yang akan anda tambahkan lead time-nya (misalnya task 2.2). Task yang anda

pilih adalah task yang memiliki predecessor.

Klik menu Project > Task Information >pilih tab Predecessor, ubah informasi lag dari

0d menjadi -1d.

69

Inilah yang disebut dengan penambahan lead time.

Sekarang coba anda hubungkan antara task 2.2 dan task 2.3.1, yaitu dengan membuat lag

time selama 2 hari.

70

Caranya ketikkan 11FS+2days pada kolom Predecessor

Perhatikan apa yang terjadi

Ternyata terjadi penambahan waktu luang, dari yang tadinya tanggal 09/04/2012 menjadi

10/04/2012.

Inilah yang disebut dengan penambahan lag time

Klik tombol Save untuk menyimpan perubahan yang terjadi pada file

71

Pengurangan durasi tugas

Pengurangan durasi adalah langkah paling sederhana dan sangat mudah secara teknis

pelaksanaan di Microsoft Project. Namun demikian buka berarti ini adalah cara terbaik,

perimbangan yang matang sangat diperlukan untuk melakukan hal ini, karena jangan sampai

suatu task tertentu memang tidak bisa dikurangi durasinya namun anda paksakan. Hal ini

menyebabkan sesuatu yang cukup fatal.

Berikut adalah cara mengurangi durasi pada suatu task :

Pilih file, misal file OPTIMASI Ke-2

Save As, beri nama file baru, misal OPTIMASI Ke-3

Pastikan anda sekarang berada pada file OPTIMASI Ke-3

Klik menu View > Gantt Chart

Klik menu View > Table < Entry

Atur tampilan fileOPTIMASI Ke-3 seperti pada gambar berikut :

72

Isikan Durationyang akan diperpendek (misal task 1.7), ubah dari 2 hari menjadi 1

hari

Terjadi perubahan durasi pada sub-task 1.7 dan juga mempengaruhi task utama (dari 9

hari menjadi 8 hari)

Inilah yang disebut dengan pengurangan durasi

Klik tomobol Save untuk menyimpan perubahan pada file

Pengurangan beban kerja

Alternatif lain untuk memperpendek jadwal adalah dengan cara mengurangi beban pekerjaan

pada suatu tugas atau task. Adapun caranya adalah sebagai berikut :


Save As, beri nama file baru, misal OPTIMASI Ke4


73

Klik menu View > Toolbar > Resource Management

Klik tombol Task Entry View, maka akan muncul tampilan berikut :

74

Tampilan atas : pilih jenis taskyang akan ditangani, misal task-1.1

Tampilan bawah : pilih work yang sesuai dengan yang anda inginkan, misal 14h (14

jam)

Lihat perubahan yang terjadi, pengurangan beban kerja pada durasi task 1.1 dari

yang 2 hari menjadi 1.75 hari.

Klik tombol Save untuk menyimpan perubahan yang terjadi pada file

Penambahan jumlah sumber daya

Penambahan resource pada sebuah proyek juga merupakan alternative untuk memperpendek

jadwal.Namun ada konsekuensi yang perlu diperhitungkan secara cermat, yaitu penambahan

biaya untuk keperluan resource tersebut. Bila hal ini sudah diperhitungkan dengan matang,

maka silahkan anda sebagai Project Manager melakukan alternatif ini :




75

Klik kanan pada window bagian bawah > klik Hide Form View, maka tampilan akan

berubah

Pilih task yang akan anda naikkan resource-nya, misal task 2.1

76

Klik menu Tools > Assign Resources atau pada toolbar klik icon Assign Resources

Untuk menambahkan jumlah resource, ubah unit dari 100% menjadi 200% (artinya

dari 1 orang menjadi 2 orang)

Klik tombol Close pada FormAssign Resources

77

Lakukan hal yang sama untuk task 1.1 (ubah unit dari 100% menjadi 200%)

Klik tombol Save untk menyimpan perubahan yang terjadi

Penambahan jadwal kerja sumber daya

Penambahan jadwal kerja resource (sumber daya) pada intinya adalah penambahan jam

kerja pada resource yang ada. Penambahan jam kerja ini tentunya membawa dampak pada

jumlah cost yang akan dikeluarkan. Seorang Project Management harus melakukan analisa

ini secara seksama, tentunya agar pembiayaan proyek tidak lebih besar dari yang telah

direncanakan.

