modul manajemen

Modul I

ARTI, SARANA, DAN FUNGSI MANAJEMEN

Oleh Ir. Zulfithri, MS

1. Arti manajemen

Istilah manajemen, terjemahannya dalam bahasa Indonesia hingga saat ini belum

ada keseragaman. Berbagai istilah yang dipergunakan, seperti ketatalaksanaan,

manajemen,dan manajemen pengurusan.

Bila kita pelajari literatur manajemen, maka akan ditemukan bahwa istilah

manajemen mengandung tiga pengertian, yaitu pertama, manajemen sebagai suatu

proses; kedua, manajemen sebagai kolektivitas orang-orang yang melakukan aktivitas

manajemen; dan ketiga, manajemen sebagai suatu “seni” (art) dan sebagai suatu “ilmu.”

Menurut pengertian yang pertama, yakni manajemen sebagai suatu proses,

berbeda-beda definisi yang diberikan oleh para ahli. Untuk memperlihatkan tata warna

definisi manajemen menurut pengertian yang pertama itu, kita kemukakan tiga buah

definisi.

Bila kita perhatikan ketiga definisi di atas, maka akan segera tampak bahwa ada tiga

pokok penting dalam definisi-definisi tersebut, yaitu pertama adanya tujuan yang ingin

dicapai; kedua tujuan dicapai dengan mempergunakan kegiatan orang lain; ketiga,

kegiatan-kegiatan orang lain itu harus dibimbing dan diawasi

Menurut pengertian yang kedua, manajemen adalah kolektivitas orang-orang yang

melakukan aktivitas manajemen. Jadi dengan kata lain, segenap orang-orang yang

melakukan aktivitas manajemen dalam suatu badan tertentu disebut manajemen. Dalam

arti singular (tunggal), disebut manajer. Manajer adalah pejabat yang bertanggungjawab

atas terselenggaranya aktivitas-aktivitas manajemen agar tujuan unit yang dipimpinnya

tercapai dengan menggunakan bantuan orang lain.

Apakah yang dimaksud dengan aktivitas manajemen itu? Dengan aktivitas

manajemen dimaksudkan kegiatan- kegiatan atau fungsi-fungsi yang dilakukan oleh setiap

manajer. Pada umumnya, kegiatan-kegiatan dan aktivitas-aktivitas manajer itu adalah

Planning, organizing, staffing, dan controlling. ini sering pula disebut dengan istilah

proses manajemen, fungsi-fungsi manajemen, bahkan ada yang menyebutnya unsur-

unsur manajemen.

Menurut pengertian yang ketiga, manajemen adalah seni atau suatu ilmu

mengenai inipun sesungguhkan belum ada keseragaman pendapat, segolongan

mengatakan bahwa manajemen itu adalah “seni”, golongan lain mengatakan bahwa

manajemen adalah “ilmu.”

Manajemen sebagai seni berfungsi untuk mencapai tujuan yang nyata mendatangkan

hasil atau manfaat, sedangkan manajemen sebagai ilmu berfungsi menerangkan

fenomena/ gejala, kejadian, keadaan, jadi memberikan penjelasan.

PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB Zulfitri

MANAJEMEN INDUSTRI 1

Memperhatikan pengertian manajemen yang pertama serta kenyataan bahwa

manajemen itu adalah ilmu sekaligus seni, maka manajemen itu dapat diberi definisi

sebagai “Manajemen adalah seni dan ilmu perencanaan, pengorganisasian,

penyusunan, pengarahan dan pengawasan sumberdaya untuk mencapai tujuan

yang sudah ditetapkan”

2. Sarana Manajemen

Bila kita perhatikan ketiga definisi yang sudah dikemukakan di atas, maka tampak seakan-

akan satu-satunya alat atau sarana manajemen untuk mencapai tujuan adalah orang atau

manusia saja hal ini tidak demikian. Perhatikan definisi yang kita berikan terakhir. Untuk

mencapai tujuan para manajer menggunakan 6 M. dengan kata lain sarana atau tools atau

alat manajemen untuk mencapai tujuan adalah Men, Money, Materials, Machines,

Methods, dan Markets. Kesemuanya disebut sumberdaya. Sarana penting atau sarana

utama dari setiap manajer untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu

adalah manusia. Berbagai macam aktivitas yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan

dan aktifitas itu dapat kita tinjau dari sudut proses seperti Planning, Organizing, Staffing,

Directing, dan Controlling, dapat kita tinjau dari sudut bidang seperti penjualan,

produksi, keuangan,dan personalia, dan sebagainya. Untuk melakukan berbagai

aktivitas tersebut kita perlukan manusia. Tanpa adanya manusia manajer tidak akan

mungkin mencapai tujuannya. Harus dilihat bahwa manajer adalah orang yang mencapai

hasil melalui orang lain.

