ANUGERAH DINO BHAVATI, S.Pd

Mengelola Peralatan Kantor

MODUL

A. PENGERTIAN PERLENGKAPAN KANTOR

Perlengkapan kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk

menghasilkan suatu pekerjaan kantor sesuai dengan yang diharapkan. Tujuan

kantor tidak akan tercapai tanpa adanya perlengkapan kantor. Perlengkapan

kantor yang baik, akan memperlancar proses suatu pekerjaan sehingga

pencapaian tujuan dapat dicapai secara efektif dan efisien.

Jenis-jenis perlengkapan kantor, meliputi perbekalan kantor, mesin-mesin

kantor, peralatan kantor, perabot kantor, interior kantor atau perhiasan kantor.

Kegunaan perlengkapan kantor

1. untuk menunjang aktivitas pekerjaan kantor

2. mempermudah dan mempercepat proses pelaksanaan keg. Kantor

3. memperoleh hasil yang lebih maksimal

4. sebagai aset dan pelengkap kantor

BAB 1 PERLENGKAPAN KANTOR

B. JENIS-JENIS PERLENGKAPAN KANTOR

1. BARANG BERGERAK dibagi menjadi dua jenis

• BARANG HABIS PAKAI Adalah barang yang hanya digunakan satu kali pakai,

Misalnya kertas, pensil, karbon, map, tinta, banko surat dan lain sebagainya.

• BARANG TIDAK HABIS PAKAI Adalah barang-barang yang dapat

digunakan berulang kali dan tahan lama dalam pemakaiannya. Misal mesin tik, pelubang kertas, gunting, lemari arsip dan sebagainya

2. BARANG TIDAK BERGERAK misalnya tanah,

gedung dan bangunan

C. ISTILAH-ISTILAH PERLENGKAPAN KANTOR

1. PERBEKALAN TATA USAHA

adalah semua perbekalan ataupun peralatan yang berupa

barang-barang kantor yang diperlukan untuk menunjang

lancarnya pekerjaan kantor.

2. MESIN-MESIN KANTOR

1. Mesin tik

2. Mesin Hitung

3. Mesin Komunikasi

4. Mesin pengganda

5. Mesin keperluan surat menyurat

6. Komputer

3. PERALATAN KANTOR

MACAM-MACAM PERALATAN KANTOR

Peralatan kantor terdiri atas mesin-mesin kantor dan alat-alat bukan mesin

PERALATAN KANTOR BUKAN MESIN

PERALATAN KANTOR YANG TERMASUK MESIN

Macam-macam peralatan kantor

1. Bak surat

2. Kalender

3. Mistar

4. Pena

5. Tangkai pena

6. Penghapus

7. Kertas hisap

8. Gunting

9. Dll.

1. Komputer

2. Laptop

3. OHP

4. Mesin Foto copy

5. Stensil

6. Dll.

Peralatan kantor bukan mesin Mesin-mesin kantor

• Drs. The liang Gie mengemukakan bahwa perbekalan

kantor merupakan jenis perbekalan tata usaha yang terbuat

dari kayu atau metal, yang mempunyai susunan (misal pintu

atau laci) dan diam di tempat.

4. PERABOT KANTOR

SYARAT-SYARAT PERABOT KANTOR

The liang Gie. Membuat Syarat untuk meja kerja

Sebagai berikut

1. Dari permukaan meja sampai lantai tidak

sepenuhnya tertutup, bagian bawahnya memiliki

kaki yang cukup lebar

2. Permukaan meja tidak berkilat-kilat, agar tidak

menyilaukan mata

3. Luas meja tidak terlampau berlebihan, karena

menjadi tidak praktis.

1) Meja besar atau satu biro, dengan ukuran

panjang: 121 cm atau 130 cm

Lebar: 71 cm atau 80 cm

Tinggi: 74 cm

Meja ini digunakan oleh seorang direktur

2) Meja sedang atau meja ½ biro

Panjang: 96.5 cm

Lebar: 71 cm

Tinggi: 74 cm

Meja tersebut digunakan oleh kepala bagian

Ukuran meja dan fungsinya

3. Meja biasa, yaitu meja yang biasa dipakai oleh pegawai

biasa. Dengan ukuran

panjang: 120 cm

lebar 70 cm atau 72 cm

tinggi 75 cm

4. Meja khusus, yaitu meja

yang digunakan untuk mengerjakan pekerjaan tertentu.

5. Meja rapat, yaitu meja yang digunakan untuk rapat, meja

rapat pengaturannya didasarkan pada.