Berikut adalah langkah-langkah penambahan jadwal kerja :




Pilihtask yang akan ditambah jadwal kerjanya, misalnya task 1.2

Klik menu Window > Split

78

Selanjutnya akan muncul tampilan berikut ini :

Ubah pada bagian Work menjadi 10h

Klik tombol OK, duration berubah menjadi 1,25d

Perhatikan juga durasi untuk task „Analisa dan Desain Sistem‟ secara keseluruhan

berubah menjadi 8,25 days

Klik tombol Save untuk menyimpan perubahan yang terjadi

79

Untuk menghilangkan tampilan window bagian bawah klik menu Window > Remove

Split

Selanjutnya windowbagian bawah akan hilang

Aturlah agar tampilan file proyek seperti pada gambar berikut :

Terlihat pada grafik, ada penambahan panjang batang pada task 1.2 (bertambah

panjang ¼) dari panjang semula.

80

Penambahan jam kerja lembur

Pada prinsipnya penambahan kerja lembur mirip dengan penambahan jadwal kerja sumber

ime daya. Bedanya adalah pada pendefinisian jam kerjanya. Pada penambahan jadwal

kerja, penambahan dilakukan pada kolom Work (dianggap sebagai pekerjaan biasa tanpa

lembur), sedangakn pada penambahan kerja lembur dilakukan pada kolom Out

Workatauovertime work (yaitu diperlakukan sebagai jam lembur)

Carannya adalah sebagai berikut :




Pilihtask yang akan ditambahkan jam lembur, misal task 2.1

Aktifkan atau klik windowbagian bawah

Klik menu Format > Details > Resource Work

Isikan Out Work dengan nilai 4h (4 jam lembur) > klik tombol OK

Klik tombol Save untuk menyimpan perubahan.

81

Pemantauan Proyek

Setelah jadwal disusun, ada beberapa hal yang perlu dilakukan untuk mengoptimalkan sebuah

proyek, diantaranya adalah :

o Pemantauan hubungan antar-tugas

o Pemeriksaan tugas krisis

o Pemeriksaan waktu cadangan

o Pemeriksaan pembebanan berlebihan (overallocated resources)

o Pemantauan biaya

Pemantauan hubungan antar-tugas



Pastikan anda sekarang berada pada tampilan Gantt Chart.

Pada Table Gantt, double click task yang ingin anda periksa, misalnya task 1.2

Selanjutnya akan tampil Task Information

Pilih tab page Predecessor

Untuk melihat hubungan antar-task, lihat pada kolom type

82

Silahkan anda ubah bila itu memang perlu, bila tidak biarkan saja, kemudian klik OK

Klik tombol Save untk menyimpan perubahan.

Pemeriksaan tugas krisis

Masih pada file OPTIMASI Ke-8

Klik menu Format > Text Styles, maka akan tampil gambar berikut :

Pada Item to Change, pilih Critical Tasks

Pada bagian color, pilih warna untuk menandai nama tugas kritis tersebut.

83

Klik tombol OK

Save As, beri nama file baru, misal OPTIMASI Ke-8a

Pemeriksaan waktu cadangan

Buka file OPTIMASI Ke-8a

Pastikan berada pada tampilan Gantt Chart

Pilih menu View > Table > More Tables

84

Pilih Consraint Dates

Klik tombol Apply

Atur tampilan agar terlihat kolom Consraint Dates seperti padagambar berikut :

Save As, beri nama file baru, misa OPTIMASI Ke-8b

85

Pemeriksaan pembebanan berlebihan (overallocated resources)

Sebagai Project Manager, anda dapat memantau adanya resource yang memiliki beban kerja

berlebih. Cara melihat sumber daya atau resource yang mengalami pembebanan berlebih ini

sebagai berikut :

Buka file OPTIMASI Ke-8

Pastikan berada pada tampilan Gantt Chart

Pastika anda telah mengaktifkan menu View > Toolbar > Resource Management

Klik iconResource Allocation View. Perhatikan gambar berikut :

Selanjutnya klik iconGo to Next Overallocation

86

Berikut ini juga merupakan tampilanOverallocation Resource

Pemantauan biaya

Begitupun permasalahan yang berkaitan degan biaya, sebagai Project Manager, anda dapat

memantau biaya dalam suatu proyek. Pemantauan biaya bisa dilakukan dengan cara :

Masih pada fileOPTIMASI Ke-8

Tampilan format Gantt Chart

Pilih menu View > Table > Cost

87

MODUL 5

TARGET DAN KEMAJUAN PROYEK

Hal-hal yang perlu diketahui adalah :

Baseline

Target

Tracking

Baseline

Baseline merupakan acuan suatu proyek.Acuan yang dimaksud adalah acuan scope, time &

cost.Idealnya proyek harus sesuai dengan baseline yang telah ditetapkan, namun terkadang

ada penyimpangan atau selisih antara scope, time&cost yang telah dijadikan baseline dengan

kenyataan di lapangan pada saat pengerjaan proyek berlangsung. Penyimpngan ini sering

disebut dengan variance, yaitu selisih nilai yang terjadi antara scope, time&cost perencanaan

(yang dijasikan baseline) dengan scope, time&costdi lapangan.