Sarana manajemen yang kedua adalah uang. Untuk melakukan berbagai aktifitas

diperlukan uang seperti upah atau gaji orang yang membuat rencana mengadakan

pengawasan bekerja dalam proses produksi, membeli bahan-bahan peralatan dsb. Uang

sebagai sarana manajemen harus digunakan sedemikian rupa agar tujuan yang diinginkan

dicapai bila dinilai dengan uang lebih besar dari uang yang digunakan untuk tujuan

tersebut. Kegagalan proses manajemen sedikit banyak ditentukan atau dipengaruhi oleh

perhitungan atau ketelitian dalam menggunakan uang

Dalam proses pelaksanaan kegiatan manusia menggunakan bahan-bahan atau

material karenanya dianggap pula sebagai alat atau sarana manajemen. Untuk mencapai

tujuan dalam proses pelaksanaan kegiatan terlebih dalam kemajuan teknologi dewasa ini,

manusia bukan lagi sebagai pembantu bagi mesin telah berubah kedudukannya sebagai

pembantu manusia.

Untuk melakukan kegiatan secara berdaya guna dan berhasil guna manusia

dihadapkan kepada berbagai alternatif atau cara melakukan pekerjaan. Oleh karena

metode atau cara dianggap pula sebagai sarana atau alat manajemen untuk mencapai

tujuan misalnya ceramah bervariasi, metode kasus, metode insiden, Games dan Role

Playing. Masing-masing metode itu tentu berbeda daya guna dan hasil gunanya untuk

mencapai tujuan tertentu.

Bagi badan yang bergerak dibidang industri maka sarana manajemen penting lainnya

adalah pasar atau market. Tanpa adanya pasar bagi hasil produksi, jelas tujuan



perusahaan industri tidak mungkin akan tercapai. Salah satu masalah pokok bagi

perusahaan industri adalah minimal mempertahankan pasar yang sudah ada, bila

mungkin berusaha mencari pasar baru bagi hasil produksinya. Oleh karena itulah salah

satu sarana manajemen penting lainnya khusus bagi perusahaan industri dan umumnya

bagi semua badan yang bertujuan untuk mencari laba adalah market atau pasar

3. Fungsi Manajemen

Sampai saat ini belum ada konsensus baik diantara praktisi maupun para teoritikus

mngenai apa yang menjadi fungsi manajemen, sering pula disebut unsur-unsur

manajemen. Berbagai pendapat mengenai fungsi – fungsi manajemen akan tampak jelas

dengan dikemukakannya pendapat beberapa penulis.

Pada hakikatnya, maka fungsi-fungsi manajemen adalah sebagai berikut :

a. Forecasting b. Planning termasuk budgeting c. Organizing

d. Staffing atau Assembling Resources e. Directing atau commanding

f. Leading g. Coordinating h. Motivating i. Controlling j. Reporting

a.Forecasting

adalah kegiatan meramalkan memproyeksikan atau mengadakan taksiran terhadap

berbagai kemungkinan yang akan terjadi sebelum suatu rencana yang lebih pasti

dapat dilakukan. Misalnya suatu akademi meramalkan jumlah mahasiswa yang akan

melamar belajar ke akademi tersebut. Ramalan tersebut dengan menggunakan

beberapa indikator, misalnya jumal lulusan SLTA. Suatu perusahaan industri harus

mengadakan forescasting tentang penjualan hasil produksi dengan memperhatikan

jumlah penduduk pada daerah penjualan, income perkapita anggota masyarakat,

kebiasaan membeli dsb.

b. Planning termasuk budgeting

Berbagai alasan tentang planning dari yang sangat sedrhana sampai kepada perumusan

yang lebih rumit. Ada yang merumuskan dengan sangat sederhana, misalnya

perencanaan adalah penentuan serangkaian tindakan untuk mencapai suatu hasil yang

diinginkan. Pembatasan yang agak komplek merumuskan perencanaan sebagai

penetapan apa yang harus dicapai bila hal itu dicapai, dimana hal itu harus dicapai,

bagaimana hal itu harus dicapai, siapa yang bertanggungjawab dan penetapan mengapa

hal itu harus dicapai.