1. Jumlah peserta yang akan ikut rapat

2. Besar ruangan yang tersedia

Sambungan…

Menurut Prof. Ralph Barnes, kursi yang baik adalah

Sebagai berikut.

1. Kursi dapat diatur tinggi rendahnya, cocok bagi

pemakai

2. Kursi dibuat secara kokoh, sebaiknya dengan

rangka baja serta tempat duduk terbuat dari

kayu

3. Kursi disesuaikan dengan bentuk badan orang

4. Kursi mempunyai penyangga belakang,

sehingga dapat menunjang punggung

pemakainya

SYARAT-SYARAT PERABOT KANTOR (KURSI)

Interior kantor dapat menciptakan suasana kantor yang

nyaman, indah dan serasi. Lingkungan atau rangan

kantor yang dihiasi dengan hiasan yang menarik dan

ditata sedemikian rupa, dapat membuat orang tertarik

dan betah berada di kantor. Interior tersebut yakni.

5. INTERIOR KANTOR

Pesawat kantor adalah semua mesin komunikasi yang

berfungsi sebagai alat untuk mengadakan komunikasi, baik

dilingkungan sendiri maupun dengan lingkungan di luar

kantor

6. PESAWAT KANTOR

1. INTERKOM

2. TELEPON

3. HANDPONE

4. TELEX

5. FAXIMILE

6. INTERNET

7. ALAT BANTU PERAGA

FUNGSI ALAT BANTU

PERAGA

1. Membantu penyaji presentase

2. Menanamkan ide lebih baik

3. Menghindari boros kata

4. Menimbulkan perhatian

5. Mendorong berfikir/bertindak

6. Menghemat waktu

BAB 2PROSEDUR PENGADAAN PERALATAN KANTOR

A. Pengertian Pengadaan perlengkapan kantor

Pengadaan adalah semua kegiatan penyediaan perbekalan

Untuk menunjang pelaksanaan tugas. Cara pengadaan

Perbekalan setiap kantor mungkin tidak akan sama. Hal ini

Tergantung pada kebutuhan dan kegiatan yang dilakukan

Masing-masing kantor.

Pada umumnya dalam

Mengadakan perlengkapan

Kantor, selalu diawali

Perencanaan.

Perencanaan di bidang

Perbekalan lebih ditekankan

Pada rencana kebutuhan per

bekalan, rencana biaya, keadaan

Inventaris pada tahun sebelumnya,

Dan memperhitungkan biaya yang

ada

Pada waktu menyusun perencanaan perbekalan, perlu

memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

1. Mengikuti prosedur pengelolaan perbekalan

2. Menentukan jenis, kuantitas, dan kualitas perbekalan kantor yang

diperlukan

3. Mengadakan perbekalan kantor yang diperlukan sesuai dengan

anggaran yang disediakan

4. Menyediakan dan menggunakan perbekalan kantor dalam

kegiatan operasional

5. Menyimpan dan memelihara perbekalan kantor

6. Mengumpulkan dan mengolah data perbekalan kantor

7. Menghapus perlengkapan sesuai dengan prosedur yang berlaku

LANGKAH-LANGKAH PENGADAAN PERALATAN KANTOR

Membuat surat permohonan atau daftar permintaan ke gudang1

Petugas memeriksa stock barang di gudang2

Surat diserahkan kepada bendahara3

Meminta persetujuan kepada pimpinan4

Apabila disetujui, serahkan pada bagian logistik untuk dibeli5

Periksa barang sebelum diterima6

Terima menggunakan buku serah terima7

Selesai dicatat simpan barang tersebut di gudang.8

PROSEDUR PENGADAAN ALAT TULIS MENULIS DAN PERLENGKAPAN KANTOR

SESUAI RENCANA KEBUTUHAN

Menyusun rencana pengadaan barang tersebut menjadirencana triwulan dan kemudian menjadi rencana

tahunan

Menyusun perkiraan biaya yang diperlukan untukpengadaan barang tersebut tiap bulan

Menyusun daftar perlengkapan yang disesuaikandengan kebutuhan dari rencana kegiatan

PENGADAAN BARANG HABIS PAKAI

Menetapkan skala prioritas menurut dana yang tersedia, urgensi kebutuhan dan menyusun rencana pengadaan

tahunan

Memperkirakan biaya perlengkapan yang direncanakandengan memperhatikan standar yang telah ditentukan

Menyusun analisis dan menganalisis keperluanperlengkapan sesuai dengan rencana kegiatan serta

memerhatikan perlengkapan yang masih ada dan masihdapat dipakai

PENGADAAN BARANG TAK HABIS PAKAI

PENTING !