Untuk membuat baseline suatu proyek ikuti langkah-langkah berikut :

Baseline keseluruhan proyek :

Buka file yang akan dijadikan baseline (disini digunakan file JADWAL PROYEK Ke-2)

Pastikan tampilan dalam format Gantt Chart

Untuk mengubah nama gunakan Save As

Beri nama file BASELINE PROYEK Ke-1

Pilih menu Tools > Tracking > Set Baseline, akan muncul tampilan berikut :

88

Pilih Entire Project untuk membuat baseline project secara keseluruhan.

Klik tombol OK

Perhatikan perubahan yang terjadi, nilai baseline berubah sesuai dengan nilai variance,

sedangkan nilai variance berubah menjadi 0. Apa artinya?

89

Klik tombol Save untuk menyimpan file.

Baseline Task :

Buka file yang akan dijadikan baseline (disini digunakan file JADWAL PROYEK Ke-2)

Pastikan tampilan dalam format Gantt Chart


Beri nama file BASELINE PER TASK PROYEK Ke-1

Klik atau blok task-task yang ingin adan simpan sebagai baseline

Pilih menu Tools > Tracking > Set Baseline, akan muncul tampilan berikut :

90

Pilih Selected Task

Klik tombol OK

Perhatikan perubahan yang terjadi pada task-task yang telah anda blok, diluar task

tersebut tidak aka nada perubahan nilai baseline dan variance.

91

Klik tombol Save untuk menyimpan file.

Target

Langkah selanjutnya setelah anda membuat baseline suatu proyek adalah menentukan

Target.Sebelum proyek tersebut dilaksanakan, terlebih dahulu harus melakukan koreksi

terhadap jadwal kerja yang telah anda buat, caranya adalah dengan menentukan target.Target

yang dibuat tidak boleh melebihi baseline yang telah ditetapkan, baik baseline durasi

(duration) maupun baseline biaya (cost).

Perbaikan jadwal kerja bisa dilakukan dengan cara :

Mengurangi durasi

Memperkecil fix cost

Mengubah jumlah penggunaan resource pada task tertentu

92

Tracking

Tracking bisa diartikan sebagai penelusuran yang dilakukan terhadap suatu proyek, dan

dilaksanakan pada saat proyek mulai berjalan (task demi task pada suatu proyek dijalankan),

meliputi langkah-langkah :

Pembaharuan schedule sesuai dengan keadaan di lapangan

Perbandingan antara schedule yang telah dibuat dan kenyataan yang telah tercapai

(diperoleh) di lapangan.

Memperbaiki Start Date dan Finish Date

Memperbarui disini bukan berarti harus mengganti dengan sesuatu yang berbeda (dalam hal

ini tanggal yang berbeda), melainkan menetapkan suatu tanggal tertentu dalam suatu

aktivitas nyata, artinnya apabila belum mengisikan actual start, maka proyek dianggap belum

dimulai.Demikian pula bila anda belum mengisikan actual finish, maka proyek belum

dianggap selesai.

Untuk mengsi actual start, caranya adalah :

Buka file proyek (misalkan file BASELINE PER TASK Ke-1)


Beri nama file TRACKING PER TASK PROYEK Ke-1

Tampilan proyek pada lembar kerja Gantt Chart> View > Table > Entry

Pilih bagian task yang akan dieksekusi atau task yang akan dilaksanakan

Pilih menu Tools > Tracking >Update Task, akan muncul tampilan berikut :

93

Pilih nilai-nilai pada actual start dan actual finish (misalnya actual start : 19/03/2012 dan

actual finish 10/04/2012)

Klik tombol OK, Perhatikan perubahan yang terjadi

Ternyata ada check list pada task yang telah anda pilih sebelumnya.

Klik tombol Save untuk menyimpan perubahan yang terjadi

94

Mengisi Persentase Selesainya Task

Buka file proyek (misalkan file TRACKING PER TASK Ke-1)


Beri nama file TRACKING PROSENTASE PROYEK Ke-1

Pilih atau blok bagian task yang akan di update

Pilih menu Project > Task Information

Isikan nilai porsentase pekerjaan pada bagian precent complete, misal 100% (telah

selesai)

Klik tombol OK dan lihat perubahan yang terjadi

Ternyata sudah ada tanda progress pekerjaan pada masing-masing task

95

Save untuk menyimpan perubahan

96

MODUL 6

LAPORAN PROYEK

A. Menyiapkan File Project

Sebelum membahas permasalahan laporan proyek, terlebih dahulu merapikan file-file

yang akan dipergunakan sebagai contoh untuk membuat laporan proyek tersebut,

meliputi :