Hampir sama dengan pembatasan terakhir dimana perumusan perencanaan merupakan

penetapan jawaban kepada 6 pertanyaan sbb :

1. tindakan apa yang harus dikerjakan ?

2. apakah sebabnya tindakan itu harus dikerjakan ?



3. dimanakah tindakan itu harus dikerjakan ?

4. kapankah tindakan itu dilaksanakan ?

5. siapakah yang akan mengerjakan tindakan itu ?

6. bagaimanakah caranya melaksanakan tindakan itu ?

Sesungguhnya fungsi perencanaan bukan saja menetapkan hal-hal tersebut diatas, tetapi

juga dalam fungsi perencanaan sudah termasuk didalamnya penetapan budget. Oleh

karenanya lebih tepat bila perencanaan atau planning dirumuskan sebagai penetapan

tujuan, police, prosedure, budget dan pogram dari suatu organisasi. Jadi dengan fungsi

planning termasuk budgeting yang dimaksudkan fungsi manajemen dalam menetapkan

tujuan yang ingin dicapai oleh organisasi menetapkan peraturan dan pedoman

pelaksanaan yang harus dituruti dan menetapkan ikhtiar biaya yang diperlukan dan

pemasukan uang yang diharapkan akan diperoleh dari rangkaian tindakan yang akan

dilakukan.

c. Organizing

Dengan organzing dimaksudkan mengelompokkan kegiatan yang diperlukan yakni

penetapan susunan organisasi serta tugas dan fungsi-fungsi dari setiap unit yang ada

dalam organisasi serta menetapkan kedudukan dan sifat hubungan antara masing-masing

unit tersebut. Organisasi atau pengorganisasian dapat pula dirumuskan sebagai

keseluruhan aktivitas manajemen dalam mengelompokan orang-orang serta penetapan

tugas, fungsi, wewenang, serta tanggungjawab masing-masing dengan tujuan terciptanya

aktifitas yang berdaya guna dan berhasil guna dalam mencapai tujuan yang telah

ditentukan terlebih dahulu.

d. Staffing atau assembling resources

Istilah staffing diberikan oleh Luther Gulick, Harold Koonz dan Cyril O’Donnel sedangkan

assembling resources dekemukan oleh William Herbar Newman : istilah itu cenderung

mengandung pengertian yang sama.

Staffing merupakan salah satu fungsi manajemen berupa penyusunan personalia pada

suatu organisasi sejak dari merekrut tenaga kerja, pengembangannya sampai dengan

usaha agar setiap tenaga petugas memberikan daya guna maksimal kepada organisasi.

Organizing dan staffing merupakan dua fungsi manajemen yang sangat erat

hubungannya. Orgaizing yaitu berupa penyusunan wadah legal untuk menampung

berbagai kegiatan yang harus dilaksanakan pada suatu organisasi, sedangkan staffing

berhubungan dengan penerapan orang – orang yang akan memangku masing-masing

jabatan yang ada di dalam organisasi tersebut.

e. Directing atau commanding

adalah fungsi manajemen yang berhubungan dengan usaha memberi bimbingan, saran,

perintah-perintah atau instruksi kepada bawahan dalam melaksanakan tugas maing-

masing, agar tugas dapat dilaksanakan dengan baik dan benar-benar tertuju pada tujuan



yang telah ditetapkan semula. Directing commanding merupakan fungsi manajemen yang

dapat berfungsi bukan saja agar pegawai melaksanakan atau tidak melaksanakan suatu

kegiatan, tetapi dapat pula berfungsi mengkoordinasi kegiatan berbagai unsure organisasi

agar efektif tertuju pada realisasi tujuan yang ditetapkan sebelumnya.

f. Leading

Istilah leading yang merupakan salah satu fungsi manajemen yang dikemukan oleh Loius