1. PENYIMPANANPenyimpanan harus dikelola sebaik-baiknya agar tercapai efisiensi dan efektivitas dalam penggunaantenaga, biaya, alat-alat dan tata kerja

2. PEMELIHARAANKegiatan terus-menerus, agar barang tetap dalamkeadaan baik atau siap pakai. Pemeliharaan dapatdilakukan secara berkala

3. ADM. PERLENGKAPAN

Kegiatan terakhir dari administrasi perlengkapanadalah penghapusan.

Pak… Saya

Mau tanya…

BAB 3MEMILIH PERALATAN DAN MESIN-MESIN KANTOR

A. Pentingnya peralatan dan mesin-mesin kantor

Menurut Drs, Moekijat, dalam bukunya Tata LaksanaKantor, pemilihan mesin-mesin kantor perlu

memperhatikan hal-hal berikut.

1. Mesin yang akan dipakai harus benar-benar diperlukan

2. Jenis mesin hendaknya praktis

3. Mesin tersebut dapat mengurangi biaya pekerjaan

4. Mesin dapat mempercepat pekerjaan

5. Mutu mesin harus benar-benar baik

6. Mesin dapat mengurangi kesulitan pekerjaan

7. Mesin dapat digunakan untuk bermacam-macam

pekerjaan

8. Pemerliharaan dapat dilakukan dengan mudah

B. Memilih peralatan dan mesin-mesin kantor

9. Pelatihan untuk menggunakan mesin tersebut dapat

dilaksanakan dengan mudah.

10. Mesin dapat disesuaikan dengan mutu pegawai

11. Mesin harus cocok dengan pekerjaan yang akan dilakukan

12. Ketersediaan ruang kantor untuk mesin tersebut

C. Faktor-faktor untuk memilih perlengkapan

dan mesin-mesin kantor

Pekerjaan dan cara menyelesaikannya

Kebutuhan pegawai perseorangan

Penghematan jumlah dan nilai waktu

secara keseluruhan

Fleksibilitas penggunaan

Harga dan penanaman modal

Kemampuan kesatuan

Nilai keindahan

Preferensi pegawai

Pengaruh terhadap syarat-syarat

pegawai

Ramalan mengenai beban pekerjaan

Kualitas pekerjaan tata usaha

Keperluan untuk salinan-salinan dan

data statistik

Faktor-faktor yang perlu diperhatikan bila membeli perabot

kantor antara lain.

1. Harus menghemat ruang lantai

2. Tinggi meja dan kursi harus sepadan

3. Tidak begitu berat agar mudah dipindahkan

4. Harus ada ruangan cukup dibawah meja untuk dibersihkan

5. Fungsinya harus berhubunga dengan pekerjaan

6. Keawetan prabot dari logam relatif lebih tinggi dari kayu

7. Resiko kebakaran perabota dari kayu lebih besar dari

perabot yang terbuat dari logam.

D. Perabot Kantor

Perencanaan manajemen perkantoran meliputi apa,

dimana, dan kapan mesin-mesin kantor digunakan untuk

merumuskan pekerjaan yang dilakukan.

Bagi perencanaan yang efektif, dengan sendirinya perlu

mengetahui mesin-mesin apakah yang tersedia dan apa

yang dapat dilakukan dengan mesin-mesin tersebut.

Prosedur dan metode mempengaruhi mesin yang akan

digunakan, dan sebaliknya mesin mempengaruhi prosedur

dan metode yang akan diikuti. Begitu pula pertimbangan

orang yang melakukan pekerjaan, mempengaruhi mesin

dan metode yang dipergunakan

E. Mesin-mesin kantor dan perencanaan

Keuntungan

1. Menghemat tenaga kerja

2. Menghemat waktu

3. Meningkatkan ketelitian

4. Mengurangi rasa bosan

5. Pekerjaan tampak lebih baik

6. Mencegah adanya

penggelapan

7. Mengurangi kelelahan

pegawai kantor

8. Memberi informasi lebih

banyak dan lebih cepat

Kerugian

1. Tidak dapat menyelesaikan

pekerjaan yang memerlukan

kecerdasan tinggi

2. Tingkat penyusutan beberapa

mesin menjadi tinggi

3. Sulit mendapatkan pegawai

yang terlatih

4. Pengaruh mesin terhadap

sistem perkantoran

5. Suara gaduh

6. Mahal

7. Sulit pemeliharaanya

F. Keuntungan dan kerugian mesin-mesin kantor