File proyek untuk tahap planning : pakailah file JADWAL PROYEK Ke-2

File proyek untuk tahap controlling : pakailah file TRACKING PROSENTASE

Ke-2

Membuat file ‘Perencanaan Proyek ke-1’

Untuk membuat file ini, ikuti langkah-langkah berikut :

Buka file JADWAL PROYEK Ke-2

Atur tampilan agar tampak seperti pada gambar berikut ini : (Gantt Chart > View

> Table > Etry)

Save As, beri nama file PERENCANAAN PROYEK Ke-1

Pilih menu File > Properties

Setting tab page Summarypada bagian Title & Company pada file tersebut (lihat

gambar)

Klik tombol OK

Klik tombol Close untuk keluar dari file proyek ini

Membuat file ‘Kontrol Proyek ke-1’

97

Buka file TRACKIN PROSENTASE Ke-2

Atur tampilan agar tampak seperti pada gambar berikut ini : (Gantt Chart > View

> Table > Etry)

Save As, beri nama file PENGONTROLAN PROYEK Ke-1

Pilih menu File > Properties

Setting tab page Summarypada bagian Title & Company pada file tersebut (lihat

gambar)

Klik tombol OK

Klik tombol Close untuk keluar dari file proyek ini

B. Membuat Laporan Proyek

Untuk membuat laporan proyek, ada beberapa tpa atau jenis laporan proyek. Setap

tipe laporan juga mempunyai cabang laporan, sehingga ada beberapa tipe atau jenis

laporan di dalam Microsoft Project. Secara global ada beberapa tipe atau jenis laporan,

yaitu :

Overview

Current Activities

Cost

Assignment

Workload

Custom

Terlebih dahulu ikuti langkah-langkah berikut unutk menampilkan laporan :

98

Buka file proyek, misal file PERENCANAAN POYEK Ke-1

Pilih menu Report > Reports

Muncul tampilan berikut :

Pilih atau klik tampilan yang diinginkan, misal Overview

Klik tombol Select, maka akan muncul jenis-jenis atau cabang-cabang dari

Overview Report:

99

Pilih salah satu cabang atau jenis laporan yang terlah terpampang pada overview

report(misal :Project Summary).

Klik tombol Select, sehingga akan muncul laporan sesuai dengan tampilan cabang

yang telah anda pilih (misal : Project Summary) :

Klik tombol Close untuk mengakhiri.

100

Jenis Laporan Overview

Laporan overview adalah laporan-laporan yang berisi proyek secara keseluruhan.

Cabang laporannya terdiri dari :

Project Summary

Adalah suatu laporan yang memuat hal-hal penting (yang sifatnya global)

dalam suatu proyek. Tampilan laporannya seperti berikut :

101

Top Level Task

Laporan yang menyajikan informasi daftar pekerjaan-pekerjaan utama.

Tampilannya laporannya seperti berikut :

102

Critical Task

Laporan yang menyajikan informasi daftar pekerjaan-pekerjaan yang

mengalami critical task. Tampilannya laporannya seperti berikut :

103

Milestones

Laporan yang menyajikan informasi daftar task apa saja yang menjadi

milestone. Pada file proyek ini tidak ada informasi mengenai milestone,

sehinga jika anda klik pilihan ini akan muncul tampilan seperti berikut :

104

Working Days

Berisi laporan tentang jadwal kerja yang dipakai di dalam proyek. Tampilannya

laporannya seperti berikut :

105

Jenis Laporan Activities

Adalah laporan-laporan yang berisi kegiatan-kegiatan proyek pada saat laporan dibuat.

Dengan kata lain, apabila pada saat laporan proyek dibuat dan belum ada kegiatan

yang dapat ditampilkan, maka kegiatan pencetakan (printing) tidak dapat dilakukan.


106

Jenis Laporan Cost

Adalah laporan-laporan yang berisi keuangan proyek. Cabang laporannya terdiri dari :

Jenis Laporan Assignment

107

Jenis laporan yang berisi informasi pemakaian resource atau sumber daya proyek.


Jenis Laporan Workload

Menampilkan laporan tentang beban yang ditanggung masing-masing resource atau

sumber daya. Cabang laporannya terdiri dari :

108

Jenis Laporan Custom

Jenis laporan ini disusun berdasarkan model laporan yang sudah ada, kemudian bisa

dikembangkan sendiri sesuai dengan kenginan user.Pilihan customlaporannya terdiri

dari :

modul praktikum mata kuliah manajemen ......modul praktikum mata kuliah manajemen proyek sistem...

Documents