A. Allen yang dirumuskannya sebagai pekerjaan yang dilakukan oleh seorang manajer

yang menyebabkan orang lain bertindak. Pekerjaan leading meliput 5 macam kegiatan

yakni mengambil keputusan, mengadakan komunikasi agar ada saling pengertian antara

manajer dengan bawahan, memberi semangat, inspirasi, dan mendorong kepada

bawahan supaya merekan bertindak, memilih orang-orang yang menjadi anggota

kelompoknya serta memperbaiki pengetahuan dan sikap-sikap bawahan agar mereka

terampil dalam usaha mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

g. Coordinating

Merupakan salah satu fungsi manajemen unutk melakukan berbagai kegiatan agar tidak

terjadi kekacauan, percekcokan, kekosongan :

Kegiatan, dengan jalan menghubungkan, menyatukan, dan menyelaraskan pekerjaan

bawahan sehingga terdapat kerja sama yang terarah dalam usaha mencapai tujuan

organisasi. Usaha yg dapat dilakukan untuk mencapai tujuan itu, antara lain dengan

memberi instruksi,pemerintah, mengadakan pertemuan untuk memberikan penjelasan,

bimbingan atau nasihat, dan mengadakan coaching dan bila perlu memberi teguran.

h. Motivating

Merupakan kegiatan salah satu fungsi menejemen berupa pemberian inspirasi, semangat

dan dorongan kepada bawahan, agar bawahan melakukan kegiatan secara sukarela

sesuai apa yg dikehendaki oleh atasan. Pemberian inspirasi, semangat dan dorongan oleh

atasan kepada bawahan ditujukan agar bawahan bertambah kegiatannya, atau mereka

lebih bersemangat melaksanakan tugas-tugas sehingga mereka lebih berdaya guna dan

berhasil guna.

i. Controlling

Sering juga disebut pengendalian adalah salah satu fungsi manajemen yg berupa

mengadakan penilaian, bila perlu mengadakan koreksi sehingga apa yg dilakukan

bawahan dapat diarahkan ke jalan yang benar dengan maksud tercapai tujuan yg sudah

digariskan semula. Dalam melaksanakan kegiatan kontroling, atasan mengadakan

pemeriksaan, mencocokkan serta mengusahakan agar kegiatan-kegiatan yang

dilaksanakan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan serta tujuan yg diinginkan

dicapai.

j. Reporting



Pelaporan adalah salah satu fungsi manajemen berupa penyampaian perkembangan atau

hasil kegiatan atau pemberian keterangan mengenai segala hal yang bertalian dengan

tugas dan fungsi-fungsi kepada pejabat yg lebih tinggi, baik secara lisan maupun tertulis

sehingga dalam menerima laporan dapat memperoleh gambaran tentang pelaksanaan

tugas orang yg memberi laporan.

4. Fungsi-fungsi lain dari seorang manajer

Adalah perencanaan, pengorganisasian, penyusunan, pengarahan dan pengawasan.

Kelima fungsi itu selain dinamai sebagai aspek manajemen atau unsur-unsur manajemen

disebit juga proses manajemen. Seorang manajer yg mengerjakan ke lima fungsinya

sehari-hari, mau tak mau bergerak dalam berbagai bidang penjualan, pembelian, produksi,

keuangan, dan personalian. Bidang itu kita sebut juga bidang manajemen

Jadi fungsi-fungsi manajer ke dalam perusahaan dapat di lihat dari dua sudut yaitu

a dari sudut proses yakni perencanaan, pengorganisasian, penyusunan, pengarahan, dan

pengawasan.

b. dari sudut subject atau bidang yaitu keuangan, personalia, pemasaran, pembelian,

produksi, dsb.

Dalam bidang produksi para manajer harus mengusahakan agar barang-barang yang

diproduksi dengan teknik yang memudahkan pekerjaan pegawai shingga dapat

diproduklsikan barang-barang dengan biaya sekecil mungkin dengan kalitas yang baik

dalm jumlah yang diinginkan dan dalam waktu secepat mungkin.

Dalam bidang pembelian, para manejer harus mengusahakan agar bahan-bahan dapat

dibeli pada tempat yang tepat, dengan waktu yang tepat, serta dengan harga dan layanan

yang tepat sehingga tidak akan mengganggu kegiatan-kegiatan di bidang produksi.

Dalam bidang pemasaran, para manajer harus mengsahakan agar hasil-hasil produksinya

dapat disalurkan dari saluran-saluran distribusi yang tepat sehingga harga penjualannya

dapat dijangkau oleh tenaga pembeli kaum konsumen.

Selain fungsi manajer ke dalam perusahaan, ada pula fungsi-fungsi manajer keluar

perusahaan, yang kita sebut external function of a manager. Fungsi manajer ke luar

perusahaan ini ada tiga jenis, yaitu sbb:

a. mewakili perusahaan di bidang pengadilan

b. mengambil kegiatan sebagai warga negara biasa

c. mengadakan hubungan dengan unsur masyarakat.

Kedua macam fungsi manajer yang pertama tertuju ke luar perusahaan, kiranya sudah

cukup jelas. Fungsi ke tiga perlu mendapatkan penjelasan lebih lanjut.

Setiap perusahaan tidak berdiri sendiri, ia memerlukan hubungan dengan unsure

masyarakat. Baik tidaknya hubungan perusahaan dengan unsure masyarakat memegang

peranan penting dalam berhasil tidaknya seorang manajer untuk merealisasikan



tujuannya. Untuk menghadapi masyarakat luar, manajer perusahaan harus melaksanakan

kegiatan, antara lain sebagai berikut.

a. mengadakan pengumuman, komunike-komunike, dan artikel-artikel

b. menyelenggarakan konfrensi pers dan pertemuan

c. menyelenggarakan pameran

d. mengatur siaran melalui radio

e. mengadakan kontak dengan unsur pemerintah dan masyarakat

f. membuat analisa dari pendapat umum

g. menerima kunjungan pihak luar ke dalam perusahaan

Dari sudut bidang, seperti terlihat pada gambar 2, fungsi pokok seorang manajer adalah

dalam bidang keuangan, personalia, produksi, pembelian, dan pemasaran.

Dalam bidang keuangan, para manajer harus berusaha agar posisi keuangannya setiap

saat dapat membiayai kegiatan sehari-hari, seperti pembayaran upah pegawai dan

membatu pembelian bahan-bahan mentah, pembayaran utang pada waktunya dan lain-

lain dengan tidak melupakan akan rentabilitas perusahaan.

Dalam bidang personalia, para manajer harus berusaha agar diperoleh tenaga kerja yang

kompeten sehingga dapat bekerja dengan kualitas yang diinginkan.

5.Tingkat-tingkat manajer

Dalam sebuah perusahaan, terdapat lebih dari seorang manajer. Jamak dari manajer

adalah manajemen, yaitu kolektivitas orang-orang yang melakukan aktivitas atau fungsi-

fungsi manajemen.

Masing-masing manajer, pada hakikatnya melakukan fungsi-fungsi yang sama (dari sudut

proses) yaitu perencanaan, pengorganisasian, penyusunan, pengarahan, dan

pengawasan). Namun dilihat dari corak kegiatannya terdapat perbedaan, sesuai dengan

tingkat-tingkat manajer itu dalam suatu perusahaan. Tugas fungsi-fungsi setiap manajer

adalah sama, hanya corak kegiatannya yang berbeda, sesuai dengan tingkatan manajer

itu dalam perusahaan atau organisasi di mana ia bekerja.

Dari skema diatas terlihat bahwa ada tiga tingkatan manajer yaitu sebagai berikut.

a. Top manager atau manajer tertinggi, disebut juga pucuk pimpinan, yang termasuk

dalam golongan ini adalah anggota-anggota board of manajer (dewan direksi) dan

presiden perusahaan.

b. Middle manager atau manajer menengah, yang termasuk tingkatan ini ialah

kepala-kepala bagian, kepala devisi dan kepala seksi.

c. Supervisory manager atau first line manager tingkat pertama. Termasuk kedalam

golongan ini ialah kepala mandor dan mandor.



Sesuai dengan perbedaan tingkat-tingkat manajer itu, maka corak kegiatan manajer itu

dapat dibedakan atas empat macam, yitu sebagai berikut.

a. Board of manager, bergerak dalam memimpin organisasi atau perusahaan

keseluruhannya ( managing the organization/business)

b. Presiden, memimpin para manajer agar terdapat team work.

c. Departement/devision heads, memimpin pekerja yang meliputi bidang-bidangnya.



modul manajemen

Documents